El documento presenta información sobre los catálogos de cuentas contables que deben utilizar las empresas para registrar sus transacciones financieras. Explica que un catálogo de cuentas es un documento que clasifica las cuentas en grupos como activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos para ordenar los movimientos financieros de la empresa. También describe los pasos para elaborar un catálogo de cuentas e incluye un ejemplo de la estructura y codificación numérica que puede utilizarse.

1. CATÁLOGO DE CUENTAS
CATÁLOGO DE CUENTAS CONTABLES

2. Todos los contribuyentes al realizar su contabilidad, en especial
las personas físicas en el régimen general o personas morales
tienen la obligación de manejar un catálogo de CFDI que
deben adjuntar en el SAT.
INTRODUCCIÓN
Si llevas tu propia contabilidad electrónica o eres el
responsable de ella tienes la responsabilidad de saber relacionar
toda la información contable entre balance general y el
estado financiero, pero para ello será necesario tener el
catálogo de cuentas y toda empresa debe utilizar.

3. ¿Qué es un Catálogo de Cuentas?
Para saber que es el catálogo de cuentas, tenemos que entender que éste se trata
de un documento que forma parte de la contabilidad total, es una información
que todo auxiliar contable o contador debe dominar, ya que es el soporte
informativo de los movimientos financieros y contables de una empresa.
Además, aunque no forme parte de la definición de catálogo de cuentas, se considera
una herramienta que los contadores utilizan para conocer los tipos de cuenta en las
que se intervienen las diversas transacciones de la empresa. Cada movimiento que se
lleva a cabo en las empresas es registrado y los catálogos de cuentas es quien
clasifica los datos.

4. Características del Catálogo de Cuentas
Para definir con más claridad que es catálogo de cuentas
contables completo, es estableciendo sus funciones principales,
entre las que se encuentran:
 Registrar los movimientos contables.
 Definir la situación financiera de la empresa con base a resultados
y el uso del CFDI
 Proporciona información ordenada y de fácil de encontrar.
 Es flexible, es decir, de acuerdo a los cambios en tu contabilidad es
como podrá aumentar o disminuir de cuentas.
Este se presenta en forma de índice o listado y estas incluirán
información sobre: las cuentas de los activos, pasivos, capital,
ingresos, costos y gastos.

5. Cada cuenta del catálogo debe de estar acompañada de un
identificador único que puede ser numérico, alfa o
alfanumérico, dependiendo de la preferencia del encargado de
preparar el catálogo y las disposiciones legales de cada país.
Para resumir la definición, el catálogo de cuentas es una
herramienta en la cual se establece la estructura de la empresa
para contabilizar las actividades del negocio.
El tamaño del catálogo de cuentas dependerá siempre de la
complejidad del negocio, así pues en un empresa manufacturera
será normal que el catálogo sea mucho mayor que en una del
rubro comercial.

6. Cómo se elabora un catálogo de cuentas
Lo primero que se debe hacer al momento de realizar el diseño de un catálogo es un
análisis de las diferentes transacciones que componen las operaciones del negocio, de tal
forma que el formato provea de suficientes datos para la administración adecuada de la
compañía, mientras se cumplen con las reglamentaciones requeridas por los agentes
reguladores. Hay que tener en mente que un catálogo de cuentas básico debe poder
modificarse fácilmente para su expansión. Básicamente, en el análisis debe identificarse
si se desean recopilar datos para satisfacer las siguientes necesidades administrativas:
 Información financiera por departamento
 Datos por proyectos
 Datos regionales
 Requerimiento de la autoridad tributaria
 Principales fuentes de ganancias
 Otros factores importantes identificados por la administración para el catálogo

7. Una vez que se ha hecho el análisis, lo siguiente es tener en
consideración el orden. Por lo general un catálogo de cuentas
sencillo utiliza la siguiente codificación:
 Activos 1-0001
 Pasivos 2-0001
 Capital 3-0001
 Ingresos 4-0001
 Costos 5-0001
 Gastos 6-0001
 Este sistema de numeración ayuda a los contadores y a los
tenedores de libros a registrar las operaciones de tal manera
que pueda evitarse la ambigüedad cuando el nombre de una
cuenta no sea lo suficientemente descriptivo. Tomemos por
ejemplo la cuenta Seguros Compensados, la cual a simple
vista no queda claro si se trata de un activo o de un gasto de
seguro. Con el sistema de numeración se puede identificar
claramente a qué grupo de cuentas corresponde.

8.  Ten pendiente que cada grupo de cuenta inicia con un
número diferente y que cada subcuenta o auxiliar debería
iniciar con el número de la cuenta control a la que pertenece.

9. Se ordena por números consecutivos, dividido de un punto o un guion medio, es decir, se le
asigna un número a la cuenta general, como en el ejemplo de la cuenta de “Bancos” que
mostramos a continuación:
En este ejemplo se muestra como la cuenta de bancos tiene
siempre el número 110-000 y a su vez tendrá subcuentas,
mismos que son los bancos que prestan un servicio a la
empresa.

10. ¿Para qué sirve un Catálogo de
Cuentas?
La importancia del catálogo de cuentas de contabilidad radica
en que establece la clasificación de las cuentas que estarán
afectadas en todas las transacciones de la empresa, dicho de
otra manera, en cada movimiento contable que la empresa
registre, el catálogo de cuentas se actualizará para determinar la
información financiera.
Esto tiene una función mucho más importante de que lo que
parece, puesto que de ella dependerá la toma de decisiones de
los movimientos a realizar como una adquisición, una
inversión o cualquier cambio en la producción, por mencionar
algunos.

11. Sistemas para Hacer un Clasificación
de Catálogo de Cuenta Eficiente
El catálogo de cuentas de una empresa, igual que un estado de
resultados se divide en: Activo, Pasivo y Capital Contable,
con base en ello se clasifica u ordena de la siguiente manera:
. Sistema Numérico
El uso del catálogo de cuentas numérico organiza todas las
cuentas de manera progresiva, se agrupan por el tipo de
cuenta principal y a su vez se divide por subgrupos y
auxiliares:

12. 2. Sistema Decimal
En esta estructura se utilizan números distintos para cada
grupo de cuentas.
Previamente se debe crear los grupos de cuentas que se
declararán en los Estados Financieros y que a su vez serán
divididos únicamente en 10 diferentes conceptos, de allí que se
considera los dígitos del 0 al 9, por ejemplo:

13. 3. Sistema Alfabético
El sistema de catálogo de cuentas alfabético utiliza las letras
del alfabeto, se asigna a cada cuenta una letra de acuerdo a los
grupos que se pondrán en el Estado Financiero, es decir, si en él
ocuparás n cantidad de grupos de cuentas, deberás usar las letras
correspondientes para cada una, como lo muestro en el siguiente
ejemplo:

14. 4. Sistema Alfabético y Alfanumérico
Como su nombre lo específica, se usarán las letras
inicialmente para cada cuenta y subcuentas.
Cuando tengas 2 o más grupos con una misma inicial,
tendrás que utilizar otra letra y lo mejor sugerido es utilizar
una que corresponda a la cuenta, por ejemplo:

15. 5. Sistema Combinado
Para esta estructura tendrás la libertad de clasificar catálogo de
cuentas completo porque trabajas con 2 o más de los sistemas
anteriores al mismo tiempo.
Te aconsejo que, si aún no estas familiarizado con esta
actividad utilices la más sencilla, que a mi parecer es el
sistema numérico. Recuerda que la creación del catálogo de
cuentas contabilidad no debe ser una actividad tediosa para
evitar que te motive a realizarlo.

16. ¿Cómo Crear un Catálogo de
Cuentas?
Propiamente no existe un instructivo para crear un catálogo de
cuentas. El catálogo de cuentas de una empresa comercial debe
crearse a partir del seguimiento de la estructura correcta y debe
contener 3 elementos: rubro, cuentas y subcuentas. Esto es lo
que casa elemento engloba:
 Rubro: Se trata de las subdivisiones de aquellas
operaciones que integran la situación financiera de una
empresa, por ejemplo:
 Cuenta: Son la clasificación de las operaciones que
integrarán a los rubros, en un caso real, si del movimiento
de una venta se tendrá que clasificar en un rubro que
siguiendo el ejemplo sería Activo, el ingreso suponiendo
que fue hecho en efectivo, le correspondería la cuenta de:
 Subcuentas: Se trata de aquellas subcuentas que
conforman al registro final del catálogo de cuentas. Por
ejemplo: Caja Chica.

17. Como crear un catálogo de cuentas no es realmente complicado,
necesitas identificar tu operación para partir en tu catálogo de
cuentas, definir cuál será el rubro, las cuentas y subcuentas que
conformarán la estructura del catálogo de cuentas, éste a su vez
servirá para la consolidación de los estados financieros.

18. Número Descripción
1 Activo
11 Activos Corrientes
11-10 Efectivo
11-20 Cuentas por Cobrar
11-30 Inventario
11-40 Gastos Pagados por Adelantado
12 Propiedad, Planta y Equipos
12-10 Terrenos
12-20 Edificaciones
12-21 Depreciación Acumulada Edificaciones
13 Otros Activos
13-10 Patentes
2 Pasivos
21 Pasivos a Corto Plazo
21-10 Cuentas por Pagar
21-20 ITBIS por Pagar
21-30 Intereses por Pagar
22 Pasivos a Largo Plazo
22-10 Documentos por Pagar
22-20 Hipoteca por Pagar
3 Capital
30-10 Capital Social
30-20 Utilidades Acumuladas
30-30 Utilidad Neta
30-40 Reserva Legal
4 Ingresos
40-10 Venta de Mercancía
40-11 Devoluciones en Ventas
40-20 Otros Ingresos
5 Costos
50-10 Compras de Mercancías
50-20 Devolución en Compras
6 Gastos
61 Gastos de Ventas
61-10 Sueldos
61-20 Publicidad
61-30 Comisiones

19. En este se utilizan algunas cuentas que son comúnmente
aplicadas en los catálogos de cuentas, pero se puede adaptarlo a
la empresa, teniendo presente el nombre de los diferentes
impuestos que aplicarían.