1. ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO DE
SECRETARIADO
Reyes F. F.

2. En esta unidad se tratará la organización
y distribución de las tareas a lo largo de
la jornada de trabajo.
También trataremos la influencia de las
interrupciones
(murphys)
en
la
realización de las tareas
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3. 1.- EL TIEMPO Y EL
ESTRÉS
Reyes F. F.

4. RELOJ BIOLÓGICO
Sistema capaz de generar un orden
temporal en las actividades del organismo.
Oscila con un periodo regular y utiliza las
oscilaciones como referencia temporal
interna.
La alteración del ritmo biológico de las
personas es una fuente de estrés (ejm
trabajadores a turnos).
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5. CURVA DE ACTIVIDAD Y DE FATIGA
Cada persona tiene su propia curva de actividad
y de fatiga.
La realización de una tarea se puede descomponer en
varias fases de mayor o menor duración, en función de la
dificultad de la propia tarea y de la persona que la realiza:
Fase de calentamiento
Fase de rendimiento
Fase de fatiga
Fase de recuperación o de descanso
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6. CURVA DE ACTIVIDAD
PRIMERA FASE (Calentamiento): nos mentalizamos
para realizar la tarea y preparamos las herramientas
necesarias para acometerla.
SEGUNDA FASE (Rendimiento): estamos trabajando y
obteniendo resultados.
TERCERA
FASE
(Cansancio):
disminuye
rendimiento, aparece cansancio mental y físico.
el
CUARTA FASE (Descanso): comienzan a aparecer
errores. Si se desprecia esta fase de forma continuada
aparecerá el estrés.
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7. Reyes F. F.

8. CURVA DE FATIGA
La fatiga incrementa a medida que se realiza la
tarea
Entre el límite inferior de la fatiga (cuando
aparece el cansancio) y el superior
(agotamiento) está lo que se conoce como
ZONA ESTRESANTE, que aparece cuando se
deja que el cansancio se acumule, no se deja
tiempo para la recuperación.
Reyes F. F.

9. Reyes F. F.

10. STRÉS
STRÉS: designa la fuerza, el peso o la carga
que se pone colgada de un cable para
comprobar el nivel de tensión capaz de
soportar
Pág 95
STRAIN: término complementario para designar el
efecto que provoca sobre el peso colgado sobre el cable.
Si dura mucho tiempo, deforma el cable y puede llegar a
romperlo.
En el ámbito de la medicina, la palabra “estrés” se
utiliza para designar un cuadro de agotamiento
general del organismo humano del que se conocen
sus efectos y se sospechan las causas.
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11. Consideramos 3 matices:
CONJUNTO DE ESTÍMULOS: la situación estresante que provoca
una respuesta orgánica.
CONJUNTO DE RESPUESTAS: se segrega más adrenalina, se
acelera el pulso,…
CONJUNTO DE CONSECUENCIAS:
Apatía, pérdida de interés y de confianza.
Cansancio mental y fatiga generalizada
Malestar general
Dificultad para concentrarse
Dolor de cabeza, úlceras bucales, colitis, ….
Irritabilidad, insomnio, hiperactividad, hipertensión….
Errores laborales
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12. LA CURVA DEL ESTRÉS
ZONA DE ACTIVIDAD NORMAL: las tareas se realizan
normalmente.
ZONA DE ACTIVIDAD EXTRA: el cuerpo se prepara
para afrontar ese nivel de actividad:
Las pupilas se contraen
El ritmo respiratorio se acelera para aportar
oxígeno a la sangre.
Los músculos se tensan
El corazón se acelera
Las actividades corporales no necesarias se
paran.
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13. ZONA DE ESTRÉS: Si no se permite al cuerpo y a la
mente recuperarse del cansancio, el cerebro da la orden
de consumir las energías de reserva (grasas, magnesio,
potasio….)
Desaparece la concentración, el ánimo disminuye y
aparece la apatía y la angustia. En esta fase, algunas
personas usan estimulantes para engañar al cerebro y
seguir trabajando.
ZONA DE AGOTAMIENTO: Comienzan a paralizarse
ciertas zonas del cuerpo menos importantes.
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14. Reyes F. F.

15. LO POSITIVO:
El estrés nos permite usar un suplemento
de energías alternativas que facilitan la
adaptación a nuevas situaciones, y hacer
frente a hechos o amenazas extraordinarias.
LO NEGATIVO:
Si nos instalamos en la zona estresante,
los efectos físicos son devastadores
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16. 2.- PRODUCTIVIDAD,
EFICADIA Y EFICIENCIA
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17. Existen dos términos que, en muchas
ocasiones, son confundidos por la gente de
negocios y por el público en general:
EFICACIA y EFICIENCIA.
EFICACIA, se refiere al
cumplimiento de los objetivos
EFICIENCIA, se refiere al logro
de las metas con la menor
cantidad posible de recursos.
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18. EFICIENCIA
EFICACIA
•Pone énfasis en los medios
•Pone énfasis en los resultados.
usados.
•Se refiere a hacer las cosas
•Se refiere a hacer las cosas
correctas.
correctamente.
•Habla de:
•Habla de:
•Lograr objetivos
•Resolver problemas
•Crear más valores
•Ahorrar gastos
•Obtener resultados
•Cumplir tareas y obligaciones
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19. ¿SE PUEDE SER EFICIENTE SIN SER EFICAZ?
Un piloto de avión con 10 años de experiencia, vuela siempre desde Chicago,
Illinois en los Estados Unidos hacia Guadalajara, Jalisco, México, en un
tiempo de 3 horas y 40 minutos.
Siempre es puntual pues sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios
de la línea aérea para la cual trabaja, son más que esenciales, con ellos no
se juega.
Sin embargo, una mañana amanece desvelado, cansado y llega tarde al
trabajo. Tiene la misma ruta: Chicago-Guadalajara, pero el avión que pilota
sale con 30 minutos de retraso. Con sus años de experiencia, sabe todo
acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide incrementar la velocidad
del avión tratando de avanzar más rápido y “recuperar” el tiempo de retraso.
Al final lo logra: su avión aterriza en el Aeropueto Internacional Miguel
Hidalgo de Guadalajara 5 minutos después de la hora en que era esperado
inicialmente.
La pregunta es: ¿el piloto fue eficiente o eficaz?
Reyes F. F.

20. ¿QUÉ ES MEJOR: SER EFICAZ O EFICIENTE?
Lo ideal es ser EFICAZ y EFICIENTE para
poder ser PRODUCTIVO
EFICIENCIA
+
EFICACIA
PRODUCTIVIDAD
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21. Reyes F. F.

22. 3.- DISTRIBUCIÓN RACIONAL
DE LAS TAREAS A LO LARGO
DE LA JORNADA
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23. HORAS DE ALTO Y BAJO RENDIMIENTO
Cada persona tiene su particular ritmo biológico.
Es importante que cada secretario/a conozca su propio
ritmo para poder distribuir las tareas con criterio, siendo
conveniente intercalar tareas difíciles con tareas
sencillas o mecánicas.
En las HORAS VALLE:
Se puede planificar las
tareas de tipo rutinario
que no necesitan gran
esfuerzo
mental
ni
concentración
En las HORAS HILL:
Se puede planificar tareas
difíciles o que necesiten
mayor concentración
Reyes F. F.

24. EJEMPLO:
Reyes F. F.

25. Cada persona tiene su propia “gráfica de esfuerzo” para
realizar las tareas. Debiendo tener en cuenta:
Existe un tiempo de precalentamiento, antes de comenzar
la tarea
Tras ejecutar la tarea
Aparece el cansancio
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26. EJEMPLOS DE
GRÁFICAS DE
EJECUCIÓN
PERSONAL DE LA
TAREA
Reyes F. F.

27. CLASIFICACIÓN Y ASIGNACION DE LAS TAREAS
EN FUNCIÓN DE LA CURVA DE RENDIMIENTO
El concepto de “prioridad” viene determinado por la
relación entre importancia y urgencia:
Importancia
10
5
REALIZAR
INMEDIATAMENTE
ESPERAR
Poner en lista de espera
POSPONER
Para cuando sobre
tiempo
DELEGAR
En otra persona
5
Reyes F. F.
10
Urgencia

28. La variable URGENCIA:
Serán prioritarias las tareas
que encarga el jefe
Ejm pág 106
La variable IMPORTANCIA:
La variable IMPORTANCIA:
Una tarea es importante si
Una tarea es importante si
tiene repercusión económica
tiene repercusión económica
para empresa porque permite
para empresa porque permite
desbloquear otros asuntos.
desbloquear otros asuntos.
Ambas variables adquieren mayor o menor importancia
dependiendo de:
•El punto de vista de quien demanda el servicio
•El punto de vista de quien lo ha de realizar
Debe ser el/la secretario/a quien decida la prioridad de
una tarea en función de las variables urgencia e
importancia, sin dejar que le “marquen el paso”
Reyes F. F.

29. 4.- DOMINIO DEL
TIEMPO
Reyes F. F.

30. PLANIFICACIÓN DE LA JORNADA
PLANIFICAR la jornada en grandes bloques de tiempo ayuda a
saber en qué momento se debe realizar cada cosa
Ejemplo:
Ejemplo:
MAÑANA:
MAÑANA:
1.Organizar el material yypriorizar tareas (urgentes, difíciles,…..)
1.Organizar el material priorizar tareas (urgentes, difíciles,…..)
2.Realización de tareas urgentes yysencillas pendientes
2.Realización de tareas urgentes sencillas pendientes
3.Realización de las tareas difíciles de la mañana, antes de que comiencen
3.Realización de las tareas difíciles de la mañana, antes de que comiencen
las interrupciones
las interrupciones
4.No terminar la mañana sin recoger la mesa de escritorio
4.No terminar la mañana sin recoger la mesa de escritorio
TARDE:
TARDE:
1.Comenzar con algo sencillo antes de pasar a tareas más complejas
1.Comenzar con algo sencillo antes de pasar a tareas más complejas
2.Antes de marchar tomar nota de las tareas más urgentes que se realizarán
2.Antes de marchar tomar nota de las tareas más urgentes que se realizarán
el día siguiente
el día siguiente
Cada secretario/a hará la planificación en función de la realidad de
su empresa.
Reyes F. F.

31. CÓMO AFRONTAR LAS INTERRUPCIONES
Las interrupciones rompen el ritmo de trabajo,
descolocan mentalmente a quien las padece y, si
son continuadas, pueden provocar errores y
estrés.
Hay determinadas horas en que las
interrupciones se acumulan: visitas, teléfono,
compañeros,…….
Ante estas situaciones hay
que ejercer el derecho de
decir NO.
Pág 108
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32. SOLUCIONES:
Si existe centralita,
pedir que sólo pasen
las
llamadas
correspondientes a la
dirección
Usar el buzón voz o
el contestador
automático
No perder la
calma ni la
iniciativa
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Fijar un día para
visitas o un
horario.
Hacer ver a los
compañeros que no
pueden interrumpir, por
muy urgente que les
parezca su asunto.

33. ATENDER UNA SOLA TAREA
Es difícil hacer más de una tarea al tiempo, por
tanto se ha de procurar no tener más de una
tarea sobre la mesa de trabajo.
Cuando la tarea es tan compleja que
requiere varios días, hay que planificarla
en varias etapas o, de lo contrario,
paralizará el resto de las tareas cotidianas.
Reyes F. F.

34. CUIDADO CON LOS PAPELES
Uno de los problemas de simultanear tareas
es que los papeles son opacos y los que
están debajo pueden perderse.
Si se tiene más de una tarea
sobre la mesa es conveniente
organizarlas en bandejas o
carpetas que impidan que los
documentos se mezclen o se
pierdan
Reyes F. F.

35. ROMPER EL CÍRCULO EXTRESANTE
Ac
pe titu
ac rez d p
um os o
ul e a q c o
n ue dil
las ha ig
ta ce ente
re
as que y
se
Vídeo
Reyes F. F.

36. 5.- ORGANIZACIÓN DE
UNA AGENDA DE
TRABAJO
Reyes F. F.

37. La agenda SIEMPRE es confidencial
En ella se anotan: tareas pendientes,
reuniones concertadas, visitas previstas,…..
Su secreto:
•Colocar adecuadamente la información
•No olvidarse de consultarla
Reyes F. F.

38. TIPOS DE AGENDA:
Agenda normal o estándar (sencilla)
Agenda personal (con mapas y tablas)
Agenda electrónica
Agenda de ordenador
Reyes F. F.

39. AGENDAS QUE USA EL PROFESIONAL
DE SECRETARIADO
La de trabajo, propia
de su puesto: donde
planificará sus tareas
y
estará
siempre
cerca, en su puesto
de trabajo
Reyes F. F.
La agenda del jefe,
donde anotará las
actividades que le
competen a éste

40. GESTIÓN DE LA AGENDA:
Hay que distinguir los planos siguientes:
FAMILIAR: No se debe disponer de este tiempo sin
consultar o pedir permiso.
DE OCIO: No se debe interrumpir este tiempo, salvo que
la persona dé permiso para ello.
EMPRESRIAL: El/la secretario/a deberá conocer bien los
horarios de su jefe para poder planificar en ellos las
distintas reuniones o actividades. No es necesario pedir
permiso para gestionar la agenda en este horario.
Reyes F. F.

41. Para anotar en la agenda del jefe:
Es conveniente que la secretaria conozca las
costumbres y horarios de su jefe para poder programar
visitas, citas, ….
Las tareas se anotaran lo suficientemente
espaciadas para prevenir las posibles interrupciones.
Se debe considerar el ritmo biológico y la
distribución de horas altas y bajas del jefe para poder
planificar sus compromisos en la agenda.
No es conveniente programar actividades o tareas
comprometidas al comienzo o al final de la jornada.
Tener siempre presente que en las reuniones se
sabe cuándo se entra pero no cuándo se sale.
Reyes F. F.

42. PLANIFICACIÓN DIARIA, MENSUAL Y
ANUAL:
El entorno ideal para planificar es la
quincena.
En la agenda no deberían figurar
tareas más allá del trimestre
Reyes F. F.