El acta resume la reunión del Comité de Sostenibilidad del Colegio Robert F. Kennedy sobre temas de contratación, bajas de activos, auditoría de la Contraloría y asesoría sobre modelos de contratos. Se discutieron procesos de bajas, contratación, y se recibió asesoría sobre requisitos legales para contratos de mantenimiento y transporte escolar.

1. I JALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
EDUCACIÓN
Secretaria de Educación
COLEGIO ROBERT F. KENNEDY IED
ACTA COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD No. 02-2018
Código
Proyecto
Asistentes
002 Fecha 02/08/2018 Inicio 10:30
AM
COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD
CONTABLE
JAIRO HERNÁNTELLEZ SALAZAR -
RECTOR, JOSÉ JAIRO ARANGO SÁNCHEZ
- AUXILIAR FINANCIERO,JOSÉ
FRANCISCO MATIZ RODRÍGUEZ -
ALMACENISTA, ESPERANZA BELTRAN -
BIBLIOTECARIA Y CARLOS ADRIÁN
CHAVARRO MALDONADO- CONTADOR.
Fecha de
Elaboración
02/08/2018 Elaborado por
Fin
Asunto
12:10
PM
Lugar Rectoría
Asistentes
Externos
_, Próxima
Adrián Chavarro _
Reunión
Agenda
1. Saludo y verificación del quorum
2. Informe de Bajas
3. Inquietudes de los procesos de contratación, precontractual, contractual y
liquidación
4. Auditoria contraloría 2018
5. Asesoría modelos de invitación y contrato para transporte y mantenimiento
6. Proposiciones y Varios
Desarrollo de la reunión
1. Saludo y verificación del quorum
El Rector da la bienvenida al comité y se procede a verificar el Quorum
Rector:
Pagador:
Almacenista:
Bibliotecaria:
Contador:
Jairo Hernán Téllez Salazar
José Jairo Arango Sánchez
José Francisco Matiz Rodríguez
Esperanza Beltrán
Carlos Adrián Chavarro Maldonado
Todos los integrantes están presentes por lo que se procede con el comité.
2. Informe de Bajas
El almacenista informó que lo único que la institución tiene para dar de bajas son 4 computadores
de origen SED, en la actualidad hay un inconveniente con unas CPU'S y Monitoresya que por el
tiempo se les borro la serie, en la Secretaria le informaron que en el inventario entregado por ellos
aparece la serie, que ubicarlos hay y solicitar el Ticket para realizar el respectivo proceso, está
pendiente por programar la fecha para realizar la Baja.

2. ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
EDUCACIÓN
Secretaría de Educación
COLEGIO ROBERT F. KENNEDY IED
ACTA COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD No. 02-2018
El rector solicita al almacenista que verifique las diferentes dependencias del colegio con el fin de
establecer si existen elementos que no se estén usando para dar de baja o trasladar a otras
instituciones, recomienda especialmente las multifuncionales ya que por proceso de la SEDse debe
verificar si estas se pueden reparar para poner en funcionamiento.
El almacenista comento que hay una fumigadora desde hace aproximadamente 8 años en la
institución a la que no se le está dando ningún uso, el contador recomienda hacer un traslado entre
instituciones ya que tiene conocimiento de un Colegio que la puede utilizar. Por otra parte el
almacenista comento sobre la laminadora que ya no se le está dando uso elemento sobre el cual
también se buscara poder trasladar a otro institución, el Recto solicitó esta información para que
en la próxima reunión de consejo se apruebe el traslado.
rector recomendó al almacenista que todo lo que los docentes hayan solicitado de manera
individual o por proyecto le sea entregado a cada uno para así no tener existencias en el almacén.
3. Inquietudes de los procesos de contratación, precontractual, contractual y
liquidación
El rector informó que desea quede muy claro sobre el proceso contractual ya que de acuerdo a las
capacitaciones que ha impartido la SED hay ciertos grados de responsabilidad por los funcionarios
de las diferentes áreas, por lo que solicita al comité el apoyo con este tema para tener claridad sobre
el manejo del mismo.
El auxiliar financiero con apoyo del contador informaron que en el proceso contractual se genera
con la necesidad que surge en la institución y se identifica al momento de generar el presupuesto,
en esta parte el Almacenista es fundamental ya que es quien conoce las diferentes falencias de la
institución, apoyados con el comité de mantenimiento, y con esta información se realizan los
estudios previos el cual consiste en justificar la necesidad y se solicitan las diferentes cotizaciones,
después de esto se inicia el proceso de contratación al cual se le hace la publicidad por los diferentes
medios tecnológicos y visuales. El rector sugiere generar inicialmente la Disponibilidad y al día
siguiente sacar la invitación con los plazos pertinentes para poder realizar el proceso de selección
de los proponentes que se presenten. El auxiliar financiero sugiere que todos los procesos sean
subidos al SECOP ya que se demora lo mismo que con el proceso de convocatoria que se hace
interno en la institución. El auxiliar financiero comentó que en años anteriores se hicieron cosas
específicas que tenían el mismo objeto en diferentes contratos esto es una gran falencia que tenía
la institución y el compromisoes mejorar el proceso.
El contador informó que según la capacitación de contratación en la SED para el año 2019 todos
los contratos que se efectúen en las instituciones excepto el del Contador se deberán publicar por
la página del SECOP II, plataforma que realiza el proceso precontractual y contractual de forma
virtual.
El rector desea que se haga claridad sobre las pólizas que se deben tener en cuenta al momentode
contratar, el auxiliar financiero indico que estas dependen del bien o servicio que se vaya a adquirir
ya que no todas las compras requieren de estas, el contador sugirió que en el tema de los
mantenimientos si debería solicitarse las pólizas de garantía, cumplimiento y seriedad de la oferta.

3. COLEGIO ROBERT F. KENNEDY IED
ACTA COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD No. 02-2018
ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁD.C.
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El rector comentó que en la etapa de finalización se debe tener siempre el recibido a satisfacción
por el supervisor de la Obra y la entrada al almacén.
4. Auditoria contraloría 2018
El auxiliar financiero informó que ya tiene escaneados todos los documentos que están solicitando,
los cuales le va a entregar a la señora esperanza para ser radicados por la plataforma del SIGA, el
Rector hace retroalimentación de los documentos que se deben radicar.
La información se va a presentar ante control interno el día 03 de Agosto del año en curso.
5. Asesoría modelos de invitación y contrato para transporte y mantenimiento
k
En cuanto a Mantenimientoel contador informó que en la reunión a la que asistió de contratación
en la SEDhacían énfasis al tema de mantenimiento ya que generalmente se está prestando primero
el servicio y después si se está realizando el contrato, para ello sugieren tomar como base el listado
de actividades y precios de referencia de mantenimientos que publica la SED el cual da a conocer
al comité, y sobre este realizar el estudio previo y generar la convocatoria, y de esta manera
seleccionar al proponente que ofrezca menor precio ponderando por los diferentes servicios
cotizados.
El listado mencionado anteriormente el contador se compromete a enviarlo por correo electrónico a
los miembrosdel comité para ser depurado y de esta manera el próximo contrato de mantenimiento
ser convocadocon base a este.
En cuanto al proceso de transporte de salidas pedagógicas el contador preguntó ¿cuánto es el
presupuesto que se tiene en este rubro? el auxiliar financiero respondió que son $12'000.000 para
la jornada de la Tarde y $9'092.000 para la jornada de la mañana para un total de $21'092.000. El
contador informó que para este contrato se debe hacer por medio del SECOP un proceso de
Selección Abreviada por Mínima cuantía, y se comprometió a enviar el día de hoy el modelo de los
estudios previos y convocatoria para que sean trabajos en la Institución.
6. Proposiciones y Varios
En este comité no se presentaron proposiciones y varios.
Siendo las 12:10 PMse da lectura al acta y se aprueba por unanimidad, se da por
terminada la reunión y en constancia firman.
JAIRO /HERNÁN TELJ
Rectpr Ordenador del Gastov
JOSE JAIRO
Pagador
O SÁNCHEZ

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ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
EDUCACIÓN
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DRIGUEZ ESPERANZA BELTRAN
Biblioteqaria
CARLOS ADRIÁN CHAVARROMALDONADO
Contador
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