Este documento proporciona una guía para la conducción efectiva de reuniones de trabajo. Explica que dirigir reuniones es crucial para directivos debido al tiempo y costos involucrados. Presenta un marco de "5 P" que incluye el propósito, participantes, planeación, participación y perspectiva. Detalla consideraciones como determinar el tamaño y habilidades de los participantes, escribir agendas claras con verbos, y resumir decisiones, tareas y progreso. También ofrece consejos para los participantes como prepararse, escuchar activ

1. Conduccion
de reuniones
de trabajo
Guía breve para ejecutivos y participantes
Este documento fue elaborado como resumen para el curso de Desarrollo de Habilidades
Directivas tomado del libro de Whetten y Cameron del mismo nombre.
26-11-2012
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2. Contenido
Razones por las cuales la habilidad de dirigir una reunión de trabajo es crucial .............................. 1
Las 5 “p” de las reuniones .............................................................................................................. 1
I. Propósito ................................................................................................................................ 1
II. Participantes .......................................................................................................................... 1
III. La planeación ........................................................................................................................ 2
IV. Participación ......................................................................................................................... 2
V. Perspectiva ............................................................................................................................ 3
Guía de los participantes: ........................................................................................................... 3
Bibliografía................................................................................................................................. 4

3. Reuniones efectivas
Razones por las cuales la habilidad de dirigir una reunión de trabajo
es crucial
1. Tiempo que los directores dedican a las reuniones
2. Costo de las reuniones
3. Toma de decisiones
4. Desperdicio de tiempo
Las 5 “p” de las reuniones
I. Propósito
1. Función de una reunión:
1.1. Hacer anuncios (caso excepcionales se justifica)
1.2. Tomar decisiones
1.3. Hacer lluvia de ideas
2. Justificación de una reunión
Cuando surjan alguna de las siguientes condiciones:
2.1. Compartir información
2.2. Construcción de compromiso
2.3. Difusión de información y retroalimentación
2.4. Solución de problemas
II. Participantes
Importante determinar
1. Tamaño,
1.1. Número de personas que deben asistir
1.2. Ideal número impar
2. Composición
2.1. Homogeneidad vs. Heterogeneidad
2.2. Competencia vs. Cooperación
2.3. Actividad vs. Proceso
3. Habilidades de los participantes
3.1. Los conocedores del problema
3.2. Los creativos
3.3. Los que controlan los recursos
3.4. Los arzobispos
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4. III. La planeación
1. Algunos errores:
- Todos los participantes entienden el problema
- Sobre cargar la agenda de la reunión
2. Reglas para planear una reunión:
2.1. La mitades: Los temas se hacen llegar a los participantes a la mitad del inérvalo de
tiempo entre la última reunión y la siguiente
2.2. Los sextos:
- Dos tercios del tiempo en la agenda actual
- El tercio restante en dos sextos: Un sexto para la agenda pasada y la otra para el
seguimiento. El otro sexto dedicarlo a la lluvia de ideas para el futuro
2.3. Los informes: Suprimir la ronda de informes y organizarla en temas específicos como
por ejemplo anuncios, seguimiento, decisiones, lluvia de ideas.
2.4. Los tres cuartos: Enviar información después de transcurrido las tres cuartas partes
del tiempo entre la última reunión y la que sigue.
2.5. La agenda: Escribir la agendas con verbos.
2.6. Los tercios: Manejarse los períodos así:
- Inicio: Temas instructivos
- Trabajo arduo: Temas de decisión
- Descompresión: temas de discusión
2.7. Resumen ejecutivo
2.8. Campana de la agenda:
- Minuta
- Anuncios
- Temas de decisión modestos
- Temas de decisión moderados
- Temas difíciles
- Temas de discusión
- Temas triviales
2.9. Integridad de la agenda: respetar la agenda
2.10. Integridad temporal: respetar el tiempo
2.11. Minutas: deben tener las siguientes características:
- Relevancia
- Reflejas las decisiones, conclusiones y acuerdos
- Colocar los nombres y tiempos de ejecución a los responsables
IV. Participación
1. Presentar a los participantes
2. Dejar claro reglas: uso del teléfono, tiempos, secretario, etc.
3. Reglas de decisión
3.1. Regla extensiva: Ganan por mayoría
3.2. Regla intensiva: Gana la que muestra más interés
3.3. Regla de participación: Los que deben realizar una acción toman la decisión.
3.4. Regla Experto: Gana la opción de parte quien tiene los argumentos legales y
científicos
3.5. Regla Poder: El jefe toma la decisión
3.6. La mejor regla: La del consenso
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5. 4. Utilizar medios audiovisuales
5. Alentar y Controlar la participación
5.1. Hacer preguntar abiertas
5.2. Utilizar lenguaje coloquial
5.3. Aliente a compartir experiencias personales
5.4. Utilizar ejemplos de su propia experiencia
5.5. Hacer contacto visual
5.6. Pregunte al equipo sus reacciones a los comentarios de otros participantes
5.7. Invitar a otros (cuando sea pertinente) a contestar las preguntas que hagan al
que conduce la reunión
5.8. Atender y entender los sentimientos del grupo
5.9. Un líder facilita la reunión y no la domina.
6. Resumir:
6.1. Decisiones tomadas
6.2. Tareas asignadas
6.3. Progreso alcanzado
6.4. Aspectos claves discutidos
6.5. Lo aprendido en la reunión
V. Perspectiva
Evaluar las reuniones. Puede utilizar “Mantener”, “Detener”, “Iniciar”
Guía de los participantes:
1. Determinar la pertinencia o necesidad de asistir a una reunión
2. Prepararse
3. Puntualidad
4. Pedir aclaración de los puntos ambiguos
5. Sea preciso y vaya al grano
6. Escuche
7. Apoye a los demás miembros del equipo
8. Participe equitativamente
9. Haga que los desacuerdos se basen en principios
10. Compórtese de forma tal que mejore el desempeño del grupo
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6. Bibliografía
Whetten David, Cameron, Kim. Desarrollo de Habilidades Directivas, 8ª. Edición
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