Implantación piloto de un sistema integrado de gestión en un hotel ficticio sito en las ruinas de Bolonia.

1. Implantación ERP Hotel Baelo, S.A.
Sistemas Integrados de Gestión
Universidad Pablo de Olavide
Martín Serrano Rodríguez

2. Empresa seleccionada
Hotel Baelo, S.A.

3. Datos empresa
• Sector Hotelero
• Relacionada turismo
• Nivel adquisitivo medio-alto
• Servicio de lujo
• Altos estándares de calidad
• Pocas habitaciones (20)  Exclusivo, íntimo
• Un único centro, a la espera de abrir nuevos
• Reciente creación
• Emplazamiento  Ruinas Baelo Claudia, Tarifa (Cádiz)

4. Ubicación de la empresa

5. Estilos del hotel
Estilo oriental Estilo occidental

6. Plano del módulo central  Administración

7. Organigrama
Director
General
Departamento
Finanzas
Departamento
Desarrollo
Empresa
Área Ventas
Área Congresos
y Eventos
Área Reservas
Departamento
RR.HH.
Departamento
Operaciones
Área
Mantenimiento
Área Recepción Área Pisos
Área
Restauración
Área Equipos
Informáticos
30
empleados

8. Equipamiento
Red Wifi
Material
informático
completo
Windows
Vista
Business
Paquete
ofimático
de Office

9. Requerimientos de la empresa
Faltafluidez
Comunicación
interdepartamental
Descontrol
Stock almacenado
Sucesos ocurridos
Disponibilidad
habitaciones
Dificultadacceso
Información
general
Antiguos clientes
Proveedores

10. Necesidades del ERP
Mejore
experiencia
clientes
Gestión
información
agentes
Gestión
mercaderías
Gestión
reservas y
contabilidad
Informes
toma
decisiones

11. Motivaciones de la implantación
Integración procesos en una única interface
Eliminación duplicidades procesos
Optimizar recursos disponibles
Atención personalizada clientes
Ahorro en costes

12. Parametrización de la
empresa
Hotel Baelo, S.A.

13. Departamentos implicados
• Finanzas
o 2 trabajadores  Director / Ayudante
o Tesorería
o No endeudamiento superior al 40% capital social
o Presupuesto anual
o Control operaciones superiores a 100.000€ (directos o indirectos)
o Relaciones entidades financieras

14. Departamentos implicados
• Desarrollo Empresa
o 8 trabajadores  Director / 3 Responsables Área / 3 Ayudantes
o Obtención y mantenimiento clientes
• Captación clientes nacionales e internacionales
• Bases de datos
• Promociones
o Área Ventas
• Capta clientes y atiende a la demanda directa
o Área Congresos y Eventos
• Espacios para reuniones
o Área de Reservas
• Demanda de habitaciones

15. Departamentos implicados
• Recursos Humanos
o 4 trabajadores  Director / 3 Ayudantes
o Elaboración y distribución nóminas
• Interacción Departamento de Finanzas
o Cursos de formación para empleados de reciclaje
o Entrevistas de trabajo
o Contratación personal
o Inicia los expedientes sancionadores de los empleados

16. Departamentos implicados
• Operaciones
o 15 trabajadores  Director / 5 Responsables Área / 9 Ayudantes
o Área Mantenimiento  Averías
o Área Recepción
• Entradas-salidas clientes
• Historial servicios contratados clientes en su estancia
o Área Pisos  Limpieza y orden de las habitaciones
o Área Restauración  Modalidades: local-habitación
o Área Equipos Informáticos Mantenimiento y actualización software

17. ¿Reingeniería de procesos?
• En principio NO
• Se va a conseguir con el ERP
o Información disponible actualizada
o Conectividad información
o Usuarios autorizados

18. Módulos a implantar
Hotel Baelo, S.A.

19. Módulo Empresas
• Información básica  Creación registro empresa
• Tipos de sociedades con las que interacturamos, ubicación, eventos…
• Información relativa a clientes, proveedores y empleados

21. Módulo Productos
• Homogeneidad productos
o Dos estilos: occidental y oriental
o Habitaciones: individuales, dúplex y tríplex
o Dos suites presidenciales (occidental y oriental)
• Resto de salas: sala de reuniones, spa, zonas deportivas…
• Precios y tarifas de los productos

23. Módulo Recursos Humanos
• Empleados  Activo más importante de la empresa
• Categorías empleados
• Horas de trabajo/trabajador
• Fichar entras-salidas
• Pertenencia a grupos de trabajo (proyectos)
• Planificación laboral
• Informes de hojas de trabajo

25. Módulo Gestión Financiera
• Entradas-salidad de efectivo
• Programa el sistema de finanzas
o Periodificación de asientos contables
o Impuestos de distintos lugares
o Unificación planes contables
o Realización de facturas

27. Módulo Gestión de Proyectos
• Elaborar y definir tareas y proyectos
• Departamentos implicados
o (Principalmente) Operaciones
o Finanzas y Dirección

29. Módulo Gestión de Ventas
• Control de las reservas
• Disponibilidad productos
• Control de los presupuestos que se realizan a los clientes
• Memoria histórica de la ocupación
• Reservas pendientes de pago

31. Módulo de Administración
• Opciones básicas de configuración del ERP
• Selección, instalación y configuración de módulos
• Interfaz usuario
• Definición de usuarios, grupos, roles y departamentos

33. Departamentos
• Dirección General
o 2 personas: Director General / Secretaria
o Supervisa y coordina la actividad del resto de Departamentos y Áreas
• Departamento Finanzas
o 2 personas: Jefe / Ayudante
o Llevanza de la contabilidad, estado de la tesorería, endedudamiento
• Departamento Desarrollo de Empresa
o 4 personas: Jefe / 3 Responsables de Área
o Captar y mantener clientes
o Áreas: Ventas / Congresos y Eventos / Reservas

34. Departamentos
• Departamento de Recursos Humanos
o 4 personas: Jefe / 3 empleados
o Control flujo de personal contratado, selección de nuevo personal
o Política salarial  D. Finanzas
• Departamento de Operaciones
o 19 personas: Jefe / 5 Responsables de Área / 13 empleados
o El Jefe coordina al resto de Áreas
o Áreas: Mantenimiento / Recepción / Pisos / Restauración / Equ. Inform.
o Operativa diaria de la empresa  En relación directa con el cliente

35. Grupos
Dirección
Reservas y
Ventas
Contabilidad
y Finanzas
Recursos
Humanos
Operaciones

36. Usuarios y roles
NOMBRE USUARIO CONTRASEÑA DEPARTAMENTO ROL
José Miguel Romero jmrom jmrom Dirección Director General
Tete Rodríguez trod trod Dirección Secretaria
Manuel Gómez mgom mgom Desarrollo Empresa Jefe
Departamento
Laura Sánchez lsan lsan Desarrollo Empresa Administrativa
Marta Rosales mros mros Finanzas Jefa
Departamento
Paola Villas pvil pvil Finanzas Contable
Antonio Felipe afel afel Recursos Humanos Jefe
Departamento
Laura Ríos lrio lrio Recursos Humanos Administrativa
Antonio López alop alop Operaciones Jefe
Departamento
Pilar Luengo plue plue Operaciones Operaria

37. Productos
Alojamiento
Individual
Habitaciones
diseñadas para el
alojamiento de
una única
persona
Dúplex
Habitaciones
diseñadas para el
alojamiento de
dos personas
Tríplex
Habitaciones
diseñadas para el
alojamiento de
tres personas
Suites
Habitaciones
diseñadas para el
alojamiento de
hasta cuatro/seis
personas

38. Productos
Restauración
Bar/Restaurante
Productos de alimentación
servidos en el espacio
comercial destinado al efecto
Habitación
Productos de alimentación
servidos en la propia
habitación

39. Productos
Relax
Spa
Servicios de relajación
ofrecidos en espacio
comercial dedicado al efecto
Habitación
Servicios de relajación
ofrecidos en la intimidad de
la habitación

40. Productos
Eventos
Reuniones
Subcategoría reservada
para la consecuención
de reuniones
planificadas
Exposiciones
Subcategoría reservada
para la realización de
exposiciones
Otros
Cualquier otro evento
empresarial