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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIONES PÚBLICAS
Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-003-2016 del 08 de febrero de 2016
Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 015-2016
Sección: Asunto:
CONTENIDO:
2
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1. Base Legal
1.2. Objetivo y Alcance
1.3. Normas Generales
CAPITULO II
CONTRATACIONES PÚBLICAS
2.1. De las Actividades Previas del Proceso de Contrataciones
2.1.1. Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de
Contrataciones.
2.2. De la Elaboración del Presupuesto Base
2.2.1. Del Procedimiento para la Elaboración del Presupuesto Base
2.3. De los Números de Control de los Procedimientos de Contratación
2.3.1. Procedimientos de los Números de Control de los
Procedimientos de Contratación
2.4. De la Comisión de Contrataciones
2.4.1. De la Comisión de Contrataciones: Del Expediente de
Contratación
2.4.2. Procedimientos de la Comisión de Contrataciones
CAPITULO III
MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
3.1. Consulta de Precio
3.1.1. Consulta de Precio
Sección: Asunto:
CONTENIDO:
3
Del Procedimiento
3.2. Concurso Cerrado
3.2.1. Concurso Cerrado
Del Procedimiento
3.3. Contratación (adjudicación) Directa
3.2.1. Contratación Directa
Del Procedimiento
3.4. Compromiso de Responsabilidad Social
3.4.1. Compromiso de Responsabilidad Social (Procedimiento)
CAPITULO IV
RENDICIÓN ANTE ENTES EXTERNOS
4.1. Programación de Compra
4.1.1. Programación de Compra
Del Procedimiento
4.2. Sumario de Compra
4.1.1. Sumario de Compra
Del Procedimiento
4.3. Evaluación del Desempeño del Contratista
4.1.1. Evaluación del Desempeño del Contratista (Procedimiento)
FORMULARIO E INSTRUCTIVOS
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
4
RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 015-2016
JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN
CONTRALOR MUNICIPAL
El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad,
titular de la Cedula de Identidad número 10.093.866, en su carácter de Contralor Municipal del
municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según consta en Acta
de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013 emitida por el
Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en Gaceta Municipal
Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales conferidas en el
artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia a lo
tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica del Poder Público
Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3 y 44 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal; a
tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos
y concatenado a lo establecido en el artículo 6 del Reglamento Interno de la Contraloría del
Municipio Eulalia Buroz.
CONSIDERANDO
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder
Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y
administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar,
realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la
sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto
de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de
gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades
organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza
con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de
gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa
que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han
sido asignados en un determinado ejercicio fiscal.
CONSIDERANDO
Que es potestad del Contralor del municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía
orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la
optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
5
los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se
ejecutan en esta Contraloría Municipal.
CONSIDERANDO
Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que
comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, cuyo
propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la
observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y
metas de esta Contraloría Municipal.
CONSIDERANDO
Que para mantener sus operaciones normales la Contraloría del municipio Eulalia Buroz
debe habitualmente realizar procedimientos de contrataciones públicas, que permita la
adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, los cuales deben estar
apegados a la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamentos y demás normas legales y
sublegales que tiene incidencia en este campo. Todo ello con el propósito de preservar el
patrimonio público, fortalecer la soberanía, desarrollar la capacidad productiva y asegurar
la transparencia de las actuaciones de este Órgano de Control Fiscal municipal.
CONSIDERANDO
Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los
procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo el su
objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y
procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz.”
RESUELVE
PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIONES PÚBLICAS, presentado por la Dirección de Administración
Integral de este órgano de control externo, a través del Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-
003-2016 de fecha 08 de febrero de 2016.
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
6
SEGUNDO: El referido manual desarrolla las normas y los procedimientos que deben
llevar la Dirección de Administración Integral para llevar a cabo los Procesos de
Contratación Pública, para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de
obras.
TERCERO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIONES PÚBLICAS aprobado en este acto, consta del siguiente contenido:
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1. Base Legal
1.2. Objetivo y Alcance
1.3. Normas Generales
CAPITULO II
CONTRATACIONES PÚBLICAS
2.1. De las Actividades Previas del Proceso de Contrataciones
2.1.1. Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de
Contrataciones.
2.2. De la Elaboración del Presupuesto Base
2.2.1. Del Procedimiento para la Elaboración del Presupuesto Base
2.3. De los Números de Control de los Procedimientos de Contratación
2.3.1. Procedimientos de los Números de Control de los
Procedimientos de Contratación
2.4. De la Comisión de Contrataciones
2.4.1. De la Comisión de Contrataciones: Del Expediente de
Contratación
2.4.2. Procedimientos de la Comisión de Contrataciones
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
7
CAPITULO III
MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
3.1. Consulta de Precio
3.1.1. Consulta de Precio
Del Procedimiento
3.2. Concurso Cerrado
3.2.1. Concurso Cerrado
Del Procedimiento
3.3. Contratación (adjudicación) Directa
3.2.1. Contratación Directa
Del Procedimiento
3.4. Compromiso de Responsabilidad Social
3.4.1. Compromiso de Responsabilidad Social (Procedimiento)
CAPITULO IV
RENDICIÓN ANTE ENTES EXTERNOS
4.1. Programación de Compra
4.1.1. Programación de Compra
Del Procedimiento
4.2. Sumario de Compra
4.1.1. Sumario de Compra
Del Procedimiento
4.3. Evaluación del Desempeño del Contratista
4.1.1. Evaluación del Desempeño del Contratista (Procedimiento)
FORMULARIO E INSTRUCTIVOS
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
8
CUARTO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIONES PÚBLICAS tendrá vigencia a partir de la presente fecha de
aprobación por la Máxima autoridad.
QUINTO: Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría
del municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en el mencionado Manual.
Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los veinticuatro (24) día
del mes de febrero del año dos mil dieciséis (2016), en el municipio Eulalia Buroz,
Mamporal del estado Bolivariano de Miranda.
Comuníquese y publíquese
Cúmplase
Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L.
CONTRALOR MUNICIPAL
Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz
Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en
Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013
Sección: Asunto:
INTRODUCCIÓN:
9
La gestión administrativa para ser exitosa requiere de la planificación como mecanismo
de diseño y evaluación de escenarios, que permita la toma de decisión informada, en la cual la
incertidumbre tiende ser manejable. La previsión como forma de acción gerencial, es entonces
un requisito imprescindible para el uso eficiente, eficaz, económico y transparente de los
recursos, públicos y privados.
Las compras o adquisiciones que permite la provisión de los insumos, los bienes y
servicios, así como la ejecución de obras, es una tarea cotidiana, pero fundamental para el
adecuado funcionamiento de las organizaciones. Esas compras deben realizarse, especialmente
en la Administración Pública, buscando la preservación del patrimonio público, fortalecer la
soberanía, afianzar el desarrollo del sector productivo y asegurar la trasparencia de ese proceso.
Para todo ello se requiere contar con un Manual de Normas y Procedimiento que regule el
proceso de contrataciones.
En tal sentido, la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, procede a emitir el presente
documentos, que permite regular sus procesos de contratación, de bienes, la prestación de
servicios y ejecución de obras. Este Manual de Normas y Procedimiento de Contratación
Publicas, se encuentra ajustado a lo establecido en la Ley de Contrataciones Pública vigente
desde noviembre del año 2014.
El Manual de Normas y Procedimientos para Contrataciones Pública de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, se encuentra ajustado a su realidad operativa y
presupuestaria. Es por ello, que atiende a solo tres (3) modalidades de contratación: La
Consulta de Precios, los Concursos Cerrados y la Contratación (Adjudicación) Directa
con Exposición de Motivo. Son estas las modalidades utilizadas, debido al bajo presupuesto de
la Contraloría Municipal, que hace imposible que la misma, por ahora, tenga capacidad de
contratación que le exija aplicar otras modalidades distintas a la antes mencionada.
Sección: Asunto:
INTRODUCCIÓN:
10
En conclusión, este manual se divide en cuatro (2) grandes bloques, a saber:
Capítulo I. Aspectos Generales del Manual, conformado por los objetivos y alcance
del Manual, la base legal vigente, glosario y normas que orientan y rigen de manera general
el proceso de Contrataciones Públicas.
Capítulo II. Se describen los aspectos generales de las contrataciones públicas,
especialmente el tema referente a la Comisión de Contrataciones, los expedientes de
contrataciones y los procedimientos que debe ejecutar la mencionada Comisión.
Capítulo III. En este apartado se trata el tema de las tres (3) modalidades de
contratación regulada por el presente manual. Ellas son: Consulta de Precio, Concurso
Cerrado y Contratación Directa. También aquí se trata el tema del Compromiso de
Responsabilidad Social.
Capítulo IV. Los órganos y entes contratantes deben rendir cuenta ante el Sistema
Nacional de Contrataciones, lo cual es tratado en este capítulo, denominado “Rendición
Ante Entes Externos”
Por último, en la sección final se encuentran los formularios e instructivo que deben
utilizarse en la ejecución del presente manual.
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.1. Base Legal
11
El presente Manual se encuentra regido por un conjunto de Leyes, Reglamentos y demás
instrumentos normativos, que permiten observar el Principio de Legalidad que orienta el
quehacer la Administración Pública:
Nombre del Instrumento Legal Nº G.O. Fecha de Publicación
Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela
5.908 extraordinaria 19 de febrero de 2009
Código Civil de Venezuela 2.990 Extraordinaria 26 de junio de 1982
Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley de Contrataciones Públicas
6154 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014
Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley de Reforma Parcial del
Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley Orgánica de Bienes Públicos
6155 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014
Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley de Reforma de la Ley
Orgánica de Planificación Pública y
Popular
6.148 Extraordinaria 18 de noviembre de 2014
Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley de Reforma Parcial del
Decreto Con Rango, Valor y Fuerza
de la Ley Orgánica de Precios
Justos
6.156 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014
Ley Orgánica de Administración
Financiera del Sector Público
6.154 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014
Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal
37.347 17 de diciembre del 2001
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.1. Base Legal
12
Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos
2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981
Ley de Reforma Parcial de la Ley
Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal
6013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010
Ley Contra la Corrupción 6.155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014
Ley Orgánica de la Administración
Pública
6.147 Extraordinario 17 de noviembre de 2014
Ley de Infogobierno 40.274 17 de octubre de 2013
Ley de Simplificación de Trámites 40.548 26 de noviembre de 2014
Ley de Mensajes de Datos y Firmas
Electrónicas
37.148 28 de febrero de 2001
Reforma Parcial de la Resolución
No. 4.524 de fecha 21 de marzo de
2006 del Ministerio del Poder
Popular para el Trabajo y Seguridad
Social por la cual se creó el Registro
Nacional de Empresas y
Establecimientos
40.064 04 de diciembre de 2012
Reglamento de la Ley de
Contrataciones Públicas. , Decreto
6.708
39.181 19 de mayo de 2009
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.1. Base Legal
13
Reglamento Nº 1 de la Ley
Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, sobre
el sistema presupuestario
5.781 Extraordinaria 19 de agosto de 2005
Reglamento de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la
República, y del Sistema Nacional
de Control Fiscal
39.240 12 de agosto de 2009
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.2. Objetivo y Alcance
14
OBJETIVO
Establecer los lineamientos y pasos
necesarios para el manejo de las
Contrataciones Públicas, por parte de la
Dirección de Administración Integral y la
Comisión de Contrataciones, de la
Contraloría del Municipio Eulalia Buroz,
además de establecer las responsabilidades de
cada uno de los integrantes que intervienen en
los distintos procedimientos y así procurar
una gestión eficaz y efectiva de los mismos.
ALCANCE
El presente Manual está
dirigido a la Dirección de
Administración Integral, que
funge como la Unidad Usuaria
y Unidad Contratante y a los
integrantes de la Comisión de
Contrataciones de la
Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz, con
competencia en materia de
Contrataciones
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
15
Con el propósito de precisar y determinar algunos aspectos, se establecen las siguientes
Normas Generales atinentes a los procedimientos previstos en la Ley de Contrataciones
Públicas y su Reglamento.
1. Los procedimientos de contrataciones pública ejecutado por la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz, en cualquiera de sus modalidades, deben ser debidamente
autorizadas, suficientemente documentadas y oportunamente registradas para poder
justificar, identificar y analizar su naturaleza, finalidad y resultados
2. Por la evolución y antecedentes históricos de sus contrataciones, realidad presupuestaria y
tamaño de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, el presente manual de normas y
procedimientos regula solo las contrataciones públicas bajo las modalidades de
CONSULTA DE PRECIOS, CONCURSO CERRADO y ADJUDICACIÓN
DIRECTA CON EXPOSICIÓN DE MOTIVO.
3. La Selección de Contratistas, se deberá realizar de conformidad con los principios de
economía, planificación, trasparencia, honestidad, eficacia, igualdad, competencia y
publicidad previstos en los Artículo 141 de la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela y Artículo 2 de la Ley de Contrataciones Públicas vigente.
4. Todas las contrataciones de bienes, servicios o ejecución de obras que realice la Contraloría
del municipio Eulalia Buroz, deben regirse obligatoria y exclusivamente por la Ley de
Contrataciones Pública, su reglamento y por el presente manual de normas y
procedimientos.
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
16
5. Se prohíbe dividir en varios contratos la ejecución de una misma obra, la prestación de un
servicio o la adquisición de un bien, con el objeto de disminuir la cuantía del mismo, y
evadir u omitir normas, principios, modalidades de selección o requisitos establecidos en el
presente manual y en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas y su Reglamento.
6. La adquisición de BIENES MUEBLES E INMUEBLES, son responsabilidad de la
Unidad de Bienes Públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Sin embargo, en
virtud de la realidad presupuestaria de dicho órgano, la Dirección de Administración
Integral, a la cual se encuentra adscrita la Unidad de Bienes Públicas, queda facultada para
realizar todo el procedimiento de adquisición de esos bienes.
7. Se excluye de la aplicación del presente manual de normas y procedimientos las
contrataciones que tengan por objeto atender las necesidades de servicios laborales; el
arrendamiento de bienes inmuebles, inclusive el financiero y el patrocinio en materia
deportiva, artística, literaria, científica o académica. Estas exclusiones no evitan de cumplir
con lo establecido en las demás disposiciones que regulen la materia de contratación
pública, a los fines de establecer garantías que aseguren el cumplimiento de las
obligaciones contractuales y además promuevan la participación nacional.
8. La Dirección de Administración Integral, será la responsable de llevar a cabo todo lo
concerniente al proceso de contrataciones de la Contraloría municipal. En ella será
centralizado todas las tareas, actividades y procedimientos de las compras, adquisiciones y
contrataciones de bienes, servicios u obras.
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
17
9. La Dirección de Administración Integral, en los procesos de contrataciones de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, debe aplicar los mecanismos de control interno,
así como la verificación del cumplimiento de cada uno de los pasos del proceso
administrativo. La omisión de esto constituye un supuesto generador de responsabilidad
administrativa de acuerdo a lo previsto en el Artículo 91 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
10. Por el tamaño de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, y las características de su
presupuesto, se establece el criterio de centralización del proceso de contrataciones de este
órgano de control, por lo cual la Unidad Usuaria y la Unidad Contratante, serán
desempeñada por la Dirección de Administración Integral.
11. La Dirección de Administración Integral, por la propia realidad presupuestaria de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, es la responsable de la gestión presupuestaria y
financiera, lo cual significa que en ella se maneja todo lo concerniente a los aspectos
presupuestarios y financieros (Tesorería).
12. Las contrataciones de bienes, servicio o ejecución de obras deben ser planificadas, por lo
cual las mismas deben estar prevista en el Plan Operativo Anual Institucional. Toda
solicitud de contratación debe estar supeditado a ese plan, sin embargo será posible
contratar, por razones de emergencia, necesidad imprevista u oportunidad administrativa
bienes, servicios o ejecución de obras, siempre y cuando, lo autorice expresamente el
Contralor o Contralora municipal, para lo cual será necesaria exposición de motivo emitido
por la Unidad Usuaria, que siendo detallado, servirá de sustento para la toma de decisión.
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
18
13. La Dirección de Administración Integral, será la encargada de elaborar la programación de
compras anuales, que formará parte del Plan Operativo Anual de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz, la cual debe ser informada al Sistema Nacional de
Contrataciones, en los plazos y términos establecido en la Ley Especial que rige la materia.
El incumplimiento de la presente norma acarreará las medidas establecidas en las Leyes.
Para el diseño y elaboración del programa de compras, las distintas dependencias debe
enviar al área encargada de su elaboración las premisas, proyecciones y estimados en
función a los proyectos, programa o actividades que se estima ejecutar en el ejercicio
económico fiscal siguiente. Estas previsiones deben entregarse antes del 15 de septiembre
de cada año.
14. La Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
debe remitir al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), por medio de su página Web.
en el último trimestre de cada año, la programación de las adquisiciones de bienes,
prestación de servicios y ejecución de obras que se proyecta contratar para el siguiente
ejercicio fiscal, lo cual es estipulado en el Plan Operativo Anual de la Institución. En caso
de ocurrir alguna modificación en el presupuesto que apruebe la Cámara Municipal de
Eulalia Buroz, que afecta el plan original en materia de las previsiones de contratación, ello
debe ser informado al SNC, dentro de los quince (15) días siguiente a la aprobación del
presupuesto.
15. Dentro de los primeros quince (15) días continuo de cada trimestre, La Dirección de
Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz debe rendir
información al Servicio Nacional de Contrataciones referente de las contrataciones
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
19
realizadas en dicho trimestre. De esta rendición debe informar por escrito al Contralor o
Contralora Municipal y al responsable de la Unidad de Auditoria Interna de la Contraloría
Municipal, en un lapso no mayor de cinco (5) días continuos contados al momento de la
remisión de la información al SNC.
16. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de
Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas
modalidades, la Dirección de Administración Integral deberá efectuar las actividades
previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el PRESUPUESTO
BASE indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la
programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial,
determinación de las ventajas económicas y técnicas.
17. Todos procesos de contrataciones se inicia con la emisión de una requisición emitida por la
Unidad Usuaria, la cual debe estar ajustada al Plan Operativo Anual y a la programación de
compras. Dicha requisición debe ser suscrita por la Dirección de Administración Integral en
la persona de su Director o Directora y aprobado por la Máxima Autoridad de la
Institución. Por razones excepcionales, cuando sea necesaria realizar algunas compras
imprevistas, la requisición debe estar acompañada de una exposición de motivo, elaborada
por la Dirección de Administración Integral, suficientemente explicativa, la cual en todos
los casos debe ser aprobada por la Máxima Autoridad.
18. En caso de la contratación de servicios de adiestramiento, el Contralor o Contralora
municipal puede emitir la requisición o solicitud de la contratación del mismo, de acuerdo a
la existencia de disponibilidad presupuestaria y financiera. Dicha requisición debe ser
formalizada por medio de memorando u otro medio físico formal.
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
20
19. Para iniciar cualquier proceso de contratación, debe existir disponibilidad presupuestaria y
financiera, la cual debe ser certificada expresamente por la Dirección de Administración
Integral, señalando las partidas presupuestarias involucradas.
20. La solicitud de inicio de los procesos de contratación, serán autorizados por el Contralor o
Contralora Municipal, a través de la presentación de un PUNTO DE CUENTA, emitida
por la Dirección de Administración Integral, en el que se justifique la modalidad de
contratación seleccionado y se demuestre que existen los recursos necesarios para ejecutar
el proceso.
21. La aprobación del inicio de los procesos de contratación debe constatarse por medio de la
emisión de la respectiva “Acta de Inicio”.
22. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2.500 Unidades Tributarias (UT)
deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad
Social así como las garantías y solvencias requeridas.
23. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrán ser efectuados a
través de un contrato marco u orden de compra o servicio, según el caso.
24. Los potenciales oferentes para contratar con la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz,
deberán inscribirse en el Registro Nacional de Contratistas (RNC), en los términos y
condiciones que establezca el Servicio Nacional de Contrataciones para tal fin, según lo
establecido en el artículo 47 de la Ley Contrataciones Públicas, siendo imprescindible,
además que se encuentre habilitados por el RNC. Para el cumplimiento de la presente
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
21
norma, la Unidad Contratante debe verificar en la dirección Web del SNC la situación de
cada potencial oferente, dejando constancia de los resultados de dicha consulta.
25. Se exceptúa de la norma anterior, en cuanto a la obligación de que los potenciales
oferentes estén inscrito el Registro Nacional de Contratista, cuando los
procedimientos de la contratación sea un monto igual o menor a doscientas (200)
Unidades Tributarias.
26. Las notificaciones que deben realizar la Contraloría municipal a los potenciales oferentes,
o, participante, deben ser efectuada de forma electrónica, siempre que el destinatario de
la notificación hubiere previamente aceptado tal condición. En caso de ser imposible la
notificación por la vía antes mencionada, lo cual debe ser justificado por razones técnicas,
las notificaciones podrá realizarse aplicando lo establecido en la Ley de Procedimiento
Administrativo.
27. Sólo podrán presentar su oferta económica, aquellas empresas que hayan sido invitadas a
participar, en ningún caso, podrá participar una empresa que no haya sido invitada.
28. Todos los procesos de contrataciones, independientemente de su modalidad debe contener
un Informe de Recomendación, emitido por la Unidad Contratante o la Comisión de
Contracción Pública, según sea el caso. La misma debe contar con los siguientes elementos:
 Identificación de los miembros de la Comisión, de ser el caso.
 Modalidad de selección aplicada y su objeto.
 Identificación de los participantes y de los oferentes.
 Razones técnicas, económicas y financieras en la que se fundamenta la evaluación y
la selección.
 Aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico, de ser aplicable.
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
22
 Las motivaciones particulares de la selección cuando el participante recomendado
para el otorgamiento de la adjudicación no haya ofrecido el precio más bajo.
 En caso de delegación de la revisión técnica, se incluirá el informe suscrito por los
encargados.
 Lugar y fecha del Informe, el cual será firmado por todos los miembros de la
Comisión y el Secretario.
 El voto salvado de algún miembro de la Comisión, si lo hubiere.
29. Para cada proceso de contratación pública que inicie la Contraloría del municipio Eulalia
Buroz, la Unidad Contratante deberá de forma inmediata crear los respectivos
expedientes físicos a los que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas. En dichos
expedientes deben guardarse todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que
se reciban, generen o consideren en cada uno de los procesos de contratación. Dicho
expediente debe ser resguardado por la Dirección de Administración Integral por un
periodo de cinco (5) años.
30. Cada proceso de contratación tendrá un número de identificación único y exclusivo, el cual
será suministrado por la Unidad Contratante. Dicha identificación debe señalarse en toda la
documentación emanada del proceso de contratación.
31. En los procesos de contratación bajo las modalidades de Consulta de Precio o Concurso
Cerrado, se adjudicará la contratación a la oferta que resulte con la primera opción, por el
monto y cantidades de la oferta presentada, salvo que en el Pliego de Condiciones se
indique la posibilidad de aumento o disminución de cantidades de bienes, servicio u obra,
al momento de la adjudicación, siempre y cuando el aumento de estas se mantenga
cuantitativamente dentro del rango que caracteriza la modalidad aplicada.
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
23
32. Todo acto administrativo dictado por esta Contraloría Municipal en materia de contratación
pública, podrá ser recurrido de conformidad con la Ley de Procedimiento Administrativo.
33. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz, podrá requerir todas las garantías descritas en
la Ley de Contrataciones Públicas, sin embargo, cuando la contraloría por razones práctica,
por el monto de las contrataciones, por la prohibición de pagos anticipados o por otras
situaciones previstas en las condiciones de contratación deje de solicitar las garantía lo
aclarará expresamente en un documento denominado “ACTA DE GARANTÍAS”,
firmado y sellado por la Dirección de Administración Integral que formará parte del
expediente de contrataciones.
34. Al finalizar el procedimiento de contratación, cualquiera sea su modalidad, por medio de la
correspondiente emisión del “ACTA DE TERMINACIÓN”, debe ser remitido el
expediente a la Unidad de Auditoria Interna (UAI), para que la misma efectúe el control
posterior del proceso. Para ello la Dirección de Administración Integral contará con un
plazo de diez (10) hábiles. La UAI, debe examinar el contenido del expediente de
contratación, emitiendo su opinión, a través de informe, en un lapso que no debe superar
los cinco (5) días hábiles desde la fecha de recepción, informando de los resultados al
remitente, a quien debe devolver el expediente de contrataciones. De todo ello, se
participará a la Máxima Autoridad de la Contraloría Municipal.
35. El desconocimiento de las normas y procedimientos contenidos en este manual no
justifica su incumplimiento, por tal razón, será responsabilidad de la Dirección de
Administración Integral, así como de los miembros de la Comisión de Contrataciones la
lectura, análisis, aprendizaje y aplicación de dicho contenido. En cada inicio de proceso
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
24
contratación deben los funcionarios involucrados releerlo y aplicarlo minuciosamente.
La contratación que se intente realizar obviando algunos de los aspectos fundamentales
establecido en el presente documento será responsabilidad de la Dirección de
Administración Integral y de la Comisión de Contrataciones cuando ella intervenga en
el procedimiento.
36. Cuando intervenga en cualquiera de los procesos de Contratación Pública, la Comisión
de Contratación Pública de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz y con ella
existan reuniones de trabajo, las mismas deben generar Actas en las cuales se deberá
mencionar la Unidad Usuaria, es decir la unidad que solicita el proceso de Contratación,
que en este caso es la Dirección de Administración Integral, además identificar a los
miembros de la Comisión de Contrataciones y al secretario (a) de la Comisión: Nombre
y Apellido, Cédula de Identidad y el carácter con que actúa y la misma debe ser suscrito
por todos los presentes en la reunión y archivados en el expediente inherente al proceso
de contratación.
37. Las actividades especiales que pudieran ser ejecutada en cualquiera de las modalidades
de contratación pueden estar respaldadas con los siguientes instrumentos
documentarles:
 Auto de incorporación de aclaratorias.
 Auto de prórroga de oferta.
 Auto motivado para ampliación de lapso en modalidades de contratación.
 Acta de recepción de documentos.
 Acta de apertura y verificación de documentos.
 Acto motivado de descalificación de oferentes o rechazo de oferta.
 Acto motivado de suspensión de procedimiento.
CAPÍTULO I:: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales
25
 Acto motivado de apertura de nuevo proceso.
 Acto motivado de adjudicación a segunda o tercera opción.
 Acto motivado de nulidad del otorgamiento de la adjudicación.
 Acto motivado de declaratoria de desierta de la modalidad de contratación.
 Acta de firma de contrato.
Cualquier otra actividad especial debe contar con auto o acta, según sea el caso,
además de otros documentos que respalden las operaciones y ofrezcan transparencia
al proceso
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1. De las Actividades Previas del
Proceso de Contratación
26
Objetivos
Establecer los mecanismos, acciones y tareas necesarias para iniciar cualquier proceso de
contratación, cumplimiento con las actividades previas exigidas por la Ley de
Contrataciones Pública.
Unidades Involucradas
 Dirección de Administración Integral que funge como Unidad Usuaria y Unidad
Contratante.
 Comisión de Contrataciones Públicas.
 Despacho del Contralor o Contralora municipal.
Normas Específicas
Para iniciar el proceso de contratación, debe contarse con la autorización expresa del
Contralor o Contralora municipal. Todo proceso que sea iniciado sin esta formalidad es
nulo y acarrea sanciones administrativas para la Unidad Contratante.
1. La Dirección de Administración Integral de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz,
debe efectuar las ACTIVIDADES PREVIAS necesarias para llevar a cabo el proceso
de contratación, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas.
2. Para iniciar cualquier proceso de contratación publicas tendente a la adquisición de
bienes, servicios o ejecución de obras, debe existir previamente la emisión un Punto de
Cuenta, suscrito por la Dirección Administración Integral y aprobado por la Máxima
Autoridad de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, el cual debe tener anexo la
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1. De las Actividades Previas del
Proceso de Contratación
27
correspondiente requisición, emitido y suscrito también por la mencionada dependencia
administrativa.
3. Para llevar a cabo cualquier proceso de contratación publicas tendente a la adquisición
de bienes, servicios o ejecución de obras, debe existir disponibilidad presupuestaria y
financiera, las cuales deben ser certificado por escrito por la Unidad Usuaria, que para el
caso de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz es la misma Dirección de
Administración Integral.
4. La Unidad Contratante de acuerdo al monto estimado de la contratación debe determinar
el tipo de modalidad utilizada en el proceso de contratación. Para el caso estipulado son,
CONSULTA DE PRECIO, CONCURSO CERRADO y la ADJUDICACIÓN
DIRECTA CON EXPOSICIÓN DE MOTIVO.
5. La Unidad Contratante, representada por la Dirección de Administración Integral, será
el responsable de elaborar los siguientes documentos:
- Acta de Inicio,
- Las invitaciones,
- Las solicitudes de ofertas,
- Análisis de las mismas,
- Preparación de órdenes de compras o servicios u contratos,
- Informe de recomendaciones
- Formar el expediente.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1. De las Actividades Previas del
Proceso de Contratación
28
6. Una vez autorizada el inicio del proceso de contratación, la Unidad Contratante debe
elaborar el PLIEGO DE CONDICIONES, que es el documento donde se establecen
las reglas básicas, requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades de
selección de contratistas. Para ello debe cumplirse con lo exigido en la Ley de
Contrataciones Públicas, en sus artículos 65 y 66.
7. Por las características de las contrataciones y por el monto de las mismas, la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, establece como norma, en los casos de
Consulta de Precio exclusivamente, que el Pliego de Condiciones puede ser
remitido con la invitación, en la cual se estipulará las condiciones generales de la
contratación.
8. Debe obligarse a los oferentes a sostener sus ofertas durante el lapso indicado en el
pliego de condiciones o condiciones de la contratación. Por tanto, en el pliego de
condiciones debe expresarse como requisito, por ejemplo: “SE REQUIERE QUE
MANTENGA SU OFERTA POR EL LAPSO DE XX DÍAS”.
9. La Unidad Contratante debe preparar el PRESUPUESTO BASE de la contratación,
cuyo monto total incluyendo los tributos, será informado a los participantes en el
Pliego de Condiciones o en las condiciones de contratación y podrá mantenerse en
reserva su estructura de costos, ello según el artículo 59 de la Ley de Contrataciones
Pública.
10. En la elaboración del presupuesto base los contratantes, deben considerar las
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1. De las Actividades Previas del
Proceso de Contratación
29
regulaciones existentes para los precios, en materiales o insumos establecidas en la Ley
que regula la materia de precios justos y demás disposiciones relacionadas. El
presupuesto base deberá formar parte del Pliego de Condiciones o condiciones de la
contratación y podrá establecerse como criterio para el rechazo de las ofertas.
11. En la modalidad de Contratación Directa, con Exposición de Motivo, la Contraloría
del municipio Eulalia Buroz preparará las condiciones de la contratación, la cual
formará parte del contrato que se formalice y se incorporará al expediente.
12. La Unidad Contratante, debe anexar al oficio de solicitud, que remite al Contralor o
Contralora municipal, el Punto de Cuenta y el formato de requerimiento de los bienes,
servicios o ejecución de obra que justifiquen el gasto. Elaborando además el presupuesto
base.
13. Cuando por alguna razón un primer procedimiento de contratación sea declarado
desierto, se procederá a ejecutar un nuevo procedimiento con las mismas condiciones
originales, invitando a otros potenciales oferentes. En caso de resultar nuevamente
desierto el procedimiento, se efectuará a la aplicación de la modalidad de contratación
por adjudicación directa con exposición de motivo.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
30
De las actividades previas
RESPONSABLE ACCIÓN
La Dirección de
Administración Integral
1. La Dirección de Administración Integral de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, revisa
el Plan Operativo Anual, así como la
programación de compra y verifica la
necesidad de adquirir un bien, un servicio o
ejecución de obra, tomando en cuenta la
ejecución física y financiera de cada trimestre.
2. La mencionada dependencia, que funge como
Unidad Solicitante y Contratante, al mismo
tiempo, revisa el presupuesto aprobado del
ejercicio en curso, verificando saldos
disponibles en las partidas presupuestarias
correspondientes.
3. Elabora requisición el cual incluye las
especificadores técnica de los bienes o
servicios.
4. La Unidad de Presupuesto Base, cuya
responsabilidad recae sobre la o el titular de la
Dirección de Administración Integral,
ELABORA EL PRESUPUESTO BASE,
ajustado a las necesidades de bienes, servicios
o ejecución de obras. Para ello, en los caso de
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
31
La Dirección de
Administración Integral
adquisición de bienes o servicios, efectúa un
estudio de mercado o análisis de oferta de
productos o servicios similares. Para los casos
de ejecución de obras, debes elaborar, además
un proyecto de obra. Para el estudio de
mercado o análisis de oferta, puede consultarse
el internet, solicitar varias cotizaciones o
efectuar consultas telefónicas.
5. Con el presupuesto base elaborado, revisa las
cuentas bancarias de operaciones de la
Contraloría Municipal, verifica el flujo de caja,
las cuentas por pagar, los cheques en tránsito y
otras transacciones que puedan afectar la
disponibilidad financiera de la Institución, con
el propósito de DETERMINAR LA
DISPONIBILIDAD FINANCIERA.
6. De existir suficiente disponibilidad
presupuestaria y financiera, la Dirección de
Administración Integral elabora “ACTA DE
CERTIFICACIÓN DE
DISPONIBILIDAD”, en la cual informa la
existencia de disponibilidad presupuestaria y
financiera. Esta acta debe estar firmada y
sellada. En caso de no existir disponibilidad
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
32
La Dirección de
Administración Integral
informa al Contralor o Contralora municipal,
para tomar decisiones al respecto.
7. En caso de existir disponibilidad presupuestaria
y financiera, elabora PUNTO DE CUENTA y
un (1) oficio original con dos (2) copias,
dirigido al Contralor o Contralora municipal,
solicitándole la autorización para el inicio del
proceso de contratación pública, indicando
modalidad, monto total de presupuesto base,
monto de la disponibilidad presupuestaria y
financiera, señalando las partidas del
presupuesto afectada y el monto de cada una de
ellas. Los oficios deben llevar anexo, punto de
cuenta, el presupuesto base, el acta de
certificación presupuestaria y financiera y del
requerimiento.
8. Se envía oficio al Contralor o Contralora
municipal, en original y dos (2) copias. El
original formará parte del expediente de
contrataciones, una copia la guardará el
Contralor o Contralora y la otra la guardará el
encargado de la dependencia administrativa en
su carpeta de oficios y memorandos emitidos.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
33
Contralor o Contralora
municipal
9. Recibe original y las dos (2) copias del oficio
emitido por la Dirección de Administración
Integral. Firma y sella los tres (3), colocando
día y hora, reteniendo una copia y entregando
el original y una (1) copia para ser enviado el
remitente.
La Dirección de
Administración Integral
10. Recibe el documento original y una (1)
copia firmado y sellado por el Contralor o
Contralora municipal. Guarda en expediente de
contrataciones.
Contralor o Contralora
municipal
11. Revisa el oficio de solicitud de inicio de
procedimiento de contratación pública. Verifica
punto de cuenta, requisición, acta de
disponibilidad presupuestaria y financiera, así
como el presupuesto base.
12. Emite, firma y sella oficio dirigido a la
Dirección de Administración Integral, en
original y dos (2) copias, informando sobre la
decisión, la cual puede ser de aprobación o
rechazo. En caso de aprobación se autoriza
inicio de proceso de contratación. El Contralor
o Contralora municipal, puede en esta instancia
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
34
ordenar modificaciones al presupuesto base, en
cuanto a las cantidades de los bienes o servicios
que requieren adquirir o cualquier otro aspecto.
En caso de ser negada la solicitud, el
Contralor o Contralora, emite oficio motivado
girando las instrucciones del caso.
13. Se remite a la Dirección de Administración
Integral el oficio en original y una (1) copia. El
oficio original debe tener anexo punto de
cuenta, acta de certificación de disponibilidad
presupuestaria y financiera, requisición y
presupuesto base aprobado por el Contralor o
Contralora municipal, siendo el mismo firmado
y sellado.
14. Por otra parte, se debe entregar una (1) copia,
sin anexos, del oficio emitido en el punto 12, al
responsable de la Unidad de Auditoria Interna
(UAI), para su información.
Unidad de Auditoría
Interna
15. Recibe copia del oficio emitido por el
Contralor o Contralora municipal, acusando
recibo del mismo.
16. El Auditor o Auditora Interno procede a
guardar copia, la cual debe ser utilizada como
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
35
insumo de su planificación.
La Dirección de
Administración Integral
17. Recibe original, con los documentos anexos y
una (1) copia de oficio emitido por el Contralor
o Contralora municipal, firmados y sellados
Firma y sella la copia del oficio como acuse de
recibo y preserva el original y sus anexos, que
formará parte de expediente de contratación.
18. Envía acuse de recibo al Despacho del
Contralor o Contralora Municipal.
19. En caso de ser aprobado el inicio del
procedimiento, efectúa los trámites necesarios,
de acuerdo a la Ley de Contrataciones Públicas,
para la adquisición de los bienes, servicios o
contratación de obras. En caso de ser negado
inicio de proceso de contratación debe analizar
razones de ello y tomar las medidas pertinentes
para corregir situación.
20. Al iniciarse el proceso de proceso de
contratación, debe ser generado un número de
expediente de Contratación y un número de
control de contrato.
21. Recibe copias de oficios remitidos con el acuse
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
36
Contralor o Contralora
municipal
de recibo tanto de la Dirección de
Administración Integral como de la UAI.
22. Guarda oficio para su control.
La Dirección de
Administración Integral
20. Para el inicio del proceso de contratación la
Unidad Contratante debe elaborar PLIEGO DE
CONDICIONES, según los lineamientos
establecidos en el artículo 66 de la Ley de
Contrataciones Públicas.
El PLIEGO DE CONDICIONES debe
contener los siguientes aspecto, cuando por la
naturaleza de la contratación sean aplicable:
• La documentación legal del participante,
necesaria para la calificación y evaluación
establecidas la Ley de Contrataciones Pública,
cuando ello por el monto sea aplicable.
• Monto del presupuesto base.
• Características de los bienes a adquirir,
los servicios a prestar o las obras a ejecutar con
listas de cantidades, servicios conexos y planos,
si fuere el caso.
• Especificaciones técnicas detalladas de
los bienes a adquirir o a incorporar en la obra,
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
37
los servicios a prestar, según sea el caso y sin
hacer referencia a determinada marca o nombre
comercial. Si se trata de adquisición de
repuestos o servicios a ser aplicados a activos
de la Contraloría Municipal, podrá hacerse
mención de ésta, siempre señalando que pueden
cotizarse otras con características similares
certificadas por el fabricante. Cuando existan
reglamentaciones técnicas obligatorias, éstas
serán exigidas como parte de las
especificaciones técnicas.
• Idioma de las manifestaciones de
voluntad y ofertas, plazo y lugar para
presentarlas, así como su tiempo mínimo de
validez.
• Moneda de las ofertas y su conversión a
moneda nacional.
• Lapso y lugar en que los participantes
podrán solicitar aclaratorias del pliego de
condiciones a la Unidad Contratante.
• Autoridad competente para responder
aclaratorias, modificar el pliego de condiciones
y notificar decisiones en el procedimiento.
• La obligación de que el oferente indique
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
38
en su oferta la dirección, así como el correo
electrónico donde se le harán las notificaciones
pertinentes.
• Declaración jurada del conocimiento del
sitio.
• La forma en que se corregirán los errores
aritméticos o disparidades en montos en que se
incurra en las ofertas.
• Criterios de calificación, su ponderación
y la forma en que se cuantificarán dichos
criterios.
• Matriz de evaluación para determinar el
puntaje de la oferta, su ponderación y la forma
en que se cuantificarán el precio y los demás
factores definidos como criterios de evaluación.
• Criterios que permitan la preferencia en
calificación y puntaje adicional en la evaluación
a oferentes constituidos con iniciativa local en el
área donde se va a ejecutar la actividad objeto
de la contratación.
• Establecimiento del compromiso de
responsabilidad social.
• Proyecto de contrato que se suscribirá
con el beneficiario de la adjudicación.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
39
• Normas, métodos y pruebas que se
emplearán para determinar si los bienes,
servicios u obras, una vez ejecutados, se ajustan
a las especificaciones definidas.
• Forma, plazo y condiciones de entrega de
los bienes, ejecución de obras o prestación de
servicios objeto de la contratación.
• Condiciones y requisitos de las garantías
que se exigen con ocasión del contrato.
• Modelos de manifestación de voluntad,
oferta y garantías.
• Declaración jurada de no tener
obligaciones exigibles con la Contraloría
Municipal.
• Declaración jurada de no contar dentro
de su conformación y organización, con
personas naturales que participen como socios,
miembros o administradores de alguna empresa,
sociedad o agrupación que se encuentre
inhabilitada conforme a lo establecido en la Ley
de Contrataciones Públicas. En caso contrario,
declarará el compromiso de subsanar tal
situación en un plazo que será fijado en atención
a las condiciones de la contratación.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades
Previas del Proceso de
Contratación)
40
• Cualquier otra condición que sea
necesaria a los fines de la contratación.
NOTA: La selección de contratista para la
adquisición de bienes, prestación de servicios
y ejecución de obras que se realicen mediante
consulta de precios, podrán desarrollarse sin
la elaboración de un pliego de condiciones
cuando las características de los bienes y
servicio lo permitan; no obstante, las
invitaciones para participar deben contener lo
siguiente:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS,
CONDICIONES DE ENTREGA O
EJECUCIÓN, VALIDEZ DE LA OFERTA,
LAPSO Y LUGAR PARA SOLICITAR LAS
ACLARATORIAS, LAPSO DE ENTREGA
DE LA OFERTA Y CRITERIOS DE
EVALUACIÓN, ASÍ MISMO, EN CASO
QUE APLIQUE EL COMPROMISO DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL.
21. Una realizada las actividades previas se inicia el
proceso de contratación pública por la modalidad
de concurso cerrado, consulta de precios, o de
ser un caso excepcional por adjudicación directa.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.2. De la elaboración del
Presupuesto Base
41
Objetivos
Establecer los mecanismos para la elaboración del PRESUPUESTO BASE.
Unidades Involucradas
 Dirección de Administración Integral.
 Unidad de Presupuesto Base.
Normas Específicas
1.- El Presupuesto base es la estimación que se genera por las especificaciones técnicas
requeridas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes o la prestación de servicios.
2.- Debe existir una Unidad especializada en la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
responsable de la elaboración del Presupuesto Base. Dicha dependencia se encuentra
adscrita a la Dirección de Administración Integral. El Presupuesto Base debe estar firmado
y sellado por quien lo elaboró y quién lo valida, esto último es responsabilidad del Director
o Directora de la Dirección de Administración Integral.
3.- El Presupuesto Base será informado a los potenciales oferentes y es parte del pliego de
condiciones o condiciones de contratación.
4.- Para elaborar el Presupuesto Base, en el caso de Bienes y Servicios es posible utilizar
cualquiera de las siguientes alternativas metodológica:
 Solicitud y recepción de tres (3) presupuesto a igual número de proveedores.
Dicho requerimiento puede ser hecho vía Fax, Correo Electrónico o
directamente en la ubicación física de los mismos. Debe quedar evidencia de
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.2. De la elaboración del
Presupuesto Base
42
esos presupuestos. En esta instancia, no es necesario que las empresas
consultadas estén inscrita en el registro Nacional de Contratista. Ello es
necesario para la contratación propiamente dicha.
 Consulta por Internet, para lo cual debe quedar evidencia de las direcciones web
(Link) consultados, fechas de las consultas, nombre del proveedor, así como el
número de Registro de Información Fiscal (RIF), emitido por el Servicio
Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT).
 Consulta de precios vía telefónica tres (3) proveedores, para lo cual se emite un
listado contentivo del nombre de los consultados, RIF, número de teléfono,
persona contacto, dirección del proveedor.
5.- Para elaborar el Presupuesto Base, en el caso de ejecución de Obras debe contarse con el
proyecto de obra, los planos de las obras-cantidades y Análisis de Precios Unitarios (APU)
de manos de obra, materiales y equipos.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.2.1. Del Procedimientos Para la
Elaboración del Presupuesto Base
43
RESPONSABLE ACCIÓN
Dirección de Administración
Integral (Unidad de Presupuesto
Base)
Dirección de Administración
Integral -Director (a)
1.- Recibe Requisición en la cual se describe las
especificaciones del bien, servicio u obra.
2.- Analiza el contenido de la Requisición,
verificando los rubros necesitados, la
cantidad y las características de los mismos.
3.- Decide que método de consulta utilizará. Lo
aplica.
4.- Recibe información de los proveedores,
verifica precios.
5.- Con los precios recibidos establece un
promedio (Precio Promedio).
6.- Elabora el Presupuesto Base, colocando
cantidad de bien o servicio a contratar, precio
promedio, descripción, subtotal y total del
presupuesto.
7.- Firma y sella Presupuesto Base. Entrega a la
Directora o Director de Administración
Integral para su revisión y validación.
8.- Recibe Presupuesto Base y lo revisa. De estar
de acuerdo firma y sella. En caso contrario
devuelve para que corrijan.
9.- Incorpora al procedimiento de Actividades
Previas y al Expediente de Contrataciones.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.3. De los Números de Control
Utilizados en los Procedimientos
de Contrataciones
44
Objetivos
Establecer la manera por la cual se asignan los distintos números de control requerido durante la
ejecución de los procedimientos de contratación.
Unidades Involucradas
Dirección de Administración Integral que funge como Unidad Usuaria y Unidad Contratante
Normas Específicas
1. Todo proceso de contratación pública, autorizada su apertura en cualquiera de sus
modalidades, debe tener asignado su correspondiente expediente de contratación, el cual
debe contar con un número de control.
2. Los números de control de la contratación debe ser distinto al número del contrato
asociado al proceso.
3. El formato utilizado para establecer el número de control de la contratación es el siguiente:
CMEB-XX-00X-XX-XXXX, en donde los dos (2) primeros dígitos es la abreviación de
tipo de modalidad, los siguientes tres (3) es el correlativo del proceso de contratación, los
siguientes dos (2) dígito es el número del mes en el cual se inicia el proceso; los
posteriores cuatro (4) guarismos es el año el cual inicia la contratación. Por ejemplo:
CMEB-CP-004-08-2015; significa una consulta de precio, es el cuarto procedimiento de
ese tipo en el año, se inició en el mes de agosto, en el año 2015.
4. CP, es consulta de precio, CC, es concurso cerrado y AD, es adjudicación directa. Los
meses van desde el número 01 hasta el 12, en donde 01 es enero, 02 febrero y así
sucesivamente.
5. El formato utilizado para número de control de los contratos es como sigue:
CMEB-C-XX-00X-XX-XXXX, en donde “C” se refiere a contrato y el resto de los
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.3. De los Números de Control
Utilizados en los Procedimientos
de Contrataciones
45
componentes son similares a lo señalado en el punto 3. Cada contrato se encuentra
asociado a un proceso de contratación específico. Por ejemplo, el expediente
Nº CMEB-AD-001-10-2015, tiene un contrato Nº CMEB-C-AD-001-10-2015
6. El número de control de la contratación, con el cual se identifica el expediente, debe ser
utilizado en todos los oficios emitidos una vez aprobado el inicio del proceso de
contratación.
7. El Punto de cuenta posee una numeración particular, la cual se explica a continuación:
El formato debe ser PC-C-XX-XX-XXXX, en donde, PC es punto de cuenta, C es
contratación, XX es tipo de modalidad de la contratación (CP-CC-AD); XX es el
correlativo del procedimiento de contratación (ejemplo 03 significa la tercera
contratación del año correspondiente) y los último cuatro digito es el año el cual se
efectúa el punto de cuenta. Todos los subgrupos se separar por medio de un guion (-).
Por ejemplo: PC-C-CP-04-2016, es el punto de cuenta emitido para solicitar
autorización para iniciar el procedimiento de contratación por consulta de precio, el
cuarto del año 2016.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.3.1. Procedimientos de los
números de control
utilizados en los
procedimientos de
Contrataciones Públicas
46
RESPONSABLE ACCIÓN
La Dirección de
Administración Integral
1. Recibe o elabora requisición, por lo cual
emite los documentos pertinentes, incluyendo
el punto de cuenta, al cual le asigna la
numeración correspondiente, según sección
anterior.
2. Al recibir autorización por parte del Contralor
o Contralora municipal para que inicie
proceso de contrataciones, emite el número
de contracción correspondiente, el cual será
de control del expediente de contrataciones y
de los demás documentos que se emitan a
partir de ese momento, tanto interno como
externo.
3. Al elaborar el contrato, debe identificarlo con
el número de control que corresponda a esa
categoría.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones
47
Objetivos
Establecer las funciones que debe ejecutar la Comisión de Contrataciones Públicas de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
Unidades Involucradas
 Dirección de Administración Integral que funge cono Unidad Usuaria y Unidad
Contratante.
 Comisión de Contrataciones Públicas.
Normas Específicas
1.- La COMISIÓN DE CONTRATACIONES PÚBLICAS de la Contraloría municipal
tiene carácter permanente y está integrada por un número impar de miembros principales
con sus suplentes de calificada competencia profesional y reconocida honestidad,
designados por el Contralor o Contralora municipal preferentemente entre los empleados
o funcionarios de este Órgano de Control Fiscal, quienes son solidariamente
responsables con la máxima autoridad, por las recomendaciones que se presenten y sean
aprobadas.
2.- La creación y conformación de las Comisión de Contrataciones Públicas de la
Contraloría Municipal, debe ser publicado en la Gaceta Municipal, del municipio Eulalia
Buroz.
3.- Las designaciones de los miembros de las comisiones de contrataciones, se realizaran a
título personal y deberán ser notificadas al servicio nacional de contrataciones dentro de
los cinco días siguientes, una vez dictados el acto. De ello debe informar en su
oportunidad la Dirección de Administración Integral al Contralor o Contralora
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones
48
Municipal para los efectos del cumplimiento de esta norma.
4.- En la Comisión de Contrataciones Públicas, estarán representadas las áreas jurídica,
técnica y económico financiera; e igualmente se designara un secretario con un suplente,
con derecho a voz, mas no a voto. Los miembros de las comisiones de contrataciones,
deberán certificarse en materia de contrataciones públicas por ante el Servicio Nacional
de Contrataciones.
5.- La Comisión de Contrataciones Públicas de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
tendrá las siguientes atribuciones:
 Emitir recomendaciones sobre los asuntos sometidos a su consideración e
incluidos en las agendas de reuniones.
 Solicitar al Contralor o Contralora municipal, la designación del sustituto,
cuando se produzca la falta absoluta de algún miembro principal de la comisión.
 Convocar el suplente en caso de falta accidental o temporal del miembro
principal.
 Velar porque los procedimientos de contratación se realicen de conformidad con
lo establecido en la legislación vigente que rige la materia, cuando ello fuere
aplicable, y con la normativa interna de cada órgano o ente contratante.
 Verificar la vigencia de la certificación de la calificación de los oferentes en el
registro nacional de contratistas, en contrataciones cuyo monto estimado sea
superior a cuatro mil unidades tributarias (4.000 U.T) para bienes y servicios, y
cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.) para ejecución de obras.
 Considerar y emitir recomendaciones sobre el régimen legal aplicable, la
estrategia de contratación adoptada, especificaciones técnicas y condiciones de la
contratación, la modalidad de selección del contratista, parámetros,
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones
49
ponderaciones y criterios de selección de oferentes y evaluación de ofertas, el
compromiso de responsabilidad social, y sobre cualquier otra propuesta que le
presente la unidad contratante.
 Recibir, abrir, analizar, los documentos relativos a la calificación de los
oferentes; examinar, evaluar y comparar las ofertas recibidas, a cuyo efecto podrá
designar o hacer que la unidad usuaria o unidad contratante proponga grupos de
evaluación interdisciplinarios, o recomendar la contratación de asesoría externa
especializada en caso que la complejidad del objeto de la contratación lo
requiera.
 Descalificar oferentes o rechazar ofertas, conformidad a lo establecido en el
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, en el
pliego de condiciones, o en las condiciones de la contratación.
 Decidir los recursos de reconsideración interpuestos por los oferentes en contra
de las decisiones de descalificación en concurso abiertos.
 Considerar y aprobar los informes de recomendación por Consulta de Precios
cuyo monto exceda las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.) para
adquisición de bienes y prestación de servicios y cinco mil unidades tributarias
(5.000 U.T.) para ejecución de obras, previamente a su presentación al Contralor
o Contralora Municipal.
 Aprobar los informes de recomendaciones en consultas de precios, que
deriven de un concurso cerrado que haya sido declarado desierto, o en las
contrataciones efectuadas en el marco de planes excepcionales que por su cuantía
superen las cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.) para la adquisición de
bienes, diez mil unidades tributaria (10.000) para prestación de servicios y veinte
mil unidades tributarias (20.000 U.T.) para la ejecución de obras.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones
50
 Determinar, visto el informe del grupo evaluador, las ofertas que en forma
integral, resulten más favorables a los intereses de la Contraloría municipal; todo
ello de conformidad con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones,
emitiendo la recomendación siguiente.
 Opinar acerca del acto motivado que se someta al Contralor o Contralora
municipal, para proceder por Contratación Directa como modalidad excepcional
de selección de Contratista, en especial las razones que justifican el uso de dicha
modalidad, el fundamento legal, la contratista seleccionada y las ventajas
estratégicas, operacionales o administrativas para dicha selección.
 Opinar sobre la propuesta de modificaciones en los contratos, cuya adjudicación
fue recomendada por la comisión de contrataciones conforme a lo establecido en
el presente Manual de Normas y Procedimientos para las Contrataciones
Públicas.
 Opinar sobre las variaciones en los precios establecidos en el contrato, cuya
adjudicación fue recomendada por la Comisión de Contrataciones, siempre que
estas superen el diez por ciento (10%) del monto original del contrato.
 Opinar sobre paralización en la presentación de servicios y la ejecución de obras,
que afecte el desarrollo del proyecto o el periodo contractual, en un lapso mayor
de veinte días continuos a partir de la paralización.
 Aprobar el cierre del contrato en el suministro de bienes, prestación de servicios
y la ejecución de obras de contrataciones que hayan sido recomendadas por la
comisión.
 Aprobar la evaluación de desempeño del contratista, en el suministro de bienes,
prestación de servicios y la ejecución de obras de contrataciones que hayan sido
recomendadas por la comisión, antes de su envió al servicio nacional de
contrataciones.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones
51
 Remitir a la Unidad de Auditoria Interna de la Contraloría Municipal los casos o
hechos que puedan generar Responsabilidad Administrativa.
 Presentar el informe de gestión al culminar las actividades como miembros de la
comisión de contrataciones, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la
designación de la nueva comisión. Este informe debe ser presentado igualmente
cuando se trate del cese de las funciones de alguno de sus miembros.
 Las demás que se menciona expresamente en el Reglamento de la Ley de
Contrataciones Públicas, las cuales no hayan sido aquí mencionadas.
 Ejercer cualquier otra que le señale el Contralor o Contralora municipal y las
demás que se establezcan en el presente Manual de Normas y Procedimientos de
Contrataciones Públicas.
6.- La Comisión de Contrataciones Públicas, se constituye válidamente con la presencia de
la mayoría de los miembros que representen las tres áreas que la conforman, sus
decisiones y recomendaciones serán tomadas con el voto favorable de la mayoría.
7.- La Comisión de Contrataciones Pública de la Contraloría municipal contará con un
Secretario o Secretaria, que tendrá las siguientes atribuciones:
 Convocar las reuniones, coordinar y conducir los actos de la comisión de
Contrataciones Pública de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
 Elaborar las actas de la Comisión de Contrataciones.
 Consolidar el informe de calificación y recomendación.
 Apoyar en la elaboración de los pliegos de condiciones, modificaciones y
aclaratorias.
 Preparar la documentación a ser emitida por la Comisión de Contrataciones y
suscribirla cuando así haya sido facultado.
 Mantener el archivo de los expedientes manejados por la comisión.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones
52
 Apoyar a los miembros de la comisión en las actividades que le son
encomendadas.
 Certificar las copias de los documentos originales que reposan en los archivos de
la comisión.
 Informe al Servicio Nacional de Contrataciones sobre el desarrollo de los
procesos de contrataciones en los cuales participe.
 Cualquier otra que le sea asignada por el Contralor o Contralora municipal.
8.- Los miembros de las Comisión de Contrataciones Públicas, así como aquellas personas
que por cualquier motivo intervengan en las actuaciones de la comisión, deberán
guardar debida reserva de la documentación presentada, así como, de los informes,
opiniones y deliberaciones que se realicen con ocasión de cualquier procedimiento de
contratación.
9.- Los miembros y los representantes que conformen la Comisión de Contrataciones
Púbicas, deben inhibirse del conocimiento de los asuntos cuya competencia les
atribuye la ley de contrataciones públicas, cuando:
 Personalmente, o bien su conyugue o algún pariente dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad tengan interés en el procedimiento.
 Tengan amistad íntima o enemistad manifiesta con cualquiera de las personas
interesadas que intervengan en el procedimiento.
 Hayan intervenido como testigo o peritos en el procedimiento en que participan,
o si como funcionarios hubieren manifestado previamente su opinión en el
mismo, de modo que pudiera prejuzgar la resolución del asunto, o, tratándose de
un recurso administrativo, que hubieren resuelto o intervenido en la decisión del
acto que se impugna. Quedan a salvo los casos de revocación de oficios y de la
decisión del Recurso de Reconsideración.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones
53
 Tengan relación de servicios o de subordinación con cualquiera de los
directamente interesados en el asunto.
10.- El miembro de la Comisión de Contrataciones Pública que disienta de alguna decisión,
lo manifestará en el mismo acto, y deberán en un (1) día hábil siguiente, consignar por
escrito las razones de su disentimiento, que se anexarán al expediente.
11.- Son causas de falta de cualquiera de los miembros de la Comisión de Contrataciones
Pública:
 La muerte o incapacidad absoluta y permanente.
 El despido o destitución.
 El retiro, la renuncia, la jubilación, la remoción o la situación de disponibilidad,
salvo que de conformidad con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico, El
Contralor o Contralora municipal decida su permanencia como miembro de la
comisión.
12.- Son causas de falta temporal de cualquiera de los miembros de la Comisión de
Contrataciones Pública:
 El disfrute de vacaciones, reposos médicos, permisos, licencias y ausencias
debidamente justificadas que no excedan de dos (2) meses o cuando la misma sea
durante el tiempo previsto, dentro de los lapsos de ejecución de ley, de una
modalidad de selección de contratista determinada. Para este último caso, en el
número de actos que deban darse conforme a la ley de contrataciones públicas
en un proceso específico, se dará cumplimiento.
 La suspensión como consecuencia del trámite de un procedimiento disciplinario.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones
54
 Mientras dure el trámite de la inhibición de algún miembro de la Comisión de
Contrataciones.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.1 De la Comisión de Contrataciones:
Del Expediente de Contratación
55
Según lo establece el Artículo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones
Públicas:
1.- Los expedientes generados de las distintas modalidades de contratación deben contener
los siguientes documentos:
▪ Solicitud o requerimiento de la Unidad Usuaria o requirente, que para los efecto del
presente manual es la Dirección de Administración Integral.
▪ Documento Punto de Cuenta, por medio del cual el Contralor o Contralor Municipal
autorizan el inicio del procedimiento de Contratación Pública.
▪ Documento que autoriza el inicio del procedimiento o ACTA DE INICIO de la
modalidad a aplicar.
▪ Presupuesto Base.
▪ Planos y Cómputos Métricos (en caso de obras).
▪ Disponibilidad Presupuestaria
▪ Pliego de Condiciones o condiciones de la contratación.
▪ Actos Motivados.
▪ Llamado o Invitación a los participantes.
▪ Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere.
▪ Acta de recepción de los documentos para calificación u Ofertas.
▪ Ofertas recibidas.
▪ Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria de desierta.
▪ Documento de Adjudicación.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.1 De la Comisión de Contrataciones:
Del Expediente de Contratación
56
▪ Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si fuere el caso.
▪ Contrato generado por la adjudicación.
▪ Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección aplicado.
Así mismo, en la ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO se deben incorporar los
documentos que se relacionen con:
▪ Garantías
▪ Actas de inicio, suspensión, terminación y recepción provisional o definitiva de los
bienes, servicios y obras, si fuere el caso.
▪ Documentos relacionados con modificación de los contratos, si fuere el caso.
▪ Formularios para el pago o valuaciones.
▪ Aprobaciones de pago.
▪ Pagos realizados.
▪ Finiquito
▪ Liberación de garantías.
▪ Evaluación de actuación o desempeño del contratista.
▪ Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación
posterior.
2. LOS EXPEDIENTES NO SOMETIDOS A LA COMISIÓN DE
CONTRATACIONES: (consulta de precios inferiores a 2.500 UT para
Adquisición de Bienes o Prestación de Servicios e inferiores a 10.000 UT para la
Ejecución de Obras), las Unidades Usuarias o Unidades Contratantes, que como se
ha señalado es la misma Dirección de Administración Integral, debe formar,
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.1 De la Comisión de Contrataciones:
Del Expediente de Contratación
57
sustanciar y llevar el expediente correspondiente a cada uno de los procedimientos de
Selección de Contratistas para las contrataciones de bienes, servicios u obras. El
expediente debe contener la solicitud, recepción, análisis de las Ofertas e Informe de
Recomendación. Según lo establecido en el Artículo 33 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones Públicas.
3. Los documentos del expediente de contratación deben estar debidamente foliados.
4. Este expediente de contratación deberá ser archivado, por la Dirección de
Administración Integral y por la Comisión de Contrataciones (cuando aplique el
caso), manteniendo su integridad durante al menos cinco (5) años después de
ejecutada la contratación.
5. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación, excepto
los declarados confidenciales, debe realizarse durante el horario de atención al
público de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, previa solicitud por escrito del
proveedor participante, con al menos dos (2) días hábiles de anticipación, la cual será
atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia.
6. Declarada desierta la modalidad de Concurso Cerrado, podrá procederse por Consulta
de Precio. Si la modalidad declarada desierta fuera una Consulta de Precios se podrá
proceder a la aplicación de la modalidad de Adjudicación Directa con Exposición
de Motivo, previa aprobación del Contralor o Contralora Municipal y respetando las
condiciones originales establecidas para los procesos fallidos.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la
Comisión de Contrataciones
58
RESPONSABLE ACCIÓN
Dirección de Administración
Integral
Comisión de Contrataciones
Pública
Dirección de Administración
Integral
Comisión de Contrataciones
Pública
1- Recibe aprobación del Contralor o Contralora
municipal de aprobación de inicio de proceso de
contratación
2- Solicita mediante oficio que se reúna la Comisión
de Contrataciones, el cual se debe llevar copia del
oficio emitido por el Contralor o Contralora
Municipal, anexando Presupuesto Base para su
revisión, análisis y aprobación de los miembros de la
contratación.
3- Recibe oficio de solicitud de reunión
4- Establece la reunión en agenda, donde se especifica,
día, hora y otros detalles para dar inicio a las
reuniones a fin de concretar el proceso de
contratación.
5- Emite oficio dirigido a la Dirección de
Administración Integral, informando los aspectos
relevantes de la reunión. Este documento es suscrito
por el Secretario de la Comisión.
6- Recibe oficio con la confirmación de la reunión.
7- Elabora el PLIEGO DE CONDICIONES, el cual
será el documento que rige para las modalidades de
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la
Comisión de Contrataciones
59
Comisión de Contrataciones
Pública
selección de contratista. El pliego de Condiciones
debe contener por lo menos los siguientes elementos:
 La documentación legal del participante,
necesaria para la calificación y evaluación
 en las modalidades previstas en la Ley de
Contrataciones Públicas.
 Los bienes a adquirir, los servicios a prestar o
las obras a ejecutar con listas de cantidades,
servicios conexos y planos, si fuere el caso.
 Especificaciones Técnicas detalladas de los
bienes a adquirir (sin hacer referencia a
marca comercial) o a incorporar en la obra,
los servicios a prestar, según sea el caso.
 Idioma de las manifestaciones de voluntad y
Ofertas, plazo y lugar para presentarlas, así
como su tiempo mínimo de validez.
 Moneda de las Ofertas y tipos de conversión a
una moneda común.
 Lapso y lugar en que las empresas
participantes podrán solicitar aclaratorias del
pliego de condiciones a la Comisión de
Contrataciones.
 Autoridad competente para responder
aclaratorias, modificar el pliego de
condiciones y notificar decisiones en el
procedimiento.
 La obligación de que las empresas
participantes indiquen en su Oferta la
dirección del lugar donde se le harán las
notificaciones pertinentes.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la
Comisión de Contrataciones
60
Comisión de Contrataciones
Pública
 Fecha, lugar y mecanismo para la recepción y
apertura de las manifestaciones de voluntad y
Ofertas en las modalidades indicadas en la Ley
de Contrataciones Públicas.
 La forma en que se corregirán los errores
aritméticos o disparidades en montos que se
incurra en las Ofertas.
 Criterios de calificación, su ponderación y la
forma en que se cuantificarán dichos criterios.
 Criterios de evaluación, su ponderación y la
forma en que se cuantificarán el precio y los
demás factores definidos como criterios.
 Criterios que permitan la preferencia en
calificación y evaluación a oferentes
constituidos con iniciativa local en el área
donde se va a ejecutar la actividad objeto de la
contratación.
 Establecimiento del Compromiso de
Responsabilidad Social.
 Proyecto de contrato que se suscribirá con el
beneficiario de la adjudicación.
 Normas, métodos y pruebas que se emplearán
para determinar si los bienes, servicios u
obras, una vez ejecutados, se ajustan a las
especificaciones definidas.
 Forma, plazo y condiciones de entrega de los
bienes, ejecución de obras o prestación de
servicios objeto de la contratación, así como
de los servicios conexos que el contratista debe
prestar como parte del contrato.
 Condiciones y requisitos de las garantías que
se exigen con ocasión del contrato.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la
Comisión de Contrataciones
61
Comisión de Contrataciones
Pública
 Modelo de manifestación de voluntad, Oferta y
garantías.
8- Los miembros de la Comisión de Contrataciones
Públicas asisten a la reunión, tratándose los siguientes
aspectos:
 Ajuste del cronograma estimado.
 Revisión del Pliego de Condiciones y demás
instrumentos de acuerdo a la modalidad de
contratación.
 Coordinación de actividades.
9- Conforma el expediente de la contratación, el cual
debe contener:
▪ Solicitud de la Unidad Usuaria.
▪ Documento o Punto de Cuenta que autoriza el
inicio del procedimiento.
▪ Acta de Inicio de la modalidad a aplicar.
▪ Presupuesto Base.
▪ Planos y Cómputos Métricos (en caso de obras).
▪ Disponibilidad Presupuestaria.
▪ Pliego de Condiciones o condiciones de la
contratación.
▪ Actos Motivados.
▪ Invitación a los participantes (en caso de
Concurso Cerrado).
▪ Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de
Condiciones si las hubiere.
▪ Acta de recepción de los documentos para
calificación u Ofertas.
CAPÍTULO II:: Asunto:
CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la
Comisión de Contrataciones
62
Comisión de Contrataciones
Pública
▪ Ofertas recibidas.
▪ Informe de análisis y recomendación de la
adjudicación o declaratoria de desierta.
▪ Documento de Adjudicación.
▪ Notificación al beneficiario de la adjudicación y
otros oferentes si fuere el caso.
▪ Contrato generado por la adjudicación.
▪ Cualquier otro relacionado con el procedimiento
de selección aplicado.
10. Realiza la revisión de toda la documentación.
 En el caso de realizar ajustes al Pliego de
Condiciones, ajusta el Pliego de Condiciones y
levanta Acta especificando los puntos tratados.
 En el caso de no realizar ajustes al Pliego de
Condiciones, prepara inicio del procedimiento
que corresponda según el tipo de contratación
y levanta acta de cada reunión, especificando
los puntos tratados.
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
63
Objetivo
Normar los procesos inherentes a la modalidad de contratación en la cual se requiere la
consulta de precio de por lo menos tres (3) proveedores.
Unidades Involucradas
 Dirección de Administración Integral que funge cono Unidad Usuaria y Unidad
Contratante.
 Unidad de Auditoría Interna
 Despacho del Contralor o Contralora municipal.
Norma especificas
1. Para todas las modalidades de Selección de Contratista prevista en la Ley de
Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de
estas modalidades, la Unidad Contratante deberá efectuar actividades previas que
garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado
en la mencionada Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con: la
programación presupuestaria o plan operativo anual, especificaciones técnicas,
determinación de las ventajas económicas y técnicas de la contratación, la previsión en
la programación anual de compras, y si es aplicable, modelo de contrato.
2. Todos los potenciales oferentes que formen parte del proceso de contratación en la
modalidad de consulta de precios deben estar inscrito en el Registro Nacional de
Contratista (RNC) (Salvo lo previsto en el numeral 25 de las Normas Generales del
Capítulo I, del presente manual), por lo cual la Dirección de Administración Integral
de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, debe acceder a la base de datos de RNC
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
64
y verificar esa condición, cuya evidencia será formalizada por medio de la impresión
de los resultados obtenidos en el RNC.
3. La Unidad Contratante deberá contar con la debida disponibilidad presupuestaria y
financiera, certificada por la Dirección de Administración Integral, la cual debe
emitirse ante de iniciar cualquier proceso de contratación, todo ello con el propósito de
cumplir con lo establecido en el artículo 38 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
4. Para proceder a contratar la adquisición bienes, servicios o ejecución de obra por
medio de la modalidad de consulta de precio, debe tenerse en cuenta lo siguiente,
según el artículo 96 de la Ley de Contrataciones Públicas:
 En el caso de adquisición de bienes, si el contrato a ser otorgado es por un precio
estimado de hasta cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T).
 En el caso de prestación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio
estimado de hasta diez mil unidades tributarias (10.000 U.T).
 En el caso de ejecución de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio
estimado de hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 U.T).
 La Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, atendiendo a la naturaleza de la obra,
bien o servicio, procurará la contratación de los oferentes de la localidad, dando
preferencia a la participación de pequeños y medianos actores económicos, siempre
y cuando se encuentra inscrito en el Sistema Nacional de Contratista, y aparezcan
en la base de datos de la institución encargada de llevar el control del registro
nacional de contratista.
5. En la modalidad de Consulta de Precios, la Dirección de Administración Integral tiene
la responsabilidad de coordinar las actividades previas a la contratación, seleccionar
los participantes, efectuar las invitaciones, recibir las ofertas y preparar el informe de
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
65
recomendación para la adjudicación. Sin embargo, en los procedimientos que por su
cuantía superen las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.), para la
adquisición de bienes o prestación de servicios y diez mil unidades tributarias (10.000
U.T.), para la ejecución de obras, deberá someter el expediente estructurado a la
Comisión de Contrataciones para su conformación, la cual debe proceder
inmediatamente respetando los plazos establecido en el procedimiento
6. Las invitaciones a ser enviadas a los proveedores participantes, deben contener las
condiciones generales de la contratación, es decir, las especificaciones técnicas,
condiciones de entrega o de ejecución, tiempo de validez de la oferta, lapso y lugar
para solicitar las aclaratorias, lapso de entrega de las ofertas y los criterios de
evaluación de las mismas.
7. La Unidad Contratante, deberá solicitar, a por lo menos tres (3) proveedores, igual
cantidad de presupuestos u oferta, sin embargo se podrá otorgar la adjudicación si se
hubiere recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del
requerimiento y sea conveniente a los intereses del contratante, de acuerdo a lo
establecido en el artículo 97 de la Ley de Contrataciones Públicas.
8. Para efectuar las solicitudes de ofertas, a por lo menos tres (3) proveedores, la Unidad
Contratante, puede, preferentemente, enviar los requerimientos a través del correo
electrónico de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. También es posible la
entrega de forma directa de las solicitudes en las sedes físicas de los proveedores,
cuando ello sea conveniente, o, excepcionalmente pudiera remitir las invitaciones por
medio del uso de Fax. En todo caso, debe quedar evidencia documental suficiente que
la Unidad Contratante realizó el proceso de consulta, siendo necesario contar con la
constancia de los envíos y recepción de las invitaciones. En el expediente se
incorpora solo la oferta original del beneficiario.
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
66
9. La Contraloría municipal, en las consultas de precios de bienes y servicios que por sus
características lo permitan, podrán utilizar el procedimiento de subasta inversa
electrónica, siempre y cuando lo señalen en las condiciones de la contratación. Los
oferentes presentarán oferta económica que podrá ser mejorada mediante la realización
de ofertas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por
ésta, la última presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta.
10. Se debe emitir el Acta de Inicio, que debe incluir, por lo menos, la siguiente
información:
a. Descripción del objeto de la contratación y número del procedimiento.
b. Monto estimado de la contratación.
c. Verificación de la situación legal de las empresas.
d. Empresas seleccionadas con indicación de Nivel Estimado de Contratación y
Calificación Financiera.
e. Razones técnicas que fundamentaron la escogencia de las empresas
participantes.
f. Cronograma de ejecución de la modalidad de selección.
g. Firma del acta por parte de la Dirección de Administración Integral.
11. La Contraloría municipal deberá realizar las acciones pertinentes para la evaluación de
las ofertas, emisión del informe de recomendación, adjudicación y notificación de los
resultados en los procedimientos de Consulta de Precios que no podrá ser mayor de los
lapsos indicados a continuación: ocho (8) días para adquisición de bienes, nueve (9)
días para la prestación de servicios y diez (10) días para la ejecución de obras.
12. Para el proceso de consulta de precios se establecen el cumplimiento de los siguientes
plazos, que deben expresarse por escrito en la invitación a los potenciales oferentes:
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
67
PARA ADQUISICIÓN DE BIENES
Para la recepción de oferta, de parte de quienes manifiesten su intención de
participar, se requiere que transcurran cuatro (4) días hábiles contados desde
la fecha que le enviaron de las invitaciones, no pudiendo recibirse antes.
Las solicitudes de aclaratorias deben recibirse al día hábil siguiente (1er día
hábil) del envío de invitaciones. La respuesta a esas aclaratorias debe
efectuarse a los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de aclaratoria
(o, dicho de otra forma: al 3er día hábil de enviadas las invitaciones). En
el cuarto (4to) días hábil transcurrido desde el envío de las invitaciones, se
debe recibir la ofertas. Luego de recibir las ofertas, la Dirección de
Administración integral tiene dos (2) días hábiles para evaluar las ofertas
y emitir el informe de recomendación, que debe ser enviado al Contralor o
Contralora municipal, quien a su vez tiene un (1) día hábil para
adjudicación o declarar desierto el procedimiento de contratación.
Posteriormente, al día hábil siguiente de la adjudicación, debe ser notificado
el adjudicado. A partir del día de la notificación, el adjudicado tiene cinco
(5) días hábiles para consignar las garantías si las mismas fueron
requeridas.
Se estima que para la recepción de los bienes, la firma del
contrato y del Acta de Cierre, así como la realización del pago, debe
ocurrir en un plazo no mayor de ocho (8) días hábiles a la notificación.
Se considera que entre la invitación y la notificación transcurra un máximo
de ocho (8) días hábiles. Entre el inicio del procedimiento y el plazo
máximo de firma de contrato y del Acta de Cierre, recepción de los bienes y
el pago, se estima que transcurra un máximo de dieciséis (16) días hábiles.
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
68
PARA ADQUISICIÓN DE SERVICIOS
Para la recepción de oferta, de parte de quienes manifiesten su intención de
participar, se requiere que transcurran cinco (5) días hábiles contados desde
la fecha que le enviaron de las invitaciones, no pudiendo recibirse antes.
Las solicitudes de aclaratorias deben recibirse al día hábil siguiente (1er día
hábil) del envío de invitaciones. La respuesta a esas aclaratorias debe
efectuarse a los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud de aclaratoria
(o, dicho de otra forma: al 4to día hábil de enviadas las invitaciones). En
el quinto (5to) días hábil transcurrido desde el envío de las invitaciones, se
debe recibir la ofertas. Luego de recibir las ofertas, la Dirección de
Administración integral tiene dos (2) días hábiles para evaluar las ofertas
y emitir el informe de recomendación, que debe ser enviado al Contralor o
Contralora municipal, quien a su vez tiene un (1) día hábil para
adjudicación o declarar desierto el procedimiento de contratación.
Posteriormente, al día hábil siguiente de la adjudicación, debe ser notificado
el adjudicado. A partir del día de la notificación, el adjudicado tiene cinco
(5) días hábiles para consignar las garantías si las mismas fueron
requeridas.
Se estima que para la recepción de los bienes, la firma del
contrato y del Acta de Cierre, así como la realización del pago, debe
ocurrir en un plazo no mayor de ocho (8) días hábiles a la notificación.
Se prevé que entre la invitación y la notificación transcurra un máximo de
nueve (9) días hábiles. Entre el inicio del procedimiento y el plazo máximo
de firma de contrato y del Acta de Cierre, recepción de los bienes y el pago,
se estima que transcurra un máximo de diecisiete (17) días hábiles.
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
69
PARA EJECUCIÓN DE OBRAS
Para la recepción de oferta, de parte de quienes manifiesten su intención de
participar, se requiere que transcurran seis (6) días hábiles contados desde la
fecha que le enviaron de las invitaciones, no pudiendo recibirse antes. Las
solicitudes de aclaratorias deben recibirse al día hábil siguiente (1er día
hábil) del envío de invitaciones. La respuesta a esas aclaratorias debe
efectuarse a los cuatro (4) días hábiles siguientes a la solicitud de
aclaratoria (o, dicho de otra forma: al 5to día hábil de enviadas las
invitaciones). En el sexto (6to) días hábil transcurrido desde el envío de las
invitaciones, se debe recibir la ofertas. Luego de recibir las ofertas, la
Dirección de Administración integral tiene cuatro (4) días hábiles para
evaluar las ofertas y emitir el informe de recomendación, que debe ser
enviado al Contralor o Contralora municipal, quien a su vez tiene dos (2)
día hábil para adjudicación o declarar desierto el procedimiento de
contratación. Posteriormente, dentro de los dos (2) día hábil siguiente de la
adjudicación, debe ser notificado el adjudicado. A partir del día de la
notificación, el adjudicado tiene cinco (5) días hábiles para consignar las
garantías si las mismas fueron requeridas.
Se estima que para la recepción de los bienes, la firma del
contrato y del Acta de Cierre, así como la realización del pago, debe
ocurrir en un plazo no mayor de ocho (8) días hábiles a la notificación.
Se espera que entre la invitación y la notificación transcurra un máximo de
catorce (14) días hábiles. Entre el inicio del procedimiento y el plazo
máximo de firma de contrato y del Acta de Cierre, recepción de los bienes y
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
70
el pago, se estima que transcurra un máximo de veinticinco (25) días
hábiles.
13. El análisis de las ofertas, que corresponde a la comparación de las condiciones
ofrecidas por cada uno de los oferentes, debe arrojar como resultados la selección de
aquella oferta cuyas condiciones sean la más convenientes para los intereses de la
Contraloría Municipal. Este análisis debe generar UN INFORME emitido por la
Unidad Contratante, el cual debe formar parte del expediente de contratación
14. La Unidad Contratante deberá elaborar el informe de recomendación que se someterá
al Contralor o Contralora municipal para su aprobación. Adicionalmente, debe
estructurar el expediente de contratación que debe contener lo siguiente:
Requisición que dio inicio al proceso de contratación de bienes, servicio o
ejecución de obras.
Presupuesto Base.
Certificado de disponibilidad presupuestaria financiera.
Punto de cuenta.
Pliego de condiciones.
Solvencia Laboral vigente, a nombre de otro órgano o ente del Estado Venezolano,
a los efectos de agilizar dicho proceso, y en caso de resultar seleccionado a nombre
de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz y consignar la misma para el
momento de la firma del contrato. Será una solvencia anual por todos los contratos,
convenios o acuerdos que se pretenda suscribir
Inscripción en el Registro Nacional de Contratista.
Acta de inicio del procedimiento.
Constancias de las invitaciones y solicitud de oferta efectuadas a los proveedores.
Copia simple de la recepción de al menos tres (3) invitaciones.
CAPÍTULO III:: Asunto:
MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios
CONTRATACIONES:
71
Análisis de la Oferta y su respectivo informe.
Informe de Recomendación.
Acta de selección de contratista.
Oficio de adjudicación de oferta, suscrito por la Máxima Autoridad.
Contrato generado por la adjudicación.
Copia de orden de compra o servicios certificada por la Máxima Autoridad
Copia de orden de pago certificada por la Máxima Autoridad
Copia de vaucher de pago y cheque certificado por el Contralor o Contralora
municipal.
Nota de entrega (verificada por quién recibe el bien o servicio).
Control perceptivo al momento de recibir el bien, o servicio.
Factura, verificada por la Unidad Contratante, la cual debe cumplir con todas las
especificaciones legales.
Acta de inicio de la Obra (en el caso que corresponda).
Valuaciones de la obra.
Acta final o de terminación.
Fianza de anticipo cuando ello aplique.
Compromiso de Responsabilidad Social cuando aplique.
Demás documentos que se generen durante la contratación.
15. La Unidad Contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para
la Ejecución de Obras con la siguiente documentación:
▪ Punto de Cuenta.
▪ Solicitud de Ejecución de Obras con sus anexos.
▪ Disponibilidad Presupuestaria.
Manual de Normas y Procedimientos de Contrataciones Pública
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Manual de Normas y Procedimientos de Contrataciones Pública

  • 1. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES PÚBLICAS Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-003-2016 del 08 de febrero de 2016 Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 015-2016
  • 2. Sección: Asunto: CONTENIDO: 2 RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL INTRODUCCIÓN CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. Base Legal 1.2. Objetivo y Alcance 1.3. Normas Generales CAPITULO II CONTRATACIONES PÚBLICAS 2.1. De las Actividades Previas del Proceso de Contrataciones 2.1.1. Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contrataciones. 2.2. De la Elaboración del Presupuesto Base 2.2.1. Del Procedimiento para la Elaboración del Presupuesto Base 2.3. De los Números de Control de los Procedimientos de Contratación 2.3.1. Procedimientos de los Números de Control de los Procedimientos de Contratación 2.4. De la Comisión de Contrataciones 2.4.1. De la Comisión de Contrataciones: Del Expediente de Contratación 2.4.2. Procedimientos de la Comisión de Contrataciones CAPITULO III MODALIDADES DE CONTRATACIÓN 3.1. Consulta de Precio 3.1.1. Consulta de Precio
  • 3. Sección: Asunto: CONTENIDO: 3 Del Procedimiento 3.2. Concurso Cerrado 3.2.1. Concurso Cerrado Del Procedimiento 3.3. Contratación (adjudicación) Directa 3.2.1. Contratación Directa Del Procedimiento 3.4. Compromiso de Responsabilidad Social 3.4.1. Compromiso de Responsabilidad Social (Procedimiento) CAPITULO IV RENDICIÓN ANTE ENTES EXTERNOS 4.1. Programación de Compra 4.1.1. Programación de Compra Del Procedimiento 4.2. Sumario de Compra 4.1.1. Sumario de Compra Del Procedimiento 4.3. Evaluación del Desempeño del Contratista 4.1.1. Evaluación del Desempeño del Contratista (Procedimiento) FORMULARIO E INSTRUCTIVOS
  • 4. Sección: Asunto: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL 4 RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 015-2016 JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN CONTRALOR MUNICIPAL El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad, titular de la Cedula de Identidad número 10.093.866, en su carácter de Contralor Municipal del municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según consta en Acta de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013 emitida por el Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en Gaceta Municipal Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales conferidas en el artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia a lo tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3 y 44 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal; a tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos y concatenado a lo establecido en el artículo 6 del Reglamento Interno de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz. CONSIDERANDO Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar, realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han sido asignados en un determinado ejercicio fiscal. CONSIDERANDO Que es potestad del Contralor del municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando
  • 5. Sección: Asunto: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL 5 los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se ejecutan en esta Contraloría Municipal. CONSIDERANDO Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, cuyo propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y metas de esta Contraloría Municipal. CONSIDERANDO Que para mantener sus operaciones normales la Contraloría del municipio Eulalia Buroz debe habitualmente realizar procedimientos de contrataciones públicas, que permita la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, los cuales deben estar apegados a la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamentos y demás normas legales y sublegales que tiene incidencia en este campo. Todo ello con el propósito de preservar el patrimonio público, fortalecer la soberanía, desarrollar la capacidad productiva y asegurar la transparencia de las actuaciones de este Órgano de Control Fiscal municipal. CONSIDERANDO Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo el su objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.” RESUELVE PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES PÚBLICAS, presentado por la Dirección de Administración Integral de este órgano de control externo, a través del Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI- 003-2016 de fecha 08 de febrero de 2016.
  • 6. Sección: Asunto: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL 6 SEGUNDO: El referido manual desarrolla las normas y los procedimientos que deben llevar la Dirección de Administración Integral para llevar a cabo los Procesos de Contratación Pública, para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras. TERCERO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES PÚBLICAS aprobado en este acto, consta del siguiente contenido: INTRODUCCIÓN CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. Base Legal 1.2. Objetivo y Alcance 1.3. Normas Generales CAPITULO II CONTRATACIONES PÚBLICAS 2.1. De las Actividades Previas del Proceso de Contrataciones 2.1.1. Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contrataciones. 2.2. De la Elaboración del Presupuesto Base 2.2.1. Del Procedimiento para la Elaboración del Presupuesto Base 2.3. De los Números de Control de los Procedimientos de Contratación 2.3.1. Procedimientos de los Números de Control de los Procedimientos de Contratación 2.4. De la Comisión de Contrataciones 2.4.1. De la Comisión de Contrataciones: Del Expediente de Contratación 2.4.2. Procedimientos de la Comisión de Contrataciones
  • 7. Sección: Asunto: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL 7 CAPITULO III MODALIDADES DE CONTRATACIÓN 3.1. Consulta de Precio 3.1.1. Consulta de Precio Del Procedimiento 3.2. Concurso Cerrado 3.2.1. Concurso Cerrado Del Procedimiento 3.3. Contratación (adjudicación) Directa 3.2.1. Contratación Directa Del Procedimiento 3.4. Compromiso de Responsabilidad Social 3.4.1. Compromiso de Responsabilidad Social (Procedimiento) CAPITULO IV RENDICIÓN ANTE ENTES EXTERNOS 4.1. Programación de Compra 4.1.1. Programación de Compra Del Procedimiento 4.2. Sumario de Compra 4.1.1. Sumario de Compra Del Procedimiento 4.3. Evaluación del Desempeño del Contratista 4.1.1. Evaluación del Desempeño del Contratista (Procedimiento) FORMULARIO E INSTRUCTIVOS
  • 8. Sección: Asunto: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL 8 CUARTO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES PÚBLICAS tendrá vigencia a partir de la presente fecha de aprobación por la Máxima autoridad. QUINTO: Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en el mencionado Manual. Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los veinticuatro (24) día del mes de febrero del año dos mil dieciséis (2016), en el municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda. Comuníquese y publíquese Cúmplase Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L. CONTRALOR MUNICIPAL Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013
  • 9. Sección: Asunto: INTRODUCCIÓN: 9 La gestión administrativa para ser exitosa requiere de la planificación como mecanismo de diseño y evaluación de escenarios, que permita la toma de decisión informada, en la cual la incertidumbre tiende ser manejable. La previsión como forma de acción gerencial, es entonces un requisito imprescindible para el uso eficiente, eficaz, económico y transparente de los recursos, públicos y privados. Las compras o adquisiciones que permite la provisión de los insumos, los bienes y servicios, así como la ejecución de obras, es una tarea cotidiana, pero fundamental para el adecuado funcionamiento de las organizaciones. Esas compras deben realizarse, especialmente en la Administración Pública, buscando la preservación del patrimonio público, fortalecer la soberanía, afianzar el desarrollo del sector productivo y asegurar la trasparencia de ese proceso. Para todo ello se requiere contar con un Manual de Normas y Procedimiento que regule el proceso de contrataciones. En tal sentido, la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, procede a emitir el presente documentos, que permite regular sus procesos de contratación, de bienes, la prestación de servicios y ejecución de obras. Este Manual de Normas y Procedimiento de Contratación Publicas, se encuentra ajustado a lo establecido en la Ley de Contrataciones Pública vigente desde noviembre del año 2014. El Manual de Normas y Procedimientos para Contrataciones Pública de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, se encuentra ajustado a su realidad operativa y presupuestaria. Es por ello, que atiende a solo tres (3) modalidades de contratación: La Consulta de Precios, los Concursos Cerrados y la Contratación (Adjudicación) Directa con Exposición de Motivo. Son estas las modalidades utilizadas, debido al bajo presupuesto de la Contraloría Municipal, que hace imposible que la misma, por ahora, tenga capacidad de contratación que le exija aplicar otras modalidades distintas a la antes mencionada.
  • 10. Sección: Asunto: INTRODUCCIÓN: 10 En conclusión, este manual se divide en cuatro (2) grandes bloques, a saber: Capítulo I. Aspectos Generales del Manual, conformado por los objetivos y alcance del Manual, la base legal vigente, glosario y normas que orientan y rigen de manera general el proceso de Contrataciones Públicas. Capítulo II. Se describen los aspectos generales de las contrataciones públicas, especialmente el tema referente a la Comisión de Contrataciones, los expedientes de contrataciones y los procedimientos que debe ejecutar la mencionada Comisión. Capítulo III. En este apartado se trata el tema de las tres (3) modalidades de contratación regulada por el presente manual. Ellas son: Consulta de Precio, Concurso Cerrado y Contratación Directa. También aquí se trata el tema del Compromiso de Responsabilidad Social. Capítulo IV. Los órganos y entes contratantes deben rendir cuenta ante el Sistema Nacional de Contrataciones, lo cual es tratado en este capítulo, denominado “Rendición Ante Entes Externos” Por último, en la sección final se encuentran los formularios e instructivo que deben utilizarse en la ejecución del presente manual.
  • 11. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.1. Base Legal 11 El presente Manual se encuentra regido por un conjunto de Leyes, Reglamentos y demás instrumentos normativos, que permiten observar el Principio de Legalidad que orienta el quehacer la Administración Pública: Nombre del Instrumento Legal Nº G.O. Fecha de Publicación Constitución de la República Bolivariana de Venezuela 5.908 extraordinaria 19 de febrero de 2009 Código Civil de Venezuela 2.990 Extraordinaria 26 de junio de 1982 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas 6154 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos 6155 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular 6.148 Extraordinaria 18 de noviembre de 2014 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial del Decreto Con Rango, Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de Precios Justos 6.156 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público 6.154 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal 37.347 17 de diciembre del 2001
  • 12. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.1. Base Legal 12 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos 2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981 Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal 6013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010 Ley Contra la Corrupción 6.155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014 Ley Orgánica de la Administración Pública 6.147 Extraordinario 17 de noviembre de 2014 Ley de Infogobierno 40.274 17 de octubre de 2013 Ley de Simplificación de Trámites 40.548 26 de noviembre de 2014 Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas 37.148 28 de febrero de 2001 Reforma Parcial de la Resolución No. 4.524 de fecha 21 de marzo de 2006 del Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social por la cual se creó el Registro Nacional de Empresas y Establecimientos 40.064 04 de diciembre de 2012 Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. , Decreto 6.708 39.181 19 de mayo de 2009
  • 13. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.1. Base Legal 13 Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el sistema presupuestario 5.781 Extraordinaria 19 de agosto de 2005 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y del Sistema Nacional de Control Fiscal 39.240 12 de agosto de 2009
  • 14. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.2. Objetivo y Alcance 14 OBJETIVO Establecer los lineamientos y pasos necesarios para el manejo de las Contrataciones Públicas, por parte de la Dirección de Administración Integral y la Comisión de Contrataciones, de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, además de establecer las responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintos procedimientos y así procurar una gestión eficaz y efectiva de los mismos. ALCANCE El presente Manual está dirigido a la Dirección de Administración Integral, que funge como la Unidad Usuaria y Unidad Contratante y a los integrantes de la Comisión de Contrataciones de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, con competencia en materia de Contrataciones
  • 15. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 15 Con el propósito de precisar y determinar algunos aspectos, se establecen las siguientes Normas Generales atinentes a los procedimientos previstos en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 1. Los procedimientos de contrataciones pública ejecutado por la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, en cualquiera de sus modalidades, deben ser debidamente autorizadas, suficientemente documentadas y oportunamente registradas para poder justificar, identificar y analizar su naturaleza, finalidad y resultados 2. Por la evolución y antecedentes históricos de sus contrataciones, realidad presupuestaria y tamaño de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, el presente manual de normas y procedimientos regula solo las contrataciones públicas bajo las modalidades de CONSULTA DE PRECIOS, CONCURSO CERRADO y ADJUDICACIÓN DIRECTA CON EXPOSICIÓN DE MOTIVO. 3. La Selección de Contratistas, se deberá realizar de conformidad con los principios de economía, planificación, trasparencia, honestidad, eficacia, igualdad, competencia y publicidad previstos en los Artículo 141 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y Artículo 2 de la Ley de Contrataciones Públicas vigente. 4. Todas las contrataciones de bienes, servicios o ejecución de obras que realice la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, deben regirse obligatoria y exclusivamente por la Ley de Contrataciones Pública, su reglamento y por el presente manual de normas y procedimientos.
  • 16. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 16 5. Se prohíbe dividir en varios contratos la ejecución de una misma obra, la prestación de un servicio o la adquisición de un bien, con el objeto de disminuir la cuantía del mismo, y evadir u omitir normas, principios, modalidades de selección o requisitos establecidos en el presente manual y en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 6. La adquisición de BIENES MUEBLES E INMUEBLES, son responsabilidad de la Unidad de Bienes Públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Sin embargo, en virtud de la realidad presupuestaria de dicho órgano, la Dirección de Administración Integral, a la cual se encuentra adscrita la Unidad de Bienes Públicas, queda facultada para realizar todo el procedimiento de adquisición de esos bienes. 7. Se excluye de la aplicación del presente manual de normas y procedimientos las contrataciones que tengan por objeto atender las necesidades de servicios laborales; el arrendamiento de bienes inmuebles, inclusive el financiero y el patrocinio en materia deportiva, artística, literaria, científica o académica. Estas exclusiones no evitan de cumplir con lo establecido en las demás disposiciones que regulen la materia de contratación pública, a los fines de establecer garantías que aseguren el cumplimiento de las obligaciones contractuales y además promuevan la participación nacional. 8. La Dirección de Administración Integral, será la responsable de llevar a cabo todo lo concerniente al proceso de contrataciones de la Contraloría municipal. En ella será centralizado todas las tareas, actividades y procedimientos de las compras, adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios u obras.
  • 17. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 17 9. La Dirección de Administración Integral, en los procesos de contrataciones de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, debe aplicar los mecanismos de control interno, así como la verificación del cumplimiento de cada uno de los pasos del proceso administrativo. La omisión de esto constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en el Artículo 91 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 10. Por el tamaño de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, y las características de su presupuesto, se establece el criterio de centralización del proceso de contrataciones de este órgano de control, por lo cual la Unidad Usuaria y la Unidad Contratante, serán desempeñada por la Dirección de Administración Integral. 11. La Dirección de Administración Integral, por la propia realidad presupuestaria de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, es la responsable de la gestión presupuestaria y financiera, lo cual significa que en ella se maneja todo lo concerniente a los aspectos presupuestarios y financieros (Tesorería). 12. Las contrataciones de bienes, servicio o ejecución de obras deben ser planificadas, por lo cual las mismas deben estar prevista en el Plan Operativo Anual Institucional. Toda solicitud de contratación debe estar supeditado a ese plan, sin embargo será posible contratar, por razones de emergencia, necesidad imprevista u oportunidad administrativa bienes, servicios o ejecución de obras, siempre y cuando, lo autorice expresamente el Contralor o Contralora municipal, para lo cual será necesaria exposición de motivo emitido por la Unidad Usuaria, que siendo detallado, servirá de sustento para la toma de decisión.
  • 18. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 18 13. La Dirección de Administración Integral, será la encargada de elaborar la programación de compras anuales, que formará parte del Plan Operativo Anual de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, la cual debe ser informada al Sistema Nacional de Contrataciones, en los plazos y términos establecido en la Ley Especial que rige la materia. El incumplimiento de la presente norma acarreará las medidas establecidas en las Leyes. Para el diseño y elaboración del programa de compras, las distintas dependencias debe enviar al área encargada de su elaboración las premisas, proyecciones y estimados en función a los proyectos, programa o actividades que se estima ejecutar en el ejercicio económico fiscal siguiente. Estas previsiones deben entregarse antes del 15 de septiembre de cada año. 14. La Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, debe remitir al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), por medio de su página Web. en el último trimestre de cada año, la programación de las adquisiciones de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras que se proyecta contratar para el siguiente ejercicio fiscal, lo cual es estipulado en el Plan Operativo Anual de la Institución. En caso de ocurrir alguna modificación en el presupuesto que apruebe la Cámara Municipal de Eulalia Buroz, que afecta el plan original en materia de las previsiones de contratación, ello debe ser informado al SNC, dentro de los quince (15) días siguiente a la aprobación del presupuesto. 15. Dentro de los primeros quince (15) días continuo de cada trimestre, La Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz debe rendir información al Servicio Nacional de Contrataciones referente de las contrataciones
  • 19. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 19 realizadas en dicho trimestre. De esta rendición debe informar por escrito al Contralor o Contralora Municipal y al responsable de la Unidad de Auditoria Interna de la Contraloría Municipal, en un lapso no mayor de cinco (5) días continuos contados al momento de la remisión de la información al SNC. 16. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la Dirección de Administración Integral deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el PRESUPUESTO BASE indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial, determinación de las ventajas económicas y técnicas. 17. Todos procesos de contrataciones se inicia con la emisión de una requisición emitida por la Unidad Usuaria, la cual debe estar ajustada al Plan Operativo Anual y a la programación de compras. Dicha requisición debe ser suscrita por la Dirección de Administración Integral en la persona de su Director o Directora y aprobado por la Máxima Autoridad de la Institución. Por razones excepcionales, cuando sea necesaria realizar algunas compras imprevistas, la requisición debe estar acompañada de una exposición de motivo, elaborada por la Dirección de Administración Integral, suficientemente explicativa, la cual en todos los casos debe ser aprobada por la Máxima Autoridad. 18. En caso de la contratación de servicios de adiestramiento, el Contralor o Contralora municipal puede emitir la requisición o solicitud de la contratación del mismo, de acuerdo a la existencia de disponibilidad presupuestaria y financiera. Dicha requisición debe ser formalizada por medio de memorando u otro medio físico formal.
  • 20. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 20 19. Para iniciar cualquier proceso de contratación, debe existir disponibilidad presupuestaria y financiera, la cual debe ser certificada expresamente por la Dirección de Administración Integral, señalando las partidas presupuestarias involucradas. 20. La solicitud de inicio de los procesos de contratación, serán autorizados por el Contralor o Contralora Municipal, a través de la presentación de un PUNTO DE CUENTA, emitida por la Dirección de Administración Integral, en el que se justifique la modalidad de contratación seleccionado y se demuestre que existen los recursos necesarios para ejecutar el proceso. 21. La aprobación del inicio de los procesos de contratación debe constatarse por medio de la emisión de la respectiva “Acta de Inicio”. 22. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2.500 Unidades Tributarias (UT) deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias requeridas. 23. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrán ser efectuados a través de un contrato marco u orden de compra o servicio, según el caso. 24. Los potenciales oferentes para contratar con la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, deberán inscribirse en el Registro Nacional de Contratistas (RNC), en los términos y condiciones que establezca el Servicio Nacional de Contrataciones para tal fin, según lo establecido en el artículo 47 de la Ley Contrataciones Públicas, siendo imprescindible, además que se encuentre habilitados por el RNC. Para el cumplimiento de la presente
  • 21. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 21 norma, la Unidad Contratante debe verificar en la dirección Web del SNC la situación de cada potencial oferente, dejando constancia de los resultados de dicha consulta. 25. Se exceptúa de la norma anterior, en cuanto a la obligación de que los potenciales oferentes estén inscrito el Registro Nacional de Contratista, cuando los procedimientos de la contratación sea un monto igual o menor a doscientas (200) Unidades Tributarias. 26. Las notificaciones que deben realizar la Contraloría municipal a los potenciales oferentes, o, participante, deben ser efectuada de forma electrónica, siempre que el destinatario de la notificación hubiere previamente aceptado tal condición. En caso de ser imposible la notificación por la vía antes mencionada, lo cual debe ser justificado por razones técnicas, las notificaciones podrá realizarse aplicando lo establecido en la Ley de Procedimiento Administrativo. 27. Sólo podrán presentar su oferta económica, aquellas empresas que hayan sido invitadas a participar, en ningún caso, podrá participar una empresa que no haya sido invitada. 28. Todos los procesos de contrataciones, independientemente de su modalidad debe contener un Informe de Recomendación, emitido por la Unidad Contratante o la Comisión de Contracción Pública, según sea el caso. La misma debe contar con los siguientes elementos:  Identificación de los miembros de la Comisión, de ser el caso.  Modalidad de selección aplicada y su objeto.  Identificación de los participantes y de los oferentes.  Razones técnicas, económicas y financieras en la que se fundamenta la evaluación y la selección.  Aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico, de ser aplicable.
  • 22. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 22  Las motivaciones particulares de la selección cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicación no haya ofrecido el precio más bajo.  En caso de delegación de la revisión técnica, se incluirá el informe suscrito por los encargados.  Lugar y fecha del Informe, el cual será firmado por todos los miembros de la Comisión y el Secretario.  El voto salvado de algún miembro de la Comisión, si lo hubiere. 29. Para cada proceso de contratación pública que inicie la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, la Unidad Contratante deberá de forma inmediata crear los respectivos expedientes físicos a los que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas. En dichos expedientes deben guardarse todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban, generen o consideren en cada uno de los procesos de contratación. Dicho expediente debe ser resguardado por la Dirección de Administración Integral por un periodo de cinco (5) años. 30. Cada proceso de contratación tendrá un número de identificación único y exclusivo, el cual será suministrado por la Unidad Contratante. Dicha identificación debe señalarse en toda la documentación emanada del proceso de contratación. 31. En los procesos de contratación bajo las modalidades de Consulta de Precio o Concurso Cerrado, se adjudicará la contratación a la oferta que resulte con la primera opción, por el monto y cantidades de la oferta presentada, salvo que en el Pliego de Condiciones se indique la posibilidad de aumento o disminución de cantidades de bienes, servicio u obra, al momento de la adjudicación, siempre y cuando el aumento de estas se mantenga cuantitativamente dentro del rango que caracteriza la modalidad aplicada.
  • 23. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 23 32. Todo acto administrativo dictado por esta Contraloría Municipal en materia de contratación pública, podrá ser recurrido de conformidad con la Ley de Procedimiento Administrativo. 33. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz, podrá requerir todas las garantías descritas en la Ley de Contrataciones Públicas, sin embargo, cuando la contraloría por razones práctica, por el monto de las contrataciones, por la prohibición de pagos anticipados o por otras situaciones previstas en las condiciones de contratación deje de solicitar las garantía lo aclarará expresamente en un documento denominado “ACTA DE GARANTÍAS”, firmado y sellado por la Dirección de Administración Integral que formará parte del expediente de contrataciones. 34. Al finalizar el procedimiento de contratación, cualquiera sea su modalidad, por medio de la correspondiente emisión del “ACTA DE TERMINACIÓN”, debe ser remitido el expediente a la Unidad de Auditoria Interna (UAI), para que la misma efectúe el control posterior del proceso. Para ello la Dirección de Administración Integral contará con un plazo de diez (10) hábiles. La UAI, debe examinar el contenido del expediente de contratación, emitiendo su opinión, a través de informe, en un lapso que no debe superar los cinco (5) días hábiles desde la fecha de recepción, informando de los resultados al remitente, a quien debe devolver el expediente de contrataciones. De todo ello, se participará a la Máxima Autoridad de la Contraloría Municipal. 35. El desconocimiento de las normas y procedimientos contenidos en este manual no justifica su incumplimiento, por tal razón, será responsabilidad de la Dirección de Administración Integral, así como de los miembros de la Comisión de Contrataciones la lectura, análisis, aprendizaje y aplicación de dicho contenido. En cada inicio de proceso
  • 24. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 24 contratación deben los funcionarios involucrados releerlo y aplicarlo minuciosamente. La contratación que se intente realizar obviando algunos de los aspectos fundamentales establecido en el presente documento será responsabilidad de la Dirección de Administración Integral y de la Comisión de Contrataciones cuando ella intervenga en el procedimiento. 36. Cuando intervenga en cualquiera de los procesos de Contratación Pública, la Comisión de Contratación Pública de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz y con ella existan reuniones de trabajo, las mismas deben generar Actas en las cuales se deberá mencionar la Unidad Usuaria, es decir la unidad que solicita el proceso de Contratación, que en este caso es la Dirección de Administración Integral, además identificar a los miembros de la Comisión de Contrataciones y al secretario (a) de la Comisión: Nombre y Apellido, Cédula de Identidad y el carácter con que actúa y la misma debe ser suscrito por todos los presentes en la reunión y archivados en el expediente inherente al proceso de contratación. 37. Las actividades especiales que pudieran ser ejecutada en cualquiera de las modalidades de contratación pueden estar respaldadas con los siguientes instrumentos documentarles:  Auto de incorporación de aclaratorias.  Auto de prórroga de oferta.  Auto motivado para ampliación de lapso en modalidades de contratación.  Acta de recepción de documentos.  Acta de apertura y verificación de documentos.  Acto motivado de descalificación de oferentes o rechazo de oferta.  Acto motivado de suspensión de procedimiento.
  • 25. CAPÍTULO I:: Asunto: ASPECTOS GENERALES: 1.3. Normas Generales 25  Acto motivado de apertura de nuevo proceso.  Acto motivado de adjudicación a segunda o tercera opción.  Acto motivado de nulidad del otorgamiento de la adjudicación.  Acto motivado de declaratoria de desierta de la modalidad de contratación.  Acta de firma de contrato. Cualquier otra actividad especial debe contar con auto o acta, según sea el caso, además de otros documentos que respalden las operaciones y ofrezcan transparencia al proceso
  • 26. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1. De las Actividades Previas del Proceso de Contratación 26 Objetivos Establecer los mecanismos, acciones y tareas necesarias para iniciar cualquier proceso de contratación, cumplimiento con las actividades previas exigidas por la Ley de Contrataciones Pública. Unidades Involucradas  Dirección de Administración Integral que funge como Unidad Usuaria y Unidad Contratante.  Comisión de Contrataciones Públicas.  Despacho del Contralor o Contralora municipal. Normas Específicas Para iniciar el proceso de contratación, debe contarse con la autorización expresa del Contralor o Contralora municipal. Todo proceso que sea iniciado sin esta formalidad es nulo y acarrea sanciones administrativas para la Unidad Contratante. 1. La Dirección de Administración Integral de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, debe efectuar las ACTIVIDADES PREVIAS necesarias para llevar a cabo el proceso de contratación, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas. 2. Para iniciar cualquier proceso de contratación publicas tendente a la adquisición de bienes, servicios o ejecución de obras, debe existir previamente la emisión un Punto de Cuenta, suscrito por la Dirección Administración Integral y aprobado por la Máxima Autoridad de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, el cual debe tener anexo la
  • 27. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1. De las Actividades Previas del Proceso de Contratación 27 correspondiente requisición, emitido y suscrito también por la mencionada dependencia administrativa. 3. Para llevar a cabo cualquier proceso de contratación publicas tendente a la adquisición de bienes, servicios o ejecución de obras, debe existir disponibilidad presupuestaria y financiera, las cuales deben ser certificado por escrito por la Unidad Usuaria, que para el caso de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz es la misma Dirección de Administración Integral. 4. La Unidad Contratante de acuerdo al monto estimado de la contratación debe determinar el tipo de modalidad utilizada en el proceso de contratación. Para el caso estipulado son, CONSULTA DE PRECIO, CONCURSO CERRADO y la ADJUDICACIÓN DIRECTA CON EXPOSICIÓN DE MOTIVO. 5. La Unidad Contratante, representada por la Dirección de Administración Integral, será el responsable de elaborar los siguientes documentos: - Acta de Inicio, - Las invitaciones, - Las solicitudes de ofertas, - Análisis de las mismas, - Preparación de órdenes de compras o servicios u contratos, - Informe de recomendaciones - Formar el expediente.
  • 28. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1. De las Actividades Previas del Proceso de Contratación 28 6. Una vez autorizada el inicio del proceso de contratación, la Unidad Contratante debe elaborar el PLIEGO DE CONDICIONES, que es el documento donde se establecen las reglas básicas, requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades de selección de contratistas. Para ello debe cumplirse con lo exigido en la Ley de Contrataciones Públicas, en sus artículos 65 y 66. 7. Por las características de las contrataciones y por el monto de las mismas, la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, establece como norma, en los casos de Consulta de Precio exclusivamente, que el Pliego de Condiciones puede ser remitido con la invitación, en la cual se estipulará las condiciones generales de la contratación. 8. Debe obligarse a los oferentes a sostener sus ofertas durante el lapso indicado en el pliego de condiciones o condiciones de la contratación. Por tanto, en el pliego de condiciones debe expresarse como requisito, por ejemplo: “SE REQUIERE QUE MANTENGA SU OFERTA POR EL LAPSO DE XX DÍAS”. 9. La Unidad Contratante debe preparar el PRESUPUESTO BASE de la contratación, cuyo monto total incluyendo los tributos, será informado a los participantes en el Pliego de Condiciones o en las condiciones de contratación y podrá mantenerse en reserva su estructura de costos, ello según el artículo 59 de la Ley de Contrataciones Pública. 10. En la elaboración del presupuesto base los contratantes, deben considerar las
  • 29. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1. De las Actividades Previas del Proceso de Contratación 29 regulaciones existentes para los precios, en materiales o insumos establecidas en la Ley que regula la materia de precios justos y demás disposiciones relacionadas. El presupuesto base deberá formar parte del Pliego de Condiciones o condiciones de la contratación y podrá establecerse como criterio para el rechazo de las ofertas. 11. En la modalidad de Contratación Directa, con Exposición de Motivo, la Contraloría del municipio Eulalia Buroz preparará las condiciones de la contratación, la cual formará parte del contrato que se formalice y se incorporará al expediente. 12. La Unidad Contratante, debe anexar al oficio de solicitud, que remite al Contralor o Contralora municipal, el Punto de Cuenta y el formato de requerimiento de los bienes, servicios o ejecución de obra que justifiquen el gasto. Elaborando además el presupuesto base. 13. Cuando por alguna razón un primer procedimiento de contratación sea declarado desierto, se procederá a ejecutar un nuevo procedimiento con las mismas condiciones originales, invitando a otros potenciales oferentes. En caso de resultar nuevamente desierto el procedimiento, se efectuará a la aplicación de la modalidad de contratación por adjudicación directa con exposición de motivo.
  • 30. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 30 De las actividades previas RESPONSABLE ACCIÓN La Dirección de Administración Integral 1. La Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, revisa el Plan Operativo Anual, así como la programación de compra y verifica la necesidad de adquirir un bien, un servicio o ejecución de obra, tomando en cuenta la ejecución física y financiera de cada trimestre. 2. La mencionada dependencia, que funge como Unidad Solicitante y Contratante, al mismo tiempo, revisa el presupuesto aprobado del ejercicio en curso, verificando saldos disponibles en las partidas presupuestarias correspondientes. 3. Elabora requisición el cual incluye las especificadores técnica de los bienes o servicios. 4. La Unidad de Presupuesto Base, cuya responsabilidad recae sobre la o el titular de la Dirección de Administración Integral, ELABORA EL PRESUPUESTO BASE, ajustado a las necesidades de bienes, servicios o ejecución de obras. Para ello, en los caso de
  • 31. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 31 La Dirección de Administración Integral adquisición de bienes o servicios, efectúa un estudio de mercado o análisis de oferta de productos o servicios similares. Para los casos de ejecución de obras, debes elaborar, además un proyecto de obra. Para el estudio de mercado o análisis de oferta, puede consultarse el internet, solicitar varias cotizaciones o efectuar consultas telefónicas. 5. Con el presupuesto base elaborado, revisa las cuentas bancarias de operaciones de la Contraloría Municipal, verifica el flujo de caja, las cuentas por pagar, los cheques en tránsito y otras transacciones que puedan afectar la disponibilidad financiera de la Institución, con el propósito de DETERMINAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA. 6. De existir suficiente disponibilidad presupuestaria y financiera, la Dirección de Administración Integral elabora “ACTA DE CERTIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD”, en la cual informa la existencia de disponibilidad presupuestaria y financiera. Esta acta debe estar firmada y sellada. En caso de no existir disponibilidad
  • 32. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 32 La Dirección de Administración Integral informa al Contralor o Contralora municipal, para tomar decisiones al respecto. 7. En caso de existir disponibilidad presupuestaria y financiera, elabora PUNTO DE CUENTA y un (1) oficio original con dos (2) copias, dirigido al Contralor o Contralora municipal, solicitándole la autorización para el inicio del proceso de contratación pública, indicando modalidad, monto total de presupuesto base, monto de la disponibilidad presupuestaria y financiera, señalando las partidas del presupuesto afectada y el monto de cada una de ellas. Los oficios deben llevar anexo, punto de cuenta, el presupuesto base, el acta de certificación presupuestaria y financiera y del requerimiento. 8. Se envía oficio al Contralor o Contralora municipal, en original y dos (2) copias. El original formará parte del expediente de contrataciones, una copia la guardará el Contralor o Contralora y la otra la guardará el encargado de la dependencia administrativa en su carpeta de oficios y memorandos emitidos.
  • 33. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 33 Contralor o Contralora municipal 9. Recibe original y las dos (2) copias del oficio emitido por la Dirección de Administración Integral. Firma y sella los tres (3), colocando día y hora, reteniendo una copia y entregando el original y una (1) copia para ser enviado el remitente. La Dirección de Administración Integral 10. Recibe el documento original y una (1) copia firmado y sellado por el Contralor o Contralora municipal. Guarda en expediente de contrataciones. Contralor o Contralora municipal 11. Revisa el oficio de solicitud de inicio de procedimiento de contratación pública. Verifica punto de cuenta, requisición, acta de disponibilidad presupuestaria y financiera, así como el presupuesto base. 12. Emite, firma y sella oficio dirigido a la Dirección de Administración Integral, en original y dos (2) copias, informando sobre la decisión, la cual puede ser de aprobación o rechazo. En caso de aprobación se autoriza inicio de proceso de contratación. El Contralor o Contralora municipal, puede en esta instancia
  • 34. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 34 ordenar modificaciones al presupuesto base, en cuanto a las cantidades de los bienes o servicios que requieren adquirir o cualquier otro aspecto. En caso de ser negada la solicitud, el Contralor o Contralora, emite oficio motivado girando las instrucciones del caso. 13. Se remite a la Dirección de Administración Integral el oficio en original y una (1) copia. El oficio original debe tener anexo punto de cuenta, acta de certificación de disponibilidad presupuestaria y financiera, requisición y presupuesto base aprobado por el Contralor o Contralora municipal, siendo el mismo firmado y sellado. 14. Por otra parte, se debe entregar una (1) copia, sin anexos, del oficio emitido en el punto 12, al responsable de la Unidad de Auditoria Interna (UAI), para su información. Unidad de Auditoría Interna 15. Recibe copia del oficio emitido por el Contralor o Contralora municipal, acusando recibo del mismo. 16. El Auditor o Auditora Interno procede a guardar copia, la cual debe ser utilizada como
  • 35. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 35 insumo de su planificación. La Dirección de Administración Integral 17. Recibe original, con los documentos anexos y una (1) copia de oficio emitido por el Contralor o Contralora municipal, firmados y sellados Firma y sella la copia del oficio como acuse de recibo y preserva el original y sus anexos, que formará parte de expediente de contratación. 18. Envía acuse de recibo al Despacho del Contralor o Contralora Municipal. 19. En caso de ser aprobado el inicio del procedimiento, efectúa los trámites necesarios, de acuerdo a la Ley de Contrataciones Públicas, para la adquisición de los bienes, servicios o contratación de obras. En caso de ser negado inicio de proceso de contratación debe analizar razones de ello y tomar las medidas pertinentes para corregir situación. 20. Al iniciarse el proceso de proceso de contratación, debe ser generado un número de expediente de Contratación y un número de control de contrato. 21. Recibe copias de oficios remitidos con el acuse
  • 36. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 36 Contralor o Contralora municipal de recibo tanto de la Dirección de Administración Integral como de la UAI. 22. Guarda oficio para su control. La Dirección de Administración Integral 20. Para el inicio del proceso de contratación la Unidad Contratante debe elaborar PLIEGO DE CONDICIONES, según los lineamientos establecidos en el artículo 66 de la Ley de Contrataciones Públicas. El PLIEGO DE CONDICIONES debe contener los siguientes aspecto, cuando por la naturaleza de la contratación sean aplicable: • La documentación legal del participante, necesaria para la calificación y evaluación establecidas la Ley de Contrataciones Pública, cuando ello por el monto sea aplicable. • Monto del presupuesto base. • Características de los bienes a adquirir, los servicios a prestar o las obras a ejecutar con listas de cantidades, servicios conexos y planos, si fuere el caso. • Especificaciones técnicas detalladas de los bienes a adquirir o a incorporar en la obra,
  • 37. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 37 los servicios a prestar, según sea el caso y sin hacer referencia a determinada marca o nombre comercial. Si se trata de adquisición de repuestos o servicios a ser aplicados a activos de la Contraloría Municipal, podrá hacerse mención de ésta, siempre señalando que pueden cotizarse otras con características similares certificadas por el fabricante. Cuando existan reglamentaciones técnicas obligatorias, éstas serán exigidas como parte de las especificaciones técnicas. • Idioma de las manifestaciones de voluntad y ofertas, plazo y lugar para presentarlas, así como su tiempo mínimo de validez. • Moneda de las ofertas y su conversión a moneda nacional. • Lapso y lugar en que los participantes podrán solicitar aclaratorias del pliego de condiciones a la Unidad Contratante. • Autoridad competente para responder aclaratorias, modificar el pliego de condiciones y notificar decisiones en el procedimiento. • La obligación de que el oferente indique
  • 38. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 38 en su oferta la dirección, así como el correo electrónico donde se le harán las notificaciones pertinentes. • Declaración jurada del conocimiento del sitio. • La forma en que se corregirán los errores aritméticos o disparidades en montos en que se incurra en las ofertas. • Criterios de calificación, su ponderación y la forma en que se cuantificarán dichos criterios. • Matriz de evaluación para determinar el puntaje de la oferta, su ponderación y la forma en que se cuantificarán el precio y los demás factores definidos como criterios de evaluación. • Criterios que permitan la preferencia en calificación y puntaje adicional en la evaluación a oferentes constituidos con iniciativa local en el área donde se va a ejecutar la actividad objeto de la contratación. • Establecimiento del compromiso de responsabilidad social. • Proyecto de contrato que se suscribirá con el beneficiario de la adjudicación.
  • 39. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 39 • Normas, métodos y pruebas que se emplearán para determinar si los bienes, servicios u obras, una vez ejecutados, se ajustan a las especificaciones definidas. • Forma, plazo y condiciones de entrega de los bienes, ejecución de obras o prestación de servicios objeto de la contratación. • Condiciones y requisitos de las garantías que se exigen con ocasión del contrato. • Modelos de manifestación de voluntad, oferta y garantías. • Declaración jurada de no tener obligaciones exigibles con la Contraloría Municipal. • Declaración jurada de no contar dentro de su conformación y organización, con personas naturales que participen como socios, miembros o administradores de alguna empresa, sociedad o agrupación que se encuentre inhabilitada conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas. En caso contrario, declarará el compromiso de subsanar tal situación en un plazo que será fijado en atención a las condiciones de la contratación.
  • 40. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.1.1 Procedimientos (Actividades Previas del Proceso de Contratación) 40 • Cualquier otra condición que sea necesaria a los fines de la contratación. NOTA: La selección de contratista para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras que se realicen mediante consulta de precios, podrán desarrollarse sin la elaboración de un pliego de condiciones cuando las características de los bienes y servicio lo permitan; no obstante, las invitaciones para participar deben contener lo siguiente: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, CONDICIONES DE ENTREGA O EJECUCIÓN, VALIDEZ DE LA OFERTA, LAPSO Y LUGAR PARA SOLICITAR LAS ACLARATORIAS, LAPSO DE ENTREGA DE LA OFERTA Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN, ASÍ MISMO, EN CASO QUE APLIQUE EL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. 21. Una realizada las actividades previas se inicia el proceso de contratación pública por la modalidad de concurso cerrado, consulta de precios, o de ser un caso excepcional por adjudicación directa.
  • 41. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.2. De la elaboración del Presupuesto Base 41 Objetivos Establecer los mecanismos para la elaboración del PRESUPUESTO BASE. Unidades Involucradas  Dirección de Administración Integral.  Unidad de Presupuesto Base. Normas Específicas 1.- El Presupuesto base es la estimación que se genera por las especificaciones técnicas requeridas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes o la prestación de servicios. 2.- Debe existir una Unidad especializada en la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, responsable de la elaboración del Presupuesto Base. Dicha dependencia se encuentra adscrita a la Dirección de Administración Integral. El Presupuesto Base debe estar firmado y sellado por quien lo elaboró y quién lo valida, esto último es responsabilidad del Director o Directora de la Dirección de Administración Integral. 3.- El Presupuesto Base será informado a los potenciales oferentes y es parte del pliego de condiciones o condiciones de contratación. 4.- Para elaborar el Presupuesto Base, en el caso de Bienes y Servicios es posible utilizar cualquiera de las siguientes alternativas metodológica:  Solicitud y recepción de tres (3) presupuesto a igual número de proveedores. Dicho requerimiento puede ser hecho vía Fax, Correo Electrónico o directamente en la ubicación física de los mismos. Debe quedar evidencia de
  • 42. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.2. De la elaboración del Presupuesto Base 42 esos presupuestos. En esta instancia, no es necesario que las empresas consultadas estén inscrita en el registro Nacional de Contratista. Ello es necesario para la contratación propiamente dicha.  Consulta por Internet, para lo cual debe quedar evidencia de las direcciones web (Link) consultados, fechas de las consultas, nombre del proveedor, así como el número de Registro de Información Fiscal (RIF), emitido por el Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT).  Consulta de precios vía telefónica tres (3) proveedores, para lo cual se emite un listado contentivo del nombre de los consultados, RIF, número de teléfono, persona contacto, dirección del proveedor. 5.- Para elaborar el Presupuesto Base, en el caso de ejecución de Obras debe contarse con el proyecto de obra, los planos de las obras-cantidades y Análisis de Precios Unitarios (APU) de manos de obra, materiales y equipos.
  • 43. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.2.1. Del Procedimientos Para la Elaboración del Presupuesto Base 43 RESPONSABLE ACCIÓN Dirección de Administración Integral (Unidad de Presupuesto Base) Dirección de Administración Integral -Director (a) 1.- Recibe Requisición en la cual se describe las especificaciones del bien, servicio u obra. 2.- Analiza el contenido de la Requisición, verificando los rubros necesitados, la cantidad y las características de los mismos. 3.- Decide que método de consulta utilizará. Lo aplica. 4.- Recibe información de los proveedores, verifica precios. 5.- Con los precios recibidos establece un promedio (Precio Promedio). 6.- Elabora el Presupuesto Base, colocando cantidad de bien o servicio a contratar, precio promedio, descripción, subtotal y total del presupuesto. 7.- Firma y sella Presupuesto Base. Entrega a la Directora o Director de Administración Integral para su revisión y validación. 8.- Recibe Presupuesto Base y lo revisa. De estar de acuerdo firma y sella. En caso contrario devuelve para que corrijan. 9.- Incorpora al procedimiento de Actividades Previas y al Expediente de Contrataciones.
  • 44. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.3. De los Números de Control Utilizados en los Procedimientos de Contrataciones 44 Objetivos Establecer la manera por la cual se asignan los distintos números de control requerido durante la ejecución de los procedimientos de contratación. Unidades Involucradas Dirección de Administración Integral que funge como Unidad Usuaria y Unidad Contratante Normas Específicas 1. Todo proceso de contratación pública, autorizada su apertura en cualquiera de sus modalidades, debe tener asignado su correspondiente expediente de contratación, el cual debe contar con un número de control. 2. Los números de control de la contratación debe ser distinto al número del contrato asociado al proceso. 3. El formato utilizado para establecer el número de control de la contratación es el siguiente: CMEB-XX-00X-XX-XXXX, en donde los dos (2) primeros dígitos es la abreviación de tipo de modalidad, los siguientes tres (3) es el correlativo del proceso de contratación, los siguientes dos (2) dígito es el número del mes en el cual se inicia el proceso; los posteriores cuatro (4) guarismos es el año el cual inicia la contratación. Por ejemplo: CMEB-CP-004-08-2015; significa una consulta de precio, es el cuarto procedimiento de ese tipo en el año, se inició en el mes de agosto, en el año 2015. 4. CP, es consulta de precio, CC, es concurso cerrado y AD, es adjudicación directa. Los meses van desde el número 01 hasta el 12, en donde 01 es enero, 02 febrero y así sucesivamente. 5. El formato utilizado para número de control de los contratos es como sigue: CMEB-C-XX-00X-XX-XXXX, en donde “C” se refiere a contrato y el resto de los
  • 45. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.3. De los Números de Control Utilizados en los Procedimientos de Contrataciones 45 componentes son similares a lo señalado en el punto 3. Cada contrato se encuentra asociado a un proceso de contratación específico. Por ejemplo, el expediente Nº CMEB-AD-001-10-2015, tiene un contrato Nº CMEB-C-AD-001-10-2015 6. El número de control de la contratación, con el cual se identifica el expediente, debe ser utilizado en todos los oficios emitidos una vez aprobado el inicio del proceso de contratación. 7. El Punto de cuenta posee una numeración particular, la cual se explica a continuación: El formato debe ser PC-C-XX-XX-XXXX, en donde, PC es punto de cuenta, C es contratación, XX es tipo de modalidad de la contratación (CP-CC-AD); XX es el correlativo del procedimiento de contratación (ejemplo 03 significa la tercera contratación del año correspondiente) y los último cuatro digito es el año el cual se efectúa el punto de cuenta. Todos los subgrupos se separar por medio de un guion (-). Por ejemplo: PC-C-CP-04-2016, es el punto de cuenta emitido para solicitar autorización para iniciar el procedimiento de contratación por consulta de precio, el cuarto del año 2016.
  • 46. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.3.1. Procedimientos de los números de control utilizados en los procedimientos de Contrataciones Públicas 46 RESPONSABLE ACCIÓN La Dirección de Administración Integral 1. Recibe o elabora requisición, por lo cual emite los documentos pertinentes, incluyendo el punto de cuenta, al cual le asigna la numeración correspondiente, según sección anterior. 2. Al recibir autorización por parte del Contralor o Contralora municipal para que inicie proceso de contrataciones, emite el número de contracción correspondiente, el cual será de control del expediente de contrataciones y de los demás documentos que se emitan a partir de ese momento, tanto interno como externo. 3. Al elaborar el contrato, debe identificarlo con el número de control que corresponda a esa categoría.
  • 47. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones 47 Objetivos Establecer las funciones que debe ejecutar la Comisión de Contrataciones Públicas de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Unidades Involucradas  Dirección de Administración Integral que funge cono Unidad Usuaria y Unidad Contratante.  Comisión de Contrataciones Públicas. Normas Específicas 1.- La COMISIÓN DE CONTRATACIONES PÚBLICAS de la Contraloría municipal tiene carácter permanente y está integrada por un número impar de miembros principales con sus suplentes de calificada competencia profesional y reconocida honestidad, designados por el Contralor o Contralora municipal preferentemente entre los empleados o funcionarios de este Órgano de Control Fiscal, quienes son solidariamente responsables con la máxima autoridad, por las recomendaciones que se presenten y sean aprobadas. 2.- La creación y conformación de las Comisión de Contrataciones Públicas de la Contraloría Municipal, debe ser publicado en la Gaceta Municipal, del municipio Eulalia Buroz. 3.- Las designaciones de los miembros de las comisiones de contrataciones, se realizaran a título personal y deberán ser notificadas al servicio nacional de contrataciones dentro de los cinco días siguientes, una vez dictados el acto. De ello debe informar en su oportunidad la Dirección de Administración Integral al Contralor o Contralora
  • 48. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones 48 Municipal para los efectos del cumplimiento de esta norma. 4.- En la Comisión de Contrataciones Públicas, estarán representadas las áreas jurídica, técnica y económico financiera; e igualmente se designara un secretario con un suplente, con derecho a voz, mas no a voto. Los miembros de las comisiones de contrataciones, deberán certificarse en materia de contrataciones públicas por ante el Servicio Nacional de Contrataciones. 5.- La Comisión de Contrataciones Públicas de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, tendrá las siguientes atribuciones:  Emitir recomendaciones sobre los asuntos sometidos a su consideración e incluidos en las agendas de reuniones.  Solicitar al Contralor o Contralora municipal, la designación del sustituto, cuando se produzca la falta absoluta de algún miembro principal de la comisión.  Convocar el suplente en caso de falta accidental o temporal del miembro principal.  Velar porque los procedimientos de contratación se realicen de conformidad con lo establecido en la legislación vigente que rige la materia, cuando ello fuere aplicable, y con la normativa interna de cada órgano o ente contratante.  Verificar la vigencia de la certificación de la calificación de los oferentes en el registro nacional de contratistas, en contrataciones cuyo monto estimado sea superior a cuatro mil unidades tributarias (4.000 U.T) para bienes y servicios, y cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.) para ejecución de obras.  Considerar y emitir recomendaciones sobre el régimen legal aplicable, la estrategia de contratación adoptada, especificaciones técnicas y condiciones de la contratación, la modalidad de selección del contratista, parámetros,
  • 49. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones 49 ponderaciones y criterios de selección de oferentes y evaluación de ofertas, el compromiso de responsabilidad social, y sobre cualquier otra propuesta que le presente la unidad contratante.  Recibir, abrir, analizar, los documentos relativos a la calificación de los oferentes; examinar, evaluar y comparar las ofertas recibidas, a cuyo efecto podrá designar o hacer que la unidad usuaria o unidad contratante proponga grupos de evaluación interdisciplinarios, o recomendar la contratación de asesoría externa especializada en caso que la complejidad del objeto de la contratación lo requiera.  Descalificar oferentes o rechazar ofertas, conformidad a lo establecido en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, en el pliego de condiciones, o en las condiciones de la contratación.  Decidir los recursos de reconsideración interpuestos por los oferentes en contra de las decisiones de descalificación en concurso abiertos.  Considerar y aprobar los informes de recomendación por Consulta de Precios cuyo monto exceda las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.) para adquisición de bienes y prestación de servicios y cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.) para ejecución de obras, previamente a su presentación al Contralor o Contralora Municipal.  Aprobar los informes de recomendaciones en consultas de precios, que deriven de un concurso cerrado que haya sido declarado desierto, o en las contrataciones efectuadas en el marco de planes excepcionales que por su cuantía superen las cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.) para la adquisición de bienes, diez mil unidades tributaria (10.000) para prestación de servicios y veinte mil unidades tributarias (20.000 U.T.) para la ejecución de obras.
  • 50. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones 50  Determinar, visto el informe del grupo evaluador, las ofertas que en forma integral, resulten más favorables a los intereses de la Contraloría municipal; todo ello de conformidad con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, emitiendo la recomendación siguiente.  Opinar acerca del acto motivado que se someta al Contralor o Contralora municipal, para proceder por Contratación Directa como modalidad excepcional de selección de Contratista, en especial las razones que justifican el uso de dicha modalidad, el fundamento legal, la contratista seleccionada y las ventajas estratégicas, operacionales o administrativas para dicha selección.  Opinar sobre la propuesta de modificaciones en los contratos, cuya adjudicación fue recomendada por la comisión de contrataciones conforme a lo establecido en el presente Manual de Normas y Procedimientos para las Contrataciones Públicas.  Opinar sobre las variaciones en los precios establecidos en el contrato, cuya adjudicación fue recomendada por la Comisión de Contrataciones, siempre que estas superen el diez por ciento (10%) del monto original del contrato.  Opinar sobre paralización en la presentación de servicios y la ejecución de obras, que afecte el desarrollo del proyecto o el periodo contractual, en un lapso mayor de veinte días continuos a partir de la paralización.  Aprobar el cierre del contrato en el suministro de bienes, prestación de servicios y la ejecución de obras de contrataciones que hayan sido recomendadas por la comisión.  Aprobar la evaluación de desempeño del contratista, en el suministro de bienes, prestación de servicios y la ejecución de obras de contrataciones que hayan sido recomendadas por la comisión, antes de su envió al servicio nacional de contrataciones.
  • 51. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones 51  Remitir a la Unidad de Auditoria Interna de la Contraloría Municipal los casos o hechos que puedan generar Responsabilidad Administrativa.  Presentar el informe de gestión al culminar las actividades como miembros de la comisión de contrataciones, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la designación de la nueva comisión. Este informe debe ser presentado igualmente cuando se trate del cese de las funciones de alguno de sus miembros.  Las demás que se menciona expresamente en el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, las cuales no hayan sido aquí mencionadas.  Ejercer cualquier otra que le señale el Contralor o Contralora municipal y las demás que se establezcan en el presente Manual de Normas y Procedimientos de Contrataciones Públicas. 6.- La Comisión de Contrataciones Públicas, se constituye válidamente con la presencia de la mayoría de los miembros que representen las tres áreas que la conforman, sus decisiones y recomendaciones serán tomadas con el voto favorable de la mayoría. 7.- La Comisión de Contrataciones Pública de la Contraloría municipal contará con un Secretario o Secretaria, que tendrá las siguientes atribuciones:  Convocar las reuniones, coordinar y conducir los actos de la comisión de Contrataciones Pública de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.  Elaborar las actas de la Comisión de Contrataciones.  Consolidar el informe de calificación y recomendación.  Apoyar en la elaboración de los pliegos de condiciones, modificaciones y aclaratorias.  Preparar la documentación a ser emitida por la Comisión de Contrataciones y suscribirla cuando así haya sido facultado.  Mantener el archivo de los expedientes manejados por la comisión.
  • 52. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones 52  Apoyar a los miembros de la comisión en las actividades que le son encomendadas.  Certificar las copias de los documentos originales que reposan en los archivos de la comisión.  Informe al Servicio Nacional de Contrataciones sobre el desarrollo de los procesos de contrataciones en los cuales participe.  Cualquier otra que le sea asignada por el Contralor o Contralora municipal. 8.- Los miembros de las Comisión de Contrataciones Públicas, así como aquellas personas que por cualquier motivo intervengan en las actuaciones de la comisión, deberán guardar debida reserva de la documentación presentada, así como, de los informes, opiniones y deliberaciones que se realicen con ocasión de cualquier procedimiento de contratación. 9.- Los miembros y los representantes que conformen la Comisión de Contrataciones Púbicas, deben inhibirse del conocimiento de los asuntos cuya competencia les atribuye la ley de contrataciones públicas, cuando:  Personalmente, o bien su conyugue o algún pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad tengan interés en el procedimiento.  Tengan amistad íntima o enemistad manifiesta con cualquiera de las personas interesadas que intervengan en el procedimiento.  Hayan intervenido como testigo o peritos en el procedimiento en que participan, o si como funcionarios hubieren manifestado previamente su opinión en el mismo, de modo que pudiera prejuzgar la resolución del asunto, o, tratándose de un recurso administrativo, que hubieren resuelto o intervenido en la decisión del acto que se impugna. Quedan a salvo los casos de revocación de oficios y de la decisión del Recurso de Reconsideración.
  • 53. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones 53  Tengan relación de servicios o de subordinación con cualquiera de los directamente interesados en el asunto. 10.- El miembro de la Comisión de Contrataciones Pública que disienta de alguna decisión, lo manifestará en el mismo acto, y deberán en un (1) día hábil siguiente, consignar por escrito las razones de su disentimiento, que se anexarán al expediente. 11.- Son causas de falta de cualquiera de los miembros de la Comisión de Contrataciones Pública:  La muerte o incapacidad absoluta y permanente.  El despido o destitución.  El retiro, la renuncia, la jubilación, la remoción o la situación de disponibilidad, salvo que de conformidad con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico, El Contralor o Contralora municipal decida su permanencia como miembro de la comisión. 12.- Son causas de falta temporal de cualquiera de los miembros de la Comisión de Contrataciones Pública:  El disfrute de vacaciones, reposos médicos, permisos, licencias y ausencias debidamente justificadas que no excedan de dos (2) meses o cuando la misma sea durante el tiempo previsto, dentro de los lapsos de ejecución de ley, de una modalidad de selección de contratista determinada. Para este último caso, en el número de actos que deban darse conforme a la ley de contrataciones públicas en un proceso específico, se dará cumplimiento.  La suspensión como consecuencia del trámite de un procedimiento disciplinario.
  • 54. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4. De la Comisión de Contrataciones 54  Mientras dure el trámite de la inhibición de algún miembro de la Comisión de Contrataciones.
  • 55. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.1 De la Comisión de Contrataciones: Del Expediente de Contratación 55 Según lo establece el Artículo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas: 1.- Los expedientes generados de las distintas modalidades de contratación deben contener los siguientes documentos: ▪ Solicitud o requerimiento de la Unidad Usuaria o requirente, que para los efecto del presente manual es la Dirección de Administración Integral. ▪ Documento Punto de Cuenta, por medio del cual el Contralor o Contralor Municipal autorizan el inicio del procedimiento de Contratación Pública. ▪ Documento que autoriza el inicio del procedimiento o ACTA DE INICIO de la modalidad a aplicar. ▪ Presupuesto Base. ▪ Planos y Cómputos Métricos (en caso de obras). ▪ Disponibilidad Presupuestaria ▪ Pliego de Condiciones o condiciones de la contratación. ▪ Actos Motivados. ▪ Llamado o Invitación a los participantes. ▪ Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere. ▪ Acta de recepción de los documentos para calificación u Ofertas. ▪ Ofertas recibidas. ▪ Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria de desierta. ▪ Documento de Adjudicación.
  • 56. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.1 De la Comisión de Contrataciones: Del Expediente de Contratación 56 ▪ Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si fuere el caso. ▪ Contrato generado por la adjudicación. ▪ Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección aplicado. Así mismo, en la ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO se deben incorporar los documentos que se relacionen con: ▪ Garantías ▪ Actas de inicio, suspensión, terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso. ▪ Documentos relacionados con modificación de los contratos, si fuere el caso. ▪ Formularios para el pago o valuaciones. ▪ Aprobaciones de pago. ▪ Pagos realizados. ▪ Finiquito ▪ Liberación de garantías. ▪ Evaluación de actuación o desempeño del contratista. ▪ Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior. 2. LOS EXPEDIENTES NO SOMETIDOS A LA COMISIÓN DE CONTRATACIONES: (consulta de precios inferiores a 2.500 UT para Adquisición de Bienes o Prestación de Servicios e inferiores a 10.000 UT para la Ejecución de Obras), las Unidades Usuarias o Unidades Contratantes, que como se ha señalado es la misma Dirección de Administración Integral, debe formar,
  • 57. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.1 De la Comisión de Contrataciones: Del Expediente de Contratación 57 sustanciar y llevar el expediente correspondiente a cada uno de los procedimientos de Selección de Contratistas para las contrataciones de bienes, servicios u obras. El expediente debe contener la solicitud, recepción, análisis de las Ofertas e Informe de Recomendación. Según lo establecido en el Artículo 33 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. 3. Los documentos del expediente de contratación deben estar debidamente foliados. 4. Este expediente de contratación deberá ser archivado, por la Dirección de Administración Integral y por la Comisión de Contrataciones (cuando aplique el caso), manteniendo su integridad durante al menos cinco (5) años después de ejecutada la contratación. 5. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación, excepto los declarados confidenciales, debe realizarse durante el horario de atención al público de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, previa solicitud por escrito del proveedor participante, con al menos dos (2) días hábiles de anticipación, la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia. 6. Declarada desierta la modalidad de Concurso Cerrado, podrá procederse por Consulta de Precio. Si la modalidad declarada desierta fuera una Consulta de Precios se podrá proceder a la aplicación de la modalidad de Adjudicación Directa con Exposición de Motivo, previa aprobación del Contralor o Contralora Municipal y respetando las condiciones originales establecidas para los procesos fallidos.
  • 58. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la Comisión de Contrataciones 58 RESPONSABLE ACCIÓN Dirección de Administración Integral Comisión de Contrataciones Pública Dirección de Administración Integral Comisión de Contrataciones Pública 1- Recibe aprobación del Contralor o Contralora municipal de aprobación de inicio de proceso de contratación 2- Solicita mediante oficio que se reúna la Comisión de Contrataciones, el cual se debe llevar copia del oficio emitido por el Contralor o Contralora Municipal, anexando Presupuesto Base para su revisión, análisis y aprobación de los miembros de la contratación. 3- Recibe oficio de solicitud de reunión 4- Establece la reunión en agenda, donde se especifica, día, hora y otros detalles para dar inicio a las reuniones a fin de concretar el proceso de contratación. 5- Emite oficio dirigido a la Dirección de Administración Integral, informando los aspectos relevantes de la reunión. Este documento es suscrito por el Secretario de la Comisión. 6- Recibe oficio con la confirmación de la reunión. 7- Elabora el PLIEGO DE CONDICIONES, el cual será el documento que rige para las modalidades de
  • 59. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la Comisión de Contrataciones 59 Comisión de Contrataciones Pública selección de contratista. El pliego de Condiciones debe contener por lo menos los siguientes elementos:  La documentación legal del participante, necesaria para la calificación y evaluación  en las modalidades previstas en la Ley de Contrataciones Públicas.  Los bienes a adquirir, los servicios a prestar o las obras a ejecutar con listas de cantidades, servicios conexos y planos, si fuere el caso.  Especificaciones Técnicas detalladas de los bienes a adquirir (sin hacer referencia a marca comercial) o a incorporar en la obra, los servicios a prestar, según sea el caso.  Idioma de las manifestaciones de voluntad y Ofertas, plazo y lugar para presentarlas, así como su tiempo mínimo de validez.  Moneda de las Ofertas y tipos de conversión a una moneda común.  Lapso y lugar en que las empresas participantes podrán solicitar aclaratorias del pliego de condiciones a la Comisión de Contrataciones.  Autoridad competente para responder aclaratorias, modificar el pliego de condiciones y notificar decisiones en el procedimiento.  La obligación de que las empresas participantes indiquen en su Oferta la dirección del lugar donde se le harán las notificaciones pertinentes.
  • 60. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la Comisión de Contrataciones 60 Comisión de Contrataciones Pública  Fecha, lugar y mecanismo para la recepción y apertura de las manifestaciones de voluntad y Ofertas en las modalidades indicadas en la Ley de Contrataciones Públicas.  La forma en que se corregirán los errores aritméticos o disparidades en montos que se incurra en las Ofertas.  Criterios de calificación, su ponderación y la forma en que se cuantificarán dichos criterios.  Criterios de evaluación, su ponderación y la forma en que se cuantificarán el precio y los demás factores definidos como criterios.  Criterios que permitan la preferencia en calificación y evaluación a oferentes constituidos con iniciativa local en el área donde se va a ejecutar la actividad objeto de la contratación.  Establecimiento del Compromiso de Responsabilidad Social.  Proyecto de contrato que se suscribirá con el beneficiario de la adjudicación.  Normas, métodos y pruebas que se emplearán para determinar si los bienes, servicios u obras, una vez ejecutados, se ajustan a las especificaciones definidas.  Forma, plazo y condiciones de entrega de los bienes, ejecución de obras o prestación de servicios objeto de la contratación, así como de los servicios conexos que el contratista debe prestar como parte del contrato.  Condiciones y requisitos de las garantías que se exigen con ocasión del contrato.
  • 61. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la Comisión de Contrataciones 61 Comisión de Contrataciones Pública  Modelo de manifestación de voluntad, Oferta y garantías. 8- Los miembros de la Comisión de Contrataciones Públicas asisten a la reunión, tratándose los siguientes aspectos:  Ajuste del cronograma estimado.  Revisión del Pliego de Condiciones y demás instrumentos de acuerdo a la modalidad de contratación.  Coordinación de actividades. 9- Conforma el expediente de la contratación, el cual debe contener: ▪ Solicitud de la Unidad Usuaria. ▪ Documento o Punto de Cuenta que autoriza el inicio del procedimiento. ▪ Acta de Inicio de la modalidad a aplicar. ▪ Presupuesto Base. ▪ Planos y Cómputos Métricos (en caso de obras). ▪ Disponibilidad Presupuestaria. ▪ Pliego de Condiciones o condiciones de la contratación. ▪ Actos Motivados. ▪ Invitación a los participantes (en caso de Concurso Cerrado). ▪ Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere. ▪ Acta de recepción de los documentos para calificación u Ofertas.
  • 62. CAPÍTULO II:: Asunto: CONTRATACIONES PÚBLICAS: 2.4.2 Procedimientos de la Comisión de Contrataciones 62 Comisión de Contrataciones Pública ▪ Ofertas recibidas. ▪ Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria de desierta. ▪ Documento de Adjudicación. ▪ Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si fuere el caso. ▪ Contrato generado por la adjudicación. ▪ Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección aplicado. 10. Realiza la revisión de toda la documentación.  En el caso de realizar ajustes al Pliego de Condiciones, ajusta el Pliego de Condiciones y levanta Acta especificando los puntos tratados.  En el caso de no realizar ajustes al Pliego de Condiciones, prepara inicio del procedimiento que corresponda según el tipo de contratación y levanta acta de cada reunión, especificando los puntos tratados.
  • 63. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 63 Objetivo Normar los procesos inherentes a la modalidad de contratación en la cual se requiere la consulta de precio de por lo menos tres (3) proveedores. Unidades Involucradas  Dirección de Administración Integral que funge cono Unidad Usuaria y Unidad Contratante.  Unidad de Auditoría Interna  Despacho del Contralor o Contralora municipal. Norma especificas 1. Para todas las modalidades de Selección de Contratista prevista en la Ley de Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la Unidad Contratante deberá efectuar actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado en la mencionada Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con: la programación presupuestaria o plan operativo anual, especificaciones técnicas, determinación de las ventajas económicas y técnicas de la contratación, la previsión en la programación anual de compras, y si es aplicable, modelo de contrato. 2. Todos los potenciales oferentes que formen parte del proceso de contratación en la modalidad de consulta de precios deben estar inscrito en el Registro Nacional de Contratista (RNC) (Salvo lo previsto en el numeral 25 de las Normas Generales del Capítulo I, del presente manual), por lo cual la Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, debe acceder a la base de datos de RNC
  • 64. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 64 y verificar esa condición, cuya evidencia será formalizada por medio de la impresión de los resultados obtenidos en el RNC. 3. La Unidad Contratante deberá contar con la debida disponibilidad presupuestaria y financiera, certificada por la Dirección de Administración Integral, la cual debe emitirse ante de iniciar cualquier proceso de contratación, todo ello con el propósito de cumplir con lo establecido en el artículo 38 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 4. Para proceder a contratar la adquisición bienes, servicios o ejecución de obra por medio de la modalidad de consulta de precio, debe tenerse en cuenta lo siguiente, según el artículo 96 de la Ley de Contrataciones Públicas:  En el caso de adquisición de bienes, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T).  En el caso de prestación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta diez mil unidades tributarias (10.000 U.T).  En el caso de ejecución de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 U.T).  La Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, atendiendo a la naturaleza de la obra, bien o servicio, procurará la contratación de los oferentes de la localidad, dando preferencia a la participación de pequeños y medianos actores económicos, siempre y cuando se encuentra inscrito en el Sistema Nacional de Contratista, y aparezcan en la base de datos de la institución encargada de llevar el control del registro nacional de contratista. 5. En la modalidad de Consulta de Precios, la Dirección de Administración Integral tiene la responsabilidad de coordinar las actividades previas a la contratación, seleccionar los participantes, efectuar las invitaciones, recibir las ofertas y preparar el informe de
  • 65. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 65 recomendación para la adjudicación. Sin embargo, en los procedimientos que por su cuantía superen las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.), para la adquisición de bienes o prestación de servicios y diez mil unidades tributarias (10.000 U.T.), para la ejecución de obras, deberá someter el expediente estructurado a la Comisión de Contrataciones para su conformación, la cual debe proceder inmediatamente respetando los plazos establecido en el procedimiento 6. Las invitaciones a ser enviadas a los proveedores participantes, deben contener las condiciones generales de la contratación, es decir, las especificaciones técnicas, condiciones de entrega o de ejecución, tiempo de validez de la oferta, lapso y lugar para solicitar las aclaratorias, lapso de entrega de las ofertas y los criterios de evaluación de las mismas. 7. La Unidad Contratante, deberá solicitar, a por lo menos tres (3) proveedores, igual cantidad de presupuestos u oferta, sin embargo se podrá otorgar la adjudicación si se hubiere recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los intereses del contratante, de acuerdo a lo establecido en el artículo 97 de la Ley de Contrataciones Públicas. 8. Para efectuar las solicitudes de ofertas, a por lo menos tres (3) proveedores, la Unidad Contratante, puede, preferentemente, enviar los requerimientos a través del correo electrónico de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. También es posible la entrega de forma directa de las solicitudes en las sedes físicas de los proveedores, cuando ello sea conveniente, o, excepcionalmente pudiera remitir las invitaciones por medio del uso de Fax. En todo caso, debe quedar evidencia documental suficiente que la Unidad Contratante realizó el proceso de consulta, siendo necesario contar con la constancia de los envíos y recepción de las invitaciones. En el expediente se incorpora solo la oferta original del beneficiario.
  • 66. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 66 9. La Contraloría municipal, en las consultas de precios de bienes y servicios que por sus características lo permitan, podrán utilizar el procedimiento de subasta inversa electrónica, siempre y cuando lo señalen en las condiciones de la contratación. Los oferentes presentarán oferta económica que podrá ser mejorada mediante la realización de ofertas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por ésta, la última presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta. 10. Se debe emitir el Acta de Inicio, que debe incluir, por lo menos, la siguiente información: a. Descripción del objeto de la contratación y número del procedimiento. b. Monto estimado de la contratación. c. Verificación de la situación legal de las empresas. d. Empresas seleccionadas con indicación de Nivel Estimado de Contratación y Calificación Financiera. e. Razones técnicas que fundamentaron la escogencia de las empresas participantes. f. Cronograma de ejecución de la modalidad de selección. g. Firma del acta por parte de la Dirección de Administración Integral. 11. La Contraloría municipal deberá realizar las acciones pertinentes para la evaluación de las ofertas, emisión del informe de recomendación, adjudicación y notificación de los resultados en los procedimientos de Consulta de Precios que no podrá ser mayor de los lapsos indicados a continuación: ocho (8) días para adquisición de bienes, nueve (9) días para la prestación de servicios y diez (10) días para la ejecución de obras. 12. Para el proceso de consulta de precios se establecen el cumplimiento de los siguientes plazos, que deben expresarse por escrito en la invitación a los potenciales oferentes:
  • 67. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 67 PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Para la recepción de oferta, de parte de quienes manifiesten su intención de participar, se requiere que transcurran cuatro (4) días hábiles contados desde la fecha que le enviaron de las invitaciones, no pudiendo recibirse antes. Las solicitudes de aclaratorias deben recibirse al día hábil siguiente (1er día hábil) del envío de invitaciones. La respuesta a esas aclaratorias debe efectuarse a los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de aclaratoria (o, dicho de otra forma: al 3er día hábil de enviadas las invitaciones). En el cuarto (4to) días hábil transcurrido desde el envío de las invitaciones, se debe recibir la ofertas. Luego de recibir las ofertas, la Dirección de Administración integral tiene dos (2) días hábiles para evaluar las ofertas y emitir el informe de recomendación, que debe ser enviado al Contralor o Contralora municipal, quien a su vez tiene un (1) día hábil para adjudicación o declarar desierto el procedimiento de contratación. Posteriormente, al día hábil siguiente de la adjudicación, debe ser notificado el adjudicado. A partir del día de la notificación, el adjudicado tiene cinco (5) días hábiles para consignar las garantías si las mismas fueron requeridas. Se estima que para la recepción de los bienes, la firma del contrato y del Acta de Cierre, así como la realización del pago, debe ocurrir en un plazo no mayor de ocho (8) días hábiles a la notificación. Se considera que entre la invitación y la notificación transcurra un máximo de ocho (8) días hábiles. Entre el inicio del procedimiento y el plazo máximo de firma de contrato y del Acta de Cierre, recepción de los bienes y el pago, se estima que transcurra un máximo de dieciséis (16) días hábiles.
  • 68. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 68 PARA ADQUISICIÓN DE SERVICIOS Para la recepción de oferta, de parte de quienes manifiesten su intención de participar, se requiere que transcurran cinco (5) días hábiles contados desde la fecha que le enviaron de las invitaciones, no pudiendo recibirse antes. Las solicitudes de aclaratorias deben recibirse al día hábil siguiente (1er día hábil) del envío de invitaciones. La respuesta a esas aclaratorias debe efectuarse a los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud de aclaratoria (o, dicho de otra forma: al 4to día hábil de enviadas las invitaciones). En el quinto (5to) días hábil transcurrido desde el envío de las invitaciones, se debe recibir la ofertas. Luego de recibir las ofertas, la Dirección de Administración integral tiene dos (2) días hábiles para evaluar las ofertas y emitir el informe de recomendación, que debe ser enviado al Contralor o Contralora municipal, quien a su vez tiene un (1) día hábil para adjudicación o declarar desierto el procedimiento de contratación. Posteriormente, al día hábil siguiente de la adjudicación, debe ser notificado el adjudicado. A partir del día de la notificación, el adjudicado tiene cinco (5) días hábiles para consignar las garantías si las mismas fueron requeridas. Se estima que para la recepción de los bienes, la firma del contrato y del Acta de Cierre, así como la realización del pago, debe ocurrir en un plazo no mayor de ocho (8) días hábiles a la notificación. Se prevé que entre la invitación y la notificación transcurra un máximo de nueve (9) días hábiles. Entre el inicio del procedimiento y el plazo máximo de firma de contrato y del Acta de Cierre, recepción de los bienes y el pago, se estima que transcurra un máximo de diecisiete (17) días hábiles.
  • 69. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 69 PARA EJECUCIÓN DE OBRAS Para la recepción de oferta, de parte de quienes manifiesten su intención de participar, se requiere que transcurran seis (6) días hábiles contados desde la fecha que le enviaron de las invitaciones, no pudiendo recibirse antes. Las solicitudes de aclaratorias deben recibirse al día hábil siguiente (1er día hábil) del envío de invitaciones. La respuesta a esas aclaratorias debe efectuarse a los cuatro (4) días hábiles siguientes a la solicitud de aclaratoria (o, dicho de otra forma: al 5to día hábil de enviadas las invitaciones). En el sexto (6to) días hábil transcurrido desde el envío de las invitaciones, se debe recibir la ofertas. Luego de recibir las ofertas, la Dirección de Administración integral tiene cuatro (4) días hábiles para evaluar las ofertas y emitir el informe de recomendación, que debe ser enviado al Contralor o Contralora municipal, quien a su vez tiene dos (2) día hábil para adjudicación o declarar desierto el procedimiento de contratación. Posteriormente, dentro de los dos (2) día hábil siguiente de la adjudicación, debe ser notificado el adjudicado. A partir del día de la notificación, el adjudicado tiene cinco (5) días hábiles para consignar las garantías si las mismas fueron requeridas. Se estima que para la recepción de los bienes, la firma del contrato y del Acta de Cierre, así como la realización del pago, debe ocurrir en un plazo no mayor de ocho (8) días hábiles a la notificación. Se espera que entre la invitación y la notificación transcurra un máximo de catorce (14) días hábiles. Entre el inicio del procedimiento y el plazo máximo de firma de contrato y del Acta de Cierre, recepción de los bienes y
  • 70. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 70 el pago, se estima que transcurra un máximo de veinticinco (25) días hábiles. 13. El análisis de las ofertas, que corresponde a la comparación de las condiciones ofrecidas por cada uno de los oferentes, debe arrojar como resultados la selección de aquella oferta cuyas condiciones sean la más convenientes para los intereses de la Contraloría Municipal. Este análisis debe generar UN INFORME emitido por la Unidad Contratante, el cual debe formar parte del expediente de contratación 14. La Unidad Contratante deberá elaborar el informe de recomendación que se someterá al Contralor o Contralora municipal para su aprobación. Adicionalmente, debe estructurar el expediente de contratación que debe contener lo siguiente: Requisición que dio inicio al proceso de contratación de bienes, servicio o ejecución de obras. Presupuesto Base. Certificado de disponibilidad presupuestaria financiera. Punto de cuenta. Pliego de condiciones. Solvencia Laboral vigente, a nombre de otro órgano o ente del Estado Venezolano, a los efectos de agilizar dicho proceso, y en caso de resultar seleccionado a nombre de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz y consignar la misma para el momento de la firma del contrato. Será una solvencia anual por todos los contratos, convenios o acuerdos que se pretenda suscribir Inscripción en el Registro Nacional de Contratista. Acta de inicio del procedimiento. Constancias de las invitaciones y solicitud de oferta efectuadas a los proveedores. Copia simple de la recepción de al menos tres (3) invitaciones.
  • 71. CAPÍTULO III:: Asunto: MODALIDAD DE 3.1. Consulta de Precios CONTRATACIONES: 71 Análisis de la Oferta y su respectivo informe. Informe de Recomendación. Acta de selección de contratista. Oficio de adjudicación de oferta, suscrito por la Máxima Autoridad. Contrato generado por la adjudicación. Copia de orden de compra o servicios certificada por la Máxima Autoridad Copia de orden de pago certificada por la Máxima Autoridad Copia de vaucher de pago y cheque certificado por el Contralor o Contralora municipal. Nota de entrega (verificada por quién recibe el bien o servicio). Control perceptivo al momento de recibir el bien, o servicio. Factura, verificada por la Unidad Contratante, la cual debe cumplir con todas las especificaciones legales. Acta de inicio de la Obra (en el caso que corresponda). Valuaciones de la obra. Acta final o de terminación. Fianza de anticipo cuando ello aplique. Compromiso de Responsabilidad Social cuando aplique. Demás documentos que se generen durante la contratación. 15. La Unidad Contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para la Ejecución de Obras con la siguiente documentación: ▪ Punto de Cuenta. ▪ Solicitud de Ejecución de Obras con sus anexos. ▪ Disponibilidad Presupuestaria.