Sistemas de Información Hospitalaria técnica- administrativa en equipos medicos en ing. biomedica (requisitos y diseño de un sistema) UNEFM

1. Universidad Nacional Experimental
“Francisco de Miranda”
Área Ciencias de la Salud
Programa de Ingeniería Biomédica
U.C Ingeniera de Servicios Hospitalarios (ADI)
Sección 1
Integrantes:
T.S.U González María Floriana CI: 23.678.098
T.S.U Gutiérrez Juliannys María C.I 23.400.006
T.S.U Mendoza José Gerardo C.I 22.609.458
T.S.U Rodríguez Paz Andrés C.I 18.890.664
Santa Ana de Coro, Junio de 2016.
ACTIVIDAD
Sistemas de Información
Hospitalaria

2. “DESARROLLO”
Actividad de Sistemas de Información Hospitalaria
Diseñe un Sistema de Información Técnico-Administrativa para el control de
Equipos Médicos instalados.
- Establezca los requisitos para desarrollar un Sistema de Información
Técnico-Administrativa para el control de Equipos Médicos instalados. El
mismo deberá indicar: tipo de personal con acceso al sistema, sistema de
seguridad, datos requeridos por el sistema, información que se espera
conseguir, así como flujograma de procesos del mismo.
Primero que todo un sistema de información está orientado a satisfacer las
necesidades de generación de información al sector salud permitiendo almacenar,
procesar y reinterpretar datos médico-administrativos de la cualquier institución
hospitalaria, permitiendo la optimización de los recursos humanos y materiales,
además de minimizar los inconvenientes que enfrentan los pacientes, todo esto
gracias a un sistema computarizado de gestión del mantenimiento programa
informático de gestión del mantenimiento es una herramienta que puede mejorar
la gestión general de los equipos médicos en el ámbito de los centros sanitarios y
tener un control automático de los costos asociados.
Todo sistema de información hospitalaria genera reportes e informes
dependiendo el área o servicio para el cual se requiera, dando lugar a la
retroalimentación de la calidad de la atención de los servicios de salud en el cual
se dirige a distintos ámbitos para la calidad de servicio, en este caso está
enfocado en la información técnico-administrativa para el control de equipos
médicos que permite una base de datos de tipo demográfico, información del
equipo, datos del equipo, y algunos otros datos de interés. Una vez instalado el
software de red del sistema pedirá una serie de datos que se tiene que suministrar

3. para tener un control de quien tiene acceso y la finalidad del mismo de cada
módulo creado, el mismo deberá indicar también tipo de personal con acceso al
sistema, sistema de seguridad, datos requeridos por el sistema, información que
se espera conseguir. A continuación una breve descripción de los mimos:
 Tipo de personal con acceso al sistema
Es necesario definir un programa estructurado para el desarrollo de
recursos humanos a fin de aumentar la conciencia, evaluar las necesidades de
adiestramiento e incluir a los miembros del personal en todos los aspectos del
diseño y la implementación de sistemas con el objetivo de lograr una comprensión
de las metodologías y la tecnología de los sistemas de información, sin la cual
sería muy difícil usar apropiadamente los datos y la capacidad de procesamiento
implantadas. Los individuos en la organización que generan, recopilan y usan
datos e información deben también recibir instrucción y capacitación, de manera
que puedan participar eficazmente en la gestión de la información. Las acciones
prácticas en lo referente al establecimiento de un programa para el desarrollo y la
capacitación de recursos humanos incluyen:
 Asegurar, cuanto antes, la identificación y la selección de todos los miembros
del personal que participan en todos los niveles de implementación y operación
de los sistemas con el objetivo de recibir capacitación pertinente, teórica y
práctica, en los sistemas de información sanitaria y en la tecnología de
sistemas.
 Considerar los temas asociados con el entorno de la organización en el cual
se implantarán y utilizarán los sistemas.
 Diseñar estrategias de capacitación para los sistemas de información sanitaria,
las cuales tengan en cuenta los temas asociados con su desenvolvimiento, el

4. entorno orgánico en el cual se prevé su funcionamiento y las circunstancias
particulares de la organización.
Una vez puesta en marcha el sistema, se registran los usuarios que se
encargaran de manipular el registro y se les asigna sus contraseñas con sus
distintos niveles de acceso, se realizan múltiples pruebas de funcionamiento,
corrigiendo los diferentes errores que se presentan en el camino. En este caso
enfocado en los equipos médicos el tipo de personal que se le indica es del área
de departamento de electro medicina todos aquellos trabajadores que tengan
cercanía con el equipo médico que se instala de diagnóstico y tratamiento para
garantizar que se pueden usar de forma segura y eficaz permitiendo así la
selección de la tecnología médica adecuada y la organización para mantenerla en
buen estado de funcionamiento.
 Sistema de seguridad
Se trata del método más básico que implica un usuario que envía un código
de Identificación de usuario junto con una contraseña a la red que el usuario
interroga. El sistema de seguridad de la red compara la identidad con la
contraseña y autentica al usuario en el caso de una coincidencia, o niega el
acceso del usuario si no hay coincidencia se pueden definir diferentes niveles de
acceso para el mismo registro.
 Datos requeridos por el sistema
Integra todos los servicios relativos a los equipos médicos en una base de
datos compuesta por campos, tablas, módulos y pantallas, en el cual ofrece una
descripción breve de estructura básica que los responsables del sistema que
pueden usar para ayudarles a elegir o desarrollar un sistema que sea adecuado a
sus necesidades, enfocado en el equipo médico se puede suministrar los datos
como por ejemplo número de serie de un equipo, ubicación de equipos podría

5. estar formada por los campos: “edificio”, “departamento”, y “sala” donde se
almacena un equipo, también condición del equipo, si se requiere para
emergencia, que tipo entre otros. Todo depende de lo que específicamente está
diseñado el sistema.
También en otro sentido se determina el ingreso del trabajador del
departamento de electromedicina o biomedicina como los datos a ser registrados
en la receptoría como son los siguientes:
• Nombres y Apellidos del trabajador (Técnico / Ing Biomédico o Clínico)
• Cédula de Identidad
• Clave Asignada
Una vez ingresando al sistema el técnico podrá tener acceso a su hoja de
vida, y todos aquellos datos del equipo trabajado que debe suministrar el usuario
diariamente en su hora laboral.
 Información que se espera conseguir
Conviene desarrollar un sistema de codificación exhaustivo, homogéneo y
sencillo para las distintas actividades que figuran en la base de datos enfocados
en los equipos instalados en la institución hospitalaria en los diferentes niveles del
sistema como una bases de datos que indique Tipo de equipo, técnico a cargo (en
este caso es el usuario que tiene su clave), Modelo y fabricante del equipo,
Módulo de inventario, gestión de contratos, costo de instalación del equipo,
informes del equipo ya instalado, entrega de instalación, entre otros. Todo
depende lo que se quiera específicamente tener en el sistema ya que el tema es
infinito las distintas utilidades que se le puede dar.

6.  Flujograma de procesos del mismo:

7.  De acuerdo con la información teórica, diseñe un sistema que involucre
aspectos técnicos y administrativos como: datos del equipo, fecha de
instalación, frecuencia y tipo de mantenimiento realizados, acciones de
mantenimiento realizadas, datos del o los técnicos involucrados tanto en
la instalación como en el mantenimiento, tiempo de uso del equipo,
costos (compra, instalación, mantenimiento, insumos, consumibles,
repuestos), tiempos de parada de los equipos, entre otros datos de
interés. Determine la amplitud de su sistema de información y desarrolle
el flujograma correspondiente al funcionamiento del sistema.
Propuesta de diseño de un sistema técnico - administrativo para la
instalación y mantenimientos de equipos médicos
Una vez ya establecidos los requisitos para desarrollar un sistema de
información técnico-administrativa de equipos médicos como el tipo de personal
con acceso al sistema, sistema de seguridad, datos requeridos por el sistema,
información que se espera conseguir, se desea determinar diferentes aspectos
que el sistema desea tener para el registro del equipo deseado. Este sistema es
integrado y se desarrollara de forma modular, tomando como prioridad la área
técnica y administrativas de equipos médicos, que siendo un área crítica con
mucho manejo de información, por lo general las tareas se realizan de forma
manual ayudados por Hojas de Cálculo para almacenar la información, generando
serios problemas a la hora de realizar modificaciones presupuestarias o corregir
errores que generaban problemas en cascada en toda la información.
De esta manera, se diseñara un sistema basado en Web para procesar
todos los movimientos presupuestarios y tecnicos como: datos del equipo, fecha
de instalación, frecuencia y tipo de mantenimiento realizados, acciones de
mantenimiento realizadas, datos del o los técnicos involucrados tanto en la
instalación como en el mantenimiento, tiempo de uso del equipo, costos (compra,
instalación, mantenimiento, insumos, consumibles, repuestos), tiempos de parada

8. de los equipos, entre otros datos de interés, todo esto implementado en una
interfaz gráfica amigable que permite que cualquier usuario que sepa
desenvolverse con un navegador web, pueda hacer uso de este sistema con un
manejo eficiente de gran envergadura con una herramienta muy fácil de usar por
medios de diferentes módulos o comandos informáticos para incrementar la
capacidad de dicho sistema donde se podrán registrar todas las solicitudes
realizadas, y así mantener una base de datos estructurada de toda la información
que se genere dentro del departamentos de electromedicina ya sea en una
empresa o institución del área de salud.
De esta forma se podrá acceder al sistema cada técnico encargado del equipo
y suministrar la información suficiente del mismo directamente, una vez ya
conocido los requisitos para la construcción del sistema se presenta unas series
de tablas de datos de los distintos módulos del sistema a estudiar una vez
ingresado. Todos estos datos son los que se deben tomar en cuenta para el
diseño de la Base de Datos y para el diseño preliminar del sistema, de esta
manera se podrán hacer consultas de acuerdo al tipo de equipo medico a manejar,
para así poder medir el rendimiento, otro de los aspectos importantes será
mantener sincronizadas las entregas de ayudas del equipo con el inventario del
depósito, con esto se podrá conocer la disponibilidad de cada uno de los artículos
que se entregan, como sillas de ruedas, camas clínicas , entre otros. Así también
se medirá cuáles son los artículos con mayor rotación, los que son de mayor
importancia para renovar rápidamente el inventario de tales artículos.
Uno de los campos a almacenar es registro del encargado del equipo en
este caso técnico o ingeniero y la persona que recibe dicho equipó de quien trata
el caso, de esta manera se genera un record del rendimiento del trabajador para
así controlar su eficiencia. La idea general es que se pueda tener acceso a esta
información desde cualquiera de las estaciones de trabajo de la sede
administrativa, es decir, toda la data estará centralizada en el servidor y los

9. usuarios del sistema podrán acceder a ella desde cualquiera de los equipos
conectados a la red.
El diseño preliminar del sistema se realizó en base a las acciones que deben
realizar los usuarios del sistema para poder interactuar con el mismo, en este
sentido, se enfatizó en el uso de una interfaz gráfica de usuario que sea lo más
simple posible, para que el entrenamiento y adaptación al nuevo sistema sea lo
más cómodo y rápido. Una vez tenido realizado los diferentes módulos del
sistema, se continúa con la misma línea de diseño para mantener los mismos
criterios visuales y no confundir a los usuarios al cambiar entre un módulo y otro.
En la siguiente figura se muestra el diseño de la interfaz gráfica de usuario que
corresponde a la pantalla principal del sistema.
Ingrese sus datos:
Nombre y apellido ****************
cedula ****************
contraseña ********************
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)
Describiendo la figura, se puede observar un diseño simple y limpio de la
interfaz, siendo comprendida por un encabezado que identifica al Sistema; que
permite accede a cualquiera de los módulos desde cualquier ventana del sistema
por medio del user y contraseña.
Una vez teniendo la pantalla de la parte principal del sistema, para tener una
forma fácil y ordenada de la misma se crea una ventana con una serie de
opciones en el cual el usuario pueda acceder como por ejemplo:

10. Perfil del técnico/Ing Fecha/ Hora
Record de rendimiento Cartelera de anuncios
AVISOS IMPORNTANTES
salida
Equipos trabajados Foto
Hoja de vida de equipos
Compras de equipos
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)
Una vez teniendo la segunda pantalla del sistema, se procede escoger la
opción que se desea ver, por ejemplo no meteremos en “Equipos trabajados” lo
cual nos abre una pantalla con una serie de datos de los equipos siempre y
cuando ya haber tenido registrado el equipo o por registrar como por ejemplo:
Perfil del técnico/Ing EQUIPOS TRABAJADOS/NO TRABAJADOS Fecha/ Hora
Record de rendimiento Registro de equipos Presione aquí
Para registro de
ingreso de equipo
salida
Equipos trabajados Foto
Hoja de vida de equipos
Compras de equipos
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)
A lo que nos salga la pantalla ya mostrada, podemos elegir dos opciones
registro de equipos ya trabajados o registro de equipo nuevo, a continuación le
presentamos varias opciones:

11. Perfil del técnico/Ing EQUIPOS TRABAJADOS Fecha/ Hora
Record de rendimiento Registro de equipos TRABAJADOS salida
Equipos trabajados CAMAS CLINICA MECANICA Presione para
acceder
Doc pdf
Hoja de vida de equipos SILLAS DE RUEDAS Presione para
acceder
Doc pdf
Compras de equipos DIATERMIAS Presione para
acceder
Doc pdf
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)
Una vez teniendo los diferentes de equipos registrados, como se puede
observar colocamos un ejemplo de una serie de equipos ya trabajados. En este
caso elegimos el equipo de diatermias.
Perfil del técnico/Ing EQUIPOS TRABAJADOS Fecha/ Hora
Record de rendimiento Registro de equipos TRABAJADOS salida
Equipos trabajados DIATERMIA MEDELIN Presione para
acceder
Doc pdf
Hoja de vida de equipos DIATERMIA FLET WATT Presione para
acceder
Doc pdf
Compras de equipos DIATERMIA CARCI 4022 Presione para
acceder
Doc pdf
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)
Una vez que elegimos el registro de equipo clasificado por la marca y modelo
se nos descarga un dc pdf en el cual se genera gracias al registro previo hecho
como por ejemplo:

12. Fuente: Manual de procedimiento del allí12. De ing. Biomédica (2008)
En el documento previamente registrado suministrando por el
técnico/ingeniero se observara una serie de datos del mismo, aquí sale vacío pero
previamente se rellena y se envía como por ejemplo retrocediendo a las opciones
explicadas anteriormente.

13. Perfil del técnico/Ing EQUIPOS TRABAJADOS/NO TRABAJADOS Fecha/ Hora
Record de rendimiento Registro de equipos Presione aquí
Para registro de
ingreso de equipo
salida
Equipos trabajados Foto
Hoja de vida de equipos
Compras de equipos
Perfil del técnico/Ing EQUIPOS TRABAJADOS Fecha/ Hora
Record de rendimiento Registro de equipos TRABAJADOS salida
Equipos trabajados DIATERMIA CARCI 402
Hoja de vida de equipos Enviar formulario de
formato pdf
Insertar
Compras de equipos ENVIAR PRESONE AQUI
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)
Luego de enviado el formulario del equipo automáticamente se guarda y nos
sale las siguientes opciones
Perfil del técnico/Ing EQUIPOS TRABAJADOS Fecha/ Hora
Record de rendimiento Registro de equipos TRABAJADOS salida
Equipos trabajados DIATERMIA CARCI 402
Hoja de vida de equipos GUARDADO CON EXITO
Compras de equipos REGRESAR A INICIO PRESONE AQUI
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)

14. Perfil del técnico/Ing Fecha/ Hora
Record de rendimiento Cartelera de anuncios
AVISOS IMPORNTANTES
salida
Equipos trabajados Foto
Hoja de vida de equipos
Compras de equipos
Mantenimientos
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)
Seleccionamos otras opciones como por ejemplo hoja de vida, nos saldrá
igual como los comandos de equipos trabajados y se nos genera el doc en pdf del
equipo a seleccionar. A continuación una serie de doc de pdf de generación de
distintas series de planillas:
Instructivo de uso de mantenimiento.
En este formato se pretende programar los mantenimientos de acuerdo a
su uso y necesidades del equipo, considerando también las actividades impartida
hacia el equipo. Por lo tanto su llenado es de la siguiente manera:
Formato N.1 Instructivo de uso de mantenimiento.
Fuente: Manual de mantenimiento preventivo (2008)

15. Los formatos de mantenimiento se deben llenar con mucho cuidado, dando
de esta manera una explicación simple y detallada, pues así no se descuidan
detalles que hacen al mantenimiento preventivo programado más efectivo. Para
que de esta manera cualquiera pueda entenderlo y llevar la continuación del
servicio preventivo del equipo en tiempo y forma. Para esto se deberá llenar otro
mantenimiento que conste del mantenimiento realizado. A continuación se
describe el llenado del formato N°2 de mantenimiento.
Formato N.2 Instructivo de uso de mantenimiento.
Fuente: Manual de mantenimiento preventivo (2008)

16. Ya explicado brevemente el sistema ya realizado automáticamente se le da
la opción de salida y salimos del sistema como tal, en el cual se podrá entrar
diariamente cuantas veces se quiera colocando infinidades de opciones y
comandos.
Flujograma correspondiente al funcionamiento del sistema
Todo el proceso requirió del diseño de un diagrama de flujo para visualizar de
forma gráfica cuales son los pasos por los que pasa una solicitud para poder
programar de la forma más eficiente el funcionamiento del Sistema. Después de
varios análisis, de resumir y abstraer los pasos más relevantes, se definió el
siguiente diagrama como el más idóneo para explicar el proceso lo más sencillo
posible.
Fuente: González, Gutiérrez, Mendoza y Paz (2016)

17. La funcionabilidad del sistema queda demostrada al reducir el uso de
papeles, ya que la información queda registrada de forma electrónica y solo se
debe imprimir el comprobante cuando sea necesario, además de minimizar el error
humano en cuanto a la transcripción. Otra característica interesante es que el
registro por lo general se hace manualmente, con el sistema esto se hace de
forma automática, y el trabajador puede revisar de forma inmediata si ha hecho
solicitudes anteriores.
En la actualidad, todas las empresas apuestan por la modernización de sus
espacios de trabajo, la actualización de sus equipos y su interconexión, esto les
permite crecer más rápidamente, ser más eficientes, y por ende ofrecer mejor
atención a sus clientes y una labor más cómoda para sus empleados, bajo este
contexto, toda institución bien se pública o privada, debe invertir en su desarrollo
tecnológico para mejorar su desempeño y obtener mejores resultados en cuanto al
objeto para el cual fueron fundadas, es por ello que este tipo de sistema marca a
una pauta importante para el desempeño de sus trabajadores, pues estos pueden
estar interconectados compartiendo información, servicios y recursos que son de
vital importancia para la institución, fortaleciendo el trabajo cooperativo, y
optimizando las herramientas tecnológicas con las que se cuenta.