Este documento describe las partes principales de una carta comercial, incluyendo el membrete, fecha, destinatario y dirección, saludo, texto de la carta con tres párrafos, despedida, firma mecanografiada, iniciales, anejos y copias. Explica que cada parte es esencial y no se puede omitir, y proporciona ejemplos y recomendaciones sobre cómo redactar cada sección.

1. Partes principales de la Carta Comercial
La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede
prescindir de ellas, no importa el estilo que utilices, ni el propósito.
1. Membrete - Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el
documento y debe incluir: Nombre de la "empresa"
Dirección postal o física
Teléfonos comerciales y fax
Dirección de correo electrónico.
2. Fecha - Todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.
En español se escribe día (cifra), mes (en minúscula) y año. Ejemplo: 19 de
noviembre de 2011
No se le coloca punto final.
3. Destinatario y dirección - Consta de tres o cuatro líneas, las cuales se
escriben a espacio sencillo. Por estética las líneas deben mantener el mismo
largo horizontal. Es importante comenzar con el título de cortesía abreviado o
puesto que ocupa, luego la dirección. Se escriben a cuatro espacios de la fecha.
4. Saludo - Representa una cortesía del remitente y no debe abreviarse. Las
reglas para el saludo son:
No se abrevia el título de cortesía o posición del destinatario
El titulo o posición debe coincidir con el colocado en el área de envío
En los casos en que la comunicación no está dirigida a una persona y sí a
una compañía el saludo debe ser en plural. El estilo antiguo era escribir "A quien
pueda interesar", pero esa expresión en la actualidad NO se utiliza. Puede utilizar:
Estimados señores, Estimados señores y señoras
Si la comunicación está dirigida a un hombre y una mujer, el saludo puede ser:
Estimado señor Rivera y señora Rosa o Estimados señor y señora Rivera.
Se escribe solo en mayúscula:
La primera palabra del saludo
Nombre y apellidos
Nombre, cargo o entidad que sustituya al nombre
5. Texto de la carta - Debe constar con tres párrafos como mínimo, donde indique
el mensaje lo más corto, preciso y claro posible. Los párrafos se deben distribuir
de esta manera:
Primer párrafo - Es de introducción donde indica la idea central del mensaje. Se
expone el problema o situación por la cual se envía la comunicación. La frase
"Por este medio" NO se utiliza debido a que el medio es la carta. Siempre
recuerde mantener un tono respetuoso, cordial, formal y profesional. En este
párrafo se atrae la atención del lector, así que no convierta el párrafo en una

2. sola oración ya que las oraciones muy largas dificultan la comprensión de la
lectura y debemos recordar que una oración no compone un párrafo. Se
recomienda dividir el pensamiento en varias oraciones, que se entrelacen por su
pensamiento.
Segundo párrafo o párrafos intermedios - Se utilizan para que desarrolle,
detalle y abunde sobre la situación o problema expuesto.
Tercer párrafo o último - Es conocido como el párrafo de cierre
o conclusión. Aquí se brindan las posibles soluciones de lo que se espera, de
acuerdo al planteamiento que se haya realizado en la comunicación.
6. Despedida - Representa una cortesía de parte del remitente hacia el
destinatario. Se escribe a dos renglones verticales después del último párrafo. Se
escribe en mayúscula la letra inicial, solamente. La despedida no se abrevia en
ningún momento. Ejemplo de despedidas: Atentamente, Cordialmente.
7. Firma mecanografiada - Es el nombre completo y título o posición que ocupa
la persona responsable de la comunicación Se escribe a cuatro renglones
verticales de la despedida. Las recomendaciones son:
Se escribe en mayúscula la letra inicial de cada nombre y título o posición que
ocupa.
El título o puesto que ocupa lo puede mecanografiar al lado del nombre, sino es
muy largo. De lo contrario se escribe debajo de la firma mecanografiada.
En la firma no se escribe la abreviatura de título de cortesía y académico antes del
nombre. Sin embargo, puede escribir el título académico abreviado después del
nombre y apellido, antecedido por una coma. Ejemplo: Raúl Fuentes Cruz, CPA
Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente Administrativo debe
mecanografiar una carta que debería estar firmada por el, se recomienda que el
Asistente Administrativo firme con el nombre del ejecutivo y:
Al lado o debajo escriba sus iniciales
Debajo coloque su firma, con la posición que ocupa.
8. Iniciales - Se escriben para identificar la persona responsable de
la comunicación. Cada oficina establece su método de identificación de
documentos. Pueden ser iniciales, números o ambas. La forma utilizada en
la mayoría de las oficinas es utilizar las iniciales del Asistente Administrativo que
transcribe o prepara el documento. Las recomendaciones son:
Se escriben las iniciales al margen izquierdo de la cata a dos renglones
verticales, siempre en minúsculas después de la firma mecanografiada.
Si la persona que prepara la carta es la misma que la firma no es necesario
escribir iniciales de responsabilidad.
Las iniciales de la persona que mecanografía la carta son importantes, de esta
forma sabemos quién mantiene la comunicación y donde se genera.
9. Anejo - Se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales con la carta. En
singular (Anejo) si se incluye un solo documento o en plural (Anejos) cuando son

3. varios. Siempre se escribe la primera letra en mayúscula, a dos espacios
verticales después de las iniciales y al margen izquierdo.
10. Copias- se escribe la letra c, en minúscula al margen izquierdo a dos espacios
verticales. La letra c significa que se incluye copia de la comunicación a otra
persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia de
la comunicación.

4. EJEMPLOS DE CARTA COMERCIAL.
CARTA DE BIENVENIDA DE UN TRABAJADOR
CARTA: BIENVENIDA A UN EMPLEADO NUEVO
Bogotá, 22 de octubre de 2014
Señor
PEDRO GUTIERREZ LOPEZ
Ciudad
Apreciado señor Gutiérrez:
Registramos con entusiasmo su ingreso al grupo humano de TEJIDOS DE
AMERICA. Esperamos de su parte lo mejor para contribuir al engrandecimiento de
nuestros objetivos y metas.
Le anexamos la cartilla de inducción, en la cual usted encontrara la información
sobre nuestro programa de salud, al igual de las actividades y servicios de
bienestar y capacitación.
Cordial saludo,
ISABEL FUENTES D.
Gerente
Elaborado por: Kenny Pérez
Maryuris Pérez
Mallín Bustamante
Fredy Zamora