Este documento describe el perfil y funciones de un asistente administrativo. El asistente apoyará las labores administrativas de la empresa mediante tareas de apoyo en el área administrativa. Sus principales funciones incluyen recopilar y administrar documentos, atender clientes, realizar tareas contables y bancarias, organizar archivos, redactar correspondencia, coordinar eventos, y apoyar otros procesos administrativos.

1. ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Denominación del cargo: Asistente administrativo
Nivel: asistencial
Ubicación del cargo: auxiliar administrativo
Perfil: asistente administrativo
Formación académica: Técnico profesional
Requisitos mínimos: título de técnico profesional
Experiencia: 1 año de experiencia relacionada
Jefe Inmediato: Gerente.
Supervisa: No tiene personas a su cargo.
FUNCIÓN GENERAL
Su función general o básica es apoyar la labor administrativa de AIRES Y
FILTROS HB por medio de actividades asistenciales en el área administrativa
desde la dependencia donde se desempeñara, asimismo ejecutar los procesos
administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, a fin de
dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y
garantizar la prestación efectiva del servicio.
FUNCIONES ESPECÍFICAS

2. Recopilar y administrar documentos de la base de datos y la información
relacionada a las labores de su cargo.
Atender personal y telefónicamente a clientes para las quejas y sugerencias
dando una respuesta inmediata.
Revisar y digitar documentos contables como recibos de caja menor,
consignaciones, cuentas por pagar, cheques, reintegros y demás soportes.
Organizar, verificar y entregar documentos exigidos, a los interesados de
acuerdo con los procedimientos y requisitos establecidos.
Hacer diligencias bancarias periódicamente.
Organizar, controlar, cuidar y archivar documentos.
Realizar actividades de apoyo administrativo exigidas cuando se requieran
en el área administrativa.
Elaborar un informe de labores periódicamente, señalando labores
desarrolladas, problemas y soluciones.
Establecer con el gerente y demás dependencias las actividades que
garanticen el funcionamiento y el logro de los objetivos establecidos por
AIRES Y FILTROS HB.
Elaborar informes y documentos necesarios para dar a conocer información
sobre gestiones.
Enviar documentos requeridos a otras áreas dependiendo el caso.
Participar en la elaboración de proyectos de presupuesto de la unidad
productiva.
Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos para
desarrollar el trabajo.
Realiza los descargos o pagos de acuerdo a su labor.
Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como:
pagos a proveedores, pagos de servicios, aportes, ayudas, avances, fondos
especiales y de funcionamiento, alquileres, y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Abrir carpetas de historial y base de datos de los tramites que realice

3. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado al área como
caja chica.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos.
Elaborar y enviar memorándum con los factores necesario sea cual sea la
información
Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación
presupuestaria.
Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía
al archivo general.
Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de
las edificaciones, maquinas y/o equipos de la unidad productiva.
Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
Coordinación de actividades sociales de la empresa
Administrar y gestionar el trámite documental oportuno de entrada y salida
de la correspondencia general y específica del despacho del área.
Redactar o tomar dictados, cartas, memorandos, acuerdos, resoluciones,
formas, circulares, informes y demás documentos propios de la gestión.
Mantener actualizado y organizado el archivo de documentos y
publicaciones del área de desempeño.
Llevar en forma sistematizada el registro actualizado de la información de
las entidades y organismos con los cuales se requiera comunicación e
interrelación.
Llevar el sistema de control y seguimiento por asuntos, citas, entrevistas,
compromisos y eventos en general del despacho del área.
Mantener las relaciones públicas del área de desempeño, teniendo en
cuenta las políticas de la empresa.
Apoyar la organización de los diferentes eventos propios de la gestión del
despacho del área.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo
con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

4. Apoyar y adelantar el trámite documental oportuno de entrada y salida de la
correspondencia general y específica del despacho del área
Velar por la preservación y conservación de la documentación de la
empresa
Brindar información telefónica y personal sobre los procesos que se
adelantan en el área y que le sean solicitados.
Mantener los elementos necesarios, para lograr un buen funcionamiento de
su sitio de trabajo.
Atender público personal y telefónicamente; brindar orientación acerca de
los servicios de información de las unidades de información de la empresa
Manejar dinero en efectivo para atender asuntos propios del área.
Clasificar y mantener actualizados los documentos, tales como: informes
estadísticas, cuentas y otros necesarios en el área de desempeño.
Manejar la caja menor de la empresa
Orientar y suministrar información a los clientes internos y externos
apoyando el desarrollo y ejecución de las actividades del área de
desempeño, teniendo en cuenta las políticas de la empresa.
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
Apoyar el sistema de información contable
Formular, ejecutar y analizar proyectos
Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la empresa a
proveedores, y empleados.
Realiza cuentas y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas.
Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los
cancelados.
Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.
Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable.
Elabora y entrega los cheques a la unidad responsable.
Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad
responsable.

5. Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los
fondos para pagos por concepto de viáticos.
Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta
emitido por el banco y el saldo de la chequera
Archiva y lleva el control de los documentos de cada área.
Solicita y verifica los soportes de los gastos realizados.
Lleva el control presupuestario de gastos.
Transcribe la información operando un computador de manera eficiente.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantiene de manera ordenada equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Como las
cantidades de filtros realizados y vendidos.
Apoyar en lo que se requería a los funcionarios para el subsidio escolar con
la caja de compensación correspondiente.
Celebrar en la regional los cumpleaños de los compañeros y decorar sus
puestos de trabajo según corresponda.
Anualmente estar pendiente de la inspección de bomberos y visita
higiénico-sanitaria para la licencia de funcionamiento de la empresa.
Cumplir con todas las obligaciones que adquiera con la empresa según el
Reglamento Interno de Trabajo, Código de Ética, contrato de trabajo y
demás estatutos de la sociedad.
Hacer trámites varios ante EPS, AFP y Caja de Compensación de los
empleados de planta.