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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DEL ALMACÉN
Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-04-2016 de fecha 17-10-2016
Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 047-2016
Sección: Asunto:
CONTENIDO:
Página 3
- RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
- INTRODUCCIÓN
- ASPECTOS GENERALES
- Base Normativa
- Objetivo y Alcance
- Normas Generales
- ASPECTOS ESPECÍFICOS
- Del Catálogo de Productos
- Del Sistema de Control de las existencias
- Del Procedimiento: Registro de Entrada de Materiales, Útiles de Oficina y
Demás Insumos
- Del Procedimiento: Solicitud de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos
- GLOSARIO DE TÉRMINOS
- ANEXOS
- Modelos y Formatos
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
Página 5
RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 047-2016
JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN
CONTRALOR MUNICIPAL
El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad,
titular de la Cedula de Identidad número 10.093.866, en su carácter de Contralor Municipal
del municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según consta
en Acta de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013 emitida
por el Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en Gaceta
Municipal Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales
conferidas en el artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,
en concordancia a lo tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica
del Poder Público Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3 y
44 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal; a tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de
Procedimientos Administrativos y concatenado a lo establecido en el artículo 6 del
Reglamento Interno de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz.
CONSIDERANDO
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder
Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y
administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar,
realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la
sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto
de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de
gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades
organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza
con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de
gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa
que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han
sido asignados en un determinado ejercicio fiscal.
CONSIDERANDO
Que es potestad del Contralor del Municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía
orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la
optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando
los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se
ejecutan en esta Contraloría Municipal.
CONSIDERANDO
Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que
comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, cuyo
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
Página 6
propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la
observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y
metas de esta Contraloría Municipal.
CONSIDERANDO
Que los materiales de oficina y de limpieza, los suministros y demás insumos, necesarios
para permitir la operatividad de la Contraloría Municipal, representa una erogación
importante, cuya correcta gestión debe ser asegurado por medio de la implantación de un
sistema de control interno eficiente. Por lo cual deben establecerse normas y
procedimientos que regulen el manejo, seguimiento y control de las existencias que se
resguardan en el Almacén de la institución.
CONSIDERANDO
Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los
procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo el su
objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y
procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del
Municipio Eulalia Buroz.”
RESUELVE
PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DEL ALMACÉN de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, presentado
por la Dirección de Administración Integral de este órgano de control fiscal externo, a
través del Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-004-2016 de fecha 17 de octubre de 2016.
SEGUNDO: El referido manual desarrolla las normas y los procedimientos que debe llevar
a cabo la Dirección de Administración Integral con el propósito de la correcta gestión del
Almacén de existencia de los materiales y suministros de oficina y demás insumos,
necesarios para asegurar la operatividad de la institución.
TERCERO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL
ALMACÉN aprobado en este acto, consta del siguiente contenido:
- RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
- INTRODUCCIÓN
- ASPECTOS GENERALES
- Base Normativa
- Objetivo y Alcance
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
Página 7
- Normas Generales
- ASPECTOS ESPECÍFICOS
- Del Catálogo de Productos
- Del Sistema de Control de las existencias
- Del Procedimiento: Registro de Entrada de Materiales, Útiles de Oficina y
Demás Insumos
- Del Procedimiento: Solicitud de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos
- GLOSARIO DE TÉRMINOS
- ANEXOS
- Modelos y Formatos
CUARTO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL
ALMACÉN DE LA CONTRALORIA DEL MUNICIPIO EULALIA BUROZ tendrá
vigencia a partir de la presente fecha.
QUINTO: Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría
del Municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en el mencionado Manual.
Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los veinticuatro (24) día
del mes de octubre del año dos mil dieciséis (2016), en el Municipio Eulalia Buroz,
Mamporal del estado Bolivariano de Miranda.
Comuníquese y publíquese
Cúmplase
Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L.
CONTRALOR MUNICIPAL
Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz
Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en
Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013
Sección: Asunto:
INTRODUCCIÓN:
Página 8
Uno de los elementos más importante para el cumplimiento de las operaciones
normales de cualquier institución son la materiales, suministro e insumos. De ellos se
depende en muchas oportunidades para llevar cabo cualquier tarea, actividad,
procedimiento o proceso. Por tanto su control en cuanto a sus costos, cantidades de
existencia, preservación y uso, son factores claves de éxito.
La adquisición de materiales, suministros e insumos, resulta costoso para la
institución, que por su característica posee un reducido presupuesto. Ello exige que se
establezcan los instrumentos necesarios para el control, manejo, resguardo, protección y
uso de los mismos. Es fundamental contar con una base normativa que indique cómo,
cuándo y qué hacer para que el manejo de los inventarios de corto plazo de la Contraloría
Municipal sea óptimo, minimizando los riesgos operacionales asociados a ellos.
El presente manual de normas y procedimiento de gestión del Almacén de la
Contraloría del Municipio Eulalia Buroz tiene como objetivo establecer los mecanismos de
control interno que permita la administración eficiente, eficaz y transparente de los
inventarios de corto plazo de la institución. En tal sentido se han establecido un conjunto de
criterios normativos que regularán este importante tema operativo.
Este documento consta de tres secciones: Un aspecto general, en el cual se
establecen la base normativa, el objetivo y alcance el manual y las normas generales como
tal. El aspecto especifico, se dedica a los elementos puntuales, como lo son el desarrollo de
los procedimientos claves del área de Almacén y otros asuntos de interés. Por último existe
el apartado anexo en el cual se incluyen los formularios y formatos que debe utilizar tanto
los usuarios como el área de Almacén.
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: BASE NORMATIVA
Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha
Página 9
1 Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela
5.908 extraordinaria 19 febrero de 2009
2 Ley Orgánica de
Procedimientos
Administrativos
2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981
3 Ley de Reforma Parcial de la
Ley Orgánica de la
Contraloría General de la
República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal
6013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010
4 Ley Contra la Corrupción 6.155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014
5 Ley de Simplificación de
Trámites
40.548 26 de noviembre de 2014
6 Reglamento de la Ley
Orgánica de la Contraloría
General de la República, y
del Sistema Nacional de
Control Fiscal
Nro. 39.240 12 de agosto de 2009
7 Reglamento Interno de la
Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz (Modificación)
Resolución C.M.E.B. Nº
036-2016.
16 de agosto de 2016
8 Resolución Organizativa Nº 3 Resolución C.M.E.B. Nº
049-2015
28 de diciembre de 2015
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: OBJETIVO Y ALCANCE
Página 10
OBJETIVO
Establecer los mecanismos que regulen
los procedimientos para la gestión del
Almacén de la Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz, que permita, además, el
manejo eficiente, eficaz y transparente de
los productos e insumos que la institución
requiere para asegurar sus operaciones
cotidianas. Haciendo posible la
implantación de un sistema de control
interno que haga viable el logro de los
objetivos institucionales en materia de la
administración de las existencias de los
inventarios de corto plazo.
ALCANCE
Este Manual de Normas y Procedimientos
se encuentra dirigido especialmente a los
servidores y servidoras que integran la
Dirección de Administración Integral
de la Contraloría del Municipio Eulalia
Buroz en cuanto a la gestión óptima del
inventarios de materiales e insumos
utilizados en la operaciones de la
institución, pero también abarca al resto
del personal del mencionado órgano de
control fiscal municipal, quienes son los
usuario del Almacén, por lo cual deben
conocer la normativa que rige al mismo.
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 11
La gestión del Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz se regirá por las
siguientes normas generales:
1. La Dirección de Administración Integral será la responsable de forma exclusiva del
manejo, control, seguimiento y actualización tanto de las unidades físicas, como de la
gestión de la información que emane producto de la administración del Almacén de la
Contraloría Municipal.
2. La Dirección de Administración Integral contará con un espacio físico seguro,
protegido y de acceso limitado en donde resguardará Materiales, Útiles de Oficina y
demás Insumos necesarios para la operación continua de la Contraloría Municipal.
3. Todos los documentos que emita el Almacén de la Contraloría Municipal deben estar
firmado y sellados tanto por el encargado o encargada del mismo, como por el Director
o Directora de Administración Integral, quienes son los responsable de dicha área. De
existir documentos que emita el área de Almacén sin las respectivas firmas y sellos,
será el Director o Directora Integral quien asuma cualquier consecuencia
administrativa de cualquier error, omisión, daño o pérdida de producto.
4. Ninguna dependencia de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz podrá almacenar
materiales de oficina, de limpieza y demás insumos, más allá de lo estrictamente
necesario para atender sus necesidades cotidianas.
5. La Dirección de Administración Integral designará mediante oficio a un funcionario o
funcionarios de su adscripción para la gestión de los materiales, útiles de oficina e
insumos adquiridos por la mencionada dependencia de gestión, así como del resguardo
y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas que conforman
la Institución. Del mencionado oficio una copia debe ser remitido al Contralor o
Contralora Municipal.
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 12
6. El Contralor o Contralora Municipal ratificará mediante Resolución emitida a tal fin al
funcionario o funcionaría adscrito a la Dirección de Administración Integral que será
responsable del manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta de los
materiales de oficina, de limpieza y demás insumos que son resguardados en el
Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz.
7. El funcionario o funcionaria designado para el manejo, control, seguimiento,
actualización y rendición de cuenta de los materiales de oficina, de limpieza y demás
insumos debe recibir, a través de memorando, un ejemplar del presente Manual, el cual
será de estricto cumplimento.
8. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de materiales,
deberá ser consultado y aprobado por el Director o Directora de Administración
Integral.
9. La Dirección de Administración Integral deberá mantener actualizado el Catálogo de
materiales de oficina, de limpieza y demás insumos requerido para su funcionamiento.
10. La Dirección de Administración Integral deberá enviar el CATÁLOGO DE
MATERIALES DE OFICINA, DE LIMPIEZA Y DEMÁS INSUMOS a las
diferentes dependencias de la Contraloría Municipal.
11. Es obligatorio que todas las dependencias de la Contraloría Municipal, que necesiten
de insumos para su funcionamiento lo soliciten al Almacén, a través de una requisición
de materiales y suministros. Por tanto, se prohíbe expresamente entregar materiales
de oficina, de limpieza y demás insumos previamente a la entrega y aprobación de la
respectiva requisición. Esta condición es aplicable a todos los niveles funcionarial,
incluyendo a la máxima autoridad.
12. Toda Solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberá tramitarse,
únicamente, con el formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 13
DAI-AL-01). En este formulario solo podrá requerirse hasta un máximo de cinco (5)
tipo distinto de materiales, por dependencia.
13. El formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-DAI-AL-01), se
emitirá en original y una copia. El original será resguardado por la Dirección de
Administración Integral y la copia se entregará a la Dependencia solicitante de los
materiales. Dichos documentos debe estar debidamente firmados y sellados.
14. Toda Solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberá contener
como mínimo:
- Fecha de la Solicitud
- Nombre de la Unidad Solicitante.
- Código de la unidad y del material solicitado.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.
- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.
- Nombre de la persona que recibirá el material.
15. Los materiales de oficina, de limpieza y demás insumos serán despachadas en el orden
de llegada y en un lapso no mayor de dos (2) días hábiles. La Dirección de
Administración Integral deberá entregar los materiales de materiales de oficina, de
limpieza y demás insumos, por medio de una nota de entrega denominado
“COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” (Forma CMEB-DAI-AL-
02), el cual debe estar firmado por quien recibe los materiales, quien procesó la
solicitud y por quien autoriza la entrega, que para todos los casos será el Director o
Directora de Administración Integral.
16. Al “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”, debe anexársele el
formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-DAI-AL-01), que
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 14
originó la entrega de materiales. Tanto el comprobante mencionado, como su anexo
debe guardarse permanentemente en una carpeta habilitada a tal fin. Dicho documentos
se utilizará para el registro contable, así como para el control posterior que debe llevar
a cabo la Unidad de Auditoría Interna o el propio Contralor o Contralora Municipal,
por quien este designe en su oportunidad.
17. La persona responsable de la Dirección de Administración Integral no despachará
materiales, útiles de oficina y demás Insumos, si no se ha recibido la correspondiente
solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos.
18. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la unidad
solicitante.
19. Las unidades deberán realizar la solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás
insumos de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén General, tiempo
después de su recepción.
20. El o la Responsable del manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta
del Almacén llevará el registro histórico de cada uno de los artículos, señalando la
descripción del artículo y su código respectivo. El Director o Directora de
Administración Integral, o quien él o ella designe por escrito, verificará
semanalmente el cumplimiento de esta norma.
21. Todo despacho de Materiales, Útiles de Oficina y demás Insumos se registrará en el
LIBRO DE DESPACHO, que debe ser creado para tal fin. El Director o Directora de
Administración Integral, o quien ella designe por escrito, verificará semanalmente el
correcto llenado de este libro.
22. El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá:
- Número de la Solicitud.
- Nombre de la Unidad Solicitante.
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 15
- Nombre del Solicitante
- Fecha de despacho.
- Firma del responsable del Almacén
- Firma del Solicitante
23. Todo ingreso y salida de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos serán
registrados en el sistema informático de inventario que posea la Contraloría Municipal.
En caso de no contar con un programa informático, deberá llevarse un sistema manual
de “KARDEX”, que son tarjeta u hojas de registro de entrada y salida de materiales,
que se lleva, una por cada material.
24. La devolución de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos por las unidades
solicitante deberá estar respaldada por una comunicación, en la cual se detallará el
motivo y el material objeto de la devolución.
25. La Dirección de Administración Integral sólo aceptará devoluciones de materiales de
oficina, de limpieza y demás insumos en buen estado y de uso vigente.
26. Las devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberán
realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la
recepción del pedido por la unidad solicitante.
27. Las devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos por falta de
uso, deberán realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la
solicitud.
28. La Dirección de Administración Integral debe guardar los soportes necesarios para
justificar los movimientos mensuales que ocurren en el Almacén (entradas, salidas,
reintegro o devoluciones). Dichos documentos deben estar debidamente ordenado de
forma cronológica y disponible para su control posterior.
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 16
29. La Dirección de Administración Integral deberá llevar un listado actualizado, en el cual
se indique el código de todos los productos que existen en el Almacén general de la
Contraloría Municipal, el nombre de esos productos, la cantidad o saldo actualizado de
los productos existente, el precio de esos productos y el costo total de los mismos.
30. El mencionado listado debe ser entregado al Contralor o Contralora Municipal en los
primeros tres (3) hábiles iniciales de cada mes. Sin embargo, el Contralor o Contralora
Municipal podrá solicitar ese listado cuando lo crea conveniente. Una copia de ese
listado de existencia general del Almacén deber ser guardado por la Dirección de
Administración Integral. Otra de las copias debe remitirse a la Unidad de Auditoría
Interna de la Contraloría Municipal-
31. EL SALDO DE EXISTENCIA DE MATERIALES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS DEBEN ESTAR CONSTANTEMENTE CONCILIADO. ES DECIR,
LOS REGISTROS DE ENTRADAS DE MATERIALES Y LA SALIDA DE LOS
MISMOS, SU SALDO, DEBE SER IGUAL A LA EXISTENCIA FÍSICA DE
ESOS MATERIALES E INSUMOS.
32. Al inicio de cada semestre, es decir en ENERO y JULIO de cada año, se debe hacer
un conteo físico de los materiales que se guardan en el Almacén. La existencia física de
esos materiales debe coincidir con los registros de entradas y salidas de materiales
ocurridos en el semestre correspondiente. En tal sentido, la Dirección de
Administración Integral debe llevar los registros y poseer los suficientes documentos
probatorios que permita hacerle seguimiento a la gestión de los inventarios de los
materiales de oficina y demás insumos.
33. El conteo físico lo hará la Unidad de Auditoria Interna, o en su defecto un auditor o
auditora de la Contraloría Municipal, en presencia de un representante de la Dirección
de Administración Integral. De dicha actividad se generará un informe o acta que debe
ser entregado al Contralor o Contralor Municipal, en los primero diez (10) días hábiles
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 17
de cada semestre. En el mencionado documento debe indicarse expresamente si el
conteo físico determinó que los registro llevados por la Dirección de Administración
Integral son fidedigno, o si hubo, por el contrario una diferencia. El referido informe o
acta debe estar firmado y sellado por los participante de la actividad de conteo físico de
los materiales e insumos que reposan en el Almacén.
34. El saldo de los materiales y demás insumos debe cuadrar con las entradas y salidas de
cada periodo. Para ello debe tener a la disposición para su verificación los soportes
documentales que muestren cuánto material entró en el Almacén en un periodo dado
(por compras o devoluciones al Almacén) y cuanto fue entregado a las diferentes
dependencias solicitantes. DE EXISTIR ALGUNA DIFERENCIA, ESTA DEBE SER
EXPLICADA POR LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN Y CONTROL DEL
ALMACÉN. En caso de ser esa explicación insatisfactoria, el encargado o
encargada de la gestión del Almacén será responsable pecuniario de la pérdida de
los materiales, pudiendo ser sancionado administrativamente por ese hecho,
previo cumplimiento a lo establecido en el marco jurídico venezolano.
35. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual estará
sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por
parte de las unidades involucradas.
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Página 18
OBJETIVO
Establecer los mecanismos normativos necesarios para el diseño, elaboración e
implantación del catálogo de productos que maneja el Almacén de la Contraloría del
Municipio Eulalia Buroz y que permite la unificación de criterios en la utilización del
mismo.
UNIDADES INVOLUCRADAS
- Dirección de Administración Integral
- Responsable de la gestión del Almacén
- Restos de la Dependencia de la Contraloría Municipal
NORMAS ESPECÍFICAS
1. La Dirección de Administración Integral debe crear un catálogo de producto, que debe
mantener debidamente actualizado. Dicho documento contiene la información de todos
los productos que se mantienen o se han mantenido en el Almacén de la Contraloría
Municipal y que en alguna oportunidad sean adquirido y utilizado.
2. El catálogo de productos debe revisarse al inicio de cada período fiscal con el propósito
de determinar si el mismo debe ser actualizado debido a la inclusión de nuevos
productos, que se esperan adquirir ese lapso. También puede ser actualizado, cuando se
efectúen nuevos procedimientos de compra de materiales e insumos, por parte de la
Contraloría Municipal.
3. El catálogo de producto debe contener el código de cada producto, que es un dato
alfanumérico único para cada rubro que lo identifica de manera inequívoca. Asimismo,
debe señalar, el nombre de cada producto asociado a ese código, así como la unidad de
medida y descripción del mismo.
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Página 19
4. El catálogo de producto, una vez elaborado o actualizado por la Dirección de
Administración Integral, debe ser revisado y/o aprobado por el Contralor o Contralora
Municipal. Este documento se mantendrá vigente hasta que las condiciones exija su
actualización.
5. Cada dependencia de la Contraloría Municipal debe recibir un ejemplar del catálogo de
productos debidamente actualizado. Dicho documento será la base para que efectúan
las correspondientes solicitudes de materiales e insumos en la oportunidad que
corresponda.
6. La codificación de cada producto se realizará utilizando un sistema alfanumérico.
Siendo la base numérica el clasificador presupuestario que maneja la Contraloría
Municipal. Todos los código de identificación de producto se inicia con la letra eme
“M”, seguido de un guion (-), el cual se encuentra unido al número propiamente dicho.
La parte numérica del código consta nueve (9) dígitos y el mismo de inicia con el
grupo de guarismo “402”, que es equivalente a “Materiales, Suministro y
Mercancía” del clasificador presupuestario. En el siguiente ejemplo se muestra como
debe ser presentada la codificación del producto.
M-402050313
En este caso se trata de un producto denominado Resma de Papel Blanco, tamaño
carta, medido por resma. Este es el producto número trece (13) del grupo 4020503.
7. Al incorporarse un nuevo producto al catálogo, el mismo de numerarse con la
codificación siguiente al último rubro del grupo al cual pertenece. Por ejemplo, si se
incorpora una “Resma de Papel Blanco, tamaño oficio”, el código que se le asigna sería
el M-402050314.
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Página 20
8. Queda prohibido utilizar un sistema de codificación o identificación de producto
distinto al señalado en el presente apartado.
9. De existir cualquier duda con respecto a este tema, el mismo debe ser dilucidado por el
Contralor o Contralora Municipal.
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE
LAS EXISTENCIAS
Página 21
OBJETIVO
Implantar los mecanismos de control interno que permita el registro confiable de los
movimientos de productos que ocurren en el Almacén de la Contraloría Municipal.
UNIDADES INVOLUCRADAS
- Dirección de Administración Integral
- Responsable de la gestión del Almacén
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El seguimiento y control del inventario de existencia de la Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz, se llevará por el “Sistema de Inventario Perpetuo”.
2. El encargado o encargada de la gestión del Almacén de la Contraloría Municipal debe
tener un seguimiento y control constante de la existencia de producto que son
conservados en el mismo. En tal sentido debe establecer los mecanismos que hagan
posible dicha tarea.
3. Debe registrarse de forma inmediata, cuando ello ocurra, las entradas de productos, la
salida y las devoluciones de los mismos. El sistema de registro debe ser
preferentemente por medio informático, sin embargo para minimizar los riesgos
operacionales asociados a las fallas del sistema computarizado, es imprescindible
llevar en paralelo el registro por medio manual. Ello permitirá corroborar cuando así se
requiera la exactitud de ambos sistemas de registro.
4. El sistema de registro manual se basará en el denominado sistema de control
“KARDEX”. Dicho sistema consiste en el manejo de tarjetas auxiliares de Almacén
para cada producto inventariado. En cada una de estas tarjetas (una para cada
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE
LAS EXISTENCIAS
Página 22
producto), se registran de manera inmediata las entradas y salidas de los productos,
determinando en ese momento el saldo de los mismos.
5. Para determinar el costo de la existencia se utilizará el sistema de costo PEPS (Primero
en Entrar, Primero en Salir), con el propósito de mantener el precio de los productos
los más ajustado posible al mercado.
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIALES,
ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 23
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
1. Envía copia de “Orden de Compra” al encargado
(a) de la gestión del Almacén de la Contraloría
Municipal, para que tenga conocimiento de la
posible entrada de producto y haga los
preparativos correspondientes, en cuanto al
futuro registro y el acondicionamiento del
espacio de ubicación de los productos.
2. Recibe la copia de la “Orden de Compra” y
realiza los preparativos.
3. Recibe del proveedor los productos comprados.
Realiza los trámites respectivo, por lo cual
verifica que los recibido se ajuste a las
especificaciones técnicas de la compra, en
cuanto a precios, cantidad y calidad de los
productos.
4. Gestiona todo lo concerniente a la verificación
física de lo adquirido, por lo cual es necesario la
elaboración del “Acta de Control Perceptivo”.
Si todo está conforme, procede a cerrar
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIALES,
ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 24
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
transacción con el proveedor, por lo cual realiza
los trámites administrativos correspondiente (Va
la paso 5). En caso contrario, informa al
proveedor para que soluciones el problema
detectado.
5. Envía al encargado (a) del Almacén la “Orden
de Compra”, la factura y el “Acta de Control
Perceptivo” para que haga el registro de la
entrada de los productos
6. Recibe del Director o Directora, la “Orden de
Compra”, la factura y el “Acta de Control
Perceptivo” para que haga el registro de entrada
de los productos.
7. Verifica que la “Orden de Compra”, la factura y
el “Acta de Control Perceptivo”, coincidan. De
estar todo correcto, registra en el sistema
computarizado la entrada de los productos. De
igual forma hace las anotaciones en cada una de
las tarjetas de registro “Kardex”, en la columna
de “Entrada de Producto”. En caso de existir
discrepancia entre los documentos recibidos,
informa de inmediato al Director (a) de
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIALES,
ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 25
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
Administración Integral.
8. Emite el “Comprobante de Procesamiento de
Entrada de Producto” (en original y una
copia), el cual debe ser firmado, sellado y
aprobado por el Director (a) de Administración
Integral. Dicho comprobante debe contar con la
firma del encargado (a) del Almacén.
9. Devuelve la “Orden de Compra”, factura y
“Acta de Control Perceptivo” al Director (a) de
Administración Integral. En cada uno de esos
documentos debe colocar su media firma, como
evidencia que realizó el registro de la entrada de
producto. Adicionalmente remite el
“Comprobante de Procesamiento de Entrada
de Producto” (en original y una copia),
10. Recibe la “Orden de Compra”, factura, “Acta de
Control Perceptivo” y el “Comprobante de
Procesamiento de Entrada de Producto”
(Original y una copia). Revisa el mencionado
comprobante. De estar conforme firma y sella.
Envía el original al encargado (a) para que
guarde ese ejemplar (va al paso 12). En caso
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIALES,
ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 26
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
contrario, devuelve para su corrección. Anexa al
expediente respectivo todos los documentos
recibidos.
11. Envía expediente a la Unidad de Contabilidad
para su registro.
12. Recibe el ejemplar del “Comprobante de
Procesamiento de Entrada de Producto”. Lo
Guarda debido a que el mismo es necesario para
rendir cuenta y para conciliar los registros del
inventario con la existencia física.
13. Procede a ubicar los productos en el espacio
físico del Almacén, para su debida protección.
14. FIN DE PROCEDIMIENTO
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE
MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA
Y DEMÁS INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 27
Solicitante
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
1. Llena el formato de SOLICITUD DE
MATERIALES AL ALMACÉN, en original y
una copia.
2. Recibe formato de solicitud de materiales.
Verifica que esté bien llenado. De estar de
acuerdo, firma una de los ejemplares y lo
entrega al solicitante, guarda el otro ejemplar
para su procesamiento. En caso de no estar de
acuerdo, devuelve formato al solicitante para
que corrija.
3. Llena libro de “Control de Solicitudes” y asigna
un número correlativo.
4. Verifica en sus controles y registro si los
materiales o insumos solicitando existen en el
Almacén. De existir va al paso 5. En caso
contrario, realiza la observación en el formato de
Solicitudes de Materiales al Almacén. (Va al paso
9)
5. Procesa la salida en el sistema Kardex, rebajando
la existencia. En caso de existir un sistema
computarizado, realiza el registro de la salida,
rebajando los materiales a ser entregados.
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE
MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA
Y DEMÁS INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 28
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
Dirección de Administración Integral
(Director (a))
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
Solicitante
6. Genera el formato COMPROBANTE DE
ENTREGA DE PRODUCTO. Entrega dicho
formato, anexando además, el formado
“Solicitud de Materiales al Almacén”, al
Director o Directora de Administración Integral
para su revisión y/o aprobación.
7. Recibe documentos. Revisa. De estar de acuerdo
firma y sella el Comprobante de Entrega de
Producto y devuelve al encargado (a) del Almacén.
En caso contrario, informa para que se tomen las
medidas necesarias.
8. Recibe documento. De no estar aprobado, realiza
las acciones pertinentes. De estar aprobado,
prepara los materiales para su entrega, lo cual
implica el retiro del Almacén de las unidades
físicas.
9. Informa al Solicitante sobre los resultados de su
solicitud. De haber sido aprobada se le comunica
que puede retirar los materiales e insumos
requeridos. En caso contrario, se le indica razones
que impiden la entrega de lo solicitado.
10. Recibe pedido. Revisa los materiales e insumos
que le son entregado.
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE
MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA
Y DEMÁS INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 29
Solicitante
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
11. Firma y sella el formato “Comprobante de
Entrega de Producto”, en señal de conformidad.
12. Guarda el “Comprobante de Entrega de
Producto”, junto a la “Solicitud de Materiales
de Oficina”, que forma parte del mismo como
documento anexo. Ambos formatos deben estar
engrapados.
13. En la carpeta en la cual se guardan los
“Comprobante de Entrega de Producto” y la
“Solicitud de Materiales de Oficina”, deben
también resguardarse el formato de “Existencia
Total del Almacén”, el cual se emite en los
primeros tres (3) días de cada mes.
14. FIN DE PROCEDIMIENTO
Sección: Asunto:
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Página 30
ALMACÉN: Espacio físico de la
Contraloría del Municipio Eulalia Buroz,
en donde son resguardado para su
protección y gestión los materiales e
insumos requeridos para ser utilizados
durante sus operaciones habituales.
INVENTARIO: Son los materiales,
artículos e insumos que son utilizados en
las operaciones de la Contraloría
Municipal y que se espera consumir en un
ejercicio económico o periodo fiscal, que
para los efecto del presente manual es un
año.
MÉTODO DE VALORACIÓN DE
INVENTARIO: Es el utilizado con el
propósito de valor u ofrecer un precio
determinado a la existencia de los
artículos del Almacén en un momento
determinado. En la Contralor Municipal
se utiliza el “PEPS”, primero en entrar
primero en salir.
OPERACIONES: Se refiere a las
actividades cotidianas que realiza la
Contraloría Municipal en el lapso de un
ejercicio o periodo fiscal.
PERÍODO CONTABLE: Para los
efectos de este manual es el mismo que el
“Período Fiscal”.
PERÍODO FISCAL: Es el lapso de un
doce (12) meses o un año, que se inicia el
31 de enero y finaliza en 31 de diciembre.
SISTEMA COMPUTARIZADO: Es el
programa creado a tal fin por medio del
cual el área de almacén controla la
entrada y salida de los productos del
Almacén por medio del registro de eso
movimientos, cuando ocurran.
SISTEMA “KARDEX”: Es un sistema
de anotación manual, en el cual cada
producto posee una tarjeta u hoja de
registro de entrada y salidas, que permite
obtener de forma inmediata el saldo de la
existencia de cada uno de los productos
existente en el Almacén.
31
ANEXOS
32
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “INFORME DE EXISTENCIA TOTAL EN ALMACÉN”
Página 33
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “INFORME DE EXISTENCIA TOTAL EN ALMACÉN”
(Instructivo)
Página 34
Por medio de este documento se informa al Contralor o Contralora Municipal
MENSUALMENTE, o cuando se requiera, la cantidad de existencia de cada uno de los
productos que reposan en el Almacén. El mismo consta de los siguientes elementos:
Título del Documento: El informe se denomina “Informe de Existencia Total en
Almacén”.
Existencia Actualizada a: Luego del título del documento, en la siguiente línea, se señala
la fecha a la cual está actualizada la información, indicando el día de la semana, el día en
número, el mes y el año.
Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.
Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de
producto.
Saldo de Existencia: Se indica cual es la cantidad física de producto que existe en el
Almacén en la fecha del informe.
Precio Unitario (Bs.): Se informa cual es el último precio de entrada de cada uno de los
productos. Dicho monto se expresa en bolívares.
Precio Total (Bs.): En esta columna se coloca el resultado de multiplicar la cantidad de
producto por su correspondiente precio unitario expresado en bolívares.
Sumatoria: Se totaliza el precio total de cada uno de los productos. Este valor expresa
bolívares.
Este informe debe estar firmado y sellado por quien lo elaboró y aprobado por el Director o
Directora de Administración Integral, como evidencia de haberlo revisado y de estar de
acuerdo con su contenido.
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE ENTRADA DE PRODUCTO”
Página 35
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE
ENTRADA DE PRODUCTO”
(Instructivo)
Página 36
Con este formulario se registra la entrada de nuevos productos provenientes de las
compras que realiza la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz. Dicho documento consta
de los siguientes elementos:
Fecha de Registro: Es la fecha en la cual se registra la entrada de nuevos productos, que
debe ser guardados en el Almacén.
Título del Documento: El informe se denomina “Comprobante de Procesamiento de
Entrada de Producto”.
Nº de Comprobante: Es el número correlativo del documento. El mismo tiene se expresa
como “Entr-Nº XX”
Responsable del Registro: Es el funcionario o funcionaria de la Dirección de
Administración Integral que procesa la entrada de los nuevos productos.
Nº de OC: Es el número de la orden de compra (OC) asociada a la adquisición de los
productos.
Fecha de la OC: Es la fecha de emisión de la orden de compra.
Nº de OP: Es el número de la orden de pago, con la cual se causa el gasto de la compra.
Fecha de la OP: Es la fecha de emisión del documento respectivo.
Nº de Comprobante de Pago: Es el número del comprobante a través del cual se paga la
deuda, generada por la orden de pago, una vez cumplido todos los extremos legales.
Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE
ENTRADA DE PRODUCTO”
(Instructivo)
Página 37
Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de
producto.
Nombre del Proveedor: Es el nombre del proveedor de los productos.
Nº de Factura: Es el número de la factura asociada a la compra, emitida por el proveedor,
la cual debe cumplir con los requerimientos del sistema tributario venezolano.
Unidad de Medida: Es la unidad de medida de cada producto (Unidades, Kilos, Bultos,
Resmas, Cajas, etc)
Cantidad de Producto: Es la cantidad de producto que se registran como entrada al
Almacén.
Precio del Producto: Es el precio unitario del producto según factura.
Costo Total del Producto: Es el resultado de multiplicar la cantidad de producto por el
precio del producto.
Procesado por: Aquí se coloca la firma y el sello de quien proceso información, que es el o
la Responsable del Registro.
Autorizado por: Aquí se estampa la firma y el sello del Director o Directora de
Administración Integral. Esta rúbrica y sello certifica que los datos contenidos en el
documento son exactos con la realidad.
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “REQUISICIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN”
Página 38
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “REQUISICIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN”
(Instructivo)
Página 39
Con este formato, los trabajadores y trabajadoras de la Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz, autorizado por sus áreas respectivas, puede realizar su pedido de productos
al Almacén. El mismo consta de los siguientes elementos:
Nº de Requisición: Es el número correlativo de la requisición. Este número de control lo
asigna el o la responsable de la gestión del Almacén.
Fecha: Es la fecha de la solicitud.
Nombre del Funcionario: Es el nombre de quien efectúa la solicitud.
Dirección de Adscripción: Es la dependencia en la cual labora el solicitante.
Material solicitado: Es el detalle de los productos solicitados.
Descripción: Aquí se coloca el nombre del producto y cualquier detalle del mismo, tales
como tamaño, color, código del producto, entre otro.
Cantidad: Es la cantidad de productos solicitados.
Observación: Se utiliza para colocar cualquier elemento importante.
Funcionario Solicitante: Aquí la persona que solicita estampa su firma.
Funcionario Responsable: Es el funcionario o funcionaria que se encarga de la gestión del
Almacén.
Recibí Conforme: En este recuadro quien recibe el o los productos estampa su firma como
señal de conformidad de lo recibido.
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”
Página 40
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”
(Instructivo)
Página 41
Este documento sirve para tramitar la entrega de los productos a las dependencias
solicitantes. Debe estar debidamente llena, firmado y sellado por los involucrados. Debe
tener anexo la solicitud que realiza el interesado en obtener los productos del Almacén.
Nombre del Solicitante: Es el nombre del trabajador o trabajadora de la Contraloría
Municipal quien solicita el producto al Almacén.
Departamento: Es el nombre de la dependencia en la cual labora el solicitante.
Fecha: Es la fecha en la cual se emite el documento de entrega de producto.
Nº de Comprobante: Es el número correlativo del formulario. De existir un sistema
computacional este lo dará el mismo. Der ser un procesamiento manual, debe existir un
libro en el cual se controle y registre ese número correlativo. EL formato utilizado para este
campo es “Sald-Nº XX”.
Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.
Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de
producto.
Unidad: Es la unidad de medida de cada producto (Unidades, Kilos, Bultos, Resmas,
Cajas, etc)
Cantidad Solicitada: Es la cantidad de producto entregado al solicitante.
Firma y sello: Son los espacios utilizados por para estampar las firmas y los sellos.
Entregado a: En este espacio se escribe el nombre del solicitante, quien debe firmar el
mismo.
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”
(Instructivo)
Página 42
Responsable de la Entrega: Es el nombre del funcionario o funcionaria de la Dirección de
Administración Integral quien entrega los productos. Debe firmar y sellar en este espacio.
Aprobado por: Es la firma y sello del Director o Directora de Administración Integral, que
lo hace en señal de acuerdo con el procedimiento de entrega de productos. Asume la
responsabilidad final.
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
TARJETA DE CONTROL PERPETUO “KARDEX”
Página 43
Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

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Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

  • 1. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL ALMACÉN Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-04-2016 de fecha 17-10-2016 Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 047-2016
  • 2.
  • 3. Sección: Asunto: CONTENIDO: Página 3 - RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL - INTRODUCCIÓN - ASPECTOS GENERALES - Base Normativa - Objetivo y Alcance - Normas Generales - ASPECTOS ESPECÍFICOS - Del Catálogo de Productos - Del Sistema de Control de las existencias - Del Procedimiento: Registro de Entrada de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos - Del Procedimiento: Solicitud de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos - GLOSARIO DE TÉRMINOS - ANEXOS - Modelos y Formatos
  • 4.
  • 5. Sección: Asunto: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL: Página 5 RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 047-2016 JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN CONTRALOR MUNICIPAL El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad, titular de la Cedula de Identidad número 10.093.866, en su carácter de Contralor Municipal del municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según consta en Acta de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013 emitida por el Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en Gaceta Municipal Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales conferidas en el artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia a lo tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3 y 44 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal; a tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos y concatenado a lo establecido en el artículo 6 del Reglamento Interno de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz. CONSIDERANDO Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar, realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han sido asignados en un determinado ejercicio fiscal. CONSIDERANDO Que es potestad del Contralor del Municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se ejecutan en esta Contraloría Municipal. CONSIDERANDO Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, cuyo
  • 6. Sección: Asunto: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL: Página 6 propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y metas de esta Contraloría Municipal. CONSIDERANDO Que los materiales de oficina y de limpieza, los suministros y demás insumos, necesarios para permitir la operatividad de la Contraloría Municipal, representa una erogación importante, cuya correcta gestión debe ser asegurado por medio de la implantación de un sistema de control interno eficiente. Por lo cual deben establecerse normas y procedimientos que regulen el manejo, seguimiento y control de las existencias que se resguardan en el Almacén de la institución. CONSIDERANDO Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo el su objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz.” RESUELVE PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL ALMACÉN de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, presentado por la Dirección de Administración Integral de este órgano de control fiscal externo, a través del Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-004-2016 de fecha 17 de octubre de 2016. SEGUNDO: El referido manual desarrolla las normas y los procedimientos que debe llevar a cabo la Dirección de Administración Integral con el propósito de la correcta gestión del Almacén de existencia de los materiales y suministros de oficina y demás insumos, necesarios para asegurar la operatividad de la institución. TERCERO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL ALMACÉN aprobado en este acto, consta del siguiente contenido: - RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL - INTRODUCCIÓN - ASPECTOS GENERALES - Base Normativa - Objetivo y Alcance
  • 7. Sección: Asunto: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL: Página 7 - Normas Generales - ASPECTOS ESPECÍFICOS - Del Catálogo de Productos - Del Sistema de Control de las existencias - Del Procedimiento: Registro de Entrada de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos - Del Procedimiento: Solicitud de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos - GLOSARIO DE TÉRMINOS - ANEXOS - Modelos y Formatos CUARTO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL ALMACÉN DE LA CONTRALORIA DEL MUNICIPIO EULALIA BUROZ tendrá vigencia a partir de la presente fecha. QUINTO: Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en el mencionado Manual. Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los veinticuatro (24) día del mes de octubre del año dos mil dieciséis (2016), en el Municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda. Comuníquese y publíquese Cúmplase Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L. CONTRALOR MUNICIPAL Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013
  • 8. Sección: Asunto: INTRODUCCIÓN: Página 8 Uno de los elementos más importante para el cumplimiento de las operaciones normales de cualquier institución son la materiales, suministro e insumos. De ellos se depende en muchas oportunidades para llevar cabo cualquier tarea, actividad, procedimiento o proceso. Por tanto su control en cuanto a sus costos, cantidades de existencia, preservación y uso, son factores claves de éxito. La adquisición de materiales, suministros e insumos, resulta costoso para la institución, que por su característica posee un reducido presupuesto. Ello exige que se establezcan los instrumentos necesarios para el control, manejo, resguardo, protección y uso de los mismos. Es fundamental contar con una base normativa que indique cómo, cuándo y qué hacer para que el manejo de los inventarios de corto plazo de la Contraloría Municipal sea óptimo, minimizando los riesgos operacionales asociados a ellos. El presente manual de normas y procedimiento de gestión del Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz tiene como objetivo establecer los mecanismos de control interno que permita la administración eficiente, eficaz y transparente de los inventarios de corto plazo de la institución. En tal sentido se han establecido un conjunto de criterios normativos que regularán este importante tema operativo. Este documento consta de tres secciones: Un aspecto general, en el cual se establecen la base normativa, el objetivo y alcance el manual y las normas generales como tal. El aspecto especifico, se dedica a los elementos puntuales, como lo son el desarrollo de los procedimientos claves del área de Almacén y otros asuntos de interés. Por último existe el apartado anexo en el cual se incluyen los formularios y formatos que debe utilizar tanto los usuarios como el área de Almacén.
  • 9. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES: BASE NORMATIVA Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha Página 9 1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela 5.908 extraordinaria 19 febrero de 2009 2 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos 2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981 3 Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal 6013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010 4 Ley Contra la Corrupción 6.155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014 5 Ley de Simplificación de Trámites 40.548 26 de noviembre de 2014 6 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y del Sistema Nacional de Control Fiscal Nro. 39.240 12 de agosto de 2009 7 Reglamento Interno de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz (Modificación) Resolución C.M.E.B. Nº 036-2016. 16 de agosto de 2016 8 Resolución Organizativa Nº 3 Resolución C.M.E.B. Nº 049-2015 28 de diciembre de 2015
  • 10. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES: OBJETIVO Y ALCANCE Página 10 OBJETIVO Establecer los mecanismos que regulen los procedimientos para la gestión del Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, que permita, además, el manejo eficiente, eficaz y transparente de los productos e insumos que la institución requiere para asegurar sus operaciones cotidianas. Haciendo posible la implantación de un sistema de control interno que haga viable el logro de los objetivos institucionales en materia de la administración de las existencias de los inventarios de corto plazo. ALCANCE Este Manual de Normas y Procedimientos se encuentra dirigido especialmente a los servidores y servidoras que integran la Dirección de Administración Integral de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz en cuanto a la gestión óptima del inventarios de materiales e insumos utilizados en la operaciones de la institución, pero también abarca al resto del personal del mencionado órgano de control fiscal municipal, quienes son los usuario del Almacén, por lo cual deben conocer la normativa que rige al mismo.
  • 11. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 11 La gestión del Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz se regirá por las siguientes normas generales: 1. La Dirección de Administración Integral será la responsable de forma exclusiva del manejo, control, seguimiento y actualización tanto de las unidades físicas, como de la gestión de la información que emane producto de la administración del Almacén de la Contraloría Municipal. 2. La Dirección de Administración Integral contará con un espacio físico seguro, protegido y de acceso limitado en donde resguardará Materiales, Útiles de Oficina y demás Insumos necesarios para la operación continua de la Contraloría Municipal. 3. Todos los documentos que emita el Almacén de la Contraloría Municipal deben estar firmado y sellados tanto por el encargado o encargada del mismo, como por el Director o Directora de Administración Integral, quienes son los responsable de dicha área. De existir documentos que emita el área de Almacén sin las respectivas firmas y sellos, será el Director o Directora Integral quien asuma cualquier consecuencia administrativa de cualquier error, omisión, daño o pérdida de producto. 4. Ninguna dependencia de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz podrá almacenar materiales de oficina, de limpieza y demás insumos, más allá de lo estrictamente necesario para atender sus necesidades cotidianas. 5. La Dirección de Administración Integral designará mediante oficio a un funcionario o funcionarios de su adscripción para la gestión de los materiales, útiles de oficina e insumos adquiridos por la mencionada dependencia de gestión, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas que conforman la Institución. Del mencionado oficio una copia debe ser remitido al Contralor o Contralora Municipal.
  • 12. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 12 6. El Contralor o Contralora Municipal ratificará mediante Resolución emitida a tal fin al funcionario o funcionaría adscrito a la Dirección de Administración Integral que será responsable del manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta de los materiales de oficina, de limpieza y demás insumos que son resguardados en el Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz. 7. El funcionario o funcionaria designado para el manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta de los materiales de oficina, de limpieza y demás insumos debe recibir, a través de memorando, un ejemplar del presente Manual, el cual será de estricto cumplimento. 8. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de materiales, deberá ser consultado y aprobado por el Director o Directora de Administración Integral. 9. La Dirección de Administración Integral deberá mantener actualizado el Catálogo de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos requerido para su funcionamiento. 10. La Dirección de Administración Integral deberá enviar el CATÁLOGO DE MATERIALES DE OFICINA, DE LIMPIEZA Y DEMÁS INSUMOS a las diferentes dependencias de la Contraloría Municipal. 11. Es obligatorio que todas las dependencias de la Contraloría Municipal, que necesiten de insumos para su funcionamiento lo soliciten al Almacén, a través de una requisición de materiales y suministros. Por tanto, se prohíbe expresamente entregar materiales de oficina, de limpieza y demás insumos previamente a la entrega y aprobación de la respectiva requisición. Esta condición es aplicable a todos los niveles funcionarial, incluyendo a la máxima autoridad. 12. Toda Solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberá tramitarse, únicamente, con el formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-
  • 13. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 13 DAI-AL-01). En este formulario solo podrá requerirse hasta un máximo de cinco (5) tipo distinto de materiales, por dependencia. 13. El formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-DAI-AL-01), se emitirá en original y una copia. El original será resguardado por la Dirección de Administración Integral y la copia se entregará a la Dependencia solicitante de los materiales. Dichos documentos debe estar debidamente firmados y sellados. 14. Toda Solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberá contener como mínimo: - Fecha de la Solicitud - Nombre de la Unidad Solicitante. - Código de la unidad y del material solicitado. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante. - Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante. - Nombre de la persona que recibirá el material. 15. Los materiales de oficina, de limpieza y demás insumos serán despachadas en el orden de llegada y en un lapso no mayor de dos (2) días hábiles. La Dirección de Administración Integral deberá entregar los materiales de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos, por medio de una nota de entrega denominado “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” (Forma CMEB-DAI-AL- 02), el cual debe estar firmado por quien recibe los materiales, quien procesó la solicitud y por quien autoriza la entrega, que para todos los casos será el Director o Directora de Administración Integral. 16. Al “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”, debe anexársele el formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-DAI-AL-01), que
  • 14. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 14 originó la entrega de materiales. Tanto el comprobante mencionado, como su anexo debe guardarse permanentemente en una carpeta habilitada a tal fin. Dicho documentos se utilizará para el registro contable, así como para el control posterior que debe llevar a cabo la Unidad de Auditoría Interna o el propio Contralor o Contralora Municipal, por quien este designe en su oportunidad. 17. La persona responsable de la Dirección de Administración Integral no despachará materiales, útiles de oficina y demás Insumos, si no se ha recibido la correspondiente solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos. 18. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la unidad solicitante. 19. Las unidades deberán realizar la solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén General, tiempo después de su recepción. 20. El o la Responsable del manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta del Almacén llevará el registro histórico de cada uno de los artículos, señalando la descripción del artículo y su código respectivo. El Director o Directora de Administración Integral, o quien él o ella designe por escrito, verificará semanalmente el cumplimiento de esta norma. 21. Todo despacho de Materiales, Útiles de Oficina y demás Insumos se registrará en el LIBRO DE DESPACHO, que debe ser creado para tal fin. El Director o Directora de Administración Integral, o quien ella designe por escrito, verificará semanalmente el correcto llenado de este libro. 22. El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá: - Número de la Solicitud. - Nombre de la Unidad Solicitante.
  • 15. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 15 - Nombre del Solicitante - Fecha de despacho. - Firma del responsable del Almacén - Firma del Solicitante 23. Todo ingreso y salida de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos serán registrados en el sistema informático de inventario que posea la Contraloría Municipal. En caso de no contar con un programa informático, deberá llevarse un sistema manual de “KARDEX”, que son tarjeta u hojas de registro de entrada y salida de materiales, que se lleva, una por cada material. 24. La devolución de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos por las unidades solicitante deberá estar respaldada por una comunicación, en la cual se detallará el motivo y el material objeto de la devolución. 25. La Dirección de Administración Integral sólo aceptará devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos en buen estado y de uso vigente. 26. Las devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberán realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la recepción del pedido por la unidad solicitante. 27. Las devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos por falta de uso, deberán realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la solicitud. 28. La Dirección de Administración Integral debe guardar los soportes necesarios para justificar los movimientos mensuales que ocurren en el Almacén (entradas, salidas, reintegro o devoluciones). Dichos documentos deben estar debidamente ordenado de forma cronológica y disponible para su control posterior.
  • 16. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 16 29. La Dirección de Administración Integral deberá llevar un listado actualizado, en el cual se indique el código de todos los productos que existen en el Almacén general de la Contraloría Municipal, el nombre de esos productos, la cantidad o saldo actualizado de los productos existente, el precio de esos productos y el costo total de los mismos. 30. El mencionado listado debe ser entregado al Contralor o Contralora Municipal en los primeros tres (3) hábiles iniciales de cada mes. Sin embargo, el Contralor o Contralora Municipal podrá solicitar ese listado cuando lo crea conveniente. Una copia de ese listado de existencia general del Almacén deber ser guardado por la Dirección de Administración Integral. Otra de las copias debe remitirse a la Unidad de Auditoría Interna de la Contraloría Municipal- 31. EL SALDO DE EXISTENCIA DE MATERIALES DE OFICINA Y DEMÁS INSUMOS DEBEN ESTAR CONSTANTEMENTE CONCILIADO. ES DECIR, LOS REGISTROS DE ENTRADAS DE MATERIALES Y LA SALIDA DE LOS MISMOS, SU SALDO, DEBE SER IGUAL A LA EXISTENCIA FÍSICA DE ESOS MATERIALES E INSUMOS. 32. Al inicio de cada semestre, es decir en ENERO y JULIO de cada año, se debe hacer un conteo físico de los materiales que se guardan en el Almacén. La existencia física de esos materiales debe coincidir con los registros de entradas y salidas de materiales ocurridos en el semestre correspondiente. En tal sentido, la Dirección de Administración Integral debe llevar los registros y poseer los suficientes documentos probatorios que permita hacerle seguimiento a la gestión de los inventarios de los materiales de oficina y demás insumos. 33. El conteo físico lo hará la Unidad de Auditoria Interna, o en su defecto un auditor o auditora de la Contraloría Municipal, en presencia de un representante de la Dirección de Administración Integral. De dicha actividad se generará un informe o acta que debe ser entregado al Contralor o Contralor Municipal, en los primero diez (10) días hábiles
  • 17. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 17 de cada semestre. En el mencionado documento debe indicarse expresamente si el conteo físico determinó que los registro llevados por la Dirección de Administración Integral son fidedigno, o si hubo, por el contrario una diferencia. El referido informe o acta debe estar firmado y sellado por los participante de la actividad de conteo físico de los materiales e insumos que reposan en el Almacén. 34. El saldo de los materiales y demás insumos debe cuadrar con las entradas y salidas de cada periodo. Para ello debe tener a la disposición para su verificación los soportes documentales que muestren cuánto material entró en el Almacén en un periodo dado (por compras o devoluciones al Almacén) y cuanto fue entregado a las diferentes dependencias solicitantes. DE EXISTIR ALGUNA DIFERENCIA, ESTA DEBE SER EXPLICADA POR LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN Y CONTROL DEL ALMACÉN. En caso de ser esa explicación insatisfactoria, el encargado o encargada de la gestión del Almacén será responsable pecuniario de la pérdida de los materiales, pudiendo ser sancionado administrativamente por ese hecho, previo cumplimiento a lo establecido en el marco jurídico venezolano. 35. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual estará sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por parte de las unidades involucradas.
  • 18. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS Página 18 OBJETIVO Establecer los mecanismos normativos necesarios para el diseño, elaboración e implantación del catálogo de productos que maneja el Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz y que permite la unificación de criterios en la utilización del mismo. UNIDADES INVOLUCRADAS - Dirección de Administración Integral - Responsable de la gestión del Almacén - Restos de la Dependencia de la Contraloría Municipal NORMAS ESPECÍFICAS 1. La Dirección de Administración Integral debe crear un catálogo de producto, que debe mantener debidamente actualizado. Dicho documento contiene la información de todos los productos que se mantienen o se han mantenido en el Almacén de la Contraloría Municipal y que en alguna oportunidad sean adquirido y utilizado. 2. El catálogo de productos debe revisarse al inicio de cada período fiscal con el propósito de determinar si el mismo debe ser actualizado debido a la inclusión de nuevos productos, que se esperan adquirir ese lapso. También puede ser actualizado, cuando se efectúen nuevos procedimientos de compra de materiales e insumos, por parte de la Contraloría Municipal. 3. El catálogo de producto debe contener el código de cada producto, que es un dato alfanumérico único para cada rubro que lo identifica de manera inequívoca. Asimismo, debe señalar, el nombre de cada producto asociado a ese código, así como la unidad de medida y descripción del mismo.
  • 19. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS Página 19 4. El catálogo de producto, una vez elaborado o actualizado por la Dirección de Administración Integral, debe ser revisado y/o aprobado por el Contralor o Contralora Municipal. Este documento se mantendrá vigente hasta que las condiciones exija su actualización. 5. Cada dependencia de la Contraloría Municipal debe recibir un ejemplar del catálogo de productos debidamente actualizado. Dicho documento será la base para que efectúan las correspondientes solicitudes de materiales e insumos en la oportunidad que corresponda. 6. La codificación de cada producto se realizará utilizando un sistema alfanumérico. Siendo la base numérica el clasificador presupuestario que maneja la Contraloría Municipal. Todos los código de identificación de producto se inicia con la letra eme “M”, seguido de un guion (-), el cual se encuentra unido al número propiamente dicho. La parte numérica del código consta nueve (9) dígitos y el mismo de inicia con el grupo de guarismo “402”, que es equivalente a “Materiales, Suministro y Mercancía” del clasificador presupuestario. En el siguiente ejemplo se muestra como debe ser presentada la codificación del producto. M-402050313 En este caso se trata de un producto denominado Resma de Papel Blanco, tamaño carta, medido por resma. Este es el producto número trece (13) del grupo 4020503. 7. Al incorporarse un nuevo producto al catálogo, el mismo de numerarse con la codificación siguiente al último rubro del grupo al cual pertenece. Por ejemplo, si se incorpora una “Resma de Papel Blanco, tamaño oficio”, el código que se le asigna sería el M-402050314.
  • 20. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS Página 20 8. Queda prohibido utilizar un sistema de codificación o identificación de producto distinto al señalado en el presente apartado. 9. De existir cualquier duda con respecto a este tema, el mismo debe ser dilucidado por el Contralor o Contralora Municipal.
  • 21. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE LAS EXISTENCIAS Página 21 OBJETIVO Implantar los mecanismos de control interno que permita el registro confiable de los movimientos de productos que ocurren en el Almacén de la Contraloría Municipal. UNIDADES INVOLUCRADAS - Dirección de Administración Integral - Responsable de la gestión del Almacén NORMAS ESPECÍFICAS 1. El seguimiento y control del inventario de existencia de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, se llevará por el “Sistema de Inventario Perpetuo”. 2. El encargado o encargada de la gestión del Almacén de la Contraloría Municipal debe tener un seguimiento y control constante de la existencia de producto que son conservados en el mismo. En tal sentido debe establecer los mecanismos que hagan posible dicha tarea. 3. Debe registrarse de forma inmediata, cuando ello ocurra, las entradas de productos, la salida y las devoluciones de los mismos. El sistema de registro debe ser preferentemente por medio informático, sin embargo para minimizar los riesgos operacionales asociados a las fallas del sistema computarizado, es imprescindible llevar en paralelo el registro por medio manual. Ello permitirá corroborar cuando así se requiera la exactitud de ambos sistemas de registro. 4. El sistema de registro manual se basará en el denominado sistema de control “KARDEX”. Dicho sistema consiste en el manejo de tarjetas auxiliares de Almacén para cada producto inventariado. En cada una de estas tarjetas (una para cada
  • 22. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE LAS EXISTENCIAS Página 22 producto), se registran de manera inmediata las entradas y salidas de los productos, determinando en ese momento el saldo de los mismos. 5. Para determinar el costo de la existencia se utilizará el sistema de costo PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), con el propósito de mantener el precio de los productos los más ajustado posible al mercado.
  • 23. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS INSUMOS RESPONSABLES ACCIÓN Página 23 Dirección de Administración Integral (Director o Directora) Dirección de Administración Integral (encargado (a) del Almacén) Dirección de Administración Integral (Director o Directora) 1. Envía copia de “Orden de Compra” al encargado (a) de la gestión del Almacén de la Contraloría Municipal, para que tenga conocimiento de la posible entrada de producto y haga los preparativos correspondientes, en cuanto al futuro registro y el acondicionamiento del espacio de ubicación de los productos. 2. Recibe la copia de la “Orden de Compra” y realiza los preparativos. 3. Recibe del proveedor los productos comprados. Realiza los trámites respectivo, por lo cual verifica que los recibido se ajuste a las especificaciones técnicas de la compra, en cuanto a precios, cantidad y calidad de los productos. 4. Gestiona todo lo concerniente a la verificación física de lo adquirido, por lo cual es necesario la elaboración del “Acta de Control Perceptivo”. Si todo está conforme, procede a cerrar
  • 24. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS INSUMOS RESPONSABLES ACCIÓN Página 24 Dirección de Administración Integral (Director o Directora) Dirección de Administración Integral (encargado (a) del Almacén) transacción con el proveedor, por lo cual realiza los trámites administrativos correspondiente (Va la paso 5). En caso contrario, informa al proveedor para que soluciones el problema detectado. 5. Envía al encargado (a) del Almacén la “Orden de Compra”, la factura y el “Acta de Control Perceptivo” para que haga el registro de la entrada de los productos 6. Recibe del Director o Directora, la “Orden de Compra”, la factura y el “Acta de Control Perceptivo” para que haga el registro de entrada de los productos. 7. Verifica que la “Orden de Compra”, la factura y el “Acta de Control Perceptivo”, coincidan. De estar todo correcto, registra en el sistema computarizado la entrada de los productos. De igual forma hace las anotaciones en cada una de las tarjetas de registro “Kardex”, en la columna de “Entrada de Producto”. En caso de existir discrepancia entre los documentos recibidos, informa de inmediato al Director (a) de
  • 25. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS INSUMOS RESPONSABLES ACCIÓN Página 25 Dirección de Administración Integral (encargado (a) del Almacén) Dirección de Administración Integral (Director o Directora) Administración Integral. 8. Emite el “Comprobante de Procesamiento de Entrada de Producto” (en original y una copia), el cual debe ser firmado, sellado y aprobado por el Director (a) de Administración Integral. Dicho comprobante debe contar con la firma del encargado (a) del Almacén. 9. Devuelve la “Orden de Compra”, factura y “Acta de Control Perceptivo” al Director (a) de Administración Integral. En cada uno de esos documentos debe colocar su media firma, como evidencia que realizó el registro de la entrada de producto. Adicionalmente remite el “Comprobante de Procesamiento de Entrada de Producto” (en original y una copia), 10. Recibe la “Orden de Compra”, factura, “Acta de Control Perceptivo” y el “Comprobante de Procesamiento de Entrada de Producto” (Original y una copia). Revisa el mencionado comprobante. De estar conforme firma y sella. Envía el original al encargado (a) para que guarde ese ejemplar (va al paso 12). En caso
  • 26. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS INSUMOS RESPONSABLES ACCIÓN Página 26 Dirección de Administración Integral (Director o Directora) Dirección de Administración Integral (encargado (a) del Almacén) contrario, devuelve para su corrección. Anexa al expediente respectivo todos los documentos recibidos. 11. Envía expediente a la Unidad de Contabilidad para su registro. 12. Recibe el ejemplar del “Comprobante de Procesamiento de Entrada de Producto”. Lo Guarda debido a que el mismo es necesario para rendir cuenta y para conciliar los registros del inventario con la existencia física. 13. Procede a ubicar los productos en el espacio físico del Almacén, para su debida protección. 14. FIN DE PROCEDIMIENTO
  • 27. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS INSUMOS RESPONSABLES ACCIÓN Página 27 Solicitante Dirección de Administración Integral (encargado (a) del Almacén) 1. Llena el formato de SOLICITUD DE MATERIALES AL ALMACÉN, en original y una copia. 2. Recibe formato de solicitud de materiales. Verifica que esté bien llenado. De estar de acuerdo, firma una de los ejemplares y lo entrega al solicitante, guarda el otro ejemplar para su procesamiento. En caso de no estar de acuerdo, devuelve formato al solicitante para que corrija. 3. Llena libro de “Control de Solicitudes” y asigna un número correlativo. 4. Verifica en sus controles y registro si los materiales o insumos solicitando existen en el Almacén. De existir va al paso 5. En caso contrario, realiza la observación en el formato de Solicitudes de Materiales al Almacén. (Va al paso 9) 5. Procesa la salida en el sistema Kardex, rebajando la existencia. En caso de existir un sistema computarizado, realiza el registro de la salida, rebajando los materiales a ser entregados.
  • 28. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS INSUMOS RESPONSABLES ACCIÓN Página 28 Dirección de Administración Integral (encargado (a) del Almacén) Dirección de Administración Integral (Director (a)) Dirección de Administración Integral (encargado (a) del Almacén) Solicitante 6. Genera el formato COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO. Entrega dicho formato, anexando además, el formado “Solicitud de Materiales al Almacén”, al Director o Directora de Administración Integral para su revisión y/o aprobación. 7. Recibe documentos. Revisa. De estar de acuerdo firma y sella el Comprobante de Entrega de Producto y devuelve al encargado (a) del Almacén. En caso contrario, informa para que se tomen las medidas necesarias. 8. Recibe documento. De no estar aprobado, realiza las acciones pertinentes. De estar aprobado, prepara los materiales para su entrega, lo cual implica el retiro del Almacén de las unidades físicas. 9. Informa al Solicitante sobre los resultados de su solicitud. De haber sido aprobada se le comunica que puede retirar los materiales e insumos requeridos. En caso contrario, se le indica razones que impiden la entrega de lo solicitado. 10. Recibe pedido. Revisa los materiales e insumos que le son entregado.
  • 29. Sección: Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS INSUMOS RESPONSABLES ACCIÓN Página 29 Solicitante Dirección de Administración Integral (encargado (a) del Almacén) 11. Firma y sella el formato “Comprobante de Entrega de Producto”, en señal de conformidad. 12. Guarda el “Comprobante de Entrega de Producto”, junto a la “Solicitud de Materiales de Oficina”, que forma parte del mismo como documento anexo. Ambos formatos deben estar engrapados. 13. En la carpeta en la cual se guardan los “Comprobante de Entrega de Producto” y la “Solicitud de Materiales de Oficina”, deben también resguardarse el formato de “Existencia Total del Almacén”, el cual se emite en los primeros tres (3) días de cada mes. 14. FIN DE PROCEDIMIENTO
  • 30. Sección: Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS Página 30 ALMACÉN: Espacio físico de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, en donde son resguardado para su protección y gestión los materiales e insumos requeridos para ser utilizados durante sus operaciones habituales. INVENTARIO: Son los materiales, artículos e insumos que son utilizados en las operaciones de la Contraloría Municipal y que se espera consumir en un ejercicio económico o periodo fiscal, que para los efecto del presente manual es un año. MÉTODO DE VALORACIÓN DE INVENTARIO: Es el utilizado con el propósito de valor u ofrecer un precio determinado a la existencia de los artículos del Almacén en un momento determinado. En la Contralor Municipal se utiliza el “PEPS”, primero en entrar primero en salir. OPERACIONES: Se refiere a las actividades cotidianas que realiza la Contraloría Municipal en el lapso de un ejercicio o periodo fiscal. PERÍODO CONTABLE: Para los efectos de este manual es el mismo que el “Período Fiscal”. PERÍODO FISCAL: Es el lapso de un doce (12) meses o un año, que se inicia el 31 de enero y finaliza en 31 de diciembre. SISTEMA COMPUTARIZADO: Es el programa creado a tal fin por medio del cual el área de almacén controla la entrada y salida de los productos del Almacén por medio del registro de eso movimientos, cuando ocurran. SISTEMA “KARDEX”: Es un sistema de anotación manual, en el cual cada producto posee una tarjeta u hoja de registro de entrada y salidas, que permite obtener de forma inmediata el saldo de la existencia de cada uno de los productos existente en el Almacén.
  • 32. 32
  • 33. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “INFORME DE EXISTENCIA TOTAL EN ALMACÉN” Página 33
  • 34. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “INFORME DE EXISTENCIA TOTAL EN ALMACÉN” (Instructivo) Página 34 Por medio de este documento se informa al Contralor o Contralora Municipal MENSUALMENTE, o cuando se requiera, la cantidad de existencia de cada uno de los productos que reposan en el Almacén. El mismo consta de los siguientes elementos: Título del Documento: El informe se denomina “Informe de Existencia Total en Almacén”. Existencia Actualizada a: Luego del título del documento, en la siguiente línea, se señala la fecha a la cual está actualizada la información, indicando el día de la semana, el día en número, el mes y el año. Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto. Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de producto. Saldo de Existencia: Se indica cual es la cantidad física de producto que existe en el Almacén en la fecha del informe. Precio Unitario (Bs.): Se informa cual es el último precio de entrada de cada uno de los productos. Dicho monto se expresa en bolívares. Precio Total (Bs.): En esta columna se coloca el resultado de multiplicar la cantidad de producto por su correspondiente precio unitario expresado en bolívares. Sumatoria: Se totaliza el precio total de cada uno de los productos. Este valor expresa bolívares. Este informe debe estar firmado y sellado por quien lo elaboró y aprobado por el Director o Directora de Administración Integral, como evidencia de haberlo revisado y de estar de acuerdo con su contenido.
  • 35. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE ENTRADA DE PRODUCTO” Página 35
  • 36. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE ENTRADA DE PRODUCTO” (Instructivo) Página 36 Con este formulario se registra la entrada de nuevos productos provenientes de las compras que realiza la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz. Dicho documento consta de los siguientes elementos: Fecha de Registro: Es la fecha en la cual se registra la entrada de nuevos productos, que debe ser guardados en el Almacén. Título del Documento: El informe se denomina “Comprobante de Procesamiento de Entrada de Producto”. Nº de Comprobante: Es el número correlativo del documento. El mismo tiene se expresa como “Entr-Nº XX” Responsable del Registro: Es el funcionario o funcionaria de la Dirección de Administración Integral que procesa la entrada de los nuevos productos. Nº de OC: Es el número de la orden de compra (OC) asociada a la adquisición de los productos. Fecha de la OC: Es la fecha de emisión de la orden de compra. Nº de OP: Es el número de la orden de pago, con la cual se causa el gasto de la compra. Fecha de la OP: Es la fecha de emisión del documento respectivo. Nº de Comprobante de Pago: Es el número del comprobante a través del cual se paga la deuda, generada por la orden de pago, una vez cumplido todos los extremos legales. Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.
  • 37. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE ENTRADA DE PRODUCTO” (Instructivo) Página 37 Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de producto. Nombre del Proveedor: Es el nombre del proveedor de los productos. Nº de Factura: Es el número de la factura asociada a la compra, emitida por el proveedor, la cual debe cumplir con los requerimientos del sistema tributario venezolano. Unidad de Medida: Es la unidad de medida de cada producto (Unidades, Kilos, Bultos, Resmas, Cajas, etc) Cantidad de Producto: Es la cantidad de producto que se registran como entrada al Almacén. Precio del Producto: Es el precio unitario del producto según factura. Costo Total del Producto: Es el resultado de multiplicar la cantidad de producto por el precio del producto. Procesado por: Aquí se coloca la firma y el sello de quien proceso información, que es el o la Responsable del Registro. Autorizado por: Aquí se estampa la firma y el sello del Director o Directora de Administración Integral. Esta rúbrica y sello certifica que los datos contenidos en el documento son exactos con la realidad.
  • 38. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “REQUISICIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN” Página 38
  • 39. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “REQUISICIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN” (Instructivo) Página 39 Con este formato, los trabajadores y trabajadoras de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, autorizado por sus áreas respectivas, puede realizar su pedido de productos al Almacén. El mismo consta de los siguientes elementos: Nº de Requisición: Es el número correlativo de la requisición. Este número de control lo asigna el o la responsable de la gestión del Almacén. Fecha: Es la fecha de la solicitud. Nombre del Funcionario: Es el nombre de quien efectúa la solicitud. Dirección de Adscripción: Es la dependencia en la cual labora el solicitante. Material solicitado: Es el detalle de los productos solicitados. Descripción: Aquí se coloca el nombre del producto y cualquier detalle del mismo, tales como tamaño, color, código del producto, entre otro. Cantidad: Es la cantidad de productos solicitados. Observación: Se utiliza para colocar cualquier elemento importante. Funcionario Solicitante: Aquí la persona que solicita estampa su firma. Funcionario Responsable: Es el funcionario o funcionaria que se encarga de la gestión del Almacén. Recibí Conforme: En este recuadro quien recibe el o los productos estampa su firma como señal de conformidad de lo recibido.
  • 40. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” Página 40
  • 41. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” (Instructivo) Página 41 Este documento sirve para tramitar la entrega de los productos a las dependencias solicitantes. Debe estar debidamente llena, firmado y sellado por los involucrados. Debe tener anexo la solicitud que realiza el interesado en obtener los productos del Almacén. Nombre del Solicitante: Es el nombre del trabajador o trabajadora de la Contraloría Municipal quien solicita el producto al Almacén. Departamento: Es el nombre de la dependencia en la cual labora el solicitante. Fecha: Es la fecha en la cual se emite el documento de entrega de producto. Nº de Comprobante: Es el número correlativo del formulario. De existir un sistema computacional este lo dará el mismo. Der ser un procesamiento manual, debe existir un libro en el cual se controle y registre ese número correlativo. EL formato utilizado para este campo es “Sald-Nº XX”. Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto. Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de producto. Unidad: Es la unidad de medida de cada producto (Unidades, Kilos, Bultos, Resmas, Cajas, etc) Cantidad Solicitada: Es la cantidad de producto entregado al solicitante. Firma y sello: Son los espacios utilizados por para estampar las firmas y los sellos. Entregado a: En este espacio se escribe el nombre del solicitante, quien debe firmar el mismo.
  • 42. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” (Instructivo) Página 42 Responsable de la Entrega: Es el nombre del funcionario o funcionaria de la Dirección de Administración Integral quien entrega los productos. Debe firmar y sellar en este espacio. Aprobado por: Es la firma y sello del Director o Directora de Administración Integral, que lo hace en señal de acuerdo con el procedimiento de entrega de productos. Asume la responsabilidad final.
  • 43. Sección: Asunto: ANEXOS MODELOS Y FORMATOS TARJETA DE CONTROL PERPETUO “KARDEX” Página 43