1. UNIDAD 5
ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
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2. Las empresas organizan
eventos corporativos para
relacionarse con el exterior.
Los fines de los mismos pueden
ser:
•Informativos
•Promocionales
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3. EVENTOS INFORMATIVOS
 Asamblea
 Conferencia
 Jornadas
 Congreso
 Simposio
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4. PLANIFICACIÓN:
 Fijación del lugar, fecha, horario y elección de los
conferenciantes.
 Elegir a los responsables de los trabajos de
organización (alojamiento, comidas, inscripción,
información,…)
 Elaboración de la lista de invitados.
 Elaboración del presupuesto de organización y la
posible financiación.
 Elaboración del programa del evento.
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5. ASAMBLEA
Se utiliza cuando en un grupo numeroso de
personas hay que:
Tomar decisiones
Formular una resolución
Elegir un cargo
Suelen estar dirigidas por un presidente que se
encargará de velar por la buena marcha de la
reunión y de ordenar el debate.
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6. CONFERENCIA
Exposición oral de una o varias personas acerca
de un tema, que puede ser seguida de un coloquio
con el público.
OBJETIVOS:
•Proporcionar información o transmitir
conocimientos a muchas personas en poco
tiempo.
•Persuadir o motivar a los conferenciantes
(asistentes). Reyes F. F.

7. JORNADAS
Conjunto de reuniones de estudio y trabajo en las que
participa un número relativamente grande de personas
(más de 60) a las que reúne una problemática común.
Suelen realizarse en uno o varios días, de manera intensiva
y en “régimen de internado” (comer y dormir en el mismo
lugar) para evitar desplazamientos y pérdidas de tiempo.
OBJETIVO:
•Impartir conocimientos
•Identificar y analizar problemas
•Estudiar soluciones.
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8. CONGRESO
Reunión en la que participan muchas personas (más
de 100).
Se desarrolla en torno a una idea, tema, problema o
cuestión especificados de antemano.
Se caracteriza por la diferente procedencia de las
personas que lo integran.
OBJETIVO:
•Resolución de problemas
•Adopción de acuerdos
•Intercambio de información.
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9. SIMPOSIO
Exposición oral por parte de varios expertos que van
desarrollando, uno tras otro, diferentes aspectos de un
mismo tema o problema.
Se trata de diferentes opiniones o puntos de vista que se
complementan entre sí.
La duración de las intervenciones puede oscilar entre 10 y
20 minutos, dependiendo del tema y del número de
expertos.
OBJETIVO:
Proporcionar información actualizada y ordenada sobre las
diferentes partes que integran un problema.
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10. EVENTOS PROMOCIONALES:
 Ferias y exposiciones
 Inauguraciones y aniversarios.
 Visitas a fábricas o empresas
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11. FERIAS Y EXPOSICIONES
Eventos protagonizados por empresas o asociaciones
comerciales como medio publicitario con objetivo de
incrementar las ventas y lograr la expansión en el
mercado. Para montar un stand es conveniente:
•Visitar el lugar de la exposición
•Contactar con los organizadores y cumplimentar los
cuestionarios oportunos.
•Contactar con las distintas áreas de contratación
(teléfono, luz, agua,….)
•Preparar el listado de materiales.
•Contactar con los transportistas
•Diseñar el plan de márketing
•Vigilar el montaje e instalaciones técnicas en el stand
•Diseñar el calendario de actos.
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12. INAUGURACIONES Y ANIVERSARIOS
INAUGURACIÓN, es la apertura de una nueva sede,
filial, delegación, fábrica, etc.
EL ANIVERSARIO es un acto convocado por la
empresa para resaltar los éxitos logrados y fomentar las
relaciones internas en la misma.
LOS OBJETIVOS son muy diversos:
•Reafirmar el nombre de la empresa en su entorno.
•Permite establecer un contacto personal entre el
público y el factor humano de la empresa.
•Combatir las opiniones erróneas respecto a la
empresa.
•Demostrar la importancia de los empleados.
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13. ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Cuidado con los días festivos al elegir la fecha
Elección de los invitados (empleados, accionistas,
competidores, cargos públicos,….)
Elaboración y envío de invitaciones (distintas para el
personal que para las diversas personalidades asistentes)
Contratación de medios de transporte.
Elaboración del folleto informativo
Acondicionamiento de las salas
Preparación de regalos, recuerdos, insignias, etc.
Adopción de las medidas de seguridad oportunas.
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14. VISITAS A FÁBRICAS O EMPRESAS
Su finalidad es fomentar los lazos de unión entre
empresas u organismos del mismo o distinto
sector
ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN:
Conocer los departamentos, áreas o zonas de la
empresa que se van a visitar
Grupos de visita inferiores a 10 personas
No es recomendable que la visita dure más de una
hora.
Después de la visita se puede ofrecer un pequeño
refrigerio.
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15. COMUNICADOS DE PRENSA Y COMIDAS DE
EMPRESA
ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN
 Elegir fecha y hora para la convocatoria
 Escoger el local adecuado (mejor pequeño que parecer
vacío)
 Elaborar lista de los medios convocados y envío de fax
al director del medio o periodista en cuestión.
 Preparar los detalles:
 Mesa presidencial (cuidado con el fondo si asisten medios
gráficos)
 Vino de honor o bebida apropiada según la hora
 Verificar el funcionamiento de los micrófonos.
 Entrega de dossieres o carpetas de prensa con la información.
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16. RUEDA DE PRENSA
Modalidad de entrevista en la que un
personaje de actualidad se somete a las
preguntas de varios periodistas.
CONFERENCIA DE PRENSA
Conjunto de periodistas especializados
reunidos con un personaje, que ha
convocado a los informadores que
efectuarán preguntas al dicho personaje
sobre lo que ha expuesto.
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17. COMIDAS DE EMPRESA
COMIDAS DE TRABAJO
Debido al ritmo de trabajo de algunos directivos
de empresa, a veces, hay necesidad de
concertar reuniones laborales en horarios propios
de la vida privada.
OTRAS COMIDAS
Comidas, cenas, recepciones, cócteles, snacks, tés, brindis,
….
En este tipo de actos es importante, además de confeccionar
la lista de invitados, hacer otra paralela (invitados de
repuesto) y seguir las reglas de protocolo aplicables a este
tipo de eventos, con cuanto a vestuario, colocación de los
comensales, etc. Reyes F. F.

18. DESAYUNOS:
(1 hora) En el despacho,
cafetería con reservados,
hotel,…
ALMUERZOS:
(1 ó 2 horas) Si es en la empresa,
será en un comedor acondicionado y
servido por personal especializado.
Si es fuera, es conveniente reservar
mesa en un local con buena acústica
y evitar los comedores exóticos,
autoservicios o restaurantes
familiares
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19. M PIÉ:
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AFÉ En este tipo de cenas no suele
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hablarse de trabajo pero sí
puede que se tomen decisiones
beneficiosas para la empresa. Si
los invitados no son de la misma
ciudad hay que pensar en el
transporte.
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20. RECURSOS EN LOS EVENTOS
CORPORATIVOS
RECURSOS TÉCNICOS
 El retroproyector
 El proyector de diapositivas
 El vídeo
 El rotafolio
 La pizarra
 Cinta magnetofónica
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21. RETROPROYECTOR
Necesita tener transparencias
preparadas
No debe estar encendido
mucho tiempo
Se debe prever que necesita
una toma de corriente.
Se puede usar con la luz del
local.
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22. PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS
Útil para la proyección de imágenes
fotografiadas.
Las diapositivas deben estar
colocadas antes del evento.
Necesita una toma de corriente y una
pantalla blanca donde proyectar.
La sala deberá estar a oscuras lo que
puede dificultar la toma de notas por
parte de los asistentes.
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23. EL VIDEO
Para reuniones con poca gente (por el
tamaño de las pantallas)
Requiere poca luz en la sala, lo que
dificulta la toma de notas a los asistentes.
Se debe tener preparado el material
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24. EL ROTAFOLIO
Usado en eventos
que reúnen a pocas
personas.
LA PIZARRA
Permite ir dando
información parcial al
auditorio
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25. REGISTRO DE RECURSOS
TÉCNICOS
Precio de
Recursos técnicos Necesario Disponible compra o Preparado
alquiler
Video
Material
documentación
Pizarra
Local
Cóctel del último día
Certificados
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26. RECURSOS ECONÓMICOS
El organizador de un evento deberá llevar un
control “exhaustivo” de los gastos y los ingresos que
requiere el evento.
Para ello es necesario hacer un PRESUPUESTO,
donde se haga una estimación de los gastos
necesarios, así como la previsión de los ingresos
procedentes de las cuotas de participación
(seminarios, congresos,….)
También es conveniente hacer un control de las
desviaciones producidas en lo presupuestado.
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27. CONCEPTO EUROS
GASTOS
Alquiler de salas
Honorarios de ponentes
Fotocopias y otra documentación
O
Alquiler o compra de medios audiovisuales
PUEST
L O DE
Comidas, cafés, copas……
Transporte ponentes y asistentes
Traducción
Azafatas, auxiliares,…..
Becas
EJEMP
PRESU
…………
TOTAL DE GASTOS ……………….
INGRESOS
Cuotas de inscripción
Subvenciones
Sponsor
……………..
TOTAL DE INGRESOS ………
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28. CONCEPTOS PREVISTOS REALES DIFERENCIAS
GASTOS
Alquiler de salas
Honorarios de ponentes
Fotocopias y otra documentación
CONTROL DEL
PRESUPUESTO
Alquiler o compra de medios audiovisuales
Comidas, cafés, copas……
Transporte ponentes y asistentes
Traducción
Azafatas, auxiliares,…..
Becas
…………
DÉFICIT/SUPERÁVIT ……………………………………………………………….
INGRESOS
Cuotas de inscripción
Subvenciones
Sponsor
………………
DÉFICIT/SUPERÁVIT ……………………………………………………………….
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29. OTROS RECURSOS
A veces las reuniones necesitan fotocopias. En
este caso el/la secretario/a deberá asegurarse de:
Que estén bien hechas
Mejor que estén preparadas antes del día del
evento
Si los asistentes deben estudiarlas, enviarlas
con la suficiente antelación
Que no falten ejemplares
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30. LA DOCUMENTACIÓN EN LOS
EVENTOS
PARA LA CONVOCATORIA:
El saluda
El programa
La credencial
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31. EL SALUDA Documento con el que se comunica
alguna información breve.
Se redactan en tercera persona.
Es un documento formal.
Se escribe en papel tamaño
cuartilla.
No se firma.
Suele ser usado de forma habitual
por los directores de empresa, así
como por abogados, médicos y
personas que desempeñan algún
cargo público
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32. EL PROGRAMA
Se usa para convocar eventos de cierta duración como
congresos, seminarios y cursos. Debe contener la siguiente
información:
El tema que tratará el evento.
Los ponentes que asistirán
La identificación de los organizadores
El lugar de su celebración.
La fecha de comienzo, horario de inicio y de cada una
de las sesiones
Condiciones necesarias para la inscripción y plazos para
la misma.
Teléfono y/o dirección de la inscripción
Cuota a pagar.
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33. LA CREDENCIAL
Documento de carácter
individual que suele ir
acompañado de una
pinza para colgarlos en
la ropa de los
participantes y servirles
de identificación.
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34. EL INFORME DEL EVENTO
Recogerá las conclusiones a las que se ha llegado tras la
finalización del acto
Es un documento formal, redactado en lenguaje técnico
Se completa con documentación adjunta.
Partes:
Título
Introducción sobre el tema tratado.
Antecedentes sobre los hechos
Datos técnicos
Dictamen o decisión, si es preciso
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35. CERTIFICACIÓN DEL EVENTO
Acredita:
La presencia de una
persona en un acto
El aprovechamiento o no
que realiza la persona del
encuentro.
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36. LA IMAGEN Y LA EMPRESA
Nuestra imagen habla de
nosotros.
Dice si somos educados,
ordenados, cuidadosos,…..
Incluso habla de nuestra
sensibilidad estética y de
nuestro nivel cultural.
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37. Nuestra apariencia debe ser:
Cuidada pero sin resultar llamativa o
extravagante. Correcta y adecuada al lugar de
trabajo o la circunstancia.
El maquillaje será discreto.
El traje de chaqueta, casi siempre resulta
adecuado.
La joyería o bisutería no debe ser excesiva.
El comportamiento deberá ser adecuado,
amable y correcto, sin que resulte artificial o
fingido
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