Este documento proporciona instrucciones sobre cómo producir diferentes tipos de documentos administrativos de manera correcta y siguiendo las normas técnicas colombianas. Explica cómo hacer cartas comerciales, memorandos, circulares, notas internas, constancias, certificados, actas e informes. También cubre temas como el uso del teclado, la digitación, la posición ergonómica, la redacción, ortografía y normas técnicas. El objetivo es enseñar a crear documentos empresariales

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
ALEXANDRA VARGAS HUERTAS
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
GESTION ADMINISTRATIVA
FLORENCIA CAQUETA
2012

2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
ALEXANDRA VARGAS HUERTAS
INFORME DE ELBORACION DIGITACION EN PRODUCCION DE
DOCUMENTOS
INDTRUCTOR
ALBERTO GAVIRIA DAVILA
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
GESTION ADMINISTRATIVA
FLORENCIA CAQUETA
2012

3. TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVOS
1. PRODUCCIÓN DEDOCUMENTOS
1.1 Carta comercial
1.2 Memorando
1.3 Circular
1.4 Certificado
1.5 Constancia
1.6 Nota interna
1.7 Hoja de vida
1.8 Acta
1.9 Contrato de compraventa
1.10 Acuerdo
1.11 Ordenanza
1.12 Informe corto
1.13 Informe extenso
1.14 Sobres
2. EL TECLADO
3. DIGITACIÓN
4. POSICION ERGONOMICA
5. GRAMATICA
6. REDACCION
7. ORTOGRAFIA
8. NORMAS TECNICAS
CONCLUSIONES

4. OBJETIVOS
Este trabajo esta echo con el fin de dar a conocer como se realiza todo tipo de
documentos administrativos según las normas técnicas colombianas para tener
una buena presentación, redacción y ortografía a la hora de realizar un
documentos empresariales como cartas comerciales, memorandos, circulares,
nota interna, constancias, certificados, actas, informes etc.
También busco que obtenga el conocimiento sobre el teclado, la digitación, la
correcta posición ergonómica y pasos requeridos para una buena redacción.

5. 1. PRODUCCION DE DOCUMENTOS
La producción de documentoses la creación y diseño deldocumento, conforme al
desarrollo de actividades y funciones oficiales propias de cadadependencia, por lo
que éstas deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmasautorizadas y
el número de copias que se van a producir. En la recepción de documentos,se
debe verificar que estén completos, que sean pertinentes y sean competencia de
laentidad, para efectos de su radicación, registro y distribución con el propósito de
dar inicioa los trámites correspondientes.
1.1 CARTA COMERCIAL
Es un medio de comunicación escrito que utilizan las empresas comerciales o
personas particulares, su principal objetivo es transmitir un mensaje.A diferencia
de las cartas personales, la carta comercial posee un esquema más rígido y un
tono más objetivo ya que esta debe ser clara y directa, respetando las normas
gramaticales y ortografía para tener una buena redacción.
PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
1. Membrete: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa
2. Referencia: El número debe ser consecutivo según lo establece el código de
comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete).
3. Localidad y fecha: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha
de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma completa, en orden
de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
4. Destinatario: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es
decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos
datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la
interlineación sencilla.
5. Cargo: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es
demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con
los datos restantes.

6. 6. Empresa: va en la línea siguiente del cargo, con la denominación más
ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: en caso de
nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las
denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razón social. Las
siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escribe
en mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la institución.
7. Asunto: El asunto constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en
máxima 4 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas
de los datos del destinatario.
8. Saludo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el
apellido ejemplo:
 Apreciado Señor Botero:
 Apreciada Ingeniera Gloria:
 Señora Ministra:
 Cordial saludo Señor Martínez:
Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a 2
cuando lo hay
9. Texto: Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y se
debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, se debe utilizar el
tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores
técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni
saludo independiente. Comience a 3 interlineas del asunto o del saludo
independiente, cuando los hay.
10. Despedida: Es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del
texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque. Ejemplos: de despedida
breve seguida de coma (,):
- Atentamente,
- Cordialmente,

7. - Sinceramente,
- Sin otro particular,
Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):
-Agradecemos su gentil colaboración.
-Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
-Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
-Para nosotros es un gusto servirle
11. Firma: Es la firma del funcionario que posee la representación legal de la
empresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida. Y el
cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar
12. Anexos: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios documentos
adjuntos, si los hay.
Copia: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del anexo. La
identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante, se anota el nombre con
mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el
documento, y se recomienda utilizar letra más pequeña.
13. Datos de la empresa: se coloca dirección, dirección electrónica, fax, teléfono,
en la parte inferior de la página.
ZONAS DE LA CARTA COMERCIAL
ZONA 1
En esta zona se escribe el membreteque es la inscripción impresa de datos que
identifican a la empresa:
Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
Razónsocial: Nombre que identifica a una empresa.
Nito Rut: número de identificación tributario ó registro único tributario.

8. Las medidas respectivas son de 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de
la hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
ZONA 2
En esta zona se escribe la dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad
y país si se requiere y se ubicaentre 1,5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja
y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.
ZONA 3
En esta zona se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.

10. CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
………………………………………...3Interlineas
………………………………………...
Destinatario
………………………………………...
………………………………………...3Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
…………………………………………3Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
…………………………………………
…………………………………………4Interlineas
…………………………………………
Firma
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
Pie de págin

11. ESTILO BLOQUE
Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
….……………………… 3 interlineas
………………………………………….
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto …………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto …………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
I…………………………………………
………………………. 4 Interlineas
…………………………………………..
Firma
………………………………………
.……………………… 1 Interlinea
Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
Pie de página

12. EJEMPLO DE UNA CARTA COMERCIAL
Florencia, 09 de febrero de 2012
Doctora
JULIA MARTÍNEZ
Alcaldesa
Florencia, Caquetá
Asunto: Agradecimiento
Cordial saludo señora Alcaldesa
Tenemos el gusto de saludarla, Alcaldesa Julia, la institución educativa san
francisco de asís, agradece las ayudas para los damnificados causada por la ola
invernal, la cual fueron de mucha ayudad para las familias afectadas y gracias a
su solidaridad estas familias le estas eternamente agradecida por su donación.
Agradecemos su gentil colaboración.
FERNANDA GARCIA
Rectora
Alexandra V.

13. 1.2 MEMORANDO
Es una comunicación escrita en forma breve para el uso interno de las empresas o
instituciones, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan
presentes en algún momento.
MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm
PARTES DEL MEMORANDO
 ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla
 MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
 CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican
la dependencia productora, seguida de guión (-), se coloca el código de la serie
y/o subserie, separando estos dos números con un punto.
 CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la
ciudad y la fecha.
 DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir
en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el
memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
 DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la
dependencia productora.
 ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de
dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial
y sin subrayar.
 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas
personales y tratando sólo un asunto por memorando.

14.  DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración.)
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División,
Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo
autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva
dependencia.
 ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.

15. ESTRUCTURA DEL MEMORANDO
2 a 3 interlineas
------------------------------ MEMORANDO
2 a 3 interlineas
-------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
----------------------ciudad de origen y fecha
3 interlineas
PARA:---------------
2 interlineas
DE:------------------
2 interlineas
ASUNTO:-----------
3 a 4 interlineas
Texto:----------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------
2 interlineas
Despedida ---------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
4 a 6 interlineas
Firmante---------------------------------------
2 interlineas
Anexos: (si lo hay)
2 interlineas
Copia: (si la hay)
2 interlineas
Identificación del transcriptor

16. EJEMPLO DE MEMORANDO
CODIGO: 034-50.08
Florencia, 10 de febrero de 2012
PARA: ALEXANDRA VARGAS HUERTAS
Aprendiz del Tecnólogo Gestión Administrativa
DE: ALBERTO GAVIRIA DAVILA
INSTRUTOR
ASUNTO: FELICITACIÓN
De acuerdo con su desempeño académico y disciplinario como aprendiz en el
Tecnólogo Gestión Administrativa en el centro Tecnológico de la Amazonia; me
permito felicitarla por su excelente trabajo en las competencias asignadas y
recordarle que siga con su comportamiento actitudinal y académico.
Atentamente,
ALBERTO GAVIRIA DAVILA
Instructor

17. 1.3 CIRCULAR
Es una comunicación escrita que va dirigida a un grupo de personas ya se interna
o externa, con el fin de dar a conocer cualquier información que la empresa quiera.
Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete
y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director
General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo.
Es muy importante no contener errores técnicos, ortográficos, gramaticales, de
puntuación, y la presentación que debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
MARGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
PARTES DE LA CIRCULAR
 ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin
negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado
en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.
 TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula
sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será
llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente
para internas y externas e inicia con 001 cada año).
 CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen
izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la
circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números
con un punto.
 CIUDAD Y FECHA: Para circular interna se escribe la ciudad, seguida de
coma se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la

18. inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado
impreso en esta dependencia.
 DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o
jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas
sostenidas).
 ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.
Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando
solo un asunto por Circular.
 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de
coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.)
(Agradecemos su gentil colaboración.)
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas.
No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea
siguiente con mayúscula inicial.
 ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.
 NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta
negra.
.

19. ESTRUCTURA DE LA CIRCULAR INTERNA O EXTERNA
4 a 3 cm RAZON SOCIAL
CIRCULAR
2 a 3 interlineas
----------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha
3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
4 a 3 cm -------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos (si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor

20. EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
CIRCULAR INTERNA No 0056
401-00.03
Florencia, 10 de febrero de 2012
PARA: APRENDICES SENA
ASUNTO: Actos culturales
Se les informa a toda la comunidad SENA que el 26 de junio de 2012, se realizara
una integración con el fin de recaudar fondos para una excursión en la cual
participaran todos los aprendices del Tecnólogo Gestión Administrativa. Dicha
actividad se realizara en las canchas de las instalaciones del SENA y se les
recomienda a todos los aprendices que asistan con uniforme de deporte.
Gracias por su atención.
ANDRES RODRIGUEZ DIAZ
Representante
Alexandra V.

21. EJEMPLO DE CIRCULAR EXTRENA
CIRCULAR EXTERNA No0085
400-02.05
Florencia, 20 de septiembre de 2012
PARA: PERSONAS EN GENERAL
ASUNTO: Convocatorias
Se informa que el 15 de mayo de 2012 se abrirán las inscripciones de técnicos y
tecnólogos que ofrece el SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, la cual tendrá
un periodo de 3 días de vigentes para presentar la prueba de aptitud y cumplir con
los requisitos requeridos por el SENA, las personas interesadas podrán inscribirse
y presentar la prueba vía web en la página www.senasofia.com.co.
Atentamente,
HECTOR RAMIREZ CASTAÑO
Director
Alexandra v.

22. 1.4 CERTIFICADO
Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la legalidad de
un hecho o un acto
MARGENES
Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
PARTES DEL CERTIFICADO
1. FECHA:Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben
de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen
superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año
sin separarlo con punto.
EJEMPLO:
Bogotá, 13 de marzo de 2008
2. CARGO:El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida,
centrado, precedido de los artículos él o la y de tres a cuatro interlineas de la
fecha.
EJEMPLO:
LA GERENTE DE TALENTO HUMANO
3. IDENTIFICACIÒN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido
de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en
mayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).
EJEMPLO

23. EL DIRECTOR DEL PERSONAL
HACE CONSTAR:
4. TEXTO:De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen
izquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del
solicitante que pueden ser:
Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y el número
del documento de identidad.
Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.
EJEMPLOS:
Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía
70.048.946 de…
Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S. A., con NIT 890.980.900 5 se le retuvo…
Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre
párrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona
del singular.
Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de
puntuación.
La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y
de preferencia, se incluye el destinatario.
EJEMPLOS:
Esta constancia se expide para rectificar su asistencia a la reunión.
Este certificado se expide para ser presentado al Inurve, con el fin de solicitar
crédito de vivienda.
5. FIRMANTE:El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula

24. sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo
elegido.
En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en
pareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último se
centra.
6. TRANSCRIPTOR:A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdo
se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la persona
responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más
pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
7. CERTIFICADOS Y CONSTANCIASEXPEDIDOSPORCENTROS
EDUCATIVOS:En centros educativos la tienen dos personas, el director del
establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres o cuatro
interlineas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y procedidas por lo
artículos, EL o LA.
EJEMPLOS:
LA RECTORÌA Y LA SECRETARÌA GENERAL DEL COLEGIO COOPERATIVO.
Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales
como registros en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben
contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de lo cargos y con
interlineación sencilla.
Las expresiones CERTIFICA o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos, se
escriben centradas, en mayúscula sostenidas y de tres a cuatro interlineas de las
anotaciones jurídicas.
Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis
interlíneas del último renglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen
izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.
8. PÁGINAS SUBSIGUIENTES: Si los certificados y constancias requieren más

25. de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:
Se puede utilizar hojas en blanco que tengan impreso sólo el logotipo o la razón
social.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas.
El encabezado se ubica entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja
en el papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social con
mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen
izquierdo y el número de páginas contra el margen derecho.
La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.
EJEMPLOS:
MARGEN IZQUIERDO MARGEN DERECHO
Certificado para Mundo Nacional Ltda. 2
Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2
El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado

26. INSTITUCION EDUCATIVA SAN FRANCISCO DE ASÍS
Florencia, 14 de febrero de 2012
EL RECTOR DEL COLEGIO SAN FRANCISCO DE ASÍS
CERTIFICA
Que ALEXANDRA VERGAS HUERTAS, identificada con la cedula de ciudadanía
No 1´006.500.805, aprobó los estudios académicos y se graduó con honores el
día 3 de diciembre de 2010 en la Institución Educativa San Francisco de Asís.
La presente certificación se expide a solicitud del interesado
ALFONSO HERRERA RAMIRES
Rector
Alexandra V.

27. 1.5 CONSTANCIA
Es un documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos y
circunstancias que no requieren solemnidad.
Su medida deben ser superior e izquierda de 3 a 4 cm, inferior y derecho 2 a 3 cm.
Se divide en ocho portes:
 RAZON SOCIAL
 NUMERO DE REFERNCIA DEL CERTIFICADO
 FECHA
 CARGO
 IDENTIFICACION
 TEXTO
 FIRMANTE
 TRANSCRIPTOR

28. EJEMPLO DE CONTANCIA
ALMECANES YEP
Florencia, 14 de febrero de 2012
EL GERENTE ADMINISTRATIVO
HACE CONSTAR
Que la aprendiz YENNY PAOLA GUTIERREZ ROJAS, identificada con la cedula
de ciudadanía No 117.890.407 expedida en Florencia, presento su etapa
productiva el 15 de marzo de 2010 como vendedora, la cual se por terminada el 15
de septiembre de 2010, ya que su contrato tenía un periodo de seis meses.
La presente se expide a solicitud del interesado.
JULIO GOMEZ FARFAN
Gerente

29. 1.6 NOTA INTERNA
Es una comunicación de carácter interno, cuyo fin es transmitir información
urgente oremitir documentación de pronto trámite.La facultad para expedir notas
internas la tiene el Director General, el Secretario General,a nivel general y los
subdirectores al interior de sus áreas. Igualmente, las secretarias dela Dirección
General, siempre y cuando estén autorizadas por el señor Director, medianteacto
administrativo. Se imprimirán en papel tamaño carta según formato, con el logotipo
del Instituto Nacionalde Salud.
Inicio. En esta primera parte figuran:
El nombre o razón social de la empresa.
La fecha de confección en formato largo o corto.
La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de la
persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la nota.
La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la
persona y departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la
comunicación.
La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina
el documento.
Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la
nota interior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa.
- Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. No
aparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado «DE:».
PARTES DE LA NOTA INTERNA
 FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.
 PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.
 DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
 CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.
 OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere
pertinente.

30.  FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin,
según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.
 DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma
 EJEMPLO DE NOTA INTERNA
NOTA INTERNA
No. 001
FECHA: ________________________________________________________________
PARA: ________________________________________________________________
DE: ________________________________________________________________
URGENTE ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________
PARA SU INFORMACIÓN ______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________
FAVOR DAR CONCEPTO ______ FAVOR TRAMITAR _________
INFORMAR POR ESCRITO ______ ARCHIVAR ________
ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ ENTERARSE Y DEVOLVER ________
OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________
OBSERVACIONES: _______________________________________________
______ _______________________________________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________
FECHA: ______________
HORA: ______________
Tomo del AGN del PGD

31. 1.7 HOJA DE VIDA
La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de
laexperiencia laboral de una persona para el desarrollo de una actividad o trabajo. De la correcta
elaboración y presentación, dependerá el éxito en la búsqueda de empleo. El objetivo principal
de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, que
posibilite una entrevista posterior.
Elaboración de una hoja de vida.
Sus medidas son superior izquierdo de 3 a 4 cm, inferior derecho de 2 a 3 cm.
Los datos que siempre debe tener encuenta son lossiguientes:
Encabezado
Datos personales como:
Nombre y apellidos
Identificación de documento ( C.C – T.I )
Fecha de nacimiento
Estado civil
Teléfono
En algunos casos se anexa la licencia de conducción, pasaporte tarjeta
(matricula de profesión)
Estudios
Primarios
Secundarios
Universitarios
Estudios complementarios
Experiencia
Referencias laborales
Referencias personales
Nombre y firma
Fecha de presentación

32. DISEÑO DE LA HOJA DE VIDA

34. 1.8 ACTA
Es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar
constancia de lo tratado, sucedido o acordado en una junta o reunión.
MARGENES
Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
Derecho e izquierdo 2 a 3 cm
PARTES DE UN ACTA
 Encabezado: En margen superior de primera pagina va la razón social,
impresa o escrita, se escribe centrado y mayúscula sostenida.
 Titulo: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el
carácter de la reunión.
 Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida, centrado y
continuación le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01 cada
año.
 Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de
dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en la fecha
completa (día, mes, año), separado por coma (,).
 Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y seguida de dos
puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión.
Ejemplos:
HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas
HORA: De 14:20 a 16:00 horas
Lugar: Se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se escribe el nombre del lugar o sede donde se realiza la
reunión.
 Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos con

35. mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión. Frente a cada
nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con coma (,) y la
primera letra con mayúscula, se sigue el orden de cargo establecido para la
reunión. En caso de igual cargo, se ordena alfabéticamente por apellidos.
 Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida
seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben en mayúscula
inicial, de las personas que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se
escribe el cargo o título profesional (separado con coma (,) y la primera letra
con mayúscula).
 Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúscula
sostenida, de las personas que no asistieron a la reunión. Frete a cada nombre
se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma (,) y la primera
letra con mayúscula. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
 Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la
reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.
 Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando con número
arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
A dos interlinea del título del tema se inicia el desarrollo del texto
correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre
párrafos.
 El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión y
aprobación del acta anterior.
 En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue
aprobada, o se anota las modificaciones que se presente.
 Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra
CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.). A
continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de
cambiar la sede se indica el lugar.
 Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se
escribe en mayúscula sostenida. El cargo a interlineación sencilla del nombre,
con mayúscula inicial y sin centrar.

36.  Los nombre y cargo de los firmante autorizados reparten de manera que el de la
jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo
renglón derecho.
 Firmas Responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las
cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto.
En el posible coso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe la
expresión de firma, seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra
el margen derecho.
 Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una
información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. A dos
interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra
Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. A dos
espacios la cantidad; de referencia clarificar el numero de hojas.
 Anexos: cinco (25 hojas)
 Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su
identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las
firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre con
mayúscula inicial.

37. DISEÑO DE UN ACTA
------------ (1 interlínea) ACTA No. VI
------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------(1 interlínea)
HORA:
------------(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
--------------(2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del
comité.
--------------(2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
--------------(2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro
del comité.
--------------(2 interlíneas)
ORDEN DEL DIA:
----------------(1 interlínea)
Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.
Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---
---------------(2 interlíneas)
DESARROLLO:
----------------(1 interlinea)
Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
----------------(1 interlínea)
Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.
----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al
respecto………………………………………………….........
.......................................................................................
Superior izquierdo 3 cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

38. 1.9 DOCUMENTO DE COMPRAVENTA
Es un contrato en el cual se compra o vende algún bien de una persona, la cual se
pagar un determinado precio.
Para llevar a cabo este contrato se deben llevar unos procesos. Como que el
comprador y el vendedor debenacordar y concretar el precio de la propiedad. Esto
se hace a través de un "contrato de reserva", documento que será firmado por el
comprador, el vendedor y el agente. En este momento se entregará una cantidad
de dinero en concepto de depósito.
El siguiente paso consiste en la firma de un contrato privado en el que se suele
pagar un 10% del precio de venta. A continuación se fijará una cita en Notaría en
la que se firmará la Escritura Pública de compraventa, y el comprador entregará la
cantidad que quede por pagar.Posteriormente la vivienda será registrada en el
Registro de la Propiedad, lo cual suele tardar un par de meses.
El período de tiempo que transcurre desde el contrato de reserva hasta la firma de
la Escritura Pública, es de 6 semanas normalmente.

39. 1.10 ACUERDO
Es un derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por una
junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o
resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.
Es, por lo tanto, la manifestación de una convergencia de voluntades con la
finalidad de producir efectos jurídicos.
El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo
otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos.
Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita, siempre
que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto, determinado,
no esté fuera del comercio o sea imposible.
1.11 ORDENANZA
Ordenanza es una disposición o mandato. El término se utiliza para nombrar al
tipodenormajurídica que forma parte de un reglamento y que está subordinada a
una ley. La ordenanza es emitida por la autoridad que tiene el poder o la facultad
para exigir su cumplimiento.
Ordenanza municipal: Norma dictada por el ayuntamiento que rige la vida y
actividad local. Está siempre subordinada a otras normas de rango superior.
1.12 INFORME CORTO
Consta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar
cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
1. Encabezamiento: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se
distribuye: razón social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula
sostenida.
2. Dependencia: interlineación doble, bajo la razón social se escribe la

40. dependencia, el origen del informe, con mayúscula inicial contra el margen
izquierdo.
3. Código: este se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia contra el
margen derecho.
4. Titulo: a cuatro interlineas de la dependencia, se escribe el titulo del informe,
centrado y en mayúscula sostenida
5. Fecha: a cuatro renglones del título contra el margen izquierdo, se escribe la
palabra FECHA, seguida de dos puntos, al frente se anota la ciudad de origen y
fecha completa (día, mes, año).
6. Autoría del informe: a interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha
contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Se escribe PRESENTADO
POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, al frente se anotan los nombres
correspondientes.
7. Objetivo: para describir en forma breve el propósito del mismo, se presenta así:
de dos a cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO,
seguida de dos puntos en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, a
dos espacios de este enunciado se expresa la finalidad del informe.
8. Escritura del texto: un informe corto generalmente consta de un capitulo único.
Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar o
desarrollar en el informe.
9. Conclusiones: la palabra COCLUSION O CONCLUSIONES se escriben en
mayúscula sostenida contra el margen izquierdo de dos a cuatro interlineas del
último renglón del texto, la primera línea de la escritura se inicia de dos cuatro
renglones del título.
1.13 INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta
de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
1. Cubierta: información básica del documento, incluye los siguientes elementos:
razón social, titulo del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.
2. Portada: es la fuente principal de información y constituye la primera página del
informe: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre

41. otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y
fecha: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).
3. Tabla de contenido: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula
sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, titulo de
cada capítulo, numero de página.
4. Glosario: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5
cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del
título.
5. Introducción: le titulo INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula
sostenida sobre el margen superior.
6. Núcleo del informe: es el contenido del documento. Escritura del texto,
capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.
7. Conclusiones: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula
sostenida, a 5 cm del margen superior.
8. Firma: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en
mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial
sin centrar.
9. Transcriptor: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con
mayúscula inicial) e inicial del apellido.
10. Anexos: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja,
con mayúscula inicial.
11. Bibliografía: el titulo BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula
sostenía, a 5 cm del borde superior de la hoja.
12. Índice: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se
escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia
de dos a cuatro
13. Firma: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores,
en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en
mayúscuscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo a
una interlínea del nombre.
14. Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su
identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre e inicial

42. del apellido, se emplea letra más pequeña.
15. Documento remisorio: se recomienda presentar los informes administrativos
con un documento remisorio: carta si es envió externo y memorando si es interno.
Papel: se emplea papel con impresión o en blanco
Márgenes:
Superior: entre 3 cm y 4 cm
Inferior: entre 2 cm y 3 cm
Izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Derecho: entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

43. 1.14 SOBRES
Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u
otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para
incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso.
Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás
REVERSO DE UN SOBRE ENGOMADO
Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se
realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa
tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.
Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por
su comodidad, los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los
anteriores.
Por su diseño, se pueden distinguir:
Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario
Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda
que deja ver la dirección escrita en la propia carta.
Bolsas
Los sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominan
genéricamente bolsas. Los materiales más comunes de fabricación son los
siguientes.
Papel kraft
Kraft Armado. Muy resistentes, apropiados para documentación pesada.

44. Plástico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos.
Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de papel en cuyo interior
ha introducido plástico de burbuja. Se utilizan para enviar artículos
delicados tales como cintas de vídeo, Cds, disquetes, etc.
Papel plastificado con polietileno. Se trata de sobres con protección
utilizados para introducir objetos de pequeñas y medianas dimensiones.
Bolsas con fuelle. Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el
envío de expedientes voluminosos. Las hay en kraft normal y kraft.
PARTES:
Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.
Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo
y de acuerdo con el sobre.
Tratamiento: título académico, con mayúscula inicial.
Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con
mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza
negrilla.
Cargo: se escribe con mayúscula inicial.
Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más
ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
Dirección o apartado: se utiliza una de las dos
Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

45. 2. EL TECLADO
Es un positivo que permite el intercambio de datos de un ordenador con el
exterior, está compuesto por un grupo de teclas similares a las de una máquina de
escribir, correspondiendo cada tecla a uno o varios caracteres, funciones u
órdenes.
PARTES DEL TECLADO
1 Teclado de funciones: Son botones que generalmente se ubican en la parte de
arriba del teclado, y que suelen llevar los nombres F1, F2..., F11, F12 y hasta F15 .
La función de cada una de estas teclas está determinada por el sistema operativo
o la aplicación que se esté ejecutando; esto significa que reaccionarán de manera
distintas dependiendo el contexto en donde se presionan.
2 Teclado alfanumérico: Se refiere al conjunto de teclas con números que hay en
el lado derecho (no a los números en la fila superior, sobre las letras). Los
teclados numéricos también se refieren a los números (y a las letras
correspondientes) en los teléfonos móviles.
3 Teclado de edición: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico,
contiene algunas teclas especiales como ImprPant, Bloq de desplazamiento,

46. pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePág, AvPág, y las flechas direccionales que
permiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones.
4 Teclado numérico: Está ubicado a la derecha del bloque de edición, se activa
al presionar la tecla BloqNum, contiene los números arábigos organizados como
en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras. Además contiene
los signos de las cuatro operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * y
división /; también contiene una tecla de Intro o Enter.
3. DIGITACIÓN
Es la técnica mediante el cual cada dedo debe oprimir una tecla y teniendo una
posición correcta de la mano, esta consiste en escribir datos utilizando el teclado
de un computador para ingresar cualquier clase de texto. Teniendo en cuenta que
el tacto debe ser eficiente para que los dedos de las manos encuentren por si
solos las teclas y se pueda trabajar sin cansancio y por mucho más tiempo.

47. 4. POSICIÓN ERGONOMICA
La posición Ergonómica es una disciplina que busca que los humanos y la
tecnología trabajen en completa armonía, diseñando y manteniendo los productos,
puestos de trabajo, tareas, equipos, de acuerdo con las características,
necesidades y limitaciones humanas. Dejar de considerar los principios de la
posición Ergonómica llevará a diversos efectos negativos como lesiones,
enfermedades, deterioros de productividad e ineficiencia.

48. 5. GRAMATICA
La gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las
lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También se
denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un
lenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.
La gramática española se divide en:
-Fonología:Es la que estudia los sonidos físicos del discurso humanofonética y la
ortografía.
-Morfología: Estudia las palabras atendiendo sus accidentes y a su clasificación
en partes de la oración.
-Sintaxis: Estudia la relación de las palabras entre sí para formar oraciones
simples y la unión de éstas para formar palabras compuestas.
6. REDACCION
La palabra redacción proviene del término latino redactĭo y hace referencia a la
acción y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado
con anterioridad). La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado
que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención
del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea
trasladar al papel o a la computadora.
La cual tiene como objetivo Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas
e influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje.
PASOS PARA TENER UNA BUENA REDACCION
-Claridad: La selección de palabras y frases que expresen el significado exacto y
se interpreten de una sola manera.
-Precisión: La redacción no debe de tener hechos erróneos, ni otras
equivocaciones. Debe presentar solo hechos esenciales y exactos, sin ninguna

49. desviación o exageración El uso correcto de la gramática, de la puntuación y
ortografía, también contribuyen a que la redacción sea clara y fácil de comprender.
-Breve pero completo: Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso.
Debe abarcarse el tema completamente manteniendo el escrito lo más breve
posible, si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos.
-Coherencia: Es el desarrollo y la disposición lógica de un tema. Se logra
considerando primero el tema desde el comienzo hasta el fin y ordenar sus partes
en orden lógico y que guarden armonía entre sí, que permite su comprensión y
razonamiento.
-Unidad: El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo
debe aplicarse a cada oración y párrafo, sino también a todo su escrito, si se tiene
que considerar más de un tema prepare un documento por separado.
-Cortesía: Los documentos deben ser redactados en términos corteses (amables,
atentos, agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulación.
-Belleza: Cuando el contenido se ha expresado en un estilo agradable y atractivo
que deleita al lector y a la vez de elegancia a lo que ha querido expresar, el cual
se consigue dándole al contenido una naturalidad y sencillez; evitando las frases
articuladas y rebuscadas.
-Seriedad: Sin incurrir en sequedad.
7. ORTOGRAFIA
La palabra ortografía viene del griego orthos, que quiere decir correcto, y de
grapho, que significa escribir. Así, entendemos que ortografía quiere decir escribir
correctamente. Tal como debemos hacerlo cuando hablamos, es decir, hay que
tener en cuenta que existe una manera correcta para utilizar las palabras. Eso nos
enseña la ortografía: a escribir bien, a fin de que podamos comprender mejor, y
nuestros receptores comprendan los mensajes.
La ortografía es la parte de la gramática que se ocupa de la manera correcta de
escribir las palabras, el principal uso del idioma es la comunicación y para poder
comunicarnos efectivamente, es necesario que elaborar los mensajes de manera
correcta y comprensible. La disciplina que nos enseña a ordenar en forma lógica

50. estas oraciones es la gramática. Así mismo, existe otra rama que nos ayuda a
comunicarnos mejor: la ortografía.Gracias a ella, podemos utilizar bien el lenguaje,
que en nuestro caso es el español llamado castellano.
La ortografía del español utiliza una variante modificada del alfabeto latino, que
consta de los 27 símbolos A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, Ñ, O, P, Q, R, S,
T, U, V, W, X, Y y Z.
8. NORMAS TECNICAS
Las normas son acuerdos documentados que contienen especificaciones técnicas
u otros criterios precisos que puedan ser usados consecuentemente, como reglas,
directrices o definiciones de características, que aseguren que materiales,
productos y servicios son adecuados a su propósito.
En otras palabras, una norma es:
 Un documento voluntario que contiene especificaciones técnicas.
 Accesible al público.
 Elaborado con el consenso de las partes interesadas.
 Basado en los resultados de la experiencia y el desarrollo tecnológico.
Aprobado por un organismo reconocido.

51. CONCLUSIONES
En conclusión al realizar este trabajo aprendí la importancia y la dedicación que se
debe tener al realizar un documento empresarial teniendo siempre en cuenta las
Normas técnicas colombianas

52. .