Errores en la gestión de proyectos

1. M.C. J. ROBERTO ESPINOZA P.

3. El primer paso que debemos dar cuando
nos enfrentamos a la gestión de
proyectos es hacer una correcta y detallada
planificación. Es fundamental planificar las
tareas, los plazos y los recursos que
tenemos a nuestra disposición para llevar a
cabo una gestión de proyectos eficiente. De
lo contrario, puede correr peligro la
consecución de nuestro objetivo.

5. En nuestra planificación deben
figurar revisiones periódicas que nos
aseguren que todo se está cumpliendo
según los plazos previstos. Esto nos
servirá no solo para llevar un control
exhaustivo del proceso, sino también
para corregir a tiempo posibles errores
en su desarrollo.

7. Uno de los pilares fundamentales
en la gestión de proyectos es la
comunicación con nuestro equipo. El
intercambio de información y opiniones
debe ser constante para evitar
malentendidos

9. Aunque siempre hay una persona
que debe planificar, gestionar y liderar
al equipo que llevará a cabo el
proyecto, la consecución y realización
del mismo debe ser cosa de todos.
Conseguir que todos los miembros del
equipo se involucren con el
proyecto es una de las principales
tareas del Project Manager en la
gestión de proyectos.

11. Es muy importante que, además de
estar involucrados con el proyecto, los
miembros del equipo estén unidos.
Esto evitará enfrentamientos internos y
problemas de coordinación que
puedan afectar al desarrollo del
proyecto.

13. Es muy frecuente que durante el
desarrollo del proyecto se produzca un
aumento del gasto previsto en nuestro
presupuesto inicial. Algunos indicios que
nos adelantan que esto va a suceder son,
por ejemplo, realizar trabajos imprevistos
que no habíamos planificado o no
contabilizar qué cantidad del fondo de
emergencia hemos gastado previamente.

15. Debemos definir desde el principio
quienes van a intervenir directamente en la
ejecución de nuestro proyecto y asignarles
unas funciones y roles concretos. Un equipo
de trabajo bien estructurado es aquel en el
que cada miembro comprende su papel en
la ejecución del proyecto y lo desempeña de
forma adecuada.

17. Se trata de un proceso necesario
para saber cómo enfocar, planificar y
ejecutar las actividades de riesgos que
pueden afectar al desarrollo de
nuestro proyecto, con el objetivo
de estar preparados para afrontar sus
consecuencias.

19. Los KPI’s son indicadores que nos
van a servir para medir aspectos
relevantes de una web que afectan a
la evolución de los objetivos. Suelen
seguir el acrónimo SMART (Specific,
Measurable, Achievable, Relevant,
Timely) y deben ser lo más
consistentes y específicos posibles
para poder medirse a lo largo del
tiempo.

21. No nos servirá de nada realizar una
magnífica planificación si después no
conseguimos cumplir los plazos
fijados en nuestro calendario.

23. Unos de los momentos más importantes
en la gestión de proyectos se produce
cuando tenemos que hacer la entrega a
nuestros clientes. En muchos casos,
esta entrega se hace de manera
precipitada por problemas de tiempo y/o
presupuesto, y en algunas ocasiones sin
hacer las pruebas de calidad
pertinentes, lo que puede acarrear la
pérdida de confianza por parte de
nuestros clientes.

25. Es imprescindible que nuestro
proyecto esté liderado por alguien con
capacidad para tomar la iniciativa,
gestionar, promover, motivar,
incentivar y evaluar a todo el equipo
para que se desarrolle de la manera
más eficaz y eficiente.

27. Los Stakeholders son todos los
interesados en el proyecto y van
desde la organización, hasta el cliente,
pasando por el equipo, los usuarios,
etc. Las personas son también
riesgos, si no identificamos bien a los
interesados clave del proyecto o no
hay implicación de los mismos en el
proyecto tendremos problemas.

29. Si no está en el plan del proyecto
inicial, son fueras de alcance que no
se han tenido en cuenta ni en el
presupuesto ni en los plazos y que
afectan al éxito del proyecto.

30. El estudio PMI’s Pulse of the Profession de
este año 2016 refleja:
 Sólo el 55% de los proyectos finalizan
cumpliendo el presupuesto inicial del
proyecto.
 Algunas de las causas del fracaso de los
proyectos fueron: cambios en las
prioridades de la organización (40%),
reuniones de requisitos inexactas (38%),
cambios en los objetivos del proyecto (35%),
no se definieron riesgos ni oportunidades
(30%) y pobre o inadecuada comunicación
(30%).