Gestión del tiempo para reuniones eficaces

1. María Antonia Postigo Pérez Málaga, 2018
GESTIÓN DEL TIEMPO
El éxito de cualquier reunión depende de la preparación previa y la habilidad del coordinador
para dirigirla. Ambas son las estrategias imprescindibles para lograr la coordinación y la impli-
cación del profesorado. Son útiles para conseguir la colaboración, para decidir, para compartir
opiniones, para hacer equipo y para coordinarse.
Hay dos puntos básicos en la gestión del tiempo: los pasos a seguir y los aspectos a cuidar.
1. Aspectos a cuidar
Preparación previa
1. Orden del día:
- Recogida de información de forma clara y resumida.
- Ver a quién afecta (claustro, ciclo…).
- Fijar objetivos.
- Preparar la discusión.
2. Avisar a las personas con tiempo:
- Dar el orden del día y la información necesaria: documentos a leer, espacio y hora
en la que se realizará (al menos 1 día antes).
- Pedir que se preparen para la reunión (leer información, preparar opiniones…)
- Requerirles cierto nivel de exigencia en el conocimiento de los temas a tratar.
Coordinación de la reunión
1. Puntualidad (Sin justificaciones para la impuntualidad)
(Establecer un tiempo de inicio y de finalización de la reunión).
2. Silenciar o apagar teléfonos móviles u ordenadores.
Es importante agilizar las reuniones y centrar el tema, evitando las interrupciones de lla-
madas o mensajes.
3. Presentación del tema
- Presentación clara y concisa de los temas a tratar.
- Resumir la documentación entregada.
- Concretar el orden del día estableciendo un tiempo para cada punto.
4. Participación de todos/as.
- Conducir la discusión, animando a dar la opinión e ideas.
- Facilitar la participación de todos los integrantes evitando la monopolización de
argumentos o tiempos de exposición.
5. No tratar temas fuera del orden del día.
- No alejarse de los objetivos para los que fue convocada.
6. Conseguir resultados.
- Resumir las aportaciones y formular conclusiones de cada tema.

2. María Antonia Postigo Pérez Málaga, 2018
- Hacer un resumen de los acuerdos y aportaciones así como de las conclusiones
finales.
- Cerrar la reunión con acuerdos positivos.
7. Co-responsabilidad de todos los miembros
Una vez tomados los acuerdos, se repartirán las tareas para llevar a cabo los objetivos,
y en las próximas reuniones se valorará su eficacia.
Acta
Las conclusiones de la reunión y las decisiones adoptadas deben de quedar reflejadas en
un acta de reunión para ser cumplidas.
El acta quedará en el libro de actas y debe enviarse una copia a cada miembro de la
reunión.
2. Pasos
Enviar el acta
Elaborar el
acta
Seguir orden
del día
Preparar es-
pacio
Adjuntar do-
cumentación
Convocar 48h.
antes
Elección día y
hora
Tiempo máx:
1h 30’
Brevedad en
el detalle
Objetivos
A quién con-
vocar
Preparar ma-
terial