2. Normas que regulan la conservación de
documentos
Normas que
conservación
documentos
regulan
la
de
Un archivo para una empresa
es imprescindible por dos
razones:

3. Normas que regulan la conservación de
documentos
- Por imperativo legal: Art. 30
Código de Comercio obliga a
conservar durante seis años libros
y documentación que generen
derechos y obligaciones de la
empresa en relación con otras
personas y persiste la obligación
aunque
cese
la
actividad
empresarial

4. Normas que regulan la conservación de
documentos
- Por interés propio: la información
es la base y fundamento de
muchas de las decisiones que se
toman en la empresa y está,
muchas veces, contenida en los
documentos.

5. Normas que regulan la conservación de
documentos
Las funciones de archivo son:
Guardar, conservar
información
Facilitar rápida
documentación
y
y
custodiar
la
cómodamente
la
Constituir un centro activo de información
Cumplir con las disposiciones legales

6. Normas que regulan la conservación de
documentos
Las normas que regulan la conservación
de documentos, libros oficiales
- Libros obligatorios:
Reflejan de forma ordenada los aspectos
contables de la actividad empresarial:
Libros de inventarios y cuentas anuales,
Libro Diario y libro de actas

7. Normas que regulan la conservación de
documentos
Normas que regulan la conservación
de documentos
Las
normas que regulan la
conservación de documentos, libros
oficiales
- Libros auxiliares:

8. Normas que regulan la conservación de
documentos
Facilitan el almacenamiento de la
información: libro de clientes, libro
de caja, libro Mayor (recoge las
operaciones contables agrupadas
por los códigos de las cuentas
correspondientes).

9. Normas que regulan la conservación de
documentos
No son obligatorios, pero al ser
auxiliares suelen guardarse juntos
durante el mismo tiempo

10. Normas que regulan la conservación de
documentos
Las
normas que regulan la
conservación de documentos, libros
oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas
operaciones reflejadas en una serie
de documentos.

11. Normas que regulan la conservación de
documentos
Se pueden llevar tantos como se
deseen;
obligatoriamente
se
dispondrán de: el libro de facturas
emitidas, el de facturas recibidas, el de
bienes de inversión

12. Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Conservarse durante seis años: las
facturas: debe conservarse una copia
de las facturas emitidas, y de las
recibidas el documento original.
- Se
incluye
la
documentación
relacionada con los impuestos de cada
actividad empresarial

13. Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Documentación de carácter interno: No
afectos por la obligatoriedad, se
conservan el tiempo que considere
oportuno y después destruye.

14. Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Documentos
especiales:
Escrituras
propiedad,
estatutos
fundacionales,
certificados de inscripciones oficiales, se
conservan de manera indefinida

15. Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Socio-Laboral
- Se conservan durante seis años: libros
de registro relacionados con los
trabajadores como el libro de Visitas
- Se conservan durante cinco años:
Contratos de trabajo, justificantes de
pago de salarios y liquidación de
seguros sociales

16. Destrucción de los
documentos
Destrucción de los documentos
Dado el elevado numero de documentos
que se generan en una empresa, será
necesario
destruir
todos
aquellos
documentos que no aportan valor, ya que
almacenamiento implicaría un coste
adicional.

17. Destrucción de los
documentos
La destrucción de documentos se
realizará mediante máquinas especiales,
de esta forma, garantizaremos que
aquellos documentos que contienen
información confidencial no puedan caer
en manos ajenas, además, así se respeta
la Ley Orgánica Protección de Datos