Administracion y sistemas_1

Teoría de Sistemas y
Organizaciones
(IEC-35)

Conceptos Importantes a tratar en
este curso
1. Teoría Organizacional
2. Cultura Organizacional
3. Modelo de Porter
4. Teoría de Sistemas
5. Paradigmas
6. Conceptos de Reingeniería
7. Calidad
8. Modelo de Control Organizacional
9. Estructuras de una Organización

Teoría de Organizaciones
– Parte1 Introducción a las organizaciones
• 1.1. La organización y la teoría de la
Organización
– Parte 2 El sistema abierto
• 2.1 La administración estratégica y la
efectividad organizacional.
• 2.2 El ambiente externo.
– Parte 3 Estructura y diseño organizacional
• 3.1 Fabricación, servicio y tecnologías
avanzadas de información.

• 3.2 Tamaño de la organización, ciclo de vida
y declinación.
• 3.3 Fundamentos de la estructura
organizacional.
• 3.4 Diseños contemporáneos para la
competencia global
– Parte 4 Proceso de diseño de la
organización
• 4.1 Innovación y cambio
• 4.2 Tecnología de información y control
organizacional
• 4.3 Cultura organizacional y valores éticos

– Parte 5 El manejo de procesos dinámicos
• 5.1 Procesos para la toma de decisiones
• 5.2 El poder y la política
• 5.3 Relaciones y conflictos
interdepartamentales.
– Parte 6 Estrategia y estructura para el
futuro
• 6.1 Relaciones Ínter organizacionales
• 6.2 Hacia la organización de aprendizaje

Introducción a las
Organizaciones
– QUE ES UNA ORGANIZACION?:
– Definición Tradicional: Dice relación con la
forma en que la gente interactúa para
desempeñar funciones esenciales que le
ayuden a alcanzar metas
– Enfoque Sistémico: Es un conjunto de
elementos interactuantes que adquiere insumos
del ambiente, los transforma y descarga su
producto en el ambiente externo. Es por lo
tanto dependiente del medio ambiente.

Motivación
• Desafíos Actuales
– Competencia Global
– Renovación Organizacional
– Relaciones de los empleados
– Diversidad
– La Ética y la responsabilidad social

Introducción a las
Organizaciones
- Según su características principales,
comprende:
1. Entidades Sociales.
2. Dirigidas a Metas.
3. Diseñadas con una estructura
deliberada y con sistemas de
actividad coordinados.
4. Vinculadas con el ambiente
externo.

Conceptos importantes dentro de
la Teoría de las Organizaciones
• Teoría del Caos:
– Vivimos en un mundo complejo, lleno de
aleatoriedad e incertidumbre: sorpresa , cambio
rápido, confusión, disminuida capacidad de
control. Ej.: Efecto Mariposa

Que podemos hacer para
controlar el caos?
• Empowernt
• Proveer información para la toma de
decisiones en equipos de trabajo (team
work)
• Acercamiento hacia el cliente y proveedores
(enlace sobre los limites de la
organización).
• Estructura basada en trabajos horizontales

Concepto de Adaptación
• Las organizaciones pueden ser vistas
como sistemas de control, los cuales
crean mecanismos de adaptación según
las condiciones externas del medio
ambiente (variables independientes),
para producir una respuesta deseada
(variables dependientes).

• Tipos de sistemas de control:
– Adelantado (feedforward): Ej.: Método
Científico. Produce el ajuste del sistema una
vez detectadas las variables independientes del
sistema (input).
– Ventaja: exactitud del método cuando el
método predictivo es exacto(método científico).
– Desventaja: rango de aplicabilidad del modelo
predictivo lleva a respuestas no deseadas.

– Prueba y error (backforward): Ej. Curva de
experiencia.. Produce los ajustes en el sistema una
vez detectada la respuesta (variables dependientes
o output).
– Ventajas: No depende de una formula empírica y
por lo tanto de los rangos de aplicabilidad de la
misma..
– Desventajas:Lentitud y sesgo en la generación del
valor deseado, dado que las correcciones se toman
después que la respuesta se produjo.

– Controlador Mixto. Ej.: Teoría de la Contingencia.
El sistema se ajusta de acuerdo a la respuesta que
produjo (output) y a la medición de las variables de
entrada (input).
Ventajas: Controlador de gran efectividad ya que es
rápido y exacto al mismo tiempo.
Desventajas:Complejidad en los algoritmos hace que
la inercia al cambio sea alta. Lo bueno es
enemigo de lo óptimo.

Porque son Importantes las
Organizaciones?
Porqué son importantes las Organizaciones?
1. Reúne los recursos para alcanzar
metas y resultados deseados
2. Produce bienes y servicios con
eficiencia
3. Facilita la innovación.

Porque son Importantes las
Organizaciones?
4. Utiliza fabricación moderna y tecnología
basada en computadora
5. Se adapta e influye en un ambiente cambiante
6. Crea valor para los propietarios, clientes y
empleados
7. Acomoda los desafíos constantes de diversidad,
ética, patrones de desarrollo profesional y la
motivación y coordinación de los empleados.

Subsistemas Organizacionales
Toda Organización está formada por varios
subsistemas que cumplen funciones básicas para la
supervivencia de la misma. Estas son:
• Enlace sobre los limites: mercadotecnia y compras
• Producción: Sistema productivo o de manufactura.
• Mantenimiento: todo aquello que esta al servicio
de la preservación de la organización como la
seguridad, el aseo, las necesidades humanas
(recursos humanos)

Subsistemas Organizacionales
• Adaptación: Es responsable del cambio
organizacional. Detecta avances tecnológicos,
problemas, oportunidades. Ej. Investigación y
desarrollo de mercados.
• Administración: Planificación, dirección,
organización y control
Estos subsistemas frecuentemente interactúan
entre si.

Dimensiones de una
Organización
• Dimensiones Estructurales:
• Proporcionan una etiqueta para distinguir las
características internas de una organización. Crean
una base para medirlas y compararlas.
• Dimensiones Contextuales:
• Caracterizan a toda la organización, incluso su
tamaño, tecnología, ambiente y metas. Describen el
marco organizacional que influye y modela las
dimensiones estructurales.

Dimensiones Estructurales
• Formalización: Se refiere a la cantidad de
documentación escrita en la organización
• Especialización: Es el grado en que las
tareas organizacionales se subdividen en
puestos separados.
• Estandarización: Es la manera en que se
desempeñan actividades similares de trabajo
de manera uniforme. Ej. Mac Donald's.

• Jerarquía de Autoridad: Describe quién
controla a quién y el tramo de control de
cada gerente.
• La complejidad se refiere al numero de
actividades o subsistemas dentro de la
organización y puede medirse en 3
dimensiones: vertical, horizontal y espacial.

• La centralización: Tiene relación con el
nivel jerárquico que tiene autoridad para
tomar decisiones.
• El profesionalismo: Nivel de educación
formal y capacitación de los empleados.
• Proporciones de Personal: Se refiere a la
dedicación de gente a varias funciones y
departamentos.

Dimensiones Contextuales
• El Tamaño: Es la magnitud de la
organización que se refleja en el numero de
personas en la misma.
• La tecnología organizacional: Es la
naturaleza del subsistema organizacional
que se refleja en las acciones y técnicas
para transformar insumos organizacionales
en productos.

Dimensiones Contextuales
• El entorno: incluye todos los elementos fuera
de los límites de la organización.
• Las metas y estrategias de la organización:
definen el propósito y técnicas competitivas
que la distinguen de otras organizaciones.
• La cultura de una organización: Es el conjunto
subyacente de valores, creencias, puntos de
vista y normas claves compartidas por los
empleados.

Principios administrativos
Se refiere a una forma de ver y analizar las
organizaciones, lo cual se basa en patrones y
regularidades en el diseño y comportamiento
organizacional.
I. Administración Tradicional
Estudiemos la organización desde el punto de
vista tradicional, la cual tiene 3 vertientes: La
administración científica, la administración
burocrática y la administración gerencial o escuela
del proceso administrativo.

1. Administración científica
Frederick Taylor fue el pionero.
Planteaba que:
Las decisiones de la organización y el diseño
del trabajo se base en procedimientos
científicos, después de un estudio cuidadoso de
las situaciones individuales.
Características Principales:
• Encontrar la mejor manera de hacer las cosas.
• Adecuada selección y capacitación de personal.
• Eficiencia en costos y mayor productividad

Ventaja enfoque administración científica:
• Optimización de resultados (buscar la mejor
manera de realizar las tareas).
• Estudio de Movimientos y Tiempos.
• División del trabajo y reglas claras.

Desventajas Administración Científica:
• impersonalización.
• Falta de liderazgo y motivación.
• Supuesto errado de que la satisfacción
laboral esta ligada sólo al dinero.

2. Administración Burocrática
II. Enfoque Burocrático: fundada por Max Weber
Características:
– Sistema formal de reglas
– Impersonalidad
– División del trabajo
– Estructura Jerárquica
– Estructura de Autoridad
– Compromiso de por vida
– Racionalidad

Ventaja enfoque administración burocrática:
• Consistencia y predicibilidad
• La fijación de reglas permite la uniformidad
de procedimientos y operaciones y la
estabilidad organizacional, sin importar los
deseos personales de administradores o
empleados.
• Impersonalidad, lo cual implica imparcialidad,
dejando de lado las consideraciones personales.

• División del Trabajo o fragmentación de deberes en
tareas más simples y especializadas permite un uso
eficiente de recursos humanos y capacitación.
• Estructura jerárquica permite mayor control del
desempeño por favorecer una mejor ubicación dentro
de la organización.
• Estructura de autoridad permite definir quien tiene
derecho a tomar decisiones y quienes no (claridad de
mando).

• Compromiso profesional para toda la vida
compromete al empleado y a la compañía fomentando
la estabilidad laboral.
• Racionalidad asegura que se usen los medios más
eficaces para el cumplimiento de metas dentro de una
organización. Además cumplir objetivos específicos
asegura éxito de objetivos mas generales.
• Buen funcionamiento cuando es preciso realizar
muchas tareas rutinarias con una calidad estándar
(alta) y en la cantidad necesaria. (dividir para reinar).

Desventajas de enfoque de administración
burocrática:
• Rigidez de reglas y trámites: Deja escaso margen de
libertad y creatividad individuales con consecuente
baja en la motivación, empleados aferrados a sus
puestos, fomentar círculos viciosos ( Ej.:alta rotación
entre buenos empleados y productos de mala calidad ).
• Protección de la autoridad: Se refiere a darle mas
importancia a mantener y ampliar la autoridad de los
administradores en vez de preocuparse por la
productividad de los empleados.

burocrática:
• No hay responsabilidades compartidas lo cual fomente
la inercia de la mediocridad ya que cada empleado
atribuye a otros las responsabilidades.
• No funciona para ambiente inestables ya que un
cambio en el ambiente precisa una readecuación de
las tareas y procedimientos.
• Lentitud en toma de decisiones: Las reglas cobran
vida por sí solas.

burocrática:
• Incompatibilidad con la nueva tecnología ya que
genera desconfianza al no depender de ellos el manejo
de la información (Ej.. computadores).
• Incompatibilidad con valores profesionales: Se confía
mas en la autoridad jerárquica que en la autoridad
profesional.

Condiciones Administración Burocrática
1. Se procesan grandes volúmenes de información
estándar y se cuenta con un método eficiente para
ello.
2. Se conocen con detalle las necesidades de los
clientes y es poco probable que estas cambien.
3. La tecnología es rutinaria y estable
4. Coordinación de numerosos empleados para brindar
a los clientes un servicio estandarizado

3. Administración Gerencial
Fundada por Fayol en 1949. Su pensamiento puede
resumirse en 14 principios:
• División del trabajo (la especialización resulta en
eficiencia)
• Autoridad (tanto la formal que permite ordenar, como
la personal que se deriva de la experiencia)
• Disciplina (liderazgo, acuerdos, sanciones) (se deben
respetar las reglas que gobiernan la organización)
• Unidad de mando (cada persona con un solo jefe)
• Unidad de dirección (un jefe para actividades con el
mismo propósito)

•Subordinación del individuo al bien común de la
organización (primero se cumplen los objetivos de la
organización, después los del empleado)
• Remuneración (la compensación debe ser justa tanto
para el empleado como para la organización)
• Centralización (en lo posible el poder y la autoridad
deben concentrarse en los niveles altos de la
organización)
•Cadena de autoridad (jerarquía de autoridad desde
arriba)

• Orden (los rrhh y materiales deben coordinarse para
que estén en el lugar y tiempo deseados)
• Equidad (los directivos deben ser justos cuando tratan
con subordinados)
• Estabilidad: evitar rotación
• Iniciativa (se debe dar libertad para tomar iniciativas)
• Espíritu de cuerpo (esprit de corps) (el trabajo en
equipo y un espíritu de unidad y conjunto deben
estimularse y mantenerse)

Características Administración
Tradicional
Burocrática Científica Gerencial
Reglas Rutinas y reglas Funciones
administrativas
Impersonalidad El mejor método División del trabajo
División Trabajo Motivación
Financiera
Jerarquía
Estructura Jerárquica Autoridad
Estructura de Autoridad Equidad
Compromiso Profesional de por
vida
Racionalidad

Tradicional
Centro de atención
Organización
Entera
Empleados Administr
adores
Beneficios
Consistencia
Eficiencia
Productividad
Eficiencia
Estructura clara
Profesionalismo
Administrativo

Tradicional
Inconvenientes
Rigidez
Lentitud
Menosprecio por
necesidades
sociales
Centro de
atención interno
Exageración de
comportamiento
racional de
administradores

II. Enfoque administrativo basado
en el comportamiento humano
Características:
Se ocupa de un trato mas eficaz de los
aspectos humanos de las organizaciones, de
cómo se dirigen a sus subordinados y se
comunican con ellos.
Contribuciones
De Follet:
1. Participación de trabajadores en solución de
problemas.
2. La dinámica de la administración.

Contribuciones
De Follet:
3. Principios de coordinación.
 1. Principio de contacto directo con línea de
acción
 2. Coordinación en etapas previas de
implementación y planeación
 3. Debe comprender todos los aspectos
 4. Se debe ejercer permanentemente

De Follet:
4. Permitir a empleados participar en las decisiones que los
afectaran
De Barnard:
1. Comunicación ,cooperación y motivación son
esenciales para alinear objetivos personales con la
metas de la organización.
2. Teoría de aceptación de la autoridad basado en:
1. Si entienden lo que se les esta pidiendo
2. Creen que las ordenes son congruentes con los
objetivos organizacionales.
3. Advierten beneficios reales para ellos en su
ejecución

De Hawthorne:
Pruebas de iluminación concluyeron:
1. Que si a los empleados se les concede especial
atención, es probable que su productividad cambie
independientemente de que cambien o no sus
condiciones de trabajo (efecto Hawthorne).
2. El entorno social de los empleados influye
enormemente en la productividad.
3. El grupo de trabajo establece sus propias normas para
media entre las necesidades individuales y la situación
de trabajo, mediante símbolos de prestigio y poder.

Resumen
• Los empleados son motivados por necesidades sociales y
obtienen un sentido de identidad mediante sus asociaciones
entre sí.
• Los empleados son más sensibles a las fuerzas sociales
ejercidas por sus compañeros que a los incentivos
financieros y reglas de dirección.
• Los empleados responderán con mayor probabilidad a
administradores que los ayuden a satisfacer sus
necesidades.
• Los administradores deben coordinar participativamente el
trabajo de sus subordinados a fin de elevar la eficiencia.

III. Enfoque administrativo basado
en Teoría de Sistemas
Soluciona problemas mediante su diagnóstico
dentro de un marco que incluya insumos,
procesos de transformación, productos y
retroalimentación.
Este sistema puede ser aplicado a un individuo,
un grupo de trabajo, un departamento o una
organización entera.
Los insumos incluyen recursos físicos, humanos,
materiales, financieros y de información que intervienen
en el proceso de transformación

• Los procesos de transformación comprenden las
tecnologías usadas para convertir insumos en
productos
• Los productos son los insumos transformados
• La retroalimentación es información sobre el
estado y desempeño de un sistema.
Tipos de Sistemas:
• Sistema cerrado: limita sus interacciones con el
entorno.
• Sistema abierto: interactúa con el medio ambiente.

Técnicas Cuantitativas:
Son técnicas destinadas a apoyar la toma de
decisiones. Poseen 4 características:
1. La atención fundamental se dirige a la toma de
decisiones.
2. Las alternativas se basan en criterios
económicos
3. Se utilizan modelos matemáticos.
4. Las computadoras son esenciales.

Evaluación General:
El análisis de sistemas y técnicas cuantitativas han
sido utilizados principalmente en los procesos de
administración. Sin embargo son ineficientes para
solucionar los problemas relacionados con los aspectos
humanos de la administración. Área investigación y
desarrollo ha desarrollado sistemas de información para las
empresas, asimismo el CAD y el CAM y los software
inteligentes están siendo de gran aporte en la industria.

en Teoría de Contingencias
El enfoque de Contingencias o Situacional fue
creado a mediados de 1960 por administradores
que trataban infructuosamente de aplicar el
modelo tradicional o de sistemas a sus empresas.
El verdadero significado de este enfoque es “todo
depende” y plantean que situaciones diferentes
suponen prácticas diferentes, además propone el
empleo de los otros enfoques de administración,
ya sea en forma independiente o en combinación
según se necesite.

IV. Enfoque administrativo basado
Variables de Contingencias:
La esencia de este enfoque es que las
prácticas administrativas deben ser
congruentes con los requerimientos del
entorno externo, la tecnología empleada para
elaborar un producto o un servicio y las
personas que trabajan en una organización

Definición de tecnología:
Método usado para la transformación de
insumos organizacionales en productos. Es
más que maquinaria, también está compuesta
por los conocimientos, instrumentos,técnicas
y acciones aplicados a la transformación de materias
primas en bienes y servicios terminados.

Tipos de Tecnologías:
Tecnología Simple: Implica reglas de toma de
decisiones que ayuda a los empleados a
realizar tareas rutinarias.
Tecnología compleja: Aquella que requiere de
los empleados la toma de numerosas
decisiones, a veces con limitada
información de referencia.

Otros Tipos de Tecnologías:
Tecnología de Tandas Reducidas: Realizar Operaciones
Fabriles en las que trabajadores altamente
calificados aplican sus conocimientos y habilidades
a la producción de bienes sobre medida.
Tecnología de producción en series: Fabricación de
bienes estandarizados en una línea de montaje.
Tecnología de proceso Continuo: Se basa en la
automatización y programación. El producto es
altamente predecible.

Aporte de Joan Woodward
“Una empresa que elige un diseño organizacional
complementario de su tecnología tiene más
probabilidades de éxito que aquélla que opta por
un diseño incompatible con su tecnología”
Veamos un ejemplo:

Variables de Contingencia vs. Tecnología
Tecnología
Característica Organizacional 3 4 6
Número de Niveles Jerárquicos 3 4 6
Números de Reglas y Ordenes Pocas Muchas Pocas
Grado de comunicación verbal entre
trabajadores y administradores
Alto Bajo Alto
Grado de comunicación verbal entre
administradores y trabajadores
Bajo Alto Bajo
Grado de comunicación escrita entre
administradores y trabajadores
Baja Alta Baja
Orientación burocrática Baja Alta Baja

Resumen
Es importante debido a su enfoque de diagnóstico ya que
insta a los administradores a analizar y comprender las
diferencias en las situaciones y a elegir la solución más
acorde con la empresa, el proceso, y el individuo
involucrados en cada situación
Se dice que su principal falencia es que se reduce a una
combinación de técnicas de los demás enfoques de la
administración.

V. Enfoque administrativo basado
en la Calidad
• El punto de vista de la calidad hace hincapié en el logro
de la satisfacción del cliente por medio del ofrecimiento
de bienes y servicios de alta calidad.. El cliente es lo mas
importante en este enfoque ya que es el quid decide en
última instancia la calidad en el mercado.
• La capacitación, el diseño de productos, la planeación
estratégica, los sistemas de información administrativa,
la comercialización y otras actividades clave
desempeñan un importante papel en el desarrollo de
metas de calidad.

V. Enfoque administrativo basado
en la Calidad
El padre del movimiento fue Edwarda Deming y postulaba :
1. .La mala calidad es inaceptable. No se deben tolerar habilidades,
productos y servicios defectuosos.
2. Durante el proceso, y no al final de este, deben reunirse evidencias
estadísticas de la calidad. Cuanto más anticipadamente se detecte un
error, tanto menos costará corregirlo
3. .Para determinar la calidad de cada entrega se debe depender de
calidad históricamente garantizada, no de la inspección de muestras.
4. .Para mejorar la calidad se debe depender de la capacitación y re-
educación de los empleados en el uso de métodos estadísticos en sus
labores, no de lemas.
5. Los empleados deben sentirse libres de informar acerca de
cualesquiera condiciones que atenta contra la calidad

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