Unidad 2 Control de Documentacion

1. Tipos de documentación y
características
legal
es aquella que contiene la
información normativa
emanada por dependencias
gubernamentales
Es necesario conservar los
documentos para cumplir
con los requisitos de
diferentes leyes o
reglamentos
contratos
Son documentos de carácter
legal donde se estipulan
derechos y obligaciones

2. Títulos de crédito
Son documentos que
también tiene
características
eminentemente
legales
Entre los créditos
mas usuales son los
siguientes:
Cheques
Pagares y
Letras de cambio
Están dirigidos por la
ley general de títulos
y operaciones de
crédito
Se utiliza para las
realización de las
operaciones o
transacciones legales

3. mercantil
Es aquella que se utiliza
para documentar las
operaciones comerciales
facturas
Es un documento
mercantil que se utiliza
para las transacciones
comerciales
recibo
Es un documento
mercantil que ampara y
garantiza la propiedad
que se especifica en ella
Contra recibos
Es el documento
mercantil que ampara
provisionalmente la
documentación
Contiene la siguiente
información: fecha de
expedición, concepto,
descripcion,fecha de pago,
sello, otros requisitos legales

4. Nota de remisión
Es un comprobante
mercantil para el
comprador o el
consumidor que
ampara la compra de
un producto
Contiene la
información siguiente:
Fecha, numero de
remisión,
descripcion,monto o
cantidad y sello.

5. Contable financiera
Es fundamental ya que esta se toman las decisiones de carácter financiero o
económico que afecte a la empresa
Estados financieros
Son documentos contables que reflejan la situación económica de la
empresa en un tiempo determinado
presupuestos
Son cantidades estimadas que dicha empresa debe de gastar en un
determinado tiempo o periodo

6. organizacional
Manual de
organización
Es el documento
técnico de la
empresa
Refleja la estructura
orgánica .
Manual de
procedimiento
Es donde se describe
como se lleva a cabo
las funciones

7. administrativas
informes
Describen loa avances
y resultados de la
empresa
cartas
Documento por medio
se manda información
confidencial o publica

8. •Escrito por el cual
una persona pide
realizar alguna
actividad
•Comprobante
interno provisional
de algo que se
entrego y garantizar
la acción
•Medio que se da a
conocer por escrito
el precio de algún
objeto de la
empresa
•Comunicación
escrita que se
utiliza para
recordar uno o mas
asuntos
memorándum cotizaciones
vales solicitudes

9. Archivadores de
correspondencia
Gabinetes especiales
para archivo
Para guardar cheques,
documentos legales, y
oros materiales de
oficina
Archivador de
disquetes
Son cajas pequeñas
sirven para proteger
discos de forma
ordenada

10. • Son tubos para
proteger mapas y
planos
Tubos
para
mapas
• Son de plástico en
los extremos y se
utiliza para proteger
los mapas.
Mapoteca
horizontal

11. marbetes
Es una tarjeta donde
se coloca los datos del
destinatario
guías
Carpetas para archivo
Sirven como postes
de señales para
agilizar la búsqueda
de un archivo
Son la clave de un
archivo vertical
eficiente
Hojas de cartulina que
sirven para guardar
correspondencia en
los archiveros
tarjeteros
es un conjunto de
tarjetas de registro
ordenado

12. Cedulas de
catalogación
• Son muy parecidos a los tarjeteros y
tiene la misma función
ordinaria
• Es aquella correspondencia que llega
cotidianamente
urgente
• Es correspondencia de forma inmediata
a su destinatario por varias razones

13. confidencial
Es aquella
correspondencia que
solo puede leer al
destinatario
Se entrega
personalmente en un
sobre sellado

14. Procedimiento
de recepción
Se recibe toda la
correspondencia y se
separa por áreas
administrativas
Normalmente se
registra el control de
recepción de
correspondencia
Procedimiento
de despacho
La correspondencia
de la oficina pude ser
enviada ala unidad
administrativa
Registrara el control
correspondiente y
distribuirla a las áreas
correspondientes

15. papel
Cintas
magnéticas
microformas
• La información generada y
recibida debe conservarse
los archiveros
• Deben conservarse en sus
respectivas cajas para evitar
la perdida o daño en las
cintas
• Se debe custodiar en cajas
ya que contiene una imagen
microfilmada en el
documento y resguardar en
lugares seguros

16. • Se utiliza en lugares
oscuros y en cajas
guardadas evitando su
deterioro
videocintas
• Son datos que contiene la
información cinta debe
conservarse en lugares
secos y de máxima
seguridad
audio
cintas

17. Discos flexibles
Son datos que son
generados en los
archiveros de discos
Discos duros
Es similar al disco
compacto que se
utiliza para grabar
música
Discos ópticos
compactos
Es el dispositivo de
almacenamiento
secundario de datos
mesas
Es la unidad mínima
de mando de una
entidad pude contar
con algunas personas

18. secciones
Es la unidad de
mando que le
sigue a las mesas
Tiene mas
personas a su
cargo y un mayor
nivel de decisión
oficinas
Es la unidad de
mando con mayor
jerarquía
Tiene mayor
numero de
personas que
dependen de ella

19. Oficialas de partes
Es el lugar encargado
Relacionado a la
mensajería de la
empresa
Sistemas de cargo
Se establece para
controlar el acceso y
retiro de los
documentos

20. • Pueden variar dependiendo de
cada empresa o institución componentes
• Los documentos pueden solicitar
por telefono,correo,mensajero o
persona
Formulario o
tarjeta de
requisición
• Se colocan en el lugar de los
documentos prestados
Formulario de
salida

21. Sistema de
seguimiento
Procedimiento para la
localización de
expedientes
Es un sistema manual
para tratar de localizar
los documentos
extraviados
Protección de la
información
Es imperativo el tener
que prestar material
conservado en un
disco

22. Guías para la
conservación de la
información
Los sistemas
electrónicos facilitan el
archivo innecesario de
documentos
Eliminar de forma
rutinaria aquellos
documentos que no
tiene aplicación
Realizar copias
resguardadas de
documentos
importantes
Medidas y sistemas de
control de acceso
Solo el personal
autorizado puede
tener acceso al
material archivado

23. Medidas de protección para archivos electrónicos
Es la medida mas importante para la protección de la
información de archivos electrónicos
Son esenciales para al protección de los archivos
electrónicos

24. Colegio Nacional de Educación Profesional
Técnica (Conalep)
Plantel Iztacalco 1
Módulo: Control de Documentación
Profesora Myriam Ramírez Orozco
Tema 2.2