Este documento describe la importancia del control de documentos en un sistema de gestión de calidad. Explica que los documentos incluyen manuales, procedimientos, instrucciones y registros. Es crucial asegurar que solo se usen versiones actualizadas y que el contenido sea adecuado. También destaca la necesidad de definir responsabilidades, plazos de revisión y formatos unificados para el control efectivo de los documentos.

1. La gestión de la
documentación en un
Sistema de Gestión
de la Calidad
El control de los documentos

2. El control de los documentos (I)
 Entendamos por documentos todos
aquellos escritos que nos sirven para
trabajar.
 El control de la documentación abarca
también en control de los registros (formas
de recogidas de
información, generalmente datos).

3. El control de los documentos (II)
 Los documentos nos sirven para:
Explicar como se hacen las cosas, en
particular las que no se hacen a diario.
Enseñar al personal de nueva incorporación.
Mantener la práctica actualizada.

4. El control de los documentos (III)
 Los documentos parten del Manual de
Calidad, y se hacen más concretos a medida
que se alejan de él.
 Tipos de documentos:
 Manuales.
 Procedimientos operativos.
 Instrucciones.
 Guías.
 Tablas de datos

5. El control de los documentos (IV)
 Para asegurar su utilidad, controlamos que sólo
se usen versiones actualizadas, y que su
contenido es adecuado. Para ello:
 Se debe definir quién los elabora y quién supervisa la
elaboración.
 El plazo de revisión y actualización.
 Se debe usar un formato unificado.
 Se debe cuidar que se retiran versiones obsoletas y
se conservan para consultas futuras.
 Elaboramos y actualizamos un catálogo de
documentos activos y obsoletos.

6.  ¿Cómo se elabora un documento?
 Se analiza el procedimiento adecuado o la práctica
habitual del Servicio.
 Se escribe un borrador.
 Se comprueba que es técnicamente correcto.
 Se revisa con algunos trabajadores y después con el
conjunto. Se realizan las correcciones sucesivas.
 Se escribe la versión definitiva.
 Se publica.
 Se revisa, modifica y aprueba periódicamente.
El control de los documentos (XI)

7. El control de los documentos (V)
 Los documentos deben estar accesibles en los
puestos de trabajo a los que afectan.
 No es preciso escribir documentos si existen
documentos adecuados (p. Ej. Instrucciones de
un fabricante), pero se deben controlar
igualmente.
 ¿Se pueden usar “chuletas” y notas personales?
 Definitivamente, NO. Las chuletas pueden no reflejar
correctamente los documentos, y sobre todo no se
actualizan periódicamente

8. El control de los documentos (VI)
 Si es preciso en un área de trabajo, se pueden
imprimir las páginas correspondientes a una
técnica y tenerlas visibles.
 Todo el personal debe leer los documentos
operativos del Servicio al menos una vez, y
revisar periódicamente las
actualizaciones, siempre que no haya cambios
mayores
(p. Ej. Cambio de técnicas).

9. El control de los documentos (VII)
 La complejidad de la documentación actual
hace casi imprescindible su informatización.
Existen numerosos programas informáticos que
nos ayudan en la gestión de la documentación.
 Esto evita fotocopias, versiones incontroladas, etc.
 Si se quiere realizar una técnica concreta, basta con
imprimir las páginas correspondientes.

10. El control de los documentos (X)
¡Emplea una aplicación electrónica!

11.  Para modificaciones menores del
documento, basta con introducirlas en el
texto o en la hoja de modificaciones. Estas
modificaciones menores deben
comunicarse periódicamente.
El control de los documentos (VIII)

12. El control de los documentos (IX)
 Cualquier trabajador que detecta que un
documento está obsoleto, debiera comentarlo
con su responsable.
 En todo caso, recordemos lo que decía D.
Manuel Azaña, presidente de la II República:
 “Si cada español hablara sólo de lo que sabe, se
produciría un gran silencio, que podría usarse para el
estudio”.