Este documento presenta las políticas operativas, administrativas y de sistemas de la empresa Grupo WPP. En las políticas operativas se describen las normas relacionadas con clientes, cumplimiento de contratos, solvencia de clientes y compras. Las políticas administrativas cubren temas como nómina, gastos y viajes. Finalmente, las políticas de sistemas establecen pautas sobre el uso y seguridad de la tecnología de la información.

1. 1
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN PORLAMAR
MANUAL DE POLITICAS Y NORMAS DE LA
EMPRESA GRUPO WPP
Alumno: Marcos Mendoza
C.I: 11.028.004
Escuela: Sistemas

2. 2
INDICE
Pág.
Introducción…………………………………………………………. 3
Polítias Operativas…………………………………………………...4
Políticas Administrativas……………………………………………15
Políticas de Sistemas…………………………………………….…26
Conclusión…………………………………………………………..30

3. 3
INTRODUCCION
Lo contenido en el presente Manual de Políticas de la Empresa Grupo
WPP, dedicada a la explotación de productos con sedes en Londres y
Nueva York y que opera con diferentes mercados a nivel mundial, han
sido preparadas por los directivos de todas las empresas donde posee
una participación significativa el Grupo. Las mismas estarán sujetas a
variaciones o modificaciones en cualquier momento y no en ningún
derecho a los empleados o a terceros, también publica Boletines de
Control con el objetivo de orientar sobre sus políticas y normas,
necesarias antes de proceder a la revisión posterior del Manual de
Políticas de la empresa.
La alta dirección deberá tener conocimiento de la existencia de este
manual, las cuales son obligatorias para todo el personal y el
incumplimiento de las mismas podrá desencadenar procedimientos
disciplinarios. En el caso de que sea necesaria la exención del
cumplimiento de cualquiera de estas políticas deberá obtenerse el
consentimiento previo y por escrito del Director Financiero (o delegado)
del Grupo WPP y de su contenido y, si procede, comunicar asimismo al
resto de los empleados.
Publicado en Diciembre del año 2006

4. 4
Políticas Operativas
Estas políticas están relacionadas con el funcionamiento de la
empresa respecto a sus clientes y personal corporativo.
1) Clientes:
1.1) Contratos con clientes
Las Empresas de Explotación podrían formalizar acuerdos
contractuales que impusieran importantes obligaciones financieras,
abarcando largos periodos temporales, y que podrían tener
consecuencias para otras Empresas de Explotación. Antes de asumir
ningún compromiso contractual, WPP (a través del Subdirector Financiero
del Grupo) deberá tener conocimiento de las negociaciones con clientes
nuevos o existentes que puedan generar ingresos superiores a los 10
millones dólares USA anuales. A estos efectos, los clientes existentes se
definen como aquéllos que precisan de un seguimiento independiente
dentro del sistema de clientes multinacionales.
1.2) No se deberán proponer modificaciones de los términos del
contrato a clientes del mismo sector de servicios atendidos por
otras empresas del Grupo, sin comunicárselo a la Empresa de
Explotación en cuestión o al Subdirector Financiero del Grupo
WPP. Las Empresas de Explotación no podrán vincular a otras
Empresas de Explotación ni a WPP sin comunicárselo a la otra
Empresa de Explotación o al Subdirector Financiero del Grupo
WPP.
1.3) Por lo general, la prestación o servicio deberá comenzar una vez
firmado el contrato o cualquier otro tipo de documentación por la
que el cliente autorice a la Empresa de Explotación el inicio del
trabajo y en la que se establezcan las bases en virtud de las cuales
se efectuará el pago.
1.4) Los contratos y demás documentación por la que se autorice a la
Empresa de Explotación a comenzar la prestación o el servicio
deberán indicar que el cliente indemnizará a la Empresa de
Explotación y la eximirá totalmente de los daños y perjuicios
derivados de los productos del cliente, materiales de muestra o de
otro tipo, y de toda la información relacionada con los productos o
servicios prestados por el cliente. Se deberá consultar a los
asesores jurídicos del Grupo en caso de dudas respecto de la
formulación que se debiera utilizar.

5. 5
1.5) En todos los contratos se especificará que los honorarios y
comisiones percibidas por la prestación de los servicios y cualquier
otro coste imputado quedan excluidos del impuesto sobre la venta.
1.6) Los nombres de los empleados de las Empresas de Explotación no
deberán constar por escrito en los acuerdos contractuales con los
clientes. Si, en casos excepcionales, ello fuese menester, se
deberá obtener el consentimiento previo del Consejero Delegado
del Grupo WPP.
2) Cumplimiento del contrato con el cliente:
El cumplimiento de los contratos formalizados con el cliente es de suma
importancia para nuestro prestigio y resultados financieros. Las
repercusiones de cualquier incumplimiento por parte de una empresa
pueden ir mucho más lejos.
Las siguientes políticas serán de aplicación:
2.1) Es obligatorio el cumplimiento íntegro de los contratos con los
clientes.
2.2) Las Empresas de Explotación deberán garantizar que tienen acceso
a los términos pertinentes de todos los contratos con sus clientes,
incluidos aquellos contratos celebrados a nivel regional o internacional.
2.3) Si una Empresa de Explotación conserva descuentos recibidos de la
producción o de los medios, es decir, que tales descuentos no se
transmiten a los clientes, se deberá documentar la forma en la que se
conservan dichos descuentos en relación con el contrato. Deberá
consultar a su oficina regional o a WPP si tiene alguna duda sobre su
interpretación.
2.4) No se hará ninguna excepción por razón de “prácticas aceptadas”,
acuerdos locales o términos inviables a menos que ésta se incluya formal
y oficialmente en el contrato formalizado con el cliente.
2.5) La transparencia es esencial. Toda la documentación y los cálculos
más importantes deberán estar siempre disponibles y proporcionarse ya
sea en el curso de la facturación o durante la realización de una auditoría.
2.6) Deberá cooperar plenamente con las auditorías de los clientes de
acuerdo con sus derechos contractuales. La política de WPP
normalmente no permite auditorías de su base de costos, pero permite
auditorías completas de los gastos que gestionamos en nombre del
cliente, es decir, de la producción o los medios.

6. 6
2.7) Las plantillas de control de horas, si procede, deberán completarse
exhaustivamente y de manera periódica. Si fuera necesario, se formará al
personal sobre este tema.
2.8) Si fuera necesario realizar modificaciones en las platillas de control
de horas (para la corrección de errores importantes, por ejemplo) se
deberá conservar un seguimiento de auditoría completo con la
autorización adecuada.
3) Política de solvencia del cliente:
Las Empresas de Explotación deberán realizar un estudio de solvencia
de cada cliente potencial antes de firmar cualquier carta de términos
contractuales o de intenciones.
En dicho estudio se incluirán los balances de situación y las cuentas de
pérdidas y ganancias del cliente potencial y, a ser posible, se comprobará
su solvencia con diferentes entidades dedicadas a este tipo de estudios,
entidades bancarias y demás acreedores potenciales del cliente.
El estudio se ampliará con la inclusión de otras empresas vinculadas en
caso de que el cliente forme parte de un grupo de empresas en régimen
de copropiedad o asociadas.
Si el estudio realizado al cliente señala una capacidad de solvencia
limitada, deberán contemplarse las garantías suficientes en la carta de
términos contractuales para garantizar que la Empresa de Explotación no
asume ningún riesgo por los gastos en que incurra en nombre de dicho
cliente. Dichas garantías podrán contemplar los pagos anticipados, los
pagos que el cliente pudiera efectuar directamente a proveedores terceros
o condiciones de crédito muy restrictivas.
Las condiciones de crédito no deberán superar el 10% del capital
circulante disponible que posea una empresa recién constituida.
Si se proponen condiciones de crédito que superan los 50.000 dólares
USA, ya sea a empresas recién constituidas o a clientes cuyos estudios
hayan revelado una capacidad de solvencia limitada, la Dirección
Regional o el Director de la Tesorería de WPP deberá examinar la carta
de términos y, en especial, los acuerdos de facturación de la Empresa de
Explotación. Esta consulta deberá efectuarse asimismo cuando la
Empresa de Explotación desee ampliar las condiciones de crédito por
encima de los 50.000 dólares USA para un cliente existente que pase por
dificultades económicas.

7. 7
Las Empresas de Explotación deberán realizar asimismo estudios de
solvencia periódicos de acuerdo con lo anteriormente dispuesto.
4) Compras y contratación
Introducción: actividades de compra y contratación de WPP
Las actividades de compra (el abastecimiento, la negociación, la
contratación, la tramitación de pedidos y la gestión del suministro de todos
los productos y servicios proporcionados por el proveedor) se llevan a
cabo de forma local a través de las Empresas de Explotación de WPP
(normalmente por los responsables de presupuestos y/o por profesionales
de las compras locales) o en nombre de las Empresas de Explotación a
través del Equipo de Compras de WPP.
El Equipo de Compras de WPP opera en mercados de todo el mundo y
sus competencias cubren todos los aspectos relacionados con el
abastecimiento, la negociación, la contratación y la gestión del suministro
(normalmente se excluye la tramitación de pedidos que se suele realizar a
nivel local) de los gastos indirectos, a través de las categorías de Viaje,
TI, Telecomunicaciones, Instalaciones y Servicios profesionales (aunque
el Equipo de Gestión Inmobiliaria es responsable de los bienes raíces,
como se establece en la sección 7 del presente Manual de política de
empresa de WPP). Los contratos de compras de WPP se suelen negociar
a nivel internacional, regional o local.
Las compras de los gastos directos (los gastos de producción o gastos
relacionados con el proyecto que más tarde se imputarán a los clientes)
se ha llevado a cabo en gran parte a nivel local a través de las Empresas
de Explotación particulares, aunque hay algunas categorías donde se
considera apropiado disponer de acuerdos de nivel de WPP (ejemplos
actuales incluyen categorías como Impresión y Preimpresión).
En la Intranet del Equipo de Compras Internacionales de WPP, en la
URL http://www.insidewpp.com/procurement, se facilita información
detallada de las actividades del Equipo de Compras Internacionales,
incluidas las personas de contacto regionales por partida, los equipos de
compras actuales, los proveedores favoritos y los contratos de prestación
de servicios relacionados con los mismos.
5) Objetivo de la Política
La presente política trata tres áreas clave en relación con las compras
en WPP:

8. 8
5.1) Utilización de los proveedores favoritos
5.2) Órdenes de compra, contratos de suministro, autorización del gasto y
compromisos.
5.3) Pautas sobre la selección de proveedores Si tiene alguna pregunta
sobre la presente política, diríjase directamente al Director de Compras
Internacionales de WPP, Tom Kinnaird, en la dirección
tkinnaird@wpp.com, o al Director Regional de Compras correspondiente
de WPP que le corresponda:
- Norteamérica, Vince Chimienti, en vchimienti@wpp.com
-Europa, Oriente Medio y África, Philippe Permanne, en
philippe.permanne@ogilvy.com
- Asia-Pacífico, Kelly Liew, en kliew@wpp.com
-Latinoamérica, Martin Vargas Gomes, en martin.vargas@jwt.com
6) Proveedores favoritos:
Como norma general, se espera que todas las Empresas de
Explotación creen y mantengan una lista de proveedores favoritos tanto
para los gastos indirectos como para los directos, y que cuenten con una
lista de personas responsables de la aprobación de adiciones o
eliminaciones de dicha lista de proveedores favoritos.
A los efectos de la presente política, se entenderá por proveedor
favorito aquel que haya sido evaluado siguiendo una serie de requisitos
comerciales.
Antes de proceder a una compra, el personal debería seguir el
siguiente procedimiento:
1.Comprobar si ya existe un proveedor favorito de WPP para la partida de
gastos del país en cuestión en la Intranet, en la URL
http://www.insidewpp.com/procurement.
2.En caso afirmativo, diríjase directamente al Paso 4.
3.En caso negativo, compruebe la lista de proveedores favoritos de la
Empresa de Explotación. Si no hay un proveedor favorito para una partida
de gastos, ya sea en el nivel de WPP o en la Empresa de Explotación,
dicha compra debería autorizarse formalmente antes de que el Director

9. 9
Financiero de la Empresa de Explotación o un Subdirector designado la
confirme.
4.Comprobar si el contrato de WPP aparece como “Obligatorio” o
“Recomendable”.
Contratos obligatorios: son aplicables a partidas de gastos esenciales
(normalmente a las que suponen un gasto elevado o considerable) para
las que el Equipo de Contratación de WPP en varios sectores o países ha
fijado una estrategia según el tipo de gasto y ésta ha sido plenamente
implementada.
Contratos recomendables: son aplicables a partidas de gastos no
esenciales (normalmente a las que suponen un gasto menor o de poca
importancia) para las que o bien un proveedor ha ofrecido un simple
descuento a las empresas del Grupo o bien sólo un número reducido de
actividades de explotación han contribuido a una estrategia de
contratación limitada. En tales casos, no es necesaria o no es posible la
implementación en todo el Grupo.
Las marcas de "Obligatorio" y "Recomendable" pueden aplicarse tanto
a las partidas de gastos indirectos como directos. Únicamente se realizará
la asignación de la calificación de Obligatorio o Recomendable tras la
revisión y la recomendación por parte del Departamento de Compras de
WPP, y después de la aprobación por parte del Equipo de Dirección de
Compras. Las versiones sobre las categorías de Obligatorio y
Recomendable pueden variar según la región y el país.
5.Si para los Contratos Obligatorios ya existen Proveedores Favoritos del
Grupo WPP, éstos deberán utilizarse siempre, a menos que los
responsables regionales de compras/de esa partida concedan una
exención por escrito (en la lista de la Intranet se facilitan los datos de las
personas de contacto). La condición de exención se otorgará en
circunstancias excepcionales.
6.Únicamente cuando se trate de un Contrato Recomendable, el personal
será libre de efectuar un pedido con otro proveedor, con la condición de
que éste sea "favorito" en la Empresa de Explotación y haya cumplido los
criterios de selección de proveedores aplicados normalmente por la
Empresa de Explotación.
7.Órdenes de compra, contratos de suministro, autorización del gasto y
compromisos Las Empresas de Explotación deberán contar con una lista
formal de personas autorizadas para firmar órdenes de compra, contratos
y/o para comprometerse en nombre de la Empresa de Explotación. Dicha

10. 10
lista debería incluir el límite autorizado máximo de gastos aplicable a cada
persona. Cada Empresa de Explotación debería acordar y aprobar los
límites financieros.
No es obligatoria la creación de órdenes de compra por los gastos
incurridos, sin embargo, es recomendable que cada Empresa de
Explotación determine los límites financieros sobre los cuales se requiere
una orden formal de compra.
En caso de que se produzcan órdenes de compra, éstas deberían
contener claramente los requisitos, el precio acordado, las fechas de
entrega o finalización así como cualquier otra condición comercial si
procediera. Las órdenes de compra deberían estar acompañadas por un
conjunto estándar de términos y condiciones comerciales que concuerden
con las prácticas comerciales aceptadas de WPP.
En caso de que no se consideren necesarias las órdenes de compra,
de conformidad con la política de la Empresa de Explotación, sería
necesario comunicar los requisitos, el precio acordado, las fechas de
entrega o finalización y cualquier otra condición comercial específica
(incluidos los términos y condiciones comerciales estándar) al proveedor
de manera transparente y que se pudieran revisar.
En caso de que los gastos se sitúen por encima de los límites
especificados (límites por determinar por las Empresas de Explotación) o
el contrato planeado sea de una duración superior a un año, se
necesitarán dos firmas autorizadas en la orden de compra o el contrato.
Nota: la presente política es aplicable tanto a los gastos indirectos como a
los directos (imputados al cliente).
La Empresa de Explotación no deberá, bajo ningún concepto, asumir
gastos directos a no ser que se dé alguno de los siguientes supuestos
(véase también la política de reconocimiento de ingresos de WPP):
- El contrato con el cliente;
- Otra confirmación por escrito del cliente;
- La confirmación de que los costes no se capitalizarán (anotado en
el balance de WPP) hasta que se reciba el contrato y/o
confirmación de dicho cliente.
En el supuesto de que se incurra en una pérdida innecesaria y previsible
como consecuencia de un contrato firmado o un compromiso formalizado
sin respetar estos criterios, se podrán emprender procedimientos

11. 11
disciplinarios contra la persona que firmara el contrato y su responsable
directo.
Todos los proveedores favoritos de WPP de las partidas obligatorias
cuentan con contratos marco de WPP en los que el Equipo de Compras
Internacionales de WPP ha negociado con anterioridad los términos y
condiciones. Normalmente, para acceder a este tipo de contratos por
parte de las Empresas de Explotación basta con rellenar un acuerdo de
inscripción (los datos sobre los contratos de la sección de compras se
encuentran en la Intranet: http://www.insidewpp.com/procurement). Si
tiene alguna duda, diríjase al Jefe Regional de Compras.
7) Selección de proveedores favoritos:
El precio nunca debería ser el único factor a la hora de seleccionar a
los proveedores, independientemente del tamaño o del tipo de materia
prima de la partida de gastos.
Con el fin de garantizar la adecuación al objeto comercial y para
minimizar los riesgos para WPP o sus Empresas de Explotación, los
proveedores calificados de favoritos por el Departamento de Compras
Internacionales de WPP o por las Empresas de Explotación, se deberían
evaluar teniendo en cuenta una serie de requisitos comerciales. Dicha
evaluación debería llevarse a cabo antes de que se tramite o formalice
ninguna orden de compra u otro compromiso.
El conjunto de requisitos comerciales normal incluiría algunos o todos
de los siguientes criterios (GCSCI: garantía, calidad, servicio, coste e
innovación)
8) Garantía de suministro:
El proveedor cuenta con la capacidad suficiente para satisfacer la
demanda las instalaciones y el equipo del proveedor se encuentran en
perfectas condiciones y son adecuados para los objetivos comerciales
(sería conveniente una visita al centro), el proveedor puede entregar los
productos o servicios en el emplazamiento requerido.
El proveedor invierte el tiempo y el dinero suficiente para formar a su
personal evaluación del registro del proveedor en relación con la higiene y
seguridad .
El proveedor cumple con todos los requisitos de la legislación vigente y
futura para comerciar evaluación del planteamiento del proveedor en

12. 12
relación con la Responsabilidad Corporativa (CR) y cuestiones
medioambientales.
Una evaluación de los resultados financieros del proveedor en el
pasado, la solvencia actual y la probabilidad de seguir con su actividad
comercial con éxito durante el período del contrato de suministro previsto
voluntad de los proveedores de trabajar conforme a los términos y
condiciones de compra estándar de WPP o de sus Empresas de
Explotación y/o los requisitos comerciales específicos que se necesitan
para cumplir con los contratos de la Empresa de Explotación y/o el cliente
(como derechos de autor, derechos de propiedad intelectual, etc.)
8) Declaración de política general :
Todos los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles y demás
acuerdos relacionados, en los que se asuma un compromiso contractual
por un plazo superior a los nueve meses y/o un valor agregado superior a
los 100.000 dólares USA deberán contar con el consentimiento previo de
WPP. Esto incluye la decisión de renovar, prorrogar o romper un contrato
de arrendamiento. Cualquier acuerdo para modificar un contrato de
arrendamiento que conlleve una variación sustancial de la duración del
término del arrendamiento o del compromiso del alquiler debe someterse
a aprobación.
Antes de comprometerse en un contrato de arrendamiento, las
Empresas de Explotación deberán ser capaces de demostrar que se han
tenido en cuenta todas las alternativas, incluido el contrato de
arrendamiento existente y otro espacio de WPP en la localidad.
El Director Financiero del Grupo, Paul Richardson, o el Subdirector
Financiero del Grupo, Chris Sweetland, serán los encargados de aprobar
los compromisos de arrendamiento. El Programa de Espacios establece
los procedimientos y las formas de conseguir la aprobación de WPP.
Antes de iniciar un proyecto de bienes inmuebles, será necesario rellenar
un documento de inicio de proyecto, debiendo autorizar WPP el posterior
procedimiento de viabilidad del proyecto.
La compra o la enajenación de bienes inmuebles deberán también
contar con la aprobación del Consejero Delegado, el Director Financiero
del Grupo o el Director Financiero de la Empresa de Explotación, así
como con la del miembro del Equipo de Gestión Inmobiliaria de WPP que
corresponda.
9) Asesoramiento y documentación:

13. 13
Para asegurarse de que los términos se adecuan al mercado de la
zona, WPP normalmente intentará consultar a un asesor inmobiliario
local. La Empresa de Explotación que proponga asumir un arrendamiento
será la responsable de obtener la información por escrito sobre los
términos de la operación del asesor local y remitirla a WPP como parte del
proceso de aprobación. WPP ha designado a una serie de proveedores
favoritos de servicios inmobiliarios en las distintas regiones.
La documentación relativa a las operaciones inmobiliarias deberá
contar con la aprobación de un abogado que resida en el país donde se
produzca el arrendamiento, independientemente de la duración del
contrato o del precio. Se deberá nombrar a un abogado para que realice
la entrega de notificaciones cuando se resuelva o se renueve el contrato
de arrendamiento, y cuando se ejerzan las opciones de resolución o
prórroga. Será necesario obtener asimismo el consentimiento de los
asesores jurídicos de WPP antes de recurrir a los servicios de este
abogado, de acuerdo con lo dispuesto en la sección 10.1 del presente
Manual.
Los abogados o los asesores responsables deberían redactar
resumidamente los aspectos del el arrendamiento en inglés para todos los
nuevos arrendamientos. Se debería hacer uso de ellos para actualizar la
base de datos de bienes inmuebles internacional de WPP.
10)Plazos:
Junto con el informe del asesor inmobiliario en relación con los
términos y condiciones y al borrador de las cartas de intenciones
(disponibles en el Programa de Espacios) se deberá presentar un estudio
de la relación coste-beneficios de edificios preseleccionados
comparándolos con los arrendamientos existentes.
Se deberá entregar una recomendación a WPP para su aprobación
"inicial" no más tarde de seis meses antes de la fecha en la que se
suscriba, prorrogue o remita la notificación para resolver o prorrogar el
contrato de arrendamiento. Tres meses antes de la firma del documento o
del traslado de una notificación, WPP debería tener una oportunidad
adicional de un mes para aprobar las condiciones finales.
11)Operaciones con partes vinculadas:
No se recomienda en absoluto realizar operaciones de arrendamiento
con partes vinculadas. Si es necesario llevar a cabo una operación de
este tipo, WPP insistirá en que los abogados, el Equipo de Gestión
Inmobiliaria de WPP y el proveedor inmobiliario favorito tomen las

14. 14
medidas oportunas para asegurarse de que los términos se adecuan a las
condiciones del mercado y de que no hay conflictos de intereses
comerciales. Para la firma de un contrato de arrendamiento con una parte
vinculada se requerirá el consentimiento expreso del Consejero Delegado
del Consejero Delegado del Grupo WPP.
12)Garantías de WPP y confidencialidad :
No se concederá ningún aval, indemnización, carta de conformidad u
otro tipo de manifestación o garantía a terceros, ya sea una entidad
bancaria o de otro tipo, sin el consentimiento previo del Director de la
Tesorería y el Departamento Jurídico de WPP.
Bajo ningún concepto se prestará el compromiso de WPP, en el
formato que sea, como garantía sin la autorización expresa de WPP.
En la medida de lo posible, cualquier oferta, borrador de condiciones,
contrato de arrendamiento o términos contractuales entre las partes en
relación con una operación inmobiliaria, deberá comprender un
compromiso de confidencialidad por el que no se revelarán los términos
de las ofertas realizadas por WPP.
13)Conformidad local :
Las Empresas de Explotación son responsables de garantizar que la
higiene, seguridad y otros aspectos laborales cumplan con los niveles
mínimos de la legislación local, además de cualquier directiva de la
política corporativa que WPP pueda publicar periódicamente.
14)Responsabilidad corporativa (CR):
La política de responsabilidad corporativa de WPP es importante para
todas las operaciones y proyectos relacionados con la gestión
inmobiliaria: afecta a cuestiones del personal y el medioambiente, el
consumo de energía, el reciclaje, los recursos renovables y el transporte.
Se puede consultar en la Intranet de WPP (www.insidewpp.com). Es
responsabilidad de las Empresas de Explotación considerar las
cuestiones de responsabilidad corporativa a la hora de asumir un traslado
o un proyecto.
Se incluirá información más detallada sobre la manera en que la
responsabilidad corporativa afecta a los bienes inmuebles y los procesos
en la próxima revisión del Programa de Espacios.

15. 15
Políticas Administrativas
1) De conservación de documentos:
La presente política establece las normas del Grupo para la
conservación de los documentos y datos que usan nuestras empresas. Al
referirnos a "documentos y datos" se engloban los datos electrónicos, así
como la información original impresa. Se incluyen los correos electrónicos
y las cartas, la información del cliente y la información de la empresa. El
origen de la información puede ser interno o externo, por ejemplo, un
correo electrónico o una factura enviada a un cliente o si se recibiera lo
anterior por parte de un proveedor. La información puede hacer referencia
a operaciones con clientes, proveedores o terceros, a nuestros libros de
contabilidad, a nuestro personal, etc.
La información generada por nuestros empleados u otro personal
pertenece a la empresa, no a la persona (en tanto que no sea
incompatible con la legislación local aplicable).
La política es la siguiente:
1.1) Se deberá conservar toda la información relacionada con los libros
de contabilidad durante un período mínimo dependiendo de la
legislación local, no inferior a 7 años. Esto incluye toda la
información que soporte y respalde las anotaciones de los libros de
contabilidad.
1.2) Se deben conservar los datos desarrollados, usados o recibidos
en relación con un cliente, de acuerdo con el contrato del cliente.
En caso de que dicha información soporte y respalde las
anotaciones de los libros de contabilidad, o de que no exista ningún
contrato, la información debería conservarse de la misma manera
que en el punto anterior.
1.3) El resto de información relativa a la gestión de la empresa o a las
decisiones tomadas en relación con la empresa deben conservarse
por un período mínimo dependiendo de la legislación local, no
inferior a 7 años. No es necesario que los documentos y los datos
que se conserven se tengan que recuperar de manera inmediata.
Por tanto, pueden archivarse en grandes volúmenes en un centro
externo. Normalmente se aceptará un tiempo de respuesta para al
recuperación de los datos y de la información de hasta una semana
hábil.
2) Procedimiento en caso de acciones legales:

16. 16
En caso de que en algún momento una empresa del Grupo conozca de
la existencia de acciones legales que afecten a alguna área sobe la que la
empresa tiene información o datos, la empresa debe tomar medidas de
inmediato para garantizar que no se elimina ni destruye ninguna
información ni datos hasta que se haya producido la resolución final de
dicho procedimiento o el período de tiempo aplicable en el párrafo
anterior. La alta dirección de la empresa debe comunicar esta política a
todo el personal y en caso de acciones legales, posibles o reales, deberá
proteger toda la información y datos correspondientes para evitar su
destrucción. (WPP cuenta con un comunicado de ejemplo disponible para
tales casos que se puede solicitar en los departamentos jurídicos o de
conformidad.) La Ley Sarbanes-Oxley ha actualizado este requerimiento
legal.
3) Empleo y prácticas de remuneración
3.1) Selección de personal:
Antes de formalizar algún acuerdo con una empresa de selección de
personal de colaboración fija o eventual, a la que la empresa pueda llegar
a pagar unos honorarios superiores a los 50.000 dólares USA (por puesto
vacante), es necesario obtener el consentimiento del Jefe de Selección de
Personal del Grupo WPP, con el fin de garantizar que es imposible cubrir
el puesto con un candidato del Grupo mediante promoción interna o con
la labor del Equipo de Selección de Personal.
3.2) Condiciones de la oferta de empleo:
Antes de publicar una oferta de empleo formal e incondicional cabe
tener en cuenta lo siguiente:
Es necesario obtener como mínimo una referencia de todos los
empleados potenciales que permita confirmar si la persona en cuestión es
adecuada para el puesto que se oferta y, en la medida de lo posible,
averiguar cuál era su salario.
Las comprobaciones adicionales de los antecedentes llevadas a cabo
por un especialista de la empresa también se deberían aplicar a todos los
nombramientos de la alta dirección (el Director de Recursos Humanos de
WPP puede asesorarle sobre un proveedor determinado).
Las condiciones de los traslados deberán ser aprobadas previamente
por el Gestor de Movilidad Internacional de WPP.

17. 17
Cualquier condición que no sea estándar, incluidas las adjudicaciones
de acciones de WPP, los periodos de notificación de seis meses o
superiores, los anticipos de seis meses de salario o más o los que
superen los 100.000 dólares USA, deberán ser aprobados por el Director
de Nóminas y Prestaciones.
3.3) Todas las ofertas de empleo deberán incluir lo siguiente:
Una fórmula que exprese que la oferta no constituye un acuerdo
vinculante hasta que se inicie el trabajo, la legislación laboral local y/o un
contrato firmado si procede.
Términos que adviertan que el puesto queda supeditado a la
presentación de la documentación laboral necesaria (visados, permisos
de trabajo o pasaporte).
El Departamento de Recursos Humanos de WPP deberá aprobar todas
las ofertas que excedan los 200.000 dólares USA antes de promocionar la
oferta.
3.4) Traslados y cesiones internacionales (al extranjero):
Los traslados, ya sean internos, o en caso de contratación externa,
deberán seguir el siguiente procedimiento:
Se deberá poner en contacto con el Departamento de Movilidad
Internacional de WPP de Nueva York para proceder a cualquier tipo de
traslado.
Se necesita una previsión de costes de todos los traslados y cesiones
internacionales.
La previsión de costes deberá ir firmada por el Director Financiero y de
Recursos Humanos de la Empresa de Explotación.
Los empleados deberán recibir una oferta, un contrato o documento de
cesión que detalle su nuevo cometido, incluidas las prestaciones por
traslado y cesión (Movilidad Internacional dispone de los documentos
sobre las prestaciones de traslado y cesión en distintos idiomas).
Los empleados deberán suscribir un contrato de reembolso, en el que
se acuerde reembolsar a la sociedad el coste del traslado si él o ella
abandonarse voluntariamente o fuera cesado por motivo justificado en los
dos años siguientes a la fecha de inicio de la cesión. No se iniciarán los
trámites hasta que el empleado firme y nos remita el contrato.

18. 18
Siempre que sea posible, se hará uso de los proveedores contratados
para que presten los servicios de traslado correspondientes.
4) Remuneración de la alta dirección:
El Comité de Remuneración revisará y aprobará los salarios y otros
conceptos remunerados y condiciones contractuales (incluidos los
periodos de notificación y los pactos restrictivos) de los empleados que
perciban una retribución dineraria anual garantizada de 200.000 dólares
USA o superior, así como de los consejeros de las Empresas de
Explotación. Esto incluye asimismo todos los acuerdos de cese, en los
que las indemnizaciones superen en más de 25.000 dólares USA lo
requerido por la legislación local o por el contrato de trabajo.
Los reajustes o revisiones de las indemnizaciones a los empleados que
perciban más de 150.000 dólares USA (incluidas las de cese, nueva
incorporación y revisiones de tipo salarial) deberán notificarse
mensualmente al Director de Nóminas y Prestaciones.
4.1) Sistemas de retribución de incentivos:
Los términos de los planes de incentivos anuales y a largo plazo se
recogerán por escrito y serán aprobados por el Comité de Remuneración
de WPP antes de proceder a su implementación.
Los fondos de los planes de incentivos anuales y a largo plazo se
ajustarán a los parámetros que WPP acuerde cada año.
Los nuevos sistemas de incentivos o de bonificaciones individuales que
se alejen de los términos contenidos en los planes de incentivos
aprobados por la Empresa de Explotación deberán contar siempre con la
aprobación previa del Comité de Remuneración de WPP.
Antes de efectuar el pago, todos los tipos de incentivos deberán contar
con la aprobación del Comité de Remuneración de WPP. La modalidad de
pago y los plazos se ajustarán a las directrices del Grupo en materia de
remuneración satisfecha a efectos fiscales, que se obtendrán del
Departamento Fiscal.
4.2) Fechas de revisión salarial
Las revisiones salariales y las modificaciones resultantes
(independientemente de la categoría) se llevarán a cabo en el período de
revisión de WPP, normalmente en mayo o noviembre. No obstante, se
permiten algunas excepciones, entre las que se incluyen los siguientes
supuestos que por decreto se establezca una fecha distinta exigida por la

19. 19
legislación local; que se ofrezca un aumento salarial a los empleados de
nueva incorporación tras haber superado el periodo de prueba inicial; o
que se haga una contraoferta a los empleados clave que presenten su
renuncia.
En todos estos casos, será necesario obtener el consentimiento previo
del Director de Nóminas y Prestaciones de WPP.
En condiciones normales, el período de revisión dependerá de los
salarios base de acuerdo con lo siguiente:
Salario base (dólares USA) Período de revisión menos de 150.000 $
cada 12 meses entre 150.000 $ y 250.000 $ cada 18 meses más de
250.000 $ cada 24 meses.
5) Préstamos a los empleados:
No se concederán préstamos a los empleados sin el consentimiento
previo de WPP, con la salvedad de los anticipos por gastos viáticos.
6) Planes de jubilación, de pensiones y otras prestaciones para el
empleado:
Las Empresas de Explotación no podrán asumir ningún compromiso
(justificados o no) en relación con fórmulas de retribución diferida, seguros
de vida, planes de jubilación, de participación de beneficios, por
incapacidad permanente o de asistencia médica, ni incrementar las
prestaciones de un programa existente sin el consentimiento previo del
Director de Nóminas y Prestaciones del Grupo WPP.
Cualquier cambio en los procedimientos o estimaciones actuariales
utilizados para determinar el grado de financiación en virtud de un plan de
jubilación también deberá contar con la aprobación del Director de
Nóminas y Prestaciones del Grupo WPP. Esto incluye cambios en los
derechos individuales de los empleados así como en los planes
impulsados por la empresa.
Salvo pacto en contrario con el Departamento de Recursos Humanos
de WPP, las prestaciones por jubilación se ofrecerán en régimen de
aportación definida y no partiendo de una base de prestación definida.
7) Otros sistemas de retribución:
No se podrán adquirir o arrendar bienes inmuebles en nombre y
representación de un empleado sin el consentimiento previo del
Departamento de Recursos Humanos de WPP, salvo en el caso de que

20. 20
dicho acto vaya asociado a un traslado y se trate de un lugar de
residencia temporal.
No se podrán efectuar pagos en efectivo o en especie a ningún
miembro de la familia de un empleado, a excepción de que el destinatario
preste sus servicios de un modo legítimo, ya sea como trabajador por
cuenta propia o por cuenta ajena, o en el caso de que dichos pagos sean
necesarios en virtud de un plan de prestaciones existente. Todos los
pagos deben aprobarse de manera independiente.
Los sistemas de retribución del salario neto en los que la Empresa de
Explotación asuma el pago de los impuestos de los empleados y las
obligaciones para con la Seguridad Social no deberán formalizarse sin el
previo consentimiento del Departamento de Recursos Humanos de WPP,
salvo los casos que reúnan todos los requisitos siguientes:
La Empresa de Explotación promueva el traslado internacional del
empleado.
El empleado cuente con la cobertura de una póliza de traslado
internacional aprobada por el Departamento de Recursos Humanos de
WPP.
El sistema de retribución del salario neto concuerde en todos los
sentidos con la póliza de traslado internacional aprobada.
8) Remuneración satisfecha a efectos fiscales:
Las prácticas retributivas deberán estar en cumplimiento de la
legislación local de la jurisdicción pertinente. No se efectuará ningún pago
(incluido el pago por gastos) sin aplicar la correspondiente deducción por
retención de impuestos, a menos que la legislación local lo permita o se
haya obtenido la autorización de los órganos competentes. En caso de
duda, el Departamento Fiscal de WPP autorizará el tratamiento de estos
pagos.
El coste neto para la Empresa de Explotación después de aplicar la
retención de impuestos no deberá verse incrementado como
consecuencia de un cambio de la modalidad de retribución del empleado,
de su lugar de trabajo o de los plazos. En esta valoración cabrá tener
asimismo en cuenta los impuestos de la Seguridad Social y la relación
coste-beneficios.
Los procedimientos alternativos sobre la provisión de la remuneración
satisfecha a efectos fiscales no deberán mermar la capacidad de la

21. 21
Empresa de Explotación de modificar los pagos futuros en virtud de
bonificaciones, planes de incentivos o de participación de beneficios, y no
deberán aumentar los posibles costes de cese en el futuro.
Si se abona un salario en otra jurisdicción distinto del lugar de trabajo
habitual del empleado, ello deberá acompañarse de la documentación
escrita pertinente, en la que se describan las responsabilidades del
puesto en ambas jurisdicciones. Los auditores de cuentas o asesores
fiscales de WPP deberán confirmar la exhaustividad y la corrección de
dicha documentación.
Si se reúnen las condiciones anteriores y los empleados reciben su
salario en cualquier modalidad que no se declare a las autoridades
fiscales, o si otra entidad distinta a la empresa contratante efectúa el pago
de dicho salario, deberá obtenerse el acuerdo por escrito de los auditores
externos de cuentas de WPP por el que el Grupo no asuma ningún riesgo
fiscal ni de otro tipo, derivado del paquete salarial, ya sea mediante la
contratación o el pago, salvo en los siguientes supuestos:
- Si la remuneración no se proporciona en efectivo, pero se integra en
el paquete salarial estándar de los empleados de la Empresa de
Explotación, por ejemplo, con vehículos de empresa o asistencia
médica. A estos efectos, las bonificaciones no se considerarán, no
obstante, parte del paquete salarial habitual, por lo que el
Departamento de Recursos Humanos de WPP deberá aprobarlas
por separado. O,
- En el caso de empleados en el extranjero, si han recibido
asesoramiento específico de KPMG o Deloitte en relación con las
circunstancias individuales del paquete salarial en el extranjero.
- Si las circunstancias varían de un modo significativo, se deberá
obtener el acuerdo por escrito de los auditores de cuentas o
asesores fiscales de WPP.
- Los problemas o excepciones conocidas que puedan surgir,
incluidos los problemas derivados de obligaciones ya existentes,
deberán remitirse a WPP.
9) Retribución de cesiones internacionales (al extranjero):
Los nuevos acuerdos salariales de cesiones internacionales deberán
respetar las directrices de WPP (el equipo de Movilidad Internacional
podrá proporcionar las directrices) establecidas por escrito y deberán
contar con la aprobación del Jefe de Selección de Personal y el Director
de Movilidad Internacional de WPP.

22. 22
Los nuevos acuerdos salariales para extranjeros deberán estar
perfectamente definidos en la oferta (ajuste del costo de vida, vivienda,
equiparación de impuestos, educación, asignación por vacaciones en el
país de origen, etc.) y tener una fecha definida de integración paulatina
del empleado a los términos y condiciones locales, la cual se comunicará
al empleado por escrito antes de proceder a su cesión. En circunstancias
normales, deberán retirarse paulatinamente del acuerdo salarial para
extranjeros a todos los empleados que hayan permanecido en su puesto
de trabajo durante más de cinco años. La reducción del salario del
expatriado empezaría una vez que el empleado cumpliera su tercer año
en el puesto del país de acogida. El salario por expatriación se reducirá
en una proporción de 1/3 por año y se eliminará completamente a partir
del quinto año.
No ofrezca a ningún empleado una cesión al extranjero hasta que el
Departamento de Movilidad Internacional pueda comprobar que dicho
empleado puede obtener el derecho legal de trabajar (un visado de
trabajo) en el país donde se supone que estará contratado por el período
de tiempo requerido.
10) Nombramientos de Directivos:
Los nombramientos de los cargos de Presidente, Consejero Delegado,
Director Financiero o de Recursos Humanos del Grupo a todos los niveles
se deberán notificar con antelación al Jefe de Selección de Personal de
WPP y contar con la aprobación del Consejero Delegado de WPP.
Los nombramientos y dimisiones de los directivos se deberán notificar
al Jefe del Departamento Jurídico con la mayor brevedad.
No se podrán realizar ni proponer cambios en cuanto al período de
notificación y/o pactos restrictivos en relación con los directivos,
Directores de Servicios al Cliente o Creativos o participantes en acuerdos
de rendimiento con la persona afectada sin la aprobación previa del Jefe
del Departamento Jurídico.
11) Nombramientos externos:
Los detalles sobre los cargos relevantes ocupados por los directivos de
las Empresas de Explotación se facilitarán en el paquete de información
anual al cierre del ejercicio. Se deberá obtener la aprobación previa por
parte del Director Financiero del Grupo WPP antes de aceptar dichos
nombramientos y en caso de que, según la razonable opinión del Director
Financiero del Grupo WPP, un nombramiento origine un conflicto de
intereses, se renunciará a dicho nombramiento o cargo.

23. 23
12) Manual del empleado:
Las Empresas de Explotación deberán disponer de un manual del
empleado propio que contenga los términos adecuados aplicables a su
actividad y a su ámbito de formación. Ningún punto de dicho manual
debería contradecir el contenido del presente Manual de política de
empresa de WPP.
13) Uso de los servicios de asesoría y personal temporal :
Los acuerdos de subcontratación de servicios de asesoría, excluidos
los costes de trabajadores por cuenta propia para la prestación de
servicios al cliente, superiores a 50.000 dólares USA deberán notificarse
al directivo de WPP correspondiente antes de comenzar el proyecto, con
el fin de evitar la duplicación de los servicios de asesoría en el Grupo y de
detectar las posibilidades de mejora de las condiciones en el caso de
haber contratado los servicios de un asesor determinado con anterioridad.
A título meramente enunciativo, estos servicios comprenderán: los
servicios de asesoría en las materias de gestión (McKinsey, Bain, etc.),
sistemas de información (Accenture, PwC, etc.) y recursos humanos
(Deloitte, Towers Perrin, New Bridge Street, etc.).
14)Caza furtiva de empleados:
Aplicable a todas las Empresas de Explotación y empresas asociadas
Un director responsable de la selección del personal no deberá
entrevistar a un empleado de otra Empresa de Explotación de WPP, a
menos que el candidato ya haya hablado con su responsable directo y
éste le haya manifestado su acuerdo “inicial”. El director contratante
deberá confirmar con dicho director homólogo la situación en cuestión y
asegurarse con él o ella, (o con el Director de Recursos Humanos) del
rendimiento del candidato hasta la fecha.
Si un candidato se pone en contacto con una Empresa de Explotación
con la perspectiva de obtener un futuro empleo, el empleador potencial
deberá advertirle de que es necesario que manifieste primero a su
empleador actual su deseo de traslado, antes de iniciar las negociaciones.
Los directores de contratación deberán dar instrucciones a sus
proveedores subcontratados de recursos humanos y colaboradores de
selección de no remitir a candidatos que actualmente trabajen para una
Empresa de Explotación de WPP.

24. 24
Si por cualquier motivo una Empresa de Explotación ignora lo
anteriormente dispuesto, es posible que tenga que asumir los honorarios
de la empresa de selección de personal relacionados con la
reincorporación del empleado en cuestión a su empresa anterior.
En el supuesto de que un empleado se traslade de una empresa a otra,
se pedirá al empleador actual que facilite las referencias del candidato
con franqueza y objetividad y, si es necesario, los detalles completos de
su salario.
No se hará ninguna oferta salarial que supere el salario actual del
candidato en un 10%. Sin embargo, se podrán hacer excepciones, que
deberán abordarse primero con el Departamento de Recursos Humanos
de WPP.
Aplicable a todos los empleados de WPP
El miembro de la plantilla que desee tener un puesto de trabajo en otra
empresa de WPP deberá, en primer lugar, solicitar el acuerdo de su
responsable directo.
En caso de que no sea posible, el empleado se pondrá en contacto con
el Departamento de Recursos Humanos de WPP para buscar alternativas.
Los empleados no deberán dirigirse a otra empresa hasta obtener la
citada aprobación.
Bajo ningún concepto, un miembro de la plantilla intentará dirigirse a
otra Empresa de Explotación a través de una empresa de selección de
personal subcontratada.
Cada caso se evaluará por su propio peso, aunque existen
determinadas actuaciones que no son aceptables:
- Ofrecer un puesto de trabajo a una persona de quien se sabe que
ha aceptado una oferta de otra empresa de WPP, pero aún no se ha
incorporado.
- Autorizar a una empresa de selección de personal a hacer, en su
nombre y representación, una oferta de trabajo a un empleado de
una empresa de WPP.
- Aconsejar a una persona, ya sea un empleado del Grupo o un
candidato externo, que no trabaje para otra empresa de WPP o
transmitirle información negativa acerca de la empresa.
15) Consumo de drogas y alcohol:

25. 25
WPP no permite la tenencia, la distribución o el consumo de ningún tipo
de droga legal o controlada, salvo en el caso de que dicho consumo se
realice del modo aprobado y prescrito correctamente, en sus instalaciones
o en las de un cliente o durante una actividad del Grupo WPP, o en
cualquier acontecimiento organizado por o en nombre de una empresa,
cliente o proveedor del Grupo WPP.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, va en contra de nuestra
política asistir al lugar de trabajo bajo los efectos de las drogas o el
alcohol.
Cualquier empleado con problemas relacionados con las drogas o el
alcohol, deberá buscar asistencia médica o dejarse orientar, y deberá
comunicárselo asimismo al directivo que corresponda, a poder ser, a un
miembro del Departamento de Recursos Humanos.
16) Conflictos de intereses:
El personal tratará de evitar situaciones en las que haya o pueda haber
la sensación de que existe un conflicto entre los intereses de la Empresa
de Explotación y los propios del miembro de la plantilla.
A continuación y a título meramente enunciativo, se presentan algunos
ejemplos:
- Hacer la competencia a una Empresa de Explotación del Grupo o
actuar para un tercero con esta misma finalidad.
- Animar a los clientes a hacer negocios con un tercero, con el que un
empleado, un familiar suyo o un socio compartan un interés
financiero.
- Utilizar los servicios o fomentar el uso de los servicios de un
vendedor en el que el empleado, un miembro de su familia o un
socio tengan un interés económico.
- Arrendar bienes a través de la Empresa de Explotación propiedad
de un empleado, un miembro de su familia o un socio.
- En el caso de que se produzca una circunstancia de este tipo, el
empleado deberá explicar de inmediato los hechos a su
responsable directo para decidir, si procede, qué medidas es
necesario emprender.
- -Si se considera más sensato desde el punto de vista comercial
seguir con la misma situación (por ejemplo, en el caso de que dicho
proveedor sea el mejor con una diferencia considerable), el
empleado no podrá participar en la firma de los contratos, en el
desarrollo de los términos y condiciones, incluida la fijación de

26. 26
precios, y no será responsable de las sumas de dinero que deban
transferirse a dicho proveedor y viceversa.
Políticas de Sistemas
En el área de sistemas, las políticas de esta empresa están dirigidas a
las Tecnologías de la información.
1) Comunicación:
Debido a que la eficacia de muchas de estas políticas depende de su
comprensión por parte del personal, las empresas deberían considerar el
empleo de sesiones informativas y otras técnicas de comunicación para el
personal a todos los niveles (incluidas las oficinas locales) con el objetivo
de explicar la naturaleza y el contenido de estas políticas y confirmar
manifiestamente el apoyo de la gestión de la Empresa de Explotación
para con la implementación de las mismas.
2) Abuso de Internet y del correo electrónico:
Todas las empresas deberán disponer de políticas establecidas por
escrito que se distribuyan a todo el personal al menos una vez al año,para
prevenir el uso incorrecto o el abuso de los servicios de Internet, de
correo electrónico y de mensajería instantánea al utilizar ordenadores de
la empresa, tanto dentro como fuera de la oficina.
Al utilizar el correo electrónico se debería recordar a los empleados que
las comunicaciones realizadas a través de Internet pueden tener la misma
validez jurídica que cualquier otra comunicación por escrito.
Tiene a su disposición una política de ejemplo que podrá descargar en
la Intranet de WPP www.insidewpp.com. Se deberá adaptar según
convenga.
3) Seguridad informática y de datos:
Las Empresas de Explotación deberán implementar y supervisar una
política que cubra los siguientes puntos:
3.1) Política general
Los servidores y otros equipos de conexión de redes deberían
guardarse y utilizarse en un entorno físicamente seguro.

27. 27
Las personas (incluidos el personal temporal y los autónomos) que
trabajen en las instalaciones de la empresa no deberían usar ordenadores
que no sean propiedad (o se les arrienden) y estén administrados por una
Empresa de Explotación de WPP o un tercero en virtud de un contrato
con el fin de proporcionar servicios de TI a una Empresa de Explotación
de WPP. Este supuesto no es aplicable a los auditores.
En caso de que se proporcione acceso a Internet u otro servicio
informático a los visitantes (que no estén empleados por una empresa de
WPP) de una Empresa de Explotación, únicamente se debería
proporcionar de manera que no suponga para la empresa un riesgo de
pérdida o acceso no autorizado a datos y que no exista riesgo de
transmisión de virus y otros programas no deseados en los sistemas de la
Empresa de Explotación.
Los sistemas operativos y firmware instalados en los servidores,
ordenadores personales e infraestructura de redes se deberían actualizar
según estimen de manera oportuna los correspondientes proveedores de
software/hardware a fin de minimizar el riesgo de pérdidas o disfunciones
en el sistema.
Los ordenadores personales, los portátiles y los servidores deben estar
protegidos por un software antivirus, y los programas relacionados y los
archivos de firma de virus deben actualizarse según lo recomiende el
proveedor (Symantec es el estándar del Grupo para portátiles y
ordenadores de mesa, incluidos los MAC de Apple).
4) Contraseñas:
Todo acceso a las redes de la empresa debería estar protegido por una
contraseña.
Se debe implementar un procedimiento de cambio de contraseña por el
cual todas las contraseñas se deberían modificar por lo menos cada 60
días. Se podrían conceder excepciones en el caso de las contraseñas de
hardware y otra infraestructura tras la aprobación por escrito del Director
de Tecnologías de la Información de la Empresa de Explotación o del Jefe
Regional en Seguridad de Tecnologías de la Información de WPP.
Los salvapantallas protegidos por contraseña se deberían utilizar en
todos los equipos de la empresa, siendo el tiempo de “espera” máximo de
30 minutos.
5) Seguridad de Internet:

28. 28
Se deberá implementar una protección efectiva de cortafuegos en
todas las conexiones a Internet y de terceros.
Los Grupos de Explotación deberían desarrollar y poner en práctica
normas de seguridad para los servidores conectados a Internet o a
terceros para garantizar que no se puedan utilizar para el reenvío de
correos y que aborden otros puntos vulnerables comunes.
6) Seguridad de datos y copias de seguridad:
Se deberían implementar procedimientos de copias de seguridad de
datos y realizar pruebas regulares de restauración en todos los servidores
que almacenen información financiera, de clientes y de tipo empresarial
de gran importancia.
Todos los datos y la información creada, almacenada, adquirida o
transmitida mediante los sistemas informáticos de la empresa deberían
ser propiedad exclusiva de la Empresa de Explotación (o del cliente, en
determinados casos).
7) Ordenadores portátiles:
Los portátiles deberían estar protegidos contra al pérdida o el robo de
datos mediante el uso de contraseñas en la BIOS y el disco duro en caso
de que el portátil posea tales características. También se debería tener en
cuenta la protección de las agendas electrónicas y otros dispositivos
similares.
Los Grupos de Explotación deberían desarrollar e implementar normas
para garantizar que cualquier portátil y ordenador de mesa habilitado por
conexión inalámbrica esté configurado con un cortafuegos adecuado y
otros servicios con el fin de minimizar el riesgo del acceso no autorizado a
las redes o a los ordenadores de la empresa.
8) Compras de TI:
Compra de software informático
El Grupo ha formalizado acuerdos internacionales con Microsoft, IBM
(incluido Lotus), Symantec, Adobe, Quark, Macromedia y Oracle, según
sus propios contratos de empresa. Toda adquisición de este tipo de
software a través de los proveedores citados se deberá efectuar en virtud
del correspondiente programa a través de la licencia de software de HP
(véase Intranet de WPP).

29. 29
Cualquier excepción de esta política deberá ser aprobada por escrito
por el Director de Tecnologías de la Información o por el Director de
Software del Grupo WPP. Consulte la Intranet del Grupo para obtener
más detalles sobre los proveedores a los que puede dirigirse para
efectuar dichas compras. (Consulte asimismo el punto 6, “Compras y
contratación” del presente documento.)
9) Compra de hardware informático:
El Grupo ha nombrado a Globalserve socio de compras electrónicas
con respecto a la adquisición de portátiles, ordenadores de mesa y
servidores (salvo los MAC). Toda excepción de esta política se deberá
acordar previamente con el Director de Tecnologías de la Información de
WPP.

30. 30
CONCLUSION
Las empresas de WPP cumplirán con las normativas aplicables y con
los códigos de autorregulación de prácticas en los países donde operan;
no crearán intencionadamente obras ofensivas para el decoro del público
o segmentos minoritarios de la población; y no llevarán a cabo trabajos
diseñados para engañar en alguna manera, incluidos asuntos sociales,
medioambientales y de derechos humanos.
Con respecto al medio ambiente, las Empresas de Explotación de WPP
respetarán el medioambiente minimizando el impacto de:
- el uso de energía;
- el transporte;
- el consumo de papel y de otros recursos; y
- la gestión de riesgos relevantes para la responsabilidad corporativa
de nuestras cadenas de suministro.
En cuanto a los derechos humanos, las empresas de WPP defenderán los
principios contenidos en la Declaración Universal de los Derechos
Humanos de las Naciones Unidas y los convenios básicos de la
Organización Internacional del Trabajo en materia de normativa laboral.
Apoyamos el derecho de nuestros trabajadores y sus familias a
disfrutar de los derechos humanos fundamentales incluidos el derecho a
participar en sindicatos, el derecho a unas condiciones de trabajo justas,
libertad de opinión y expresión, y la protección contra los trabajos
forzados y el trabajo infantil.