clinica de revisiones ST.pptx

ING. RUBÉN ROBLES DE ALBA
COORDINADOR DE AUDITORIAS
OBRAS ZONA ll
CLÍNICA PARA REVISIÓN DE ALCANCES Y VOLUMETRÍAS
DE MATERIALES EN ST DE TIENDAS COPPEL

CONTENIDO:
 Objetivo.
 Alcances de Auditoria.
 Instalación de los formatos de cuantificacion.
 Sistema Integral de Mantenimiento (SIM).
 Ejemplos de trabajos realizados.
 Carta Garantía del proveedor o contratista.
 Alcances del Técnico de Mantenimiento.
 Definiciones y Formularios.
 Ejercicio.
 Acabados.
 Apoyo didáctico.
 Expedientes.
 Agradecimientos.

OBJETIVO:
Actualmente de manera aleatoria auditoria realiza revisiones a los trabajos ejecutados por
contratistas mediante visitas programadas o dependiendo del riesgo presentado, es por lo que
el auditor se debe de preparar para entender el por que es necesario comprender como se
deben de calcular las volumetrías de algunos elementos, es por esta razón que en esta clínica
se busca desarrollar ese conocimiento para la detección de volúmenes irreales al momento de
hacer sus revisiones en tienda u obra.

ALCANCES DE AUDITORIA
También se busca contar con un personal mejor capacitado en las regiones, los
cuales puedan evaluar y diagnosticar la problemática o incidencias que se
presentan en la región, y así llevar el seguimiento de esa incidencia para poder
eliminar el riesgo dentro de la prestación de servicios por parte de terceros a la
empresa y asegurar el patrimonio a las tiendas o edificios Coppel.

AUD TÉCNICO
 Apoyar a los auditores
operativos con
tecnicismos de obra.
 Análisis en
rendimiento de
materiales.
 Análisis de tiempos de
ejecución de obra.
 Calidad de los trabajos
ejecutados por
contratista.
 Detección de riesgo en
la solución del
problema a ejecutar.
 Detección de trabajos
innecesarios
AUD OPERATIVO
 Apoyo en revisión de
facturas en tiendas.
 Revisión de volúmenes
ejecutados en tienda.
 Reporte fotográfico
 Obtención de
comentarios del
Gerente de Tienda.
 Calidad en los trabajos.
 Detección de trabajos
pagados y no
realizados
AUD MTTO
 Análisis de archivo de
contabilidad para
detección de riesgos.
 Elaboración de
expediente de trabajos
revisados.
 Seguimiento de
incidencias detectadas.
 Gestión ante Mtto de
los hallazgos
detectados.
 Recuperación en caso
de aplicarse.
 Seguimiento y Veto de
contratista en caso de
aplicar.
ALCANCES DE AUDITORIA
NOTA:
Se busca reducir
los gastos en la
región y sobre
todo eliminar el
riesgo.

FORMATO DE REVISIÓN
“CUANTIFICACIONES”

FORMATO “GENERADOR” O “CUANTIFICADOR” DE TRABAJOS REALIZADOS
EN TIENDA
Formato implementado a partir del 2017 para las revisiones en tienda de las ST, donde se busca
hacer participe a los Gerentes de Tienda para las respectivas aclaraciones con el departamento de
Mantenimiento.

Auditor realiza observaciones dentro del formato en relación a un criterio
imparcial:
 Que reviso auditor en físico?.
 Como reviso el auditor para emitir una observación?
 Cuales son los soportes que recabo el auditor para la revisión?.
 Los trabajos presentan alguna irregularidad?
 Los trabajos concuerdan con lo plasmado dentro de la ST.
 El trabajo revisado, es un trabajo recurrente en la tienda?
 Es necesario realizar un análisis mas técnico? (Apoyo del auditor
técnico)
 En caso de no poder realizar la cuantificacion, cabe aclarar que es un
No Negociable el no anotar la justificación del porque no fue posible
realizar la revisión

NOTA: Es importante que el auditor manifieste lo que observo dentro
de su visita de manera imparcial, dado que es primordial para el
seguimiento que llevaran el Auditor Tec y Auditor de Mtto.

EN TIENDA
Preguntas que auditor realiza para obtener información
por parte del Gerente Tienda:
 Porque se solicito el trabajo?
 Se resolvió el problema de raíz?
 Mantenimiento realizo alguna propuesta para la
solución del problema?
 Se saldo vía telefónica o en presencia del contratista?
 Cree usted que el trabajo lo pudo haber realizado el
Técnico de Mantenimiento?
 Sabe usted el cargo que se le realizo a su centro?
 Hay algún trabajo pendiente o adicional a este que no
se le haya dado solución?
 Esta conforme con la calidad del trabajo realizado en
su centro?
NOTA: Si el Gerente cuenta con algún soporte ya sea SA,
Correo, Fotos, etc, tratar de conseguirlos para contar
con ese respaldo para el seguimiento.

EN TIENDA
Datos:
Numero Seguimiento
Datos de la tienda
Contratista
Observaciones Auditor
Cuantificación
Observaciones GT
Firmas

EN TIENDA
RECOMENDACIONES:
 Letra legible.
 Ser objetivos.
 Hacer observaciones concretas e
imparciales.
 Firmar con nombre y apellido
 Buscar hacer observaciones por cada
concepto en caso de detectar algo.
 Contar con los comentarios del
Gerente en relación a los trabajos
ejecutados.
 Realizar “croquis” o “plano” con
referencias claras y alguna medida
para poder dimensionar dentro del
análisis
 Respaldar croquis con fotografiás.
 Verificar que se cumplan las
indicaciones del recuadro inferior.

SISTEMA INTEGRAL DE MANTENIMIENTO
(SIM)

INTRANET
CLCN
INTRANET
DISEÑO
MANTENIMIENTO
SISTEMA INTEGRAL
DE MANTENIMIENTO
(SIM) FASE II
NUMERO DE
EMPLEADO
Y HUELLA
MANTENIMIENTO
REGIONAL
OPERACIÓN
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
Y/O PREVENTIVO
La ruta para la consulta de ST´s desde cualquier centro es la siguiente:
NOTA : El auditor puede ingresar al SIM desde cualquier
equipo de computo que este conectado al sistema
Coppel dentro de las tiendas o CEDIS
SISTEMA INTEGRAL DE MANTENIMIENTO ( SIM )

PASOS A SEGUIR:
Debemos de seleccionar la región a la que
pertenece la tienda que estamos visitando
para la revisión de facturas.
Especificamos si es un trabajo de manera
preventiva o correctiva.
Definimos es estatus de la ST, por lo
general revisaremos las que ya fueron
saldadas.

Una vez definido el rango de fechas y haber dado
click en el botón “filtrar” el sistema nos plasmara
un listado de todas las tiendas a nivel región en
donde tendremos que buscar la tienda en donde
estamos realizando la revisión de facturas
Dentro del tipo del problema es difícil que
el sistema nos envíe la información
correcta porque no sabemos si se capturo
correctamente, en este caso debemos de
dejar la opción “SELECCIÓN” para que nos
arroje toda la información que se haya
cargado.

Por ultimo como resultado final, el sistema nos mostrara todos los trabajos que se han realizado dentro del rango de fecha
solicitado, cabe aclarar que el sistema solo tiene la capacidad de mostrar la información acumulada como máximo en bloques
de seis meses y con una limitación en el historial hasta el año 2015.
Es importante mencionar que los trabajos son clasificados por el Sistema de Mantenimiento según sea el riesgo
que represente en la tienda
URGENTE
Alta
Normal
- URGENTE: Son aquellas que deben resolverse inmediatamente, sin esperar, pues
causan un grave perjuicio a la empresa Coppel
- Alta: Son aquellas que aunque causan un trastorno al normal
funcionamiento del inmueble Coppel pueden esperar hasta que sean
atendidas las de carácter de emergencia
- Normal: Son aquellas que de acuerdo a su importancia es posible
programarlas, debido a que no representan un peligro
NOTA: La leyenda Grave es cuando se ve afectado en relación al tiempo
transcurrido para su atención y la urgencia del mismo.

Cuando ingresamos en el apartado “visualizar” nos aparecerán los
datos completos de la ST, así como la descripción del problema
presentada en tienda
Tendremos también las observaciones realizadas por el gerente
de tienda y las observaciones al momento de saldar, por lo
general estos comentarios no son muy detallados.
Por ultimo el sistema nos arroja información desglosada en
diferentes pestañas:
- Materiales
- Atención y servicio
- Comentarios
- Anexos
- Reporte fotográfico

Los alcances por lo que la empresa Coppel
esta pagando se ven reflejados en la ST.
Es tarea del auditor poner atención en la
descripción del concepto y validar que
realmente se hayan realizado los trabajos
descritos dentro de los conceptos, así como
la utilización de los materiales indicados
dentro de los mismos.

Es importante que el auditor que realiza la revisión
en tienda valide que las fotografiás presentadas en
el sistema SIM sean las que correspondan a dicha
tienda, debido a que se han detectado casos en
que las fotografiás no corresponden con los
trabajos a revisar.
Cabe mencionar que muy independientemente de
las fotos que se encuentran en el SIM el auditor
deberá de respaldar su revisión con fotografiás
puntuales y panorámicas para la gestión con
mantenimiento en caso de existir diferencias
encontradas.

Otra manera de revisión dentro del SIM y que
nos sirve para rastrear las facturas es la OC
Para la impresión de la Orden de Compra (OC) es
necesario ingresar a el apartado
- Proveedores Mantenimiento.
Se desplegaran tres pestañas y buscaremos la de
nombre OPERACIÓN dentro de este se
seleccionara la de nombre
- Consulta de facturas
ORDENES DE COMPRA (OC)

Dentro de este apartado podemos rastrear una factura, importante definir región y datos para el filtro

Se desglosara el estatus de
todas las facturas que se
requieran.
Es necesario hacer mención
que existen accesos al SIM
que son unicamente de
manera de consulta para los
auditores.
Queda prohibido realizar
cambios a la información
plasmada dentro del SIM
debido a que hay secciones
que si son modificables
Al imprimir la información
nos permitirá ver el formato
de la OC que ya conocemos.

DEFINICIÓN DE CATALOGO DE CONCEPTOS
CATALOGO DE CONCEPTOS
Cada OC cuenta con un listado que contiene y describe los alcances establecidos y servicios necesarios para la
construcción del trabajo solicitado de manera detallada y precisa.
Estos conceptos se conforman con la siguiente información:
 Clave de concepto.
 Descripción del concepto.
 Unidad de medición
 La cantidad o volumen ejecutado
 Precio Unitario
 Importe

EJEMPLOS DE TRABAJOS REALIZADOS

REVISIÓN DE ALCANCES DENTRO DE LAS ST
Nota:
Si la tienda fuese tu casa habitación y el pago
del trabajo sera solventado directo de tu
propio dinero, estarías dispuesto a recibirle al
contratista si presenta una falta de calidad de
los mismos?
Ejemplo 1: T-888 Mercado del Mar

REVISIÓN DE ALCANCES DENTRO DE LAS ST
Ejemplo 2: Bodega GDL

Ejemplo 3: Fumigación en Bodega TLQP
Dentro del análisis de revisión de ST de la región de TLQP se detecto que existían 38 ST destinados para el
mismo trabajo y cargados a diferentes centros dentro de la misma bodega,

Dentro de el análisis efectuado se detecto lo siguiente:
- Cobro por m² y no por servicio.
- Productos aplicados del mercado.
- No se contaba con tres cotizaciones.
- No se aplicaban las garantías del trabajo realizado.
- No se contaba con seguro por daños a mercancía.
- Contratista no era especialista del tema.
- Exclusividad en toda la región.
- No se usaba EPP adecuado.
Ejemplo 3: Fumigación en Bodega TLQP

CARTA GARANTÍA:
La carta garantía como su nombre lo indica es el
respaldo que tenemos como clientes ante un
contratista para que en caso de que se presenten
los vicios ocultos, estos sean reparados por el
contratista sin generar un gasto adicional, dejando
como plazo un cierto tiempo razonable para
justificar la presencia de algún defecto en cuestión
de la calidad de trabajo o material

ALCANCES DEL TÉCNICO DE
MANTENIMIENTO

Dentro del MCC de Mantenimiento en el apartado “1.2.14.12 Catalogo de mano de obra de
Técnicos de Mantenimiento”
contamos con la descripción de los alcances en los trabajos a realizar por parte del Técnico de Mtto
1. Descripción: Se muestra la descripción de los trabajos que los técnicos pueden realizar.
2. Sujeto a revisión de proyecto por GMR: Si el registro esta marcado “A revisión” significa que la
mano de obra se puede realizar con técnicos o con contratistas dependiendo de la valoración y el
criterio que tome el Gerente de Mantenimiento para que se realice el trabajo, si el registro no esta
marcado significa que la mano de obra se debe realizar con técnicos de mantenimiento.
3. En caso de que los GMR asignen trabajos de mano de obra a Contratistas que les corresponde
realizar a los
Técnicos de Mantenimiento de acuerdo a este catalogo, para poder que contabilidad pague las
facturas tendrán que contar con la firma de autorización del Gerente Administrativo Regional (GAR)
siempre y cuando el monto sea menor a $10,000.00 + IVA, si es mayor tendrá que traer la firma del
Gte. De Proyectos correspondiente.
Nota: Si la factura esta autorizada por el Gte. De Proyectos no es necesaria la firma del GAR.
Los trabajos a doble altura no están considerados para los técnicos de mantenimiento por el riesgo
que representa.
Ejemplo: cambio de una lampara de emergencia en el cubo de escaleras.
ALCANCES DEL TECNICO DE MANTENIMIENTO

Se puede descargar o imprimir archivo el cual se encuentra dentro del MCC de
Mantenimiento el cual consta 7 hojas

DEFINICIONES
PERÍMETRO: LINEA O CONJUNTO DE LINEAS QUE FORMAN EL CONTORNO DE UNA SUPERFICIE O UNA FIGURA
ÁREA: EL ÁREA DE UNA FIGURA GEOMÉTRICA ES TODO EL ESPACIO QUE QUEDA ENCERRADO ENTRE LOS
LIMITES DE ESA FIGURA.
VOLUMEN: ES LA PROPIEDAD FÍSICA DE LA MATERIA QUE ES EL ESPACIO QUE OCUPA UN CUERPO
UNIDADES
METRO LINEAL: ES LA LONGITUD QUE EXISTE DE MANERA RECTA DE UN PUNTO A OTRO. (M)
METRO CUADRADO: ES LA UNIDAD BÁSICA PARA MEDIR UNA SUPERFICIE. (M2)
METRO CUBICO: ES EL VOLUMEN QUE ESTA CONSTITUIDO POR UN CUBO QUE MIDE UN METRO POR CADA
LADO. (M3)
SERVICIO: SE SUELE ENTENDER POR SERVICIO A UN CÚMULO DE TAREAS DESARROLLADAS POR UNA COMPAÑÍA
PARA SATISFACER LAS EXIGENCIAS DE SUS CLIENTES. DE ESTE MODO, EL SERVICIO PODRÍA PRESENTARSE COMO
UN BIEN DE CARÁCTER NO MATERIAL LOS CUALES NO ES TAN FÁCIL DE CUANTIFICAR. (SERV.)
LOTE: GRUPO DE ACTIVIDADES Y MATERIALES QUE SE CONSIDERAN DENTRO DE UN MISMO PRECIO YA
ESTABLECIDO (LT).
PIEZA: FORMA DE MEDICIÓN CONSIDERADA COMO UNIDAD. (PZA).

FORMULARIO DE PERÍMETROS Y ÁREAS DE FIGURAS PLANAS
FORMULARIO:
Un formulario es un apoyo para la revisión de perímetros y áreas de figuras geométricas
que se pueden presentar dentro de los trabajos realizados por contratistas, por ejemplo: m²
de pintura.

EJERCICIO GRUPAL
Ejercicio:
Revisar concepto y sacar volúmenes del aula donde se imparte clínica, así como realizar
comentario con respecto a la calidad de trabajo.

COMO OBTENEMOS LOS M3?
Nota: Hay que tener en cuenta en que unidades se encuentra plasmada la informacion y realizar la conversion
necesaria para homologar dichas unidades, de lo contrario no sera correcto el resultado
CUBO
Ejercicio:
Para obtener el volumen debemos de
multiplicar las tres cantidades y
tendremos una medida cubica.
Entonces:
8.5cm x 12.4cm x 6.2cm =
653.48 cm3

CUANTIFICACIÓN DE LA EXCAVACIÓN Y CONCRETO EN PILOTE
DE CIMENTACIÓN. (M3)
Para sacar los m³ de las perforaciones se debe de tener en cuenta que cada pilote se sacara de forma
independiente porque la perforación puede ser mayor o menor a los 10 metros en cada una de las
perforaciones.
Se tomara como ejemplo una de 10m de profundidad.
Datos:
Profundidad= 10.00m
Diámetro= 0.80m
Concreto= F´c=200 kg/cm2
D=0.80m
r=0.40m
•

ACABADOS:
Periodo en la cual se instalan las superficies finales de cualquier trabajo de obra o mantenimiento y que deben
de cumplir con los requerimientos mínimos necesarios para considerarse como un trabajo aceptable de
acuerdo a lo establecido previamente dentro de un presupuesto o dentro de los alcances de los conceptos
establecidos.
Aspectos a revisar:
 Superficies en paredes, pisos y cielos.
 Puertas y ventanas.
 Luminarias e instalaciones de equipos eléctricos
 Accesorios de baño y grifos.
 Muebles, alacenas, anaqueles, etc.
 Tonalidades de color en pinturas y aplicación de las mismas.

Puntos a revisar:
 Los trabajos deben de cumplir al pie de la letra lo especificado dentro de los conceptos estipulados.
 Se debe de cumplir con los tiempos de entrega oportuna de acuerdo a los trabajos solicitados.
 Dentro de lo pagado por Coppel se paga todo lo necesario para su correcta instalación


RECOMENDACIONES PARA LA REVISIÓN DE ST
De manera de apoyo por parte de la coordinación de auditoria hacia los auditores que no contaban
con el perfil de obra, se elaboraron Boletines de Obra en donde se explica detalladamente como
calcular y analizar los temas que mas frecuentemente se ven dentro de una obra Coppel, esta
información se encuentra ubicada en cada región de manera impresa o digital para la consulta de los
auditores, o solicita una copia a tu Gerente de Auditoria o Coordinador de Auditoria Obras.

EXPEDIENTES DE AUDITORIA MANTENIMIENTO
Registro por Región:
1)Carpeta ST revisadas
1)Carpeta ST seguimiento
1)Carpeta ST Cerradas
Registro a nivel región de
ST atendidas por Auditoria.
Concentrado total de ST
con estatus de cerrado,
definiendo si hubo
afectación, recuperación,
responsabilidad, etc.
Registro de seguimiento a
ST en las que se detecto un
riego.
En cada región el Auditor Mantenimiento deberá de llevar el concentrado de las
ST que se revisaron por parte de Auditoria para reflejar los resultados a nivel
zona, independientemente de su control digital.

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