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Norma ISO 21.500: GUÍA de APLICACIÓN INTRODUCCIÓN
Noviembre 2013. J. Guardiola Arnanz
INDICE
1. Procesos en los Proyectos
2. Grupos de Materia & grupos de Proceso
3. Matriz de Procesos en Proyectos
4. Etapas en los Proyectos
4.1. Etapa I: INICIO
4.2. Etapa II: PLANIFICACIÓN
Planificación Técnica del Proyecto
Planificación Estratégica
Planificación de Recursos
4.3. Etapa III: IMPLEMENTACIÓN
4.4. Etapa IV: CONTROL
Control de tareas
Cambios
4.4 Etapa V: CIERRE
Recepción
Mejora Continua

1. Procesos en los Proyectos
Los Proyectos son actividades de profesionales de distintas especialidades, involucrando múltiples recursos de
todo tipo, orientadas a un objetivo de materializar una idea o concepto, para satisfacer una necesidad, obtener una
conseguir un beneficio económico o social, y que realizan en entornos definidos.
Los Proyectos tienen un carácter único donde se diferencian fundamentalmente de las actividades de producción
en serie, por su singularidad, ya que un Proyecto no se va a perecer nunca a otro ni es semejante a uno anterior.
La definición que la norma ISO 21.500 hace de esto mismo es:
“…conjunto único de procesos que consta de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin, que
se llevan a cabo para lograr los objetivos…”
Por tanto, los Proyectos, de manera muy genérica, constan de actividades, cuyos trabajos desarrollados deben
terminar en el objetivo previsto.
Esas actividades se estructuran y ordenan en un sistema, que permite reunirlos ordenadamente con criterio
temporal, en los siguientes grupos:
Tarea será cualquier trabajo elemental que se desarrolla en el interior del Proyecto.
Proceso es una agrupación de trabajos que tiene características comunes, fines definidos, y actividades
afines en su naturaleza.
Puede asemejarse a un “bloque” de actividades con “entrada” de otros procesos anteriores y “salidas a
otros procesos posteriores, siguiendo secuencia lineal en el tiempo.
Podemos identificar los Procesos por dos atributos diferenciados:
- Según quién se ocupa del Proceso
- Según el momento de aparición en el desarrollo del Proyecto.
Por el primer atributo de “especialización” los agruparemos en dos clases, que llamaremos de forma
particular a los primeros como los grupos de “Materia”.
Así pues, hablaremos de “actividad” para referirnos de forma genérica a cualquier Trabajo, Tarea,…pero
“Proceso” implicará un conjunto de Tareas armonizadas en un conjunto “cerrado”, interconectado a su
vez con otros Procesos.

Cuando varios procesos se agrupan y de ellos se proporciona una parte significada del proyecto,
como objetivo preliminar de su meta final, podemos diferenciar este grupo de procesos en una Fase.
De la fase es fundamental poder identificar una parte conseguida del Proyecto, que reúna
condiciones definidas, lo que denominamos “hito”.
Un conjunto de procesos que temporalmente se reúnen sin llegar a definir una Fase, denominaremos
Etapa.

2. Grupos de Materia y Grupos de Procesos
Por otro lado estas mismas actividades, se pueden agrupar por la especialidad del trabajo que realizan, así las
actividades orientadas a proveer los suministros, que denominaremos “Compras”, se diferencian de las
centradas en el seguimiento del coste, o del plazo, o en prevenir los riesgos o de asegurar la calidad.
La norma ISO 21.500 se estructura de dos formas diferenciadas, por la naturaleza de sus procesos, y por su
correlación en el tiempo, que en el desarrollo del Proyecto, aparecen.
Por el primer atributo tenemos procesos agrupados por “Área de Conocimiento”, y por el segundo “Grupos de
Procesos” sin más.
Las “Áreas de Conocimiento” son agrupaciones de procesos que pertenecen a especialidades específicas,
requieren técnicas concretas y pueden realizarse por entidades independientes. Además sus tareas suelen ser
repetitivas, cíclicas y ordenadas secuencialmente según le ritmo marcado por el Proyecto.
El gráfico adjunto da algún detalle de sus características.
Los “Grupos de Procesos” reúnen procesos con los que tienen afinidad temporal, agrupándose por Etapas, con
principio y fin definidos, encadenados en una serie donde la finalización de un grupo da paso al siguiente.
Estas Áreas de Conocimiento está denominada en la norma ISO 21500, de otra forma:
GRUPOS de MATERIA.
E incluyen los Procesos, que por especialidad se adaptan al conjunto de actividades del Proyecto.

3. Matriz de Procesos en los Proyectos
Unas y otras se estructuran en una matriz ordenada por filas y columnas, definiendo las cabeceras de
columnas los “Grupos de Procesos”, y las de las filas como “Áreas de Conocimiento”, según se puede ver en el
gráfico adjunto.
De entre filas y columnas identificamos los procesos que contempla la norma SIO 21.500, pudiendo en una misma
celda acoger varios procesos independientes, o no existiendo ninguno.
Los Grupos de Procesos identifican hasta cinco:
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Control
- Cierre
Estos grupos los denominaremos Etapas, para darles una identificación similar a los de “Conocimiento”.

Que incluyen los Procesos que por estado temporal se acoplan en la dinámica del Proyecto.
Y las Áreas de Conocimiento, once:
- Integración
- Agentes
- Alcance
- Recursos
- Plazo
- Coste
- Riesgo
- Calidad
- Comunicación
- Compras
El término “Áreas de Conocimiento” fue el inicialmente empleado en las traducciones de la
norma, y refleja el sentido mejor que el actualmente empleado y que se acabó denominando
por la traducción oficial en la norma ISO 21500, de otra forma:
GRUPOS de MATERIA.
Incluyendo los Procesos, que por especialidad se adaptan al conjunto de actividades del Proyecto.
Esta guía de aplicación de la norma desarrolla cada uno de los Procesos según esta misma agrupación, por
“Materias”, pero a continuación describiremos los mismos Procesos, atendiendo a su carácter temporal, dentro de
sus agrupaciones, que denominamos Etapas.
A continuación comentaremos estas agrupaciones por Etapas del desarrollo temporal del Proyecto.

4. Etapas en los Proyectos
La aplicación de la norma ISO 21500, en sus procesos definidos, se va a estructurar en cuatro etapas y un grupo
de actividades, que concilian los distintos procesos que componen el desarrollo de un Proyecto, desde su inicio a la
entrega final, que coincide con los “grupos de procesos” definidos en la norma: Inicio, Planificación,
Implementación, Control y Cierre.
El gráfico adjunto muestra el orden de las etapas mencionadas, como “Grupos de Procesos”, abarcando los
respectivos procesos.
INICIO: DEFINICIÓN de Proyecto:
Todo Proyecto necesita de un inicio bien definido, donde se deben marcar las razones de ponerlo en
marcha y los objetivos que se pretenden a su finalización.
PLANIFICACIÓN: TRANSFERENCIA a la Ejecución:
Para desarrollar un Proyecto, antes de comenzar con las actividades de realización se debe estudiar
cómo se va a realizar su desarrollo, marcando una estrategia de ejecución.
IMPLEMENTACIÓN: EJECUCIÓN Material:
Una vez puesto en marcha el Proyecto, las actividades se deberán impulsar, coordinar, verificar y
observar en su evolución hacia el cumplimiento de los objetivos previstos.
CONTROL & SEGUIMIENTO
El desarrollo de las actividades de realización se deberá realizar desde su seguimiento para observar el
progresivo cumplimiento de objetivos, con objeto de evitar o corregir desviaciones.
CIERRE: ENTREGA & TRANSFERENCIA del Proyecto
Llegado al final, el Proyecto igual que se formaliza su inicio, se realiza su cierre, comprobando la
consecución de los objetivos previstos.
A continuación se desarrollan en mayor detalle cada una de estas Etapas.

4.1. ETAPA I: INICIO: Definición del Proyecto
Toda entidad necesita determinar los datos básicos, para tomar la decisión de acometer un Proyecto, y una vez
que de sus análisis de mercado, financieros,…, sobre la proyección a futuro de un planteamiento de oportunidad,
éstos ofrecen un resultado positivo como para que la entidad se decida a realizarlo, el Proyecto se inicia
fundamentado en esos datos de origen.
Este hecho ha de formalizarse en un documento donde los resultados, que son datos de salida del análisis anterior,
son entradas que justifican el inicio del Proyecto. Este documento es el Acta de Constitución del Proyecto, y
constituye la autentificación de la definición del Proyecto.
Así se deberá realizar los siguientes procesos:
Acta de Constitución
Aquí se recogen sus datos básicos: plazo para la realización, coste requerido y definición preliminar y
resumida de su objeto, en un documento formal que significa el punto de partida del Proyecto y su
definición más concreta.
Un recurso fundamental para liderar todas las acciones posteriores del desarrollo del Proyecto es el
Director de Proyecto, y como tal se elige desde estos primeros momentos, para conducir el Proyecto y
servir como enlace entre todos los agentes intervinientes.
Equipo de Proyecto
A continuación se deberá convocar al equipo de Proyecto, que junto al Director de Proyecto, colaborará en
la dirección y gestión de todas las acciones requeridas para el desarrollo del mismo.
Agentes Interesados
Se deberá igualmente identificar a todas las partes que la acción del proyecto va a repercutir en un sentido
u otro.
¿Qué dice sobre los Procesos de INICIO la Norma ISO 21500?...está recogido en un grafo:

4.2. ETAPA II: PLANIFICACIÓN: Transferencia a la Ejecución
Los objetivos de proyecto establecidos en la Etapa anterior, serán la referencia permanente que debe guiar los
trabajos de desarrollo del Proyecto en las actividades de la Ejecución del mismo, pero previamente se debe
preparar el Proyecto para su mejor desarrollo, antes de iniciar estos trabajos.
Planificar es anticipar las actividades que a continuación se realizarán, con objeto de procurar su coordinación, y
detallar sus operaciones para guiar el desarrollo del Proyecto.
Por un lado, será actividades de disposición de las herramientas para la necesaria coordinación y control de éstos;
y por otro, actividades de definición que permitan tener con más detalle el alcance del Proyecto.
De ambos casos se obtiene la “hoja de ruta” del Proyecto, en dos versiones:
- tareas que se orientan al estudio de la coordinación del Proyecto, lo que supone definir los planes
necesarios para evaluar los avances con relación a los objetivos.
- tareas que detallan las operaciones necesarias para materializar el Proyecto, trabajos de ejecución
técnica, que requieren de especialidades específicas con arreglo a la naturaleza del objeto del
Proyecto.
Esta Etapa se configura como una “transferencia del Proyecto a la ejecución”, con los trabajos específicos de
especialidad técnica de desarrollo, de un lado, y por otro, la planificación para el control, previa a las actividades de
realización del objeto del proyecto; la primera la entenderemos como Planificación Técnica y la segunda por
Planificación Estratégica.
Planificación Técnica del Proyecto
Las actividades que van a servir a la preparación como definición en detalle del alcance del Proyecto:
¿Qué dice sobre los Procesos de este grupo de PLANIFICACIÓN la Norma ISO 21500?,…recogido en un grafo
Estos Procesos se incluyen en los grupos de “Materias”, Integración, Recursos y Compras.

- Definir Alcance: con una mayor definición del objeto del Proyecto
- WBS: Estructura de desglose de Trabajos, que facilita la gestión de operaciones
- Definición de Actividades, del desarrollo material del Proyecto.
- Estimación de recursos, requeridos para la realización de los trabajos
- Identificación y Evaluación de riesgos, observando amenazas y oportunidades, que se darán
en la ejecución de los trabajos.
Incluidos en los grupos de “Materias”, por especialidades de Alcance, Riesgos y Recursos, que define la
norma.
Planificación Estratégica del Proyecto
Las actividades que van a servir a la preparación del Proyecto, para su seguimiento:
- Cronograma: Plan de Trabajos, donde previamente se definen la Secuencia y Estimación de
actividades
- Presupuesto: previamente con la Estimación de costes.
- Plan de Calidad
- Plan de Comunicaciones
Incluidos en los grupos de “Materias”, por especialidades de Tiempo, Coste, Calidad y Comunicaciones.
Por otro lado se habrán de reunir los recursos necesarios para la ejecución del Proyecto, tanto de origen
interno: recursos, como externo, a través de los aprovisionamientos, que son las compras.
¿Qué dice sobre los Procesos de este grupo de PLANIFICACIÓN la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo
Estos Procesos se incluyen en los grupos de “Materias”, por especialidades de Tiempo, Costes, Calidad
y Comunicaciones.

Planificación de Recursos
En cuanto a los medios propios se deberá definir cómo se organiza el Proyecto en los recursos,
capacidades, competencias, responsabilidades, funciones,…eligiendo entre los tipos de organización de la
entidad promotora.
Se definirá así mismo, el modo de realizar los trabajos de Proyecto, Secuencial o Fast Track, solapando
actividades:
- Definir la Organización del Proyecto: recursos internos
- Planificar las adquisiciones: recursos y medios externos
La Etapa se cierra con la preparación de la documentación de la Planificación integrada y completa, que incluye los
Planes y Protocolos de Desarrollo, haciendo que todos estos planes se habrán de integrar, para coordinar sus
diferentes ítems que se interrelacionan y condicionan, y por tanto se deberá observar la compatibilidad mutua, en
una actividad diferenciada:
- Desarrollo de los Planes de Proyecto.
¿Qué dice sobre los Procesos de este grupo de PLANIFICACIÓN la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo.
Estos Procesos se incluyen en los grupos de “Materias”, por especialidades de Integración, Recursos y
Compras.
Todos estos procesos los disponemos en el grafo que se acompaña, relacionando sus entradas y salidas
en el flujo del desarrollo del Proyecto.

4.3. Etapa III: IMPLEMENTACIÓN: EJECUCIÓN del PROYECTO
A continuación, se realizará la ejecución material desde el Inicio de los trabajos, en etapa anterior, hasta su entrega
Final, en etapa siguiente, que es la parte dinámica del desarrollo del Proyecto, para lo cual se requiere:
- Dirigir las Tareas del Proyecto
Que conlleva, aparte de los trabajos de ejecución propios del desarrollo del Proyecto, la gestión de los agentes,
tanto internos, referido al Desarrollo del Equipo de Proyecto, como externos al Proyecto, identificados en las
“partes Interesadas”: Gestión de “Interesados”.
Entenderemos estas actividades que se van a realizar en un entorno de agentes externos interactuando con los
agentes propios, distinguiendo los contratados, que solo son propios en el desarrollo del Proyecto: Proveedores, de
los internos y auténticamente propios: Equipo de Proyecto.
Así deberemos atender, por tanto a:
Externos: Gestión de Agentes interesados
Internos: Proveedores, donde después de su valorar su opción se formaliza su integración a Proyecto:
Selección de Proveedores.
Equipo de Proyecto, observando su desarrollo…: Desarrollar Equipo de Proyecto.
A unos y otros, debemos canalizar la comunicación necesaria a sus necesidades de información, en el flujo de
acontecimientos, con objeto de mantenerlos actualizados con la situación del Proyecto, para esto se contempla:
- Distribuir la Información, de comunicados, noticias, eventos, estado del proyecto,…
Los trabajos de ejecución suponen dejar expuesto el desarrollo del Proyecto a las amenazas e incertidumbres, que
deberán estar previstas en el plan de Riesgos, y para su gestión:
- Tratar los riesgos
Y las garantías de obtener los resultados previstos, deben guardarse, con el Aseguramiento de la Calidad:
- Realizar el aseguramiento de la Calidad
Todos estos procesos los disponemos en el grafo que se acompaña, relacionando sus entradas y salidas en el flujo
del desarrollo del Proyecto, que son tres líneas diferenciadas:
a. Dirigir Trabajos del Proyecto-Gestionar las Partes Interesadas-Distribuir la Información-Desarrollar el
Equipo de Proyecto.
b. Dirigir Trabajos del Proyecto-Tratar los Riesgos-Seleccionar Proveedores-Distribuir la Información-
Desarrollar el Equipo de Proyecto.
c. Dirigir Trabajos del Proyecto-Aseguramiento de Calidad-Distribuir la Información-Desarrollar el Equipo de
Proyecto.
Desde la entrada de la Etapa común: Dirigir el trabajo de Proyecto a la salida, que pasa por Desarrollar el equipo
de Proyecto.

¿Qué dice sobre los Procesos de IMPLENTACIÓN la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo:
Observamos que están incluidos en los grupos de “Materias”, por especialidades de Partes Interesadas, Riesgo,
Calidad y Comunicaciones, intervinientes en esta etapa.

4.4. CONTROL: Vigilancia & Seguimiento del Proyecto
Estas actividades se realizarán dentro del marco general del alcance, costo y tiempo establecido en la Etapa I,
asegurando al máximo que las decisiones tomadas en dicha etapa de Inicio, formalizadas como objetivos del
Proyecto, se desarrollen en esta fase de ejecución sin desviaciones inadmisibles, mediante el seguimiento y
acciones necesarias de corrección, hasta la finalización del mismo.
No configuran una etapa diferenciada, sino que se dan en desarrollos paralelos y simultáneos con los trabajos
específicos de ejecución en bucle, iterando sus tareas, porque sus actividades se solapan entorno a los trabajos de
esta Etapa III.
Para ello se dispondrá:
Control de las tareas del Proyecto: El seguimiento de los objetivos del Proyecto, se cubren dentro
de actividades específicas del control de Proyecto:
- Control de Coste y Plazo: sobre los hitos de coste-plazo, definidos en la etapa de Inicio.
- Control del Alcance: sobre los avances de trabajos de ejecución.
- Control de Calidad: sobre especificaciones del objeto del Proyecto
- Control de Riesgos
Las desviaciones se habrán de gestionar a fin de mitigar su repercusión, mediante Acciones Correctivas,
que se observarán desde su apertura hasta su cierre, mitigando los efectos contra los objetivos previstos.
Incluso el flujo de comunicaciones deberá observarse que no esté interrumpido o desvirtuado, ejerciendo:
- Gestionar la comunicación
Los cambios debidos a imprevistos o modificaciones del alcance del proyecto, así mismo se tratan dentro de este
grupo de actividades, por su repercusión en el alcance y objetivos definidos del Proyecto:
Así mismo, un seguimiento de los recursos para proveedores, mediante la administración de sus contratos, es
requerido para observar su cumplimiento, como para recursos internos del Proyecto, controlando su desempeño.
Cambios: para gestionar cambios por imprevistos o solicitados por agentes del Proyecto.
Los orígenes de cambios son por diferentes causas, pero podremos concretarlas entre las siguientes:
- Modificaciones de alcance por imprevistos no tenidos en cuenta.
- Solicitudes de cliente-patrocinador o “parte interesada”
- Acciones correctoras debido a desviaciones observadas respecto a los objetivos estratégicos: calidad,
plazo, coste.
-
En cualquiera de los casos una gestión de las modificaciones que afectan al Proyecto debe ser realizada,
lo que significa:
- Análisis de la propuesta de cambio, observando entre ventajas y consecuencias.
- Aprobación o rechazo por agente autorizado.
- Actualización de los documentos del Proyecto, de aceptarse el cambio: presupuestos, planificaciones,
documentos de alcance,…
- Circulación de la información referente al cambio.

¿Qué dice sobre los Procesos de CONTROL la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo:
Todos estos procesos los disponemos en el grafo que se acompaña, relacionando sus entradas y salidas en el flujo
del desarrollo del Proyecto.
Observamos que estos procesos abarcan todas las especialidades de los grupos de “Materia”, recogidos por la
norma:
- Integración
- Alcance
- Recursos
- Tiempo
- Coste
- Riesgo
- Calidad
- Compras
- Comunicaciones
A excepción de Partes Interesadas.

4.5. Etapa V: CIERRE: Entrega y Transferencia del Proyecto
En etapa diferenciada se procede con el cierre del Proyecto, lo que implica, implícitamente la preparación para su
puesta en marcha y su transferencia a la explotación, uso o funcionamiento del objeto materializado del Proyecto,
es decir su Entrega al Cliente-Patrocinador.
Recepción
La conclusión del Proyecto se realiza mediante la formalización de la Recepción del Proyecto, lo que
supone dos actos:
- la transferencia al Cliente de la funcionalidad del objeto del Proyecto.
- La cancelación de recursos
Es el Cierre del Proyecto; si de la Etapa de Ejecución se obtiene el resultado del proyecto, sin verificar, es
en esta etapa cuando se da por definitiva su entrega, dispuesta para su operación y puesta en marcha.
Es decir, con este proceso se reciben los resultados de los trabajos del Proyecto, y aquí se validan,
verificando que lo realizado refleja lo proyectado, formalizando su Recepción.
Mejora Continua
Un Informe Final de Proyecto recogerá toda la experiencia de la actuación, documentación de base y
conocimiento de utilidad para la organización que desarrolló el Proyecto:
- Recopilar las Lecciones Aprendidas.
Una recopilación más formal, conteniendo toda la definición técnica de Proyecto, sus legalizaciones y
manuales de funcionamiento, configura la documentación técnica final del Proyecto.
¿Qué dice sobre los Procesos de CIERRE la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo:

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