Administración de personal

Bienvenidos al Módulo
de Administración de
Personal de
Outsourcing S.A
A continuación veras su
estructura y cómo
funciona

2
PROCEDIMIENTOS
Y POLITICAS
DE ADMINISTRACIÓN
DE PERSONAL
GERENCIA
ADMINISTRATIVA Y FINACIERA

3
Administración de Personal
Aspecto contractuales
Procesos disciplinario
Tipos de renuncia
Nómina - ausentismos
Nómina – horas extras y recargos
Disposiciones generales
CONTENIDO

4
CONTRATO A TÉRMINO FIJO INFERIOR A
UN AÑO
Se celebra por escrito y su duración inicial es de
3 meses, es la modalidad mas usada en
OUTSOURCING posterior a este tiempo los
contratos de este tipo se podrán prorrogar.
Cabe destacar que para su terminación la ley
exige el preaviso, es decir, la parte interesada
avisa de su determinación de no prorrogarse con
una antelación no inferior a 30 calendario a la
fecha de vencimiento del termino estipulado.
Tipo de contratos
CONTRATO POR OBRA O LABOR CONTRATADA
La principal característica de este modelo de contrato es que el contrato dura tanto como dure la
obra o labor encomendada, en este tipo de contratación su duración va ligada a la duración del
contrato entre Outsourcing y el cliente.
CONTRATO A TERMINO INDEFINIDO
Se entiende celebrado de esta manera cuando las partes no determinan su duración.

5
Prorrogas
Para los contratos a termino
fijo inferior a un año se
puede prorroga hasta por 3
veces al periodo inicial
pactado. En OUTSOURCING
el ejemplo mas normal es:
Periodo Inicial 3 Meses (Convenido por las partes)
1°Prorroga Igual o Menor al anterior
Adendo Obra/Labor o Indefinido
Nota: el contrato de trabajo no se liquida.

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EXCLUSIVIDAD DE PERSONAL
Durante la vigencia del contrato de trabajo, el
TRABAJADOR no podrá prestar servicios
remunerados (laborales o no) a otra persona natural
o jurídica .
Condiciones del contrato
ACUERDO CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD INTELECTUAL
Confidencialidad en el manejo de la información técnica, tecnológica y/o comercial.
No usar, comunicar a terceros, copiar, modificar, información confidencial, salvo con el
consentimiento por escrito de OUTSOURCING S.A. o del cliente y no usar dicha
información confidencial para efectos distintos de la prestación del objeto del Contrato.
La protección del derecho de propiedad sobre sus bienes intangibles producto de inventos,
descubrimientos, creaciones, marcas y procedimientos en general.

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CONFLICTO DE INTERESES
Interés Personal: EL EMPLEADO no deberá usar su posición dentro de la empresa usuaria
para beneficiar los intereses propios, de familiares o amigos.
Favores: El empleado no podrá aceptar regalos o favores de clientes actuales o potenciales
de la empresa excepto regalos de valor nominal como es el caso de los regalos corporativos u
hospitalidad razonable que se acepten u otorguen durante el transcurso normal de los
negocios. Se deberá evitar cualquier tipo de acuerdos relativos a favores o beneficios a
cambio de regalos. Este comportamiento crea una impresión definida de conflicto, si no una
deuda moral o real (por ejemplo aceptar el pago de gastos de viajes, comidas, etc).
Condiciones Del contrato

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PARENTESCO: El TRABAJADOR no puede tener vínculo de parentesco dentro del cuarto grado
de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, con ningún empleado de
OUTSOURCING S.A. o alguno de nuestros clientes.
Cuarto grado de consanguinidad: los padres, los abuelos, los tíos, los hermanos, los sobrinos,
y los primos hermanos;
Segundo de afinidad: el (la) cónyuge, los suegros, los padres de éstos y los cuñados.
Primero civil: los hijos adoptivos y los padres adoptantes.
INEXISTENCIA DE SUBORDINACIÓN
Los empleados de OUTSOURCING S.A. no son y no serán empleados de ninguno de los
clientes, durante la vigencia del Contrato.
Condiciones Del contrato

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Régimen disciplinario
OBJETIVO
Establecer un proceso disciplinario mediante la definición de políticas y procedimientos para orientar y
dar manejo de consecuencias a las situaciones relacionadas con faltas disciplinarias.
ALCANCE
Toda la organización

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Definiciones
FALTA DISCIPLINARIA
Se considera falta disciplinaria a toda acción u omisión, voluntaria o no, que contravenga las
obligaciones, prohibiciones y demás normatividad específica sobre los deberes de los
trabajadores, disposiciones del reglamento interno y otros de la Ley.
FALTA GRAVE
Se define la falta grave como una falta de tal índole que sería irrazonable pedir a la Compañía
que continuara sin tener una medida ejemplarizante y/o empleando al trabajador.
Las faltas graves están claramente definidas en el contrato laboral, reglamento de trabajo y/o la
ley.

11
Definiciones
NORMAS INTERNAS
Se definen las normas internas como el conjunto de reglas, políticas o directrices establecidas por
la Compañía para regular acciones de los trabajadores o bien para regular los procedimientos que
se deben seguir para la realización de las tareas asignadas.
SESIÓN DE DESCARGOS
Se considera como un procedimiento que da al empleado la oportunidad de ser escuchado.
Deben ser preparados con la debida anticipación
Se debe garantizar que todos los eventos acerca de la situación
cuestionada sean analizados y registrados detalladamente.
Debe realizarse con presencia del jefe inmediato.
Siempre deberá ser analizada con un ente neutral a la situación y los
participantes de la misma.

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Proceso disciplinario que acorde con el Código Sustantivo de Trabajo se abordará de
manera progresiva de la siguiente forma:
 Llamado de atención verbal
 Llamado de atención escrito
 Fuerte llamado de atención con copia a la hoja de vida
 Casos reincidentes por más de tres veces, descargos y suspensión
 Suspensión
 Terminación de contrato
FALTA CONSECUENCIAS
PROGRESIVO más no necesariamente
SUCESIVO

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LLAMADO DE ATENCION VERBAL
A la primera falta de disciplina por parte del trabajador se realizará un llamado de
atención verbal en el que se retroalimenta a la persona teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
Motivo de la falta con hechos y
datos
Consecuencias en el área de
trabajo, en la labor y/o Compañía
(o demás a que haya lugar)
Comportamiento que se espera
Importancia de no reincidir
Sanción en caso de reincidir
Responsable del llamado de atención: Jefe Directo con comunicación para poner en
conocimiento a su Jefe Inmediato.

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LLAMADO DE ATENCION ESCRITO
Cuando un trabajador presenta por segunda vez una falta disciplinaria, se le hará un
llamado de atención escrito indicándole la falta y las consecuencias de su acción.
Responsable del llamado de atención: Jefe Inmediato
Los soportes de éstas comunicaciones estarán bajo su responsabilidad hasta la
finalización del contrato, en cuyo caso, sea por renuncia o por retiro voluntario estas
deberán ser remitidas a Administración de Personal.

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FUERTE LLAMADO DE ATENCION CON COPIA A LA HOJA DE VIDA
Responsable del llamado de atención: Gestión Humana - Administración de
Personal en coordinación con jefe solicitante.
Cuando un trabajador presenta por tercera vez una falta disciplinaria se le entregará
un memorando con copia a la hoja de vida.
El Jefe inmediato solicitará a través de correo electrónico el memorando y por correo
interno remitirá inmediatamente la copia del llamado de atención escrito entregado
como segundo llamado de atención o primero según corresponda.

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SUSPENSIÓN POR FALTA DISCIPLINARIA
Responsable: Gestión Humana - Administración de Personal en coordinación con jefe
solicitante.
Cuando el trabajador presenta una falta disciplinaria que por sus precedentes o por el
mismo peso de la falta amerite una sanción de carácter fuerte, se realizará una
suspensión al contrato de trabajo. en el caso de ir en línea con una falta considerada
grave operará acorde con sesión de descargos realizada.
En el caso de ir en línea con una falta considerada grave procederá acorde con sesión
de descargos realizada.

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RETIRO CON JUSTA CAUSA
Responsable: Gestión Humana en coordinación con asesores laboralistas.
Se procederá con esta medida teniendo los soportes debidos para
Justificarla y siempre luego de ser realizada y analizada la sesión de descargos
correspondiente por las faltas cometidas.

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Motivo de retiro
RETIRO CON JUSTA CAUSA POR ABANDONO DE CARGO
Responsable: Gestión Humana en coordinación con asesores laboralistas.
Se procederá con esta medida teniendo en cuenta los soportes de las ausencias
injustificadas enviados vía e-mail por los jefes directos, se debe garantizar que la
persona no tenga ningún tipo de calamidad domestica o incapacidad que le permita
desarrollar sus actividades.

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Procedimientos
No abandonar el cargo: Es importante que así como se firmó un contrato con la
compañía para iniciar las labores, si su retiro es voluntario, se envíe una comunicación
de renuncia al cargo.
Cuando no se presenta renuncia y hay un abandono de cargo las referencias son de
retiro con Justa Causa.
Después de presentar la renuncia, deben acercarse a Gestión Humana en la respectiva
sede o en la dirección de Gestión de Talento Humano Calle 31B No. 14-25, con el
formato de paz y salvo y la carta de renuncia.
RENUNCIA VOLUNTARIA
En Gestión de Talento Humano
haremos los siguiente:
Entrevista de retiro
Entrega de la autorización de
exámenes médicos de retiro
Firma del Paz y Salvo
Instrucciones para reclamar la
liquidación

February 1, 2017 20
Procedimientos de Retiro y Paz y Salvo
El procedimiento al momento de Retiro de nuestros colaboradores es el siguiente:
1.Notificación al área de Gestión Humana vía correo electrónico de inmediato
(Jefe de Administración de personal, Líder de Nomina y al Analista de nomina)
2.Notificación al área de Gestión Humana por escrito de la carta de terminación o
renuncia (se debe reportar a mas tardar al día siguiente del retiro del
colaborador)
2.1. Revisar el texto de la carta de renuncia: debe tener la fecha del ultimo día
laborado o la carta debe estar fechada con el ultimo día laborado.
2.2. Revisar que el texto de la renuncia no contenga frases que denoten una
renuncia motivada
3. Firma del Paz y Salvo
3.1. Incluir en el paz y salvo la TOTALIDAD de las novedades que las personas
tengan pendientes al momento del retiro
3.2. Las fechas del paz y salvo deben ser las mismas de la carta de terminación o
renuncia

February 1, 2017 21
El procedimiento al momento de Retiro de nuestros colaboradores es el siguiente:
4. Entrevista de retiro
5. Instrucciones para reclamar la liquidación:
5.1. La fecha de pago de la liquidación de acuerdo a las políticas internas de OS, es
de 15 días Hábiles después del ultimo día laborado de la persona
5.2. La liquidación se consignara en la cuenta de Davivienda del colaborador, no se
debe cerrar esta cuenta.
5.3. Para que OS gire el valor de la liquidación, el ex-colaborador debe acercarse a
la oficina de GH ubicada en la Calle 31b No 14-25 a firmar la liquidación, sin este
paso previo no se podrá girar

February 1, 2017 22
Bogotá D.C.; agosto xx de 20xx
Señores:
OUTOSURCING S.A..
Nombre jefe inmediato
Cargo Jefe inmediato
Bogotá
Apreciada/Respetado, etc xxxxxx:
Por medio de la presente es mi deseo/o me permito presentarle mi renuncia voluntaria,
por motivos personales, al cargo que he venido desempeñando como
XXXXXXXXXXXXXXXXX a partir de la terminación de la jornada del día xx de agosto de
2011 /o del próximo xxx de agosto de 2011.
Agradezco la oportunidad …………………………………………………… etc.
Cordialmente,
Nombre del empleado
CC . XXXXXXXXXXXXXX

February 1, 2017 23
Otros motivos de retiro mas comunes
• POR PERIODO DE PRUEBA Se debe comunicar al equipo de administración de personal por
correo electrónico la intención de no continuar con el colaborador. Recuerde que el periodo de
prueba es la quinta parte de un periodo fijo pactado en OS lo mas común es a 3 meses, por
lo cual, el periodo de prueba es de 18 días calendario. Para contratos iniciales por indefinido
u obra o labor el máximo es de 2 meses.
• POR NO RENOVACIÓN DE CONTRATO Se debe comunicar al equipo de administración de
personal por correo electrónico la intención de no continuar con el colaborador. Recuerde que
para dar por terminado este contrato invocando la no renovación el trabajador debe tener
firmado el preaviso. Por favor realizo con suficiente tiempo de anticipación.
• POR TERMINACIÓN DE LA OBRA O LABOR CONTRATADA Se debe comunicar al equipo
de administración de personal por correo electrónico la terminación de la cuenta. Debe existir
la documentación de nuestro cliente donde se evidencia esta situación.
Para todos los casos, Administración de personal deberá entregar los documentos que
soportan el motivo de retiro.

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AUSENTISMOS Y PERMISOS
Se entiende por ausencia, la no presentación del trabajador a su lugar de trabajo y por
tanto la no prestación del servicio.
Ausencia Justificada
Por enfermedad o accidente, ausencias programadas y/o
calamidades. Se requiere soporte.
Ausencia Injustificada
No hay ningún soporte que justifique la ausencia
Procedimientos

25
INCAPACIDADES
Art. 357 DEL CODIGO SUSTANTIVO
Cuando la enfermedad produzca incapacidad para el trabajador, el afiliado
cotizante al régimen contributivo tendrá derecho a un subsidio en dinero
equivalente a las dos terceras (2/3) partes de su salario base de cotización
del mes calendario anterior al de la iniciación de la incapacidad.
Procedimientos

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OTRAS INCAPACIDADES
Procedimientos
• LICENCIAS DE MATERNIDAD es el tiempo que la ley dispone para la
madre posterior al nacimiento de su bebé (aplica para adopciones legales)
en la actualidad es de 18 semanas y su reconocimiento económico esta a
cargo de la EPS por el 100% del promedio de IBC (ingreso base de
cotización) en el tiempo de gestación.
• LEY MARIA es el tiempo que la ley dispuso para el padre que reconoció
legalmente al menor (también aplica para adopción) son 8 días hábiles con
las mismas condiciones descritas arriba. Nota en caso de fallecimiento de la
madre se puede trasladar la licencia de maternidad al Padre.

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PERMISOS
Se entiende por permiso, la concesión que la compañía hace al empleado para que
este disfrute de un tiempo remunerado por presentarse una situación de caso
fortuito, fuerza mayor o calamidad doméstica que le impida asistir a su lugar de
trabajo.
TIPO DE PERMISOS
Permisos Ordinarios
Permisos Especiales
Permisos Legales
Licencia No Remunerada
Procedimientos

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Permisos Ordinarios: A solicitud del empleado, necesidades médicas, familiares, sociales
o educativas, concedido por el jefe inmediato.
Permisos Especiales: concesión de la compañía en los siguientes casos:
Calamidad Doméstica Comprobable (Ley de Luto): muerte padres, cónyuge, hijos o
hermanos, etc. (5 días Hábiles)
Por incendio, Acto Terrorista, terremoto o inundación que afecte la vivienda del
trabajador (2 días Hábiles)
Por matrimonio del empleado (2 días Hábiles)
Por nacimiento de un hijo del empleado (Ley Maria). (8 días Hábiles) INCAPACIDAD
Permisos legales: son obligación del empleador dados por el Art. 57 del código
Sustantivo de Trabajo se presentan en los siguientes casos:
Para ejercer el derecho al sufragio
Para el desempeño de cargos temporales transitorios
Para asistir al entierro de un compañero.
Licencia No remunerada: suspensión del vinculo laboral durante un tiempo determinado
en donde el empleado queda exonerado de cumplir son sus deberes y el empleador debe
asumir su porcentaje para los aportes de ley.
Procedimientos

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Procedimientos
Art. 235 DEL CÓDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO
•Son 15 días hábiles por año. Todo empleador está obligado a
conceder a sus trabajadores por cada año de servicios, quince
(15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas y
proporcionalmente por fracción.
VACACIONES
•Las vacaciones deben ser planeadas y programadas
individualmente durante el año según necesidades de las
áreas e intereses particulares de los empleados y teniendo en
cuenta que cada área debe continuar prestando la atención
correspondiente a los clientes tanto internos como externos.
•Permiso superior a 4 horas diarias serán soportados con 1
día de vacaciones
•Por políticas de OS ninguna persona puede tener mas de 15
días hábiles acumulados de vacaciones

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MARCO LEGAL:
Jornada de Trabajo.
Trabajo Diurno y Nocturno
Horas extras:
Trabajo Extra Diurno
Trabajo Extra Nocturno
Liquidación del recargo por trabajo nocturno
Trabajo en Domingos y recargo Festivos:
Trabajo Ocasional
Trabajo Habitual
Horas extras y Recargos

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Salario mensual $ 360,000 Domingo Domingo Domingo
Salario diario $ 12,000 ocasional ocasional habitual
con descanso con pago $
Salario $ 360,000 $ 360,000 $ 360,000
Descanso Si No Si
Recargo 175% $ 0 $ 21,000 $ 21,000
Recargo 75% $ 9,000 $ 0 $ 0
Total mensual $ 369,000 $ 381,000 $ 381,000
Ejemplo de liquidación:

32
Concepto
Kactus NOMBRE CONCEPTO PORCENTAJE
1030 Recargo nocturno 35%
1031 Hora extra diurna ordinaria 125%
1032
Hora extra nocturna
ordinaria 175%
1033
Recargo diurno festivo con
compensatorio 75%
1041
Recargo diurno festivo sin
compensatorio 175%
1042
Recargo nocturno festivo
con compensatorio 110%
1034
Recargo nocturno festivo sin
compensatorio 210%
1035 Hora extra diurna festiva 200%
1036 Hora extra nocturna festiva 250%

33
Normas internas
Los puestos de trabajo deben permanecer lo más ordenados posible y con el
mínimo de papeles.
Al terminar el turno de trabajo se deben entregar las herramientas en perfecto
estado, orden y aseo. Sólo esta permitido llevar al puesto de trabajo AGUA en
envases cerrados para evitar accidentes.
No se deben llevar comidas ni bebidas.
Esta prohibido comer CHICLE.
PUESTOS DE TRABAJO
No se permiten audífonos ni elementos que interfieran la
operación.
No se deben hacer reuniones en los puestos de trabajo.
Modular la voz. Tener cuidado con las risas fuertes.
Los sacos no se deben colocar en los espaldares de las sillas.
No se deben mantener objetos personales. (fotos, radios, etc.)
Los espaldares de las sillas se deben mantener rectos (evitar
problemas lumbares).

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Normas Internas
El agente es responsable por el cuidado de los elementos de
trabajo entregados al comenzar el turno (diadema, espuma,
silla, equipo, escritorio). Cualquier anomalía o daño debe ser
informada al Coordinador de turno inmediatamente.
Tanto en las cafeterías como en el sitio de descanso hay
teléfonos públicos para su uso. No se puede utilizar las líneas
de la operación para efectuar llamadas personales. JUSTA
CAUSA TERMINACIÓN CONTRATO.
Al utilizar las cafeterías, se deben dejar aseadas, todo
recogido y botar a la basura todos los elementos utilizados.
Está prohibido fumar dentro del edificio.
Los baños deben permanecer en perfecto estado.
PUESTOS DE TRABAJO

35
Normas Internas
VESTUARIO
DISPOSICIONES GENERALES
Buscando el bienestar y la comodidad de nuestra
gente, se ha adoptado como política el no uso de la
corbata para los agentes, teniendo en cuenta los
siguientes lineamientos:
Para los señores usar camisas de cuello, manga
corta o larga, y/o camisas polo, (no camisetas).
El pantalón podrá ser del material que vaya acorde
con una imagen empresarial, es decir que no se
usarán pantalones en materiales y/o diseños que no
proyecten una imagen ejecutiva. (no usar tela Jean,
camuflada, cuero o pantalones con exceso de
bolsillos ni correas con taches).Los zapatos serán de
materiales que no sean tenis o estilo deportivo.
En cuanto a la imagen en el caso de las damas,
podrán continuar usando prendas que sean
cómodas y en línea con un ambiente empresarial,
esto significa que no se aceptará el uso de
transparencias, escotes, minifaldas, camisas de
tiras, sandalias, pantalones altos y/o jeans.

36
Normas Internas
Se complementa la política de vestuario, indicándoles que la Compañía tendrá
todos los viernes Jean Day, siempre y cuando se conserve una imagen de
acuerdo con lo expresado anteriormente y por supuesto teniendo en cuenta que
se debe traer prendas con excelente presentación, este será el único día en que
se permitirá el uso de jean (no se aceptará el ingreso con prendas que tengan
rotos, manchas, pantalones pesqueros o aspectos extravagantes).
Recordemos que nuestra presentación personal no solamente proyecta nuestra
imagen sino también la de nuestra Compañía.
OTRAS NORMAS
No se permite la utilización de los equipos para
asuntos personales. (correo electrónico,
trabajos, Internet, Chat, entre otros.)
Como política, abonamos los pagos de nómina
mensualmente a través de una cuenta de
ahorros el segundo día hábil de cada mes. Si se
llega a presentar algún inconveniente
avisaremos oportunamente.

37
Normas Internas
OTRAS NORMAS
Las visitas al personal están restringidas: Al tenerlas es necesario salir a la puerta a
recibirlas. Está prohibido el acceso de personas ajenas a la operación sin previa
autorización
El uso del carné en un lugar visible es obligatorio mientras el empleado se encuentre
dentro de las instalaciones de la empresa, se encuentre o no en turno. En caso de
pérdida el trabajador deberá informar al Centro de Atención al Empleado para el
trámite pertinente de reposición.
La asistencia a reuniones y/o capacitaciones son de carácter obligatorio.
Esta prohibido ofrecer servicios personales de cualquier tipo a
través de las líneas de la operación, la realización de rifas, ventas y
acceso a las instalaciones de vendedores.
Los celulares no están permitidos dentro de la operación, mientras
el Agente se encuentre en turno de trabajo debe dejarlos en el
locker.

February 1, 2017 38
Procedimientos
ENCARGOS Y RATIFICACIONES
Cuando se presente una vacante el área de Selección contará con los
colaboradores que hagan parte de Profesionales en Desarrollo y
Semilleros para cubrirla siempre y cuando sean los mejores calificados
para el cargo teniendo en cuenta sus aptitudes personales y
profesionales, los resultados de entrevistas, pruebas psicotécnicas, de
habilidades, antecedentes disciplinarios y de calidad y el concepto
favorable del jefe inmediato.
Toda persona promovida será evaluada en su desempeño tres (3)
meses después del inicio en el cargo, situación que se definirá con el
jefe inmediato para realizar la ratificación.
Es responsabilidad del Jefe Inmediato informar a la Jefatura de
Formación y Desarrollo durante estos tres meses si la persona no va a
ser ratificada con los argumentos objetivos requeridos para tomar una
decisión sobre la situación laboral del empleado. Adicionalmente para
poder ratificar o no a un colaborador se solicitara a la Jefe de
Formación y Desarrollo su concepto a partir de los resultados de la
Evaluación para el Desarrollo que serán reportados a la Jefatura de
Administración de Personal. Por ningún motivo puede exceder los tres
meses.

February 1, 2017 39
MUCHAS GRACIAS
POR SU ATENCION

Administración de personal

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