desembolsos Unidad de Restitucion de Tierras

1. PROCESO DE
DESEMBOLSOS EN LOS
PLANES PRODUCTIVOS -
URT
EQUIPO TÉCNICO DE PROYECTOS
PRODUCTIVOS

2. PROCESO DE DESEMBOLSOS EN LOS
PLANES PRODUCTIVOS
ACTIVIDAD PLANEACION VISITA AL PREDIO COMITÉ DE COMPRAS DESEMBOLSO
VERIFICACION DE
COMPRAS
VERIFICACION EN
CAMPO
VERIFICACION REGISTRO
DESCRIPCION
*VERIFICACION
CRONOGRAMA
*VERIFICACION
POA - PATI
*LEGALIZACION AL
DIA CUANDO
APLIQUE
*CONCERTACION
PLAN DE VISITA
*DOCUMENTAR A
NIVEL CENTRAL
*VERIFICAR
CUMPLIMIENTO DE
ACTIVIDADES
(ANTERIORES
DESEMBOLSOS)
*SOCIALIZAR AL
BENEFICIARIO ACERCA
DEL DESEMBOLSO A
REALIZARSE (POA -
PATI)
*COORDINAR
DESEMBOLSO
*PLANEACION COMITÉ
ACOMPAÑAMIENTO A
COTIZACIONES
EVALUACION COTIZACIONES
Y SELECCIÓN PROVEEDORES
*DOCUMENTACION
ESPECIFICA DE COMPRAS
*PROGRAMACION
ATENCION A BENEFICIARIOS
EN BANCO (INFORMAR
ETPP´S)
*RETIRO RECURSOS
CONSIGNACION A
PROVEEDORES
(BANCO)
*LEGALIZACION
CONTRATOS MANO
DE OBRA
*OTROS
DOCUMENTOS
*REVISAR LAS
COTIZACIONES CON
LA FACTURACION Y
CUENTAS DE COBRO
(TOTALMENTE
DILIGENCIADAS)
*VERIFICACION DE
DOCUMENTACION
AL ADQUIRIR
MATERIAL VIVO
(FORMATOS
MATERIAL VEJETAL
O ANIMALES)
*OTROS
DOCUMENTOS
*LEGALIZACION
TECNICA
*VISITAR EL
PREDIO OBJETO DE
INVERSION
CONTROL DE
INVERSION (FISICA)
*LEGALIZACION
FINANCIERA
DESEMBOLSOS
*ACOPIO DE LA
TOTALIDAD DE LAS
EVIDENCIAS QUE
RESPALDAN EL
DESEMBOLSO
*ARCHIVO DE
EVIDENCIAS EN EL
EXPEDIENTE DEL
BENEFICIARIO
*ACTUALIZACION
DE BASE DE DATOS
Y APLICATIVO
ELECTRONICO
ROLES
OPERADOR X X X X X X
BENEFICIARIO X X X X X X
ENLACE X X X X X X X
SUPERVISOR X X X
ENTREGABLES
*REGISTRO AT
*REGISTRO
FOTOGRAFICO
*ACTA REUNION
*OTROS DOCUMENTOS
*ACTA CONCERTACION
*CRITERIOS DE COMPRA Y
DESEMBOLSO
*FICHAS DIAGNOSTICAS DE
COMPARA DE MATERIAL
VIVO
*PROGRAMACION
*RESULTADOS
LABORATORIO (EXAMENES
SANITARIOS ANIMALES)
*OTROS DOCUMENTOS
*COPIA DE
CONSIGNACION A
PROVEEDORES
*EVIDENCIAS DEL
PROCESO DE
LEGALIZACION
*CONTRATOS MANO
DE OBRA
*CUENTAS DE COBRO,
COPA DE CC
*RECIBOS DE CAJA
ETC.
*OTROS
DOCUMENTOS
*INFORME DE
ENLACE
*FACTURAS
*FORMATO
CONTROL DE
INVERSION
*FACTURAAS
*CUENTAS DE
COBRO
*RECIBOS DE CAJA
*DOCUMENTOS
ANEXOS
*BASE
ACTUALIZADA
*APLICATIVO
ALIMENTADO
*ARCHIVO
ACTULIZADO

3. -FORMATO DE CONCERTACIÓN DE CRITERIOS DE COMPRA Y DESEMBOLSO DEL
INCENTIVO: PF-CS-PR-07 CONCERTACIÓN DE CRITERIOS DE COMPRA Y
DESEMBOLSO.
PREVIO A CADA DESEMBOLSO, SE IDENTIFICA LA NECESIDAD DE LA REALIZACION
DEL PROCESO DE DESEMBOLSO POR PARTE DEL EQUIPO DE PROYECTOS
PRODUCTIVOS, ESTABLECIENDO EL VALOR Y FECHA PARA LA ACTIVIDAD.
EL BENEFICIARIO SOLICITA COMO MÍNIMO TRES (3) COTIZACIONES EN LOS
ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES DE LA ZONA PARA SU EVALUACIÓN Y VALIDACIÓN
TECNICA POR PARTE DEL COMITÉ TRIPARTITO.
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4. -CRITERIOS A TENER EN CUENTA PARA LA EVALUACIÓN DE MATERIALES, INSUMOS Y DEMAS
EN EL DESEMBOLSO:
PRECIO DEL PRODUCTO, ELEMENTO O EQUIPO
TIEMPO DE ENTREGA
GARANTÍA Y SERVICIO POST VENTA
SERÁ SELECCIONADO EL PROVEEDOR QUE OBTENGA EL MAYOR PUNTAJE CALIFICADO DE 1 A
5, DICHA ACTIVIDAD SE EVIDENCIA CON EL DILIGENCIAMIENTO FORMATO.
PF-CS-PR-07 CONCERTACIÓN DE CRITERIOS DE COMPRA Y DESEMBOLSO.
LA ADQUISICIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS DEBE CORRESPONDER A LAS ESPECIFICACIONES
INCLUIDAS EN EL DOCUMENTO PPF Y EN EL CRONOGRAMA.
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5. -DOCUMENTO ACTA DE REUNIÓN: GD-FO-22 EL DOCUEMNTO DE ACTA DE
REUNIÓN DEBE SER DILIGENCIADO PARA REPORTAR CUALQUIER CAMBIO O
MODIFICACIÓN QUE SE PRESENTEN EN EL PROYECTO PRODUCTIVO. --- SI LA
MODIFICACION DEL PPF REQUIERE MODIFICAR LAS LINEAS DEL PROYECTO, DEBE
REALIZARSE UNA REFORMULACION DE PROYECTO, YA QUE DICHO CASO DEBE SER
INGRESADO A LA RUTA DE REFORMULACION DEL PROYECTO.
-FORMATO PARA EL DIAGNOSTICO CLINICO PARA LA COMPRA DE ANIMALES O DE
MATERIAL VEGETAL: FORMATO PF-CS-FO-08, APLICA PARA DIAGNÓSTICO CLÍNICO
PARA COMPRA DE BOVINOS/ESPECIES MENORES/EQUINOS/ COMPRA DE
MATERIAL VEGETAL, DE ACUERDO A LAS NECESIDADES CONTEMPLADAS EN EL
PROYECTO.
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6. ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN TÉCNICA:
SE EJERCE POR PARTE DEL ETPP
HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS REPORTES DE AVANCE DEL
ACOMPAÑAMIENTO Y LA ASISTENCIA TÉCNICA A LOS PPF
HACER SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN TÉCNICA Y PRESUPUESTAL
GENERAR RECOMENDACIONES Y ALERTAS --- TOMA DE DECISIONES ORIENTADAS A
GARANTIZAR CUMPLIMENTO DE OBJETIVOS DEL PROYECTO
VALIDAR LA LEGALIZACIÓN DE CADA UNO DE LOS DESEMBOLSOS DEL INCENTIVO
(EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS SE LEGALIZA CON CONTRATOS DE OBRA Y SUS RESPECTIVOS
SOPORTES DE PAGO, CUENTAS DE COBRO, FACTURAS DE COMPRA Y BONOS DE VENTA PARA
EL CASO DE SEMOVIENTES).
-FORMULARIO ENCUESTA DE SEGUIMIENTO A MITAD DEL PROYECTO: FORMULARIO PF-CS-
FO-09, (CON EL FIN DE CONOCER LOS AVANCES EN EL PROYECTO IMPLEMENTADO).

7. TERMINADA LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DEL PPF, LOS SUPERVISORES ADELANTAN UNA
REVISIÓN PRESUPUESTAL Y TÉCNICA FINAL DEL PROYECTO PRODUCTIVO
FONDOS NO USADOS, SI EXISTIESEN, SE REEMBOLSAN A LA DIRECCIÓN DEL TESORO
NACIONAL DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
AGOTADOS O DEVUELTOS LOS RECURSOS DEL INCENTIVO, EL COMITÉ TRIPARTITO DEBE
GARANTIZAR EL CIERRE DE LA CUENTA BANCARIA DEL REPRESENTANTE DEL PROYECTO
PRODUCTIVO FAMILIAR.
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8. REVIS
ION DE DOCUMENTOS DE LEGALIZACION
Inicia
Actividades de cotización del comité tripartito
Termina
Registro de documentos y actividades
Entradas
- PF-CS-FO-07 Concertación de criterios de compra y desembolso
- Cotizaciones
- Facturas
- Cuentas de cobro
- Cedulas
- Comprobante de egreso
- PF-CS-FO-08 Diagnóstico Clínico para compra de bovinos – equinos – especies menores –
material vegetal
- Documentos de legalización
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9. PLANEACION
La ruta del desembolso - inicia con la Verificación del cronograma de desembolsos, la verificación del POA – PATI,
comprobando el requerimiento del recurso financiero para la ejecución de las etapas en las que se encuentra el
proyecto.
Si se trata de un segundo o tercer desembolso (u otro), se debe verificar también que las legalizaciones anteriores se
encuentran al día.
Posteriormente se concerta con el beneficiario el plan de visita y se documenta a nivel central
VISITA AL PREDIO
COMITÉ DE COMPRAS
- El operador o quien haga sus veces debe realizar acompañamiento para que se realice el comité de compras, sin
intervenir en el proceso de cotización.
- Las actividades de cotización deben ser guiadas por el acompañamiento técnico para asegurarse que el
productor quien es el encargado de realizar esta actividad cotice los productos bienes o servicios necesarios para
llevar acabo las actividades planificadas en el desembolso o plan de inversión
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10. - Las cotizaciones de los bienes deben cumplir con los siguientes parámetros:
A. Debe tener Razón social y NIT del vendedor
B. Dirección del domicilio o local y teléfono
C. Fecha de expedición
D. Nombre de a quién va dirigida la cotización
E. Descripción especifica o genérica de los artículos cotizados en su cantidad y su
presentación
F. Condiciones de entrega (Tiempo – Lugar)
G. Vigencia de la cotización.
H. Valor total de la misma.
I. Estar denominada como Cotización.
J. En lo posible cuenta bancaria para la consignación de los recursos a nombre del
proveedor.
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11. LEGALIZACION FINANCIERA
- La forma correcta de hacer la legalización de los recursos es:
Para actividades de compra de bienes y insumos se debe presentar copia de la consignación del recurso a la cuenta del
proveedor seleccionado, factura de venta respaldando la compra la cual debe cumplir con lo siguiente:
a. Nombre y apellidos o razón social y NIT del vendedor
b. Estar denominada expresamente como factura de venta
c. Nombre o razón social del comprador
d. Dirección del comprador
e. Fecha de expedición
f. Numeración que corresponda a un consecutivo de la facturas de venta
g. Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
h. Valor total de la operación
i. Nombre o razón social del impresor de la factura
j. Indicar la calidad de retenedor sobre el impuesto de venta,
k. Resolución de facturación vigente
l. Literal inexequible: A l momento de la expedición de la factura los requisitos a,b,f,i, deberán estra previamente
impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el
contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o maquinas registradoras, con la impresión
efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de la impresión previa
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12. Para la legalización de Mano de obra se debe aportar lo siguiente:
 Cuenta de cobro de la persona que realizo la labor, debidamente firmada
por el que cobra y por quien acepta el cobro de la misma
 Fotocopia de cedula de la persona que esta cobrando la actividad
 Recibo de caja donde la persona que realizo la actividad acepta la
recepción o pago del dinero.
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13. Para la legalización de recursos por compra de semovientes se debe aportar la
siguiente documentación:
 Formato PF-CS-FO-08 Diagnostico Clínico para compra de bovinos – equinos
– especies menores el cual debe estar firmado por un medico veterinario
con tarjeta profesional
 Bono de venta
 Guía sanitaria de movilización
 Prueba de brucelosis ( La cual se aplica a animales destinados para
reproducción y debe ser negativa)
 Cuenta de cobro del vendedor firmada con fotocopia de cedula
 Consignación a la cuenta aportada por el vendedor ( NO pagos en efectivo)
 Registro de hierro
 Registro único de vacunación
 Para efectuar la venta tanto el predio del vendedor como del comprador
deben estar previamente registrados en el ICA
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14. Para la legalización de recursos provenientes de contratos de infraestructura
(Galpones – cocheras – bodegas – jagüeyes – pozos profundos – obras de
mecanización – establos – invernaderos – Estanques piscícolas)
 Contrato suscrito entre el productor y la persona o empresa que realiza la obra
 Cuenta de cobro suscrita contratante – contratista
 Consignación cuenta aportada por el contratante
 Fotocopia de cedula del contratante
 Recuerde el análisis de pago acorde al avance de la obra (anticipo y pago
contra recibido)
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15. Para la legalización de compra de material vegetal
 Formato PF-CS-FO-08 Diagnóstico compra material vegetal el cual debe estar firmado por un
profesional agrícola con tarjeta profesional
 Consignación
 Factura de venta
 Para el caso de propagación de material vegetal con otros métodos de compra previa
certificación del agrónomo del operador (esquejes, colinos, cangres, almacigo) se debe
legalizar con cuenta de cobro debidamente suscrita por el contratante y el productor, cedula
de ciudadanía del contratante, recibo de caja
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16. Salidas del proceso de desembolso
- Ejecución financiera legalizada tras la culminación del cronograma de
ejecución de desembolsos
- PF-CS-FO-07 Concertación de criterios de compra y desembolso en igual
numero de desembolsos realizados
- Legalización de recursos
- Cierre financiero
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17. Participan en el proceso de desembolsos
- Responsables de implementación equipo central
- Enlaces de implementación regionales-territorio
- Empresa prestadora de servicios agropecuarios Epsagro
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