Organizacion y metodos unidad 1

Módulo Administrativo

Unidad IV: Fundamentos de Organización

Tema 1: La Organización

1.1.- Organización como proceso administrativo - Definición:

Se puede definir el término de: Organizar como el proceso de asignar
autoridad - responsabilidad y coordinar los esfuerzos del personal en la obtención
de los objetivos de la organización. Este proceso presenta por tanto, dos facetas:
establecer la estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la
estructura durante la planificación, la organización debe determinar quién va a ser
que cosa y cómo va a hacer lo coordinación dentro y entre los departamentos de
la misma.

Veamos a continuación las definiciones del proceso de organizar que
presentan algunos autores:

“Organización es la estructura de las relaciones que debe existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce

"La organización es la coordinación de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la
realización de los fines que la propia empresa persigue" Isaac Guzmán V.

"Organizar es agrupar las actividades para alcanzar ciertos objetivos,
asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y
coordinar tanto en sentido vertical como horizontal toda la estructura de la
empresa" Koontz & O´Donell

"Las organizaciones son unidades sociales o agrupamientos humanos
deliberadamente constituido para alcanzar fines específicos" Amitai Etzioni

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Gerenciales


1.2.- Importancia de la Organización

La organización como función administrativa posee un carácter continuo,
jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos están sujetos a cambios constantes (Expansión, contracción,
nuevos productos, entre otros).
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo, al delimitar las funciones y
responsabilidades.

1.3.- Comportamientos Organizacionales:

Cuando interviene más de un individuo se constituye una situación social,
definida por sus usos y costumbres que dan lugar a normas de comportamiento y
además se tiene en cuenta la identidad de los participantes, Estos dos factores
generan expectativas por parte de los individuos.

El comportamiento organizacional se caracteriza por ser un proceso de
interacción regido por las expectativas de los individuos. Puede realizar en forma
de:

* Cooperación: Actividad que se desarrolla con vistas a una finalidad
común.

* Coordinación: Actividad ordenada en base a información mutua de los
comportamientos proyectados.

1.4.- Elementos de Las Organizaciones

1.4.1.- Personas interrelacionadas: (personas, roles y status), es el
elemento esencial de toda organización. Las personas son a las organizaciones lo
que las células al cuerpo humano. El funcionamiento de la organización
dependerá en buena medida de cómo actúen las personas que la integran, y por
lo tanto, una parte esencial de la comprensión de las organizaciones la constituye
la comprensión de los motivos del comportamiento humano, conocida como "
Motivación".

1.4.2.- Grupos interrelacionados: Las propias organizaciones son, grupos
que a su vez están constituidos por sub.-grupos. Estos sub.-grupos pueden ser
primarios es decir los espontáneos y caracterizados por vínculos afectivos. Son



formados en base a impulsos naturales e inconscientes. Secundarios es decir
planificados y caracterizados por vínculos utilitarios. Resultan del pensamiento
consciente y racional. Al conjunto de roles y status establecidos en la definición de
los subgrupos secundarios se les conoce como organización formal. Cuando una
persona pasa a pertenecer a un grupo, su conducta ya no dependerá únicamente
de su propia personalidad sino que estará fuertemente influenciada por las
normas de comportamiento y por los valores de ese grupo (los valores son los
que el grupo entiende que esta y bien y lo que entiende que esta mal).

1.4.3.- Finalidad: Es la misión. Toda organización orienta sus acciones a
satisfacer una necesidad o conjunto de necesidades de la sociedad lo cual
constituye lo que hemos llamado "Misión" de la organización-

1.4.4.- Eficiencia: es vital para que se intente llevar a su máximo la relación
entre lo que se consume y lo que se produce en una organización. Lo contrario
implica despilfarro.

1.5.- Enfoque de Sistema de la Organización
Según Stoner: El enfoque de sistema procura contemplar la organización
como un todo y como parte del ambiente externo. Considera que la actividad de
un segmento de la organización afecta a la actividad del resto de los segmentos
de la misma, hace que los gerentes no puedan funcionar solamente dentro de los
límites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento
con toda la empresa.

Un gerente de producción que aplica el enfoque de sistema decidiría la
programación tomando en cuentas las consecuencias de sus decisiones en otros
departamentos y para la organización entera.

1.5.1.- Principales Conceptos del Enfoque de Sistema:
1. Sub Sistema: Son las partes que constituye el sistema, lo cual implica que
cada sistema puede ser a su vez subsistema de otro sistema mayor.
2. Sinergia: Significa que los departamentos que interactúan en forma
cooperativa, son mas productivos que si trabajaran en forma independiente
o aislada.
3. Sistema Abierto y Sistema Cerrado: Un sistema abierto es aquél que
interactúan con su ambiente, en tanto el sistema cerrado no lo hace.
4. Límite del Sistema: Es lo que separa a todo sistema de su ambiente. En un
sistema cerrado el limite es rígido, en tanto en un sistema abierto el limite
es más flexible
5. Flujo: Un sistema toma elementos del ambiente externo, que constituye el
INPUT del sistema. Los input pasan por un PROCESO de transformación,
que los transforman en bienes y servicios (OUTPUT), que se vuelcan al
medio externo.



6. Retroalimentación: Constituye la parte del control de un sistema: los
resultados, es decir, los output regresan a quien procesó los input,
permitiendo analizar y corregir los procesos.

Según Donnelly: En el enfoque de sistema, la organización es percibida
como un grupo de partes interrelacionadas con un propósito único, donde la
acción de una parte repercute en las demás. Agrega que resolver un problema con
enfoque de sistema, implica ver la organización como un todo dinámico y prever
impactos deseados y no deseados de las decisiones.

Según Kast y Rosenzweig: Un sistema es todo conjunto organizado y
unitario, compuesto por dos o más partes Inter-dependientes, delineado por límites
identificados que lo separen del supra ambiente ambiental.

Estos autores consideran que las organizaciones son un sub - sistema de la
sociedad, que a su vez están compuestos por distintos sub - sistemas: metas y
valores; técnico; psico-social; estructural; administrativo.

1.6.- Organización Formal.
Las organizaciones formales, consisten en grupos de personas
conformados para obtener resultados utilitarios específicos. Como todo grupo,
tienen una estructura es decir, cada integrante ocupa una posición (o status) que
conlleva derechos y obligaciones, y un rol que implica el ejercicio de esos
derechos y obligaciones. Pero en el caso de las organizaciones formales, esta
estructura está formalizada, existe con independencia de quien la ocupe.

1.6.1.- Principios de la Organización Formal.

Según Benjamín Franklin (1998) los principios de la organización formal son
los siguientes:

1.6.1.- Autoridad:
Consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer,
siendo el poder la habilidad de ejercer influencia, por lo tanto el poder refuerza la
autoridad.

1.6.2.- Delegación:
Es el proceso por el cual un jefe de a un subordinado la autoridad necesaria
para realizar su tarea. Se lleva a cabo cuando las actividades crecen o aumentan
la complejidad de las mismas.



1.6.3.- Responsabilidad:
Es el deber que un subordinado tiene de cumplir con las tareas
encomendadas dependiendo su grado de responsabilidad de la función que
realiza y jerarquía que ocupa en la organización.

1.6.4.- Departamentalización:
Consiste en dividir y agrupar las actividades de la organización para que
contribuyan al logro de los objetivos, aumentando así la eficiencia de la
organización. De cada área, departamento, división, y puesto de trabajo se exige
una definición clara de la actividad, delegación y relaciones de autoridad
establecida.

1.6.5.- Unidad de mando:
Para la ejecución de un acto cualquiera una persona solo debe recibir
órdenes de un jefe, esa es la regla de la unidad de mando. Sin embargo, en la
actualidad este principio se está modificando por cuanto las nuevas estructuras
organizacionales están apuntando hacia el trabajo por proyectos y estructuras en
redes, en los cuales las personas no están bajo la dirección de un solo supervisor
sino de varios.

1.6.6.- Tramo de control o Amplitud administrativa:
Es el número de empleados que deben reportar a un gerente. Determina
cuánto debe monitoriar estrechamente el gerente a sus subordinados.

1.6.7.- Unidad de objetivos:
Toda la organización debe estar encaminada hacia el logro de la misión,
objetivos y metas y la estructura debe ser una herramienta para alcanzar lo
planeado.

1.6.8.- Jerarquización:
Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a
través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado.



Tema 2: Organización y Métodos

2.1.- Organización y Métodos - Definición

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los
evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las
empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar,
controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas
unidades de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al
mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que
integran la labor general de la racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una
forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar
trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el
máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o
servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y Métodos estudia los problemas de estructura y
funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los
funcionarios interesados en mejorar la organización y los métodos empleados por
los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es
asegurar el máximo de eficiencia en los procesos administrativos, y mediante la
aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías
en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio
especializado, si el deber de los gerentes es asegurar que las actividades sean
bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta
interesante interrogante es que utilizando este servicio, los gerentes adquieren los
conocimientos necesarios de Organización y Métodos, y sean capaces de dirigir
un departamento, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada
administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los
negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe
trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos
para llevar a cabo la función.



2.2. Ventajas de las Unidades de Organización y Métodos

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un gerente es,
que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede
tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar
otras responsabilidades, haciendo éstas en base de reunir datos y obtiene la
mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que
se analiza .

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir,
pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se
hace y el por qué de ello.

Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se
caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin
ninguna presión.
Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser
capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas
con la experiencia de sus funcionarios.
Liberación de estrecheses departamentales y enfocar los problemas
desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

El término de Organización y Métodos se
utiliza para designar el conjunto de técnicas
administrativas y de investigación destinados a
mejorar el funcionamiento de la administración

De esta manera, el término de Organización y Métodos consiste, por una
parte, en conceptuar la organización como la función que se sustenta en
buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su
grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los
cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el
proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema
de la organización.



La esencia de la relación entre Organización y Métodos es
que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta
con los métodos aplicados. Una variación en la organización
ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio
en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El
método permite descubrir cuáles son las estructuras y
procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización
para hacerla eficiente y eficaz.

Esta herramienta administrativa, tuvo sus inicios en la administración
pública. La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado
conforme han surgido los problemas en la prestación de los servicios públicos. Se
inició la aplicación de este concepto en las empresas públicas para las cuales el
criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que el lucro no es
su finalidad.

2.3. Objetivos
Las unidades de organización y métodos obedecen a dos objetivos
fundamentales:
1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización
administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del
mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los
problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los
problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la
modernización administrativa.

2.4 Origen de Organización y Métodos
La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y
hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la
aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al
establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en
1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes:
una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la
creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las



unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se
caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de
Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones
de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el
aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el
sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.

Las unidades de Organización y Métodos se legalizan en 1971 por medio
de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y
coordinación de las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento
deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma
administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la
Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de
reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

2.5.- Funciones.
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo
con el desarrollo de la organización dentro de la que se ubica y con las técnicas a
las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y
diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la
administración y se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento
de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias
actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y
procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la
adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de
manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se
trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y
clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la
administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo
solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas;



coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores
sistemas de trabajo y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para
promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas
de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o
divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de
finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar
posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la
organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y
a los principios generales para la resolución de problemas que se plantean
en la organización de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y
métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan
desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los
funcionarios y empleados.

Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de
Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo
administrativo:

1ª Fase de desarrollo 2ª Fase de desarrollo 3ª Fase de desarrollo
(inicial) (intermedia) (consolidación)
Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
funciones
Cuadros de distribución Desarrollo Ingeniería de sistemas
del trabajo Organizacional
Elaboración de Administración por Informática
organigramas proyectos
Elaboración de Administración Modelos de simulación
diagramas de flujo estratégica
Análisis y descripción
de puestos
Fuente: Gustavo Quiroga Leos (1992)

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la
dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de
la organización



a. Fase de Desarrollo (Inicio):

Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría
de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de
trabajo de la empresa; elaborando organigramas como cuadros de
distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

b. Fase de Desarrollo (Intermedia):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y
complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de
la organización, así como los sistemas y los proyectos.

c. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías
cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones,
simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

2.6.- Características de los análisis de Organización y Métodos

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad
orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual
se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de
mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y
presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder
realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.
2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un
sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:

a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.



b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento
que considere los factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
modificadores en las formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo
mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de
hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en
unidades homogéneas de tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables.
Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las características del personal.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La
planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y
relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de
recursos, etc.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función
objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en
diversas etapas.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real,
para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas
teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está
desarrollándose, éstas se dividen así:

Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de
estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una
distribución específica de las llegadas y el tiempo.
Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la
información se da en forma probable para el desarrollo sistemático
del análisis.
Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de
competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose
responsables pero conociendo las reglas.

2.7.- Ubicación dentro de la empresa:

Ya está definido que la función única de Organización y Métodos
corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un
fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como



resultado que la unidad de Organización y Métodos pueda situarse en diferentes
lugares en la estructura administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de
personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en
oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un
instrumento efectivo para su mejoramiento.

La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la
administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones
que se le asignen y del tipo de organismo implicado. Los documentos oficiales
recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la misma
autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de
diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa
u organismo.

2.7.1.- Ubicación según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel
jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel
jerárquico. Existen dos casos

En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del
subsecretario y de un gerente.
En una administración descentralizada, donde puede depender
directamente del director o gerente general y del subdirector o
subgerente general.

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un
directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un
momento determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas.
Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar
su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.

Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le
permiten conocer la situación como una fase de diagnóstico y considerar los
cambios para una mejoría del sistema de actuación administrativa como una fase
de diseño.

2.7.2.- Ubicación según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus
acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos,
información, administración de recursos humanos y materiales y control.



Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal,
dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las
unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico y especial del
apoyo administrativo en Organización y Métodos.

Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de
apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y
proyectos ubicadas en las áreas que dada su importancia o dimensión las
requiera.

2.7.3.- Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por programas o proyectos es la más resultante del
desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.

La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una
organización orgánico – ajustable y flexible, identificándose como una estructura
horizontal – diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del
mando especializado, pero también puede considerarse como una vinculación
entre la estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas,
cuya base son los proyectos y la organización.

Existen dos enfoques para administrar los proyectos de Organización y
Métodos:

a.- El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor
directo, lo que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el
organigrama.

b.- El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente
autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su término y los
funcionarios de línea conserven su autoridad lineal original.

En él coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que
emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la
autoridad al proyecto"

2.8.- Personal de Organización y Métodos

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como
analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de
presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la
implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico
o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:



Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la
administración y de la organización, de sistemas y metodología de la
investigación.
Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar
diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y
elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de
espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad,
saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

2.9.- Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se
resumen en tres aspectos:
a. La carencia de un programa general de Organización y Métodos en
las dependencias públicas.
b. La escasez de personal calificado.
c. La resistencia al cambio.

Podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para
cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o
departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el
mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se
lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la
organización.

Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura
organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los
proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidadora;
trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los
directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.



Tema 3: Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo

3.1.- Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo -
Definición

Para lograr el propósito de mejorar los sistemas administrativos, se
requiere de un marco general de referencia metodológico que permita identificar
claramente los factores bajo estudio y analizar en forma ordenada y sistemática
sus componentes del modo más racional posible utilizando las técnicas más
adecuadas.

Tomando como base las investigaciones realizadas por Enrique Benjamín
Franklin, se presenta un método de trabajo para normar y auxiliar las tareas de
estudio, análisis, diagnóstico y mejoramiento organizacional:

Etapas de la metodología para el desarrollo de
los procesos de mejoramiento administrativo

1 2 3 4
Visión del Planeación del Recopilación Análisis de
Estudio
Estudio los datos
7 6 5
Formulación de
Evaluación Implantación
recomendaciones

Fuente: Enrique Benjamín Franklin (1998)
1
3.1.1.- Visión del Estudio

Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual
se puede lograr una aproximación de la situación real, las competencias y
aplicaciones esenciales para dimensionar la naturaleza y propósito del estudio.



En este paso se realizará una captación, análisis y selección de las ideas
que permitirán sentar las bases para definir la naturaleza, alcance, requerimientos
y expectativas que se pretenden alcanzar con su puesta en práctica.

Además se realizará un examen preliminar de la situación, es decir, una
revisión e identificación de los puntos claves que servirán como marco referencial
para el estudio.
2
3.1.2.- Planeación del estudio:

El segundo paso para realizar un estudio organizacional es el de precisar su
naturaleza y alcance, es decir, establecer los “términos de referencia” para
orientar su ejecución.

3.1.2.a.- Determinación del factor de estudio: Identificación del elemento o
variables que deben ser estudiados para que la organización pueda cumplir con su
cometido. Este procedimiento fija las bases para determinar el objetivo del estudio
y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la
información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.

3.1.2.b.- Fuentes de estudio

a.- Fuentes internas: Nivel institucional, Nivel intermedio, área afectada,
otras unidades administrativas, Unidades de mejoramiento administrativo,
recursos de información.

b.- Fuentes externas: Normativas, Organizaciones análogas,
Organizaciones líderes en el campo de trabajo, proveedores, clientes o usuarios.

3.1.2.c.- Definición del objetivo de estudio: Una vez se ha detectado los
factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objetivo
del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la
organización espera como resultado de sus acciones internas e interacción con el
medio ambiente.

3.1.2.d.- Investigación preliminar: Definida la orientación y los factores de
calidad esperados del estudio, se requiere de una investigación preliminar o
reconocimiento para determinar la situación administrativa de la organización. Esto
implica tanto la revisión de la literatura técnica y legal, como el primer contacto
con la realidad que se va a estudiar.



3.1.2.e.- Preparación del proyecto de estudio: Recabados los elementos
preliminares para llevar a cabo el estudio se debe preparar el documento de
partida para instrumentarlo, el cual debe quedar integrado por:

A.- Propuesta Técnica, que a su vez debe contener:

a.- Antecedentes

b.- Naturaleza

c.- Justificación

d.- Objetivos

e.- Acciones

f.- Resultados

g.- Alcance

h.- Recursos

i.- Costos

j.- Estrategias

k.- Información Complementaria

B.- Programa de Trabajo, el cual incluye:

a.- Identificación

b.- Responsables

c.- Área

d.- Clave

e.- Actividades

f.- Fases

g.- Calendario



h.- Representación Gráfica

i.- Formato

j.- Reportes de avance

k.- Periodicidad

3.1.2.f.- Autorización para realizar el estudio.

3.1.2.g.- Integración del grupo de trabajo: integrado por un coordinador
auxiliado por un equipo técnico.

3.1.2.h.- Capacitación del grupo: Dicha capacitación se refiere, no sólo a lo
que respecta al manejo de medios de investigación que se emplearán para el
levantamiento de información, sino de todo el procese que se seguirá para
preparar el estudio.

3
3.1.3.- Recopilación de Datos: Concluida la parte preparatoria del estudio
se inicia la fase de recopilación de datos, la cual debe dirigirse hacia aquellos
hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la
organización.

3.1.3.1.- Técnicas de recopilación de datos: La elección de técnicas e
instrumentos para la recopilación de los datos debe estar en función de las
características del estudio que se pretenda realizar. A continuación se mencionan
algunas técnicas que serán de gran utilidad:

a.- Investigación documental

b.- Consulta a sistemas de información

c.- Entrevistas

d.- Cuestionarios

e.- Observación Directa

4
3.1.4.- Análisis de los Datos: Una vez realizados la recopilación y registro
de datos, éstos deben someterse a un proceso de análisis o examen crítico que



permita precisar las causas que llevaron a tomar la decisión de emprender el
estudio y ponderar las posibles alternativas de acción para su efectiva atención.

3.1.4.a.- Procedimiento de análisis: El análisis provee de una clasificación e
interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información
para que la organización pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
Dentro de ese proceso se puede distinguir la siguiente secuencia de pasos:

a) Conocer el hecho o situación que se analiza.
b) Describir ese hecho o situación.
c) Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes.
d) Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.
e) Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o
diferencias.
f) Definir las relaciones que operan entre los elementos,
considerándolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los
fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada, sino
que son también producto del medio ambiente que los rodea.
g) Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las
causas que lo originaron y el camino para su atención.

Otra técnica muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos fundamentales:

¿Qué trabajo se hace? ¿Cómo se hace?

¿Para qué se hace? ¿Con qué se hace?

3.1.5.- Formulación de recomendaciones: Como resultado del análisis
5
de los datos y de la formulación del análisis de los datos y de la formulación de un
diagnóstico de la situación que originó el estudio, se abre la posibilidad de
preparar propuestas concretas de acción, evaluando sus ventajas y desventajas,
presentándolas a manera de propuestas o recomendaciones. Las
recomendaciones pueden ser de los siguientes tipos:



a) De mantenimiento: Conservación general del ambiente de trabajo sin
modificaciones o, en su caso, que los cambios no impliquen más que
reformas elementales.
b) De eliminación: Supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de
formas, registros e informes, eliminación de procedimientos, bajas de
personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, entre
otras.
c) De adición: Introducción de un nuevo sistema, incremento del
número de operaciones en un procedimiento, incorporación de
nuevas unidades administrativas, aumento del personal, programas,
formas, entre otras.
d) De combinación: Intercalar el orden de aplicación de programas de
trabajo, alternar el orden de las operaciones de un procedimiento o
aplicación de sistemas, compaginar la utilización de formas de uso
generalizado con nuevas formas, entre otras.
e) De fusión: Redistribución de funciones mediante la unificación de
áreas y/o unidades administrativas, agrupación de personas de
diferentes áreas bajo un mismo mando, unificación de formas,
registros e informes, entre otros.
f) De modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
reubicación física de personal, equipo o instalaciones, redistribución
de cargas de trabajo, modificación de formas, registros, y programas.
g) De simplificación: Reducción de pasos de un procedimiento,
introducción de mejoras en los métodos de trabajo, agilización de
sistemas de trabajo, disminución de formas, reportes, entre otros.
6
3.1.6.- Implantación: La implantación de las recomendaciones constituye
el paso clave para incidir en forma efectiva en la organización, ya que constituye
el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento
administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del estudio.

La implantación está conformada pro las fases siguientes:
a) Preparación del programa
b) Integración de recursos.
c) Ejecución del programa.

7
3.1.7. Evaluación: Una vez que se implantado el estudio, es indispensable
comprobar el efecto de las innovaciones, por lo que es conveniente efectuar la
identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como los
cambios operativos que de éstas se desprendan.



EVALUACIÓN UNIDAD IV

I PARTE. DESARROLLO

A continuación se formulan una serie de interrogante, se pide que las
responda de forma analítica:

1.- Explique qué conocimientos requiere el analista de Organización y
Métodos?

2.- Explique cuáles objetivos se persiguen con la creación de las unidades
de Organización y Métodos.

3.- ¿Cuáles son las técnicas de organización que utilizan las unidades de
Organización y Métodos en su fase de desarrollo máximo?

4.- Explique las diferencias que existen entre ubicar las unidades de
Organización y Métodos según la función de asesoría y según la función de
apoyo.

5.- Explique cuáles son las funciones de las unidades de Organización y
Métodos.

II PARTE: RESOLUCIÓN DE CASOS PRÁCTICOS

A continuación se presenta un caso de estudio, léalo detenidamente y
conteste las preguntas que al finalizar el caso se plantean.



CASO DE ESTUDIO Nº 1:

La función de Organización y Métodos.

Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo.

GRAFICOLOR S.A.

1. GRAFICOLOR S.A. actúa en el medio desde el año 1987, realizando
actividades gráficas. La empresa comenzó su accionar en forma muy reducida
pero, con el pasaje del tiempo, debido a la calidad de sus trabajos, a la correcta
atención de sus clientes y al estricto cumplimiento en los compromisos
asumidos, fue creciendo en forma importante, transformándose en una de las
más reconocidas empresas del ramo.

Su crecimiento comercial no fue acompañado de la adaptación
administrativa necesaria, por lo que desde hace aproximadamente 5 años
enfrenta serios problemas de organización y administración. El Directorio ha
insistido frente a Gonzalo Pereira, Gerente General de GRAFICOLOR S.A.,
para que ponga en práctica acciones que otorguen a la empresa el prestigio
que obtuvo en sus primeros años de vida.

En realidad, las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen
claramente determinadas sus actividades, por lo que Gonzalo Pereira consideró
conveniente desarrollar dos acciones simultáneas: en primer lugar crear una
unidad interna de Organización y Métodos y en segundo lugar listar las
principales actividades que se cumplen actualmente más las que debería
cumplir, a su criterio, la unidad de Organización y Métodos.

2. El listado de actividades confeccionado por el Gerente General es el siguiente:

1. Diseñar la estructura organizativa de la empresa.



2. Confeccionar un registro de proveedores.

3. Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la
administración.

4. Analizar y diseñar los procedimientos administrativos de la empresa.

5. Determinar la dotación de personal necesaria para las distintas unidades
integrantes de la estructura organizativa de la empresa.

6. Registrar la asistencia del personal.

7. Planificar las ventas.

8. Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores.

9. Presupuestar los trabajos gráficos encomendados por los clientes.

10. Facturar los trabajos realizados.

11. Cobrar las facturas y pagar a los proveedores.

12. Confeccionar un presupuesto financiero semestral.

13. Redactar un proyecto de reglamento interno de personal.

14. Coordinar las actividades entre las áreas de Producción, Ventas y Finanzas.

15. Analizar y sugerir cambios en la disposición física actual.

3. Otra de las inquietudes de Gonzalo Pereira es el continuo retraso que se
produce en la ejecución de las tareas administrativas. Las investigaciones por él
realizadas le permitieron establecer que las causas de dichos retrasos
radicaban en la superposición o duplicación de actividades en algunas unidades
organizativas y en la falta de claridad en las relaciones entre las mismas. Llegó
al convencimiento también, que la indefinición del rol de cada empleado y el
desconocimiento de las tareas específicas que deben cumplir, obstaculizaba el
funcionamiento administrativo y colaboraba en los retrasos enunciados.

4. Si bien Gonzalo Pereira adoptó la decisión de crear la unidad interna de
Organización y Métodos, tenía algunas dudas respecto a los resultados a
esperar de la misma. Dichas dudas provenían de la conversación que había



mantenido con su amigo Jorge Ramírez, que era Gerente de Administración de
una empresa exportadora. Ramírez le comentó la experiencia que vivió su
empresa, hace 3 años, cuando recurrió al asesoramiento de un inexperto
Analista de Organización y Métodos para la solución de problemas
organizativos y debió rechazar el informe final presentado por el mismo con las
siguientes observaciones:

• la propuesta realizada contemplaba la incorporación de tecnología y recursos
humanos que excedían las posibilidades financieras de la empresa;
• uno de los problemas planteados -atrasos en la facturación- no había sido
resuelto;
• la propuesta recomendaba una nueva estructura orgánica para la empresa
pero no definía la distribución del trabajo dentro de cada unidad;
• las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos
de la sociedad anónima;
• el informe fue entregado 90 días después de la fecha prevista;



SE SOLICITA:

1) IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la
función de Organización y Métodos.

2) IDENTIFICAR a qué otros órganos de la empresa asignaría las
actividades que no corresponden a la función de Organización y Métodos.

3) EXPRESAR qué información buscaría para realizar un correcto
diagnóstico de la situación planteada en el punto 3 del caso de estudio y
DETERMINAR qué método utilizaría para obtener esa información.

4) IDENTIFICAR qué etapa o etapas de la metodología de
mejoramiento administrativo no ha cumplido correctamente el Analista de
Organización y Métodos, de acuerdo a lo planteado en el punto 4 del caso
de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto cumplimiento.



CASO DE ESTUDIO Nº 2 :

Javier Lezama es estudiante de la Facultad de Ciencias Económicas,
Administrativas y Gerenciales de la Universidad Valle del Momboy. Sus padres
son propietarios de una ferretería, donde trabajan un Encargado y tres empleados
que dependen de él. Organización y Métodos es la materia favorita de Javier y la
aprobó con muy buenas calificaciones. Javier le planteó a sus padres que
mediante la aplicación de las técnicas de racionalización administrativa aprendidas
podría incrementar las ganancias de la ferretería. Sus padres permitieron que
realizara un estudio del procedimiento de compras y recepción de la mercancía.
Por ser su primer trabajo como Analista, Javier, que tiene buena capacidad de
análisis y propuesta, emprendió la tarea con gran entusiasmo e ideas creativas.

1.1. EXPRESAR qué requisitos valoraría Ud. para seleccionar a un Analista de
Organización y Métodos. FUNDAMENTAR su respuesta.

1.2. EXPRESAR qué información debe obtener Javier para llegar a un correcto
diagnóstico del procedimiento.

1.3. EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que método o métodos utilizaría usted para
esta actividad de mejoramiento administrativo.



RECURSOS PARA AMPLIAR UNIDAD IV

FRANKLIN F., Enrique. Organización de Empresas. McGraw Hill
Interamericana Editores S.A., Mexico , 1998.

GÓMEZ C., Guillermo. Planificación y Organización de Empresas. Octava
Edición. McGraw
Hill Interamericana Editores S.A., México, 1994.

INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA:
Organización y Métodos, un
instrumento de la Reforma administrativa. San José de Costa Rica. Mayo de
1969. Págs. 90

QUIROGA, Gustavo, Organización y Métodos en la Administración Pública.
Editorial Trillas. México
1992. Págs. 405.

MELINKOFF, Ramón V. Los Procesos Administrativos. Editorial Panapo C.A
Caracas, Venezuela 1990.


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