1. La gestión de la
documentación en un
Sistema de Gestión
de la Calidad
El control de los documentos

2. El control de los documentos (I)
 Entendamos por documentos todos
aquellos escritos que nos sirven para
trabajar.
 El control de la documentación abarca
también en control de los registros (formas
de recogidas de
información, generalmente datos).

3. El control de los documentos (II)
 Los documentos nos sirven para:
Explicar como se hacen las cosas, en
particular las que no se hacen a diario.
Enseñar al personal de nueva incorporación.
Mantener la práctica actualizada.

4. El control de los documentos (III)
 Los documentos parten del Manual de
Calidad, y se hacen más concretos a medida
que se alejan de él.
 Tipos de documentos:
 Manuales.
 Procedimientos operativos.
 Instrucciones.
 Guías.
 Tablas de datos

5. El control de los documentos (IV)
 Para asegurar su utilidad, controlamos que sólo
se usen versiones actualizadas, y que su
contenido es adecuado. Para ello:
 Se debe definir quién los elabora y quién supervisa la
elaboración.
 El plazo de revisión y actualización.
 Se debe usar un formato unificado.
 Se debe cuidar que se retiran versiones obsoletas y
se conservan para consultas futuras.
 Elaboramos y actualizamos un catálogo de
documentos activos y obsoletos.

6.  ¿Cómo se elabora un documento?
 Se analiza el procedimiento adecuado o la práctica
habitual del Servicio.
 Se escribe un borrador.
 Se comprueba que es técnicamente correcto.
 Se revisa con algunos trabajadores y después con el
conjunto. Se realizan las correcciones sucesivas.
 Se escribe la versión definitiva.
 Se publica.
 Se revisa, modifica y aprueba periódicamente.
El control de los documentos (XI)

7. El control de los documentos (V)
 Los documentos deben estar accesibles en los
puestos de trabajo a los que afectan.
 No es preciso escribir documentos si existen
documentos adecuados (p. Ej. Instrucciones de
un fabricante), pero se deben controlar
igualmente.
 ¿Se pueden usar “chuletas” y notas personales?
 Definitivamente, NO. Las chuletas pueden no reflejar
correctamente los documentos, y sobre todo no se
actualizan periódicamente

8. El control de los documentos (VI)
 Si es preciso en un área de trabajo, se pueden
imprimir las páginas correspondientes a una
técnica y tenerlas visibles.
 Todo el personal debe leer los documentos
operativos del Servicio al menos una vez, y
revisar periódicamente las
actualizaciones, siempre que no haya cambios
mayores
(p. Ej. Cambio de técnicas).

9. El control de los documentos (VII)
 La complejidad de la documentación actual
hace casi imprescindible su informatización.
Existen numerosos programas informáticos que
nos ayudan en la gestión de la documentación.
 Esto evita fotocopias, versiones incontroladas, etc.
 Si se quiere realizar una técnica concreta, basta con
imprimir las páginas correspondientes.

10. El control de los documentos (X)
¡Emplea una aplicación electrónica!

11.  Para modificaciones menores del
documento, basta con introducirlas en el
texto o en la hoja de modificaciones. Estas
modificaciones menores deben
comunicarse periódicamente.
El control de los documentos (VIII)

12. El control de los documentos (IX)
 Cualquier trabajador que detecta que un
documento está obsoleto, debiera comentarlo
con su responsable.
 En todo caso, recordemos lo que decía D.
Manuel Azaña, presidente de la II República:
 “Si cada español hablara sólo de lo que sabe, se
produciría un gran silencio, que podría usarse para el
estudio”.