Este documento describe el formato y requisitos para completar una Relación de Gastos. Se debe incluir información como el proyecto, fecha, descripción del gasto, importes, y comprobantes como facturas o notas de remisión. Las facturas deben cumplir con requisitos fiscales para ser válidas como comprobante.

2. Dado que cada proyecto tiene un presupuesto
asignado y hay que comprobar su uso, los equipos
deben entregar una relación de gastos. Las facturas
son los principales comprobantes del monto
ejecutado.
Para lo anterior, existe un formato establecido en la
organización y requisitos que deben cumplir las
facturas para ser válidas.

3. MOMENTO DPC PROYECTO FECHA RENGLON DEL GASTO RUBRO
RELACIÓN DE GASTOS*
El formato para Relación de gastos está compuesto por 16 campos que se explican
a continuación:
*F27 de los OPA
Se anotará el momento al que
corresponde la relación:
Capacitación
Monitoreo 1
Monitoreo 2
Monitoreo 3
Atleta Embajador
Apertura de Cajas
MOMENTO DPC PROYECTO FECHA RENGLON DEL GASTO
Nombre del proyecto
Ejemplo:
(ETC Estado de
México)
FECHA
Se tiene que
anotar en el
siguiente formato
DD/MM/AAAA
(23/09/2010)
CHA RENGLON DEL GASTO RUBRO OBJETOFECHA RENGLON DEL GASTO RUBRO OBJETOCHA RENGLON DEL GASTO RUBRO OBJETO
Se anotará:
Gastos de operación,
Material entregado o
Trasporte y viáticos
según sea el caso.
Para conocer la clasificación de gastos consultar el Anexo 1.

4. RELACIÓN DE GASTOS*
*F27 de los OPA
SUBTOTAL IVA TOTAL
EXPEDITOR R.F.C.
SUBTOTAL IVA TOTALSUBTOTAL IVA TOTAL
Nombre impreso, denominación o razón
social de quien expide.
Ejemplos
Persona moral:.
Cadena Comercial OXXO, S. A. de C. V.
Persona física:
Juan López Gómez
Clave del Registro Federal de
Contribuyentes (RFC) de quien expide
dividido por guiones.
Ejemplo
Persona moral:.
CCO-860523-1N4
Persona física:
GOLJ-730109-3C5
En este campo se captura el monto sin IVA:
El Subtotal de la factura
En caso de hospedaje, se suma en el campo
del subtotal el Impuesto Sobre el Hospedaje
(ISH):
=(Subtotal+ISH)
En este campo se
captura el monto
del Impuesto al
Valor Agregado
(IVA) que marca
la factura.
Monto total del gasto
efectuado
=(Subtotal+IVA)
TOTAL
1er IMPORTE DEPOSITADO
2do IMPORTE DEPOSITADO
POR DEPOSITAR A AMNU
POR DEPOSITAR A OP (NOMBRE DEL OP)

5. RELACIÓN DE GASTOS*
*F27 de los OPA
Extracto del formato de Relación de gastos (Excel)
Las siguientes es la información que deben contener algunos espacios relacionados con rubros
económicos.
En caso de que la AMNU tenga que depositar
(rembolsar) dinero algún miembro del equipo
se quita el texto de la celda para que se pueda
anotar el monto total de IVA
Se escribe el nombre de la persona
a quién se le depositará

6. Extracto del formato de Relación de gastos (Excel)
FÓRMULAS
Las siguientes son el ejemplo de las fórmulas que se ocupan para el llenado del
Formato de Relación de Gastos*
*F27 de los OPA
=($+$ISH)
=(4000.94+80.01)
=($+$Propina)
=(102.58+10)
=($-$Descuento)
=(481.64-5.3)
=(I#+J#)
=(I2+J2)
=(I#+J#)
=(I5+J5)
=(I#+J#)
=(I8+J8)
=SUMA (I#:I#)
=SUMA (I1:I8)
=SUMA (J#:J#)
=SUMA (J1:J8)
=SUMA (K#:K#)
=SUMA (K1:K8)
=+K#+K#-K#
=+K15+K18-K12

7. Las características que debe contener una factura para
ser válida son:

8. REQUISITOS FISCALES EN COMPROBANTES
Nombre
impreso, denomina
ción o razón social
de quien expide
Clave del Registro
Federal de
Contribuyentes
(RFC) de quien
expide
Domicilio fiscal de
quien expide
Folio
Lugar y fecha de
expedición
Datos de la Asociación:
Nombre: Asociación Mexicana para las Naciones Unidas A.C.
R.F.C. AMN-850903-1L2
Domicilio: Boulevard (Blvd...) Adolfo López Mateos No. 1661 Edificio (Edif.) A-12
Despacho (Desp.) 904 Col. Lomas de Plateros Delegación Álvaro Obregón
C.P.01490 México D.F.

9. Monto de los
impuestos
Cédula de
identificación
fiscal.
Importe total
señalado en
letra
Valor unitario
consignado en
número
Importe total
señalado en
número
Cantidad y
clase de
mercancías o
descripción
del servicio
que amparen
REQUISITOS FISCALES EN COMPROBANTES

10. La leyenda:
Nombre o razón social,
dirección y RFC del
impresor autorizado
Fecha de impresión y
Vigencia. Los comprobantes
podrán ser utilizados en un
plazo máximo de dos
años, contados a partir de su
fecha de impresión
Fecha en que se incluyó la
autorización correspondiente en la
página de Internet del Servicio de
Administración Tributaria (SAT)
La leyenda:
En el caso de personas físicas, la
Cédula deberá contener también
la CURP.
Sobre la impresión de la cédula,
no podrá efectuarse anotación
alguna que impida su lectura.
REQUISITOS FISCALES EN COMPROBANTES

11. El formato de Relación de Gastos normalmente debe enviarse vía
correo electrónico a la Coordinación Estatal o al Oficial de Proyecto,
con la periodicidad establecida en el plan de proyecto. A quienes
también se debe entregar las facturas originales con copia.
Tanto en la Relación de Gastos, en físico y en copia, las facturas
deben estar en orden cronológico y pegadas en hojas tamaño carta,
pueden ser recicladas; una o más de la misma fecha pueden ir
pegadas en la misma hoja.

12. En situaciones específicas hay comunidades donde los negocios y/o
quienes prestan un servicio (viático) no emiten facturas pero sí notas
de remisión, a continuación la explicación de los datos que deben
contener.
NOTAS DE REMISIÓN*
*No contienen datos fiscales de quien las emite

13. NOTAS DE REMISIÓN*
Datos de la AMNU
Razón
Social, RFC, Dirección,
en algunos casos
Teléfono
Cantidad y
clase de
mercancías o
descripción
del servicio
recibido
*No contienen datos fiscales de quien las emite
Fecha y
lugar de
emisión
Valor unitario
o subtotal
consignado en
número
Importe total
señalado en
número y con
letra

14. En algunos casos se emiten notas de venta o comprobantes de
Pequeños Contribuyentes, estos son preferible EVITAR, pues no
reúne los requisitos fiscales para su deducibilidad.
COMPROBANTE DE GASTOS DE
PEQUEÑOS CONTRIBUYENTES
*No contienen cédula fiscal, ni fecha de impresión, ni vigencia

15. *No contienen cédula fiscal, ni fecha de impresión, ni vigencia
COMPROBANTE DE GASTOS DE
PEQUEÑOS CONTRIBUYENTES
Nombre del propietario y
RFC
(GAMG-650220-NC7)
Dirección
Folio
La leyenda:
Fecha y
lugar de
emisión
Datos de la AMNU
Razón
Social, RFC, Dirección,
en algunos casos
Teléfono
Cantidad y clase de
mercancías o
descripción del servicio
recibido
Importe total
señalado en
número y con
letra
Valor unitario
o subtotal
consignado en
número

16. En casos específicos hay comunidades donde los negocios y/o
quienes prestan un servicio (viáticos) no emiten facturas ni notas de
remisión, en tales situaciones se recomienda tomar las precauciones
pertinentes y EVITAR comprar en dichos lugares; en caso de ser
inevitable se utilizan los siguientes formatos:

17. COMPROBANTE DE GASTOS*
(vale azul)
Firma de quién autorizó
el gasto (Responsable
del Proyecto)
Descripción
del gasto
efectuado
*No contienen datos fiscales
Fecha en
que se
realizó el
gasto a
comprobar
Importe total
señalado en
número y
también con
letra

18. Anexo 1
CLASIFICACIÓN DE GASTOS *
*La puedes encontrar también en la hoja 2 del F27 de los OPA
Rubro Concepto Objeto del Gasto
Gastos de operación Cómputo
Comunicación
Gastos oficina
Mensajeria
Papelería Cartuchos de impresión
Impresiones
Papel para impresión
Material entregado Camisetas
Material Impreso Encuestas
Guías Guías
Material didáctico Juego Div Cult CONACULTA
DVD 6 grados que cambiaron al mundo
Libro "Donde no hay doctor"
Mapamundi
Material deportivo Paliacates
Pelotas
Aros
Cuerda
Frisbee
Conos
Cintas métricas sastre
Gafetes (sesión alimentos)
Tarjetas Objetivos
Material manualidades Papel lustre
Plumones
Tijeras
Transporte y viáticos Alimentación Alimentos a granel
Restauración
Equipo de Viaje Tienda de campaña
Lámpara
Medicinas
Hospedaje Hotel
Transporte Aéreo Boleto de avión
Transporte terrestre Caseta
Gasolina
Renta auto
Taxi