El documento describe las funciones y responsabilidades de un coordinador general de eventos. Estas incluyen planificar, organizar y supervisar todas las áreas involucradas en la realización de un evento como la administración, finanzas, marketing, operaciones, información y relaciones públicas. El coordinador general se encarga de que se cumplan los objetivos y metas del evento y de que todo se desarrolle según lo planeado.

2. Coordinación general
Coordinación técnica
Coordinación de administración
Coordinación de comercialización
y difusión
Coordinación de operación
Coordinación de información y
relaciones públicas
Coordinación de finanzas
Coordinación de exposiciones

3. Es el responsable de que se cumplan los
objetivos y metas así como de administrar y
ejecutar el evento.
Rol vital
Rol funcional

4.  Número de participantes y
empresas expositoras esperadas.
 Número y tipo de hoteles y
habitaciones requeridas.
 Especificaciones de necesidades del
centro de convenciones.
 Necesidades de servicios y de
infraestructura.
 Invitados especiales.
 Antecedentes y estadísticas de
eventos anteriores.

5.  Realización y desarrollo del evento
Función: planificar, organizar, dirigir y
controlar la realización y desarrollo del
evento.

6.  Políticas, reglamentos, programas y
procedimientos
Función: Coordinar que se cumplan las
políticas, reglamentos, programas y que se
den a conocer a todos los posibles
participantes.

7.  Coordinadores de área
Función: coordinar y supervisar a los
coordinadores de área, realizar junta
periódicas para el intercambio de ideas y
posibles sugerencias.

8.  Sistemas y procedimientos
Función: sistematizar la planificación,
organización, ejecución y evaluación del
evento.

9.  Presupuesto general y flujo de dinero
Función: controlar, autorizar y verificar el uso
del presupuesto general y el flujo del dinero.

10.  Financiamiento, donativos y patrocinios
Función: coordinar la tramitación de
financiamiento, donativos o patrocinios.

11.  Ciudad sede, centro de convenciones y
hoteles.
Función: definir la ciudad sede, el centro de
convenciones y los hoteles. Seleccionar la
ciudad que cumpla con los requisitos
necesarios para organizar el evento.

12.  Programas de actividades, difusión y trabajo
Función: aprobar los programas generales y
especiales de actividades, difusión, trabajo,
inauguración y clausura.

13.  Imagen y mensajes
Función: aprobar el manejo de la imagen y
textos que se den a conocer a los medios de
comunicación y al público en general.

14.  Invitados y ponentes
Función: definir los invitados de honor y
especiales, ponentes magistrales y de mesas
de trabajo.

15.  Medios de comunicación
Función: autorizar la lista de los medios
invitados, así como el contenido de los
escritos que se les manden.

16.  Presidiums
Función: definir la integración de los diferentes
presidiums

17.  Simulacros
Función: coordinar simulacros de las diferentes
actividades programadas

18.  Capacitación
Función: supervisar que todo el personal
participante en la organización esté
capacitado.

19.  Sindicatos
Función: coordinar las negociaciones con los
sindicatos de los trabajadores.

20.  Seguridad
Función: coordinar y supervisar la seguridad de
los invitados, ponentes y participantes.

21.  Lista de seguimiento
Función: supervisar que se cumpla con todos
los pormenores de la lista de seguimiento.

22.  Reclutar a los miembros del comité
organizador
 Definir el nombre del evento, logotipo y lema
 Establecer objetivos y metas
 Definir políticas, reglamentes y
procedimientos
 Planificar, organizar, dirigir y controlar el
evento
 Contratar empresas y personal experto en la
realización de eventos

23.  Negociar y firmar contratos con clientes y
proveedores
 Verificar los precios de algunos servicios
 Visitar las posibles sedes
 Definir los métodos de evaluación
 Elaborar el presupuesto preliminar
 Definir estrategias de comercialización y
difusión
 Buscar patrocinadores
 Participar en la planificación de la campaña
de publicidad

24.  Seleccionar los medios de comunicación
 Diseñar y supervisar el sistema de registro
 Diseñar y supervisar el sistema de
información
 Supervisar el sistema de seguridad
 Supervisar el sistema de alimentación
 Escoger menús y tipos de servicio
 Seleccionar espectáculos y artistas
 Definir los programas de trabajo

25.  Definir presidiums
 Vigilar la capacitación del personal
 Verificar la lista de seguimiento
 Coordinar el cierre del evento

27. Tema general y temática de las mesas de trabajo
Función: proponer el tema general del evento y la
temática de la mesas de trabajo.
Mesas de trabajo
Función: captar, evaluar, aprobar, clasificar,
seleccionar y distribuir las ponencias, en la relación al
tema de cada una de las mesas de trabajo.

28. Reglamento técnico
Función: planificar, elaborar y difundir el reglamento
técnico para la presentación de ponencias.
Intervención de ponentes
Función: seleccionar, invitar, confirmar y programar la
intervención de los ponentes magistrales y de mesas
de trabajo nacionales e internacionales.

29. Equipos y materiales técnicos
Función: coordinar, integrar e instalar los equipos y
materiales técnicos en las actividades técnicas.
Información técnica
Función: proporcionar información técnica a los
participantes y medios de comunicación.

31. Permisos y licencias
Función: coordinar la obtención de los permisos y
licencias necesarias.
Programas de actividades
Función: pronosticar la asistencia de los posibles
participantes y diseñar, definir y elaborar los
programas de actividades.

32. Selección de la ciudad sede
Función: ...
Clasificacion de ciudades
Por su infraestructura y servicio las ciudades se dividen
en tres clases.
6.Donde se pueden efectuar eventos magnos.
7.No cuenta con la suficiente infraestructura en cuanto
hoteles.
8.La ciudad es adecuada para organizar eventos
pequeños que no necesitan mucha infraestructura.