1. ARCHIVOS
MANUEL SOTO CARDENAS

2. Archivo: definición
Un archivo es
un espacio
físico donde
un conjunto
de
documentos
se ordena
siguiendo un
criterio lógico
que permita
su gestión de
una forma
eficaz.

3. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica
que se refiere a:
 -El fondo documental, como conjunto de
documentos producidos o recibidos por
una persona física o jurídica en el
ejercicio de sus actividades.
 -El lugar donde se custodia dicho fondo.
 -La institución o servicio responsable de la
custodia y tratamiento archivístico del
fondo.

4. Archivar significa
guardar de forma
ordenada
documentos
útiles, haciéndolo
de un modo
lógico y eficaz
que permita su
posterior
localización de la
forma más rápida
posible cuando
sea necesario.

5. ¿Por qué es importante
archivar?
-Porqué te ayuda a
encontrar los
documentos sin
ninguna dificultad
- porque nos
ahorramos tiempo a
la hora de buscar
una información
deseada
- porque mantienes
los documentos
ordenados

6. CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
 Existen documentos que la ley exige
conservar durante unos plazos establecidos,
este es el caso de: facturas, escrituras, libros
contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de
que la Ley no obliga a su conservación sí que
pueden conservarse por otro tipo de motivos:
prácticos, históricos, etc.
 Otros documentos no se destruyen nunca, por
ejemplo, la escritura de constitución de la
empresa.

7.  Dado el elevado MAQUINA DESTRUCTORA DE
DOCUMENTOS
número de documentos
que se generan en una
empresa, será
necesario destruir
todos aquellos
documentos que no
aportan valor, ya que
su almacenamiento
implicaría un coste
adicional para la
empresa. Por eso es
necesario destruirlos de
forma correcta.

8. La clasificación de los
documentos consiste
en archivar éstos de
una forma lógica y no
arbitraria que permita
una localización
rápida de los mismos
en cualquier
momento. Atendiendo
a las características o
criterios existentes en
la empresa a la hora
de poder clasificar,
podremos establecer
distintas formas:

9. - Atendiendo a la ubicación de los archivos:
 Archivo centralizado. Toda
la documentación de la
empresa se guarda en una
misma ubicación, que
podrá estar en la misma
empresa o en un lugar
distinto.
 Archivo descentralizado.
La documentación se
guarda en distintas
ubicaciones, de esta
forma, se podrán
establecer distintos
sistemas de clasificación
por ubicación.

10. - Atendiendo a la frecuencia de
consulta:
Archivo activo. Se consulta de forma
frecuente. Aquellos documentos cuya
consulta sea menor o menos frecuente, se
trasladarán al archivo semiactivo.
Archivo semiactivo. Suelen contener
documentos procedentes del archivo activo.
Se mantienen durante un período de tiempo
estipulado y después se analiza cuál de ellos
se trasladará al archivo inactivo.
Archivo inactivo. En él se suelen guardar
aquellos documentos que no se consultan o
si se hace, se hará de forma esporádica, un
ejemplo de documento que suele archivarse
en este tipo de archivos son las escrituras de
constitución de la empresa, archivos
documentales o históricos que representan
un valor simbólico para la empresa. Desde
este archivo podrán pasar algunos
documentos a su destrucción definitiva.

11. - Atendiendo que aquello que se desea
almacenar:
Archivo horizontal. Archivo vertical.
 Los documentos se
Los documentos se
ubicarán de forma
dispondrán de forma
horizontal, uno
vertical, uno detrás
sobre otro, por
del otro, por ejemplo,
ejemplo, las
los cajones de
carpetas carpetas colgantes
clasificadoras.

12. Archivo lateral.
 Los documentos se ubicarán de forma lateral,
lo que permitirá ver los cantos o lomos de las
carpetas donde se suele indicar el texto
descriptivo de aquello que contienen.

13. - En función de la privacidad:
Archivos personales. Espacio físico reservado a una
única persona y que, por tanto, deberá disponer de un
cierre de seguridad para preservar el contenido de su
interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc.
Archivos departamentales. Lugar donde se almacena
documentación departamental, por lo tanto, únicamente
tendrán acceso las personas pertenecientes al
departamento o el responsable máximo del mismo.
Archivos generales. Archivo de acceso general, por lo
tanto, cualquier persona que tenga los permisos
oportunos podrá acceder al archivo para localizar
cualquier documento.

14. Características que deberá reunir un
archivo
 Debemos elegir el o los métodos correctamente para que la
clasificación sea sencilla y fácil de utilizar.
 El archivo a menudo no sólo es de uso personal (secretaria)
sino que hay elementos en el archivo cuya consulta podrá
realizarla otra persona autorizada, por ese motivo, debemos
establecer unas prácticas de control y sencillez en el manejo
de la información.
 Si el archivo es muy grande y/o confidencial, se deberán
disponer de espacios físicos adecuados (cámaras, cámaras
ignífugas, cámaras blindadas, etc.). En muchos casos se
precisará el mantenimiento por personal especializado.
 Deberá existir unas normas internas de consulta.
 Debemos contar con máquina destructora de papel para la
eliminación de documentación, tal y como hemos expuesto
con anterioridad.

15. Recursos disponibles para
archivar
- Carpetas. - Guías.
 Son separadores de
clasificación, éstos
están formados por
una cartulina de cierto
grosor que permite
separar la
documentación
ubicada dentro de
una misma carpeta

16. Indicadores o
separadores
- Pinzas
 Son elementos que
se suelen colocar Se utilizan para
entre la sujetar un
documentación conjunto de
ubicada en una documentos.
carpeta o archivo
con el fin de separar Existen de
las mismas distintos tipos: de
percha,

17. Archivadores Fundas.
 Son carpetas que
nos van a permitir Las fundas permiten
archivar toda la mantener los folios en
documentación. En buen estado, no
su interior suelen obstante, se deberá
llevar un sistema de tener cuidado cuando
anclaje para los los documentos estén
documentos que recién impresos, a
portan menudo, la tinta suele
adherirse al plástico de

18. Cajas archivadoras - Armarios
 Utilizadas para  Existen armarios
albergar cuyo único objetivo
documentos, es la de albergar
archivo definitivo, documentos, por
fichas, etc. Existen ello, suelen disponer
varios tamaños y de cajones que
tipos en función de facilitan la
aquello que se incorporación de los
pretende guardar. documentos.

19. Almacenamiento
- Microfilm
digital
 Sistema utilizado en  Existen escáneres
archivos grandes. potentes que
Permite microfilmar permiten digitalizar
un documento y cualquier documento
almacenarlo para que
posteriormente de posteriormente pueda
guardarse en
una forma reducida
dispositivos de
(una película de almacenamiento
microfilm). digital, tales como:
discos duros

20. DOCUMENTO
Un documento es un testimonio material
de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o
personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad
de información en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnéticos,
fotografías, etc.) en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una
actividad humana fijada en un soporte.

21. Características del soporte
material
Textuales: No textuales
 son los documentos
son los documentos que
que contienen aunque pueden contener
información escrita información escrita, sin
sobre el soporte que embargo lo más
es papel. importante es que suelen
estar en otros tipos de
soportes diferentes al
papel porque están
hechos para verse, oírse
y manipularse

22. Elementos de un documento
 Soporte: parte material o física (papel, cinta o
disco)
 Técnica: es el medio que fija y trasmite el
contenido( escritura, códigos signos, dibujos en
tre otras.
 Estructura: son los componentes del documento:
por ejemplo en una carta la estructura
corresponde: fecha, destinatario, asunto, saludo,
despedida y firma
 Contenido o asunto: es el mensaje que trasmite
el documento

23. CLASES DE DOCUMENTOS
Los documentos se clasifican según su actividad
 Personales: cartas,discuros, ensayos, diarios
 Comerciales: parte administrativa: hojas de
vida,informes,informes,leyes
 Partecontable:facturas,recibos,balances
 Judiciales: juicios, demandas
 Religiosos: escritos papales,actas,partias de
bautismos…
 Militares: minuta, autos.

24. Gestión Documental
el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.

25. VENTAJAS DESVENTAJAS
 Ahorro de Gastos  Si bien es cierto de
 Disponibilidad de los las desventajas más
datos y documentos comunes que tiene
 Control de gestión la aplicación de una
 Mejora en la los nueva tecnología es
procesos el factor económico
 Seguridad de los
documentos

26. ADMISTRACION DOCUMENTAL
Conjunto de
operaciones
administrativas y
técnicas
relacionadas con la
planeación,
dirección,
organización,
control, evaluación,
conservación y
servicios de todos
los archivos de
gestión de
la Institución

27. Organización Documental
Es un proceso técnico archivístico que
consiste en el desarrollo de un conjunto
de acciones orientadas a clasificar,
ordenar y Asignar los documentos de
cada entidad. En lugares
correspondientes que previamente se han
seleccionado para ese documento para
mantener un orden y una clasificación.
Que nos permita contar con un archivo
claro y preciso a la hora de buscar en él
un documento.

28. La Organización Documental se compone de
dos elementos básicos en Archivística:
La CLASIFICACIÓN de La ORDENACIÓN de
documentos documentos
 La clasificación es la  La ordenación es la
asignación de números
técnica mediante la o letras que se da a los
cual se identifican y documentos, así como
agrupan documentos su colocación en el
espacio físico
semejantes con correspondiente.
características Los métodos de
comunes, de acuerdo ordenación a utilizar
pueden ser el
con un plan alfabético, cronológico
establecido o numérico.
previamente.

29. Muchas gracias por la atención prestada…
Manuel soto cárdenas