El documento habla sobre conceptos básicos para la gestión de documentos, incluyendo secciones documentales, fondos documentales y agrupaciones documentales. Explica que una sección documental es la producción de una unidad administrativa, un fondo documental es la documentación total de una institución, y las agrupaciones documentales son subdivisiones identificadas por actividad administrativa. También describe características clave de los documentos de archivo como su espontaneidad, carácter seriado y unicidad.

1. Tema
CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
Material preparado por: Sheyla Nelly Prado Guevara

2. Serie documental
Conjunto de documentos y sucesión de tipos documentales que responden a un mismo
origen o sujeto productor y a una misma actividad administrativa regulada por un
procedimiento
Secciones documentales
Son las subdivisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad
administrativa o funcional de la institución. Es el conjunto de series documentales que
produce cada oficina.
Fondo documentales
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por la institución, en el desarrollo
de sus funciones o actividades.
Agrupaciones documentales

3. Oficina de
Administración
ComercializaciónSubgerencia de
Personal
Mayorista y
mercadosPlanillas
Guías de
distribución
Planilla
obreros
Publicidad en
medios
Gerencia de
Marketing
Gerencia de
Operaciones
Legajo de
campañas
PANADERÍA
“LA ESPIGA”

4. Función Proceso Procedimiento Actividad Trámite Documento
Gestión de
cobranzas
Contable Devoluciones
de tasa
Recibir pedido
de cliente
Evaluar si
procede pedido
Autorizar o
denegar
solicitud
Solicitud, recibo de pago,
constancia de devolución
Selección
de
personal
Gestión
del
Recurso
Humano
Evaluación de
candidatos
Publicar
requerimiento
de personal
Evaluar
conocimientos
para el puesto
Entrevista
personal
Aprobar
candidato que
cumpla con el
perfil
solicitado
Ficha de registro del
candidato, hoja de vida,
documentos que certifican
calificación
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VOXQieTQ5IlrZ02rQrG
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5. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Espontáneo
Carácter seriado
Único
Nace dentro de un proceso
natural de actividades o
funciones
Se constituyen en series
porque cumplen las mismas
funciones (materialización de
una actividad)
Corresponde a su originalidad

6. La foliación se orienta a contribuir en :
• la integridad y seguridad de los documentos
• el respeto de los principios archivísticos: de orden original y el
principio de procedencia.
• el acceso a la información pública y a la transparencia en la
gestión institucional.
MUNICIPALIDAD
OAJ
FOLIO:
1