Este documento presenta una guía para realizar reuniones eficientes. Explica los pasos clave antes, durante y después de una reunión, incluyendo la planificación previa, establecer una agenda y objetivos claros, nombrar un facilitador, debatir los temas asignados, resumir decisiones, y evaluar la reunión. El objetivo general es asegurar que las reuniones se lleven a cabo de manera ordenada y productiva para lograr los resultados deseados.

1. Reuniones
eficientes
Ricardo Motta
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2. Agenda:
2) 05’ INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS
3) 10 ’ MITOS Y REALIDADES
4) 15 ’ PLANIFICACIÓN PREVIA
5) 20’ QUE ES LA AGENDA , FACILITADOR Y ACTA
6) 30’ QUE HACER DURANTE LA REUNIÓN
7) 35’ DEBATE Y COMO ACTUAR
8) 45’ RESUMIR DECISIONES Y CONCLUSIONES
9) 50’ EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA
REUNIÓN
10) 1.00’ DECALOGO ANTI – GRUPO
11) 1.10’ PROCUREMOS
12) 1.20’ EVALUACIÓN DE LA CLASE
13) 1.30 FIN DE LA CLASE
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3. Reuniones eficientes
Objetivos
 Que luego del aprendizaje, se realicen las
reuniones, teniendo en cuenta las premisas
dadas en esta clase.
 Que quede claro que hacer, antes, durante
y después de una reunión.
 Que quede claro que no hacer.
 Que sepan evaluar y evalúen a las
reuniones.
 Que queden satisfechos al finalizar la clase.
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4. MITOS COMUNES
MITOS REALIDADES
El número de Los grupos más
asistentes pequeños
define la calidad son más eficientes
del equipo
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5. MITOS COMUNES
MITOS REALIDADES
Las reuniones La
frecuentes comunicación
mejoran la es producto de
comunicación la acción
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6. MITOS COMUNES
MITOS REALIDADES
La interacción Las soluciones
lleva a resultan de un
soluciones trabajo arduo
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7. MITOS COMUNES
MITOS REALIDADES
Actuar es el Los asist. son
papel del responsables
dirigente de la acción de
seguimiento
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8. MITOS COMUNES
MITOS REALIDADES
Las reuniones Las personas
llevan a un interpretan las
consenso reuniones en
formas
diferentes
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9. MITOS COMUNES
MITOS REALIDADES
La libre Por si sola la
expresión discusión no
define a una puede llevar
reunión de a la acción
éxito
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10. 1) PLANIFICACIÓN PREVIA
1.1 - ¿QUE ? – T E M A
1.2 - ¿QUIENES ? - ASISTEN
1.3 - ¿CUANDO ? - FECHA
1.4 - INFORMES O DATOS
1.5 - ¿CUANTO TIEMPO ?
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11. • 1.5 Preparación previa de los
participantes
Al distribuir la agenda de la reunión,
informa también la preparación que los
participantes deben hacer.
Leer reportes y datos preliminares, llevar
documentos a la reunión y especificar
el tiempo que esta durará, aumentarán
la productividad.
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Publicado en 05. Dec, 2006 por Luiz de Paiva en Comunicación
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12. •1.6 TENGA PRESENTE
AMBIENTE FÍSICO
•¿ADECUADO ?
•¿TRÁNSITO DE PERSONAS ?
•¿LLAMADAS TELEFÓNICAS ?
•¿INTERRUPCIONES ?
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13. 1.7 Ambiente correcto
El local y ambiente de la reunión son factores
determinantes para su suceso.
a) El local debe ser bien iluminado.
b) La temperatura debe ser, de preferencia, un
poco baja.
c) Escoger también la hora
d) Horas ideales por la mañana, entre 9 y 12.
e) Evita reuniones en lugares abiertos, porque el
movimiento puede distraer a los participantes.
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14. 1.8 TENGA PRESENTE
MATERIALES
•ESTÁ EL INSTRUMENTAL
SUFICIENTE ?
– MULTIMEDIA
– RETROPROYECTOR
– ROTAFOLIO
- PIZARRA, FIBRAS,
BORRADOR
•ESTÁ LA INFORMACIÓN SUFICIENTE ?
– INFORMES
– GRÁFICOS
– DATOS
•AGENDA
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15. 2) DAR A CONOCER EL
TEMARIO (AGENDA)
- NOMBRES - TIEMPOS
•ENTREGAR ANTES DE LA REUNIÓN
•ACLARAR, SI ES NECESARIO ALGÚN
TEMA
•CONSENSUAR SI SE AGREGA ALGÚN
TEMA SUGERIDO
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16. 2.1. Define la agenda antes de la
reunión
El enfoque es una de las características más
importantes de una reunión eficiente.
Al distribuir a los participantes una lista de
los temas que serán tratados, estarás
dando el primer paso para evitar
dispersiones y asuntos fuera del contexto
de la reunión.
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17. 3) DAR A CONOCER EL
OBJETIVO DE LA REUNIÓN
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18. 4) NOMBRAR FACILITADOR Y QUIEN
TOMA EL ACTA/ESCRIBE PIZARRA
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19. 4.1. Escoger alguien para registrar la reunión
El “acta” no debe ser escribita por el
facilitador de la reunión.
Además, es importante tener un modelo
predefinido para el acta.
Puntos importantes: registrar situaciones
pendientes, decisiones,
responsabilidades y plazos.
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20. 5) DIRECCIÓN DE LA REUNIÓN
5.1 CONTROL / PERMISIVIDAD
5.2 DELEGACIÓN
EQUILIBRADA
5.3 PREGUNTAR MAS E
IMPONER MENOS
5.4 INTERVENIR SOLO LO
NECESARIO, NO MAS 20

21. 6) ACLARAR
DIFICULTADES DE
PUNTOS A TRATAR O DE
RELACIÓN ENTRE
SITUACIONES
CONFLICTIVAS, SI SE
HUBIERAN PRESENTADO.
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22. 7) TRATAMIENTO DE LOS PUNTOS
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23. 8) QUE HACER DURANTE LA REUNIÓN
8.1) NO PRESENTE UN SOLO LADO
8.2) ESPERE DESACUERDOS
8.3) TRATE LOS CONFLICTOS CON CALMA
8.4) ENFRENTE LOS PROBLEMAS Y NO A LAS
PERSONAS
8.5) PERSUADA CON RESPETO
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24. 9. Controla el tiempo
Si la agenda de la reunión define un tiempo
para cada tema, estos horarios deben ser
seguidos.
Si están gastando mucho tiempo con una
discusión interminable, proponer
continuarla posteriormente y pasar al
tema siguiente
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25. 10) EL DEBATE, EL GRAN
PROTAGONISTA
10.1) ACEPTE LA DISCUSIÓN COMO UN
REQUISITO
10.2) INDIQUE LAS DIFERENCIAS DE
OPINION
10.3) PRESENTE PUNTOS DE VISTA
OPUESTOS
10.4) EMPIECE SUS ARGUMENTOS CON
UNA PREMISA
10.5) DÉSE CUENTA DE LOS MOTIVOS
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26. 11) COMO ACTUAR
11.1) PIENSE ANTES DE
HABLAR
11.2) EXPRESE
CUIDADOSAMENTE SUS
ARGUMENTOS
11.3) EVITE HABLAR EN
FORMA CATEGÓRICA
11.4) PREFIERA LOS HECHOS
A LAS OPINIONES
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27. 11.5 No permitas que temas sean
mezclados
La agenda puede ser modificada
cuando extremamente necesario,
pero esto debe ser evitado al
máximo.
Lo que no puede suceder es la mezcla
de asuntos.
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28. COMO ACTUAR
11.6) MUESTRE
RESPETO POR LAS
CREENCIAS COMUNES
11.7) NO DISCREPE
UNICAMENTE POR
DEMOSTRAR ALGO
11.8) CONSERVE LA
MENTE ABIERTA
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29. 12) RESUMIR DECISIONES,
PLANEAR LA PRÓXIMA REUNIÓN.
12.1) DIA - LUGAR- HORA- DURACIÓN
12.2) INTEGRANTES
12.3) TEMAS
12.4) FACILITADOR
12.5) REDACTOR DE ACTAS
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30. 13) EL SEGUIMIENTO
13.1¿SE ASIGNARON TAREAS ?
13.2 ¿SE ACEPTARON?
13.3 PERSEVERANCIA
DIPLOMÁTICA
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31. 14) EVALUAR LA REUNION
14.1 - SI SE CUMPLIERON LOS
OBJETIVOS PREVISTOS
14.2 - SI SE RESPETÓ EL
TEMARIO Y LOS TIEMPOS
14.3- NIVEL DE PARTICIPACIÓN
14.4 - COMO SE SINTIÓ
14.5 - COMO VIÓ AL GRUPO
14.6 - EVALUAR AL FACILITADOR
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32. DECALOGO ANTI - GRUPO
http://www.renacerbuenosaires.org.ar/decalog
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33. DECALOGO ANTI - GRUPO
1. No hable en las
reuniones, hágalo después
fuera del grupo.
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34. 2. Ocupe mucho tiempo
en las reuniones
haciendo chistes o
conversando en voz baja
con otro, así ni Ud. ni su
compañero participan de
lo que se trata
grupalmente.
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35. DECALOGO ANTI
- GRUPO
3. No deje hablar a
otros de ninguna
manera.
Conviértase en el
centro de la
reunión.
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36. DECALOGO ANTI - GRUPO
4. Llegue tarde
sistemáticamente, haga
mucho ruido al entrar.
Salude a todos, uno a uno,
comente algo en voz alta.
Exija el detalle de lo
ocurrido en el grupo hasta
su llegada. 36

37. 5. Denigre
permanentemente
las ideas de otros
y/o las reuniones
mismas; y además
no se olvide de
hacerlo fuera del
grupo.
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38. DECALOGO
ANTI - GRUPO
6. Tenga
miedo o
vergüenza
de
preguntar.
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39. 7. Use las
reuniones
solamente
para
quejarse,
justificarse y
fabricar
rumores. 39

40. DECALOGO ANTI -
GRUPO
8. Haga "si, si"
con la cabeza,
aunque no
entienda o esté
en desacuerdo.
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41. 9. Escriba o
lea sobre
temas que
nada tienen
que ver con
el espíritu
de la
reunión.
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42. 10. Hable con
casi todos sin
esperar el
turno. Reitere
insistentemente
sobre temas ya
agotados en el
grupo.
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43. PROCUREMOS:
•Tener presente el tiempo
que usamos para hablar,
para que todos podamos
hacerlo.
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44. PROCUREMOS:
Escuchar
atentamente al
otro, sin
interrumpirlo ni
hacerle
acotaciones. 44

45. PROCUREMOS:
• Escuchar todo lo que
se dice aunque no lo
compartamos; quizá en
algún momento pueda
servirnos.
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46. PROCUREMOS:
• Alhablar tratar
de sintetizar lo que
queremos expresar,
rescatando lo importante y
prescindiendo de lo
anecdótico. 46

47. PROCUREMOS:
•Evitar la
murmuración
tratando de trabajar
en función del
grupo.
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48. PROCUREMOS:
• Respetar las etapas de cada
presentación:
- Relato del tema,
- Preguntas al presentador,
- Discusión,
- Procurando hacerla : breve,
amena, completa, útil y
veraz. 48

49. Breve: de corta duración o extensión:
Amena: entretenido, divertido, atractivo.
Completa: Que tiene todos sus
elementos o partes.
Útil: provechoso, beneficioso, que
puede utilizarse para algo:
Veraz: sincero, verídico, auténtico,
franco,
Diccionario de la lengua española ©
2005 Espasa-Calpe 49

50. Evaluación de la reunión
Objetivos
Que luego del aprendizaje, se realicen las reuniones, teniendo en cuenta las
premisas dadas en esta clase.
4) Que quede claro que hacer, antes, durante y después de una reunión.
5) Que quede claro que no hacer.
6) Que sepan evaluar y evalúen a las reuniones.
7) Que queden satisfechos al finalizar la clase.
2. EVALUAR LA REUNION
3. SI SE CUMPLIERON LOS OBJETIVOS
PREVISTOS
4. SI SE RESPETÓ EL TEMARIO Y LOS TIEMPOS
5. NIVEL DE PARTICIPACIÓN
6. COMO SE SINTIÓ
7. COMO VIÓ AL GRUPO
8. EVALUAR AL FACILITADOR
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51. Muchas gracias ……
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