1. TALLER PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

3. Diseño de los lineamientos para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos ACCIONES EMPRENDIDAS Solicitar el inventario de los Manuales existentes Desarrollar una Guía Técnica para la Elaboración de Manuales Administrativos Diseñar formato único para la edición de los Manuales Designar persona de enlace con el Ministerio Apoyar a todas las Dependencias y Organismos del Ministerio en la elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos a través de talleres Revisar los borradores de los Manuales para garantizar uniformidad Reactivación del Proyecto de Sistematización

7. ¿ Que se entiende por “Sistemas de Control Interno” ? De acuerdo con la Contraloría General de la República: Es el proceso realizado por la Alta Gerencia, los Supervisores y el personal Operativo de una Organización, diseñado para proporcionar seguridad razonable de que se cumplan los objetivos institucionales. Comprende el plan, políticas, normas, métodos y procedimientos adoptados por un organismo.

8. Sistema de Control Interno Quiénes Máxima Autoridad, Gerentes y Jefes de cada cuadro organizativo Cómo Verificando la exactitud de la información Para Cumplir los objetivos, misión y planes Institucionales Qué El plan de organización, las políticas, normas y procedimientos

10. Contenido de los Manuales Manual de Organización: contiene información detallada de la Organización tales como: antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura, funciones, entre otros. PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN BASE LEGAL OBJETIVO GENERAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MISIÓN VISIÓN VALORES ORGANIZACIONALES OBJETIVO DE CADA UNIDAD ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL FUNCIONAL POSICIÓN FUNCIONES Y ATRIBUCIONES

11. Contenido de los Manuales PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN BASE LEGAL FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS GLOSARIO DE TERMINOS ANEXOS Manual de Normas y Procedimientos : define en forma detallada, lógica y secuencial los pasos a seguir para la realización de un proceso, procedimiento o actividad, identificando en forma explícita la unidad administrativa y el responsable de la ejecución de cada uno de los pasos. En el mismo se indican las normas que rigen cada proceso o procedimiento. Son instrumentos que forman parte del Sistema de Control Interno. ALCANCE DEL MANUAL OBJETIVO NORMAS GENERALES PROCEDIMIENTOS FIRMAS DE REVISION Y APROBACIÓN PÁGINA DE ACTUALIZACIONES FLUJOGRAMAS ó PICTOGRAMAS

12. Contenido de los Manuales PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN BASE LEGAL OBJETIVO GENERAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ALCANDE DEL MANUAL OBJETIVO FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS ATRIBUCIONES FUNCIONES ORGANIGRAMA ANEXOS Manual Específico de Operación: utilizado para describir de manera particular y detallada los procedimientos de las Comisiones, Comités, etc. Igualmente sirve para la elaboración de manuales técnicos y operativos, etc. En el caso de las Comisiones y Comités se debe incluir su organización, normas y políticas que las rigen. NORMAS GENERALES PROCEDIMIENTO GLOSARIO DE TÉRMINOS FLUJOGRAMA PICTOGRAMAS

16. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos C. Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores. D. Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia. E. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. F. Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de las funciones. G. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

17. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Portada de Identificación Índice del Manual Introducción Base Legal Alcance del Manual Objetivo del Manual Normas Generales Procedimientos Flujo de Proceso, Pictogramas o Flujograma Glosario de Términos Formularios e Instructivos Anexos Página de firmas de Aprobación Página de Actualización

29. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Flujo de Proceso Es la represtación gráfica secuencial y en términos generales, de las acciones principales del proceso. A B C D Flujo de Proceso , Flujograma ó Pictogramas En el Manual se incluirá una sola representación gráfica

30. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos 2 3 4 5 6 7 1 F l u j o g r a m a Es la representación gráfica secuencial y detallada de cada acción, se representa la distribución de los documentos y las operaciones que se efectúen con los mismos.

31. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos P i c t o g r a m a s Es la representación gráfica y sencilla, con dibujos o símbolos de las actividades más resaltantes de un procedimiento. Se incluye una pequeña descripción de la actividad que se esta representando. Oficina de Administración y Servicios Dirección del Despacho Oficina de Administración y Servicios Coordinación de Compras Unidad Solicitante Colocar debajo de cada representación gráfica una pequeña descripción de los pasos ejecutados

32. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Anexos En este aparte se incluirá cualquier material de importancia y que contribuya en la ejecución del proceso.

34. Pasos a considerar para la elaboración del Manual Elaboración Del Manual Definir tipo de Manual a elaborar, tipo de usuario y uso. Elaborar borrador del Manual y discutir con las personas involucradas en la ejecución del proceso. Llegar a acuerdos con el usuario sobre el contenido del Manual Realizar ajustes y elaborar versión definitiva del Manual Someter a la aprobación de las instancias competentes Fase de Seguimiento y Control. Realizar revisiones periódicas, vigilar el cumplimiento del Manual y definir si amerita modificaciones Someter nuevamente a revisión y aprobación del responsable del área.

37. Fases para la elaboración de los Manuales Definición del objetivo a cumplir 1 Elección de los responsables de la preparación 2 Estudio preliminar de la Organización 3 Planificación 4 Levantamiento de Información 5 Elaboración 6 Adiestramiento y Distribución 7 Seguimiento 8 Actualización-Mantenimiento 9 Evaluación 10

38. O B J E T I V O S AL FIN LLEGUE !! MISIÓN CUMPLIDA QUIERO LLEGAR HACIA EL INFINITO Y MÁS ALLA

39. MISIÓN ESTRATEGIA Y PLAN DE ACCIÓN META OBJETIVO VISIÓN Es la razón de ser como organización. ¿ Para qué fue creada ? . Conjunto amplio de orientaciones y programas Programación de actividades para cumplir metas Es el resultado específico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y que responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cuánto y cuándo . Son las guías que le dan direccionalidad a la organización, describen el futuro deseado, de allí que tengan una relación estrecha con la visión de la organización. Es la ubicación de la organización en escenarios futuros