1. LOS ELEMENTOS DE LA
OFICINA Y SU
ORGANIZACIÓN
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2. DESPACHO: lugar o habitación donde la
secretaria realiza las tareas habituales de
secretaría.
No se debe acceder a él sin permiso, a
excepción del jefe para el cual se trabaja
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3. 1.- CONDICIONES DE HABITABILIDAD Y
CONFORT:
Lugar sin ruidos o sonidos estridentes
Que facilite la concentración
Iluminación suficiente
Temperatura adecuada
Decoración adecuada
Ventilación suficiente
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5. 2.- MOBILIARIO DE OFICINA
Mesa-escritorio amplia,
Silla giratoria
Mesa auxiliar
impresora, etc.
para
ordenador,
teclado,
Archivadores
Armario ropero o perchero
Dependiendo de las funciones a realizar puede
tener también: mesa de reuniones, fotocopiadora,
etc.
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6. A. DISTRIBUCIÓN ESPACIAL DEL
MOBILIARIO
El archivo de tareas diarias estará en las
cajoneras auxiliares, integrado, si es posible, con
el escritorio
El archivo de uso poco frecuente estará más
retirado del escritorio
El puesto del/la secretario/a deberá estar de
forma que pueda ver y controlar quién entra por la
puerta así como cuándo llama o entra el jefe.
Es conveniente tener visible un reloj en la pared
La espalda protegida por la pared
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7. Los
elementos
del
escritorio
estarán
dispuestos de forma que proteja el trabajo de
miradas indiscretas.
La papelera oculta
El sofá, sillones, mesita,…., donde acomodar a
los visitantes mientras esperan estará a una
distancia prudente de la mesa de trabajo.
Si existe una sala de espera, se acomodará en
ella a las visitas, a excepción de aquellas visitas
importantes o “de peso” que se les permita
esperar en el despacho de la secretaria.
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8. B.- EL ESCRITORIO
Una mesa ordenada es sinónimo de una mente
ordenada. Si la mente humana no puede realizar 7
tareas a la vez, no es lógico tener sobre la mesa 7
tareas a realizar.
La pantalla del ordenador puede estar colocada en
la propia mesa o sobre una mesa auxiliar y la
impresora al lado
Sobre la mesa puede haber dos bandejas
La primera para contener la documentación que
entra
La segunda para contener la documentación ya
resuelta que espera destino.
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9. 3.- EL ARCHIVO
Los objetivos por los que se crea un archivo son:
Guardar y custodiar los documentos
Facilitar los documentos cuando se requieran
Minimizar el tiempo de recuperación
El secreto de un buen archivo consiste en clasificar
adecuadamente la información y ponerla de forma
ordenada para que quien la busque la encuentre
sin demasiadas complicaciones en el mínimo
tiempo posible
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10. El problema es guardar con criterio, de forma
que otras personas puedan encontrar los
documentos guardados en el archivo
Un modelo de ordenación que sólo conoce el
profesional que lo utiliza no es bueno.
Para evitar este problema las empresas
suelen normalizar y estandarizar su ejecución,
ajustándola a un protocolo obligatorio.
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11. A.- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
EN EL ARCHIVO
•Ordenación alfabética
•Ordenación numérica
•Ordenación por índice temático
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12. ORDENACIÓN ALFABÉTICA
•Si se trata de nombre y apellido, se ordenará por el
primer apellido y, si hubiera muchos iguales, habría
que recurrir al segundo.
•En los nombres de empresa hay que fijarse en la
razón social. Si se trata de siglas, se toma la primera
letra. Si son apellidos, en función del primero y, nunca
por el nombre genérico, compañía, bar, frutería,…..
1. Es útil para archivos pequeños
2. La incorporación de nuevos expedientes
precisa de un hueco que hace desplazar a los
anteriores y, si el archivador está lleno, puede
crear problemas.
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13. ORDENACIÓN NUMÉRICA
A cada expediente nuevo se le asigna un número
consecutivo al anteriormente abierto y archivado y se
coloca en el lugar contiguo al anterior en número.
VENTAJAS:
•Es muy sencillo
•Encaja con el principio de discreción pues el número es aséptico.
•Permite archivar gran volumen de expedientes (centros de
enseñanza)
•Es rápido y de difícil equivocación
INCONVENIENTES:
Necesita de un apoyo auxiliar que descodifique el número de
expediente, aunque este inconveniente se puede solucionar con
cierta facilidad gracias a la informática.
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14. ORDENACIÓN POR ÍNDICE TEMÁTICO
1. Requiere de la creación de un catálogo de unidades
temáticas (como los índices de los libros)
2. Utiliza un orden alfanumérico: Los temas se ordenan
alfabéticamente y los expedientes pueden ir numerados.
VENTAJAS:
•Es intuitivo si el índice de temas es pequeño.
•Los expedientes están muy bien clasificados.
INCONVENIENTES:
•La creación del plan temático.
•Cuando nos quedamos sin espacio en la estantería surgen
problemas.
•Es complicado cuando un expediente está relacionado con más
de tres temas, pues requiere duplicar documentación.
•Las personas que accedan al archivo habrán de conocer el plan
temático y de códigos
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15. B. ¿CÓMO TRATAR LOS DOCUMENTOS?
En las empresas donde existe una normativa o protocolo de
procedimiento de archivo y tratamiento de documentos, hay que
cumplirla
Cuando un documento llega a la mesa del la secretario/a:
1.Hacer una primera lectura rápida
2.Si el documento no tiene importancia se manda a la papelera
3.Si es importante, ya sea por su contenido, porque da órdenes
concretas o porque constituye prueba o resguardo de alguna
operación:
•Procesar y realizar las tareas pertinentes
•Archivar.
4.Si hay varios folios, susceptibles de ser grapados, se hará por la
esquina superior izquierda
5.Si es una factura pequeña o tique de caja, se coserá
previamente a un folio DIN A4 para evitar su pérdida.
6.Si el documento viene duplicado se archivará sólo el original
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16. C.- MANTENER EL ARCHIVO AL DÍA
EL ARCHIVO DE LA CAJONERA:
•Se sitúa al lado de la secretaria, bajo su
mesa de trabajo y es de uso personal.
•En él se archivarán los documentos de uso
muy frecuente que permitan realizar las
tareas del día a día.
•Los documentos se colocarán en carpetas
colgantes
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17. ARCHIVO DE ESTANTERÍA O ARMARIO
•Es un archivo más permanente. Suele estar más alejado del
escritorio y a él pueden acceder tanto la secretaria/o como su
jefe, no debiendo acceder a él más personas.
•Ambos deben conocer el método de clasificación y archivo.
Respecto a este archivo:
1.Se debe buscar un momento del día para
archivar.
2.Cuantas menos personas accedan a él, mejor.
3.Es conveniente tener en el interior de la puerta un
esquema del plan de ordenación.
4.Revisar los documentos de forma periódica para
retirar los caducados.
5.No se deben sacar expedientes del despacho, si
fuera necesario, mejor hacer una copia
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18. PARA MANTENER LA OFICINA ORGANIZADA.
RECUERDA:
Guardar todo aquello que no se utiliza todos los días en un
lugar menos visible:
Los montones de papeles y altas pilas de sobres desordenados que
no se usan sólo provocan distracciones.
Organizarlo todo de modo que se pueda acceder a ello
fácilmente:
Cuando todo se cae al sacar un libro de un estante, si no hay
espacio cerca del fax para insertar documentos o recoger los que
llegan se producen pérdidas de tiempo y se producen tensiones .
Limpiar regularmente los muebles del archivo y tirar las
cosas que no se necesiten.
Limpiar y ordenar los archivos electrónicos (disco duro,
CD’S, DVD’S, etc)
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