Este documento presenta una propuesta tecnológica para la papelería OrtiMart. Propone implementar un sistema de punto de venta, un programa de inventario, facturación electrónica y presencia en redes sociales para mejorar los procesos y control interno de la empresa. La propuesta incluye una lista de equipos, software y proyectos requeridos, así como un calendario y costos estimados para la implementación en menos de 3 semanas por un costo de $41,900 pesos.

1. “Propuesta Tecnológica:
Papelería OrtiMart”
Administración de Función Informática
Trabajo Final
Mtro. Jesús Antonio Gaxiola
Presenta
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Cinthia Elizabeth Villalejos Zamora
Cd. Obregón, Sonora; Lunes 28 de noviembre de 2011

2. Índice
1. Introducción
1.1 Objetivo
1.2 Giro organizacional e historia
1.3 Análisis FODA
1.4 Contexto regional
2. Perfil Estratégico de la Empresa
2.1 Misión
2.2 Visión
2.3 Líneas estratégicas
2.4 Estrategias Competitivas
3. Procesos de la empresa
3.1 Procesos que se llevan en la empresa
3.2 Cadena de valor
3.3 Descripción de procesos
4. Propuesta tecnológica sugerida
4.1Estrategias para atacar el problema tecnológico
4.2 Infraestructura futura e ideal de la empresa
4.3 Lista de proyectos a realizar
4.3 Calendarización y costo de proyectos
5. Conclusión
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3. Introducción
En la actualidad, es importante para las empresas ser altamente
competitivas y mantenerse a la vanguardia.
No solamente para atraer nueva clientela, sino que se vuelve algo
necesario para mantener a su actual base de clientes.
Las empresas deben de hacer de una costumbre el actualizarse y
renovarse para poder ofrecer algo con que competir en el ambiente
actual frente a otras empresas.
Es por eso, que las tecnologías de información se vuelven tan
importantes. Son necesarias para apoyar los procesos productivos de las
empresas, los ayudan a ser más eficientes, amplían los alcances de las
estrategias y la rapidez de éstas, contribuyen a que la empresa se
pueda dar a conocer en ámbitos que antes no hubiera sido posible,
como por ejemplo, fuera del Estado o del País.
Con ayuda de las Tecnologías de Información, se puede convertir un
pequeño negocio familiar en un negocio que surta incluso necesidades
a nivel nacional.
Objetivo
El presente trabajo incluye un análisis de la situación actual de la
empresa “OrtiMart” y plantea una serie de mejoras con respecto al uso
de la integración de las tecnologías de información y sus procesos
productivos, llevando así a la empresa paso a paso a un camino que les
permita cumplir satisfactoriamente la misión y visión que se han
planteado.
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4. Giro organizacional
OrtiMart es una tienda distribuidora de diversos artículos de papelería en
la región de Guaymas, Empalme y puntos circunvecinos.
Se encarga tanto de cubrir las necesidades de grandes empresas como
Maquilas Tetakawi, diversas imprentas y también abastece algunas otras
papelerías y mercerías pequeñas.
Inicia operaciones en Septiembre de 2003 en nuestra actual ubicación,
intentando cubrir una necesidad de abastecimiento de productos en la
región.
Se han ido agregando más productos al catálogo a petición de los
clientes ya que sus necesidades han ido aumentando por lo cual
también se han agregado algunos artículos de limpieza, ampliando así
la gama de productos avanzando en convertirnos en líderes en la zona.
El objetivo primordial de la empresa es la satisfacción del cliente, la cual
se logra a través de un servicio cálido y amable en combinación con
precios competitivos y productos de altísima calidad.
Actualmente pueden encontrarnos ubicados en la calle 9 #24, colonia
centro en Guaymas, Sonora.
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5. Análisis FODA
Fortalezas:
 Cartera de clientes ya establecida
 Precios competitivos
 Variedad de marcas y productos
 Horario accesible
 Buena ubicación
Oportunidades:
 Crecimiento potencial en otros sectores (sucursales)
 Nuevas maneras de satisfacer al cliente (implantar nuevos
servicios)
 Implementar mejoras para agilizar los procesos
Debilidades:
 No se toma la importancia debida a la tecnología
 No maneja ningún tipo de promoción o publicidad
Amenazas:
 Competencia
 Factores externos como el aumento del dólar, cambios en las
leyes fiscales
 Problemas con proveedores
 Escasez de productos
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6. Misión
Ofrecer productos de calidad a un buen precio con excelente servicio
al cliente.
Visión
Ser la empresa líder en Sonora para encontrar cualquier artículo de
papelería convirtiéndonos en la primera y mejor opción para satisfacer
las necesidades del mercado.
Líneas estratégicas
1. Servicio al cliente.
Es necesario ofrecer un servicio amable, rápido y eficiente.
Adelantarse a las necesidades del cliente en base a los
requerimientos que éstos nos hagan.
2. Integrar los sistemas a la empresa.
Es necesario actualizar la manera en que se realizan algunos de
los procesos más cruciales que se realizan en la empresa y
algunos otros de apoyo que pueden resultarnos muy utiles tanto a
la empresa como a los clientes.
3. Cultivar relaciones con proveedores y extender dicha red de
conexiones.
De esta manera se pueden ofrecer una mayor variedad de
productos y marcas y conseguiremos que el rango de los precios
varíe.
Se puede ofrecer algún tipo de exclusividad con algún producto
o marca, buscando conseguir descuentos o promociones.
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7. Estrategias Competitivas
1. Servicio al cliente.
Establecer una serie de lineamientos por escrito sobre el trato
al cliente, éstos se harán llegar a los empleados, se
capacitarán en ello y se monitoreara esporádicamente su
práctica.
Establecer cierto tipo de incentivos para motivarlos a cumplir el
objetivo.
Establecer la venta por sugerencia y el incentivo a partir de
cierto número de artículos vendidos.
2. Integrar los Sistemas de Tecnologías de Información al negocio.
Hacer un análisis de lo que se requiere conseguir en la
empresa y cotejarlo con la situación tecnológica actual.
Hacer una lista de los equipos o software necesarios para
alcanzar el plan tecnológico propuesto e implementarlo
gradualmente para no desubicar a los empleados.
3. Cultivar las relaciones.
Ayudar a los productores locales ofreciendo sus productos,
apoyando así la economía local mediante a otras empresas,
que a su vez, nos estarán haciendo promoción.
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8. Procesos de la empresa
 Compra/venta de artículos
 Atención al cliente
 Control de inventario
 Control de pagos y proveedores
Los procesos principales son la atención al cliente y la relación de con
proveedores.
Cadena de valor
Comunicaci Compra de Recepción Exhibición
ón con artículos de artículos en tienda
proveedores a inventario
Interacción Cliente
vendedor- Venta satisfecho
cliente
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9. Descripción de procesos
Compra de productos
Se hace una lista sobre los artículos fuera de stock, apoyándose de los
registros del almacén y de ventas. Se le suman a esta lista los productos
nuevos que se vayan a agregar al catálogo, se autoriza la lista por
compras y el proveedor es contactado y se inicia el proceso de
compra.
Control de pagos y proveedores
Se revisa la lista de los artículos que se desean comprar para ser
aprobada y se revisa que en efecto, los productos que se vayan a
comprar sean necesarios para así evitar mucho almacenaje de un
producto que no se venda mucho.
Se autoriza el pedido y se procede a iniciar el proceso de pago a los
proveedores.
Control de inventario
Los artículos comprados son recibidos y cotejados con la factura que
haya enviado el proveedor y la lista de compra que se realizó
anteriormente para comprobar que no exista ninguna discrepancia.
Se da de alta en el sistema la entrada del producto y posteriormente
cada uno es etiquetado con el precio y se distribuye ya sea en el
almacén o en los anaqueles de la tienda.
Atención al cliente
Se recibe al cliente de manera amable y se le pregunta por sus
necesidades. Varias veces el cliente llega sin saber exactamente las
características del artículo que desea comprar, es deber del vendedor
ofrecer varias opciones tanto en variedad de tamaños como en rango
de precio. Y en caso de ser necesario, disuadir al cliente a comprar otro
artículo que satisfaga mejor sus necesidades.
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10. Propuesta tecnológica: Estrategias para atacar los problemas
Se propone para empezar implementar un sistema interno, tipo punto
de venta que les permita mantener un mejor control de las
transacciones que se llevan a cabo, ya que por el momento se cuenta
solamente con la caja y se anotan en un archivo de computadora las
compras. Sería más práctico y fácil para la empresa tener un programa
que registre todo esto y les de la información sobre el corte de caja de
manera automática.
También se propone un programa que les ayude a manejar sus
inventarios, ya que últimamente se han experimentado algunas
pérdidas porque los registros tanto de entradas y salidas no están lo
suficientemente claros y esto le representa pérdidas a la empresa.
Es necesario actualizar los sistemas de facturación, ya que actualmente
se realizan facturas de manera manual. Se busca cambiar esto para
ofrecerlas de manera electrónica para evitar errores de algún tipo y
ofrecer este servicio extra a los clientes.
Una buena opción sería también empezar a recibir pedidos por medio
de una página de internet, se tienen contempladas diversas redes
sociales en las cuales se harían concursos y promociones para atraer
más mercado.
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11. Infraestructura futura e ideal de la empresa
Para poder realizar estos cambios se necesitaría de lo siguiente:
 Dos computadoras Dell Inspiron 620 (una para el punto de venta y
otra que estaría en almacén)
 Impresora para las facturas Dell 1135 Multifunción en red
 Dispositivo lector de código de barras Laser Symbol
 Paquete de software de punto de venta e inventario
 Suscripción en redes sociales (Facebook, Foursquare)
 Acceso a internet
Lista de proyectos
 Hacer la compra de los equipos correspondientes
 Contratación e instalación de acceso a internet
 Instalación de los equipos e implementación de programas
 Capacitación a los empleados en los nuevos procedimientos
 Habilitar las páginas de redes sociales con información
 Designar a una persona encargada que se dedique a monitorear
las redes sociales cada cierta cantidad de tiempo
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12. Calendarizar y establecer costos de proyectos
Proyecto Duración Costo
Compra de equipo Un día 12 mil pesos
Contratación e Un día 9, 600 pesos al año
instalación de internet
Instalación de Dos días 10 mil pesos
paquetes de software
y equipos
Instalación de lector Un día 1, 300 pesos
Capacitación a Tres días 2 mil pesos
empleados
Habilitar redes sociales Una semana 4 mil pesos
y subir contenido
Tener a una persona 3 mil pesos mensuales.
encargada de
alimentar las redes
sociales
Se estima el proyecto este a más tardar entre dos semanas o dos
semanas y media, con un costo aproximado de $41, 900 pesos.
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13. Conclusión
Es importante la implementación de tecnología en las empresas para
ayudarlas a sobresalir y a mantener un mejor control, con estas
propuestas se espera aumentar el volumen de ventas de la empresa y
mejorar su control interno.
De esta manera se podrá mantener un equilibrio que le permitirá seguir
creciendo y expandirse en un futuro sin ninguna dificultad y contará con
el respaldo de la comunidad y su clientela.
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