ADMINISTRACION

1. 1 ORGANIZACIÓN
La organización es la parte de la administración que supone es establecimiento
de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán
desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de
que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para los
cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse a las personas
mejor capacitadas para realizar esa tarea.
El término "organización" proviene del latín organón, cuyo significado está
relacionado con órgano, elemento de un sistema y sistema en sí mismo es
utilizado en el ámbito empresarial, gubernamental, religioso, educativo, etc.
para referirse, por una parte, a una entidad o agrupación como por ejemplo a
una ONG, empresa, corporación, institución pública, etc. También nos
referimos con organización a una actividad o función dentro de una empresa,
un evento deportivo, la cena de fin de año junto a la familia, equipo de fórmula
1, etc.
Según Daft (2004) "la organización consiste en asignar las tareas, en agrupar
las actividades en departamentos y en asignar la autoridad y los recursos en la
organización".
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de
que se dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la
máxima eficiencia, considerando como sus elementos esenciales:
1.- Meta o finalidad
2.- Programa o método para alcanzar las metas
3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo mas preciado los
Recursos Humanos)
4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la ética social)
5.- Administradores (lideres)
Organizar no es más que identificar y clasificar las actividades requeridas de
manera que se agrupen para dar respuesta a los objetivos, así como coordinar
en forma horizontal y vertical la estructura de la organización asignando a cada
grupo un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo.
Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará
cuales tareas y quien será responsable de qué resultados; para eliminar los
obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto
de la asignación de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y
comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.
Para la mayoría de los directivos el término organización implica una estructura
intencional formalizada de roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el
contenido de los roles organizacionales y, en segundo lugar, los roles que se
les pide a las personas que desempeñen deben estar diseñados
intencionalmente para asegurar que se realicen las actividades requeridas y
que éstas se acoplen de modo que las personas puedan trabajar de forma
interrumpida, con eficacia y eficiencia en grupos. De manera general, el
propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana.
-TIPOS (FORMAL E INFORMAL)
Últimamente, los estudios han llegado a una visión de que las organizaciones
tienen un nuevo punto de vista, una perspectiva de sistemas.
Esta perspectiva de sistemas puede aparecer bastante básica.

2. Sin embargo, décadas de orientación de la administración y prácticas en el
lugar de trabajo no han seguido desde este ángulo.
Sólo recientemente últimamente, con increíbles cambios frente a las
organizaciones, debemos encontrar cómo los sistemas de organización y cómo
controlar y ejecutar.
Organización informal.
Organización informal es la disposición pública interrelacionada que administra
el funcionamiento de individuos como uno en la práctica.
Es el trabajo colectivo de conductas, comunicaciones, norma, conexiones
individuales y profesionales de los medios de que se completó el trabajo y se
desarrollan las relaciones entre los individuos que contribuyen a una asociación
de organización común o un grupo de afiliaciones.
Consiste en un conjunto activo de redes públicas, las relaciones personales y
emocionales fuentes de inspiración y comunidades de interés común.
Organización formal.
Organización formal es un conjunto permanente de leyes de eventos internos
organizacionales y estructuras.
En algunas organizaciones y grupos, estas normas pueden seguirse
rigurosamente mientras que en otros, puede haber algo más que un formalismo
ciego.
La organización formal e informal:
La naturaleza de la organización informal se destaca cuando sus cualidades
significativas se ponen junto a con los de la organización formal.
Normalmente se modifican normas oficiales a intereses subjetivos las metas
personales, necesidades, simpatías y comportamientos de los trabajadores
individuales social estructuras dentro de un esfuerzo para que la vida cotidiana
realista de una organización informal.
Características claves de la organización formal.
1. Duración, a menos que deliberadamente cambiado.
2. Brillante en alineación.
3. Equivale a “persona” con “papel. “ 4. Jerárquica.
5. Fácilmente Tácito y explicado.
Características claves de la organización informal:
1. El crecimiento constante.
2. Grass roots.
3. Vibrante y sensible.
4. Excelente en motivación.
5. Trata a las personas como individuos.
6. Cohered por la fe y la reciprocidad.
Se trata de sistemas de organización formal e informal.
-IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización
son:
1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado
que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,

3. contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes
y objetivos señalados.
En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede
ser considerado como la Hipótesis de una problemática, teniendo
posteriormente un Método que consiste en el procedimiento o el conjunto de
acciones que se llevan a acabo para demostrar o refutar este punto de partida,
y un Objetivo que presenta la llegada a una Conclusión en particular.
Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es
una forma de Organización, siendo importante la aplicación de una estructura
para poder llegar en forma ordenada y no aleatoria a un objetivo, si bien no se
descarta la compañía de la suerte, no debemos depender exclusivamente de
ella, sobre todo si buscamos repetir la experiencia o que otros puedan
realizarla.
Podemos definir como Organización a un sistema que se elige para poder
lograr un objetivo determinado a través de los Recursos Humanos, siendo
derivado del Talento del Individuo y contando a su vez con otras
organizaciones derivadas de la misma que permiten elaborar una Metodología
de Trabajo para lograr un fin específico, tomando un punto de partida y
teniendo un Objeto de Trabajo por sobre el cual elaboraremos y
desarrollaremos las actividades.
De ello derivan justamente las Organizaciones, que consisten en numerosos
Grupos Sociales que persiguen una finalidad específica, distribuyendo las
tareas y actividades a realizar acorde a cada Habilidad Humana que se facilita
para una actividad, buscando en cada sector y con el trabajo colectivo la
realización de una finalidad propuesta.
Para una Organización no es necesario contar con un grupo numeroso, sino
que simplemente debe haber dos personas como mínimo, teniendo entre estos
dos individuos el principio fundamental de la Cooperación, esto es, que ambas
personas puedan lograr una división de los trabajos o bien un trabajo en
conjunto para poder lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas
Normas de Convivencia y otra clase de reglamentos que permitan dividir y
organizar el trabajo o las actividades sociales a realizar.
En cuanto a las Estructuras de Organización, éstas están fundamentadas
principalmente en la forma que adoptan generalmente dadas por las Reglas
Explícitas que regulan estas organizaciones, o bien por la estructura que está
dada por la Administración elegida para una Organización, encontrándose ella
en todo grupo social.

4. INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN 2
Existe un principio universalmente aceptado según el cual toda organización
debe ser estructurada en tres niveles, adoptando la forma de una pirámide. De
esta manera, en el vértice de la misma se encuentre ubicada la máxima
autoridad. En la base de la misma se ubica el menor grado de autoridad, y se
encuentra el mayor numero de personas para la ejecución de los planes,
programas y para el logo de los objetivos.
 Nivel superior o nivel normativo: es el nivel responsable de la
planificación, organización, dirección y control activo de la organización como
un todo. Tiene a su cargo las siguientes funciones generales:
1. Establecer la política básica, las normas generales y los sistemas
relacionados con el plan sectorial nacional (de salud, de educación, etc..
2. Diseñar la organización, delegar la autoridad en los responsables del
nivel inferior y solucionar todos los problemas prácticos relacionados con el
plan sectorial nacional.
3. Diseñar, las políticas, normas generales y los métodos para
seleccionar los cuadros competentes para las diferentes posiciones de
responsabilidad dentro de la organización.
4. Establecer las medidas de control más efectivas, de acuerdo con la
organización y su funcionamiento, a través de informes, publicaciones,
estadística, etc.
5. Elaborar el plan sectorial nacional de la organización.
 Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoria: Las funciones
del nivel intermedio son más especializadas. En él se necesitan cuadros
de especialistas para integrarlo. Sus funciones son.
1. Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.
2. Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel
3. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control
para el mejor cumplimiento de los planes de trabajo.
4. Dar asesoria técnica a todos los organismos bajo su control y
desarrollar cuadros directivos a través del adiestramiento de persona.
5. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo
 Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la
responsabilidad directa de la ejecución de las actividades y tareas, para el
cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. Sus funciones
generales son.
1. Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los
lineamientos o normas del plan nacional.
2. Ejecutar las actividades del programa de trabajo.
3. Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad
como en calidad.
4. Mantener un control continuo durante la ejecución del programa.
5. Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles.
6. Fomentar y mantener la moral del trabajo.
7. Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes solucionando los
conflictos y problemas que se puedan presentar.

5. 8. Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control.
9. Lograr la coordinación entre todas las unidades de su nivel.
10. Informar en el ámbito superior sobre actividades, experiencias,
necesidades y realizaciones en su nivel.
a) Establecer las relaciones necesarias con otros organismos, para el
mejor logro de su programa de trabajo.
ESTRUCTURA PIRAMIDAL Y NIVELES DE UNA ORGANIZACIÓN
NACIONAL.
Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.
Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los
organigramas y manuales.
Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra
como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de
una institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de
lo9s distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la
institución. El organigrama describe graficamanete la división del trabajo que se
establecerá y la relación que se dará entre las distintas áreas de actividades,
a través, de líneas que representan los canales de supervisión coordinación o
y comunicación que existirá en la institución.
Ventajas de los organigramas:
1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de
la organización.
2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada
departamento y sección de la organización.
3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización,
dirección y control.
4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad
de la organización.
5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se
establecen las coordinaciones dentro de la organización.
NIVEL INFERIOR
EJECUTIVO DIRECTO
NIVEL SUPERIOR
NORMATIVONIVEL INTERMEDIO
COORDINADOR ASESOR

6. Clasificación de los organigramas:
De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo
de sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:
1. organigramas verticales de tipo clásico
2. Organigramas horizontales de izquierda a derecha.
3. Organigrama mixto.
4. Organigramas circulares o concéntricos.
5. Organigramas escalares.
Algunas reglas para su construcción
Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización,
por tanto corresponden a la sujeción a cierta simbología:
Nombre Simbología Significado
Rectángulos Departamentos o
divisiones de la
organización que varían en
importancia de acuerdo a
su tamaño.

7. Líneas continuas
Verticales
Líneas de mando de una
división superior a una
inferior.
Líneas continuas
Horizontales Indican la unión entre
órganos de asesoria.
Líneas discontinuas
Horizontales
Significan coordinación
unen por los dos lados a
dos rectángulos que
mantienen relaciones de
coordinación.
3 Los manuales administrativos.
El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada
las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma
en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los
manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la
organización, así como instruir al personal sobre los objetivos, políticas,
funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.
Importancia y necesidad de los manuales administrativos.
La importancia del manual administrativo reside en el hecho de
suministrar información para la acción al servir de guía para la ejecución del
trabajo. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la
supervisión y el mejor desempeño de los ejecutivos.
Clasificación de los manuales administrativos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:
1) Manuales de organización.
2) Manuales de políticas.
3) Manuales de sistemas y procedimientos.
Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la
empresa u organización tales como:
1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos
corporativos).
2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa
estructura.
3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoria.
4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.
Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que
son la guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales
dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta
formulación de las políticas en un manual, permitirá:
1) Agilizar el proceso decisorio.

8. 2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y
adecuar las actividades a los objetivos de la institución.
3) Facilitar la descentralización.
4) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de
operación; es un manual de tramites y métodos de trabajo. Es quizás el
manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y
sistematiza la actividad operativa de la empresa institución. El manual de
procedimientos incluye la descripción de normas, la descripción de
procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de
registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de sistemas y
procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:
1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales
de la organización para que la información sea útil se requiere que la
información se comunique a través de la línea de mando de la organización.
2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos
empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la
organización son ascendidos de categoría.
4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas,
procesos y procedimientos, de la institución, en la medida en que se los
consulte con la debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento
sostenido de las operaciones, normas y procedimientos.
6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la
respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual.
7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas
manifestaciones.
8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la
empresa.
9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación
objetiva de las prácticas institucionales.
PEOCESO DE ORGANIZACIÓN
Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles,
relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la
eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de
un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través
de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos
comunes.
Sus niveles
• Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
• Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción.
Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un
componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
• Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.
Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter
tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y
control de los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles

9. de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organización participan los
sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos
de resolución de conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para
evaluación de resultados. A su vez identifica los criterios de asignación de
recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el
cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus
niveles.
1. Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de
la organización. Toda organización se crea para lograr un conjunto de
propósitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente,
para que se logren las metas de la organización las tareas deben ser
establecidas primero.
2. Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser
ejecutadas en forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las
organizaciones se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede
hacerlo una persona, de ahí que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre
sus miembros. Por adecuadamente entendemos, primero, que a los individuos
se les asignaran las tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y segundo,
que a ninguna persona, se le puede imponer una carga de trabajo demasiado
pesada o ligera.
3. Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico
y eficiente. A medida que una organización crece y contrata a mas personal
para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas
cuya tarea guarda relación entre sí. Ventas, recursos humanos, mercadotecnia,
producción, manufactura. A esta agrupación del trabajo suele llamarse
departamentacion.
4. Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que
un poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos
realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la
organización o bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de
mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión para que se apruebe un
presupuesto mayor de publicidad y así estimular la demanda, aun cuando el
interés general de la compañía convenga mas invertir en creces en equipo
automatizado reducir los costos.
5. Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla
mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una
evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la
organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin
de asegurarse de que sea compatible por una operación eficaz y eficiente para
satisfacer las necesidades presentes. La división del trabajo es fraccionar una
tarea, de modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de
actividades y no toda la tarea.