Apuntes de la materia de 'Adminitracion de la funcion informatica'

1. UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE PUEBLA
Ingeniería en Informática
Administración de la función informática
“Apuntes”
Presenta:
Lourdes Nataly Rojas Hernandez
Profesor:
M.A. L.C. Nahir González Sosa

2. Temario
1. Informática y Administración
1.1 ¿Qué es la administración?
1.2 ¿Qué es la administración de la función informática?
1.3 Importancia de la informática en las organizaciones
1.4 Importancia de la administración en el área de la función
1.5 Proceso administrativo
2. La planeación en la informática
2.1 Concepto de planeación
2.2 Principios fundamentales de la planeación
2.3 Proceso de planeación
2.4 Establecimiento de objetivo
2.5 Toma de cisiones
2.6 Planeación estratégica
2.7 Planeación de la función informática
3. La organización en la informática
3.1Concepto de organización
3.2 Principios fundamentales de la organización
3.3 Proceso de organización
3.4 Departamentalización
3.5 Organización del trabajo
3.6 Organigramas
3.7 Organización de la función informática
4. El proceso de integración en la informática
4.1 Concepto de integración
4.2 Principios fundamentales de la integración
4.3 Proceso de integración
4.4 Integración en la función informática

3. 5. El proceso de dirección en la informática
5.1 Concepto de dirección
5.2 Principios fundamentales de la dirección
5.3 Elementos que sirven de soporte al proceso de dirección
5.4 El ejercicio de la dirección en la función informática
6. El proceso de control en la informática
6.1Concepto de control
6.2 Principios fundamentales del control
6.3 Establecimiento de normas y estándares
6.4 Calidad y calidad total
6.5 Factores que intervienen en el proceso de control
6.6 Control de la función informática
6.7 Políticas de seguridad en la función informática
6.8 Auditoria informática COBIT

4. 1.- Informática y administración
¿Qué es la administración?
Algunas definiciones:
• Esla ciencia que persigue la satisfacción de objetivos institucionales o
comunes, mediante una estructura y atreves del esfuerzo humano
coordinado. (Fernández Arena).
• Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el cual, trabajando en
grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos (Koontz
y weihrich).
Concepto general de administración:
Es el proceso cuya meta es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un
organismo social, para lograr sus objetivos, alcanzando la máxima productividad.
¿Qué es la administración de la función informática?
La administración de la función informática implica la gestión adecuada de los
recursos con los que se cuenta, a través del uso eficaz y eficiente de los mismos,
con la finalidad de alcanzar los objetivo planteados por las organizaciones, por
medio de la ejecución correcta del proceso administrativo
Importancia de la informática en las organizaciones
• Actualmente, la mayoría de las organizaciones, ya sean micro, pequeña,
mediana o grandes; incluyen el uso de recurso informáticos en sus procesos
y en diversas áreas.
• En muchos casos, la suspensión de la función informática o las fallas en la
misma, pueden entorpecer o paralizar varias acciones de las organizaciones,
e incluso esto puede afectar a los clientes o a otras organizaciones
relacionadas con ésta.

5. Importancia de la administración en el área de la función informática.
La importancia de la administración en la función informática reside en la necesidad
de encauzar todos los recursos con los que se cuenta (humanos, financieros,
técnico-administrativos; incluyendo todos los relacionados con la informática), para
el cumplimento de las metas establecidas por las organizaciones
Proceso administrativo
Se le llama proceso administrativo, al conjunto de fases o etapas sucesivas que se
efectúan para llevar a cabo la administración de cualquier organización, las cuales
se hallan interrelacionadas, formando así un proceso integral. Las etapas del
proceso administrativo son:
1. Planeación
2. Organización
3. Integración
4. Dirección
5. Control
2. La planeación en la informática
Concepto de la planeación
Es el elemento de la administración que tiene por objeto definir clara y precisamente
los objetivos que habrán de alcanzarse, eligiendo el curso alternativo de acción más
conveniente para ello (plan), estableciendo los principios que habrán de orientarlo
(políticas), la secuencia de operaciones para realizarlo (procedimientos), los
tiempos necesarios para lograrlo (programas) y las cantidades para su realización
(presupuesto).
Principios fundamentales de la planeación
La planeación se sustenta en 5 principios fundamentales, sin los cuales, no podría
desempeñarse, estos son:

6. • Factibilidad: planes realizables.
• Precisión: datos exactos, razonables y reales.
• Flexibilidad: establecimiento de márgenes de holgura.
• Unidad: integración de todos los recursos en un solo plan general.
• Cambio de estrategias: modificación de métodos y orientaciones, cuando
sea necesario
Proceso de planeación
El trayecto que sigue la planeación, está constituido por las siguientes fases:
1. Atención a las oportunidades: análisis preliminar de posibles
oportunidades, advirtiéndolas clara y totalmente, e identificando sus
fortalezas y debilidades.
2. Establecimiento de objetivos: definición de metas para cada organización
y para cada área de la misma.
3. Desarrollo de premisas: establecimiento de supuestos congruentes, acerca
de las condiciones en las que el plan se llevara a cabo.
4. Determinación de cursos alternativos de acción: búsqueda y
examinación de las alternativas más promisorias para el cumplimiento de las
metas.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción: valoración de las
alternativas que ofrecen mayores posibilidades de cumplir las metas al menor
costo, en el menor tiempo posible, obteniendo mayores ganancias y
corriendo menores riesgos.
6. Selección de cursos de acción: toma decisiones respecto a las acciones
que se llevaran a cabo para alcanzar los objetivos. Al elegir un curso de
acción, este deja de serlo y se convierte en plan.
7. Formulación de planes derivados: diseño de planes que se ramificaran del
plan principal.
8. Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación:
formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.

7. Establecimiento de objetivos
Los objetivos son los fines importantes a los que se dirigen las activadas
organizacionales e individuales. Existen 2 tipos: los objetivos generales, que son
aquellos en los que enuncian resultados finales; y los objetivos específicos, los
cuales se desprenden de los generales. Los objetivos componen tanto una jerarquía
como una red.
Características de los objetivos
Los objetivos deben:
1. Ser reales
2. Ser medibles
3. Ser alcanzables
4. Crear un compromiso
5. Proporcionar una utilidad
6. Estar por escrito
Elementos de los objetivos
1. Los objetivos forzosamente deben contener los siguientes elementos:
2. Verbo que indique acción (dinamismo)
3. Un resultado clave, único y medible
4. Una fecha o periodo de tiempo dentro del cual han de lograrse
5. Inversión que se debe realizar para lograrlos.
Nota: Estos elementos pueden estar implícitos, sin embargo, la redacción debe dar
respuesta a las preguntas, ¿Qué quiero lograr?, ¿Cómo lo voy a lograr? Y ¿Para
qué lo quero lograr?
¿Qué quiero lograr?
¿Cómo lo voy a lograr?
¿Para qué lo quero lograr?

8. Administración por objetivos
Es un sistema administrativo integral en el que se combina de forma sistemática
muchas actividades administrativas básicas, persiguiendo deliberadamente el
cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.
Beneficios de la administración por objetivos:
1. Mejorar en la administración gracias a la planeación orientada a resultados.
2. Precisión de los roles, estructuras organizacionales y delegación de
autoridad en consonancia con los resultados esperados de las personas que
ejercen las funciones respectivas.
3. Estimulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como con
los objetivos organizacionales
4. Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir resultados y
emprender acciones correctivas.
Toma de decisiones
Es la elección ya adopción de una alternativa cuando existe una situación en la
que se puedan distinguir dos o más cursos posibles de acción, incluyendo uno
o más sea el caso. Se toman decisiones para lograr realizar una acción, para
que se ejecute todo lo planeado y se alcance el cumplimiento de objetivos.
Proceso de la toma de decisiones
Para tomar decisiones bien meditadas y planeadas, se deben recorrer las
siguientes etapas:
1. Definición de objetivo que se quiere alcanzar o del problema que se quiere
resolver.
2. Definición de restricciones, recursos disponibles y apoyos.
3. Análisis y evaluación de alternativas.
4. Selección de una alternativa.
5. Comunicación y aplicación de la decisión tomada.

9. 6. Evaluación y control de los resultados.
Planeación estratégica
La planeación estratégica es un esfuerzo disciplinado para producir decisiones
fundamentales y acciones que configuren y guíen a una organización, en cuanto a
lo que hace y la razón por la que lo hace, centrado a su enfoque en el futuro y
tomando en cuenta todos los factores del entorno para el planteamiento de sus
propuestas.
¿Qué es una estrategia?
• Las estrategias son declaraciones respecto a acciones o métodos
específicos que incluyen la asignación de recursos necesarios para alcanzar
metas amplias metas amplias y resolver temas concretos, de manera creativa
q innovadora, permitiendo así afrontar el entorno de la mejor manera posible.
Cada estrategia está compuesta por un conjunto de tácticas.
• Las tácticas son acciones específicas sobre cómo se desarrollarán las
estrategias, la estrategia es el que se hará, la táctica es el cómo se hará.
Planeación estratégica
La planeación estratégica es un esfuerzo disciplinario para producir decisiones
fundamentales y acciones que configuren y quien a una organización en cuanto a
lo que hace y la razón por la que lo hace, centrando su enfoque en el futuro y
tomando en cuenta todos los factores del entorno para el planteamiento de sus
propuestas.
¿Qué es una estrategia?
• Las estrategias son declaraciones respecto a acciones o métodos
específicos que incluyen la asignación de recursos necesarios para alcanzar
metas amplias y resolver temas concretos, de manera creativa e innovadora,
permitiendo así afrontar el entorno de la mejor manera posible. Cada
estrategia está compuesta por un conjunto de tácticas.
Las tácticas son acciones específicas sobre cómo se desarrollan las
estrategias, la estrategia es él se hará, la táctica es el cómo se hará.

10. Proceso de planeación estratégico
Para alcanzar estratégicamente, es necesario seguir estos pasos:
1. Identificación de objetivos y áreas de oportunidades: metas que se
desean alcanzar o posibles ares de mejora.
2. Identificación de insumos de la organización: recursos que posee la
organización para poder alcanzar sus objetivos.
3. Análisis del entorno: situación de todo aquello que está en el ambiente
externo y que guarda relación con la organización.
4. Determinación del perfil organizacional: establecimiento de misión, visión,
valores y estructuras.
5. Desarrollo de estrategias alternativas: determinación de cursos de acción
afectivos a partir del análisis del ambiente interno y de la organización.
6. Evaluación y elección de estrategias: valoración de los cursos de acción
desarrollados y elección del más adecuado acuerdo a los riesgos, las
oportunidades y los recursos disponibles.
Diferencias entre planeación y planeación estratégica
• La planeación contempla el cumplimiento de objetivos sin visualizar otros
factores, sin embargo, la planeación estratégica hace énfasis en respuestas
lógicas a necesidades de un futuro incierto, complejo y cambiante; buscando
prever los eventos futuros, y con ello, la posibilidad de describir el resultado
de las decisiones actuales, a partir de un análisis minucioso del entorno.
• La planeación consiste en determinar objetivos y formular políticas,
procedimiento y métodos para logarlos, la planeación estratégica permite
hace run análisis de la misión, propósitos, y estrategias para el cumplimiento
de los objetivos, la obtención de resultados y el grado de satisfacción de las
necesidades de los usuarios.

11. • La planeación se centra en el planteamiento de las acciones a seguir para
cumplir los objetivos, la planeación estratégica es una disciplina orientada a
producir decisiones fundamentales y acciones que forman y guían la razón
de ser de una organización, lo que hace y por qué lo hace, con un enfoque a
futuro.
Análisis FODA
El análisis FODA, también conocido como DAFO, resulta de gran utilidad para la
planeación estratégica, pues es una metodología de estudio de la situación de una
organización o de un proyecto, analizando su estado interno: Fortalezas (F) y
debilidades (D); así como si estado externo: Oportunidades (O) y Amenazas (A) en
una matriz. Proviene de las siglas en ingles SWOT (Strengths, Weaknesses,
Opportunities, Threats). Es una herramienta que sirve para realizar un diagnóstico
y planear una estrategia a futuro, sirve para realizar un diagnóstico y planear una
estrategia a futuro, debiendo reflexionar profundamente sobre la situación particular
de la entidad a la que se aplique.
Matriz FODA
Fortalezas (internas) Oportunidades (externas)
Las fortalezas son ventajas competitivas que
surgen de las acciones que los miembros de un
proyecto u organización realicen.
Las oportunidades son posibilidades externas
que mejora y desarrollo que existen gracias a
las fortalezas que se poseen, no pueden ser
controladas por los miembros de un proyecto u
organización, solo aprovechadas.
Debilidades (internas) Amenazas (externas)
Las debilidades son desventajas competitivas
que surgen de las acciones de los miembros de
un proyecto u organización realicen.
Las amenazas son riesgos externos que se
pueden correr debido a las debilidades que se
poseen. No pueden ser controladas por los
miembros de un proyecto u organización, solo
contrarrestadas.

12. NOTA: Cada fortaleza da como resultado una oportunidad, cada debilidad da como
resultado una amenaza; no son situaciones aisladas, F y O están relacionadas
directamente, al igual que D y A, por tanto, se deben ligar y enlistar igual número de
fortalezas y oportunidades, así como de debilidades y amenazas.
Planeación de la función Informática
La planeación es considerada como uno de los principales elementos del proceso
administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de la
función informática en cualquier ámbito. Para la puesta en práctica de la misma, se
deben considerar los siguientes elementos:
• Planeación Estratégica
• Planeación de Recursos
• Planeación Operativa
Planeación Estratégica: se refiere a la definición de estrategias a seguir en la
implementación de la función informática, es decir, ¿por qué y para qué
implementarla?, ¿a través de qué acciones?. Cuando se responde a estos
cuestionamientos, pueden inferirse los caminos a seguir para la implementación de
la misma.
Planeación de recursos: dentro de este ámbito deben considerarse los recursos
humanos (personas), materiales (bienes tangibles, instalaciones, equipos),
financieros (dinero) y técnico-administrativos (sistemas, procesos, herramientas,
conocimientos) que se necesitaran; es decir, ¿cuántos de ellos se requerirán y qué
características deberán tener para la puesta en práctica de la función informática?
Planeación Operativa: se refiere a las acciones que se llevarán a cabo para el
cumplimiento de objetivos, responde a las interrogantes, ¿cómo va a desarrollarse
la función informática?, ¿qué Software será necesario?, ¿qué Hardware se
requerirá?, ¿qué servicios se van a prestar o que actividades se desarrollarán?

13. Organización del trabajo
Se le llama organización del trabajo al conjunto de técnicas que las administración
utiliza para lograr coordinar todas las labores de la entidad. Estas técnicas son:
1. Jerarquía de autoridad: capacidad de ejercer la autoridad, de a cuerdo al nivel
jerárquico que se sustenta.
2. Asesoría (staff): uso de un cuerpo de asesoría externo, para cubrir actividades
y funciones de departamentos que no se consideran básicos para el logro de los
objetivos de la organización, pero si son necesarios.
3. Centralización: se refiere a la concentración sistemática y consistente de
autoridad en un nivel jerárquico en particular, con el fin de reunir en una sola
persona o cargo el poder de tomar decisiones y coordinar las labores dentro de
su respectivo ámbito de acción.
4. Descentralización: se refiere al esfuerzo sistemático de delegar a los niveles
más bajos toda la autoridad, exceptuando aquella que solo pueda ser ejercida
en un punto central y que por supuesto es indelegable.
5. Delegación: es el proceso por el cual los gerentes distribuyen tareas, autoridad
y responsabilidad a la gente que depende de ellos, de acuerdo a un criterio
propio.
6. Crecimiento vertical y horizontal: el crecimiento vertical supone un aumento de
jefes y de niveles jerárquicos, de manera simultánea; este crecimiento se da
cuando incrementan las funciones. El crecimiento horizontal implica el aumento
de funciones sin que aumenten los niveles jerárquicos.
7. Poder e influencia: el poder es la capacidad de individuos o grupos de inducri
las opiniones o acciones de otras personas o grupos, mediante diversos
métodos. La influencia es el cambio de convicción, de la conducta de una
persona o grupo, que resulta de las acciones de otra que tiene poder de
persuasión sobre ella o ellos.
Organigrama
Un organigrama es una representación gráfica que muestra la estructura
organizacional formal de una empresa o institución, así como sus funciones, sus

14. niveles de jerarquía, sus canales de comunicación, sus líneas de autoridad-
responsabilidad y las relaciones existentes entre áreas o puestos.
Criterios para la elaboración de un organigrama
• Precisión: las unidades administrativas y sus interrelaciones deben establecerse
con exactitud
• Sencillez: deben ser lo más simples posible, para representar la estructura en
forma clara y comprensible.
• Uniformidad: en su diseño, es conveniente homogeneizar el empleo de
nomenclaturas, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
• Presentación: depende en gran mediad de su formato y estructura, pero en
general deben ser muy favorable visualmente.
• Vigencia: para conservar su validez, los organigramas deben mantenerse
actualizados, es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el
nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de
elaboración y autorización.
Contenido de los organigramas
Los organigramas deben contener los siguientes elementos:
• Título y nombre que exprese la identidad del organismo
• Nombre del funcionario que lo elaboró
• Fecha de elaboración
• Nombre del funcionario que lo autorizó
• Fecha de autorización
• Explicación de líneas y símbolos especiales
Lo que debe revelar un organigrama:
• La estructura de la organización
• La división de funciones
• Los niveles jerárquicos

15. • Las líneas de autoridad-responsabilidad
• Los canales formales de comunicación
• Las relaciones entre departamentos, etc.
Organización de la función informática
• Es importante definir la forma en que las áreas relacionadas con la informática,
deberán estructurarse en una entidad, para que así puedan ejercer su función de
la manera más eficaz y eficiente.
• La organización de la función informática debe obedecer solo a las necesidades
reales derivadas de la demanda del servicio o de los cambios tecnológicos
propios del área.
• La reducción de la estructura relacionada con la función informática también
puede llegar a determinarse por un comportamiento de disminución en la
demanda o en la tecnología.
• Es importante solo organizar lo necesario y no crear funciones sin sentido, para
de esta forma no determinar una estructura orgánica que ni sea la requerida.
• Si las funciones informáticas no tienen un papel predominante dentro de una
empresa o institución, es recomendable que se unifiquen a nivel de staff dentro
de la estructura.
El proceso de integración en la informática
Concepto de integración
Este proceso hace referencia a la obtención y articulación de los elementos
humanos, técnicos, financieros y materiales; que la planeación y organización
señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
Principios fundamentales de la integración
La integración se sustenta en 3 principios fundamentales, sin los cuales no podría
llevarse a cabo de manera efectiva. Éstos son:
1. Adecuación del hombre al puesto: los trabajadores deben poseer las
características que los puestos demandan para desempeñar sus funciones, en

16. otras palabras, deben ser compatibles; es decir, “La persona adecuada para el
puesto adecuado”.
2. Provisión de elementos administrativos: a cada miembro de la organización
deben proporcionárseles los elementos necesarios para hacerle frente eficiente,
a las necesidades de su puesto.
3. Inducción adecuada: el momento en que el elemento humano ingresa a la
organización es trascendental, por tanto debe ser orientado adecuadamente,
pues de ello dependerá su adaptación al ambiente laboral, así como su
desarrollo y eficiencia dentro de la misma.
Proceso de integración
El proceso de integración debe seguir 4 etapas Fundamentales:
1. Reclutamiento: obtención de los candidatos que se pretende ocupen los
puestos vacantes de la organización.
2. Selección: elección del candidatos idóneo para ocupar un puesto, haciendo uso
de las técnicas adecuadas y tomando en cuenta los requerimientos del mismo.
3. Inducción: articulación y armonización adecuadas para integrar al nuevo
miembro de la organización con los objetivos, misión y valores de la entidad; así
como con el ambiente organizacional.
4. Capacitación y desarrollo: busca lograr el perfeccionamiento e incremento de
las capacidades del personal, así como lograr su máxima eficiencia, a través del
uso de diversas técnicas y herramientas.
• Integración en la función informática
o La vinculación adecuada de todos los recursos de la organización con
la función informática es indispensable para obtener la máxima
productividad en el desempeño de una empresa o institución,
especialmente en lo relacionado con los recursos humanos.
o Los recursos humanos son los elementos más importantes dentro de
cualquier organización, por lo que para su conducción en la función
informática se requiere tomar en cuenta lo siguiente:
- Seleccionar a la persona adecuada para el `puesto adecuado

17. - Motivar al personal para que con el buen desempeño de su trabajo contribuya
al logro de los objetivos de la organización.
- Propiciar un trato respetuoso entre compañeros, una participación activa en la
elaboración y en la difusión de los planes y programas de trabajo, un sistema
que permita reconocer el desempeño, programas de capacitación, así como la
utilización de algunas dinámicas de integración de grupos de trabajo, entre
otras cosas.
- Formar al personal para que pueda ocupar los puestos vacantes de nivel
superior, de acuerdo a sus conocimientos y capacidades.
Dirección
Concepto de dirección
Es la realización efectiva de todo lo planeado, organizado e integrado; por medio
del ejercicio de la autoridad (mando), ya sea que las cabezas tomen directamente
las decisiones o bien, deleguen dicha autoridad y supervisen simultáneamente que
se cumplan todas las órdenes emitidas.
Principios fundamentales de la dirección
La dirección se sustenta en 7 principios fundamentales, sin los cuales no podría
llevarse a cabo de manera efectiva. Éstos son:
1. Armonía de los objetivos: los directivos deben alinear los objetivos de los
trabajadores con los objetivos de la organización.
2. Impersonalidad de mando: el ejercicio de la autoridad debe aplicarse como
resultado de una necesidad de la organización, no como expresión de la
voluntad de alguien.
3. Liderazgo: los directivos deben tener la capacidad de influir en los demás.
4. Vía jerárquica: toda orden o instrucción así como queja o sugerencia, debe
seguir y respetar los niveles y canales oficialmente establecidos.
5. Resolución y aprovechamiento de los conflictos: los conflictos deben resolverse
lo más pronto posible, pero si son funcionales, se debe tratar de obtener
beneficios suficientes de ellos.
6. Claridad en la comunicación: los directivos deben enviar mensajes efectivos,
usando leguaje comprensible y utilizando los canales adecuados.

18. 7. Uso complementario de la organización informal: la manera de dirigir será más
efectiva si se complementa el uso de canales formales, con el aprovechamiento
de la organización informal y sus canales.
Existen ciertos elementos que fungen como cimientos importantes de la dirección
de estos son:
1. Motivación: unión de factores que son capaces de provocar, estimular, mantener
y orientar la conducta hacia un objetivo.
2. Autoridad: facultad que se le otorga a una persona para tomar decisiones y para
hacer que las órdenes se cumplan correctamente.
3. Liderazgo: capacidad que tiene una persona para convencer e influir en otras,
de tal manera que encaucen sus esfuerzos hacia la búsqueda de determinados
objetivos.
4. Comunicación: proceso de elaboración de mensajes, transferencia de
información y generación de entendimiento entre personas, por medio de
códigos adecuados que proporcionan significados.
5. Delegación: capacidad para otorgar autoridad en la toma de decisiones a un
subordinado, cuando un superior lo considera conveniente.
6. Conflicto: proceso de contraposición de ideas que se inicia cuando una parte
percibe que la otra ha afectado o está a punto de afectar negativamente alguno
de sus intereses; los conflictos pueden ser funcionales o disfuncionales.
7. Supervisión: actividad o conjunto de actividades que realiza un superior, al
asignar o dirigir el trabajo de sus subordinados, para lograr de ellos su máxima
eficiencia, buscando la satisfacción mutua.
El ejercicio de la dirección en la función informática
• En el proceso de dirección se concentra la mayor responsabilidad para lograr el
éxito del ejercicio de la función informática.
• El responsable de dirigir, debe ser capaz de conducir adecuadamente el
desempeño de sus subordinados y de todos los procedimientos, así como contar
con los conocimientos suficientes sobre la función informática, para así das
órdenes precisas y correctas.

19. • Para ejercer la dirección en la función informática se requieren ciertas habilidades
y acciones como:
- Liderazgo
- Comunicación
- Motivación personal
- trato respetuoso a los colaboradores
- Participación activa en la ejecución y la difusión de los planes y programas de
trabajo
- Establecimiento de sistemas que permitan reconocer el desempeño de los
colaboradores
- Puesta en práctica de programas de capacitación de personal
- Ejecución de técnicas para la integración de grupos de trabajo
• La dirección exige que el responsable sea capaz de entender que cada persona
es única, por lo que debe respetar su individualidad.
• La dirección eficiente se logra cuando es lo suficientemente hábil para conducir
sanas relaciones interpersonales con los colaboradores.
El proceso de control en la informática
Concepto de control
Se refiere a la evaluación y medición de la ejecución de los planes a través de
diversos mecanismos, con el fin de detectar y prever desviaciones, pudiendo
establecer así las medidas preventivas y correctivas necesarias.
Principios fundamentales del control
El control se sustenta en siete principios fundamentales, sin los cuales no podría
llevarse a cabo de manera efectiva. Éstos son:
1. Del equilibrio de la delegación del control: se refiere a establecer controles
para cada grado de delegación y así asegurar la unidad de mando.
2. De los objetivos: el control es un medio para alcanzar las metas establecidas,
no es un fin en sí mismo.

20. 3. De la oportunidad: debe hacerse en el momento preciso, debe aplicarse antes
de que se cometa el error o sucedan las desviaciones.
4. De las desviaciones: deben analizarse con cuidado de tal manera que se
conozcan las causas que las originaron a fin de tomar las medidas pertinentes
para evitarlas en el futuro.
5. De excepción: el control debe implantarse solo en aquellos casos en que los
resultados justifican su utilización.
6. De la función controlada: señala que las personas y departamentos a quienes
se les aplican los controles no deben estar involucrados con la actividad a
controlar. No se debe ser juez y parte al mismo tiempo.
7. De los estándares: estos deben estar prefijados y serán mejores cuanto más
precisos y cuantitativos seas. Sin parámetros o estándares es imposible
comparar y medir la ejecución.
Establecimiento de normas y estandares
Las normas son lineamientos a seguir para la ejecución de acciones, los estándares
son parámetros de cumplimiento en la ejecución de acciones; ambos son criterios
de desempeño y equivale como una medida aplicable a la generalidad de los casos.
Sirven como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los
rubros en los que normalmente se establecen normas y estándares son:
1. Rendimiento de beneficios: se miden los beneficios obtenidos por la empresa,
los cuales resultan de la comparación entre las utilidades y el capital empleado
en cada una de las funciones.
2. Posición en el mercado: las herramientas de control se utilizan para determinar
la aceptación de algún producto en el mercado y la efectividad de las técnicas
mercadológicas.
3. Productividad: se establece un control en todas las áreas de la empresa, se
determina en base a medidas, como horas-maquina, horas-hombre, número de
productos, etc.
4. Calidad del producto: se determina la primicia en cuanto a la calidad del
producto, en relación con la competencia y preferencia de los clientes.

21. 5. Desarrollo del personal: el objetivo en esta área es medir los programas de
desarrollo para el personal y su efectividad.
6. Evaluación de la actualización: en este control se establecen las condiciones
cambiantes que deben existir para que el trabajo se desempeñe
satisfactoriamente.
Calidad y calidad total
• La palabra calidad tiene diferentes significados, acordes a la apreciación personal
de cada individuo sin embargo en el ámbito empresarial, este termino es
generalmente conceptualizado con el grado en que un conjunto de características
esenciales de cierta entidad tangible o intangible, cumplen con los requisitos
previamente establecidos para la misma.
• Calidad y calidad total no son lo mismo, calidad total se entiende como la
aplicación total de los principios de la gestión de calidad al conjunto de actividades
y personas de la organización, no sólo a la realización del producto o servicio que
se entrega al cliente. De esta manera, el enfoque al cliente se dirige también al
cliente interno (miembros de la organización), por lo cual, la organización debe
perseguir la satisfacción del cliente, de sus productos y servicios y también la
satisfacción de los empleados. De igual modo, la mejora continua no se dirige
únicamente a la mejora de los procesos productivos sino a la mejora de todos los
procesos de la organización.
Factores que intervienen en el proceso de control
Existen cuatro factores esenciales que deben ser considerados al aplicar el proceso
de control:
1. Cantidad: se aplica en actividades en las que el volumen es importante.
2. Tiempo: se controlan fechas programadas.
3. Costos: es utilizado como indicador de la eficacia administrativa y determina
las erogaciones de ciertas actividades.
4. Calidad: se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado
producto, función o servicio de la empresa; para a su vez lograr satisfacción
del cliente.
NOTA: Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es cualitativo.

22. Control de la función informática
El control de la funciónn informática implica la realización de una auditoría en la que
se supervisa y se verifica el desempeño de los sistemas informáticos, de acuerdo a
lo establecido previamente. El control de la función informática se dedica a analizar
los siguientes aspectos dentro de su propio rubro:
• Seguridad
• Control interno operativo
• Eficiencia y eficacia
• Tecnología informática
• Continuidad de operaciones
• Gestión de riesgos
El control de la función informática no únicamente realiza la verificación de los
sistemas informáticos objeto de su estudio, sino también, las relaciones e
implicaciones operativas que dichos sistemas tienen en el contexto empresarial,
tanto interno como externo.
Políticas de seguridad en la función informática
• Las políticas de seguridad en la función informática son una serie de
instrucciones documentadas que indican la forma en que se deben llevar a
cabo determinados procesos informáticos dentro de una organización,
también describen cómo se debe tratar un determinado problema o situación
de este rubro. Este documento está dirigido principalmente al personal interno
de la organización, aunque hay casos en que también personas externas
quedan sujetas al alcance de las políticas.
• En general, las políticas de seguridad informática regulan la manera en que
se deben dirigir, proteger y distribuir los recursos en una organización para
llevar a cabo los objetivos de seguridad informática de la misma.

23. Objetivo de una política de seguridad informática
El objetivo de una política de seguridad informática es la de implantar una serie de
leyes, normas, estándares y prácticas que garanticen la seguridad, confidencialidad
y disponibilidad de la información, y a su vez puedan ser entendidas y ejecutadas
por todos aquellos miembros de la organización a las que van dirigidos.
Principios fundamentales de las políticas de seguridad informática
Los principios, son las ideas principales a partir de las cuales son diseñadas las
políticas de seguridad informática. Estos principios fundamentales son:
responsabilidad individual, autorización, mínimo privilegio, separación de
obligaciones, auditoría y redundancia.
1. Responsabilidad individual: cada elemento humano dentro de la organización
es responsable de cada uno de sus actos, teniendo o no conciencia de las
consecuencias.
2. Autorización: reglas explícitas acerca de quién y de qué manera puede utilizar
los recursos disponibles.
3. Mínimo privilegio: cada miembro debe estar autorizado a utilizar únicamente
los recursos necesarios para llevar a cabo su trabajo, sin distinción de
personas.
4. Separación de obligaciones: las funciones deben estar divididas formalmente
entre las diferentes personas relacionadas a la misma actividad o función, con
el fin de que ningún individuo cometa un fraude o ataque sin ser detectado.
5. Auditoría: Todas las actividades, sus resultados, gente involucrada en ellos y
los recursos requeridos, deben ser monitoreados desde el inicio y hasta
después de ser terminado el proceso. Además, es importante considerar que
una auditoría informática busca verificar que las actividades que se realizan.
así como las herramientas instaladas y su configuración; son acordes al
esquema de seguridad informática planeado y si éste es conveniente a la
seguridad requerida por la empresa.
6. Redundancia: hace referencia a las copias de seguridad de la información,
las cuales deben ser creadas múltiples veces en lapsos de tiempos frecuentes

24. y almacenadas en lugares distintos. Sin embargo, así como a través de los
respaldos se duplica información, al mismo tiempo esto ocurre con el uso de
recursos; por ello, se considera aplicar la redundancia solo en aquellos casos
o servicios que se vuelven imprescindibles para la organización y que no
pueden suprimirse pase lo que pase.
Auditoría informática COBIT
• La auditoría informática COBIT (en inglés: “Control Objectives for Information
and related Technology” y en español: “Objetivos de Control para Información
y Tecnologías Relacionadas”) es una guía de mejores prácticas presentada
como framework (marco de trabajo), dirigida al control y supervisión de
tecnología de la información (TI).
• Esta auspiciada por ISACA (en inglés: “Information Systems Audit and Control
Association”, es una asociación internacional que apoya y patrocina el
desarrollo de metodologías y certificaciones para la realización de actividades
de auditoría y control en sistemas de información).
• COBIT tiene una serie de recursos que pueden servir de modelo de referencia
para la gestión de TI, incluyendo un resumen ejecutivo, un framework,
objetivos de control, mapas de auditoría, herramientas para su
implementación y principalmente, una guía de técnicas de gestión.
• La primera edición de COBIT fue publicada en 1996; la segunda edición en
1998; la tercera edición en 2000; la cuarta edición en diciembre de 2005; la
versión 4.1 estuvo disponible desde mayo de 2007. ISACA lanzó el 10 de abril
de 2012 la edición COBIT 5, que es la última edición del framework
mundialmente aceptado, ésta proporciona una visión empresarial del
Gobierno de TI que tiene a la tecnología y a la información como
protagonistas en la creación de valor para las empresas.
• COBIT 5 se basa en COBIT 4.1, y a su vez amplía esta edición mediante la
integración de otros importantes marcos y normas como Val IT, Risk IT,
Information Technology Infrastructure Library (ITIL) y las normas ISO
relacionadas en esta norma.

25. • COBIT tiene 34 procesos que cubren 210 objetivos específicos de control,
clasificados en cuatro áreas:
➢ Planeación y Organización (Plan and Organize)
➢ Adquisición e Implementación (Acquire and Implement)
➢ Entrega y Soporte (Deliver and Support)
➢ Monitoreo y Evaluación (Monitor and Evaluate)
Objetivo de COBIT
El objetivo de COBIT es investigar, desarrollar, publicar y promocionar un conjunto
de objetivos de control generalmente aceptados para las tecnologías de la
información que sean autorizados (dados por alguien con autoridad), actuales e
internacionales; para el uso del día a día de los gestores de negocios, directivos y
auditores.
Utilidad de COBIT
• Ayuda a gestores, auditores y usuarios a entender los sistemas de
información o tecnologías de la información de su organización; para decidir
el nivel de seguridad y control que es necesario establecer para proteger los
activos de las compañías mediante el desarrollo de un modelo adecuado de
administración de las tecnóloga de la información.
• Optimiza los servicios y el costo de las TI o de la tecnóloga en general.
• Ayuda al cumplimiento de las leyes, reglamentos, acuerdos y las políticas de
la organizaciónn.
• Ayuda a gestionar nuevas tecnóloga de información.
Principios que evalúa la auditoría COBIT
• Efectividad
• Eficiencia
• Confiabilidad
• Cumplimiento
• Confidencialidad
• Integridad
• Disponibilidad
Recursos que evalúa la auditoría COBIT

26. • Datos
• Aplicaciones
• Tecnología
• Instalaciones
• Recursos humanos