El sistema de gestión y de aseguramiento de calidad

1. ÁREAS DE CONOCIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS 1
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO
SUSTENTABLE
PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
LILIANA AGUILAR MARTÍNEZ
VENTURA SÁNCHEZ CÓRDOVA
TUTOR: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS
NOVIEMBRE, 2016

2. DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Nombre del proyecto:
Implementación de una farmacia de capital privado en una colonia popular de la
Ciudad de México.
Planificación de la calidad:
Misión
Contribuir al bienestar de los ciudadanos ofreciendo insumos para la salud de la más
alta calidad a través de la prestación de servicios farmacéuticos profesionales centrados en
el paciente.
Visión
Ser una institución líder, reconocida y distinguida en el medio farmacéutico y
caracterizada por proveer a los pacientes de servicios farmacéuticos profesionales y por el
compromiso con la satisfacción de nuestros clientes, logrando así ganar una buena posición
en el mercado de las farmacias comunitarias nacionales
Estructura organizacional
Identificación de procesos
Proceso de selección y adquisición de los insumos para la salud.
Proceso de recepción de los insumos para la salud.
Proceso de almacenamiento y control de fechas de caducidad de los insumos para la
salud (sistema PEPS).
Proceso de venta y dispensación de los insumos para la salud.
Proceso de gerencia y administración de la farmacia.
FARMACÉUTICO
PROFESIONAL
PROPIETARIO
ADMINISTRADOR
ESTUDIANTE DE
FARMACIA
ESTUDIANTE DE
FARMACIA

3. Alcance del sistema
Venta y dispensación de insumos para la salud como medicamentos de venta libre,
medicamentos controlados, medicamentos de prescripción, dispositivos médicos y productos
cosméticos para el cuidado de la salud.
Exclusiones del sistema
Proceso de diseño y desarrollo de la farmacia.
Proceso de contabilidad y facturación.
Proceso para la devolución y baja de insumos para la salud.
Proceso de mantenimiento de la farmacia (agua, luz, predial, licencia sanitaria, etc.).
Proceso del sistema de seguridad (vigilancia en horarios laborales y no laborales).
Establecimiento de la política de calidad
Criterios Relevancia para la empresa
Alta Media Baja
Cumplimiento de las expectativas del cliente para
lograr su satisfacción
X
Promover una buena relación de negocios farmacia-
proveedores
X
Promover la capacitación del recurso humano de la
farmacia
X
Potenciar la mejora continua de los procesos de la
farmacia
X
Optimización en el uso de los recursos en la farmacia X
Promover el desarrollo de la farmacia como una
empresa
X
Participación en organizaciones y asociaciones del
ramo farmacéutico para estar al tanto de los nuevos
desarrollos de la industria farmacéutica
X
Formulación de la política de calidad
Cumplir con las expectativas del cliente para lograr su satisfacción a través de la correcta
dispensación de los medicamentos y otros insumos para la salud, además de promover la
capacitación del recurso humano de la farmacia, con el fin de potenciar la mejora continua
de los procesos y optimizar el uso de los recursos. Promover una buena relación de negocios
farmacia-proveedores así como el desarrollo de la farmacia como una empresa para aumentar
su participación en el mercado nacional.

4. Formulación de los objetivos e indicadores de calidad
Objetivo de calidad Proceso Indicador Meta Frecuencia Responsable
Incrementar las
ventas mensuales en
un 5% en el primer
semestre de 2017
Ventas Estadísticas
de ventas
5% Mensual Farmacéutico
profesional
Disminuir las
pérdidas y
devoluciones de
insumos para la salud
en un 15% durante el
2017
Almacenamiento
y control de
fechas de
caducidad de los
insumos
Estadística de
devoluciones
y desecho de
medicamento
caducado
15% Anual Farmacéutico
profesional
Disminuir en un 10%
el precio de
compra/adquisición
de los insumos en las
negociaciones con
los proveedores para
el 2017.
Selección y
adquisición de
insumos
Listado de
precios de los
insumos para
la salud
10% Anual Administrador

5. DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD II
Nombre del procedimiento:
Selección y adquisición de insumos para la salud en una farmacia de capital privado
ubicada en una colonia popular de la Ciudad de México.
Objetivo:
El objetivo de este procedimiento es establecer los responsables y las actividades a
llevar a cabo para seleccionar y adquirir mensualmente los insumos para la salud que se
comercializarán con el propósito de satisfacer las necesidades de los usuarios/pacientes de la
farmacia.
Alcance:
Este procedimiento aplica a las actividades de selección y adquisición de todos los
insumos para la salud que se comercialicen en la farmacia, así como al administrador y al
farmacéutico profesional a cargo de la farmacia.
Definiciones:
Selección de insumos para la salud = Constituye una de las actividades del
farmacéutico profesional, que se realiza con base en la eficacia, seguridad, calidad y coste de
los insumos para la salud, a fin de asegurar su uso racional.
Adquisición de insumos para la salud = Es el conjunto de actividades que se realizan
para obtener los insumos para la salud que se tendrán disponibles en la farmacia para
satisfacer las necesidades de los usuarios/pacientes.
Insumos para la salud = Medicamentos de venta libre, medicamentos controlados,
medicamentos de prescripción, dispositivos médicos y productos cosméticos para el cuidado
de la salud.
Farmacéutico profesional = Al farmacéutico habilitado para ejercer la carrera de
farmacia mediante la disposición de cédula profesional vigente.
Farmacia = Establecimiento comercial en dónde los medicamentos están disponibles
para su adquisición.

6. Desarrollo de las actividades y responsables
No. de
actividad
Actividad Responsable
1 Hacer un análisis de la incidencia y frecuencia de las
enfermedades que se presentan en la población atendida en la
farmacia.
Farmacéutico
profesional
2 Establecer el tipo de insumos para la salud que se requieren
en la farmacia, teniendo en consideración los resultados del
análisis de incidencia y frecuencia de enfermedades.
Farmacéutico
profesional
3 Elaborar un listado de insumos para salud necesario para
satisfacer las necesidades de los usuarios/pacientes de la
farmacia, incluyendo medicamentos de patente, genéricos,
etc.
Farmacéutico
profesional
4 Establecer la cantidad de insumos para la salud que se
requieren en la farmacia para cubrir un mes de venta,
teniendo en consideración el listado de insumos para la salud
proporcionado por el farmacéutico profesional (ver actividad
3).
Administrador
5 Solicitar cotizaciones a los distribuidores de insumos para la
salud.
Administrador
6 Analizar las ofertas/cotizaciones de los distribuidores y
seleccionar al distribuidor que ofrezca los mejores precios,
así como productos de calidad comprobada para lograr una
reducción importante en el precio de los insumos.
Administrador
7 Comprar los insumos para la salud y ponerlos a disposición
del farmacéutico profesional para su correspondiente gestión.
Administrador
8 Recibir los insumos para la salud adquiridos por el
administrador y ubicarlos dentro de la farmacia conforme al
procedimiento correspondiente.
Farmacéutico
profesional

7. Diagrama de flujo
Registros
Análisis de incidencia y frecuencia de enfermedades.
Listado de insumos para la salud.
Listado de distribuidores y cotizaciones.
Ordenes de compras.
Registros de medicamentos adquiridos.
Análisis de
enfermedades
(Farmacéutico)
Establecer tipo de
insumo
(Farmacéutico)
Elaborar listado de
insumos
(Farmacéutico)
Solicitar
cotizaciones
(Administrador)
Establecer cantidad de
insumos para cubrir un
mes de venta
(Administrador)
Analizar
ofertas/cotizaciones
(Administrador)
Comprar los
insumos
(Administrador)
Recibir
insumos
(Farmacéutico)

8. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
Nombre del proceso:
Plan de aseguramiento de calidad del proceso de selección y adquisición de insumos
para la salud (SAI) en una farmacia de capital privado ubicada en una colonia popular de la
Ciudad de México.
Introducción
La selección y adquisición de insumos para la salud en una farmacia de capital privado
ubicado en una colonia popular de la Ciudad de México se debe realizar acompañada de la
consecuente elaboración de un cuadro básico de medicamentos, ya que es considerada la
piedra angular de un sistema eficiente de suministro de productos farmacéuticos. Los demás
procesos del suministro; recepción, almacenamiento, control de fechas de caducidad, son
procesos con un alto contenido administrativo cuyas acciones giran alrededor del grupo de
medicamentos seleccionados para que integren el sistema de suministro.
Cuando se habla de suministro se hace referencia al acto y consecuencia de suministrar
(es decir, proveer a alguien de algo que requiere, en este caso, de insumos para la salud).
Propósito
El propósito de este plan de aseguramiento de la calidad del proceso de selección y
adquisición de insumos para la salud (SAI) en una farmacia de capital privado ubicado en
una colonia popular de la Ciudad de México, es proveer un resumen de las actividades,
objetivos y personal involucrado en el aseguramiento de la calidad del proceso. Para conocer
mayores detalles del proceso SAI en la farmacia, será necesario consultar el proceso en sí.
Alcance
Este documento será aplicable a los responsables y a las actividades del proceso SAI:
- Farmacéutico profesional.
- Administrador de la farmacia.
- Proceso de selección de insumos para la salud.
- Proceso de adquisición de insumos para la salud.
Organización
Se proveerá una descripción de las personas involucradas en la aplicación del proceso
SAI, así como las responsabilidades que se deben realizar.

9. Líder del proyecto
Es el responsable de la toma de decisiones para las acciones a realizar durante el ciclo
de vida del proyecto, debe mantenerse siempre informado respecto a los movimientos que se
realicen por el demás personal involucrado. Para el desarrollo del proceso SAI de la farmacia
el líder del proyecto será:
- El propietario de la farmacia (ver estructura organizacional de la tarea 1-Diseño de
un sistema de gestión de calidad).
Encargado del proceso SAI
Es el responsable de la aplicación y el seguimiento del procedimiento de aseguramiento
de la calidad de procesos y productos en donde sea requerido. Deberá mantenerse informado
del funcionamiento de los procesos o productos que requieran de su intervención. Para el
desarrollo del proceso SAI de la farmacia el encargado del proyecto será:
- El farmacéutico profesional (ver estructura organizacional de la tarea 1-Diseño de un
sistema de gestión de calidad).
Otros involucrados
Demás responsables o involucrados de distintas áreas que se mantendrán en contacto
con el encargado del proceso SAI y con el líder del proyecto para la solicitud y seguimiento
de la aplicación de aseguramiento de la calidad. Para el desarrollo del proceso SAI de la
farmacia, los demás involucrados serán:
- Administrador de la farmacia.
- Estudiante de farmacia 1.
- Estudiante de farmacia 2.
Roles y responsabilidades
Las principales responsabilidades se describen a continuación:
- Administrador de la farmacia.
- Estudiante de farmacia 1.
- Estudiante de farmacia 2.

10. Responsabilidades del líder del proyecto
Tomará las decisiones adecuadas para el progreso del proyecto, se le debe informar
respecto al seguimiento de la aplicación del aseguramiento de la calidad del proceso SAI en
la farmacia, también deberá estar informado respecto al seguimiento del aseguramiento de la
calidad y deberá tomar medidas para las inconformidades que puedan surgir.
Responsabilidades del encargado del proceso SAI
Se encargará de la aplicación del proceso de aseguramiento de la calidad del proceso
SAI en donde sea requerido, proporcionará la información necesaria junto con la
documentación correspondiente, llevará un seguimiento de la aplicación del proceso SAI, se
encargará de la resolución de inconformidades e informará al líder del proyecto en caso de
no llegar a una solución para la toma de medidas.
Responsabilidades de los demás involucrados en el proceso SAI
Seguirán las indicaciones otorgadas tanto por el encargado del proceso SAI, como por
el líder del proyecto y resolverán las inconformidades con el encargado del proceso SAI.
Herramientas
Se ofrecerán manuales con los procedimientos específicos para el proceso SAI, los
cuales contienen las tareas de aseguramiento de la calidad del proceso SAI.
Aseguramiento de la calidad del proceso SAI
El aseguramiento de la calidad del proceso SAI tiene una iniciación temprana durante
la planificación del proyecto, en esta etapa de planificación se definirán las herramientas, el
cuadro básico de medicamentos estándar, los manuales de procedimientos, los formatos y las
plantillas a utilizar, asimismo, se definirá en donde se debe aplicar el proceso SAI para
asegurar que se respeten los estándares a emplear.
A continuación se ofrecerá un resumen de las prácticas a llevar a cabo durante el
proceso SAI que podrán revisarse a detalle.
Evaluar objetivamente los procesos.
De acuerdo a lo establecido dentro del proceso SAI, las actividades deberán ser
evaluadas objetivamente, así pues de acuerdo a esto se han estipulado las siguientes fechas
indicando en cada una de ellas el proceso que será evaluado:

11. - Proceso de selección y adquisición de insumos para la salud (SAI) en una farmacia
de capital privado ubicada en una colonia popular de la Ciudad de México.
Comunicar y asegurar la resolución de las inconformidades.
De acuerdo a lo estipulado en el proceso, si se encuentran inconformidades después de
realizar las evaluaciones, el personal de aseguramiento de calidad deberá de avisar a los
involucrados sobre las inconformidades, con el objetivo de dar seguimiento y establecer la
resolución de las mismas. Asimismo, deberá generar un documento en el cual se estipulen el
estado de cada una de las inconformidades. Si al realizar el seguimiento se encontrase con
alguna inconformidad no resulta, el equipo de aseguramiento de la calidad deberá rastrear el
origen de la inconformidad e informar al responsable de dicha inconformidad para establecer
acción correctiva correspondiente.
Establecer registros.
Es importante establecer registros de las actividades del equipo de aseguramiento de
calidad para determinar si dicho equipo labora de manera adecuada y de acuerdo a las fechas
establecidas. Esto debe establecerse en el documento correspondiente, estipulando las
actividades que realizara cada miembro con base en los manuales de procedimientos. En caso
de detectarse nuevas inconformidades, se deberá generar un nuevo documento para
registrarlas e informarlas al equipo de aseguramiento de calidad.

12. Referencias:
Manual de procesos y procedimientos droguería Villa del Lago, Recuperado el 25 de
Octubre de 2016 de: https://prezi.com/yvqljnyeiffo/manual-de-procesos-y-procedimientos-
drogueria-villa-del-lag/
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), 5ª. ed.,
Project Management Institute. pp. 227
Procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, Recuperado
el 31 de Octubre de 2016 de:
http://www.eselavirginia.gov.co/archivos/guias/procedimientodeadquisicionydispositivosm
edicos.pdf
Selección de medicamentos, Recuperado el 31 de Octubre de 2016 de:
http://asignatura.us.es/ptuteladas/docs/seminarios/fh/tema-seleccion-medicaentos.pdf
Castro M.J., Chan R. H., Sosa A.F., Ku Q. J., (2010) Rodríguez C.V., Sistema de
Administración de la Cooperativa Puntos Verdes, Plan de Aseguramiento de la Calidad de
Proceso y de Producto
Girón, N. y Rodríguez, M. (octubre 1997). Selección y Formulario de Medicamentos.
pp.4. Recuperado el 8 de noviembre de 2016 de:
http://www.sefh.es/bibliotecavirtual/ops/seleccion.pdf

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