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Capacitación para secretarios de club
- 1. Capacitación de secretario de club
- 2. Orden del día El ario cret y •Repasar las responsabilidades se de c lu b del cargo el •Identificar los beneficios que "M yL C da el"MyLCI" a los secretarios I" de club • Repasar los recursos y funciones del "MyLCI" específicos para el cargo
- 3. Equipo de líderes de club
- 4. Responsabilidades del secretario del club •Manejan y archivan los expedientes del club •Remiten mensualmente los informes de movimiento de socios •Envían copia de los informes al gabinete del gobernador de distrito •Preparan los estados financieros del club trimestralmente o semestralmente •Colaboran activamente con el jefe de zona •Entregan los expedientes del club a sus sucesores
- 5. "MyLCI"
- 6. "MyLCI" y el secretario del club • Informes en línea •Fácil acceso de expedientes de socios y administrativos •Remitir y ver los informes de actividades de servicio
- 7. Reseña del "MyLCI" • Sitio de capacitación • Acceso y conexión al "MyLCI" • Visión general del sitio • Funciones para información de socios • Ingreso, baja, actualizar expedientes de socios • Crear una unidad familiar • Acceder los informes • Extras del "MyLCI"
- 8. Sitio de capacitación del MyLCI
- 9. Reseña del "MyLCI" • Sitio de capacitación • Acceso y conexión al "MyLCI" • Visión general del sitio • Funciones para información de socios • Ingreso, baja, actualizar expedientes de socios • Crear una unidad familiar • Acceder los informes • Extras del "MyLCI"
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- 15. Reseña del "MyLCI" • Sitio de capacitación • Acceso y conexión al "MyLCI" • Visión general del sitio • Funciones para información de socios • Ingreso, baja, actualizar expedientes de socios • Crear una unidad familiar • Acceder los informes • Extras del "MyLCI"
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- 18. Reseña del "MyLCI" • Sitio de capacitación • Acceso y conexión al "MyLCI" • Visión general del sitio • Funciones para información de socios • Ingreso, baja, actualizar expedientes de socios • Crear una unidad familiar • Acceder los informes • Extras del "MyLCI"
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- 25. Reseña del "MyLCI" • Sitio de capacitación • Acceso y conexión al "MyLCI" • Visión general del sitio • Funciones para información de socios • Ingreso, baja, actualizar expedientes de socios • Crear una unidad familiar • Acceder los informes • Extras del "MyLCI"
- 26. Extras del "MyLCI" 1. Vayan a www.lionsclubs.org • ¡Hagan clic en Guardar al completar sus tareas! 2. Haga clic en “Centro para socios” • Centro de apoyo 3. Hagan clic en “Planificación •Informe de Actividades de de proyectos” Servicio 4. Clic en el enlace “Actividades de servicio del club”
- 28. Orden del día El ario cret y •Repasar las responsabilidades se de c lu b del cargo el •Identificar los beneficios que "M yL C da el"MyLCI" a los secretarios I" de club • Repasar los recursos y funciones del "MyLCI" específicos para el cargo
- 29. El ario cret y se Centro de apoyo de c lu b el "M yL C mylci@lionsclubs.org I" 630-468-6900 08:30 a 16:30 Horas de Chicago, EE.UU.
- 30. Recursos para secretario de club Webinar Dirigentes de club – CURSO DE Trabajo en equipo APRENDIZAJE INDEPENDIENTE PARA SECRETARIO DE CLUB
- 31. ¡Gracias!
Notas del editor
- Sabemos que los dirigentes de nuestros clubes son personas muy ocupadas en sus comunidades. A través de esta capacitación virtual esperamos ayudarles para que aprendan rápidamente a cómo usar el nuevo sistema para desempeñar eficazmente el cargo de secretario de club . Hoy presentaremos: * Un repaso avanzado de las responsabilidades del secretario(a) de club * Los beneficios de usar el "MyLCI" * Y las funciones del "MyLCI" que les ayudará a desempeñar el cargo.
- Antes de comenzar con la presentación sobre sus responsabilidades y cómo desempeñar algunas de sus funciones, les quiereo recordar que ustedes son parte de un equipo de líderes de club. Es responsabilidad del equipo de líderes de club * guiar a los socios hacia el alcance de las metas del club. El presidente internacional, Wayne Madden alienta a los clubes a fijar como meta el completar el Proceso Club Excelente y esto lo lograrán fácilmente si todos aceptan * la dinámica del trabajo en equipo. Cada dirigente tiene una pieza del rompecabezas que deben armar juntos para producir la excelencia del club. Al trabajar juntos, su club podrá alcanzar su pleno potencial para jugar un papel vital en su comunidad.
- El secretario del club tiene muchos deberes ya que sirve como el enlace entre el club, el distrito y la asociación. Como deben saber, cuando se desempeñen como secretarios de club sus responsabilidades principales serán: * Manejar y archivar los expedientes del club, tales como las actas de las reuniones del club y de los dirigentes, hojas de asistencias, nombramientos de comité, datos y cuentas de los socios y del club. * Enviar mensualmente los informes a la oficina internacional (en línea o a través del formulario impreso) * Remitir copia de los informes de movimiento de socios y actividades al gabinete del gobernador de distrito. Ayudar al tesorero a preparar los estados financieros del club, tales facturas y pagos de cuotas y otras cuentas. Recibir los pagos y otros fondos y entregarlos al tesorero para que emita el comprobante de recibo. * Posiblemente, colaborar como miembro activo del comité consultor del gobernador en la zona de su club. * Y entregar oportunamente todos los expedientes del club a su sucesor al cierre de su año. Yo les exhorto a que completen el Curso para Secretario de Club que se ofrece en línea en el Centro Leonístico de Recursos de Liderato. Este curso enseña más a fondo las responsabilidades y tareas del cargo que no tuviéramos la oportunidad de cubrir en esta sesión.
- Ya oyeron que mencionamos el término "MyLCI" y se estarán preguntando ¿qué es exactamente? Como secretario de club, podrán registrarse y tener acceso al WMMR del sitio Web de la asociación internacional, que les permite remitir los informes mensuales de movimiento de socios vía Internet. * Este sistema en línea tiene un nuevo nombre, “MyLCI.” Se le cambió el nombre porque ahora es más que una herramienta para remitir informes. * El sistema “MyLCI,” integra las funciones del WMMR y al LeoMMR (el sistema de informes Leo) en un mismo sitio Web, “MyLCI”. Para el diseño del nuevo sistema se tomó en cuenta las sugerencias de los secretarios de club, de los gobernadores de distrito y de los directores internacionales. El nuevo sistema en el sitio Web les ofrecerá: Un diseño que está a la par con las nuevas políticas en cuanto a las marcas registradas de la Asociación Internacional de Clubes de Leones Fácil uso, sin necesidad de consultar la Guía del Usuario Controles modernos para el usuario, a la par con los que se usan actualmente en todos los sitios Web y compatibles con todos los navegadores de Internet Notificaciones claras de los errores técnicos y comprobantes de las transacciones Fácil acceso a la información Y compatible con Internet Explorer, Safari y Chrome, siendo Internet Explorer el de más prioridad. Yo creo que el nuevo diseño les será mucho mas fácil de usar y se adapta mejor a las necesidades de los dirigentes de clubes y distritos del mundo. El diseño permite la adaptación cultural de las fechas, horas, números telefónicos y direcciones. También ofrece varias aplicaciones para que los clubes se promocionen por sí mismos.
- Aunque varias de las funciones del "MyLCI" no son algo nuevo, quiero hablarles de los beneficios que tendrán como usuarios del nuevo sistema. * Uno de los beneficios clave del "MyLCI" es que les permitirá remitir informes en línea, incluyendo el formulario PU101. No habrá necesidad de cumplimentar y remitir informes en los formularios impresos cada mes a la oficina internacional, quedarán registrados automáticamente al remitirlos a través del "MyLCI". Esto incluye el registro para identificar a los nuevos dirigentes de club, los ingresos y bajas de socios para cumplir con los informes de movimiento. ¡No solo es más convenientes para ustedes, también ayuda a conservar el medio ambiente! * El fácil acceso a la información en cualquier momento dado es otro beneficio que da el uso del “MyLCI.” "MyLCI" permite que manejen todos los aspectos del club en un mismo sitio; les permite remitir, ver, actualizar y bajar información de los socios al momento que la necesiten. ¡Podrán imprimir la lista de socios para registrar su asistencia a las reuniones del club o producir un directorio, con solo unos cuantos pasos sencillos! * Finalmente, el "MyLCI" les permitirá registrar las actividades de servicio del club y ¡usarlas para la promoción de sus clubes! También podrán ver las actividades de otros clubes y buscar ideas nuevas para sus proyectos y ver lo que está funcionando en su área geográfica. Para aprovechar todos estos beneficios esperamos que todos ustedes se registren como usuarios del sitio.
- Yo voy a cubrir algunos asuntos que no serán nada nuevo para los participantes que ya han sido dirigentes de club. Podría ser que los pasos hayan cambiado y quizás los botones y/o campos estén en un lugar diferente, pero en general será un proceso fácil de transición para ustedes. Para los que por primera vez serán dirigentes, estos pasos serán muy fáciles de aprender. * Comencemos a hablar sobre el sitio de capacitación.
- En el pasado, el WMMR ofrecía un sitio de capacitación para que los dirigentes llevaran a cabo varios ejercicios de práctica de varias transacciones. La capacitación utilizaba "expedientes ficticios" de socios. El "MyLCI" ofrece un nuevo concepto. El sitio de capacitación del "MyLCI" utiliza copias de los expedientes de socios y de las actividades de servicio de cada club. * Para proteger la privacidad de los datos de los socios, el sitio de capacitación requiere que estén conectados al sitio.
- Ahora veremos cómo * acceder y conectarse al “MyLCI.”
- La apariencia del "MyLCI" es diferente, pero el proceso para conectarse es el mismo. Para acceder el “MyLCI,” hacen clic en * el botón “Remitir informes” en la página inicial del sitio Web de la asociación.
- Los que ya eran usuarios del WMMR podrán usar el mismo nombre de usuario * y contraseña para conectarse al MyLCI. Si olvidaron sus contraseñas, simplemente * hagan clic en el enlace ¿Olvidó su nombre de usuario o contraseña? y respondan una de las preguntas de seguridad, exactamente como lo hicieran en el sistema previo. Los que serán dirigentes por vez primera, deberán registrarse y crear su nombre de usuario y contraseña al * hacer clic en “¿Nuevo usuario?, haga clic aquí para registrarse” y entren la información requerida en los campos correspondientes. Asumamos que todos ustedes son dirigentes por primera vez y nunca usaron el WMMR y hagamos clic en este enlace para crear una cuenta en el MyLCI.
- En los campos que aparecen en la próxima pantalla entro * mi número de socio y * las letras del código de verificación y hago * clic en Enviar. Ustedes deben entrar sus propios números de socios; los que se les dieron en la carta o correo electrónico que se les envío cuando recibimos los datos de los dirigentes 2012-2013. Si no los tienen, pueden pedírselos al secretario(a) saliente de sus respectivos clubes.
- Una vez entramos esos datos, aparecerá la pantalla para registrarse. En la primera sección entrarán sus nombres y apellidos, la calle y número de su dirección y el nombre de su club. La calle y número deben ser exactamente como aparece en la etiqueta que se adhiere a su respectiva revista LION. En la carta que recibieron con sus respectivos números de socio pueden ver el nombre oficial de su club. * En la sección más abajo entran el nombre de usuario y contraseña que prefieran para conectarse al “MyLCI”. Las contraseñas SON susceptibles a letras mayúsculas y minúsculas. También se requiere que entren un correo electrónico exclusivo para cada dirigente. Estos requerimientos son para proteger la privacidad de los datos de los socios del club. * Luego deben seleccionar dos preguntas de seguridad, del menú o pueden crear sus propias preguntas de seguridad y entrar sus respuestas. Se requerirá la respuesta a sus preguntas de seguridad si pierden sus contraseñas y necesitan restablecerlas. Las respuestas que entren son susceptibles a letras mayúsculas y minúsculas. * Luego deben marcar que están de acuerdo con los términos y condiciones del sitio y finalmente hacen clic en Enviar; * al momento recibirán confirmación de que están registrados como usuarios. * La próxima vez que necesiten conectarse al "MyLCI”, simplemente acceden la página de conexión y entran sus respectivos nombres de usuarios y * contraseñas en su“MyLCI”.
- Ya hemos cubierto desde como navegar el sitio Web de la asociación para conectarse al "MyLCI". Hemos aprendido el proceso para registrarse como nuevo usuario del "MyLCI" y crear nuestras contraseñas. Recuerden que solo necesitan registrarse como usuarios una vez, y los que ya fueran usuarios del WMMR no necesitarán registrarse de nuevo. * Ahora repasaremos rápidamente la distribución del sitio .
- Una vez asuman sus cargos, podrán conectarse al sitio y verán la Página Inicial para Dirigente de Club. * Se mostrarán los cargos que ustedes tengan registrados en nuestra base de datos. Al extremo derecho de esta página también verán lo que * llamamos Centro de Apoyo. Esta sección contiene información que les ayudará a utilizar el sitio Web. * Hagan clic en la barrita azul del botón Centro de Apoyo para maximizar el cuadro y ver todas los recursos de apoyo que contiene. Ahí encontrarán el enlace al * Área de Capacitación. Hagan clic en el icono para minimizar el cuadro del Centro de Apoyo y puedan ver más de la, * página inicial. * . * El menú al tope de sus respectivas páginas quizás no sea igual al de mi página. Eso se debe las opciones del menú serán de acuerdo a los cargos que sirve cada quién. Los gobernadores de distrito tendrán un menú diferente al de los presidentes de club. * Seleccionen la opción “My Lions Club” para acceder los enlaces al club en qué están afiliados. * El botón “My District/My Multiple District” contiene enlaces con información sobre sus distritos o distrito múltiple y sus respectivos dirigentes y asesores. Resumamos lo que hemos aprendido hasta ahora. Ya hemos cubierto desde como navegar el sitio Web de la asociación para conectarse al "MyLCI". Hemos aprendido el proceso para registrarse como nuevo usuario del "MyLCI" y crear nuestras contraseñas. Luego de habernos registrarnos, para conectarnos en el futuro, solo accedemos la página de conexión y entramos nuestros respectivos nombres de usuarios y contraseñas.
- En el medio de la página verán otras secciones pequeñas o paneles con información específica de sus respectivos clubes. * La sección “Mis Tareas” muestra una lista de tareas personalizadas de acuerdo a sus cargos y a sus clubes. Por ejemplo, este club todavía no ha informado a sus nuevos dirigentes. Para completar la tarea pendiente, simplemente * hagan clic en la flecha roja y se abrirá la pantalla que necesitan para completar en linea dicha tarea. * La sección “Mis Socios” muestra el último informe de movimiento, la cantidad de socios y sus respectivas categorías. * Vemos que este club solamente ha remitido su informe de movimiento de julio. * La sección “Mi club” muestra la información sobre las reuniones de sus clubes que hubieran registrado en la base de datos. Es la misma información que otros usuarios del sitio Web de la asociación verán cuando usen el Buscador de clubes. Pueden hacer clic en Editar para actualizar información de las reuniones de club * El panel “Mis Actividades de Servicio” muestra las más recientes actividades de servicio de su club y un resumen de las actividades que han hecho en el año. El botón "Más actividades de servicio" abrirá la página principal donde podrán añadir, actualizar o revisar sus actividades de servicio. * La sección “Mi Información” muestra la información de contacto de ustedes. Pueden hacer clic en * Editar " para actualizar la información de contacto" * La sección “Mis Dirigentes” muestra la información de los jefes de región y zona y otros miembros del equipo de líderes de sus respectivos clubes.
- Ahora que ya han aprendido a conectarse y navegar el “MyLCI” , acceder los menús y el Centro de Apoyo, * ya están listos para tramitar los informes mensuales de movimiento de socios y actualizar los expedientes de sus respectivos clubes.
- Para comenzar a tramitar un informe de movimiento de socios, vayan al menú de * “Mi Club de Leones” y seleccionen el botón “Socios”. * Si NO tienen ninguna baja o ingreso que reportar este mes, hagan clic en el enlace ¿No hay ningún cambio que reportar? y seleccionen el mes correspondiente. Reciben el acuse de recibo y ¡ya han acabado! Si HAY cambios que reportar, tal como un ingreso de socios, * hagan clic en la flecha del menú de Añadir socio y seleccionen el botón Añadir nuevo socio o Reincorporar socio de este club. Si seleccionamos Añadir nuevo socio, * se abre la página para ingresar al nuevo socio. Lo que están viendo ahora mismo es solo la mitad de la parte superior de la página. Comienzan aquí y luego pasan de un campo a otro y entran la información requerida. Si el sistema percibe errores, aparecerá un mensaje en letras rojas debajo del campo que entraron la información errada. Ahora, veamos la parte inferior de la página.
- La parte inferior de la página para Añadir socio, muestra el campo donde deben entrar la dirección del nuevo socio. * Primero seleccionan el país donde vive el socio y aparecen los campos para entrar el resto de la dirección. Luego que entren la dirección completa, se les mostrará un etiqueta postal con la dirección que hubieran entrado. Si ven que la etiqueta tiene algún error en la dirección, hagan clic en Atrás y corrijan la dirección. Con Leones en 206 países y áreas geográficas queremos asegurar que la dirección de cada socio esté correcta. * Para entrar el resto de la información del socio, es muy fácil. Se da la opción de entrar números de teléfono y correo electrónico del socio. Cada socio puede decidir cómo desea que el club se comunique con él o ella. * Una vez completamos los datos, hacemos clic en Guardar para que quede registrada la información del socio. Si el sistema percibe que la información está incompleta, aparecerá un mensaje debajo del campo correspondiente. Si hay otros errores en la página, aparecerá otro mensaje de error a la misma vez.
- Ahora que ya añadimos al nuevo socio pasamos a cómo editar la información de un socio establecido o dar de baja a un socio. No importa que tipo de cambio vamos a hacer al expediente del socio, lo primero que hacemos es seleccionar su nombre. En la página de Socios vemos los nombres y números de los socios del club. Para ver más información de un socio en particular, hacemos clic en la fila donde está el nombre del socio * . La fila se expande y muestra más información de ese socio en particular. Para editar la información del socio hacemos clic * en el enlace Actualizar señas. Para dar de baja a un socio es muy fácil * hacemos clic en Dar de baja a socio, seleccionamos al socio y marcamos la razón de la baja. Si al verificar la información nos damos cuenta de que dimos de baja al socio errado, hacemos clic en la fila con el nombre * y la expandimos de nuevo y enmendamos el error.
- Ahora veamos como crear una unidad familiar. La manera más fácil de comenzar es seleccionando al socio que será el jefe de la unidad familiar. * Ya seleccionado el jefe de la familia, hacemos clic en * Crear unidad familiar. Examinemos lo que se muestra en esta página. Vemos que estamos en la página de una unidad familiar y que * Raymond Hass aparece como jefe de la unidad familiar, ese fue el socio que seleccionamos en la página previa. Puesto que primero seleccionamos a Raymond, el sistema asume que el pagará su cuota per cápita completa, ya él figura como jefe de la unidad familiar. * También vemos que en el expediente falta su fecha de nacimiento. Hacemos clic en * Editar para corregir el error, y to seleccionamos su año de nacimiento y hacemos clic en Aceptar. Luego * el sistema vuelve a la pantalla previa y podemos seleccionar * a uno de los socios que integrará la unidad familiar. Vemos que aunque vemos la lista completa de los socios, no se podrán seleccionar a los socios que no califican como socios familiares; quizás porque son socios honorarios o estudiantes. Para añadir a un socio elegible para la unidad familiar, hagamos, * clic en el nombre de dicho socio. * Necesitamos seleccionar el documento que comprueba el parentesco con el jefe de la unidad familiar y luego hacemos clic en A ñ adir. Al her completado ese paso * el sistema regresa a la pantalla del expediente de la Unidad Familiar que creamos y podemos ver a los dos socios familiares, hacemos clic en Guardar. Una vez hacemos clic en Guardar, * aparece la página de confirmación del trámite y sabemos que creamos con éxito la unidad familiar.
- Pasamos ahora a cómo acceder el formato para los informes que se facilitan en el MyLCI. Del menú de “My Lions Club” seleccionamos el botón * Informes. Ahí vemos las lista de los informes que hay disponibles, tales como lista de socios, copia de los movimientos de socios ya remitidos al jefe de zona y al gobernador del distrito. También podrán exportar o descargar otros datos de los socios.
- Ahora concluiremos esta presentación sobre el “MyLCI” al proveerles cierta información muy útil que deben tener siempre en mente.
- Es muy importante que guarden el trabajo que han completado en "MyLCI". El sistema se desconectará automáticamente luego de 20 minutos de inactividad por parte del usuario, así que deben asegurarse de guardar toda la información que entren para evitar que la pierdan al desconectarse el sistema. * También debemos tener en mente que el panel de apoyo es susceptible al contexto. Esto significa que la información cambiará de acuerdo a la página de donde lo accedemos; solo tendremos el apoyo que se requiere para completar una tarea en esa página en específico. * Las funciones del Informe de Actividades de Servicio serán las mismas que usábamos en el WMMR, por eso no las cubrimos en esta capacitación. Para los nuevos dirigentes o para dirigentes que serán los mismos, solo necesitarán acceder la grabación de un pasado Webinar sobre los informes de actividades que pueden acceder en el sitio Web de la asociación. Para acceder la grabación sigan las instrucciones que aparecen en pantalla o simplemente entre Informe de Actividades en la Búsqueda.
- A través de este Webinar hemos: Repasado las responsabilidades que conlleva su cargo. * Identificado los beneficios que da el"MyLCI" a los secretarios de club * Y aprendido sobre los recursos específicos para el secretario de club, disponibles en el "MyLCI" * Esta sesión les facilitó muchísima información sobre los cambios que se han hecho al WMMR que estaban acostumbrados a usar. Aunque no se les hizo expertos en el uso de todas las funciones del "MyLCI", la información que se les facilitó les ayudará a usar el nuevo sistema para rendir los informes requeridos y servir eficazmente al club.
- Si tuvieran cualquier pregunta sobre el "MyLCI" o de la información que se les ha dado en esta sesión de hoy, favor de comunicarse con la oficina internacional durante las horas de oficina de lunes a viernes, de las 08:00 a las 16:30, horas de Chicago, EE.UU.
- Aprovecho esta ocasión para exhortarlos a que se registren para participar del próximo Webinar * Dirigentes de club – Trabajo en equipo. Durante esa sesión aprenderemos sobre las responsabilidades de cada dirigente y de qué maneras podemos trabajar todos juntos en equipo. * Los Estatutos y Reglamentos de Clubes de Leones y el Manual para Dirigentes de Club, serán sus principales fuentes de referencia. Ambas publicaciones pueden descargarlas del sitio Web de LCI. * Como mencioné antes El Centro de Recursos de Liderato facilita ujn curso de aprendizaje independiente para los secretarios de club, que podrían completar a su conveniencia. Finalmente, si tuvieran preguntas sobre la información que les dio Sandy, podrían encontrar las respuestas en la sección Preguntas más frecuentes del menú de "MyLCI".