Adquisicion y plan de compras de medicamentos

1. Elaboración del plan de compras.

2. Plan de compras
Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o
elementos para la elaboración de un adecuado plan de
compras, que se ajuste a las necesidades de la IPS para la
atención de sus usuarios.
* Consumo promedio (CPM): Se define como la cantidad del
medicamento o dispositivo médico que se consume en un
periodo de un mes. Se toma la información de los consumos
obtenidos en la estimación de las necesidades, ya sea por
consumo histórico o perfil epidemiológico.

3. Tiempo de reposición (TR): Es el tiempo durante el cual se realizan
todas las actividades propias de la compra, las cuales varían de
acuerdo a la modalidad de compra y de los proveedores
seleccionados. En algunos sistemas de salud este periodo se duplica
por los trámites administrativos. Este tiempo se toma desde la fecha
en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe el
medicamento en la respectiva dependencia.
Debe establecerse en fracción de tiempo, expresado en meses.
Ejemplo: TR: 15 días. Fracción de tiempo = 15 días/30 días = 0.5
meses

4. • Nivel mínimo existencias (NmE): Representa la cantidad de
reserva o seguridad para evitar ruptura o agotamientos en el
inventario que pueden generar demanda insatisfecha.
• NmE= CPM x TR (expresado en meses).

5. • Punto de reposición (PR) Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al
proceso de compra. Es la relación entre la existencia de seguridad (NmE) y la
demanda o consumo promedio mes (CPM) de un periodo en el cual pueda
reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de normalidad.
• PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.
• Nivel máximo de existencia (NME) Representa la cantidad tope que no debe
sobrepasarse porque compromete los recursos de la institución. Para calcularlo se
cuenta con el nivel mínimo de existencia (NmE), el consumo promedio (CPM) y el
número de meses estimado para la compra.
NME= CPM + (NmE x número de meses estimado para la compra)

6. • Cantidad a comprar Es la cantidad a solicitar de cada
medicamento y dispositivo médico para cubrir las
necesidades del periodo. Cantidad a comprar = (NME – NmE)
+ (PR – E).
Con las siguientes variables es posible calcular la cantidad a
comprar en los casos en que el consumo de dichos insumos es
regular y cuando no ocurren cambios importantes en el perfil
epidemiológico de la población atendida

8. Priorización, ejecución y evaluación de la compra

9. 1. Priorización de la compra Para los casos en que la institución
o establecimiento no dispone del recurso económico para
realizar la totalidad de la compra, es importante considerar
una forma apropiada de priorización.
* Vitales (V) Medicamentos absolutamente indispensables, su
carencia o existencia parcial puede ocasionar graves
consecuencias para la población atendida. Compromete la
atención adecuada y, por lo tanto, la vida de los pacientes.
Ocasionan recaídas, incapacidad laboral e incapacidad
permanente. Ejemplo: Dipirona sol. inyectable, isosorbide 5 mg
tableta sublingual, hidrocortisona sol. inyectable.

10. Esenciales o menos vitales(E) La carencia o existencia parcial de
estos medicamentos puede llevar a incapacidades transitorias o
limitantes algunas veces.
La frecuencia y gravedad de las enfermedades es menor que la del
grupo de los vitales. Ejemplo: Acetaminofén 500 mg tabletas,
ibuprofeno 400 mg tabletas, diclofenaco 75 mg sol. inyectable.

11. No esenciales(N) La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica
agravamiento de los problemas de salud, de cronicidad, acción incapacitante o
limitante. Son medicamentos menos indispensables, de acuerdo a la baja frecuencia
y gravedad de las enfermedades para las cuales están indicados. Ejemplo :
Albendazol 200 mg tabletas, hidrocortisona 1 % crema, multivitaminas sol. oral.
Puede también priorizarse la compra utilizando la clasificación ABC o Ley de Pareto.
• Grupo A: Corresponde a los de más alto costo. Un número relativamente reducido
de los medicamentos representa, en términos generales, una proporción
significativa de los costos totales del presupuesto. Entre el 15% y el 25% de los
productos cuestan el 80% del presupuesto.
• * Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de
los medicamentos cuestan el 15% del presupuesto.
• * Grupo C: Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los
medicamentos cuestan el 5% del presupuesto.

12. 2. Ejecución de la compra El jefe de compras de la institución o
establecimiento realizará las siguientes actividades previas a la reunión
del comité de compras:
• Elaborar el presupuesto de compra
• Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de
condiciones.
• Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la ficha técnica por
medicamento y dispositivo médico.
• Recepcionar y valorar la documentación entregada por los
proveedores.
• Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos.
• Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con proveedores que
cumplen requisitos.
• Solicitar al director del servicio farmacéutico el concepto técnico de
los medicamentos cotizados. En la reunión del comité de compras se
evaluarán las ofertas de los proveedores teniendo en cuenta:
documentación, servicio, precio y producto.

13. Una vez asignados los medicamentos y dispositivos
médicos a los proveedores seleccionados se realizarán las
siguientes actividades:
• Socialización a los proveedores en la cual se da a
conocer los resultados de la compra.
• Entrega de órdenes de compra y contratos a
proveedores.
• Actualización del kardex de proveedores.
• Recepción técnica por parte del servicio farmacéutico
de los insumos adquiridos.

14. 3. Evaluación de las compras Después del proceso de ejecución de las
compras es necesario seguir controlando y evaluando el cumplimiento de
las decisiones y políticas definidas por el comité de compras.
El jefe de compras realiza la evaluación de la compra, la cual debe incluir:
• Revisión mensual al kardex de proveedores, garantizando la
actualización de la información y documentación como: razón social,
representante legal, direcciones, números de teléfonos, registro de
productos nuevos.
• Revisión de vencimientos de documentos como: registro sanitario,
certificado de buenas prácticas de manufactura, certificación ISO,
registro de proponentes.
• Evaluar periódicamente el plan de compras, proveedores, la regulación
de precios, la ejecución del presupuesto.