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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Universidad Fermín Toro.
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Escuela de Relaciones Industriales.
SAIA E
Cátedra: Informática Aplicada
Tema: Software Administrativo: Descripción de Galac Software.
Alumna: Raiza Sansonetti
C.I. 24.984.069
Profesor SAIA: Mariloly Rodríguez
Puerto La Cruz, Estado Anzoátegui, 18 de julio de 2015.
Introducción
Anteriormente, debido a la insipiencia de la adquisición de
tecnologías y de formas de simplificación en las organizaciones, sus
tareas administrativas originaban montones y montones de papeles y por
ende, archivos donde se almacenaba toda la información. Calculadoras
estándar y libros de contabilidad se utilizaban para procesar esa
información, y aún hacia los años 90 o al comienzo de este milenio, el uso
de las computadores y los software especializados en administración eran
utilizados por muy pocas empresas, que casualmente eran las líderes de
su mercado o las más competitivas. Sin embargo, con la llegada de
computadores más pequeños, automatización de sus tareas, procesos
que requerían cada vez más vaciado de información y rapidez en su
procesamiento, además de recurrencia de errores manuales, fue mayor la
inversión para propiciar la creación y uso de software que permitieran a
las organizaciones manejar su contabilidad, su planificación, nóminas, etc.
de forma rápida y sobre todo, precisa. De allí entonces denominamos
como softwares administrativos a aquellos programas utilizados a nivel
empresarial que generan la acción de emprender el procesamiento de
información que permita administrar efectivamente una organización.
Para esta investigación será descrito un software administrativo
creado para funcionar en Venezuela como una herramienta integral de
administración efectiva como lo es Gálac Software, con lo cual, podremos
vislumbrar la aplicación sobre sí de los fundamentos teóricos para
sistemas administrativos de información.
Fundamentos Teóricos de los Software
Administrativos.
Software Administrativo
Son todos aquellos programas utilizados a nivel empresarial, que
por su definición genera acción de emprender algo y por su aplicación
persigue fines lucrativo y no lucrativo. También es un software que
permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en
forma integrada. Por lo general está compuesto por modulo cruzado de
los proceso del negocio. Es una parte muy importante de la vida
empresarial, sea una gran empresa o un proyecto que recién comienza.
Además son los pocos programas de gestión que se adaptan a todos los
usos posibles, y en general veremos algunas que sean más fuertes para
un tipo de empresa determinado.
Características generales de un Software administrativo
• Se configura en función de las necesidades de la empresa.
• Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones,
deducciones, entre otros.
• Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo (semanal,
quincenal, mensual).
• Comprende distintos elementos: fracturación, inventario, nómina,
otros.
• Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.
• Es seguro y auditable.
• Se adapta al funcionamiento de la empresa.
• Maneja grandes volúmenes de información referente a la
constitución de la empresa.
Sistemas de Información
1. Un sistema de información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio.
2. Un sistema de información se puede definir como un conjunto de
funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es
decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para
apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas,
visualización de aspectos complejos entre otros.
Características de los Sistemas
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o
combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.
Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o
interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente
admiten cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos:
propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una
distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema,
con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se
presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de
causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos:
entropía y homeostasia.
• Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a
desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de
la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si
aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es
la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o
sea, la información como medio o instrumento de ordenación del
sistema.
• Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema.
Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar
un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema
o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel
representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la
realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los
sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.
Tipos de Sistemas
Los Sistemas de Información que logran la automatización de
procesos operativos dentro de una organización, son llamados
frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial
consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,
entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que
apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a
la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo,
Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de
Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su
uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los
cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas
competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
1. Sistemas Transaccionales.
Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de
obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se
implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a
nivel operativo de la organización.
• Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y
procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a
través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información
para su explotación posterior.
• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus
beneficios son visibles y palpables.
2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones.
Las principales características de estos son:
• Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas
Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos
últimos constituyen su plataforma de información.
• La información que generan sirve de apoyo a los mandos
intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de
decisiones.
• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas
de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación
financiera requiere poca información de entrada, genera poca
información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos
durante su proceso.
• No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación
económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no
se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
• Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con
altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos
al usuario final.
• Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son
repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen
repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que
indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema
de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un
nuevo producto al mercado.
• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el
usuario final sin la participación operativa de los analistas y
programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción,
compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos
de simulación de negocios, modelos de inventarios, entre otros.
3. Sistemas Estratégicos.
Sus principales características son:
• Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos
operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de
decisiones.
• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por
lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado.
• Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a
través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un
proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando
nuevas funciones o procesos.
• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales
como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son
creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de
cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que
brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco
nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio
para tener un nivel similar al de sus competidores.
• Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la
empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y
una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
4. En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales. El hardware.
• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.
Es el software.
5. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea, son hermicos a cnualquier ifluencia
ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que
sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se
da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo
comportamiento es determinístico y programado y que opera con
muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.
Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados,
donde los elementos y relaciones se combinan de una manera
peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las
máquinas.
• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través
de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el
ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima
cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza,
aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un
continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas
cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice
que “una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”.
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en
dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan
el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado
de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas
abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia
organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos
niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y
de la sociedad.
Usos de los Sistemas de Información
Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro
de las organizaciones:
• Automatización de procesos operativos.
• Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma
de decisiones.
• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Elementos de un Sistema
• Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el
Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar
la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.
Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa
por el usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas o
módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las
unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, CD-
ROM, Pendriver, los códigos de barras, los escáners, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
• Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de
las actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.
Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de
almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los
discos flexibles o diskettes, pendriver y los discos compactos (CD-
ROM).
• Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia
de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse
con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas
permite la transformación de datos fuente en información que
puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
una proyección financiera a partir de los datos que contiene un
estado de resultados o un balance general de un año base.
• Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema
de Información para sacar la información procesada o bien datos
de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las
impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los
graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la
salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también
existe una interfase automática de salida.
Descripción de Software Administrativo:
Gálac Software
Galac software es un software creado por y para Venezolanos
desde 1991. Definido por Vicente Tinoco, Director Gerente de Gálac
Software, "Esta es una poderosa herramienta que ha sido creada y
pensada para que nuestros clientes puedan elaborar de forma rápida, fácil
y segura las relaciones de pago al personal, y así mismo administrar
todas las obligaciones contractuales o de ley".
El paquete contentivo del software administrativo Galac tiene
muchas funciones o software independientes, como lo son: Retenciones
sobre el Impuesto Sobre La Renta (ISLR), manejar el Impuesto al Valor
Agregado (IVA) y Renta, generando automáticamente declaraciones
electrónicas de Renta, un paquete para realizar ajustes a estructuras de
costos por inflación. Su paquete incluye también un software específico
para el procesamiento de nóminas de personal, y su software para
administración, procesa cuentas por cobrar, cuentas por pagar, anticipos,
cobranzas, pagos, movimientos bancarios, facturas, cotizaciones, órdenes
de compra, comisiones por ventas, etc. Su paquete de contabilidad
posibilita con solo vaciar la información de su plan de cuentas y de los
comprobantes contables del periodo, obtener todos los informes
asociados de manera automática: balances generales, mayores
analíticos, balance de comprobación, listado de cuentas, manejar centros
de costos, activos fijos y trabaje simultáneamente en varios periodos
contables si así lo requiere. Permite también llevar el análisis de
estructura de costos (Ley Orgánica de Precios Justos – LOPJ) según la
normativa vigente de una manera rápida, fácil y efectiva.
Características:
- Administra efectivamente diversas tareas como: retenciones y
declaraciones tributarias, nóminas, estructuras y centros de
costos, información administrativa, etc. con la fluidez que
permite su paquete al ser liviano y al ser independiente cada
interfaz, una de otra.
- Se encuentra en actualización continua conforme a la Ley
Venezolana, y ofrece las mejores herramientas de trabajo
según la Ley de Precios Justos, Ley del Trabajo, Trabajadoras y
Trabajadores, las disposiciones más recientes en materia
tributaria y administrativa, etc.
- Se sincroniza con plataformas como el SENIAT, SUMAT, IVSS
e INPSASEL, generando sus formatos, respuestas, planillas de
forma automática, permitiendo incluso incluir información
adicional para imprimir.
- Genera informes estadísticos, libros electrónicos contables,
declaraciones de impuestos electrónicas automatizadas,
informes de cálculo de nómina, etc. con sólo vaciar los datos
independientemente de cuán numerosos sean estos, generando
archivos Excel, Word, PDF, etc.
- Para nómina, administra vacaciones, reposos, préstamos
personales, caja de ahorros, contratos colectivos y la liquidación
del I.V.S.S. por el Sistema TIUNA, manejando hasta 5 niveles
jeráquicos de personal. También maneja el cambio de unidad
tributaria para el pago de los tickets de alimentación.
- Trabaja bajo ambiente Windows, el más utilizado en empresas
por su solidez y fácil operatividad.
Ventajas:
- Ofrece integración con plataformas y sistemas adecuados a las
políticas y normas administrativas vigentes en Venezuela
actualizándolas continuamente.
- Tiene un acceso personalizado a través de un usuario y
contraseña.
- Permite integrar sus paquetes independientes, como Nómina,
administrativo, contable, tributario, etc.
- Tiene una sencilla estructura de software, lo que la hace de fácil
instalación y uso.
- Genera respaldo de la información vaciada al generar archivos
(Informes, tablas, etc.) en formatos editables (.xls, .doc, etc.) y
no editables (PDF) automáticamente.
Desventajas:
- Aún con sus beneficios, es poco conocido y utilizado ante Saint,
por ejemplo.
- Es un software relativamente nuevo, por lo cual a veces puede
presentar inconvenientes técnicos debido a actualizaciones.
- Su integración con sistemas y leyes venezolanas lo hace
limitado en cuanto a uso para otros países, como otros software
administrativos como SAP o Saint.
Entrada a la interfaz de Gálac Tributario:
Entrada a la interfaz de Gálac Contable:
Interfaz de Gálac nómina
Interfaz Gálac Administrativo y Contable – Ajuste por Inflación.
Instalación Gálac Software
Conclusiones
- Los software administrativos basan su operatividad en sistemas
de información que integran recursos, actividades, procesos y
políticas específicas de forma que se adapten a cada
organización con un entorno común, proporcionando
efectividad, rapidez y sobretodo precisión al procesar datos
determinantes para la operatividad de las empresas.
- Los softwares administrativos ofrecen una gran ventaja
competitiva ya que aprovechan los recursos tecnológicos a
disposición para controlar su información conforme a su
planificación y a los basamentos de su organización.
- Gálac software es una herramienta con altas potencialidades de
procesamiento de información, ofreciendo ventajas sobretodo
con su integración y actualización constante en función de la
legislación y sistemas dispuestos en Venezuela.
Recomendaciones
- Promover en Venezuela la creación de nuevos programas de
administración de empresas, ya sea como aplicaciones
auxiliares o independientes que permitan mejorar el
funcionamiento de las aplicaciones traídas desde el exterior, de
modo de personalizar el entorno tecnológico de trabajo.
- Basar la operatividad de la empresa en mayoría sobre su
tecnología y herramientas de trabajo para así no sólo agilizar
procesos, sino también garantizar un resguardo de la
información al conseguir un respaldo electrónico de la
información procesada. Esta es una ventaja del software
descrito, ya que genera automáticamente archivos que
resguardan los datos introducidos.

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Software Administrativo

  • 1. República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior Universidad Fermín Toro. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Relaciones Industriales. SAIA E Cátedra: Informática Aplicada Tema: Software Administrativo: Descripción de Galac Software. Alumna: Raiza Sansonetti C.I. 24.984.069 Profesor SAIA: Mariloly Rodríguez Puerto La Cruz, Estado Anzoátegui, 18 de julio de 2015.
  • 2. Introducción Anteriormente, debido a la insipiencia de la adquisición de tecnologías y de formas de simplificación en las organizaciones, sus tareas administrativas originaban montones y montones de papeles y por ende, archivos donde se almacenaba toda la información. Calculadoras estándar y libros de contabilidad se utilizaban para procesar esa información, y aún hacia los años 90 o al comienzo de este milenio, el uso de las computadores y los software especializados en administración eran utilizados por muy pocas empresas, que casualmente eran las líderes de su mercado o las más competitivas. Sin embargo, con la llegada de computadores más pequeños, automatización de sus tareas, procesos que requerían cada vez más vaciado de información y rapidez en su procesamiento, además de recurrencia de errores manuales, fue mayor la inversión para propiciar la creación y uso de software que permitieran a las organizaciones manejar su contabilidad, su planificación, nóminas, etc. de forma rápida y sobre todo, precisa. De allí entonces denominamos como softwares administrativos a aquellos programas utilizados a nivel empresarial que generan la acción de emprender el procesamiento de información que permita administrar efectivamente una organización. Para esta investigación será descrito un software administrativo creado para funcionar en Venezuela como una herramienta integral de administración efectiva como lo es Gálac Software, con lo cual, podremos vislumbrar la aplicación sobre sí de los fundamentos teóricos para sistemas administrativos de información.
  • 3. Fundamentos Teóricos de los Software Administrativos. Software Administrativo Son todos aquellos programas utilizados a nivel empresarial, que por su definición genera acción de emprender algo y por su aplicación persigue fines lucrativo y no lucrativo. También es un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en forma integrada. Por lo general está compuesto por modulo cruzado de los proceso del negocio. Es una parte muy importante de la vida empresarial, sea una gran empresa o un proyecto que recién comienza. Además son los pocos programas de gestión que se adaptan a todos los usos posibles, y en general veremos algunas que sean más fuertes para un tipo de empresa determinado. Características generales de un Software administrativo • Se configura en función de las necesidades de la empresa. • Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones, deducciones, entre otros. • Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo (semanal, quincenal, mensual). • Comprende distintos elementos: fracturación, inventario, nómina, otros. • Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa. • Es seguro y auditable. • Se adapta al funcionamiento de la empresa.
  • 4. • Maneja grandes volúmenes de información referente a la constitución de la empresa. Sistemas de Información 1. Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. 2. Un sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos entre otros. Características de los Sistemas Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). • Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. • Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de
  • 5. causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia. • Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema. • Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo. Tipos de Sistemas Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
  • 6. 1. Sistemas Transaccionales. Sus principales características son: A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. • Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. • Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. • Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. • Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. 2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son: • Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. • La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
  • 7. • No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión. • Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. • Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado. • Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática. Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, entre otros. 3. Sistemas Estratégicos. Sus principales características son: • Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. • Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. • Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un
  • 8. proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. • Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. • Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. 4. En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos: • Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. • Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. 5. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: • Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermicos a cnualquier ifluencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera
  • 9. peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas. • Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”. Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad. Usos de los Sistemas de Información Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: • Automatización de procesos operativos. • Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. • Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Elementos de un Sistema
  • 10. • Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, CD- ROM, Pendriver, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. • Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes, pendriver y los discos compactos (CD- ROM). • Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
  • 11. • Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Descripción de Software Administrativo: Gálac Software Galac software es un software creado por y para Venezolanos desde 1991. Definido por Vicente Tinoco, Director Gerente de Gálac Software, "Esta es una poderosa herramienta que ha sido creada y pensada para que nuestros clientes puedan elaborar de forma rápida, fácil y segura las relaciones de pago al personal, y así mismo administrar todas las obligaciones contractuales o de ley". El paquete contentivo del software administrativo Galac tiene muchas funciones o software independientes, como lo son: Retenciones sobre el Impuesto Sobre La Renta (ISLR), manejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y Renta, generando automáticamente declaraciones electrónicas de Renta, un paquete para realizar ajustes a estructuras de costos por inflación. Su paquete incluye también un software específico para el procesamiento de nóminas de personal, y su software para administración, procesa cuentas por cobrar, cuentas por pagar, anticipos, cobranzas, pagos, movimientos bancarios, facturas, cotizaciones, órdenes de compra, comisiones por ventas, etc. Su paquete de contabilidad posibilita con solo vaciar la información de su plan de cuentas y de los
  • 12. comprobantes contables del periodo, obtener todos los informes asociados de manera automática: balances generales, mayores analíticos, balance de comprobación, listado de cuentas, manejar centros de costos, activos fijos y trabaje simultáneamente en varios periodos contables si así lo requiere. Permite también llevar el análisis de estructura de costos (Ley Orgánica de Precios Justos – LOPJ) según la normativa vigente de una manera rápida, fácil y efectiva. Características: - Administra efectivamente diversas tareas como: retenciones y declaraciones tributarias, nóminas, estructuras y centros de costos, información administrativa, etc. con la fluidez que permite su paquete al ser liviano y al ser independiente cada interfaz, una de otra. - Se encuentra en actualización continua conforme a la Ley Venezolana, y ofrece las mejores herramientas de trabajo según la Ley de Precios Justos, Ley del Trabajo, Trabajadoras y Trabajadores, las disposiciones más recientes en materia tributaria y administrativa, etc. - Se sincroniza con plataformas como el SENIAT, SUMAT, IVSS e INPSASEL, generando sus formatos, respuestas, planillas de forma automática, permitiendo incluso incluir información adicional para imprimir. - Genera informes estadísticos, libros electrónicos contables, declaraciones de impuestos electrónicas automatizadas, informes de cálculo de nómina, etc. con sólo vaciar los datos independientemente de cuán numerosos sean estos, generando archivos Excel, Word, PDF, etc.
  • 13. - Para nómina, administra vacaciones, reposos, préstamos personales, caja de ahorros, contratos colectivos y la liquidación del I.V.S.S. por el Sistema TIUNA, manejando hasta 5 niveles jeráquicos de personal. También maneja el cambio de unidad tributaria para el pago de los tickets de alimentación. - Trabaja bajo ambiente Windows, el más utilizado en empresas por su solidez y fácil operatividad. Ventajas: - Ofrece integración con plataformas y sistemas adecuados a las políticas y normas administrativas vigentes en Venezuela actualizándolas continuamente. - Tiene un acceso personalizado a través de un usuario y contraseña. - Permite integrar sus paquetes independientes, como Nómina, administrativo, contable, tributario, etc. - Tiene una sencilla estructura de software, lo que la hace de fácil instalación y uso. - Genera respaldo de la información vaciada al generar archivos (Informes, tablas, etc.) en formatos editables (.xls, .doc, etc.) y no editables (PDF) automáticamente. Desventajas: - Aún con sus beneficios, es poco conocido y utilizado ante Saint, por ejemplo. - Es un software relativamente nuevo, por lo cual a veces puede presentar inconvenientes técnicos debido a actualizaciones.
  • 14. - Su integración con sistemas y leyes venezolanas lo hace limitado en cuanto a uso para otros países, como otros software administrativos como SAP o Saint. Entrada a la interfaz de Gálac Tributario: Entrada a la interfaz de Gálac Contable: Interfaz de Gálac nómina
  • 15. Interfaz Gálac Administrativo y Contable – Ajuste por Inflación.
  • 16. Instalación Gálac Software Conclusiones - Los software administrativos basan su operatividad en sistemas de información que integran recursos, actividades, procesos y políticas específicas de forma que se adapten a cada organización con un entorno común, proporcionando efectividad, rapidez y sobretodo precisión al procesar datos determinantes para la operatividad de las empresas. - Los softwares administrativos ofrecen una gran ventaja competitiva ya que aprovechan los recursos tecnológicos a disposición para controlar su información conforme a su planificación y a los basamentos de su organización.
  • 17. - Gálac software es una herramienta con altas potencialidades de procesamiento de información, ofreciendo ventajas sobretodo con su integración y actualización constante en función de la legislación y sistemas dispuestos en Venezuela. Recomendaciones - Promover en Venezuela la creación de nuevos programas de administración de empresas, ya sea como aplicaciones auxiliares o independientes que permitan mejorar el funcionamiento de las aplicaciones traídas desde el exterior, de modo de personalizar el entorno tecnológico de trabajo. - Basar la operatividad de la empresa en mayoría sobre su tecnología y herramientas de trabajo para así no sólo agilizar procesos, sino también garantizar un resguardo de la información al conseguir un respaldo electrónico de la información procesada. Esta es una ventaja del software descrito, ya que genera automáticamente archivos que resguardan los datos introducidos.