Lineamientos para Organizar Archivos

1. UNIVERSIDADCATÓLICADE CUENCA
ING. HUMBERTO SALAMEA CARPIO
2016
UNA GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN

3. OBJETIVOS

4. META DE LA PROPUESTA

5. • ARCHIVO
• TRAZABILIDAD
trazabilidad (RAE).
producto en cada una de sus etapas.
• DOCUMENTO
• EMPÍRICO
VOCABULARIO

6. GESTIÓN DOCUMENTAL

7. ARCHIVO HISTÓRICO

8. CULTURA DE EVIDENCIA

9. EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL
DE LAS
UNIVERSIDADES
Y ESCUELAS
POLITÉCNICAS
EVALUACIÓN
DEL SISTEMA DE
APRENDIZAJE,
CARRERASY
PROGRAMAS
INFORMACIÓN
PARA LA
EVALUACIÓN
CALIDAD DE LA
INFORMACIÓN

10. ALGUNOS INDICADORES PROPUESTOS PARA LA EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL EN LO REFERENTE A DOCUMENTOS

12. 1RA EDAD
ARCHIVO OFICINA
• DOCUMENTOS EN TRÁMITE
• DOCUMENTOS RECIBIDOS AL AÑO
• DOC. FINALIZADOS AÑOS, CONSULTAS Y VALOR ADMINISTRATIVO
2DA EDAD
ARCHIVO
INTERMEDIO
• DOCUMENTOS SIN VIGENCIA ADMINISTRATIVA
• CONSULTA FRECUENTE (ADMINISTRATIVOS-CIUDADANÍA)
• DOCUMENTOS CON VIGENCIA FISCAL O LEGAL
3RA EDAD
HISTÓRICOS
• DOCUMENTOS CON VALOR CULTURAL O INVESTIGACIÓN CON MÁS DE 30 AÑOS

14. Archivo
Central
Archivo
Histórico
Archivo de
Gestión
Transferencias
primarias
Transferencias
secundarias
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
VALORACIÓN
PRIMARIA
VALORACIÓN
SECUNDARIA
VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVOS
LEGALES
FISCALES
ACADÉMICOS
VALORES
SECUNDARIOS
CULTURALES
CIENTÍFICOS
HISTÓRICOS

15. GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
POLÍTICAS
INSTITUCIO
NALES
RESPONSABI
LIDADES
REQUISITOS
RECURSOS
INSTRUMEN
TOS
MEJORA
PROCESO RECOMENDADO
PARA SU APLICACIÓN

16. SECRETARÍA GENERAL
RECTORADO
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
VICERRECTORADO
ACADÉMICO
DEPENDENCIAS
ADMINISTRATIVAS
DEPENDENCIAS
ACADÉMICAS
UNIDADES ACADÉMICAS
FLUJO DE INFORMACIÓN
OTRAS
DEPENDENCIAS
ARCHIVO FÍSICO
Y DIGITAL

17. VICERRECTORADO ACADÉMICO
SECRETARIA
VINCULACIÓN
INVESTIGACIÓN
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
COORDINACIÓN
SEGUIMIENTO A
GRADUADOS
AUTORIDADES DE LAS
UNIDADES ACADÉMICAS

23. La información es un derecho
La transparencia nuestro eje rector.
D o c u m e n t o s d e fa x o i m p r e s i o n e s d e c o r re o e l e c t ró n i c o s i n
v a l o r l e ga l , s o n i n s t r u m e n t o s d e c o m u n i c a c i ó n e m p l e a d o s p a ra
o p t i m i z a r t i e m p o s y a g i l i z a r t rá m i t e s ; q u e n o exc l u ye n e l
t rá m i te d e r e c e p c i ó n o e n v í o d e l d o c u m e nt o o r i g i n a l y s ó l o
s e rá n m a t e r i a d e a r c h i v o t e m p o ra l h a st a q u e s e r e c i b a n l o s
o r i g i n a l e s .

24. Desde la aparición de la norma ISO 15489, otras normas publicadas por ISO han venido a
completar el abanico de normas sobre gestión de documentos:
- ISO 15489-1:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1:
Generalidades
- ISO/TR 15489-2:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 2:
Guía de aplicación
- ISO 23081-1:2006 Información y documentación – Procesos de gestión de documentos –
Metadatos para documentos - Parte 1: Principios
- ISO 22310:2006 Información y documentación – Guía de aplicación para la redacción de
normas en relación a los requisitos de gestión de documentos en dichas normas
- ISO/TS 23081-2:2007 Información y documentación – Procesos de gestión de documentos
– Metadatos para documentos - Parte 2: Normas conceptuales y para su implantación.
NORMAS ISO 15489-ARCHIVOS

25. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
• FASE I.-
• FASE II.-
• FASE III.-
• FASE IV.-
• FASEV.-
• FASEVI.-
• FASEVII.-

26. EJEMPLO DETABLAS DE
REGISTROS PARA DOCUMENTOS

27. DEPENDENCIA EMISORA
NÚMERO DE
OFICIO/FECHA CONTENIDO PLAZO DE TRÁMITE UBICACIÓN FÍSICA OBSERVACIONES
RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
REGISTRO DOCUMENTAL RECIBIDO Nro

28. NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA
RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
REGISTRO DOCUMENTAL GENERADO Nro
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DATOS DE RECEPCIÓN
DESTINATARIO
REFERENCIA DEL
DOCUMENTO
NÚMERO DE
OFICIO/ FECHA

29. NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA
RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
REGISTRO DOCUMENTAL TRAMITADO Nro
DESTINATARIO
REFERENCIA DEL
DOCUMENTO
NÚMERO DE
OFICIO/ FECHA
DATOS DE RECEPCIÓN

30. INVENTARIO DETRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
FORMULÓ: RECIBIÓ: FECHA:

32. RECOMENDACIÓN PARA GUARDAR ARCHIVOS
“GOOGLE DRIVE”

33. DEL DESORDEN Y EL CAOS…

34. A LA ORGANIZACIÓNY EL ORDEN…!!!

35. VISIÓN DISTORSIONADA VISIÓN REAL

36. BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
• Alonso, José; García, Montserrat; Lloveras, M. Rosa. (s/f). Marco
Sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las
organizaciones.
• Diccionario de la real Academia de la Lengua Española, versión
digital
• CES. (2016). Primer encuentro Nacional de Archivos Universitarios,
Quito, Ecuador.
• UNESCO. (2008). Manual de gestión documental.
• www.usergioarboleda.edu.co/santamarta/.../gestión_documental_c
apacitación_2014.p.
• www.salud.df.gob.mx/ssdf/transparencia_portal/presentaciones/admdoc.
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