Este documento describe las principales características y herramientas de una base de datos de Access. Explica que una base de datos es una colección de información organizada que permite seleccionar rápidamente los datos necesarios. Luego describe brevemente las partes clave de una base de datos de Access, incluidas tablas, formularios, informes, consultas, macros y módulos. Finalmente, enumera las principales herramientas de Access como la cinta de opciones, el panel de navegación y el editor de Visual Basic.

1. BASES DE DATOS

2. Laura Alejandra Rojas Horta
Ángela Tatiana Romero Morato
PRESENTADOPOR:

3. -¿Qué es una base de datos?
-Partes de una base de datos
-Herramientas de access
ÍNDICE

4. Es una colección de información organizada de forma que un programa de
ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que
necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico. Las bases de
datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos.
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

5. Las secciones siguientes son breves descripciones de las partes de una base de
datos de Access típica.
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Módulos
Tablas
PARTES DE UNA BASE DE DATOS

6. Permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar
datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros
controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar
formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla.
Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar
formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.
Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen
en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas.
FORMULARIOS

7. Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos.
Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como:
"¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades
residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para
presentar la información de la manera más legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales
de la base de datos.
INFORMES

8. Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La
función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que
quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le
permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas
veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten
agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las
tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta.
CONSULTAS

9. Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación
simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por
ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario
para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las
macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe,
ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones
de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante
el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten
ahorrar mucho tiempo.
MACROS

10. Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos
que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo
de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a
formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son
específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos
estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún
otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de
navegación mientras que los módulos de clase no.
MÓDULOS

11. Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a
que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar
una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre
almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la
forma en la que están organizados los datos. Para aprovechar al máximo la flexibilidad
de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan
redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada
empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los
datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia
tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se
denomina normalización.
TABLAS

12. 1. La barra de Herramientas de acceso rápido
2. La Cinta de Opciones
3. El panel de navegación
4. Panel de objeto
5. Barra de navegación de registros
6. Barra de búsqueda
7.Editor de Visual Basic
8. Añadir Relaciones
9. Dependencias de los Objetos
10.Analizar
HERRAMIENTAS DE ACCESS

13. Esta barra no presenta ningún cambio con respecto a la de los otros
programas de Office 2010. Puedes ubicar allí los comandos que más uses para
tenerlos a un clic de distancia. Puedes escoger qué comandos quieres que
aparezcan en esta barra de herramientas. Por defecto, allí encontrarás los
comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE
ACCESO RÁPIDO

14. Está en la parte superior de la ventana de Access 2010, justo debajo de la
Barra de Herramientas de Acceso Rápido y es donde se hallan las pestañas
Archivo, Inicio, Crear, Datos externos, etcétera. Allí, tendrás acceso a todas las
funciones para trabajar en Access 2010. Cada pestaña cuenta con varios
grupos de comandos que puedes ejecutar de acuerdo con tus necesidades, ya
que ellos permiten ejecutar acciones.
LA CINTA DE OPCIONES

15. El panel de navegación es una lista de los objetos que has creado en la base de
datos. Verás que aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto) para que
los encuentres con más facilidad. Desde el panel de navegación, puedes
cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminarlos. Hay varias opciones:
-Minimizar el panel de navegación
-Organizar los objetos en el panel de navegación
EL PANEL DE NAVEGACIÓN

16. Con el panel de navegación te será mucho más sencillo gestionar los objetos
de tu base de datos, pero si consideras que ocupa un espacio importante de tu
pantalla, intenta minimizarlo. Para hacerlo, haz clic en la pequeña flecha de dos
puntas situada en la parte superior derecha del panel de navegación.
MINIMIZAR EL PANEL DE
NAVEGACIÓN

17. Para hacer que el panel de navegación aparezca nuevamente, haz clic de nuevo
en la pequeña flecha de dos puntas.
MINIMIZAR EL PANEL DE
NAVEGACIÓN

18. Paso1: Haz clic en el pequeño botón que tiene un triángulo apuntando hacia
abajo. Está en la parte superior del panel de navegación. Verás que se
despliega un menú.
ORGANIZAR LOS OBJETOS EN
PANEL DE NAVEGACIÓN

19. Paso 2:Selecciona del menú desplegable el tipo de organización que prefieras.
Selecciona Personalizado para crear un grupo con los objetos que más uses.
Hecho esto, sólo debes arrastrar los objetos allí.
Selecciona Tipo de objeto para organizarlos por clase.
Esta es la opción predeterminada.
Selecciona Tablas y vistas relacionadas para agrupar los
formularios, consultas y reportes junto a las tablas con que tienen
relación. Selecciona Fecha de creación o Fecha de modificación
para organizar los objetos por los que fueron creados
o modificados recientemente.
ORGANIZAR LOS OBJETOS EN
PANEL DE NAVEGACIÓN

20. La mayor parte de la ventana de Access 2010 está conformada por el panel de
objetos, ya que es allí donde se concentra la mayor parte del trabajo. En este
espacio podrás visualizar cada uno de los objetos de tu base de datos e
ingresar los datos en cada uno de ellos.
PANEL DE OBJETO

21. Esta barra te permite dirigirte rápidamente a la ubicación de un registro
específico o habilitar los campos para agregar uno nuevo. Haz clic en las
pequeñas flechas para moverte por los registros o escribe en el campo el ID
del registro al que quieres saltar. Para agregar un nuevo campo, haz clic en la
flecha con la estrella amarilla.
BARRA DE NAVEGACIÓN DE
REGISTROS

22. Puedes utilizar el cuadro de búsqueda de registros para buscar cualquier
elemento del objeto en el que estés trabajando. El primer resultado que
coincida con el término de búsqueda aparecerá resaltado en un recuadro
amarillo. Para navegar los otros resultados, presiona la tecla Enter.
BARRA DE BÚSQUEDA

23. Lo utilizaremos para escribir código en Nuestra BD:.
EDITOR DE VISUAL BASIC

24. Desde Aquí crearemos las relaciones entre nuestras Tablas..
AÑADIR RELACIONES

25. Información de las Dependencias de la BD.
DEPENDENCIAS DE LOS OBJETOS

26. Análisis de rendimiento de nuestra Base de Datos.
ANALIZAR