Este documento describe un proyecto para diseñar e implementar un software administrativo en ambiente web usando software libre para instituciones educativas públicas. Actualmente estos procesos se realizan de forma manual lo que causa retrasos e inconsistencias en la información. El proyecto propone desarrollar una aplicación web que automatice procesos como matrículas, notas, pagos y generación de reportes para agilizar el manejo de datos. Se implementará inicialmente en el colegio Guacirco en Neiva usando herramientas libres como UML,

1. DISEÑO E IMPLEMETACIÓN DE UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN AMBIENTE WEB CON SOFTWARE LIBRE PARA LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL SECTOR OFICIAL INTEGRANTES: MARYI LORENA SOLORZANO DIAZ correo: maryi.lorena@gmail.com YEISON ADRIAN RUBIO JARA correo: jasonarj@gmail.com CARLOS AGUIRRE RIVERA correo: [email_address] NOVIEMBRE DE 2008 1° JORNADA DE INVESTIGACIÓN UAN SECCIONAL NEIVA

2. PROYECTO Las instituciones educativas no cuentan con los recursos necesarios para el diseño, adquisición e implementación de un software propietario que permita el manejo de los datos que fluyen a diario en el desarrollo de sus actividades, esto genera retraso en la información, uso de procedimientos manuales que generan error, análisis tardío de estadísticas.

3. Nuestro proyecto es “ DISEÑO E IMPLEMETACIÓN DE UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN AMBIENTE WEB CON SOFTWARE LIBRE PARA LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL SECTOR OFICIAL ” y nuestro propósito es la implementación de un Software Administrativo en las instituciones educativas de Neiva que permita agilizar los procesos de matrículas de alumnos, traslados de alumnos, retiros de alumnos, observadores de alumnos, carga académica, reportes estadísticos, etc., a través del desarrollo en software libre de una aplicación en ambiente web.

4. El sujeto donde se realizará el proceso de implementación se ha definido en la Institución Educativa Guacirco, como entidad educativa del Estado, adscrita a la Secretaria de Educación de la Ciudad de Neiva, Ministerio de Educación Nacional.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Los problemas de sistematización se presentan en las instituciones educativas debido a: Falta de recursos financieros para la adquisición de un software propietario. La inexistencia un software en ambiente Web que permita la entrada, consulta y modificación de información en red por parte de docentes y administrativos de las diferentes sedes. El desconocimiento en las instituciones educativas de las bondades del software libre.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Hechos que hacen presumir la falta de un software para el proceso de la información que genera los administrativos: El proceso de matrículas, traslados y retiros se realiza de manera manual en formatos diseñados para tal fin. La carga académica general y por docente debe elaborarse de manera manual. El análisis de las calificaciones por estudiantes se realiza de manera manual en planillas diseñadas para tal fin. Las listas de asistencia grados, lista de reportes de notas deben elaborarse de manera independiente. Las listas de estudiantes frecuentemente no muestran información actualizada

7. En la expedición de constancias de estudios y certificados de notas se debe acudir a archivo manual. El recaudo de pagos por diferentes conceptos se efectúa de manera manual en el formato diseñado para tal fin. La expedición de paz y salvo se acude al archivo manual. Los observadores de alumnos se llevan en carpetas en los formatos que se han diseñado para el efecto. Cada sede maneja su propia información. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

8. Proponer el diseño y la implementación de una solución informática en ambiente Web bajo software libre, que procese información administrativa en las instituciones educativas del sector oficial. OBJETIVO

9. LAS ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN QUE HEMOS PLANTEADO Desarrollo con Software Propietario Una de las alternativas para automatizar los procesos administrativos es el desarrollo de la plataforma bajo software propietario. La desventaja es el costo que ello implica. Desarrollo con Software Libre La solución más práctica es el desarrollo del Software Administrativo en Ambiente Web con herramientas de software libre tales como: UML. Lenguaje de modelado de sistema de software. Postgre SQL. Servidor de base de datos relacional orientada a objetos de software libre. JAVA. Lenguaje de programación orientada a objetos. Apache. Servidor Web.

10. PROCESOS A SISTEMATIZAR Expedición de certificados Expedición de boletines Secretaria Control préstamo elementos devolutivos Control de salidas Control de entradas Almacén Gastos en efectivo Recaudo por diferentes conceptos Pagaduría Evaluación Ausentismo Horarios Carga académica Hoja de vida del docente Docentes Observador de estudiante Hoja de Vida del Estudiante Asistencia del Estudiante Traslado del Estudiante Retiro del Estudiante Matricula del estudiante Estudiantes Subprocesos Proceso

11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

12. CONCLUSIONES De acuerdo al estudio de viabilidad efectuado podemos concluir que la alternativa de solución es el uso de software libre para el desarrollo del aplicativo. El software adaptara a los recursos de la institución educativa y sus sedes para no generar mas costos. La aplicación define controles de entrada, procesos, comunicación y salida de información evitando acceso no autorizados al sistema. Para el desarrollo de la aplicación se requiere del apoyo de los directivos administrativos y docentes de la institución quienes son los que conocen los diferentes procesos al interior de la misma. El sistema estará debidamente documentado y soportado con los debidos manuales garantizando el fácil uso del sistema.

13. GRACIAS POR SU ATENCIÓN