trabajo de RAFAEL NAVIA VARON AREA: SISTEMAS

1. Creación y organización de
documentos escritos
Nombre: Andrea
correa rivera
Grado:8-2
Materia: sistemas
Profesora: irela García

2. ∗
∗ Archivo: Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales
originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes
diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma
ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos
por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
∗ Funciones de los archivos.
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∗ a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
∗
∗ b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
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∗ c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos
requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
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∗
Guía para la organización de
archivos

3. ∗ Tipos de Archivos. Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe
archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines
esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores
verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el
microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie
de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal.
∗ Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía
dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la
pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
∗ Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en
una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan
paralelamente.
∗ Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas,
cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar
pocosArchivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la
documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo
general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más
de una vez al mes.
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∗ Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo
finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones
realizadas. documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Tipos de archivos

4. ∗ Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para
conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:
∗
∗ Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que
indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con
una persona, firma o institución o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de
carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo
del volúmen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un
año.
∗
∗ Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene
comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabéticamente
detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba,
por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo
menos cinco documentos.
∗
∗ Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es
frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde
se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es
el hogar "temporal"de toda correspondencia.
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∗ Guías: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior
donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde
deben archivarse o localizarse los documentos.
∗
∗ Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que
aparece o debe archivarse detrás de ella.
Archivos materiales

5. ∗ Clasificación: Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada
uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar
también como la distribución de documentos escritos de interés para la
empresa, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus
características.
∗ - Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su
ubicación por términos semejantes y para su posterior localización
∗ - Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
∗ Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema
que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación
sistemática que permita mayor fluidez y garantía de información y control.
∗ Manual o Código de Clasificación
∗ Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:
∗ - Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas y
archivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para
carpetas y archivadores
∗ Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario
preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio
posible sin que sufran deterioro.
Archivo clasificación

6. ∗ Principios Fundamentales de Clasificación.
∗
∗ los principios fundamentales en el proceso de archivar son:
∗
∗ - Clasificar, ordenar y archivar.
∗
∗ - Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es
establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.
∗
∗ - Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha
señalado.
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∗ -Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
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∗ Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que
uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen
diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la
clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.
Principios fundamentales de
clasificación

7. ∗ Sistemas de clasificación.
∗ Sistema alfabético.
∗ Sistema numérico.
∗
Sistema fundamental de clasificación

8. ∗ 1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo,
considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de
pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo:
Maria Elena Salas. quedará así:
∗
∗ - Apellido, en este caso, Salas;
∗
∗ 2- Nombre de pila: María;
∗
∗ 3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría asi:
∗
∗ Salas, María Elena, siempre la inversión delnombre debe ir precedida por una
coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la
segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo
ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL
NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.
Reglas de clasificación

9. Creación de documentos
escritos

10. ∗ El procesador de texto es un tipo de aplicación informática para
la creación, edición, modificación y procesamiento de
documentos de texto con formato (tal como el tipo y tamaño
de la tipografía, adición de gráficos, etcétera), a diferencia de
los editores de texto, que manejan solo texto simple.
∗
∗ Los procesadores de textos son una clase de software con
múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes
tipografías, tamaños de letras o caracteres, colores, tipos de
párrafos, efectos artísticos y otras opciones.
∗
∗ Representa una alternativa moderna a las antiguas máquinas de
escribir, siendo mucho más potente y versátil.
Procesador de textos

11. ∗ Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades,
ya sean tipográficas, semánticas, organizativas o estéticas; con algunas
variantes según el programa informático de que se disponga.
∗
∗ Como regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaños
de letras o caracteres, formato de párrafo y efectos artísticos; además
de brindar la posibilidad de insertar tablas, imágenes u otros objetos
gráficos dentro del texto.
∗
∗ Como ocurre con la mayoría de las herramientas informáticas, los trabajos
realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma
de archivos, usualmente llamados documentos, así como impresos a
través de diferentes medios.
∗
∗ Los procesadores de texto también incorporan correctores de ortografía
y gramática, así como diccionarios multilingües y de sinónimos o
tesauros, que facilitan en gran medida la labor de redacción.
FUNCIONES

12. ∗ La mayoría de los procesadores de texto más utilizados en la actualidad se basan en el concepto WYSIWYG
(del inglés What You See Is What You Get, que significa ‘lo que ves es lo que obtienes’), en el que el
aspecto final del documento es el que el usuario ve mientras lo edita. Este tipo de programas utilizan
formatos de archivo propios o estándares, tales como OpenDocument (.odt) u Office Open XML (.docx).
Algunos procesadores de texto bastante conocidos que pertenecen a esta categoría son Apache
OpenOffice Writer, LibreOffice Writer o Microsoft Word.
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∗ Una aproximación diferente a la edición de textos es la que hacen los editores de TeX (y sus derivados como
LaTeX), que usan código fuente (texto plano) que es procesado para crear archivos de texto con formato
en forma de un archivo de impresión, tal como PDF o PostScript. Entre este tipo de programas se
encuentran Kile, Texmaker, TeXstudio, TeXworks, entre otros.
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∗ Otro tipo son los procesadores WYSIWYM (del inglés What You See Is What You Mean, que significa ‘lo que
ves es lo que quieres decir’). Estos integran las características de los editores de TeX con las
características de los procesadores WYSIWYG. Dentro de esta categoría se destaca el programa Lyx.
Tipos