ensayo lecturas

1. ENSAYO LECTURAS
ZULMA VIVIANA FLOREZ CASTRO
CC 1068973008
PRESENTADO A
CAMILO JOSE SALAZAR PALACIO
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO
FACULTAD DE INGENIERIAS Y AFINES
GERENCIA EN PROYECTOS DE TELECOMUNICACIONES
INGENIERIA DE TELECOMUNICACIONES
Bogotá, Colombia
2021

2. GRANDES ERRORES EN LA GESTION DE PROYECTOS
No estábamos tratando el problema correcto
Unos de los grandes errores es no tratar el inconveniente de manera correcta, porque
todo proyecto tiene como uno de los objetivos principales resolver un inconveniente; para
que este jamás vuelva a surgir nuevamente. El autor pone de ejemplo el síndrome del
cambio de milenio en el 2000, en el cual se emplearon muchos recursos económicos para
que al final iniciando el año no fue tan catastrófico como se pronosticaba. Uno de los
principales motivos por el cual no se trata el problema, es que la falla no se estudia de
manera realista y no se entiende la magnitud de las dificultades que se presentan por que
cada integrante del equipo tiene diferente forma de ver el conflicto y además priorizan los
que son más críticos. El autor asesora que se debe acoplar de manera correcta todo lo
que hay que hacer y lo que está pendiente además especificar la manera de medir los
resultados para verificar si se está logrando los alcances de manera correcta o modificar
lo necesario.
Diseñamos lo que no era
Otro error es realizar los diseños finales y durante el proceso se verifica lo que el cliente
necesita, sin embargo, el equipo de trabajo olvida los detalles al momento de realizar el
prototipo; esto ocurre es por que el proyecto no estaba conformado de manera correcta
en todas sus funciones, no dejan participar al cliente de manera eficaz, presión excesiva
al grupo de trabajo para que lleva a cabo sus funciones de manera rápida y eficiente. Hay
signos de alarma cuando el cliente nos abe que está sucediendo, no tiene opinión, no se
sigue el cronograma previsto y se cambia de manera frecuente. Para solucionarlo, hay
que permitir que el cliente tenga participación y saber detener para estar seguros de que
sea lo que se necesita y desea el cliente, para eso es bueno fijar límites y estar listos para
efectuar modificaciones según las necesidades que se están presentando.
Utilizamos la tecnología equivocada
También se comete el error de elegir el tipo de tecnología ya que no han probado su
eficiencia y siempre hay que preferir las recomendaciones y no confiarse que en todos los
procesos y en todas las empresas los resultados son los mismos. También hay que
capacitar a los trabajadores ya que si no se realiza se puede llevar a errores y que dicha
tecnología no sea capaz de hacer competencia a los negocios que crecen día a día. Hay
señales de que estamos cometiendo errores cuando hay fallas, se tardan mas de lo
normal en ejecución y solución de problemas, y se escuchan promesas que no se
cumplen. El autor sugiere ensayar la tecnología, capacitar al personal de manera
adecuada, y si se ve que no funciona de manera adecuada se deje el proyecto aun
cuando este dentro del tiempo.
No diseñamos una buena agenda para el proyecto
Hay que tener en cuenta al efectuar una agenda para ejecutar un proyecto, algunas veces
se omiten pasos o no se dedica el tiempo suficiente a ciertos trabajos, las consecuencias
es una agenda bien hecha pero el trabajo es muy lejos de la verdad, ocurre cuando no
hay detalles, cuando no tiene resultados efectivos o el proyecto dura demasiado tiempo.
Los signos de alarma cuando no se ejecutan las tareas o no hay responsabilidad por parte
del grupo de trabajo para cumplirlas. Para remediarlo hay que revisar la agenda de trabajo

3. y cambiar lo que no sirve o no se pueda cumplir y procurar mejorar las relaciones de los
integrantes del grupo para que se pueda agilizar las tareas y colocarlas en fases más
sencillas.
No contábamos con el patrocinador adecuado
Es bueno contar con el apoyo de un patrocinador ya que gracias a el nos puede dar ideas
beneficiosas, participar activamente o reasignar recursos, defender el proyecto de
terceros y a dedicar tiempo para reuniones. Aparte del patrocinador es bueno contar con
un comité formados por personas claves para tomar decisiones, eliminar brechas del
proyecto, apoyar cambios necesarios y asesorar al grupo de trabajo para que trabaje de la
mejor forma posible. Cuando falta un patrocinador adecuado se refleja en que no hay
tiempos para reuniones, no devuelven correos ni llamadas por descuido, sobrecarga o
desinterés. Para solucionarlo hay que buscar un patrocinador idóneo, que se interese por
el proyecto, que escuche y este comprometido para sacar el proyecto adelante, en caso
de que retire el apoyo, hay que dejar claro que esto puede provocar que el proyecto se
ralentice o se paralice.
El equipo no congeniaba
Un grupo de trabajo bien formado, debe ser en el que cada elemento entiende su papel
en el proyecto y lo realiza de forma correcta. Se desafina cuando uno o varios elementos
no están bien definidos, cuando hay conflicto entre los miembros y se culpan entre sí. Sus
signos de alarma es confusión respeto a las tareas, discusiones que no llevan a nada
importante y falta de cooperación entre los miembros. Para solucionarlo es importante
reunirse con cada integrante del grupo, de forma amistosa y abierta para solucionarlo lo
mas pronto posible. Es importante tener sentido del humor por que hay que saber reírse
de uno mismo.
No involucramos a la gente adecuada
A cualquier director de proyecto ha conocido a personas que al no tenerlas en el proyecto
la consecuencia es que el proyecto no salga bien o hasta que se acabe. Hay dos tipos de
interés, una son los proveedores y otra son los clientes, hay que reflexionar que personas
vinculamos al proyecto, hay que tener cuidado cuando personas que no están en el
proyecto se involucran demasiado en él, o cuando se demora en la resolución de
diferentes aspectos. La manera de solventarlo es una excelente comunicación y estar
dispuesto en ajustar el proyecto si validamos si no está en el mismo.
No comunicamos adecuadamente lo que estamos haciendo
Un excelente plan de comunicación tiene como pilares encontrar el publico objetivo,
definir lo que se va a necesitar la frecuencia y como lo vamos a obtener. También hay que
realizar una matriz de comunicaciones en la cual se refleja lo anterior además de la
comunicación y el medio a usar ya sea correo o reunión. Se debe ajustar el objetivo al
personal que va dirigido, usar el medio adecuado y especificar claramente lo esperado. El
autor prefiere que sea por E-mail y que la información vaya en el correo, no en archivos
adjuntos. Las fallas en una comunicación están en no ser claros con el publico objetivo,
diseñar un plan muy grande y que no se pueda seguir ya sea por lo extenso o por que el
personal no es el adecuado. Hay que prestar atención es que se solicita la misma

4. información a pesar de que se indico anteriormente o no obtener respuesta a una
pregunta.
No prestamos atención a los riesgos del proyecto, ni a las cuestiones de
administración
Hay varios factores de riesgos en un proyecto, generalmente cuando se inicia; otros son
imprevistos, lo peligroso es cuando tiene influencia en el resultado del mismo, para poder
manejarlo hay que intentar prevenirlos y saber diferenciarlos de los “asuntos”, estos
últimos no se pueden prevenir y no duran en el proyecto, aunque también es necesario
tomar medidas.
El proyecto costó mucho más de lo que se esperaba
En ocasiones se gasta dinero mas de lo conocido, ya que los resultados también van a
ser excelentes; pero puede quedar en duda el prestigio del director si no cumple lo
prometido sobre todo a nivel económico. Se debe saber manejar el presupuesto de
manera acertada, pero en ocasiones ocurre lo inevitable: no se posee la experiencia
suficiente para validar las variaciones finales, no especifica los recursos para cada cosa o
no se tiene un fondo para imprevistos.
No comprendimos ni informamos del progreso de acuerdo con el plan
Hay que ser concretos a la hora de dar información, para ser eficaces con todas las partes
interesadas cuando se informa en que fase del proyecto nos ubicamos. Hay que centrarse
en cuatro puntos clave: programa, riesgos, costos e imprevistos. Además, el autor indica
que si sale todo bien en el proyecto es una utopía ya que siempre sale algún detalle o
imprevisto a corregir. Además, cuenta la importancia al orden y al tiempo de ejecutar las
funciones, es decir evaluar el tiempo y cuantas personas van para dicha función y hay que
ser realistas al evaluar el “Estimate To Complete” que quiere decir el tiempo estimado
para completar y si tiene adelanto o retraso en la misma. Según el autor es bueno tener
reunión para información de la situación y llevar un registro de lo hablado para evitar los
inconvenientes a futuro. También observar de forma realista y tener ojo critico ante las
dificultades y seguimiento.
Intentamos hacer demasiado
La costumbre de complacer al cliente hasta para lo imposible, es uno de los motivos de
fracaso en los proyectos. Ya que se comprometen y a la hora de la verdad no se cumple o
se cumple poco y a destiempo. En ocasiones la culpa es del jefe de proyecto por ser
permisivos o cliente pidiendo cosas muy difíciles; ya que se llega a una situación en que
se sobrecarga el trabajo y no sabe si finaliza o no. Se puede advertir que no esta
funcionando, cuando se congela el diseño, solicitan modificaciones pero hay que saber
decir no y revisar todo.
No supimos adiestrar al cliente
Hay que llevar a cabo un programa para educar a los clientes resulta excelente de
mediano a largo plazo, ya que se disminuye los casos de asistencia al momento de usar
el producto. Pero las causas en la formación es no saber a quien va dirigida, enfocarla en

5. el producto sin tener en cuenta los demás aspectos, formar de manera equivocada o
enfocarse en la teoría y no en la práctica.
La formación se tiene que enfocar en las necesidades, tiene que estar enfocada y
satisfacer las necesidades en tiempo preciso. Los integrantes del grupo de trabajo, deben
hacer parte de la misma y realizar la respectiva retroalimentación.
El vendedor no cumplió con lo que debía
Hay muchos momentos incomodos para cualquiera de las dos partes (comprador y/o
vendedor) en el cual se descubre que lo prometido no cumple las expectativas, las
consecuencias es la perdida de confianza del comprador, los beneficios, que no haya
negocios en un futuro y que el prestigio del vendedor quede en entredicho. Lo que ocurre
es que el vendedor por engrosar sus ventas exagera en las características del producto y
prometa algo difícil o imposible de cumplir. Hay que estar alerta por ejemplo cuando el
vendedor retrasa tiempos de entrega, utiliza a miembros del equipo de trabajo, no cumple
expectativas o usa personal poco calificado para las tareas. Para evitar esos
inconvenientes hay que tener mas control de los vendedores ya sea tener personas
calificadas o formarlos de forma correcta.
Tropezamos en la línea de meta
Uno de los principales inconvenientes que cuesta en un proyecto, es cuando estaba
yendo por buen camino, se va a pique todo. Se debe aprender que durante las ultimas
semanas, no hay que bajar la guardia. Uno de los principales motivos es los cambios a
ultima hora y sus consecuencias repercuten en otra área. Otro motivo que se encuentra
en el exceso de presión sobre el grupo y no se llega listo.
Para solucionarlo se debe reasignarlo a los participes a otros proyectos o que los usuarios
soliciten los cambios antes de terminar los proyectos; hay que tomar las perspectivas
tener comunicación entre los miembros del equipo y estabilizar el producto final
No tener un plan B por si el producto fallaba
Es indispensable tener una contingencia por si se llegan a presentar dificultades, para que
se sepa como actuar y no haya desconfianza por parte del cliente. Hay que considerar
que método se va implementar puede ser por fases, paralelo o Big Bang. Se delinea las
posibles dificultades, así como los planes de acción. Hay que buscar que todas las partes
están implicadas e interesadas. La responsabilidad no termina cuando se entrega el
proyecto, sino cuando el usuario pueda utilizar el producto, ya que después de la entrega
puede surgir dudas sobre el uso del mismo. Son indicios de que utilizar un plan de
contingencia y probarlo es algo que no se puede dejar pasar.
Conclusión
Después de analizar todos estos inconvenientes, se llega a la gran conclusión de que el
director de proyectos debe organizar a su equipo de trabajo de manera adecuada, asignar
tareas bien definidas, que si hay inconveniente de relación entre los miembros
solucionarlo con la mayor diplomacia y celeridad posible y estar juntos en las buenas y
malas.
EL MAPA DE LA ESTRATEGIA

6. En este documento vamos a verificar como se puede realizar una planeación estratégica
simpe, divertida, visual y basada en los conceptos más avanzados.
Se basa en lo siguiente:
✓ ¿Dónde jugaremos?
✓ Aspiración ganadora
✓ Competencia
✓ ¿Como ganaremos?
✓ Capacidades
✓ Sistemas gerenciales
✓ Donde no jugaremos
Caso de éxito: IKEA
Ellos ofrecen una línea extensa de muebles de buena calidad y diseño además de
funcionales.
✓ ¿Dónde jugaremos?
• Usuarios que tienen poco presupuesto, pero se sienten atraídos por el
diseño.
• Se encuentran en USA, Asia y Europa
• Tiendas propias y franquicias
✓ Aspiración ganadora
Ser el proveedor mas competitivo en precio para que todos tengas muebles de
diseño y tengan mejor calidad de vida
✓ Competencia
• Otras tiendas de muebles
• Independientes
• Chinos
• Walmart
• Home Depot
✓ ¿Como ganaremos?
• Tiendas dedicadas en las afueras de la cuidades con parqueaderos y
horarios accesibles
• Muebles de diseño a buen precio
• Fomentar el autoservicio
• Muebles que se puede armar de manera sencilla, así se puede trasportar
sin complicaciones
• Brindan servicio de guardería y restaurante de forma interna
✓ Capacidades
• Diseño
• Se ofrece variado surtido
• Relaciones a largo plazo con los proveedores
• Autoensamblaje
• Bajos costos en transporte
✓ Sistemas gerenciales
• Control en los costos

7. • Control en los inventarios
• Gestión en diseño
• Control con los proveedores
✓ Donde no jugaremos
• Realizando entrega de muebles
• Personalización
• Diseño externo a la compañía
• Servicio exclusivo
Bibliografía
Pacelli, L. (2004). Grandes errores en la gestión de proyectos. Resumen autorizado de
The Project management advisor, 18.