Este documento proporciona instrucciones para crear y usar tablas dinámicas en Microsoft Excel. Explica cómo agregar campos de datos a áreas para resumir información, cambiar formatos y funciones de cálculo, agrupar y desagrupar datos, segmentar información y resumir por campos de fecha. También muestra cómo crear campos calculados para derivar nueva información a partir de los datos existentes.

1. Programa Nacional de Informática
Microsoft Excel Intermedio - Avanzado
Instructor: Ing. Enrique Alfaro Asmad

2. TABLA DINAMICA
• Es un objeto de Excel que genera
informes resumidos de una Lista con
datos históricos.
• Ejemplos: Exportación de Espárragos
en el último quinquenio (datos mes a
mes del 2008 al 2012), Alumnos del
SENATI por Cursos en el 2012 (Datos
mes a mes de cursos dictados), etc.
• La lista puede ser de una hoja de
cálculo o de otra fuente de Origen.

3. Ejemplo

4. Crear la TD
• De la ficha
insertar
pulsar en la
Hta. Tabla
dinámica.

5. Crear la TD
2. Aceptar
“tabla o
rango” y
“Nueva
hoja de
cálculo”.

6. Crear la TD
• Reconocemos una
zona del informe y
un panel de
campos de tabla
dinámica.
• En este panel los
campos de la lista y
las 3 Áreas para
resumir datos
repetidos y 1 Area
(Valores) para
funciones de
cálculo.

7. Crear la TD
3. Arrastramos
por ejemplo
RUBRO a
Area de
FILAS y
automáticame
nte resume 1
rubro
diferente por

8. Crear la TD
4. Arrastramos
por ejemplo
MONTO a
Área de
VALORES y
automática-
mente resume
la Sumatoria
por Rubro.

9. Uso de 2 Campos o más en un Area
• Sólo
arrastrar
debajo o
encima de
otro campo
que ya está
en una Area.

10. Uso de 2 Campos en Areas diferentes (Tabla de
Referencias Cruzadas)
• Arrastr
ar
hacia
el área
nueva.

11. Cambiar de función de cálculo
• En
configuració
n de campo
de valor
podemos
elegir otra
función de
cálculo como
Cuenta,
Promedio,
etc.

12. Cambiar de formato de Número
• Para dar
otro formato
a los
valores
elegimos
<Formato
de número>
y luego la
Categoría y
finalmente
el formato lo
Aceptamos.

13. Cambiar a formato Personalizado
• También
encontra-
mos el
formato
personali-
zado para
casos
especiale
s.

14. Varios Cálculos con un mismo campo
• Varios Cálculos
con diferente
función para un
mismo campo.

15. Cambio de Títulos por defecto
• Se pueden
cambiar los títulos
de campo a
nuestro gusto

16. Agrupar personalizadamente
• Podemos agrupar los datos resumidos
según la clasificación que creamos
conveniente.

17. Agrupar personalizadamente
• 2do grupo de selección
personalizado

18. Agrupar personalizadamente
• Vemos como han quedado los
grupos

19. Agrupar personalizadamente
• Podemos renombrar nuestros títulos de
Grupo

20. Desagrupar lo agrupado
• Para retornar como estaba antes
seleccionamos toda la columna y
escogemos desagrupar. Con 1 sola vez
basta.

21. Desagrupar lo agrupado
• Resultado otra vez como antes.

22. RECORDAR
• En el caso de función Cuenta es posible que
queden celdas vacías (B), esto significa que no hay,
según el ejemplo de la figura, en la Empresa EL
TRIGAL ningún contrato por MANTENIMIENTO.

23. • Supongamos que tenemos este resumen de 2
veces la suma del monto y queremos que la
2da columna (Suma de Monto2) represente el
porcentaje del total.
Caso mostrar como porcentaje del total

24. • Solución: Seleccionamos Suma de
Monto2, y configuración de campo de
valor…
Caso mostrar como porcentaje del total

25. • Luego: Activamos ficha Mostrar valores
como y escogemos “% del total
general”.
Caso mostrar como porcentaje del total

26. • Resultado: Por ejemplo verificamos que el 3.41%
es el porcentaje que resultaría si dividiéramos 12010
(de alimentos) entre 351700 (el Total general)
Caso mostrar como porcentaje del total

27. SEGMENTACION DE DATOS
• Para
probar
este caso
hagamos
1ro el
resumen
de las
Licitacione
s y la
suma de
sus

28. SEGMENTACION DE DATOS
• En Analizar pulsar en Insertar Segmentación
de datos y luego activar Rubro.

29. SEGMENTACION DE DATOS
• Se abre una
caja de Rubro
con todos los
campos de la
lista y se
encuentran sin
filtro como
indica el “ojito”
y listos para
escoger uno
de estos
campos.

30. SEGMENTACION DE DATOS
• Ejemplo1: Se obtuvo un resumen
adicional: Licitaciones que sólo contrataron
por el rubro alimentos

31. SEGMENTACION DE DATOS
• Ejemplo2: 2 cajas de segmentación: Rubro y
Duración, nos ofrece el resumen de Licitaciones de
Equipos que duraron 12 meses.

32. RESETEAR EL RESUMEN POR
SEGMENTACION DE DATOS
• Presionar en los embudos con “aspa
roja” en la esquina superior derecha de
cada caja de segmentación.

33. RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA
• Excel trata a los
campos de fecha
con un resumen
especial de
agrupamiento de
fecha ya sea por
año, trimestre,
mes, etc.
1. Para probar
ello genere 1ro
este informe de
Cuenta de
Montos por
Mes de
Término.

34. RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA
2. Ubique
el
puntero
de
celda
sobre
algún
dato de
fecha
en la
TD.

35. RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA
3. En ficha Analizar, luego Agrupar
escoja Agrupar Campos.

36. RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA
3. Escoja por ejemplo Años y Meses (si se
equivocó en escoger uno vuelva a
presionar en el mismo para de-
seleccionarlo) y Acepte.

37. RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA
El resumen se llamaría “Número de veces
que se hicieron contratos por mes en cada
año”

38. RECORDAR
Si hacemos 2ble click sobre un dato automáticamente
se abre una hoja con todos los registros relacionados
a ese resumen.

39. Para ver este tema haremos el siguiente problema
Averiguar que porcentaje es el dinero de Garantía
del Monto de licitación.
Campo Calculado…
Obtenga esta
tabla dinámica
1ro para seguir
los pasos luego
de campo
calculado para
solucionar este
problema.

40. Elija los puntos indicados en figura:
Campo Calculado…

41. Escriba un nombre de campo calculado
cualquiera, Escriba la formula (puede elegir
los campos de la lista inferior e insertar)
=Garanía/Monto, presione Sumar y Aceptar
Campo Calculado…

42. Se tiene finalmente el nuevo campo y ahora se
sabe que el dinero por garantía para todos los
rubros es igual a la mitad del Monto de
Licitación.
Campo Calculado…

43. Otro ejemplo de formula puede ser
=Monto*0.2
Campo Calculado…