Proceso Administrativo aplicado a eventos

1. Planificar y coordinar todos
los recursos disponibles
Humanos, Materiales y Financieros
Objetivos Establecidos
Máxima eficiencia Mínimo costo

2. Etapas de la organización de
un evento
•Planificación: Previsión planeación
•Organización: Integración y
coordinación
•Implementación: Puesta en marcha
y Dirección.
•Control: Evaluación, resultados

3. 1-Planificación
A-Previsión: ¿qué se puede hacer?
Acciones a desarrollar:
Determinar objetivos
Analizar eventos anteriores o
parecidos
Tomar decisiones

4. A- Previsión: Determinación de Objetivos
• Objetivos Generales:
• debe estar claramente definidos.
• Educativos
• Informativos
• Comerciales
• De difusión
• Motivacionales
• Objetivos Particulares:
• Objetivos del Ente que lo lleva adelante.
• Objetivos de los particulares.
• Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.
1-Planificación

5. 1-Planificación
B- Previsión: Análisis y evaluación de
eventos anteriores
¿Qué información?
• Cantidad y procedencia de participantes
• Preferencia geográfica
• Temas de mayor interés
• Costo de eventos anteriores
• Referentes interesantes para invitar
• Precios de los predios, salones, alquileres,
equipos, etc.
• Relación pre-inscriptos-inscriptos totales.

6. 1-Planificación
C- Previsión: Primeras decisiones
Nos permitirá desarrollar las organización del
evento:
• Nombre del evento: Número de edición, tipo
de evento, Regionalidad, Especialidad,
Entidad Organizadora
• Tema principal
• Lototipos
• Ciudad
• Fecha
• Sede

7. V Encuentro Nacional de
Gestión Hotelera
Organizado
por UNQ – UNSL
“Excelencia en la Gestión
hotelera y turística.
Estrategias para la
adecuación, formación y
empleo.”

9. 1-Planificación
• Previsión: Tomar decisiones
Fecha, lugar y sede
La fecha del evento debe estar relacionada con la
ciudad en que se desarrolla la reunión, asegura:
• Las disponibilidades gastronómica
• Espacios, salones para reuniones
• Evaluar los mejores precios de los servicios
necesarios

10. 1-Planificación
Planeación de actividades
• El plan general de trabajo: implica
confeccionar el listado de tareas
• El presupuesto: nos permitirá saber
anticipadamente cuales serán los costos que
deberemos afrontar.
• El calendario: Debemos otorgar a cada acción
específica en el plan de trabajo “el Tiempo”

11. 2 Organización
Responde a: ¿Cómo se va hacer?
Se determina la estructura de acciones:
• Funciones,
• Asignación de Jerarquías, y
• Puestos de trabajo.
Nos permitirá realizar el organigrama y definir
los cargos y / o perfiles.

12. 2- Organización
Integración y coordinación:
¿con qué – con quién?
Acciones a desarrollar:
 Determinar recursos: técnicos, humanos,
económicos.
 Nombrar autoridades y comités (en grandes
eventos)
 Contratar personal: funciones durante la
organización y durante el evento.

13. 3- Implementación
•Es la puesta en marcha del evento
•Verificar que lo planificado se
haga en la forma prevista.
•Articular el calendario con el
presupuesto.

14. 4-Control
• Evaluación: ¿Cómo se hizo?
•Posterior a la finalización del
evento
•Medición de resultados
•Definición estrategias de
recolección de datos
•Encargados de la evaluación
•Aprovechar los resultados