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Normas que regulan la conservación de
documentos

Normas que
conservación
documentos

regulan

la
de

Un archivo para una empresa
es imprescindible por dos
razones:
Normas que regulan la conservación de
documentos

- Por imperativo legal: Art. 30
Código de Comercio obliga a
conservar durante seis años libros
y documentación que generen
derechos y obligaciones de la
empresa en relación con otras
personas y persiste la obligación
aunque
cese
la
actividad
empresarial
Normas que regulan la conservación de
documentos

- Por interés propio: la información
es la base y fundamento de
muchas de las decisiones que se
toman en la empresa y está,
muchas veces, contenida en los
documentos.
Normas que regulan la conservación de
documentos
Las funciones de archivo son:
Guardar, conservar
información
Facilitar rápida
documentación

y

y

custodiar

la

cómodamente

la

Constituir un centro activo de información

Cumplir con las disposiciones legales
Normas que regulan la conservación de
documentos

Las normas que regulan la conservación
de documentos, libros oficiales
- Libros obligatorios:
Reflejan de forma ordenada los aspectos
contables de la actividad empresarial:
Libros de inventarios y cuentas anuales,
Libro Diario y libro de actas
Normas que regulan la conservación de
documentos

Normas que regulan la conservación
de documentos
Las
normas que regulan la
conservación de documentos, libros
oficiales

- Libros auxiliares:
Normas que regulan la conservación de
documentos

Facilitan el almacenamiento de la
información: libro de clientes, libro
de caja, libro Mayor (recoge las
operaciones contables agrupadas
por los códigos de las cuentas
correspondientes).
Normas que regulan la conservación de
documentos

No son obligatorios, pero al ser
auxiliares suelen guardarse juntos
durante el mismo tiempo
Normas que regulan la conservación de
documentos

Las
normas que regulan la
conservación de documentos, libros
oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas
operaciones reflejadas en una serie
de documentos.
Normas que regulan la conservación de
documentos

Se pueden llevar tantos como se
deseen;
obligatoriamente
se
dispondrán de: el libro de facturas
emitidas, el de facturas recibidas, el de
bienes de inversión
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:

- Conservarse durante seis años: las
facturas: debe conservarse una copia
de las facturas emitidas, y de las
recibidas el documento original.
- Se
incluye
la
documentación
relacionada con los impuestos de cada
actividad empresarial
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Documentación de carácter interno: No
afectos por la obligatoriedad, se
conservan el tiempo que considere
oportuno y después destruye.
Normas que regulan la conservación de
documentos

Documentación Mercantil:
- Documentos
especiales:
Escrituras
propiedad,
estatutos
fundacionales,
certificados de inscripciones oficiales, se
conservan de manera indefinida
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Socio-Laboral
- Se conservan durante seis años: libros
de registro relacionados con los
trabajadores como el libro de Visitas

- Se conservan durante cinco años:
Contratos de trabajo, justificantes de
pago de salarios y liquidación de
seguros sociales
Destrucción de los
documentos
Destrucción de los documentos
Dado el elevado numero de documentos
que se generan en una empresa, será
necesario
destruir
todos
aquellos
documentos que no aportan valor, ya que
almacenamiento implicaría un coste
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6. normas que regulan la conservación de documentos

  • 1.
  • 2. Normas que regulan la conservación de documentos Normas que conservación documentos regulan la de Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
  • 3. Normas que regulan la conservación de documentos - Por imperativo legal: Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial
  • 4. Normas que regulan la conservación de documentos - Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.
  • 5. Normas que regulan la conservación de documentos Las funciones de archivo son: Guardar, conservar información Facilitar rápida documentación y y custodiar la cómodamente la Constituir un centro activo de información Cumplir con las disposiciones legales
  • 6. Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros obligatorios: Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y libro de actas
  • 7. Normas que regulan la conservación de documentos Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros auxiliares:
  • 8. Normas que regulan la conservación de documentos Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes).
  • 9. Normas que regulan la conservación de documentos No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo
  • 10. Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.
  • 11. Normas que regulan la conservación de documentos Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión
  • 12. Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. - Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad empresarial
  • 13. Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se conservan el tiempo que considere oportuno y después destruye.
  • 14. Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Documentos especiales: Escrituras propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, se conservan de manera indefinida
  • 15. Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Socio-Laboral - Se conservan durante seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el libro de Visitas - Se conservan durante cinco años: Contratos de trabajo, justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales
  • 16. Destrucción de los documentos Destrucción de los documentos Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que almacenamiento implicaría un coste adicional.
  • 17. Destrucción de los documentos La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley Orgánica Protección de Datos