GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACION - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION COMERCIAL Y MARKETING

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Técnicas de archivo
En las operaciones de compraventa, como os podéis imaginar, se generan una gran cantidad de
documentos (albaranes, presupuestos, pedidos, devoluciones, documentos fiscales, etc).
Archivar todos estos documentos es necesario por dos razones fundamentales:
Por imperativo legal: La Ley obliga a guardar seis años cierta documentación.
En concreto, en el artículo 30 del Código de Comercio se establece la
obligatoriedad de conservar cierta información, que es aquella documentación
relacionada con operaciones de la que se deriven derechos y obligaciones de la
empresa con terceras personas. Estos documentos se agrupan en tres categorías:
documentos mercantiles, Libros Oficiales y documentos socio-laborales.
Por interés de la empresa: La información archivada se utiliza con mucha
frecuencia para su análisis y posterior toma de decisiones de los responsables
comerciales.
Pero ¿Qué es un archivo?
"Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan, de acuerdo con unas normas y
criterios previamente establecidos, en un lugar determinado".
Por lo tanto, un archivo es tanto el conjunto de documentos ordenados como el lugar físico donde se
guarda. La finalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos:
Guardar y conservar la documentación que se asigna a él, de forma óptima.
Facilitar la localización de documentos de forma rápida, eficaz y al menor coste posible.
Constituir un centro activo de información.
Ser un instrumento de control funcional de la actuación de los departamentos usuarios.
Sistemas de Gestión y Tratamiento de la Información
En las operaciones de compraventa, como os podéis imaginar, se generan una gran cantidad de
documentos (albaranes, presupuestos, pedidos, devoluciones, documentos fiscales, etc).
Archivar todos estos documentos es necesario por dos razones fundamentales:
Por imperativo legal: La Ley obliga a guardar seis años cierta documentación. En
concreto, en el artículo 30 del Código de Comercio se establece la obligatoriedad
de conservar cierta información, que es aquella documentación relacionada con
operaciones de la que se deriven derechos y obligaciones de la empresa con
terceras personas. Estos documentos se agrupan en tres categorías: documentos
mercantiles, Libros Oficiales y documentos socio-laborales.
Por interés de la empresa: La información archivada se utiliza con mucha
frecuencia para su análisis y posterior toma de decisiones de los responsables
comerciales.
Pero ¿Qué es un archivo?
"Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan, de acuerdo con unas normas y criterios
previamente establecidos, en un lugar determinado".
Por lo tanto, un archivo es tanto el conjunto de documentos ordenados como el lugar físico donde se guarda. La finalidad del
archivo se puede concretar en los siguientes puntos:
Guardar y conservar la documentación que se asigna a él, de forma óptima.
Facilitar la localización de documentos de forma rápida, eficaz y al menor coste posible.
Constituir un centro activo de información.

Ser un instrumento de control funcional de la actuación de los departamentos usuarios.
Existen distintas técnicas de archivo, cada una de ellas atiende a distintos criterios:
Según su ubicación:
Archivo centralizado: en estos archivos todos los documentos se encuentran en un solo lugar,
desde donde se envía a todos los departamentos de la empresa.
Archivo descentralizado: son aquellos en los que la documentación de la empresa se encuentra
en el departamento que la utiliza.
Según la frecuencia de uso:
Archivos activos: en estos archivos se guardan los documentos que se consultan con frecuencia
y sin variaciones durante un periodo largo de tiempo.
Archivos semiactivos: son aquellos en donde se conservan los documentos que se consultan con menos frecuencia.
Periódicamente hay que revisar esta documentación, para proceder a eliminar aquellos documentos que no son útiles
para la empresa y decidir cuáles pasan a los archivos inactivos.
Archivos inactivos: son aquellos que se guardan de forma definitiva. Se trata de documentos que aunque hayan
perdido valor actualmente se conservan por su valor histórico o documental para la empresa, como pueden ser los
catálogos desde el inicio de la actividad de la empresa.
Según el sistema empleado:
Archivos tradicionales: Son aquellos en los que los documentos se realizan sobre un
soporte de papel, con sus diversas variaciones.
Archivos informáticos: Son aquellos en los que los documentos se realizan utilizando
herramientas y soportes informáticos. Aunque no precisan de papel, permiten trasladar la
información a este soporte cuando sea necesario. Suponen un gran ahorro de tiempo y
espacio.
Pero en las empresas, normalmente, se utilizan archivos mixtos. Analicemos un poco más detenidamente
estos dos últimos tipos de archivos.
El archivo tradicional
Como hemos visto antes, el archivo tradicional es el que se apoya en la
existencia de documentos en soporte papel. A este tipo de archivo
también se le denomina manual, por no utilizarse ningún tipo de
mecanización.
Evidentemente, este tipo de archivo requiere un esfuerzo físico de búsqueda y localización.
Para facilitarlo es necesario clasificar la información, es decir, guardar ordenadamente en
base a un criterio concreto y definido.
Tanto el departamento de compras como el de ventas pueden atender a diferentes razones que dan lugar a distintos
criterios de clasificación. Los principales son:
1. Alfábéticamente. Este sistema consiste en realizar la ordenación siguiendo el orden del sistema alfabético español.
Por ejemplo, utilizando los nombres de las personas o empresas a los que se refiere la documentación en cuestión

para ordenarlos alfabéticamente.
2. Cronológicamente: La clasificación se realiza en base a la fecha asignada al documento. Se van ordenando teniendo
en cuenta en primer lugar el año, después el mes y por último el día.
3. Numérica: Consiste en asignar a cada documento un número que se ordena de forma
correlativa. Por ejemplo, para ordenar las facturas emitidas se le puede asignar a la
primera el número 1, y el resto de forma correlativa según el orden en que se vayan
emitiendo. Es importante que se respete siempre el orden correlativo.
4. Por materias y asuntos: Esta clasificación se realiza en base a unas características
comunes de los documentos que permiten su agrupación de forma lógica. Por ejemplo,
agrupar albaranes, facturas, devoluciones etc., en función de los distintos tipos de
productos que comercializa la empresa.
5. Geográfica: Este sistema supone ordenar los documentos siguiendo el orden decreciente de la importancia
administrativa de las localidades que aparecen. Por ejemplo, se ordenarían primero atendiendo al país, después a la
región, luego al municipio, etc. Y a su vez, cada nivel será ordenado de forma alfabética.
6. Alfanumérica: Esta clasificación consiste en aplicar una codificación de letras y números que permite la identificación
del documento. Por ejemplo, el documento nº 02CO01, significa 1que este documento está en la subsección 2
(clientes), la sección CO (contabilidad), el archivo 1 de todo el sistema.
Como decíamos antes, en la práctica, las empresas utilizan estos sistemas de clasificación de forma
combinada entre sí. En cualquier caso, un sistema deberá ser escogido por su simplicidad, eficacia y su
capacidad de ser modificado en un futuro. Además, deberá ser conocido por todas las personas que deban
hacer uso de él.
El archivo informático
La aparición de nuevas tecnologías hace posible que el trabajo dentro de
la empresa esté mecanizado y automatizado. A su vez, esta mecanización
e informatización permite a la empresa obtener un ahorro considerable en
tiempo y esfuerzos, así como conseguir un trabajo más eficiente.
De esta forma, actualmente, el archivo y gestión de la información se realiza casi de modo
exclusivo a través de medios informáticos.
Las principales ventajas que ofrece el archivo informático frente al tradicional son:
Permite guardar mucha información en muy poco espacio.
Permite el fácil acceso a la información para cualquier usuario actualizado.
Supone un ahorro de tiempo. Tiene capacidad para recuperar los documentos en un tiempo
mínimo.
Mayor eficacia y eficiencia en el manejo de datos.
Hace desaparecer los errores que se producen en el manejo de "papeles".
Dos de las aplicaciones informáticas más utilizadas por las empresas para el manejo
de la información son las "bases de datos" y las "hojas de cálculo". Veamos que son
cada una de ellas.

Base de datos
La información en una empresa puede ser almacenada en una base de datos, de forma que ésta esté
ordenada y sea fácilmente accesible.
Una base de datos son estructuras informáticas de almacenamiento de cualquier tipo de
datos, organizados para facilitar el acceso, la búsqueda y la puesta al día de
información en un ordenador.
Cada base de datos es un fichero que se divide en registros. Un registro es un conjunto de datos que esta relacionado. A su
vez, cada registro contiene uno o más campos.
Las utilidades que hacen que las bases de datos sean herramientas fundamentales para los
profesionales dedicados a las actividades de compraventa, a la hora de gestionar su archivo son que
permiten en muy poco tiempo y esfuerzo:
Introducir datos.
Realizar consultas o búsqueda de datos.
Actualizar la información.
Seleccionar los datos que nos interesan de todo el conjunto de la información.
Ordenar los datos de acuerdo con diferentes criterios.
Modificar y/o eliminar la información existente.
Hojas de cálculo
Los programas informáticos de hoja de cálculo realizan operaciones matemáticas con rapidez
y eficacia, incluso las más complejas.
Desde un punto de vista informático, una hoja de cálculo es el programa
que permite elaborar y gestionar una hoja de cálculo mediante el
ordenador.
Éstas permiten, además, representar gráficamente los datos introducidos y operar con
fórmulas complejas, por lo que representan una verdadera ayuda para los profesionales de las actividades comerciales que
necesitan trabajar con datos numéricos, aunque, como veremos más adelante, no es ésta su única utilidad.
Las ventajasde la hoja de cálculo electrónica en la gestión de archivo con respecto a la
hoja manual son:
Evita la realización manual de complicadas operaciones matemáticas. Los
cálculos se realizan de forma automática.
Evita la repetición de operaciones sistemáticas.
Minimiza el riesgo de error en los cálculos.
Permite modificar el formato de la tabla incluyendo nuevos conceptos.
Incluye información visual de los datos a través de gráficos, mapas y dibujos.
Admite las previsiones y actualizaciones al poder realizar modificaciones automáticas de los datos.
Elaboración de ficheros maestros
Una vez que conocemos qué es un archivo y una base de datos, en este epígrafe vamos a aprender a
elaborar ficheros maestros de clientes y proveedores a través de un programa informático.
Pero os preguntaréis ¿Qué es un fichero maestro?
Es el fichero maestro donde se guardan los datos generales de los clientes o de los
proveedores para luego utilizarlos en los trabajos y documentos.

En el mercado existe una considerable variedad de programas informáticos que puseden ser utilizados para llevar
a cabo la gestión comercial de una empresa. Son programas integrados que permiten llevar a cabo, de forma
conjunta, todo el proceso de presupuestos, compras, ventas, albaranes, facturación, almacén, cuentas, etc.
Debido a que los programas estadísticos, que serían los más apropiados para llevar a
cabo la gestión comercial, no son de libre distribución y por tanto habría que adquirir
licencias que no son especialmente baratas, vamos a limitarnos a utilizar el programa
Microsoft Access que es un programa que nos va a permitir crear y manejar bases de
datos.
En cualquier caso, la base de datos debida a su versatilidad es utilizada de manera
generaliza como ficheros de datos. Es decir, cuando queremos elaborar ficheros
maestros, habitualmente utilizamos Access.
A continuación, vamos a ver el contenido del fichero de proveedores y clientes.
Fichero de proveedores
El fichero de proveedores permite llevar el control de un número ilimitado de proveedores (depende
de la capacidad del ordenador).
Por cada proveedor el programa lleva un registro (o ficha), con una serie de informaciones (o
campos): nombre, dirección, datos bancarios, etc.
A continuación, describiremos cada uno de los campos que se deben incluir en la ficha del
proveedor para darle de alta:
Código del proveedor: El código admite números y letras. En general, conviene
considerar que uno de los proveedores (por ejemplo el 0000), es la propia empresa.
Esto es útil para llevar a cabo operaciones internas.
Nombre: El nombre de la sociedad o empresario individual.
Cuenta contable: Se asigna el número de cuenta contable con la que posteriormente
se contabilizarán los apuntes contables.
Tipo de proveedor: Puede ser distribuidor, fabricante, etc.
Domicilio, localidad, código postal, etc.
Teléfono, fax, etc.
N.I.F. / C.I.F.: Número de Identificación Fiscal./Código de Identificación Fiscal
Datos de envío: En esta ventana se introducen los datos de envío del proveedor como:
Mandatario, Dirección, Localidad, Código Postal, Teléfono, Fax, Contacto, Cargo del Contacto, y Observaciones.
Datos bancarios: En ellos se introducen los datos bancarios del proveedor, tales como: Entidad, dirección, Número
de Cuenta, Código Entidad, Código Agencia, Dígitos de Control y Domiciliación.
Datos Adicionales: Son aquellos otros datos útiles que se pueden introducir si se desea, y que conforman las fichas
auxiliares.
Fichero de clientes
Igual que el fichero de proveedores, el fichero de clientes permite llevar a cabo el control de un
número ilimitado de clientes. Además de los campos que aparecen en el fichero de proveedores, en
el de clientes deben aparecer los siguientes campos:
Código de Cliente: Cada cliente en la empresa tendrá asignado un código diferente.
Código de Pago: Se utiliza un código diferente para cada una de las formas en que el cliente realiza el pago. El pago
puede ser al contado o a plazos.
Días de Pago: Son los dígitos que indican el día o días del mes en que deban vencer las facturas.
Descuentos 1 y 2: Son los porcentajes de descuentos fijados para cada cliente en función de unos determinados
conceptos. No tienen por qué existir.

Riesgo Límite: Es el importe máximo de deuda que se le permite al cliente.
Número de Tarifa: En caso de que exista más de una tarifa, a cada una se le asignará
un número.
Cuenta Cliente: Corresponde al código de la Subcuenta del Cliente.
Clave IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Se utilizan distintos dígitos para cada tipo
de cliente.
Clave especial: Se trata de un campo libre para que el usuario introduzca sus propias
claves de clasificación de acuerdo con sus propios criterios como por ejemplo, tipos de
artículos comprados, clientes impagados, etc.
Una vez que conocemos el contenido de los ficheros de proveedores y clientes, a continuación
vamos a aprender a crear una base de datos con la información de esos ficheros.
Programa informático para ficheros maestros
Como decíamos al comienzo de este epígrafe, vamos a utilizar el programa Microsoft Access que es
un programa que nos va a permitir crear y manejar bases de datos y que se utiliza de manera
generalizada como ficheros de datos.
A continuación, desarrollaremos en distintos subepígrafes todos los pasos a seguir para elaborar
nuestros ficheros maestros. Disponéis, además, de una serie de demos con las cuales podéis
ver una demostración real de todos los pasos a seguir.
Comenzamos con la creación de la primera tabla.
Creación de la primera tabla
Vamos a empezar creando una base de datos a través del programa Access. Para ello, inicializamos
el programa haciendo click sobre Microsoft Access.
Elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos".
Nosotros vamos a bautizar a nuestra base de datos "Empresa de pruebas", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de
archivo". A continuación, pulsamos en el botón "crear". Se elige la opción "crear tabla en vista de diseño".
Surgirá la ventana de diseño de tabla, que la mostramos a continuación. En
ella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamos
necesitándolas. Por ahora nos basta saber que en la parte superior es donde
definiremos las características básicas de los campos.
En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según
vayamos definiendo la columna "tipo de datos". Y por último, en la parte
inferior derecha Access nos ayudara sobre los datos relativos a los campos
que vamos a diseñar.
Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos. En la columna de
Nombre de campo introduciremos el nombre que queramos para identificar
cada "campo" de nuestra tabla.
Nuestra primera tabla es la ficha de clientes y ésta va a tener los siguientes campos: Código Cliente, Empresa, Nombre
Cliente, Apellido Cliente, Puesto, Dirección, Población, Teléfono, CP, Número CC.
Podéis comprobar que no están todos los campos definidos en el epígrafe anterior. Por razones didácticas nos vemos
obligados a reducir el número de campos para nuestros ejemplos.
Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la tecla return, con los cursores
o con el ratón, veremos cómo en la celda contigua de la columna "tipo de dato" aparece por sí solo la palabra "texto". Pero

si pulsamos sobre algunos de ellos, vemos cómo se despliega una cortina con diversas opciones.
La siguiente imagen muestra nuestra tabla con los campos nombrados.
Como podréis observar, todos los campos quedan definidos como "texto",
excepto el campo código cliente que le asignamos tipo "Autonumérico" para
asegurarnos que no aparece ningún cliente repetido. En realidad, un campo
autonumérico, es un campo numérico al cual Access se encarga de asignar
un valor secuencial y único. Esto es lo mejor para que no haya registros
duplicados.
Es posible que cause extrañeza que los tres últimos campos los hayamos
definido datos de "texto" cuando pudiera parecer más lógico definirlos como
"numéricos". Esto se debe a que sólo asignaremos tipos "numéricos" a
campos con los que realicemos operaciones matemáticas
La tercera columna está titulada "Descripción". En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo y será útil
cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando creábamos la tabla, teníamos en mente que el
campo "Nombre" se refería solo al primer nombre o al segundo nombre, el formato de las iniciales o si incluía o no los
apellidos.
DEMO: Aquí tiene una demostración práctica acerca de cómo crear una base de datos y una primera tabla.
Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos cómo la zona inferior
izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha
surge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden ayudar.
En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores. Por ejemplo, "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto
quiere decir que el máximo número de caracteres que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un campo en
concreto aceptara más o menos caracteres, sólo tendríamos que cambiar ese valor por otro mas ajustado. En el campo
dirección necesitaríamos más longitud. Y por el contrario, es evidente que en el campo Nº de teléfono no necesitaríamos
tantos... ni siquiera con todos los prefijos internacionales.
Para CP, por ejemplo, le pondremos un "tamaño de campo" de 5 caracteres,
para el campo Nº de teléfono también en "tamaño de campo" pondremos 9
caracteres y para el campo NúmeroCC, 8 caracteres.
Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras con
valores predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No". Según nos
situemos sobre alguna de estas propiedades, el texto de ayuda contextual
de la parte inferior derecha cambiara automáticamente para explicarnos la
funcionalidad de la propiedad.
DEMO: Observa en esta demostración práctica las propiedades
de una tabla.
Modificaciones de las tablas
Podemos modificar la estructura de las tablas fácilmente eliminando un campo, insertando otro,
moviéndolo y por supuesto, modificar el contenido de cada fila.
Por ejemplo: Borremos el campo "Puesto" y añadamos el campo "Notas" que será un campo "Memo" y que es muy útil
para almacenar nuestras notas sobre cada registro.
Vamos a hacerlo paso a paso. Primero borremos el campo "Puesto", el nombre técnico de la operación es eliminar el
campo; hay dos formas de hacerlo, el primer paso es común, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo. Y para
borrarlo, pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del menú "Edición", al que accederemos
pulsando el botón derecho del ratón.
Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en una fila en blanco e introduciendo los datos tal
como hemos visto anteriormente.

La tabla quedara tal y como muestra la imagen de la derecha (haz clic
sobre ella para ampliar).
La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".
Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamos
haberlo creado en cualquier otra posición, por ejemplo, entre los
apellidos y la dirección, simplemente eligiendo la opción "insertar fila"
del menú edición, que activamos con el botón derecho del ratón, tras
situar el puntero en la fila correspondiente.
DEMO: Aquí tienes una demostración prácitca de cómo
modificar los datos de una tabla.
Guardar las tablas
Una vez que tengamos creada la estructura, vamos a aprender cómo guardarlas adecuadamente.
Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien pulsando el icono "Guardar". Cuando
pulsemos, se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto nos sugerirá el nombre "Tabla1", pero nosotros
podemos nombrarla como queramos. Esta primera tabla que hemos creado la llamaremos "clientes".
Surgirá una ventana como la anterior en la que se nos preguntará si queremos una "clave principal". La clave es un campo
que se crea automáticamente y que funciona como un "índice", cuya utilidad es imprescindible cuando queramos relacionar
distintas tablas. Esto lo veremos en el próximo epígrafe.
De todas formas, para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar "Si".
Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida:

La "clave principal" la reconocemos porque en el símbolo del selector aparece el icono de una llave.
El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id". Podemos cambiarlo y renombrarlo al nombre que consideremos
mas apropiado y el tipo de datos se define automáticamente a "autonumérico".
Cuando lo guardemos aparecerá en la ventana "Base de datos" una tabla con el nombre con que la hayamos guardado.
Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos más adelante modificarla, ya sea añadiendo o borrando campos o
quizás descubramos que la longitud de algún campo es inadecuada para nuestras necesidades. ¿Podemos modificar una
tabla una vez guardada? Sí y es muy fácil. Sólo hay que pulsar el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción "Vista de
diseño".
Aparecerá la venta de diseño de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos aprendido en este apartado
modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos con el resultado.
DEMO: Aquí tienes una demostración práctica acerca de cómo guardar una tabla.
Introducir datos
Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo.
La primera es la opción formulario de la ventana base de datos y la otra
forma es introducir datos a través de la "Hoja de datos".
Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos". Tenemos dos maneras de
abrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la ventana "Base de datos". Y la otra, es
utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el botón derecho del ratón
sobre la "Tabla1".
Aparecerá una ventana en la que vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal y como los
diseñamos. Cada fila es un "registro". Como recordaréis, un "registro" es un conjunto de datos que esta relacionado.
Los datos se introducen en la columna correspondiente; si en el espacio visible de un campo no caben los datos que
tecleas, Access desplaza a la izquierda el texto para que sigas escribiendo. También se puede modificar la anchura de la
columna arrastrándola con el cursor.
Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en blanco menos los campos numéricos que por
defecto aparecen con el valor cero. Vamos a introducir en la tabla los siguientes datos para el primer registro:
Código Cliente: Este campo es autonumérico. Como ya sabéis, esto significa que Access ira asignándolo
secuencialmente a cada registro en el mismo orden que nosotros vayamos creando registros. Nunca podremos
introducir datos en ese campo puesto que éste es un campo control de funcionamiento interno para Access.
Empresa: Informática S.A.
NombreCliente: Pedro
ApellidoCliente: Jiménez Calvo
Puesto: Programador
Dirección: C/ Huelva, N. 50
Población: Málaga
Teléfono: 911-111-111
CP: 11111
Numero CC:10101010
Los datos del resto de los registros serán:
Registro 2: Software S.L., Antonio, Pérez Calvo, accionista, C/ Venecia, N. 33 , Málaga, 922-222-222, 22222, 202002020

Registro3: Haftware S.L., Miguel, Benito Román, Comercial, C/ Soria, N. 22, Granada, 933-333-333, 33333, 30303030
Registro4: Comunicación S.A., Ana Ramos Fernández, Asesora de imagen, Avda. Roma, Córdoba, 944-444-444, 44444,
4040404.
Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la última. Al campo "Id" se asigna
automáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de los registros.
El símbolo asterisco (*) de la última fila indica que esa fila es el último registro de la tabla. Según vayamos introduciendo
registros se incrementara el número de filas. Y para insertar nuevos registros, pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de la
barra de herramientas. Y así, sucesivamente.
Así quedaría nuestra tabla de clientes (haz clic sobre ella para aumentarla):
DEMO: Observa en esta demostración cómo introducir datos en una tabla.
Para saber más
En las siguientes web tienes acceso a manuales sobre el funcionamiento de Access:
Manual de Access
http://www.unav.es/cti/manuales/access97/indice.html
Access
http://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/access.html
El programa Access para la gestión de la compraventa
Cuando estamos trabajando para una empresa necesitaremos, por
ejemplo, llevar al día no sólo la agenda con los datos de los
clientes, de los proveedores. Sino también llevar la relación de los
productos que les hemos comprado o vendido, y esto debe verse reflejado
en nuestro control del almacén.
Manejar todos estos datos en una única tabla es una tarea muy incómoda,
principalmente, por su exagerada longitud. Calcula que todos los campos
necesarios para llevar un exhaustivo control sobre los datos de la agenda, de los
stocks, de las entradas y salidas del almacén podría superar los veinte campos de
longitud y tener todos estos campos en una única tabla nos obligaría a utilizar permanentemente las barras de
desplazamiento.
Si somos realistas, casi siempre vendemos a los mismos clientes; por norma general, se suele tener una cartera de
clientes que en su mayor parte es siempre la misma. Es más, generalmente son un puñado de excelentes clientes los que
consumen la mayoría de nuestros productos. Esto implica que para tener actualizada nuestra base de datos, deberíamos
introducir una y otra vez los mismos datos del mismo cliente con cada transacción que realizáramos. Os podéis preguntar
¿Cuántas transacciones realiza al mes una empresa para su mejor cliente?
El caso de los proveedores es aun más esclarecedor. ¿Sería lógico teclear una y otra vez todos los datos del proveedor con
cada producto que le pidiéramos? No, desde luego que no. Eso sería altamente ineficaz.

Para solucionar estos y otros problemas Access utiliza lo que se
denominan las Bases de Datos Relacionadas.
/com La ventaja de las bases de datos relacionadas es que desgrana la
información entre varias tablas especializadas. Por ejemplo, una con los
campos de la agenda para los clientes, otra con los campos de los
productos y otra con los campos de los pedidos.
A continuación, veremos en distintos subepígrafes cómo crear y
gestionar bases de datos relacionadas. Disponéis también de una demo
en cada uno de ellos. Y terminaremos viendo algunas utilidades de las
hojas de cálculo para la gestión de la compraventa utilizando el programa Excel.
Diseñar una base de datos con múltiples tablas
El primer paso es determinar exactamente para qué vamos a emplear la información y añadir los
campos que nos ayuden a obtener y manejar esa información. Por ejemplo, en la tabla clientes
deben estar todos los datos que necesitamos de los clientes, pero ninguno más. Es decir, lo necesario
para saber de quién se trata y poder contactar con él.
Puede parecer, a simple vista que también necesitaríamos saber qué compró, cuánto, quién
fue el vendedor, etc. Pero estos datos no están relacionados exclusivamente con el cliente,
sino que también están relacionados con la tabla artículo (qué compró) y con la tabla
vendedores (quién le atendió).
Si se le añadiera aquí esta información, tendríamos estos datos duplicados en las tablas. Esto
es un síntoma de que no está bien diseñada nuestra tabla. Por ello, vamos a ver en primer
lugar cómo diseñar una base de datos con múltiples tablas.
Supongamos que trabajamos en una empresa. Empezaremos con la tabla de los datos referidos exclusivamente al cliente,
que creamos en el epígrafe anterior:
A continuación, crearemos los datos referidos exclusivamente al producto.
Nuestra tabla quedaría como la imagen de la derecha.
Como podemos observar, el campo "CódigoProducto" es un campo clave
necesario para distinguir unos productos de otros y relacionarlos con otras
tablas. Tal vez no sea tan evidente la necesidad de un campo para el
proveedor. En realidad, el producto no tiene sólo su nombre, digamos que
también tiene apellidos, que está relacionado con la empresa que lo
distribuye, No basta decir que necesitamos el producto "X", también
necesitamos pedírselo a quien pueda proporcionarlo, el proveedor.
Así pues, la solución es crear un campo que se relacione con otra tabla, y el
vínculo entre ambas tablas es el campo "CódigoProveedor".
Compliquemos la cosa aún más con la tabla de pedidos, que quedaría tal y
como muestra la imagen de la izquierda.
Vemos que hay tres campos de Códigos, el primero "CódigoPedido", es el
propio de la tabla de pedidos; la función de los siguientes es relacionar esta
tabla con otras. Gracias al "CódigoCliente" no es necesario introducir en esta
tabla los datos del cliente cada vez que realiza un pedido, basta con teclear
su número de código.
Con el "CódigoProducto" ocurre exactamente igual, en vez de teclear una y
otra vez todos los datos de los artículos, Access de encargará de relacionar
las dos tablas gracias a este campo.
En resumen, si dos tablas tienen un campo en común, este campo lo

utilizaremos para "enlazar" las tablas. Es decir, es una especie de "campo bisagra" queune estas tablas y
cualquier modificación en una de ellas afecta a la otra.
Su principal utilidad es que si, por ejemplo, nuestro cliente numero 1, cambia de residencia, sólo tendremos que modificar
sus datos en la "Tabla clientes" e instantáneamente se actualizarían los datos en las demás tablas con las que esté
enlazada.
En la tabla pedido hemos añadido otros campos para explicar didácticamente los demás tipos de datos existentes que
podemos utilizar en cada ocasión.
Vemos que abundan los campos numéricos, por ejemplo, el campo "Cantidad" podemos multiplicarlo por el campo
"PrecioUnidad" para calcular un importe total.
Pero hay otros campos como "CódigoCliente" y "CódigoProducto" con los que no vamos a realizar ninguna
operación aritmética. ¿Entonces por qué le asignamos tipos numéricos? La respuesta es sencilla, esos
campos lo vamos a utilizar para relacionar el pedido con las tablas cliente y producto. Si en la tabla clientes
tenemos el campo "CódigoCliente" y es autonumérico, en la tabla pedidos tenemos que tener también un campo
"CódigoCliente" y éste tendrá que ser numérico.
Ya conocemos los tipos de datos "Autonuméricos", "Numéricos", "Texto". Pero observamos otros campos.
El campo "Fecha/hora", se utiliza para almacenar Fechas y horas, la fecha de la compra, la hora de la salida del
producto...
El campo "Si/No", también conocidos como campos lógicos, sólo pueden presentar dos estados, Si o No. Se utiliza
principalmente para ahorrar espacio y tiempo, por ejemplo, si tenemos una base de datos y queremos saber si el
cliente está casado o soltero, es más sencillo poner un campo Si/No, que teclear cada vez "Casado", "Soltero". O en
el caso de nuestra tabla, para comprobar el estado de una tarea pendiente.
El campo "Memo", se utiliza cuando en el campo pretendemos añadir información que no sepamos a priori cuanto
ocupará.
El campo "Moneda", debe utilizarse en lugar del numérico cuando manejemos precios y otras cantidades
monetarias. La razón de esto lo veremos más detenidamente en la lección de las propiedades de los campos, pero
para dar un pequeño avance, diremos que el formato numérico puede ser muy versátil, quizás demasiado, para un
campo tan definido como "Moneda",
El campo "Objeto OLE", puede utilizar imágenes, audio y otros formatos como si fuera un dato más. Se puede
utilizar para añadir una fotografía del articulo o una grabación de sonido que acompañe la ficha del registro que
queramos visualizar.
Cuando terminemos de crear las tablas, debemos guardarlas. En nuestro caso, al estar trabajando con tablas
relacionadas, debemos contestar afirmativamente a la pregunta si queremos definir una clave principal.
Pero, antes de comenzar a crear las primeras relaciones, veremos a continuación qué tipos existen.
Tipos de relaciones
Existen tres tipos de relaciones: "Relación de uno a muchos", "Relación de muchos a muchos" y
"Relación de uno a uno". Veamos en qué consisten cada una de ellas.
Relación de uno a muchos
La relación de uno a muchos es el tipo de relación más común que podemos encontrarnos.
En las relaciones de este tipo, cada registro de la tabla, a la que llamaremos "tabla padre",
puede tener más de un registro enlazado en otra tabla, a la que llamaremos "tabla hija".
Pero cada registro de la tabla hija sólo puede tener un registro enlazado en la "tabla padre".
Por ejemplo, en nuestra base de datos un cliente puede hacer muchos pedidos, pero cada pedido sólo puede haber sido
realizado por un único cliente.

Relación de mucho a muchos
En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre", puede tener más de un
registro enlazado en la "tabla hija". Y cada registro de la tabla hija, puede tener enlazado
más de un registro de la "tabla padre".
En nuestra base de datos, debemos tener una tabla con los proveedores y otra tabla con los
productos. Si queremos poder escoger la mejor oferta de nuestros proveedores, debemos poder valorar las distintas ofertas
de los mismos productos. Éste es un ejemplo de relación muchos a muchos, en el que tenemos varios proveedores para
cada producto y cada proveedor puede ofertarnos varios productos.
Relación uno a uno
En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre" sólo puede tener un registro
enlazado en la "tabla hija" y cada registro de la "tabla hija" sólo puede tener, como máximo,
un registro enlazado con la "tabla padre".
Un ejemplo de este tipo de relaciones podría ser una tabla que relacionara cada trabajador con otra tabla en la que guardara
su "Curriculum Vitae", es decir, que cada trabajador sólo tiene un currículo y cada currículo sólo hace referencia a un
trabajador.
Como ya conocemos el tipo de relaciones que podemos crear, veremos a continuación cómo crear y gestionar una relación
para sacarle todo el provecho a esta característica fundamental de las bases de datos relacionales.
Creación de relaciones
Sabemos que para relacionar dos tablas es necesario que ambas tengan un
campo en común que Access utilizará para relacionarlas. Para ello, es
necesario que ese campo deba cumplir algunas características:
El campo debe ser del mismo tipo en ambas tablas (numérico-numérico, o texto-texto...).
También es necesario que el tamaño del campo sea el mismo en las dos tablas; no sería
posible relacionar dos tablas si el campo vinculado en una tabla tiene solo 1 digito, del 0
al 9, y en la otra tabla el campo tiene 5 dígitos, del 0 al 4999, ¿con quién relacionamos
los 4989 registros posibles restantes? ...
Si en una "tabla padre" tenemos definido el campo con el tipo "autonumérico", en la
"tabla hija" tendremos que asignarle al campo el tipo "numérico".
El primer paso es "abrir" la base de datos como ya sabemos. Una vez abierta, ejecutaremos el
comando "Relaciones" desde "Herramientas". La primera vez la ventana aparecerá vacía y sobre
ella aparecerá otro cuadro de dialogo "Mostrar tabla".
Para crear la relación entre las tablas tenemos primero que seleccionar una a una las tablas que queramos relacionar,
marcándola y pulsando el botón agregar antes de seleccionar la siguiente. Nosotros vamos a relacionar clientes y pedidos.
Una vez que hayamos agregado las dos tablas, pulsaremos el botón cerrar.
Ahora vamos, por fin, a crear la relación entre estas dos tablas. Arrastraremos con el ratón el campo que queremos
relacionar desde la lista de campos de la "tabla padre" hasta el campo correspondiente de la "tabla hija". Nosotros vamos a

relacionar el campo "CódigoCliente" de la tabla padre, con el campo "CódigoCliente" de la tabla hija.
Al arrastrar el campo "Código Cliente" desde la tabla cliente hasta el campo homónimo de la tabla pedido, surge una nueva
ventana de diálogo. En la parte superior aparecen las tablas y campos que forman la relación; en la parte inferior se definen
las características de la relación.
La primera "Exigir integridad referencial": La integridad referencial se refiere a un conjunto de normas que nos aseguran que
los datos se mantendrán correctamente relacionados una vez establecida la relación y de que no se podrán eliminar datos
accidentalmente. Si quieres marcar esta opción es necesario que el campo relacionado de la tabla padre sea la clave
principal o tenga un índice único, y que además, los campos tengan el mismo tipo de datos.
Al marcar esta casilla, se activan las dos siguientes para que podamos señalarlas o no, según nuestra conveniencia. Con la
opción "Actualizar en cascada ..." cada vez que se cambie un registro de la clave principal de la "tabla padre" Access
actualizará automáticamente el valor del campo correspondiente al nuevo dato en todos los registros relacionados.
Con la opción "Eliminar en cascada..." cada vez que se elimine un registro de la "tabla padre", Access eliminará
automáticamente los registros relacionados en la tabla secundaria. Una vez que pulsemos aceptar veremos esta pantalla:
Aquí se nos muestra las tablas que hemos relacionado; "Clientes" y "Pedidos". Y el campo por el que están relacionados
unidos por una línea "Código Cliente" en la tabla clientes, con el campo "Código Cliente" de la tabla pedido, así como el tipo
de relación que hemos creado.
Vemos que junto al "Código cliente" de la tabla clientes, hay un "1", y junto al "Código cliente" de la tabla pedidos, está el
símbolo "infinito" que Access asigna al valor "muchos". Es decir, nuestra relación es de tipo "Uno a Muchos", cuyo
significado ya conocemos.
Ahora debemos guardar la relación, en el caso de que queramos conservarla, pulsando el icono guardar de la barra de
herramientas.
DEMO: Observa en esta demostración cómo crear relaciones entre las tablas.

Gestión de relaciones
También es posible modificar las relaciones que tengamos establecidas en la base de datos. El
procedimiento es muy similar al que hemos utilizado para crear relaciones.
Abriremos la ventana de relaciones. Desde aquí, podemos ver las relaciones establecidas en la
base de datos actual. Podemos hacerlo de dos maneras. Si queremos ver todas las relaciones
definidas pulsaremos el botón derecho del ratón en la ventana "Relaciones", "Mostrar todo", aquí
se mostraran todas las relaciones.
Si queremos ver las relaciones definidas para una tabla concreta
también en el botón derecho del ratón en la ventana "Relaciones",
elegiremos "Mostrar tabla", y en la siguiente ventana de diálogo,
elegiremos la tabla sobre la que queramos ver la relación.
Podemos Agregar tablas a la ventana de relaciones como ya
sabemos y eliminarlas marcándolas y pulsando el botón suprimir.
Para modificar una relación sólo tenemos que
hacer doble clic sobre la línea que la indica y se activará el diálogo modificar
relaciones.
Para eliminar una relación sólo tenemos que pulsar el botón derecho del
ratón sobre la "relación". Con esta palabra nos referimos a la línea que une
una con otra tabla. Se despliega una ventana de diálogo que nos permite
tanto modificar la relación como eliminarla.
Ahora vamos a ver cómo relacionar varios campos en una tabla. Por ejemplo,
nuestra tabla pedidos está relacionada con la tabla clientes por el campo "CódigoCliente" y con la tabla productos por el
campo "CódigoProducto".
Primero agregaremos la tabla productos desde la ventana de diálogo mostrar tabla, a la que podemos acceder tanto desde
la barra de herramientas como pulsando el botón derecho del ratón. Una vez seleccionada la tabla, pulsaremos "agregar".
El siguiente paso es arrastrar el campo "CódigoProducto" desde la "tabla padre", "Producto", hasta la "tabla hija",
"Pedidos". Por defecto vemos que la línea de la relación no tiene ningún símbolo, esto significa que la relación es "de
Muchos a Muchos",
Esto es debido a que no hemos marcado la casilla de integridad referencial, es decir, que podría haber pedidos con muchos
códigos de productos y muchos productos con muchos pedidos. Esto es evidentemente erróneo, pues sabemos que
aunque un producto puede haber sido pedido muchas veces, un único pedido sólo puede hacer referencia a un sólo
producto, lo contrario daría lugar a errores a la hora de crear la factura, pues no sabríamos a qué producto haríamos
referencia.
Si pulsamos la casilla "Exigir integridad referencial", vemos cómo se normaliza la línea de relación mostrando la relación
"Uno a muchos". Y ésta es la pantalla que muestra las relaciones que hemos establecido:

DEMO: Observa cómo se crean relaciones entre las tablas.
Formularios
Hasta ahora hemos estado trabajando con los datos en el formato de tablas; al utilizarlas nos hemos
encontrado con ciertas dificultades e incomodidades, como es ver sólo una parte de los datos cuando
no caben en la celda, el vernos obligados a utilizar las barras de desplazamientos, etc.
Los formularios son una funcionalidad que tiene Access que permite mostrar y gestionar de una forma más adecuada los
registros para trabajar con ellos.
La diferencia principal es que vemos, a la vez, todos los datos de un registro sin necesidad de utilizar las barras de
herramientas. Otra diferencia es que la información puede mostrarse y organizarse en pantalla como deseemos y no en el
formato de la tabla a la que estamos habituados.
Para acceder a los formularios sólo hay que pulsar con el puntero del ratón en la opción "Formularios" situada en la ventana
"Base de datos", en la parte de la izquierda, cambiando el contenido de la ventana "base de datos"
Access permite crear formularios tanto en "vista de Diseño" como desde los "Asistentes". Access proporciona una serie de
asistentes para crear formularios que aceleran y facilitan mucho la creación de los mismos, con sólo indicarle la tabla que
queremos utilizar. Esto lo hacemos eligiendo en la ventana superior la tabla sobre la que deseamos crear el formulario
En la ventana inferior izquierda, titulada "Campos disponibles", tenemos un listado de todos los campos de la tabla. Con los
botones centrales podemos seleccionar los campos que deseemos tener en nuestro formulario uno a uno, utilizando el
botón superior, o todos a la vez, pulsando el segundo botón. Podemos utilizar los dos botones inferiores para deshacer
nuestras selecciones en el caso de que deseemos rectificar.

Una vez que hayamos seleccionado los campos que deseemos que tenga nuestro formulario, pulsaremos el botón
"Siguiente". En la siguiente ventana de diálogo se nos preguntará por el tipo de distribución que deseamos aplicar al
formulario. Nosotros vamos a elegir esta vez el diseño en columnas y pulsaremos siguiente.
En la siguiente ventana se nos preguntará por el estilo que deseamos aplicar a nuestro formulario. Lo que nos pregunta
Access en este cuadro de dialogo es qué tipo de decoración queremos aplicar a nuestro formulario, según posicionemos el
cursor en uno u otro lado. En la ventana de la izquierda se nos mostrara un ejemplo del fondo que podemos aplicar a
nuestro formulario. Una vez que tengamos elegido el estilo, pulsaremos el botón siguiente.
A continuación, se nos pregunta por el título que deseemos para nuestro formulario, así como si queremos abrir ya el
formulario o si primero queremos modificar el diseño del formulario. Esto último lo dejaremos para la siguiente lección.
Ahora pulsaremos el botón "Finalizar" y éste es nuestro nuevo formulario (haz clic sobre la imagen para aumentarla).
Como vemos, tenemos accesibles todos los campos del registro, la forma de moverse por ellos es más natural y cómoda.
Con los botones de la parte inferior de la ventana podemos movernos entre los distintos registros de la tabla y con el botón
de la derecha creamos un registro en blanco para introducir nuevos datos.
DEMO: Observa cómo crear un formulario.
Ventana de diseño de formularios

Al terminar la creación del formulario desde el asistente de formularios de Access se nos preguntaba
si queríamos abrir el formulario o si deseábamos modificar el diseño del formulario.
Proponemos ahora la modificación del formulario. Vamos a hacerlo desde la venta "Base de Datos".
Una vez que tengamos seleccionado el formulario que queramos modificar, pulsamos el botón diseño de la barra de
herramientas de la ventana "Bases de datos". En la siguiente ventana vemos el "esqueleto" de nuestro formulario. Hay
varias secciones, como podemos ver tituladas: "Encabezado de formulario", "Detalles", y "Pie de formularios".
La sección encabezado contiene todo aquello que deseamos que aparezca una única vez al principio del formulario y la
sección del pie, contiene todo aquello que queremos que aparezca al final del formulario. El contenido de la sección de
"detalle" se repite una vez por cada registro que muestre el formulario.
En la sección encabezado, introduciremos el título del formulario, la fecha, una breve sinopsis, etc... Pero lo primero es
conseguir un poco de espacio para introducir nuestros datos, para ello, arrastramos con el ratón la barra de detalle hacia
abajo. Una vez que hemos conseguido espacio para trabajar, pulsamos el botón derecho del ratón. Surgirá una ventana de
diálogo.
Vemos que hay numerosos iconos. Sólo vamos, por ahora, a utilizar los necesarios para poner el
membrete de nuestra empresa y la fecha. Para introducir el membrete de la Empresa, elegiremos el botón
"Etiqueta", que es el que muestra las letras en cursiva. Esta herramienta crea una etiqueta. Las etiquetas
sirven para incluir texto explicativo en los formularios.
Cuando pulsamos en ella, podemos abrir una celda en la sección del "encabezado del formulario",
podemos redimensionarla fácilmente e incluso moverla por toda la sección, utilizando el ratón y los puntos
de "arrastre" de la ventana.
Una vez que hayamos elegido su ubicación más conveniente, podemos pinchar
dentro y teclear el texto explicativo de nuestra etiqueta. Nosotros, simplemente
escribiremos "Empresa S.A.".
Ahora vamos a introducir la fecha en nuestro formulario. Lo que vamos a conseguir con esta
opción es que todos nuestros formularios aparezcan con la fecha en que se realizaron en el
encabezado. Atención, lo que obtendremos es la fecha que tenga el ordenador en el momento de ejecutar el formulario. Así
pues, si el ordenador tiene una fecha incorrecta, obtendremos en nuestro formulario una fecha incorrecta
Esta funcionalidad se obtiene, pulsando la opción "Fecha y hora" del menú "Insertar" desde la ventana principal de Access.
Igual que nos ocurrió con la "etiqueta", con "Fecha y hora", tenemos una ventana que tendremos que mover y redimensionar
hasta colocarla en el lugar más conveniente para nosotros. Aquí vemos que no tenemos que introducir ningún texto porque
la ventana tiene ya una fórmula que es la que escribe la fecha en nuestro formulario.
Y finalmente, el resultado del encabezado en nuestro formulario es el que muestra la imagen inferior (haz clic para
aumentarla).

Igualmente, en la sección del pie, podemos introducir textos, paginación, y otras funcionalidades de la misma
manera que hemos visto para el encabezado.
DEMO: Observa cómo modificar el diseño de un formulario.
Consultas de múltiples tablas
La consulta, combinando varias tablas, tiene grandes ventajas. Imagina que necesitamos saber los
datos de nuestros clientes con un extracto añadido del agente de ventas que le atendió, así como la
fecha en que fue atendido.
Es innegable que tener todos estos datos en una única tabla es mucho mejor que sacar las dos tablas e ir buscando los
datos uno a uno para cotejarlos. Pues esto es lo que vamos a ver en este epígrafe.
Lo primero es abrir la ventana de las consultas. Esta vez vamos a aprender a utilizar el asistente para la creación de
consultas combinando varias tablas. Sólo tenemos que pulsar en la opción del asistente.
En la ventana del asistente tenemos que seguir ciertos pasos. Primero, elegiremos la tabla sobre la que queremos crear la
consulta en el cuadro de diálogo superior. En este caso, elegimos la tabla de clientes. Después pasaremos los campos que
queramos desde la lista de campos disponibles a la ventana de campos seleccionados. Podemos realizar esta operación de
uno en uno o bien si queremos elegir el orden en que serán mostrados los campos, pulsaremos el primer botón. En cambio,
si queremos seleccionar todos los campos y en el mismo orden, podemos pasarlos con un solo clic, pulsando en el
segundo botón.
Ahora, sin salir de esta ventana, vamos a elegir la segunda tabla, pedidos, y lo hacemos en la ventana de diálogo superior,
eligiendo, entre las disponibles, la que deseemos.

Vemos cómo los campos disponibles cambian en función de la tabla seleccionada. Sin embargo, los campos que estaban
seleccionados previamente no desaparecen, es más, si seleccionamos los campos que necesitamos de entre los
disponibles, veremos cómo se agregan a la lista que poseíamos en la ventana de campos seleccionados. Podemos elegir el
lugar que deseemos para insertarlos, simplemente marcando con el cursor la fila en la que queramos incluirlos.
Nosotros hemos añadido los campos "Vendedor " y "FechaVenta" justo después de "Códigocliente". Una vez hecho esto,
pulsamos el botón siguiente y nos aparece la siguiente ventana. Aquí se nos preguntará si queremos crear una consulta en
detalle o en resumen. La diferencia es que en detalle se muestran todos los campos de cada registro y sin embargo en
resumen, sólo se muestra el total del campo para cada registro. Nosotros pulsaremos en "Detalle" y pulsamos "siguiente".
La próxima ventana ya la conocemos. Introducimos el título y abrimos la consulta directamente. Y éste es, por fin, el
resultado de nuestra consulta.
DEMO: Observa cómo se crea una consulta de múltiples tablas.
Modificar consultas
Ahora vamos a modificar la consulta desde la vista de diseño. Hemos visto las consultas creadas por
el asistente, pero te habrás dado cuenta de que este tipo de consulta muestra un volcado completo
de toda la tabla en la que se basa la consulta. Es posible que no nos interese toda la información que
contenga toda la tabla, sino que preferiríamos limitar los registros, por ejemplo, a los de cierto cliente.
Para ello, partimos desde la opción "consultas" en la ventana de "Base de datos". En esta ventana, tras seleccionar la
consulta que acabamos de crear con el asistente de consultas, pulsamos la opción "Vista de diseño" y se nos muestra la
siguiente ventana de diseño para nuestra consulta.

Vemos que esta ventana se divide en dos secciones, la superior muestra las tablas que están incluidas en nuestra consulta
así como los campos que están relacionados y el tipo de relación que tienen entre ellos. En la ventana inferior vemos los
campos que hemos incluido en la consulta, en la segunda fila podemos comprobar a qué tabla pertenecen.
En la fila "Criterios", especificaremos que deseamos ver los datos de la consulta que tengan como vendedor al Sr. Martínez.
Esto significa que podemos aplicar condiciones lógicas a los campos para limitar, definir o ampliar la potencia de nuestras
consultas
Por otra parte, en la fila "Mostrar" se indica qué campos queremos que sean visibles cuando ejecutemos la consulta. Esto
no significa que excluyamos los datos del código cliente en la consulta, únicamente significa que no se muestran estos
datos en la salida de nuestra consulta. Es decir, podríamos introducir cualquier criterio en este campo y a la hora de
ejecutarlo, a pesar de tenerlo en cuenta, simplemente, no se mostraría en el resultado.
Para ejecutar la consulta sólo hay que pulsar en el icono "Ejecutar". La salida de nuestra consulta sería la siguiente:
DEMO: Observa cómo crear y ejecutar una consulta de selección.
Campos Calculados
Los "campos calculados" permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño de la consulta,
información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros campos.
Vamos a verlo mejor con un ejemplo, utilizando nuestra tabla
"producto". Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y
también las unidades en existencias. Supongamos que
necesitemos conocer cuál es el valor total de los artículos que
tenemos en el almacén.
Sería sencillo calcularlo. El total sería el resultado de multiplicar las
"UnidadExistencia" por el "PrecioUnidad" de cada artículo. Vamos a
hacerlo, o mejor dicho, vamos a dejar que Access lo haga por
nosotros.
Como ya sabemos utilizar el asistente, vamos a aprender ahora a
hacerlo desde la ventana de diseño. El primer paso, como siempre,
es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de las
consultas. Y desde aquí, vamos a pulsar la opción crear una
consulta en vista de diseño.

En la ventana "Mostrar tabla" seleccionaremos la tabla "Productos". Y una vez seleccionada, pulsaremos agregar.
En la ventana de "Consulta de selección", en su sección superior, aparecerá la tabla que hemos escogido "Productos", con
todos los campos que la componen. Nosotros sólo necesitaremos "NombreProducto", "DescripciónProducto",
"PrecioUnidad" y "UnidadExistencias".
Con el ratón, pincharemos sobre los campos que necesitemos y los "arrastraremos" hasta la cabecera de las columnas de
la cuadrícula. Vemos cómo automáticamente las filas "Tabla" y "Mostrar" se rellenan con sólo situar en la cabecera de
cada columna, el campo correspondiente.
Pero aún falta el campo calculado. Necesitábamos conocer cuál es el valor total de los artículos que tenemos en el
almacén. Deducimos que el total sería el resultado de multiplicar las "UnidadExistencia" por el "PrecioUnidad" de cada
artículo.
Vamos a hacerlo paso a paso. Lo primero es elegir un campo vacío y ponerle el nombre que deseemos para nuestro nuevo
campo, por ejemplo, "Total".
Ahora debemos escribir la expresión de calculo de la siguiente manera: Total: [ ]*[ ]. Es importante que respetemos el
espacio en blanco tras los dos puntos. Dentro de los corchetes irán los nombres de los campos que queramos utilizar para
los cálculos.
En definitiva, nuestra expresión quedaría así; Total: [PrecioUnidad]*[UnidadExistencia]
Por último, sólo tendremos que marcar la opción "mostrar" para visualizar el resultado cuando ejecutemos la consulta.
Pulsaremos el icono "Ejecutar", como ya sabemos y éste será el resultado:
DEMO: Observa cómo crear campos calculados.
Cálculos sobre las tablas
También podemos realizar cálculos sobre todos los registros de una tabla sin tener que agruparlos
por ningún concepto y sin condiciones de ningún tipo. Esta tabla se puede utilizar para saber el total
de clientes o el total de artículos que tenemos en el almacén o el precio medio de las ventas del
ejercicio.
Vamos a realizar el conteo de los productos que tenemos en el almacén. Lo primero que haremos será crear una consulta a
partir de la tabla "Productos". En la que sólo seleccionaremos el campo "UnidadExistencia".
Ahora en la ventana vista de diseño de la consulta, sobre la cuadrícula, pulsaremos el botón derecho del ratón. Pulsaremos
en Totales y veremos que en la cuadrícula se ha agregado una nueva fila, llamada "Total".
Por defecto, aparecerá con el valor "agrupar por". Pero si desplegamos la persiana de las opciones de "Total", vemos que
hay una larga lista de posibles órdenes para aplicar al campo. Nosotros, esta vez, queremos "Sumar" el total de las
existencias, pero también podríamos averiguar el valor mínimo, el máximo, el valor promedio, entre otras muchas otras
funciones.
Al ejecutar la consulta, éste será el resultado:

DEMO: Observa cómo realizar cálculos sobre todos los registros de una tabla.
Asistente para informes no automáticos
Para acabar con las utilidades de Access vamos a aprender a usar los asistentes para informes no
automáticos. Para ello, vamos a crea, paso a paso, un informe sobre los productos. Primero,
pulsaremos el botón de "Informe" de la ventana de base de datos. Después, pulsaremos en la opción
"crear un informe utilizando el asistente".
Aparecerá el asistente genérico que ya conocemos y seleccionaremos los campos que necesitemos para nuestro informe,
tal como ya sabemos. Una vez que pulsemos "Siguiente", aparece un nuevo cuadro de diálogo, nos preguntará por el nivel
de agrupamiento que deseamos. Nosotros lo agruparemos por el "NombreProducto".
En el siguiente cuadro de diálogo se nos permite decidir el orden con el que queremos que aparezca la información de
detalle, esto se refiere a la información que va a aparecer en cada grupo. En este cuadro de diálogo decidiremos el tipo de
formato que va a tener nuestro informe. Y en el siguiente, el estilo.
Y por fin, terminamos poniendo el titulo a nuestro informe. Éste es el resultado:
DEMO: Observa cómo usar los asistentes para informes no automáticos.
Hoja de cálculo
Las hojas de cálculo son unas de las aplicaciones informáticas de uso más general y
extendido. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuya casilla o celda puede
contener:
Texto
Valores numéricos, fechas y datos horarios.
Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras
celdas.
A continuación, veremos algunas de las utilidades de una hoja de cálculo a través del programa de Microsoft Excel.

Para poner en marcha el programa, seleccionamos el programa Excel desde el menú principal y nos aparece la siguiente
pantalla del programa:
La pantalla nos muestra una serie de barras de menú y una zona cuadriculada con numerosas casillas. La gran área
formada por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja de cálculo.
Vamos a comenzar a trabajar con la hoja de cálculo
Escribir en la hoja de trabajo
En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números y funciones. Por ejemplo, vamos a escribir
las ventas mensuales de nuestros vendedores.
Escribimos en la casilla A1 "Ventas mensuales" y en la B3, C3, D4.... los meses del año. A continuación, escribimos los
nombres de nuestros vendedores y sus ventas mensuales eligiendo con el ratón, la celda correspondiente. El resultado es
el siguiente:
Habíamos escrito "Ventas mensuales", pero la palabra "mensuales" está oculta por la siguiente columna. Podemos hacer

que se vea, ampliando la columna. Nos situamos con el cursor en la barra donde están las letras que designan las
columnas, entre las dos columnas. Y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón nos desplazamos.
Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizamos la barra de desplazamiento que se encuentra en el
lateral derecho de la pantalla y para cambiar las columnas que se muestran en pantalla, usaremos la barra de
desplazamiento inferior. Otra opción para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utilizar las
flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda.
Por último, en este comienzo con Excel, en la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas
hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar, por ejemplo, en cada hoja un
presupuesto y posteriormente integrarlos. Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos
proyectos, presupuestos o apartados analizados.
DEMO: Observa en esta demostración cómo insertar datos en una hoja de cálculo.
Nombrar celdas y rangos
Como habéis podido comprobar en la demo anterior, Excel permite un manejo fluido y sencillo de
las celdas. Tanto a través de las columnas, de las filas o manejando las celdas individualmente.
Pero Excel también tiene en los Rangos, otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principal
característica de los rangos es que se les puede dar un nombre a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda.
¿Y por qué es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos? Un rango no es más que un conjunto de celdas
definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rango
situándolo mentalmente en la hoja de cálculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos recordar exactamente la posición
de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?
Por ejemplo, es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que a Z51:Z54; y a Compras que a X32:Z37
Veamos un ejemplo utilizando los datos de las anteriores ventas mensuales. Para asignar un nombre, el primer paso es
seleccionar el rango, en nuestro caso seleccionamos los meses B3:D3. Una vez que esté marcado, escribiremos el nombre
que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos enter. Ya
tenemos nuestro primer rango.
Veamos ahora sus ventajas. Llevemos el puntero a alguna celda lejana, por ejemplo, la H49. Si ahora quisiéramos ir de
nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango, sólo tenemos que abrir la ventana de cuadro de
nombres y se mostrarán todos los rangos definidos. Sólo tendremos que seleccionar y aceptar para que Excel nos lleve a la
posición deseada.
Los rangos tienen muchas más utilidades más imprescindibles cuanto más extensa y compleja es la hoja de
cálculo en la que estemos trabajando.

DEMO: Observa cómo crear un rango.
Autoformatos en Excel
El aspecto de nuestras hojas es una cuestión importante, sobre todo, si otras personas van a ver y
evaluar nuestro trabajo. En Excel hay una forma rápida y sencilla de conseguir un buen resultado en
la apariencia de éstos. Son los Autoformatos.
Partiendo de la hoja que hemos creado, seleccionamos una celda que esté dentro de la tabla, por ejemplo C5. Cuando esté
marcada en el menú Formato, pulsaremos en la opción Autoformato.
Atención, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si
hubiéramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla, Excel nos daría un mensaje de error.
Al pulsar en Autoformato nos surge un cuadro de diálogo. Entre todos los ejemplos predefinidos, podemos elegir el formato
que consideremos más apropiado para nuestra tabla. Sólo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y después
Aceptar.
Ésta es nuestra tabla con el diseño elegido:
Aprovecharemos ahora para guardar nuestra hoja. Lo haremos en la barra de Menú pulsando sobre Archivo y Guardar como.
En el formulario que aparece, le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso, le ponemos el nombre
Ventas mensuales. Y pulsamos Guardar.
DEMO: Observa cómo utilizar los Autoformatos y guardar las tablas en la demo.
Realizar operaciones numéricas
Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con
grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.
Vamos a comenzar sumando números. Por ejemplo, queremos saber las ventas mensuales totales de nuestros vendedores.
Para ello, marcamos los números que deseamos sumar y pulsamos sobre el símbolo Sumatorio ( ) que se encuentra en la
Barra Estándar.
Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que, en el
recuadro de la barra de fórmulas, aparece la expresión =SUMA(B4:B7).

Interpretaremos esta fórmula:
Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto. A
continuación, se especifica la función, es decir, la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso, SUMA
.Y lo siguiente es especificar las celdas donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación.
En este caso, como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7, escribimos B4 dos puntos
y B7.
Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse también de forma directa. Para sumar directamente varias
celdas, seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de
una operación matemática. A continuación, pinchamos sobre la celda primera que queremos sumar, escribimos el símbolo
"+", y pinchamos sobre la otra celda que queremos sumar. Y por último pulsamos Enter.
El resultado de las operaciones que acabamos de describir se muestra en la siguiente pantalla:
Para realizar otras operaciones directamente se utilizan los siguientes símbolos:
Restar: Restamos utilizando el signo -
Multiplicar: Podemos multiplicar utilizando el signo *
Dividir: Dividimos con el símbolo /
Potencias: elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por sí mismo un cierto número de veces. Por
ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a una cierta potencia
podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo, 2 elevado a 4, lo escribimos en una celda =2^4.
DEMO: Observa cómo realizar las operaciones descritas anteriormente.
Funciones
Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones
nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas
que utilizan ciertos valores denominados argumentos. El argumento en este caso hace referencia al
rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.
El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se accede
fácilmente partiendo del botón Pegar Función.
Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula y donde se mostrará el resultado de
la función. En nuestro, ejemplo, vamos a calcular la media aritmética de los valores introducidos
en las celdas B4, C4 y D4 y el resultado que queremos que aparezca en E4. La media aritmética
suma los números y los divide entre el número de elementos sumados. El resultado que
obtenemos son las ventas medias por mes de nuestro vendedor.

En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Pegar Función. Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que
seleccionar el grupo en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir, pulsamos sobre una Categoría de la
función. En nuestro ejemplo, la función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones Estadísticas.
Y una vez seleccionada la Categoría de la función, nos queda seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la función.
El nombre que designa a la media aritmética es PROMEDIO.
Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. Ahora se trata de especificar los argumentos de la función PROMEDIO. En
nuestro caso consiste en especificar las celdas que contienen los números a los que queremos calcular la media
aritmética. El programa automáticamente asume que son los números que se encuentran a la izquierda de la casilla donde
estamos introduciendo la fórmula. Si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el cálculo,
cambiamos los nombres de las celdas donde pone Número1.
Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar dicha función a los argumentos
seleccionados. El resultado de nuestro ejemplo es el que aparece en la siguiente pantalla:
DEMO: Observa en esta demostración cómo utilizar las funciones predefinidas por Excel.

Gráficos
Con Excel podemos también representar gráficamente una serie de datos.
En nuestro ejemplo vamos a partir de los datos de las ventas del primer semestre de nuestros vendedores.
Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico. En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Asistente de
gráficos.
Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el Tipo de gráfico. Es decir de
qué grupo queremos el gráfico y dentro del tipo de gráfico, seleccionar a la derecha, uno concreto. En nuestro ejemplo,
como tipo hemos elegido Líneas y hemos seleccionado la primera opción dentro del grupo de gráficos disponibles.
En el siguiente cuadro, tenemos que definir de dónde se toman los datos para realizar el gráfico. En este caso, hemos
marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarán los datos para dibujar el gráfico. Y aparece bien definido el
rango de celdas desde el que se tomarán los datos. Si las celdas que aparecen a continuación de rango de datos, no
corresponden a las que contienen los datos de gráfico, debemos escribir el rango correcto.
En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de añadir un título. En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al
comienzo. Podemos añadir un título a los ejes del gráfico. Por ejemplo, Meses para la escala horizontal y Euros para la
vertical.
El último cuadro nos permite seleccionar la ubicación del gráfico. Podemos colocar el gráfico insertado en una Hoja o
podemos asignar una Hoja para el gráfico. Y el resultado se muestra en la imagen.
Una cuestión muy interesante en relación a los gráficos es que se encuentran enlazados a los datos de los que
procede. De tal forma que si cambiamos, por ejemplo, en la celda B4 el número 1500 por 2000 y pulsamos
Enter, el gráfico refleja automáticamente el nuevo dato.
DEMO: Observa cómo utilizar el asistente para gráficos.
Recuerda que siempre podrás obtener ayuda desde El Ayudante de Office, como la que se muestra en la siguiente
imagen.
Para saber más
En la siguientes web puedes acceder a manuales sobre el funcionamiento de Excel:

GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACION - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION COMERCIAL Y MARKETING

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