El documento presenta un análisis exhaustivo de los tipos y funciones de los documentos administrativos en el secretariado ejecutivo, destacando su rol tanto como instrumentos de comunicación como de constatación. Se clasifica los documentos administrativos en diversas categorías, como documentos de decisión, transmisión y constancia, y se aborda la importancia de un sistema efectivo de archivo, tanto manual como electrónico, para la gestión de la información. Se subrayan las consideraciones legales y las mejores prácticas para la conservación y transferencia de documentos en el archivo administrativo.

1. TEMA #6
Tipos de documentos
Secretariado ejecutivo
Borcelle

2. CONCEPTO Y
FUNCIONES
Por un lado es un instrumento de
constatación que permite
comprobar el desarrollo de una
actuación administrativa
Por otro es un instrumento de
comunicación, ya que los
documentos administrativos
permiten la traslación del contenido
de los actos a otros órganos o
unidades de la Administración
(notas interiores) o a terceros
interesados, ya sean personas
jurídicas públicas y privadas o
personas jurídicas naturales.
Los documentos administrativos se
definen como el soporte por el que se
materializan los actos administrativos.
Cumplen, por tanto, dos funciones:
Producen efectos frente a
terceros o en el ámbito de la
propia Administración.
Son emitidos por un órgano
administrativo. Por tanto quedan
excluidos todos los documentos
redactados o creados por los
interesados, como las solicitudes,
las alegaciones o los recursos y
reclamaciones.
Su emisión es válida.
Se pueden apreciar una serie de
características que determinan el que
un documento pueda ser calificado
como documento administrativo. Son
las siguientes:
CARACTERÍSTICAS

3. Hoy vamos a hablar de clases de documentos:
Los documentos administrativos más relevantes son
aquellos emitidos en el marco del procedimiento
administrativo, entendiendo que no son los únicos que
pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro
grupo que analizaremos en otro apartado de este tema, sirve
para reflejar la existencia de un documento anterior, del que
el segundo es sólo una constatación, denominado copia o
certificado administrativo. Teniendo en cuenta esa
apreciación clasificamos los documentos administrativos en
los siguientes grupos, según distintos puntos de vista:

4. Documentos administrativos emitidos en el marco de los
procedimientos administrativos.
Documentos de decisión: resoluciones y acuerdos.
Documentos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y
notas interiores
Documentos de constancia: actas y certificados.
Documentos de juicio: informes
Documentos administrativos de constatación de otro anterior (copias)
Documentos dictados en el marco de un procedimiento
administrativo
Documentos administrativos de iniciación.
Documentos administrativos de instrucción.
Documentos administrativos de terminación.
Se pueden clasificar asimismo en:
Clases de documentos:

5. CONSIDERACIONES PARA ESTABLECER UN
SISTEMA DE ARCHIVO
Sistema de clasificación por utilizar
Incorporación del sistema electrónico o manual o
combinación de ambos
Programas de aplicaciones necesarios en las operaciones del
negocio
Bases de datos necesarias para dar apoyo al sistema
Equipo por comprar o rentar
Materiales
Plan de retención y medidas de protección por establecer
que estén de acuerdo con:
Ubicación de los archivos manuales y electrónicos que
corresponda al:
Formularios que se utilizarán para recopilar y procesar la
información de naturaleza repetitiva.
- El valor de los documentos
- Los requisitos legales
- Requerimientos de privacidad
- Tamaño y escritura organizacional
- Contenido de naturaleza general, particular o confidencial
de los documentos

6. SISTEMA PARA LA CLASIFICACION DE
DOCUMENTOS
Sistema alfabético por los nombres de los
corresponsales
Sistema alfabético por asunto
Sistema alfabético por zonas geográficas
Sistema numérico
CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS
SISTEMAS ELECTRONICO Y MANUAL
Hoy día en las instituciones grandes y en las pequeñas todavía coexisten el
sistema de archivo manual y el sistema electrónico, ya que algunos procesos se
llevan a cabo en forma manual y otros electrónicamente. Además, en la oficinas
con archivos electrónicos hay algunos documentos que se deben conservar en
papel por cuestiones legales o para garantizar la conservación de documentos de
valor histórico.

7. IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES

8. Sistema de archivo electrónico y manual

9. Sistema de archivo electrónico y manual

10. Sistema de archivos electrónicos
Facilita el flujo de trabajo en la oficina y el manejo de la información.
Los empleados pueden ser mas productivos y efectivos al realizar su
trabajo.
Se facilita la localización de la información si se archiva sistemáticamente.
Hay una reducción en los costos de manejo de archivos y de espacio.
Los documentos se pueden ver, imprimir y enviar por fax o por correo
electrónico.
Se pueden hacer anotaciones en el documento directamente desde la
computadora.
Se facilita la preparación de informes con los datos que se tienen en el
sistema.
Se reduce el consumo de papel, lo que provee para la conservación de los
recursos naturales.
El sistema de archivo electrónicos tiene múltiples ventajas que se pueden
resumir en las siguientes:

11. Componentes de un sistema de archivo electrónico

12. Sistema de archivo manual
Las guías para dividir la gaveta en secciones
Las carpetas para colocar los documentos clasificados por expedientes
Los gabinetes de archivo para guardar los expedientes
Las bases de datos que sirven de índice al sistema
Los procedimientos sistemáticos que se deben seguir en todas las fases
del ciclo de vida de los documentos.
El sistema de archivo manual se complementa en gran manera con
herramientas del sistema de archivo electrónico. Se caracteriza por
conservar la mayor parte de los documentos en forma tangible, colocados en
carpetas debidamente identificadas que se archivan en gabinetes. También
se archivan en forma manual los medios de almacenaje electrónicos
externos como los discos compactos y los dispositivos de memoria flash.
Los componentes básicos de un sistema de archivo manual son:

13. Factores y características de un sistema eficaz
Personal necesario, bien motivado y con la preparación adecuada.
Procedimientos paracitos y factibles para el archivo, acceso, préstamo,
transferencia, conservación y disposición de los documentos.
Medidas de control adecuadas para asegurar el logro de las metas del
sistema y la protección de la información.
Espacio disponibles usados adecuadamente.
Un sistema eficaz de administración de documentos es aquel que puede
proveer la información necesaria a la persona indicada en el momento
preciso y al menor costo posible.
Hay varios factores que, combinados, contribuyen a lograr una tasa
optima de exactitud; entre ellos están los siguientes:

14. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
DE GESTIÓN
De cara a una buena organización del archivo gestión hay
que diferenciar entre documentos propiamente de archivo
y documentos de apoyo informativo. Tanto unos como
otros se organizan en el archivo de oficina, pero con una
finalidad diferente, los primeros para su conservación y los
segundos para su eliminación una vez que hayan perdido el
valor informativo para el que se crearon.

15. Características de documentos de archivo
Son conjuntos orgánicos de documentos, que responden a la actividad de la
oficina productora. El documento de archivo está relacionado con los que le
preceden y los que le siguen, tiene carácter seriado.
Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la
resolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus
fines.
Son portadores de derechos y deberes de la Administración y de los
ciudadanos.
Son fuente primaria de información.
Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal,
jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico).
Pasados los plazos establecidos deberán ser transferidos al Archivo General.
Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad.

16. ADMINISTRATIVOS
TIPOGRAFIA DE DOCUMENTOS

17. Decisiones:
Aquellos documentos que contienen un declaración de
voluntad de un órgano administrativo sobre materias de
su competencia. Jurídicamente se dividen en acuerdo y
resolución, diferenciándose ambos en un pequeño matiz
relativo al estado del procedimiento: mientras que el
acuerdo recoge decisiones adoptadas por órganos
competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se
suscitan en la tramitación de un procedimiento con
carácter previo a la resolución del mismo, la resolución
recoge las decisiones adoptadas por el órgano
competente que ponen fin a un procedimiento.

18. Documentos administrativos de
transmisión:
Son los que comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, órganos o entidades. Los documentos de transmisión
se pueden reducir a tres tipos básicos: el oficio, la nota y la carta.
El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación
entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes
administraciones públicas, a diferentes entidades o
departamentos y, dentro de éstos, a diferentes órganos
superiores. La nota interior es el documento que se utiliza para
la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un
mismo órgano superior o entidad. La carta se utiliza para
comunicaciones de tipo personal y de contenido general, que
no estén relacionadas directamente con la gestión habitual o
con la tramitación de un procedimiento.

19. Documentos administrativos de
constancia
Son aquellos que contienen una declaración de conocimiento
de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación
de actos, hechos o efectos. Son de tres tipos: actas, certificados
y certificaciones de actos presuntos. Acta es el documento
acreditativo de hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.
Certificado es aquel documento que acredita actos o
situaciones de carácter administrativo, cuyo destinatario es una
persona, órgano o entidad que pretende la producción de
efectos en un procedimiento administrativo o en el marco de
relaciones jurídicas privadas. Certificación de actos presuntos es
el documento que acredita la existencia y los efectos de un acto
presunto y se emite por el órgano competente para la adopción
del acto expreso.

20. AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
QUE PODEMOS
ENCONTRAR EN
UN ARCHIVO DE
OFICINA:

21. Expedientes (Unidad documental compuesta): Unidad organizada de
documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien
durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al
mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la
unidad básica de la serie.
Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o
conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad;
que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra
relación derivada de su producción, recepción o utilización.
Libros de registro: Reunión de documentos que no tienen relación uno
con otro, sino que han sido agrupados sólo por su función de control.
Carpetas de asuntos: No se inscriben en ninguna fase de tramitación,
salvo la más simple, bajo la forma "solicitud-respuesta". Puede definirse
como un expediente breve si entendemos que cualquier solicitud
dirigida a un órgano de la Administración inicia un expediente.

22. DOCUMENTO DE
APOYO
INFORMATIVO

23. DOCUMENTO DE
APOYO
INFORMATIVO

24. Son ejemplares múltiples.
Informan de un asunto concreto.
Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de la toma de
decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales,
libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras
instituciones, etc.
Su valor es meramente informativo y a corto plazo.
No testimonian la actividad de la Universidad y no forman parte de su
Patrimonio Documental, por lo tanto, no se transferirán al Archivo
General y se destruirán en la propia oficina.
Son aquellos documentos que sirven ayuda a la gestión administrativa.
Responden a las siguientes características:

25. En el archivo de gestión se conservarán los documentos generados o
recibidos por la unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones,
mientras dure la tramitación de los asuntos.
Es fundamental separar la documentación de archivode la de apoyo
informativo.
La organización de los archivos de gestión debe basarse en el Cuadro
de Clasificación y Calendario de Conservación Documental de la
Universidad.
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series
correspondientes a cada Unidad Administrativa.
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de
los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de manera que
quede en evidencia el desarrollo de los distintos trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción, será el primer
documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encontrará al final de la misma.

26. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de
las series estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su
ordenación, consulta y control.
Una vez finalizada su tramitación y de acuerdo con el calendario
establecido al respecto se procederá al envío de aquella
documentación cuyo plazo de conservación no haya finalizado a los
depósitos del Archivo General.
La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá
hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo
dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter
personal. Para ello se utilizará una máquina destructora. En caso de
duda se consultará al Archivo General.

27. TRANSFERENCIAS
DE
DOCUMENTACIÓN
AL ARCHIVO
CENTRAL: NORMAS
TÉCNICAS

28. La transferencia es el procedimiento mediante el cual
los documentos ingresan en el Archivo Central a
medida que va disminuyendo la frecuencia de
consulta por parte de las oficinas productoras como
consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores
administrativos.
El objetivo final de la transferencia es evitar la
aglomeración de documentos en las oficinas,
descargándolas de aquéllos que no son de uso
frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento
adecuado.

29. A la hora de realizar una transferencia
al Archivo, se respetarán las siguientes
normas:
Las Secciones/Unidades conservarán la documentación que
generan hasta el final de su tramitación. Siempre que las
circunstancias lo permitan, la documentación será conservada por
sus productores durante un período mínimo de 2 años. En el caso
de documentación cuyo trámite haya terminado y su frecuencia de
consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan
pasado los 2 años preceptivos.
Antes de enviar la documentación debe ser organizada, para lo cual
puede pedir ayuda al Archivo.
Se debe diferenciar entre la documentación que una
Sección/Unidad produce y la documentación de apoyo como
boletines oficiales, publicaciones periódicas o fotocopias de éstos.
Esta documentación no es generada por la Sección y no debe, en
consecuencia, ser enviada al Archivo Central.

30. A la hora de realizar una transferencia
al Archivo, se respetarán las siguientes
normas:
Las transferencias se harán periódicamente, a lo largo del año,
según el calendario que se establezca. Excepcionalmente podrá
transferirse documentación previo acuerdo con el Archivo.
Los encargados de preparar la documentación para remitirla al
Archivo serán los Jefes de Negociado correspondientes, ayudados
en su caso, por los auxiliares administrativos que se asignen. En
ningún caso dicho trabajo se encomendará a personas que no
conozcan la documentación. La responsabilidad corresponde al
Jefe de Sección/Unidad, que deberá supervisar dicha transferencia.
La documentación se remitirá desprovista de plástico, gomas
elásticas, grapas, clips metálicos o cualquier otro elemento que
pueda ser perjudicial para la correcta conservación del documento.
En su lugar se emplearán carpetas y subcarpetas normalizadas

31. A la hora de realizar una transferencia
al Archivo, se respetarán las siguientes
normas:
La documentación se remitirá siempre acompañada del formulario
de transferencia debidamente cumplimentado.
Si hay sobres, subcarpetas, etc. que estén muy deterioradas,
deberán ser sustituidas por otras nuevas.
La documentación deberá remitirse al Archivo introducida en cajas
archivadoras de cartón de archivo definitivo, que a dichos efectos
serán suministradas por el Archivo, optándose por el tamaño
adecuado.
Las cajas deben numerarse a lápiz de forma correlativa de modo
que su número coincida con el que figure en el impreso facilitado
por el Archivo.
Antes de entregar la transferencia, la Sección/Unidad se pondrá en
contacto con el Archivo para determinar las fechas.

32. A la hora de realizar una transferencia
al Archivo, se respetarán las siguientes
normas:
Una vez comprobada por parte del Archivo la conformidad entre lo
reseñado en la relación de entrega y la documentación enviada, se
procederá a su catalogación y se devolverá a la Sección/Unidad
remitente un inventario definitivo. En el supuesto de que lo
relacionado en el formulario de transferencias no coincida el
contenido de la hoja inventario con la documentación remitida,
ambas serán objeto de devolución.
En el inventario que el Archivo envíe a la Sección/Unidad se indicará
la signatura topográfica. Esta signatura habrá de utilizarse como
referencia siempre que se solicite un préstamo o consulta. Dicho
inventario debe ser guardado por la Sección/Unidad y deberá ser
conocida su existencia por todo el personal adscrito a la misma.

33. En la caja de Archivo se consignará los
siguientes datos:
Viceger./Vicerrec./Centro.
Servicio/Sección.
Código de Serie.
Denominación de la Serie.
Contenido.
Por parte de la Unidad Administrativa:
1.
2.
3.
4.
5.