Este documento presenta los fundamentos generales sobre archivística. Explica conceptos clave como documento, documento de archivo, elementos de un documento, clasificación de documentos, ciclo vital de los documentos, valoración documental y concepto de archivo. También resume los objetivos, objetos y funciones de los archivos, así como las clases de archivo.
Este trabajo es el resultado de las visitas realizadas en los diferentes archivos donde se indago sobre el programa de gestión documental y sus implicaciones.
Este trabajo es el resultado de las visitas realizadas en los diferentes archivos donde se indago sobre el programa de gestión documental y sus implicaciones.
Presentación sobre:
- las habilidades cognitivas según Bloom
- formas de aumentar la complejidad según Bernie Dodge
- Tipo de actividades en la Web (Tom March)
- Andamiaje (Bernie Dodge)
PPT Basada en alguna parte en la ppt de la Dra. Canny Bellido Universidad de Puerto Rico Mayagüez
Presentación sobre:
- las habilidades cognitivas según Bloom
- formas de aumentar la complejidad según Bernie Dodge
- Tipo de actividades en la Web (Tom March)
- Andamiaje (Bernie Dodge)
PPT Basada en alguna parte en la ppt de la Dra. Canny Bellido Universidad de Puerto Rico Mayagüez
Mafalda está más viva que nunca. Reaparece siempre fresca y renovada en sus nuevos libros y periódicos. Hace cine y televisión. Viaja en la imaginación colectiva de infinidad de naciones que son muy diferentes entre ellas culturalmente. Y llega a los lugares más insospechados, volviéndose familiar a generaciones que no tienen nada que ver con la que vio nacer a Mafalda
1. ARCHIVISTICA
La importancia de los archivos:
-principios rectore
-fines del estado
-fines del archivo
El archivo es importante para la administración y la cultura
-toma de decisiones
-fuentes de la historia
-patrimonio cultural
La normatividad y la gestión documental en los archivos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y
organización de la documentación
Gestion documental
La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático
-se estructura a partir de la normatividad
-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites
El comité de archivo
Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de
archivo
Componente de un PGD
- Consideraciones básicas de tipo administrativo
-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico
-adopción e implementación de tablas
-formación de archivos según el ciclo vital
-identificación de los procesos de un programa de gestión documental
2. -implementación y seguimiento
Procesos de producción de documentos
- ley 43 de 1913
-ley 527 de 1999
-código penal
-código de procedimiento penal
-código de comercio
-decreto 2649 de 1993
-decreto1584 de 1994
-decreto 1584 de 1994
- decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 d 2001
-Circular interna AGN No 13 de 1999
-NTC 1673
-NTC 2223:1986
- NTC 2676
- NTC 3393
- NTC 4436
Procesos de producción de documentos
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.creacion y diseño de documentos -medios y técnicas de producción
-determinación de aportes documentales
-determinación de calidad y tipos de soportes
2- normalización de la producción -identificación productora
documental -definición tipologías documentales
-determinación de formatos pre impresos
-directrices relacionadas con el No de copias
-control nuevos documentos
-determinación periocidad
3. Proceso de recepción de documentos
-constitución política
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión
Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas
Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Registro de documentos -definición medios de recepción
-recibo documentos oficiales
-verificación de folios, copias, anexos, firmas
-constancia de recibo
-asignación de datos
-asignación de envíos
2.Radicacion de documentos -asignación fecha, hora
-impresión de rotulo
-relación entre documentos
-registro impreso
-elaboración de estadísticas
Procese distribución de documentos
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo 060 de 2001
Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.distrubucion de documentos recibidos -identificación de dependencia
-enrutamiento de documentos
-registro de control
2.distribucion de documentos internos -identificación de dependencias
-enrutamiento
-registro de control
4. 3.distribución de documentos enviados -definición de medios personal, fax, correo,
email, pagina web, etc.
-control y firmas de guías y planillas
-organización mensajería externa
Proceso de trámites de documentos
-constitución política
-ley 58 de 1982
-decreto 01 de 1984
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
-respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.recepcion de solicitud o tramite -confrontación y diligenciamiento de planillas
-determinación competencia
2.respuesta -preparación respuesta
Proceso organización de documentos
-ley 4 de 1913
-ley 80 de 1993
-código de comercio
-decreto 1382 de 1995
-decreto 254 de 2000
-decreto 4124 de 2004
-Acuerdo AGN 007 de 1994
- Acuerdo AGN 09 de 1995
- Acuerdo AGN 13 de 1995
-Acuerdo AGN 16 de 2002
5. - Acuerdo AGN 037 de 2002
- Acuerdo AGN 039 de 2002
- Acuerdo AGN 041 de 2002
- Acuerdo AGN 042 de 2002
- Acuerdo AGN 015 de 2003
- Acuerdo AGN 02 de 2004
-circular ANG 07 de 2002
- circular ANG 01 de 2003
- circular ANG-DAFP No 004 de 2003
- circular ANG-DAFP 012 de 2004
-circular AGN 01 d 2004
-resolución min salud 1995 de 1999
-resolución AGN 183 de 2004
-NTC 4095
-NTC 5029
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.clasificación documental -identificación de unidades
-aplicación de la tabla
-conformación de series
2.ordenacion documental -conformación y apertura
-determinación de los sistemas
-organización de serie documentales
-foliación
-transferencias documentales -organización y entrega de documentales
3.descripción documental -análisis de información
-diseño de instrumentos de operación
Procesos de consulta de documentos
6. -constitución política
-ley 4 de 1913
-ley 57 de 1985
-decreto 01 de 1984
-decreto 2126 de 1992
-acuerdo AGN 47 de 2000
-acuerdo AGN de 2000
Acceso a documentos con el fin de conocer la información
Proceso de consulta de documentos
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.formulación de la consulta -determinación de la presión
-determinación de la consulta
-condiciones de acceso
-disponibilidad de información
-reglamento de consulta
2.estrategia de búsqueda -disponibilidad de expedientes
-disponibilidad de fuentes
-establecimiento de herramientas
-ubicación de documentos
3.respuesta a consulta -sistema de registro
-uso de testigos
-implantación de medios manuales
Procese de conservación de documentos
-constitución política
-código penal civil
-ley 47 de 1920
-ley 14 de 1936
-ley 39 de 1981
-ley 63 de 1986
-ley 80 de 1993
7. -ley 397 de 1997
-código de comercio
-decreto 2620 de 1993
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 007 de 1994
-acuerdo AGN 11 de 1996
-acuerdo AGN 047 de 2000
-acuerdo AGN 048 de 2000
- acuerdo AGN 049 de 2000
- acuerdo AGN 050 de 2000
- acuerdo AGN 056 de 2000
-acuerdo AGN 037 de 2002
Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Sistema integrado de conservación -sensibilización y toma de conciencia
-reproducción, duplicación y migración de
información
-inspección y mantenimiento de instalación
-control de condiciones ambientales
-limpieza
-control de plagas
-almacenamiento y empastes
-primeros auxilios
-prevención de desastres
-planes de contingencia(copias de seguridad,
protección en incendios, robos, inundaciones,
catástrofes, atentados, guerras)
Proceso de disposición final de documentos
-constitución política
-ley 163 de 1959
- ley 39 de 1981
8. - ley 80 de 1993
- decreto 2649 de 1993
- decreto 2527 de 1950
- decreto 3354 de 1954
- decreto 960 de 1970
- decreto 2620 de 1993
- decreto 998 de 1997
- decreto 1145 de 2004
-acuerdo AGN 007 de 1994
- acuerdo AGN 08 de 1995
-circulas AGN 03 de 2001
- circulas AGN 01 de 2004
-NTC 3723
- NTC 5174
- NTC 5238
Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital
-conservación total -eliminación de documentos
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
La conservación total -recepción de transferencia
-organización de documentos
-conservación y preservación
Eliminación de documentos -aplicación de lo estipulado
-valoración por el comité de archivos
-levantamiento de acta
Selección documental -aplicación de método elegido
-elección de documentos
microfilmación -determinar mitología
-fines en la técnica
-control de calidad
digitación -Determinar la metodología
9. -definir calidad
-control de calidad
FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA
Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado
Documento de archivo: registro de información producida o recibida
Los documentos son importantes
-permiten la comunicación humana
-medio valioso de información
-constituye un medio probatorio
-dejan constancia por algún medio
-sirven para la toma de decisiones
Documentos de archivo
Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa
Elementos de un documento de archivo
-Soporte: relación a la parte material o física
-Técnica: medio que fija y transmite el contenido
-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas
-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento
Carácter de los documentos
-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad
-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes
funcionales
Clasificación de los documentos de archivo
-según tipo documental
10. -por la tradición documental
-por el tipo de función
-Por el ámbito jurídico
Clases de documentos
-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de
vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.
-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes
de gestión, ordenes de pago, etc.
Ciclo vital de los documentos de archivo
-primera edad: planificación y tramitación
-segunda edad: vigencia y plazo precaucional
-tercera edad: fase permanente o histórica
Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.
Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable
Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora
Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones
Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio
Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica
Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la
administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria
colectiva.
Concepto de archivo
Ley 594 de 2000
Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada
Organización de archivos
El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada
Objetivos de los archivos
11. -construir un centro de documentación
-asegurar una perfecta conservación de documentos
-satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta
Objetos de los archivos
-permitir una rápida localización de los documentos
-preservar la historia de la empresa
Funciones del archivo
-ser memoria corporativa
-reunir los documentos
-asegurar la conservación de la información
-soportar la toma de decisiones
-desarrollar funciones de oficina
Clases de archivo
-según su organización
-según su naturaleza
-según su jurisdicción
-según su ciclo vital
-según su acceso
-según su uso
Archivo centralizado
Ventajas
-cuenta por personal especializado
-controla duplicación de documentos
-economía tiempo y espacio
-racionaliza la adquisición de materiales y equipos
-responsabilidad centralizada
-Facilita la unificación del sistema
12. Archivo descentralizado
Cada dependencia es responsable de sus funciones.
-Archivo descentralizado con control central
-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su
vigencia
Archivos satélites
Conservan información técnica, muy especializada
Organización de documentos
-clasificar
-describir
-ordenar
Gestión en el archivo
-producción o recepción
-tramite
-distribución
-consulta
-retención
-conservación
-disposición final
-eliminación
-conservación permanente
Procesos técnicas de archivo
-ciclo vital de los documentos
-valores de los documentos
-tablas de retención
-expurgo, descarte
-transferencia
-inventarios
13. -guías
-catálogos
-índices
-usuario
-medios para presentación de servicio
-difusión
-capacitación
Nuevas tecnologías en archivos
-microfilmación
-archivo ópticos
-correo electrónico
-internet
-scanner
Principios básicos de archivos
-Principio de orden original
-principio de procedencia
El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben
agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los
produjeron.
-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo
histórico en el orden que recibió durante
MARCO LEGAL
-Código civil
-código de comercio
-código de procedimiento penal
- código de procedimiento civil
-código contencioso administrativo
14. -código fiscal
-código de elección
-código militar
-código de policio
-código de fomento
-código del medio ambiente
-código de beneficencia
-código de instrucciones publicas
*normas constitucionales
*el sistema nacional de archivos
*la constitución art 15
*sentencia T-696 de 1996
*la constitución y la correspondencia
*la correspondencia y el código de comercio
*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal
*el código civil y de legislación complementario
*del código de procedimiento civil
*otras normas de materia documental
*código de comercio
*archivos bancarios
*el código sustantivo de trabajo