Sistemas aplicados

Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia

Administración de Personal

Abastecimiento Conversión Comercialización

Contabilidad

Pagos Cobranzas

Planeamiento Control de Gestión
Procesos Operativos Procesos de Gestión


Subsistema Abastecimiento
 Objetivo
Identificar y adquirir los bienes y servicios que la organización
requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas.

 Alcance
Desde que se detecta la necesidad de adquirir un bien o servicio
hasta que el mismo es entregado al sector requirente.

 Funciones principales
Solicitud y Selección Colocación
Adjudica- Registra-
Control de del de Orden Recepción
ción ción
Inventario Proveedor de Compra


 Normas de Control Interno Específicas
 Iniciación del trámite de compra
La necesidad debe surgir del sector que requiere el bien o servicio, especificando las
características del mismo en un documento (Solicitud de Pedido).
 Obtención de un número determinado de cotizaciones
Se recomienda solicitar cotización a por lo menos 3 (tres) proveedores. La documentación deberá
incluir las características del bien o servicio que se desea adquirir, así como plazos y condiciones
de entrega, y forma de pago.
 Autorización de la compra
La compra debe ser autorizada por un responsable. En caso de requerirlo, se podrán establecer
distintos niveles de autorización de acuerdo a las características o monto de la compra.
 Punto de Pedido
Se debe establecer una cantidad mínima en stock para cada producto.
 Lote de Compra
A los efectos de abaratar los costos, se debe establecer un lote de compra mínimo por producto.


 Control de la mercadería recibida
Al momento de la recepción de los bienes, se deberá verificar, como mínimo, que la cantidad y
características de los mismos coinciden con la compra realizada. La calidad se podrá verificar en el
mismo momento o en un momento posterior, quedando registrada la situación en el remito.
En el caso de servicios, se deberá controlar la calidad durante y/o luego de la prestación.
 Constitución de seguros para mercaderías en tránsito
Asegurar los bienes que se están trasladando, en caso de que el traslado esté a cargo del
comprador.
Asegurar a las personas que prestan el servicio, en caso de que lo hagan en instalaciones del
comprador.


 Sectores
 Sector requirente
 Almacenes
 Compras
 Recepción
 Contabilidad

 Formularios y Archivos
 Solicitud de Compra
 Pedido de Cotización
 Cotización (del Proveedor)
 Orden de Compra
 Remito (del Proveedor)


 Bases para la generación de Información Gerencial
 Tiempo promedio de la gestión de compras
 Órdenes de Compra vencidas pendientes de recepción
 Compras reales vs presupuestadas
 Monto de compras por tipo de producto
 Monto de compras por proveedor (5 proveedores principales)


 Sistemas – Módulos
 ERP
 Gestión de Compras
 Datos Maestros: Proveedores, Productos
 SCM
 Planificación de la Cadena de Suministro (Supply Chain)


Subsistema Conversión
 Objetivo
Fabricar bienes o generar la prestación de servicios.

 Alcance
Desde que se detecta la necesidad de producir un bien o
servicio hasta que el mismo es entregado al sector
requirente o almacén de productos terminados.

Planeamiento Fabricación
Control de
y y Entrega Registración
Calidad
Programación Seguimiento


 Existencia de Inventario Permanente
Se debe contar con un registro permanentemente actualizado del stock de productos en proceso
y productos terminados.
En el caso de servicios, se debe contar con información precisa respecto de la asignación de
personas a proyectos que implican la prestación de servicios.
 Realización de Recuentos Físicos Periódicos
 Ajustes de Inventario
 Custodia de las existencias
Se debe asignar un responsable de la gestión de almacenes.
 Movimiento de bienes
Todo movimiento de bienes dentro del proceso productivo debe estar respaldado con la
correspondiente documentación.
 Stock Mínimo
 Lote Óptimo


 Sectores
 Planeamiento y Control de la Producción
 Producción (cada uno de las áreas que lo componen)
 Control de Calidad
 Almacén
 Contabilidad

 Orden de Producción
 Pedido de Materiales
 Parte Diario de Producción
 Parte de Control de Calidad


 Tiempo promedio de la producción, por tipo de producto
 Producción en unidades, por tipo de producto
 Producción real vs presupuestada
 Horas de mantenimiento reales vs presupuestadas
 Costo de producción real vs presupuestado
 Consumo de insumos real vs presupuestado


Conversión
 ERP – MRP
 Gestión de Producción
 Datos Maestros: Maquinarias, Recursos, Productos
 SCM
 Planificación de la Producción
 Gestión del ciclo de vida del producto


Subsistema Comercialización
 Objetivo
Identificar las necesidades de los clientes y
cubrirlas a partir de los bienes y servicios que
ofrece la organización.

 Alcance
Desde que se detecta la necesidad de la venta o
prestación del servicio hasta que el mismo es
entregado al cliente, incluyendo además la
distribución y servicios post-venta.


Recepción Aprobación Preparación Despacho y Registra-
Facturación
del pedido del Crédito del Pedido Distribución ción


 Aprobación de la venta
En los casos en que la cantidad o el monto de crédito superen límites mínimos establecidos, la
venta debe ser autorizada por un responsable. En caso de requerirlo, se podrán establecer
distintos niveles de autorización de acuerdo a las características o monto de la venta.
 Bonificaciones y Descuentos
 Movimiento de bienes
 Control de facturación


 Sectores
 Ventas (vendedor)
 Créditos
 Almacenes
 Expedición
 Facturación
 Contabilidad
 Nota de Pedido u Orden de Compra
(del Cliente)
 Remito
 Hoja de Ruta
 Factura o Ticket


 Tiempo promedio de la gestión de ventas
 Ventas reales vs presupuestadas (monto o cantidad)
 Monto de ventas por tipo de producto
 Listado de clientes con saldo insuficiente
 Notas de Pedido pendientes de entrega


 ERP
 Módulo de Gestión de Ventas
 Módulo de Gestión de Distribución y Logística
 Datos Maestros: Clientes, Productos, Flota
 SCM
 Pronóstico de la Demanda
 Planificación de la Distribución
 CRM
 Gestión de Marketing (incluye Call Center)
 Gestión de Ventas (incluye Comercio Electrónico)
 Gestión de Servicios


Subsistema Financiero
 Objetivo
1. Identificar y asegurar el cobro de las deudas que un tercero
tiene hacia la organización (Cobranzas).
2. Identificar y saldar las deudas que la organización tiene con
un tercero (Pagos).

 Alcance
Desde que se detecta la necesidad de cobrar/pagar una deuda
hasta que la misma se encuentra saldada.

Organiza- Rendición
 Cobranzas Registra-
ción de la Cobro de la
ción
Cobranza Cobranza

Recepción Emisión del
 Pagos Liquidación Registra-
de Factura Medio de Pago
del Pago ción
(Proveedor) Pago


 Normas de Control Interno Específicas: Subsistema Financiero
 Concentración de responsabilidad en el manejo de fondos
Sólo debe haber un área en la organización responsable del dinero entrante y saliente.
 Separación total de los fondos
Debe existir, por lo menos, una cuenta donde se almacena el dinero destinado a pagos y otra
donde se reciben las cobranzas.
 Rotación del Personal
Periódicamente, se debe rotar internamente en la organización el personal de las áreas que
gestionan los fondos.
 Arqueos sorpresivos
Se debe realizar recuentos periódicos y sorpresivos sobre el dinero que se gestiona como ‘Caja
Chica’ o ‘Fondo Fijo’. Esto es, controlar la coincidencia entre el efectivo disponible contra lo que
indican los libros contables y los documentos que respaldan el ingreso y egreso de dinero.
 Conciliación Bancaria
Se debe realizar controles periódicos sobre el dinero que se gestiona en cuentas bancarias. Esto
es, controlar la coincidencia entre el dinero que se encuentra en el Banco, el que indican los libros
contables y contra los documentos que respaldan el ingreso y egreso de dinero.


 Normas de Control Interno Específicas: Cobranzas
 Control de Recibos
Se deberá verificar el efectivo recibido coincide con el dinero que ingresa a la organización.
 Rendición diaria de la cobranza
En el caso de existir ‘Cobradores’, se deberá asegurar que diariamente entregan los Recibos y el
dinero cobrado al área de Tesorería.
 Apertura de la correspondencia
La correspondencia dirigida a Tesorería, deberá ser abierta por un responsable más un testigo.
 Concesión de descuento por pronto pago (bonificación)
Se podrá otorgar descuento por pronto pago, siendo el mismo autorizado por un responsable.


 Normas de Control Interno Específicas: Pagos
 Uso de cheques
En todos los casos que no correspondan a gastos de Caja Chica, se deberá optar por la emisión de
cheques para el pago de las deudas. Esto permite disminuir el riesgo de robo y pérdida del
efectivo. Los cheques deberán contar con la aprobación de dos responsables, como mínimo, de
acuerdo al monto a pagar.
 Pago amparado por comprobantes
Toda emisión de cheque o cualquier otro medio de pago debe corresponder a un comprobante
válido y ser verificado por el firmante. Por ejemplo: Factura del proveedor, Liquidación de Sueldo.
 Existencia de Fondo Fijo o Caja Chica
La organización debe contar con un Fondo Fijo para casos de emergencia y/o una Caja Chica que
le permita afrontar gastos menores en efectivo.


 Sectores: Cobranzas  Sectores: Pagos
 Cobranzas  Cuentas a Pagar
 Cobrador / Caja  Tesorería
 Tesoreria  Responsables de firma
 Contabilidad  Contabilidad

 Formularios y Archivos:  Formularios y Archivos:
Cobranzas Pagos
 Listado de Cobranzas  Factura del Proveedor
 Recibo  Orden de Pago
 Planilla de Ingresos  Cheque
 Recibo del Proveedor


 Bases para la generación de Información Gerencial:
Cobranzas
 Listado de los principales deudores con sus saldos
 Cobranzas reales vs presupuestadas
 Ventas vs Cobranzas
 Total de bonificaciones otorgadas

 Bases para la generación de Información Gerencial:
Pagos
 Resumen de cuentas a pagar en forma mensual
 Montos pagados vs presupuestados
 Índice de Liquidez


 ERP
 Gestión de Finanzas y Control
 Datos Maestros: Centros de costos, Cuentas contables


Subsistema Adm. de Personal
 Objetivo
Asegurar la correcta cobertura de todos los
puestos de la organización.

 Alcance
Desde que se detecta la necesidad de cubrir un
puesto hasta que se lo incorpora, capacita,
evalúa y liquida su sueldo.


Reclutamiento Adiestra- Capacitación y Evaluación de
Selección
del Personal miento Desarrollo Desempeño

Administra- Administra-
Liquidación de
ción de ción de la Registración
Haberes
Legajos Remuneración


 Convocatoria para selección de personal
Se debe realizar una convocatoria interna, en primer lugar, y externa a continuación para cubrir
los puestos que se encuentran disponibles.
 Evaluación Permanente
Deberá existir un proceso de evaluación claro y estándar para todos los miembros de la
organización.
Adicionalmente, se sugiere una evaluación permanente de los objetivos del empleado.
 Administración de Legajos
La organización debe contar con un legajo único para cada empleado, donde se registre toda la
información asociada al mismo: información personal, legal, salarial, evaluaciones, entre otros.
La administración de esta información deberá realizarla un área responsable y no podrá estar
disponible para otros miembros de la organización.


 Sectores
 Departamento solicitante
 Personal
 Liquidación de Haberes
 Contabilidad

 Formulario de Postulación
 Formulario de Evaluación de Postulante
 Liquidación de sueldo – Recibo de
Sueldo
 Libro de Sueldos y Jornales
 Formulario de Evaluación de
Desempeño


 Tiempo promedio de la selección de personal
 Cantidad de horas extra vs normales
 Porcentaje de ausentismo
 Índice de rotación del personal


 ERP
 Gestión de Recursos Humanos
 Datos Maestros: Empleados, Sectores
 HR
 Administración de Personal:
• Reclutamiento
• Beneficios
• Incentivos
• Administración de compensaciones
• Gestión de tiempos
• Gestión de viajes y gastos
 Desarrollo y Planificación del Personal
• Gestión de la Organización
• Desarrollo de personal
• Planificación y reserva de salas
• Formación y gestión de eventos
• Planificación del trabajo

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