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ARCHIVOS

MANUEL SOTO CARDENAS
Archivo: definición

Un archivo es
un espacio
físico donde
un conjunto
de
documentos
se ordena
siguiendo un
criterio lógico
que permita
su gestión de
una forma
eficaz.
No obstante, "archivo" es una palabra polisémica
que se refiere a:


   -El fondo documental, como conjunto de
    documentos producidos o recibidos por
    una persona física o jurídica en el
    ejercicio de sus actividades.
   -El lugar donde se custodia dicho fondo.
   -La institución o servicio responsable de la
    custodia y tratamiento archivístico del
    fondo.
Archivar significa
guardar de forma
ordenada
documentos
útiles, haciéndolo
de un modo
lógico y eficaz
que permita su
posterior
localización de la
forma más rápida
posible cuando
sea necesario.
¿Por qué es importante
archivar?

-Porqué te ayuda a
encontrar los
documentos sin
ninguna dificultad
- porque nos
ahorramos tiempo a
la hora de buscar
una información
deseada
- porque mantienes
los documentos
ordenados
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
   Existen documentos que la ley exige
    conservar durante unos plazos establecidos,
    este es el caso de: facturas, escrituras, libros
    contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de
    que la Ley no obliga a su conservación sí que
    pueden conservarse por otro tipo de motivos:
    prácticos, históricos, etc.
   Otros documentos no se destruyen nunca, por
    ejemplo, la escritura de constitución de la
    empresa.
   Dado el elevado            MAQUINA DESTRUCTORA DE
                               DOCUMENTOS
    número de documentos
    que se generan en una
    empresa, será
    necesario destruir
    todos aquellos
    documentos que no
    aportan valor, ya que
    su almacenamiento
    implicaría un coste
    adicional para la
    empresa. Por eso es
    necesario destruirlos de
    forma correcta.
La clasificación de los
documentos consiste
en archivar éstos de
una forma lógica y no
arbitraria que permita
una localización
rápida de los mismos
en cualquier
momento. Atendiendo
a las características o
criterios existentes en
la empresa a la hora
de poder clasificar,
podremos establecer
distintas formas:
- Atendiendo a la ubicación de los archivos:


   Archivo centralizado. Toda
    la documentación de la
    empresa se guarda en una
    misma ubicación, que
    podrá estar en la misma
    empresa o en un lugar
    distinto.
   Archivo descentralizado.
    La documentación se
    guarda en distintas
    ubicaciones, de esta
    forma, se podrán
    establecer distintos
    sistemas de clasificación
    por ubicación.
- Atendiendo a la frecuencia de
consulta:

Archivo activo. Se consulta de forma
frecuente. Aquellos documentos cuya
consulta sea menor o menos frecuente, se
trasladarán al archivo semiactivo.

Archivo semiactivo. Suelen contener
documentos procedentes del archivo activo.
Se mantienen durante un período de tiempo
estipulado y después se analiza cuál de ellos
se trasladará al archivo inactivo.

Archivo inactivo. En él se suelen guardar
aquellos documentos que no se consultan o
si se hace, se hará de forma esporádica, un
ejemplo de documento que suele archivarse
en este tipo de archivos son las escrituras de
constitución de la empresa, archivos
documentales o históricos que representan
un valor simbólico para la empresa. Desde
este archivo podrán pasar algunos
documentos a su destrucción definitiva.
- Atendiendo que aquello que se desea
almacenar:


Archivo horizontal.      Archivo vertical.
   Los documentos se
                         Los documentos se
    ubicarán de forma
                         dispondrán de forma
    horizontal, uno
                         vertical, uno detrás
    sobre otro, por
                         del otro, por ejemplo,
    ejemplo, las
                         los cajones de
    carpetas             carpetas colgantes
    clasificadoras.
Archivo lateral.
   Los documentos se ubicarán de forma lateral,
    lo que permitirá ver los cantos o lomos de las
    carpetas donde se suele indicar el texto
    descriptivo de aquello que contienen.
- En función de la privacidad:
Archivos personales. Espacio físico reservado a una
única persona y que, por tanto, deberá disponer de un
cierre de seguridad para preservar el contenido de su
interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc.
Archivos departamentales. Lugar donde se almacena
documentación departamental, por lo tanto, únicamente
tendrán acceso las personas pertenecientes al
departamento o el responsable máximo del mismo.
Archivos generales. Archivo de acceso general, por lo
tanto, cualquier persona que tenga los permisos
oportunos podrá acceder al archivo para localizar
cualquier documento.
Características que deberá reunir un
archivo
   Debemos elegir el o los métodos correctamente para que la
    clasificación sea sencilla y fácil de utilizar.
   El archivo a menudo no sólo es de uso personal (secretaria)
    sino que hay elementos en el archivo cuya consulta podrá
    realizarla otra persona autorizada, por ese motivo, debemos
    establecer unas prácticas de control y sencillez en el manejo
    de la información.
   Si el archivo es muy grande y/o confidencial, se deberán
    disponer de espacios físicos adecuados (cámaras, cámaras
    ignífugas, cámaras blindadas, etc.). En muchos casos se
    precisará el mantenimiento por personal especializado.
   Deberá existir unas normas internas de consulta.
   Debemos contar con máquina destructora de papel para la
    eliminación de documentación, tal y como hemos expuesto
    con anterioridad.
Recursos disponibles para
archivar

- Carpetas.     - Guías.

                   Son separadores de
                    clasificación, éstos
                    están formados por
                    una cartulina de cierto
                    grosor que permite
                    separar la
                    documentación
                    ubicada dentro de
                    una misma carpeta
Indicadores o
separadores
                            - Pinzas
   Son elementos que
    se suelen colocar       Se utilizan para
    entre la                sujetar un
    documentación           conjunto de
    ubicada en una          documentos.
    carpeta o archivo
    con el fin de separar   Existen de
    las mismas              distintos tipos: de
                            percha,
Archivadores               Fundas.
   Son carpetas que
    nos van a permitir     Las fundas permiten
    archivar toda la       mantener los folios en
    documentación. En      buen estado, no
    su interior suelen     obstante, se deberá
    llevar un sistema de   tener cuidado cuando
    anclaje para los       los documentos estén
    documentos que         recién impresos, a
    portan                 menudo, la tinta suele
                           adherirse al plástico de
Cajas archivadoras         - Armarios
   Utilizadas para           Existen armarios
    albergar                   cuyo único objetivo
    documentos,                es la de albergar
    archivo definitivo,        documentos, por
    fichas, etc. Existen       ello, suelen disponer
    varios tamaños y           de cajones que
    tipos en función de        facilitan la
    aquello que se             incorporación de los
    pretende guardar.          documentos.
Almacenamiento
- Microfilm
                           digital
   Sistema utilizado en    Existen escáneres

    archivos grandes.        potentes que
    Permite microfilmar      permiten digitalizar
    un documento y           cualquier documento
    almacenarlo              para que
    posteriormente de        posteriormente pueda
                             guardarse en
    una forma reducida
                             dispositivos de
    (una película de         almacenamiento
    microfilm).              digital, tales como:
                             discos duros
DOCUMENTO
Un documento es un testimonio material
de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o
personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad
de información en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnéticos,
fotografías, etc.) en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una
actividad humana fijada en un soporte.
Características del soporte
material

Textuales:                 No textuales
   son los documentos
                           son los documentos que
    que contienen          aunque pueden contener
    información escrita    información escrita, sin
    sobre el soporte que   embargo lo más
    es papel.              importante es que suelen
                           estar en otros tipos de
                           soportes diferentes al
                           papel porque están
                           hechos para verse, oírse
                           y manipularse
Elementos de un documento
   Soporte: parte material o física (papel, cinta o
    disco)
   Técnica: es el medio que fija y trasmite el
    contenido( escritura, códigos signos, dibujos en
    tre otras.
   Estructura: son los componentes del documento:
    por ejemplo en una carta la estructura
    corresponde: fecha, destinatario, asunto, saludo,
    despedida y firma
   Contenido o asunto: es el mensaje que trasmite
    el documento
CLASES DE DOCUMENTOS

Los documentos se clasifican según su actividad
 Personales: cartas,discuros, ensayos, diarios

 Comerciales: parte administrativa: hojas de
  vida,informes,informes,leyes
 Partecontable:facturas,recibos,balances

 Judiciales: juicios, demandas

 Religiosos: escritos papales,actas,partias de
  bautismos…
 Militares: minuta, autos.
Gestión Documental
el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
VENTAJAS                    DESVENTAJAS

   Ahorro de Gastos           Si bien es cierto de
   Disponibilidad de los       las desventajas más
    datos y documentos          comunes que tiene
   Control de gestión          la aplicación de una
   Mejora en la los            nueva tecnología es
    procesos                    el factor económico
   Seguridad de los
    documentos
ADMISTRACION DOCUMENTAL


Conjunto de
operaciones
administrativas y
técnicas
relacionadas con la
planeación,
dirección,
organización,
control, evaluación,
conservación y
servicios de todos
los archivos de
gestión de
la Institución
Organización Documental


Es un proceso técnico archivístico que
consiste en el desarrollo de un conjunto
de acciones orientadas a clasificar,
ordenar y Asignar los documentos de
cada entidad. En lugares
correspondientes que previamente se han
seleccionado para ese documento para
mantener un orden y una clasificación.
Que nos permita contar con un archivo
claro y preciso a la hora de buscar en él
un documento.
La Organización Documental se compone de
dos elementos básicos en Archivística:


La CLASIFICACIÓN de           La ORDENACIÓN de
documentos                    documentos
    La clasificación es la      La ordenación es la
                                  asignación de números
    técnica mediante la           o letras que se da a los
    cual se identifican y         documentos, así como
    agrupan documentos            su colocación en el
                                  espacio físico
    semejantes con                correspondiente.
    características               Los métodos de
    comunes, de acuerdo           ordenación a utilizar
                                  pueden ser el
    con un plan                   alfabético, cronológico
    establecido                   o numérico.
    previamente.
Muchas gracias por la atención prestada…
Manuel soto cárdenas

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  • 2. Archivo: definición Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo un criterio lógico que permita su gestión de una forma eficaz.
  • 3. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:  -El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.  -El lugar donde se custodia dicho fondo.  -La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
  • 4. Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
  • 5. ¿Por qué es importante archivar? -Porqué te ayuda a encontrar los documentos sin ninguna dificultad - porque nos ahorramos tiempo a la hora de buscar una información deseada - porque mantienes los documentos ordenados
  • 6. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS  Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.  Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa.
  • 7. Dado el elevado MAQUINA DESTRUCTORA DE DOCUMENTOS número de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que su almacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa. Por eso es necesario destruirlos de forma correcta.
  • 8. La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:
  • 9. - Atendiendo a la ubicación de los archivos:  Archivo centralizado. Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.  Archivo descentralizado. La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.
  • 10. - Atendiendo a la frecuencia de consulta: Archivo activo. Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo. Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo. Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.
  • 11. - Atendiendo que aquello que se desea almacenar: Archivo horizontal. Archivo vertical.  Los documentos se Los documentos se ubicarán de forma dispondrán de forma horizontal, uno vertical, uno detrás sobre otro, por del otro, por ejemplo, ejemplo, las los cajones de carpetas carpetas colgantes clasificadoras.
  • 12. Archivo lateral.  Los documentos se ubicarán de forma lateral, lo que permitirá ver los cantos o lomos de las carpetas donde se suele indicar el texto descriptivo de aquello que contienen.
  • 13. - En función de la privacidad: Archivos personales. Espacio físico reservado a una única persona y que, por tanto, deberá disponer de un cierre de seguridad para preservar el contenido de su interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc. Archivos departamentales. Lugar donde se almacena documentación departamental, por lo tanto, únicamente tendrán acceso las personas pertenecientes al departamento o el responsable máximo del mismo. Archivos generales. Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento.
  • 14. Características que deberá reunir un archivo  Debemos elegir el o los métodos correctamente para que la clasificación sea sencilla y fácil de utilizar.  El archivo a menudo no sólo es de uso personal (secretaria) sino que hay elementos en el archivo cuya consulta podrá realizarla otra persona autorizada, por ese motivo, debemos establecer unas prácticas de control y sencillez en el manejo de la información.  Si el archivo es muy grande y/o confidencial, se deberán disponer de espacios físicos adecuados (cámaras, cámaras ignífugas, cámaras blindadas, etc.). En muchos casos se precisará el mantenimiento por personal especializado.  Deberá existir unas normas internas de consulta.  Debemos contar con máquina destructora de papel para la eliminación de documentación, tal y como hemos expuesto con anterioridad.
  • 15. Recursos disponibles para archivar - Carpetas. - Guías.  Son separadores de clasificación, éstos están formados por una cartulina de cierto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpeta
  • 16. Indicadores o separadores - Pinzas  Son elementos que se suelen colocar Se utilizan para entre la sujetar un documentación conjunto de ubicada en una documentos. carpeta o archivo con el fin de separar Existen de las mismas distintos tipos: de percha,
  • 17. Archivadores Fundas.  Son carpetas que nos van a permitir Las fundas permiten archivar toda la mantener los folios en documentación. En buen estado, no su interior suelen obstante, se deberá llevar un sistema de tener cuidado cuando anclaje para los los documentos estén documentos que recién impresos, a portan menudo, la tinta suele adherirse al plástico de
  • 18. Cajas archivadoras - Armarios  Utilizadas para  Existen armarios albergar cuyo único objetivo documentos, es la de albergar archivo definitivo, documentos, por fichas, etc. Existen ello, suelen disponer varios tamaños y de cajones que tipos en función de facilitan la aquello que se incorporación de los pretende guardar. documentos.
  • 19. Almacenamiento - Microfilm digital  Sistema utilizado en  Existen escáneres archivos grandes. potentes que Permite microfilmar permiten digitalizar un documento y cualquier documento almacenarlo para que posteriormente de posteriormente pueda guardarse en una forma reducida dispositivos de (una película de almacenamiento microfilm). digital, tales como: discos duros
  • 20. DOCUMENTO Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
  • 21. Características del soporte material Textuales: No textuales  son los documentos son los documentos que que contienen aunque pueden contener información escrita información escrita, sin sobre el soporte que embargo lo más es papel. importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse
  • 22. Elementos de un documento  Soporte: parte material o física (papel, cinta o disco)  Técnica: es el medio que fija y trasmite el contenido( escritura, códigos signos, dibujos en tre otras.  Estructura: son los componentes del documento: por ejemplo en una carta la estructura corresponde: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma  Contenido o asunto: es el mensaje que trasmite el documento
  • 23. CLASES DE DOCUMENTOS Los documentos se clasifican según su actividad  Personales: cartas,discuros, ensayos, diarios  Comerciales: parte administrativa: hojas de vida,informes,informes,leyes  Partecontable:facturas,recibos,balances  Judiciales: juicios, demandas  Religiosos: escritos papales,actas,partias de bautismos…  Militares: minuta, autos.
  • 24. Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
  • 25. VENTAJAS DESVENTAJAS  Ahorro de Gastos  Si bien es cierto de  Disponibilidad de los las desventajas más datos y documentos comunes que tiene  Control de gestión la aplicación de una  Mejora en la los nueva tecnología es procesos el factor económico  Seguridad de los documentos
  • 26. ADMISTRACION DOCUMENTAL Conjunto de operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación y servicios de todos los archivos de gestión de la Institución
  • 27. Organización Documental Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y Asignar los documentos de cada entidad. En lugares correspondientes que previamente se han seleccionado para ese documento para mantener un orden y una clasificación. Que nos permita contar con un archivo claro y preciso a la hora de buscar en él un documento.
  • 28. La Organización Documental se compone de dos elementos básicos en Archivística: La CLASIFICACIÓN de La ORDENACIÓN de documentos documentos  La clasificación es la  La ordenación es la asignación de números técnica mediante la o letras que se da a los cual se identifican y documentos, así como agrupan documentos su colocación en el espacio físico semejantes con correspondiente. características Los métodos de comunes, de acuerdo ordenación a utilizar pueden ser el con un plan alfabético, cronológico establecido o numérico. previamente.
  • 29. Muchas gracias por la atención prestada… Manuel soto cárdenas