Este documento proporciona instrucciones paso a paso para realizar varias operaciones básicas en Excel, incluida la inserción de hojas, filas y columnas, el uso de formato condicional, la creación de tablas y la aplicación de validaciones de datos. El documento contiene 17 casos prácticos guiando al usuario a través de estas funciones mediante ejemplos con datos de ventas.

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Sesión 2
Operaciones con Hojas de Cálculo y
formatos
Excel2013

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Excel2013 OPERACIONES BÁSICAS
Insertar hojas, filas, columnas
Cuando se crea un nuevo libro, Excel lo hace con una Hoja de cálculo, pero uno
puede insertar las hojas de acuerdo a la necesidad, para esto basta con dar un
clic en el botón Nueva hoja.
Pero también se puede utilizar Insertar hoja de Insertar, de la ficha Inicio, Así
como también podemos insertar una fila o columna, observe la siguiente
imagen.
Caso práctico 1
En un nuevo libro insertar hasta la hoja4, como se observa en la siguiente
imagen.
Caso práctico 2
Ahora cambiar en nombre de las hojas por: 1er Trimestre, 2do Trimestre, 3er
Trimestre y 4to Trimestre, como se muestra en la siguiente imagen.
Al dar un Clic en Botón Hoja
nueva con el símbolo +
Y se crea la hoja de cálculo
hoja2, Hoja3 y así.

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Caso práctico 3
Ahora ingresar el precio y unidades vendido el primer trimestre de los artefactos
mostrados en la siguiente imagen.
Caso práctico 4
Inserta dos columnas entre Artefacto y Precio para ingresar la marca y el color,
luego insertar dos filas antes del artefacto DVD, luego ingresar la información
mostrada en la siguiente imagen y guardar el libro como Venta 2013
Eliminar Objetos
Para eliminar una columna, fila o
una hoja de cálculo utilce la los
comandos de la lista Eliminar del
grupo celdas.
Para insertar Filas o
columnas en una
hoja de cálculo,
puede utilizar
también lo
siguiente: 1ro
seleccionar la Fila o
columna desde el
encabezado de la
hoja de cálculo y
luego presionar el
juego de teclas
[Ctrl.] +[+].

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Excel2013 Caso práctico 5
De la lista eliminar la columna de Color (D:) y la fila de DVD (7:), y guardar
como Venta x trimestre 2013.xlsx, quedando la lista de venta como se
muestra en la siguiente imagen.
Caso práctico 6
Eliminar las hojas de cálculo las columnas “2do Trimestre” y “3er Trimestre”.
Realizar copias de las Hojas de Cálculo
Caso práctico 7
Realizar una copia de la Hoja “1er Trimestre” dos veces, como se muestra en la
siguiente imagen.
1ro clic en la etiqueta de Hoja a copiar Ejm. “1er Trimestre”
2do Luego presione la Tecla [Ctrl.] mientras arrastra el puntero del mouse a la
derecha, luego suelte primero el puntero del mouse y luego la tecla [Ctrl.]
Y la nueva hoja de cálculo se copia en la posición donde indicaba la flecha 
El resultado es el siguiente. Y realice lo mismo para sacar la otra copia.

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Formato de celdas
En Excel no solamente hace cálculos, también podremos cambiar la apariencia
de las tablas aplicando formatos de celda de los grupos: fuente Alineación y
Número de la ficha Inicio, como también se puede aplicar formato si el valor
de la celda cumple alguna condición.
Para aplicar formatos básicos, utilizaremos los siguientes grupos de la ficha
inicio.
Caso práctico 8
Con la información obtenida hasta el momento aplicar el formato básico y
obtener el siguiente resultado:
Formato Condicional
El formato condicional permite responder visualmente preguntas específicas
sobre los datos. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a
una tabla de Microsoft Excel.

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Excel2013 Las ventajas del formato condicional
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
¿Qué productos están por encima el promedio de ventas en el 2do semestre?
¿Qué producto se vendió más el mes de diciembre?
¿Los tres productos más vendidos y menos vendidos en el segundo semestre?
¿Qué productos han aumentado sus ventas más del 10% mes a mes?
¿Cuáles son las tendencias de la venta de Televisores LED en los tres últimos
meses?
¿Qué productos se vendió menos de mil unidades en el segundo semestre?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el
proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores
inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y
conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de
celdas en función de condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el
rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el
rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.
Aplicar Formato condicional a un rango de celdas
1. Seleccionar el Rango de celdas aplicar el formato condicional.
2. En la ficha Inicio haga clic en “Formato condicional” del grupo estilos,
3. Luego elija una de las opciones de: Resaltar Regla, Barras de Datos,
Escala de color o conjunto de iconos.
4. Elija la opción e ingre los valores de acuerdo a lo que desea resaltar.

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Caso práctico 9
Abrir el Libro “Venta de artefactos”
Caso práctico 10
Del Libro “Venta de artefactos”, copiar la Hoja1 5 veces más, hasta que llegue
a la hoja Hoja1 (6), como se muestra en la siguiente imagen
Caso práctico 11
En la hoja de cálculo “Hoja1” resalte las ventas que superen a 2000 unidades
en el 2do Semestre.
Rpta.
1. Seleccione el rango I5:I28,
2. En la Ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional.
3. Luego en Resaltar regla de celdas, haga clic en “Es mayor que.”
4. Luego ingrese el valor 2000 en el cuadro de texto, en Con elija el
formato y luego elija Aceptar.

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Excel2013
Caso práctico 12
¿Se desea saber Qué productos se vendieron de 500 a 600 unidades en el mes
de Julio?, Aplique en la hoja “Hoja1 (2).
Caso práctico 13
¿Cuáles son esos dos meses del segundo semestre en que se vendió la mayor
cantidad de televisores LED?, aplique en la hoja “Hoja1 (3).
Caso práctico 14
En los cuatro primeros meses del segundo semestre ¿Qué productos
obtuvieron las cinco ventas más altas y en qué meses fueron? , aplique en la
hoja “Hoja1 (4)
Caso práctico 15
Se desea saber que productos han obtenido las ventas más altas, más bajas y
quienes están por el promedio del total de ventas del segundo semestre.
Aplique Iconos, en la hoja “Hoja1 (5)
Caso práctico 16
Que productos están en el tercio superior del total de ventas en el segundo
semestre.
Dar formato como tabla
Para que al trabajar con los datos sea más fácil, se puede organizar los datos
con formato de tabla en una hoja de cálculo.
Las tablas permiten filtrar fácilmente los datos y, además, proporcionan
columnas calculadas y filas de totales, que facilitan los cálculos.

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Pasos Para Crear una Tabla en Excel
1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir
en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.
2. En la ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como
tabla y a continuación seleccione el estilo de tabla que desee.
3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como
encabezados de tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene
encabezados en el cuadro de diálogo Dar formato como tabla.
Caso práctico 17
En una hoja de cálculo ingresar la siguiente información.
Y obtener el total de Autos vendidos por trimestre, Aplicando Formato de
Tabla.
Notas
Si no se activa la casilla de verificación La tabla tiene encabezados, los
encabezados de tabla muestran nombres predeterminados. Para cambiar estos
nombres seleccione el encabezado predeterminado que desee sustituir y a
continuación escriba el texto que desee.
Método abreviado
de teclado para
convertir un rango
en Tabla de Excel,
también puede
presionar CTRL+T.

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Excel2013 Estilo de Celda
Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales podemos utilizar
para aplicar un formato a nuestras celdas o lista de datos de manera rápida y
conveniente
Caso práctico 18
Aplicando estilos obtener un rango de datos lo más parecido a la siguiente
imagen.

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Análisis Rápido
Si antes requerir algo de trabajo analizar sus datos, ahora solo son necesarios
uno pasos. Puede crear al instante diferentes tipos de gráficos, incluidos gráficos
de líneas y columnas, o agregar gráficos en miniatura (denominados
monográficos). También puede insertar totales con rapidez.
Analizar los datos al instante
1. Seleccione las celdas que contiene
los datos que desea analizar.
2. Haga clic en el botón Análisis
rápido en la parte inferior
derecha de los datos seleccionados
(o presione Ctrl + Q).
3. En la galería Análisis rápido, seleccione la pestaña que desee. Por
ejemplo deseo comparar la cantidad de alumnos inscritos entre el 1er
semestre y el segundo por Sede. Elegimos entonces Gráficos para ver
los datos en un gráfico.
4. Luego haga clic en estilo de gráfico y elija el estilo deseado, en este
caso elegimos el Estilo 4 de la lista de estilos propuestos.

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Excel2013 Validación de datos a celdas
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que
los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee
restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las
opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros
positivos.
¿Cuándo es útil la validación de datos?
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con
otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él
sean exactos y coherentes.
Caso práctico 19
En un nuevo libro, crear una plantilla para ingresar datos del Vendedor con su
básico y comisión.
Luego al Rango J3:J5 ponerlo como nombre Turno
Para las columnas de Turno a Comisión, estarán validadas de cuerdo a:
Columna Valores Permitidos
a) Turno Mañana, Tarde
b) Hijos (tiene hijos?) Si, No
c) Fec-nac Fechas menores de 1995
d) Básico Entre 700 y 1600
e) Comisión No debe pasar del 10% del Básico
Desarrollo
a) Validación para el turno
1. Selecciona el rango de celdas d3:d8

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2. Luego Elegir Validación de datos del grupo Herramientas de
datos de la ficha Datos.
3. Luego en la Ficha Configuración:
i. En Permitir Elegir Lista
ii. En Origen ingresar el rango creado precedido por el
signo Igual como se muestra en la siguiente imagen
iii. Luego clic en aceptar.
b) Validación para Hijos
Realice los pasos realizados en el caso a), e ingrese la validación
siguiente:

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Excel2013 c) Validación para Fec-Nac:
d) Validación para Básico:
e) Validación para Comisión: